v208-20-08-2012 1 Introduktion 2 2 Opret en ny Projektplan 3 2.1 Ny Excel-fil...3 2.2 Tilføj nye delprojekter og opgaver...3 2.3 Rediger projektplan...4 2.4 Tidsplanlægning...7 2.5 Farve på Gantt-linjer... 13 2.6 Andre kolonner... 15 3 Visninger 17 3.1 Vælg en visning... 17 3.2 Filtrer opgaver... 18 3.3 Sortering... 21 4 Kommuniker din projektplan 23 4.1 Udskriv... 23 4.2 Send e-mail, aftale eller opgave... 23 4.3 Send ToDo-liste... 26 4.4 Tag et billede af projektplanen... 28 4.5 Send projektplan... 28 5 Gem og arkivér 30 5.1 Gem projektplan... 30 5.2 Arkivering... 31 6 Teknisk info 33 6.1 Hjælp... 33 6.2 Sikkerhedsindstillinger... 33 6.3 Installation... 35 6.4 Tilpas visningerne... 36 6.5 Tilpas Excel... 41 6.6 Brug funktionerne på dine egne Excel projektmapper... 42 6.7 Excel kursus... 43 6.8 Genvejstaster... 45 6.9 Historik... 46
Introduktion Afsnit 2.1 Ny Excel-fil Side 2 / 49 1 Introduktion og ProjectTools bruges til at forberede, gennemføre og afslutte projekter. Der er fokus på planlægning og kommunikation. Arket Projektplan fungerer grundlæggende ens i alle versioner: Du starter med et stort, færdigt tegnepapir, opretter opgaver og du er færdig. Hvis du skal kommunikere, dvs. printe eller sende en projektplan bruger du en visning til at vælge det relevante udsnit. I er der projektinfo til venstre og Gantt-kort til højre. Gantt-kortet tegnes automatisk. Vælg mellem dags- og ugevisning. Nyt i version 208 Bugfixes og optimeringer (Kopier ark, Vælg visning) Nyt i version 207 Nyt: Kopier en opgave, et delprojekt eller et projekt. Delprojekter kan kopieres med tilhørende opgaver og projekter kan kopieres med tilhørende delprojekter og opgaver. Nyt: Fold et projekt eller delprojekt sammen (eller fold ud) ved at dobbeltklikke på ID en. Nyt: Hvis Status (feltet Stat) medtages på ToDo-listen vises grøn-gul-rød. Tidligere var kun tallene synlige. Nyt: Når der indsættes eller kopieres opgaver/delprojekter eller projekter genopbygges alle betingede formater (farverne på Gantt-kortet, status, fremdrift mm.). Dette sammen med et par andre optimering gør, at hastigheden ved store projekter (+500 opgaver) kun påvirkes meget lidt. Ændret: Projektskabelonen er ændret, så det er muligt at opsætte visninger med filtre på niveau (kategori/projekt, delprojekt eller opgave). F.eks.: Vis kun delprojekter under projekt 1000, dvs. skjul opgaverne. Ændret: På ToDo-listen markeres afsluttede opgaver med grøn farve. Div. mindre optimeringer. Nyt i version 112 Ændret: Værktøjet installeres nu som Add In. For dig som bruger er der ingen forskel. Se også afsnittet Historik.
Opret en ny Projektplan Afsnit 2.1 Ny Excel-fil Side 3 / 49 2 Opret en ny Projektplan 2.1 Ny Excel-fil Du har modtaget en projektskabelon som en xls- eller xlsb-fil. Det er altså ikke en "rigtig" skabelon, der hedder *xlt/*xltx/*xltm. Derfor: Husk at gemme en kopi af den oprindelige et sikkert sted. En ny projektplan oprettes ved at kopiere skabelonen. Giv dit projekt et navn: 2.2 Tilføj nye delprojekter og opgaver Du kan tilføje nye delprojekter og opgaver manuelt eller gennem menuen i ProjectTools. Manuel tilføjelse Indsæt et antal tomme rækker. Kopier et eksisterende delprojekt eller opgave og indsæt det i de blanke rækker. Ret kopierne. Se afsnittet 6.7 Excel kursus. ProjectTools tilføjelse Hvis din skabelon er forberedt til det, kan du indsætte nye delprojekter eller opgaver via menuen. 1 Marker en vilkårlig celle i et delprojekt eller en opgave. Nye rækker bliver tilføjet efter den markerede række. 2 Gå til Gruppen Projekt > menuen Projekt > menupunktet Tilføj Der åbnes nu en dialogboks. 3a Hvis du har markeret en celle i et delprojekt, antages det, at du vil tilføje nye opgaver. Forsalg til antal hentes fra arket Options. Hvis du klikker Tilføj (eller Enter) tilføjes det ønskede antal nye opgaver efter det markerede delprojekt.
