RIALTO ADVOKATER FALKONER ALLÉ 1 DK-2000 FREDERIKSBERG TELEFON +45 38 38 08 30 CVR 74 70 53 16 600215 HO/CL HENRIK OEHLENSCHLÆGER (H) JENS LARSEN (L) i kontorfællesskab med BJØRN NIELSEN 600215 HO EMB REFERAT E/F Bakkegården ordinær generalforsamling Mandag den 24. april 2017 kl. 19.00 afholdtes ordinær generalforsamling i ejerforeningen Bakkegården på Kulturstedet Lindegaarden, Peter Lunds Vej 8, 2800 Lyngby. Dagsorden: 1. Valg af dirigent. 2. Bestyrelsens aflæggelse af årsberetning for 2016. 3. Forelæggelse af regnskab for 2016 til godkendelse. 4. Forelæggelse til godkendelse af driftsbudget for 2017 med fastsættelse af den enkelte ejers månedlige indbetaling. Bestyrelsen foreslår fællesbidraget forhøjet med 1,5% fra 1. juli 2017. 4a. Bestyrelsen anmoder om bemyndigelse til af grundfonden at anvende indtil kr. 350.000,00 til udskiftning af indtil 6 faldstammer i 2017. 4b. Bestyrelsen foreslår, at der af foreningens rådighedsbeløb anvendes indtil kr. 180.000,00 til kalkspalter. 5. Fastsættelse af den enkelte ejers månedlige bidrag til grundfonden. Bestyrelsen foreslår, at grundfondsbidraget forhøjes med 1,5% fra 1. juli 2017. 6. Drøftelse af større vedligeholdelsesarbejder m.v. 7. Forslag: a. Bestyrelsen stiller, i samarbejde med administrator, forslag om vedtægtsændring vedr. digital kommunikation. 8. Valg af bestyrelsesmedlemmer: Ib Maymann og Benjamin Sigurdsson er på valg. Ib Maymann modtager ikke genvalg. Benjamin Sigurdsson modtager genvalg. 9. Valg af suppleanter. Jane Grundtmann modtager genvalg mens Pernille Werdelin ikke modtager genvalg. 10. Valg af revisor. 11. Eventuelt. 1. Valg af dirigent. Som dirigent valgtes advokat Henrik Oehlenschlæger fra Rialtoadvokater. Dirigenten konstaterede at generalforsamlingen var lovligt indvarslet og afholdt i henhold til vedtægternes 4 og 5. I alt var repræsenteret 23 ejere, heraf 2 ved fuldmagt.
2. 2. Bestyrelsens aflæggelse af årsberetning for 2016. Formanden, Helene Føns-Sønderskov, aflagde på bestyrelsens vegne årsberetningen for det forgangne år. Beretningen er vedlagt nærværende referat. Beretningen frembragte bl.a. følgende kommentarer og spørgsmål: Rønnebærtræet: En ejer spurgte hvor rønnebærtræet var blevet af og viceværten kunne oplyse, at det var nedtaget, men at et nyt vil blive plantet. Brunata: Bestyrelsen beder ejerne tage kontakt til administrator eller bestyrelsen, såfremt Brunata tager kontakt til ejerne direkte. Der har været nogle problemer med at Brunata oplyser at de skal foretage et service, men i virkeligheden viser det sig, at de udskifter én eller flere målere, som kommer til at koste ejerne mellem kr. 1.000 2.000. Indtil videre ligger udgiften for udskiftning af målere hos den enkelte ejer, men bestyrelsen vil kigge på, hvem udgiften skal tilfalde. Gulvvarme: En ejer spurgte til, hvordan det går med at undersøge mulighederne for at få etableret gulvvarme på badeværelserne. Bestyrelsen kunne oplyse, at projektet ikke er glemt, men at de er ved at undersøge om det kan lade sig gøre. P.t. kan varmeanlægget godt klare at levere varme, men der er risiko for at spolere indreguleringen i stigestrengene, hvis der etableres gulvvarme. Det vil betyde at hele anlægget skal indreguleres igen, da stigestrengene ikke er store nok. Det positive ved at få gulvvarme er, at det er godt for kedlen, varmecentralen og indeklimaet. Bestyrelsen arbejder videre med projektet. Husdyr: Det er som udgangspunkt acceptabelt at have et husdyr, hvis det ikke er støjende eller til gene for de øvrige ejere. Der skal søges om tilladelsen til at holde hund igennem administrator. Beretningen blev herefter taget til efterretning. 3. Forelæggelse af regnskab for 2016 til godkendelse. Advokat Henrik Oehlenschlæger fremlagde årsregnskabet for 2016. Regnskabet viste et overskud på kr. 218.283,00 efter overførsel af kr. 400.000,00 fra grundfonden. Der fremkom enkelte afklarende spørgsmål til årsregnskabet. Årsregnskabet blev herefter enstemmigt godkendt. 