Opret en ny Projektplan Afsnit 2.3 Rediger projektplan Side 4 / 49 3b Hvis du har markeret en opgave, antages det, at du vil indsætte et nyt delprojekt. Når du taster Enter (eller klikker Tilføj), indsættes et nyt delprojekt. De nye rækker henter indhold fra skjulte rækker øverst på arket. Hvis du vil have et andet standardindhold, retter du blot tekst, formater eller formler i disse rækker. 2.3 Rediger projektplan Rediger opgaver Din projektskabelon har de nødvendige rækker og kolonner, så du kan gå i gang med at taste opgaverne. Det er ofte naturligt at arbejde med opgaver og ansvar samtidig. Når du taster initialer på de ansvarlige, bruges ofte denne konvention: Anbefaling: Der er kun én ansvarlig for en opgave. Der kan være flere deltagere. Den ansvarlige (=projektlederen) skrives først. I afsnittet om filtrering er eksempler på hvordan det kan bruges til individuelle ToDolister. Indtastning Du kan taste i alle celler. Dog skal du være forberedt på, at nogle kolonner har formler. De er som hovedregel vist med tonet baggrund. Hvis du kommer til at overskrive en formel, kan du oftest blot kopiere fra en anden celle. Flyt en opgave 20 Messeopbygning AA 21 Udstyr BB 22 Demoer CC 23 Præsentationer BB 24 Grafisk materiale DD 25 Programmer mm BB CC 26 Bamsegaver CC DD Det er nemt at flytte en opgave op eller ned i projektstrukturen. Her ønsker vi at flytte nr. 23 (markeret med gult for tydelighed) op som den første opgave i delprojektet. Ctrl+pil op to gange bringer opgaven øverst:
Opret en ny Projektplan Afsnit 2.3 Rediger projektplan Side 5 / 49 20 Messeopbygning AA 21 Præsentationer BB 22 Udstyr BB 23 Demoer CC 24 Grafisk materiale DD 25 Programmer mm BB CC 26 Bamsegaver CC DD Ctrl+pil ned flytter tilsvarende opgaver ned. Opgaver hopper over delprojekter og du kan ikke flytte delprojekter med genvejstaster. Men du kan re-nummerere som beskrevet nedenfor. Vis/skjul opgaver og underprojekter 1 Dobbletklik på på delprojektets ID. 2 Delprojektet foldes sammen, så opgaverne er skjult. 3 Dobbeltklik på opgaven igen for at folde delprojektet ud igen. Du kan tilsvarende dobbeltklikke på kategoriniveauet for at folde hele kategorien sammen. Nummerering af ID Du kan re-nummerere ID erne f.eks. hvis du har tilføjet eller slettet opgaver. Alternativ 1: Marker ID for et delprojekt. Re-nummerer med Ctrl+Skift+d. Alle tilhørende opgaver re-nummereres. For at du kan se, hvad der er sket, er alle renummererede ID er markeret. Alternativ 2: Marker celler med indhold, der skal renummereres. Første celle skal indeholde et tal. Re-nummerer med Ctrl+Skift+d.
Opret en ny Projektplan Afsnit 2.3 Rediger projektplan Side 6 / 49 Hvis første celle indeholder andet en et tal, opfattes det som tallet 0. Numrene bliver derfor 0, 1, 2 osv. Funktionen kan bruges på andre ark også. Hvis du skal bruge mere avancerede nummerering, skal du bruge Excels indbyggede funktion Startside > Redigering > Fyld. Uddybende kommentar Ofte er der brug for at skrive en uddybende beskrivelse af opgaven. Det gøres ved at tilføje en kommentar til opgaven. Kommentaren anvendes i flere sammenhænge: når du har projektplanen på skærmen kan du føre musen over cellen og få vist indholdet kommentarerne udskrives på ToDo-listen kommentarerne anvendes som indhold når du opretter mails, aftaler og opgaver Marker den celle, der skal uddybes. Klik på Kommentar. Nu åbner en dialogboks med plads til at skrive en uddybende tekst. Anbefaling: Lær genvejstasten ctrl+skift+k. I dialogboksen skriver du så megen tekst du har lyst til. En uvidenskabelig test indikerer, at der er plads til ca. 15.000 tegn inkl. mellemrum. Det svarer til ca. 4 A4 sider. Du kan kun skrive uformateret tekst. Et nyt afsnit indsættes med Skift+Enter. TIP: Når kommentaren indsættes via værktøjet, formateres kommentaren (tekst, kant mm), men du kan manuelt indsætte og rette en normal Excel-kommentarer med Skift+F2. Tilføj en kommentar fra andet ark Du kan indsætte indhold fra et andet ark i en kommentar. I eksemplet er en række detaljer om en opgave beskrevet på et andet ark.