4. Forelæggelse til godkendelse af driftsbudget for 2017 med fastsættelse af den enkelte ejers månedlige indbetaling. Bestyrelsen foreslår fællesbidraget forhøjet med 1,5% fra 1. juli 2017. Advokat Henrik Oehlenschlæger informerede forsamlingen om, at ad 6 på dagsordenen ville blive behandlet under ad 4. Forsamlingen havde ingen indvendinger mod dette. Forsamlingen havde bl.a. følgende kommentarer og spørgsmål til ad 4a, ad 4b, samt ad 6: Kalkspalter: Forsamlingen var i tvivl om, hvad en kalkspalter er. Bestyrelsen oplyste at det er et blødgøringsanlæg også kaldet en ionspalter, som vil gøre vandet blødere og dermed mindre kalkholdigt. Automatisk lys: En ejer stillede spørgsmål til, hvad bestyrelsen mente med automatisk lys. Det blev oplyst, at man ville opsætte sensorer i kældrene, hvilket ville give en besparelse på omkring kr. 20.000,00 om året jf. energirapporten. En ejer foreslog at foreningen i samme omgang skulle skifte lysstofrørene ud med LED-lys.
3. Trappeopgangene: En ejer oplyste, at linoleummet på trapperne er begyndt at slippe og at der nemt kan ske faldulykker. Bestyrelsen er i gang med at finde den rette leverandør til at renovere trappeopgangene, men det er desværre ikke lykkes endnu. Bestyrelsen ønsker at udskiftet alle faldstammer inden trappeopgangene bliver renoveret, da de ellers risikerer at blive ødelagt af håndværkere som skal ind og ud af opgangene mange gange i døgnet. Bestyrelsen oplyste at man ikke ønsker at etablere et fælleslån til trapperenoveringen før det nuværende fælleslån er indfriet. Målere: Bestyrelsen er ved at kigge på målerne fra Brunata og hvis det konstateres at målerne er defekte vil man udskifte dem for et eventuelt overskud. 4b. Bestyrelsen foreslår, at der af foreningens rådighedsbeløb anvendes indtil kr. 180.000,00 til kalkspalter. Advokat Henrik Oehlenschlæger besluttede at behandle ad 4b først. Bestyrelsen motiverede deres forslag og kunne bl.a. berette at fordelene ved at få etableret et blødgøringsanlæg var, at der ville være mindre slidtage på vaskemaskemaskiner, opvaskemaskiner, vandmålere, rør m.v., da vandet ville være mindre kalkholdigt. Der var ikke yderligere kommentarer til forslaget. Dirigenten oplyste forsamlingen om, at forslag 4b, kunne stemmes igennem med simpelt flertal, hvorefter han satte forslaget til afstemning. 3 ejere stemte imod og de restende 20 ejere stemte for. Bestyrelsens forslag om, at der af foreningens rådighedsbeløb kunne anvendes indtil kr. 180.000,00 til kalkspalter, blev derfor vedtaget. 4a. Bestyrelsen anmoder om bemyndigelse til af grundfonden at anvende indtil kr. 350.000,00 til udskiftning af indtil 6 faldstammer i 2017. Bestyrelsen motiverede kort deres forslag. En ejer stillede spørgsmål til, om man ikke kunne udskifte 8 faldstammer i stedet for 6, således at projektet ville blive hurtigere færdigt og man kunne igangsætte renoveringen af trappeopgangene. Bestyrelsens holdning er, at foreningen skal nøjes med at udskifte 6 faldstammer, da man ikke ønsker at grundfonden kommer under 1 mio., såfremt der pludselig opstår skader der skal udbedres med det samme. Der var ikke yderligere kommentarer til forslaget. Dirigenten oplyste forsamlingen om, at forslag 4a, kunne stemmes igennem med simpelt flertal, hvorefter han satte forslaget til afstemning. 23 ejere stemte for. Bestyrelsens anmodning om bemyndigelse til af grundfonden at anvende indtil kr. 350.000,00 til udskiftning af indtil 6 faldstammer i 2017 blev enstemmigt vedtaget. Advokat Henrik Oehlenschlæger gennemgik bestyrelsens budgetforslag for 2017. Budgettet lagde op til en stigning i fællesudgifterne på 1,5%, svarende til den almindelige pristalsregulering af forsikringer mv. Bestyrelsen oplyste at såfremt foreningen skulle kunne bruge stigningen til fx trapperenovering ville en stigning på omkring 9% være nødvendigt.