Opret en ny Projektplan Afsnit 2.4 Tidsplanlægning Side 7 / 49 Marker en eller flere celler, der skal anvendes som indhold i en kommentar. OBS: Cellen til venstre (markeret med gult) for den første af de markerede celler skal indeholde ID for den opgave, der skal opdateres. Opdater indholdet med Ctrl+Alt+k. Opgaven med den valgte ID bliver markeret, og dialogboksen til redigering af kommentarer åbnes nu med det nye indhold. Når redigering afsluttes, vender du tilbage hvor du kom fra. 2.4 Tidsplanlægning To Gantt-kort I nyeste version har du mulighed for at arbejde med to Gantt-kort. Din konkrete projektplan understøtter muligvis ikke dette. Du kan vælge mellem: Gantt-kort 1: Dag anvendes som enhed Gantt-kort 2: Uge anvendes som enhed Skjul Gantt: Ingen af de to vises De to ser sådan ud: Gantt dagsvisning (2 uger) Gantt ugevisning (8 uger) Eksemplerne i denne manual kan vises i dags- eller ugevisning. Planlæg en opgave Tidsplanlægning foregår altid ved at angive en startdato og en varighed i dage. Slutdato beregnes automatisk og Gantt-kortet opdateres automatisk. Dette gælder uanset om enheden på Gantt-kortet er dage eller uger, og uanset om du anvender kalenderdage eller arbejdsdage i tidsplanlægningen.
Opret en ny Projektplan Afsnit 2.4 Tidsplanlægning Side 8 / 49 Manuel indtastning I kolonnen Startdato taster du en dato i formatet dd-mm-åååå. Hvis datoen er i indeværende år, kan du nøjes med at taster dd-mm. Året bliver automatisk indsat. I kolonnen Dg taster du varigheden i kalenderdage. Du skal selv korrigere for weekender, helligdage mm. Hvis en opgave er sat til at vare 6 arbejdsdage med start tirsdag, skal du skrive 8 (6 + lø + sø) som varighed. Gantt-kortet opdateres automatisk efter hver indtastning. Hvis du ikke kan se dine opgaver på Gantt-diagrammet, skal du sikkert rette projektets startdato, der styrer visningen. Knappen 'Tegn Gantt' Den nemmeste måde at arbejde med tidsplanlægning er ved at bruge knappen Tegn Gantt. Gør sådan: 1 Marker på Gantt-diagrammet den relevante periode. Du kan bruge mus eller tastatur. Selvom du 2 Klik på knappen Tegn Gantt. Anbefaling: Brug tastaturet til at tegne Gantt-linjerne: Ctrl+Skift+g. 3 Startdato og varighed bliver automatisk rettet efter markeringen, og Ganttlinjen tegnes:
Opret en ny Projektplan Afsnit 2.4 Tidsplanlægning Side 9 / 49 Delprojektets overligger opdateres samtidig (her i samme farve som opgaven). OBS: Hvis startdato eller varighed er beregnet med en formel, får du en advarsel hvis du tegner en Gantt-linje: Hvis du svarer ja, slettes din formel og den aktuelle startdato indsættes i stedet. Indtastning af slutdato Alle slutdatoer er beregnede og du må derfor ikke indtaste slutdatoen. Hvis opgaven slutter langt ud i fremtiden, kan det dog være praktisk at få lov til at angive slutdato for få beregnet varighed i stedet. 1 Marker en celle udenfor Gantt-diagrammet. Det kan være slutdatoen, men kolonnen gør ingen forskel. 2 Klik på knappen Tegn Gantt eller brug genvejen ctrl+skift+g. En dialogboks åbner:
Opret en ny Projektplan Afsnit 2.4 Tidsplanlægning Side 10 / 49 Her kan du indtaste startdato og/eller slutdato. Du kan skrive datoen i feltet eller vælge fra en kalender. Sammenkædede opgaver En opgave kan kædes sammen med andre ved at anvende simple formler. Eksempel: I et badeværelsesprojekt er første delprojekt Nedrivning. Første opgave er afmontering af sanitet og armaturer. Derefter skal fliser bankes ned og gulvet hugges op. Til sidst skal de gamle rør i gulv og vægge fjernes. Opgave 2 og 3 kan ikke starte før de foregående er afsluttet. Brug formler efter princippet opgavens startdato = forrige opgaves slutdato + 1. Det kan se sådan ud i praksis: Hvis flere opgaver skal kædes til den foregående, kopierer du blot formlen ned.
Opret en ny Projektplan Afsnit 2.4 Tidsplanlægning Side 11 / 49 På samme måde kan flere opgaver være afhængige af en enkelt opgave. Andre muligheder: opgaven starter 3 dage efter den foregående (startdato = forrige startdato + 3) opgaven starter en uge efter den foregående (startdato = forrige slutdato + 7) opgaven starter mandagen efter den forrige er sluttet (slutdato + det antal dage, der mangler til næste mandag). Hvis slutdato er i kolonne P kan formlen se sådan ud: opgaven skal slutte samtidig med den foregående, men har sin egen varighed (slutdato = forrige slutdato og startdato = slutdato varighed) Prøv selv der er rige muligheder. OBS: Hvis der anvendes en formel i kolonne Startdato, vises datoen med kursiv: Datoen 28-12-10 vises med kursiv, fordi den er beregnet med en formel. Planlægning med arbejdsdage Kalenderdage anvendes som enhed i de fleste projektskabeloner. Måske har du fået en, der anvendes arbejdsdage. Du arbejder på præcis samme måde som med kalenderdage. Forskellen er længden af Gantt-linjerne. Hvis du selv vil arbejde med arbejdsdage, kan du gøre sådan: 1 Du skal rette formlen, der beregner slutdatoen. Formlen til kalenderdage er simpel: Startdato + varighed = Slutdato. Formlen ser sådan ud i de fleste skabeloner: Den kan også se sådan ud: Slet formlen i Slutdato (delete). 2 Skriv denne formel: For at få hjælp til formlen, klikker du på fx foran formellinjen:
Opret en ny Projektplan Afsnit 2.4 Tidsplanlægning Side 12 / 49 Det bringer dialogboksen til formlen frem: Klik på Hjælp til denne funktion. 3 Nu bliver der kompenseret for weekender når slutdatoen beregnes: Første opgave varer 4 arbejdsdage = 6 kalenderdage. Anden opgave varer 4 arbejdsdage = 4 kalenderdage. Tredje opgave varer 2 arbejdsdage = 4 kalenderdage. Da de er sammenkædede, ser det sådan ud hvis opgave 1 starter en dag tidligere: Det er rigtig nemt! Arbejdsdage med fælles feriekalender Du kan have fået en skabelon med mulighed for at vedligeholde en fælles feriekalender, så beregning af slutdato også undgår påske, jul osv. På kalenderarket er en liste med datoer (her markeret med gult), som planlægningen ikke må medtage. Forklaringen er blot til egen orientering.
Opret en ny Projektplan Afsnit 2.5 Farve på Gantt-linjer Side 13 / 49 Dato Forklaring to 21-04-2011 Skærtorsdag fr 22-04-2011 Langfredag ma 25-04-2011 2. påskedag fr 20-05-2011 St. Bededag to 02-06-2011 Kr. Himmelfartsdag ma 13-06-2011 2. pinsedag lø 24-12-2011 Juleaften sø 25-12-2011 1. juledag ma 26-12-2011 2. juledag lø 31-12-2011 Nytårsaften sø 01-01-2012 1. nytårsdag Formlen for slutdato ser nu sådan ud: Gantt-diagrammet kan se sådan ud: Hvis opgave 1's startdato ændres, kan det se sådan ud (med uændret varighed for opgaverne): 2.5 Farve på Gantt-linjer Obs: Der er ikke mulighed for at vælge farve i alle skabeloner. I Excel 2003 skabeloner er der kun 2 farver. Du vælger selv, hvad farverne skal betyde. Standard er der 10 farver til rådighed. De er nummereret 0 9. Det kan se sådan ud: Blank og 0 (nul) i kolonnen Frv (Farve) giver samme resultat. Hvis ikke andet er oplyst, taster du manuelt en farve i kolonnen. Når du får din projektskabelon, kan du selv vælge farver.