4. Bestyrelsen tilkendegav at de vil gå videre med forslaget om automatisk lys i kælderen og kun etablere det hvis det er rentabelt. Det fremlagte budget for 2017 med en stigning i fællesudgifterne på 1,5% fra 1. juli 2017 blev enstemmigt godkendt. 5. Fastsættelse af den enkelte ejers månedlige bidrag til grundfonden. Bestyrelsen foreslår, at grundfondsbidraget forhøjes med 1,5% fra 1. juli 2017. Det blev besluttet at forhøje grundfondsbidraget med 1,5% fra den 1. juli 2017. 6. Drøftelse af større vedligeholdelsesarbejder m.v. Punktet blev behandlet under ad 4. 7. Forslag: a. Bestyrelsen stiller, i samarbejde med administrator, forslag om vedtægtsændring vedr. digital kommunikation. Forsamlingen enedes om at tage punktet op igen næste år sammen med et forslag om en totalopdatering af foreningens vedtægter. Forslaget udgik derfor af dagsordenen. 8. Valg af bestyrelsesmedlemmer. Ib Maymann og Benjamin Sigurdsson var på valg. Ib Maymann modtog ikke genvalg og bestyrelsen takkede Ib for lang og tro tjeneste. Benjamin Sigurdsson blev genvalgt og Jane Grundtmann indtrådte i bestyrelsen i stedet for Ib Maymann. Bestyrelsen er herefter sammensat således: Helene Føns-Sønderskov (formand) på valg i 2018 Benjamin Sigurdsson (næstformand) på valg i 2019 Claus Nielsen på valg i 2018 Simon Granath på valg i 2018 Jane Grundtmann på valg i 2019 9. Valg af suppleanter. Jane Grundtmann var indtrådt i bestyrelsen, hvorfor foreningen manglede en suppleant. Nicolai Kronholm Thomsen ønskede at indtræde som suppleant og Pernille Werdelin ønskede alligevel at genopstille. Suppleanterne er herefter som følgende: Pernille Werdelin på valg i 2019 Nicolai Kronholm Thomsen på valg i 2018 10. Valg af revisor. Der var genvalg af BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab.
5. 11. Eventuelt. Under punktet eventuelt, blev bl.a. behandlet følgende punkter: Formandskabet: Formanden og næstformanden tager beslutninger. Når foreningen modtager en mail finder bestyrelsen ud af om det er en mail som kan vente til næste bestyrelsesmøde eller om den er af hastende karakter og skal behandles med det samme. Tørrekælderen: En ejer ønskede at man undersøger om der er en stor økonomisk udgift ved at have varme på i tørrekælderen om sommeren, da tøjet ikke tørrer. Bestyrelsen undersøger det. Dirigenten konstaterede, at dagsordenen var udtømt og takkede for god ro og orden. Generalforsamlingen afsluttede kl. 20:40. Som dirigent: Som formand: Henrik Oehlenschlæger Helene Føns-Sønderskov