Opret en ny Projektplan Afsnit 2.5 Farve på Gantt-linjer Side 14 / 49 Kolonnen kan være beregnet. Eks. 1 I et delprojekt er de eksterne CC og DD. Deres opgaver skal vises med farven 3. Hvis initialerne skrives i kolonne F, kan du bruge formlen: =HVIS(ELLER(F10="CC";F10="DD");3;0) med dette resultat Eks. 2 På arket Lister er oprettet en liste med firmaer. De fire rækker med data er navngivet xfirma: I et projekt er der 4 leverandører hvilket markeres i kolonnen Firma (kolonne F). I kolonnen Typ er indsat denne formel: =LOPSLAG(F21;xFirma;2;) Eks. 3 I et projekt skal en milepæl markeres med rød. Øvrige skal blot vises med standardfarven (0). Projektlederen markerer en milepæl ved at angive varigheden til 0: Hvis Varigheden skrives i kolonne V bruges denne formel i Typ: =HVIS(V34=0;9;0) OBS: Kan kun bruges ved planlægning med kalenderdage. OBS: Hvis du vil definere dine egne farver skal du gøre det på arket Options, der muligvis er skjult. Ret en af de 10 farver. Når du er færdig, kan du skjule arket igen. På arket Projektplan opdateres alle farver første gang du indsætter eller kopierer delprojekter/opgaver (menuen Projekt).
Opret en ny Projektplan Afsnit 2.6 Andre kolonner Side 15 / 49 2.6 Andre kolonner Din skabelon kan indeholde andre typer kolonner: Tekst, tekst med dropdown, tal, tal (formel), dato (dag/uge/måned/dato), SAND/FALSK m. fl. Da de fleste giver sig selv, er her kun bemærkninger til nogle af typerne. Tekst med dropdown Denne bruges f.eks. til at vælge ansvarlig, afdeling, forretningsområde e. lign fra en liste: Oftest bliver listerne vedligeholdt på arket Lister: Hvis du vil undersøge hvad en kode betyder, kan du bruge genvejen Ctrl+Skift+F1 (eller menuen) for at få vist den tilhørende forklaring: Dobbeltklik på en værdi for at anvende den. Fremdrift Kolonnen Fremdrift viser hvor stor en del af arbejdet, der er udført. I Excel 2007 taster du et tal mellem 0 og 100 direkte i cellen:
Opret en ny Projektplan Afsnit 2.6 Andre kolonner Side 16 / 49 Når du taster Enter, opdateres grafen: Læg også mærke til, at når fremdriften er 100 %, farves opgaven grøn. Undertiden er fremdriften beregnet så skal du ikke taste noget! Status Kolonnen anvendes til hurtigt overblik over truede eller kritiske opgaver: Tast 1, 2 eller 3 direkte i cellen. Efter Enter opdateres trafiklyset. Tip: Du kan fintune statusvisningen med decimaltal. Delprojektets status beregnes som gennemsnittet af de underliggende statustal (s). En grøn lampe tændes hvis s>0 og s<=1. Gul hvis s>1 og s<=2. Rød hvis s>2. I disse eksempler er Eks. 1: Status på 3 opgaver er alle <=1. Gns. er <=1. Eks. 2: Status på 3 opgaver er alle >1 og <=2. Eks. 3: Status på 3 opgaver er alle >2. Eks. 4: Gennemsnittet af 1, 1 og 4 = 2. Delprojektets status bliver gul. Eks. 5: Gennemsnittet af 1 og 4 er 2,5. Status på delprojektet bliver rød.
Visninger Afsnit 3.1 Vælg en visning Side 17 / 49 3 Visninger Din projektplan er et stort ark med mange rækker og kolonner måske flere hundrede af hver. Det er nemt at få overblik og fokus ved at arbejde med visninger. En visning er et udsnit af den samlede projektplan. 3.1 Vælg en visning Der er defineret et antal visninger på den aktuelle projektplan. Visninger kan kun anvendes på arket Projektplan. Klik på knappen Vælg visning. Hvis der ikke er en aktiv visning, vises dialogboksen. Ellers nulstilles den aktive visning. TIP: Lær genvejen ctrl+skift+i. Dialogboksen ser sådan ud. Listen med tilgængelige visninger. Du kan selv redigere og oprette nye. Se afsnittet 6.4 Tilpas visningerne. Dobbeltklik for at anvende en visning.
Visninger Afsnit 3.2 Filtrer opgaver Side 18 / 49 Brug evt. kalenderen til at vælge Ganttkortets startdato. Den valgte startdato gemmes, og vil gælde alle visninger. Gantt-indstillingerne: Hvilket Gantt-kort: Vælg om enheden er dage eller uger eller om det helt skal skjules. Hvor mange uger skal vises? Skal weekenderne vises? Gantt-indstillingerne gemmes sammen med visningen hvis du klikker Anvend. 3.2 Filtrer opgaver Filtrering betyder: "Vis kun rækker, hvor (et-eller-andet)". F.eks. kan du indstille et filter, der kun viser et enkelt delprojekt eller opgaver med AA som ansvarlig. Filteret kan indstilles manuelt eller ved brug af knapperne i båndet. Anbefaling: Brug knappen Filter til/fra på båndet frem for Excels standard filter til/fra.
Visninger Afsnit 3.2 Filtrer opgaver Side 19 / 49 Denne knap er bedre til at finde ud af hvilket område, der have filterpile. TIP: Mange af virker sammen med andre Excel projektmapper. Se sidst i denne manual. Filter til/fra Klik for at vise eller skjule autofilterpilene. Hvis du har klikket på en celle udenfor området, får du en fejlmeddelelse: Den aktive celle er ikke indeholdt i et databaseområde. Klik på en celle indenfor området og prøv igen. Når filterpilene er synlige, kan du manuelt indstille filtrene. Du kan også gå videre med hurtigfilterknapperne. Hurtigfilter = Tragten er en genvej til at filtrere posterne baseret på et eksempel = indholdet i den celle, der er markeret. TIP: Hvis en kolonne er filtreret, nulstilles filteret ved endnu et klik på Hurtigfilter = eller Hurtigfilter <>. Hurtigfilterknapperne er superknapper! Vær opmærksom på, at de kan virke lidt anderledes end Excels indbyggede filterfunktioner. Funktionen virker forskelligt afhængigt af, hvilken type felt du bruger den på: Tom celle Hvis cellen er tom, filtreres straks. Delprojekt For at få vist et enkelt delprojekt: Klik på ID for delprojektet. Klik på Hurtigfilter=. I dialogboksen er forudfyldt delprojektets første og sidste ID. Du skal blot klikke OK.
Visninger Afsnit 3.2 Filtrer opgaver Side 20 / 49 Tal Kolonner med tal filtreres enten med et enkelt tal eller et interval. Hvis en celle med tallet 20 i ID-kolonnen er markeret, kan du vælge at vise alle opgaver med ID=20. Du kan også angive et interval som f.eks. 20 29. Så vises alle opgaver med ID>=20 og ID<=29. Du kan fin indstille talfiltre med Excels indbyggede filtermuligheder. Dropdown Tekst Hvis cellen indeholder en tekst, der er valgt på en liste, filtreres straks. Hvis cellen indeholder et tal, der er valgt på en liste, vises dialogboksen. Hvis cellen indeholder tekst, vises en dialogboks. Filteret finder alle rækker, hvor indholdet i samme kolonne er det samme som filterteksten. Hvis du skriver ABC som filtertekst, findes ABC men ikke AABC eller ABCC. Brug * og? som wildcards. ABC* finder ABC, ABCC, ABCD og ABCDEF. ABC? finder ABCC og ABCD. *ABC finder ABC og AABC. Typisk anvendelse Find alle opgaver, hvor AA er projektleder (= står først). Filter: AA* Find alle opgaver, hvor BB er eneste bidragsyder. Filter: BB Dato Vælg en af 5 muligheder for at filtrere. Dialogboksen vises hvis du har markeret en celle med en dato. Her antager vi, at det er en celle i kolonnen Startdato: >> En enkelt dato (24-12-2009): Kun opgaver med den anførte Startdato vises. >> Et interval (24-12-2009 12-02-2010): Skriv to datoer med et mellemrum. Kun opgaver med en startdato i intervallet vises. >> Et interval (+90): Skriv +/- x dage for at få vist opgaver fra den markerede dato og 90 dage frem. >> En bestemt måned (M11): Skriv Mxx for at få vist alle opgaver med startdato i måned xx (uanset år). >> Et bestemt år (Y2009): Skriv Yxxxx for at få vist alle opgaver med startdato i et år xxxx. Hurtigfilter <> Funktionen virker som Hurtigfilter =, blot omvendt. Brug den f.eks. til hurtigt at skjule alle rækker hvor opgavenavnet er tomt.
Visninger Afsnit 3.3 Sortering Side 21 / 49 3.3 Sortering Anbefaling: Gem din projektplan inden du sorterer! Opgaverne i dit projekt kan sorteres, men du skal være opmærksom på, at kantformaterne undertiden IKKE bliver sorteret med. Anbefaling: Det er sikkert at sortere opgaver under et enkelt delprojekt hvis du bruger projektværktøjets sorteringsfunktion. Sådan sorterer du hele projektet: Sorter stigende/faldende 1) Klik på en celle i den kolonne, der skal sorteres efter. 2) Klik på knappen Sorter stigende eller Sorter faldende. TIP: Genvejstasterne til sortering er Ctrl+2: Standardsortering Ctrl+3: Sorter stigende Ctrl+4: Sorter faldende Sådan sorterer du et delprojekt Delprojektets opgaver skal sorteres. Inden sortering er ID rettet til den ønskede rækkefølge. 1) Marker de opgaver, der skal sorteres i den kolonne, der skal sorteres efter. Her skal der sorteres på ID, men opgaverne 10 og 16 skal der ikke gøres noget ved. 2) Klik på knappen Sorter stigende. Da der er markeret mere end en celle, får du en dialogboks: Vælg Ja (Windows på engelsk og Office på dansk giver denne sprogblanding )
Visninger Afsnit 3.3 Sortering Side 22 / 49 Aktiviteterne er nu sorteret på plads. OBS: Det er lidt upædagogisk, for Excels normale funktion er kun at sortere de markerede celler. Her kan du være tryg: Hele rækken med de markerede celler sorteres korrekt. Sådan fungerer sortering Inden sortering undersøges det markerede område: Er første celle i markeringen en del af et navngivet område? 1. Hvis ja (vi er i et navngivet område): Hedder området Database eller starter navnet med db (dbplan, dbgantt osv)? a. hvis ja (vi er i et database-område): Er der markeret en enkelt celle? i. hvis ja: Sortér det navngivne område. Brug den markerede kolonne som sorteringsfelt. ii. hvis nej: Sorter de markerede rækker men HELE rækken - i det navngivne område. Du bliver spurgt først. b. hvis nej (vi er i et andet navngivet område): Sorter de markerede celler. 2. Hvis nej (vi er ikke i et navngivet område): Sorter de markerede celler. Standardsortering Sorterings- og filtreringsfunktionerne bruges i en række andre sammenhænge, hvor der arbejdes med tabeller og lister. Her er funktionen Standardsortering en dejlig ting. Anbefaling: Du kan anvende standardsortering hvis der er samme antal opgaver i hvert delprojekt. Hvis opgave 16 i stedet skal være opgave 36, skal du rette mindst to opgaver: 16 rettes til 36 og en af opgaverne i delprojekt 30 rettes til et ID tilhørende delprojekt 10 (f.eks. 11, 16 eller 19) Sådan bruger du Standardsortering 1 Sorter manuelt på f.eks. Startdato, Ansvar og Varighed. Nu er alle opgaver i vild uorden. 2 Klik på knappen Standardsortering. Nu er alt på plads igen.
Kommuniker din projektplan Afsnit 4.1 Udskriv Side 23 / 49 4 Kommuniker din projektplan Projektplanen anvendes til projektlederens planlægning og opfølgning. I løbet af et projekt er der mange situationer, hvor projektlederen skal kommunikere hele planen eller dele af planen. Der er mange måder at gøre det på: Udskriv, send som pdf, send udsnit som Excel-fil, send som indhold i e-mail eller send hele baduljen som vedhæftet fil. Uanset hvordan, starter du med filtrering og valg af visning. Når dit udsnit er klar, læser du videre. 4.1 Udskriv Klik på Vis udskrift (eller Office-menuen > Udskriv > Vis udskrift). Hvis alt er skønt, klikker du Udskriv. Hvis du vil udskrive både projektplan og ToDo-liste, starter du med at markere begge ark: Klik på arket Projektplan, ctrl+klik på arket ToDo. Vis udskrift, udskriv. HUSK at ophæve markering af flere ark! (klik på et ark udenfor markeringen). 4.2 Send e-mail, aftale eller opgave Hvis du er ansvarlig for en opgave i projektplanen, kunne det være nyttigt, hvis opgaven også blev lagt ind i i Outlook. Du kan oprette en opgave, en aftale eller en e-mail ud fra opgaverne i projektplanen. Opret Outlook element 1 Start med at filtrere, så kun de relevante rækker er synlige. I eksemplerne bruger vi disse opgaver: Projektplan pr. 16. september 2011 Gantt start Slut Produktionsplan 109 15-09-11 01-01-99 ID OBS Opgavenavn Ansvar Fremskridt Startdato Dg Slutdato 54 Den vigtigste opgave OLE 15-08-11 45 28-09-11 55 En anden vigtig opgave ANN 01-09-11 30 30-09-11 Læg mærke til OBS er gul på den ene opgave, og at fremskridt er hhv. 40% og 80%. På arket Kontakter er både OLE og ANN oprettet med initialer, navn og e-mail. 2 Vælg menuen Projekt > Outlook.
Kommuniker din projektplan Afsnit 4.2 Send e-mail, aftale eller opgave Side 24 / 49 3 Vælg et af de tre elementer og evt. deres særlige indstillinger (se nedenfor). Opret e-mail 1 Du kan vælge et af de forudindstillede muligheder, eller du kan skrive din egen tekst. Du kan bruge disse variabler til at indsætte info om den aktive opgave: <TASKID> ID <TASK> Opgavenavn <DUEDATE> Slut dato De forudindstillede emner er hentes fra arket Lister. Du kan redigere listen. Hvis listen ikke findes, kan du selv oprette et område med navnet listmailsubject.
Kommuniker din projektplan Afsnit 4.2 Send e-mail, aftale eller opgave Side 25 / 49 2 Din e-mail oprettes med dig som afsender, og den ansvarlige for opgaven som modtager. Det valgte emnet er indsat, og evt. tekst i kommentaren indsættes som indhold i e-mailen. E-mailen bliver ikke sendt automatisk. Du skal selv klikke på Send for at den sendes. Hvis du ikke sender e-mailen, ligger den fortsat i mappen Kladder i Outlook. Du skal selv slette den herfra eller send den senere. Opret aftale 1 Når du opretter en aftale, kan du angive hvor mødet skal holdes. 2 Invitationen oprettes med dig som mødeleder og den opgaveansvarlige som deltager. Emne, sted, evt. tekst i kommentaren samt start-/sluttidspunkt hentes fra opgaven. Vær opmærksom på, at mødetidspunktet altid er kl. 9. Ret det selv inden du sender. Du skal selv sende invitationen.
Kommuniker din projektplan Afsnit 4.3 Send ToDo-liste Side 26 / 49 Opret opgave 1 Når du opretter en opgave, kan du vælge at angive en påmindelse. 2 3 Læg mærke til der er tildelt en ansvarlig. Hvis det skal være dig selv, kan du slette modtagermailen. Vælg Gem og luk i stedet for Send. Emne, indhold, startdato, slutdato, prioritet og fremdrift (80%) er hentet fra opgaven. Hvis status på opgaven er gul eller rød, sættes prioritet til Høj. Opgavens Outlook Status er noget andet end projektplanens Status. Outlook status sættes altid til I gang, og Outlook Prioritet sættes til normal hvis projektplanens status er grøn. Den ansvarlige for opgaven kan se påmindelsen, der var sat til 3 dage før afslutning. 4.3 Send ToDo-liste ToDo-listen kan oprettes for hele projektet, et delprojekt, en projektdeltager, en periode osv.: Du bestemmer selv ved at filtrere projektlisten. ToDo-liste for projektdeltager Sådan sender du projektdeltager AA en ToDo-liste:
Kommuniker din projektplan Afsnit 4.3 Send ToDo-liste Side 27 / 49 Filtrer projektplanen med filteret *AA* i kolonnen Ansvar. Nu vises alle opgaver hvor AA er enten projektansvarlig eller deltager. TIP: Hvis du vil vise navnene på delprojekterne, kan du manuelt tilpasse filteret. Klik på knappen ToDo liste. Nu oprettes en ToDo-liste med de synlige opgaver. På ToDo-listen medtages alle synlige rækker. På arket Projektplan er kommentarer indikeret med kommentarsymbolet, og vises ved at holde musen over cellen. På ToDo-listen udskrives kommentaren. Afsluttede opgaver markeres på listen:
Kommuniker din projektplan Afsnit 4.4 Tag et billede af projektplanen Side 28 / 49 4.4 Tag et billede af projektplanen Eksempel: Du forbereder en Powerpoint-præsentation, hvor du vil vise projektplanen med Gantt-kort. Den nemme måde: Vælg en visning og tag et billede. Skift til Powerpoint og indsæt billedet med Ctrl+V. Det er nemt, hurtigt og fylder ingenting. 1 Enten: Marker et område. Dit billede viser kun markeringen. Eller: På arket projektplan er kun en enkelt celle markeret. Dit billede viser hele projektplanen. 2 Vælg Menuen Projekt > Tag billede. Indsæt billedet overalt med Ctrl+V. Hvis du har en visning slået til: Læg mærke til, at filterpilene ikke kommer med på billedet. 4.5 Send projektplan Send som PDF Marker et eller flere ark. Vælg Officeknappen > Gem som > PDF eller XPS. Du har nu oprettet en pdf-fil med fortløbende sidenummerering. TIP: Du har ikke Gem som Pdf i din menu? Hent og installer selv et lille program hos Microsoft. Find det på Office 2007 downloads. (http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=4d951911-3e7e-4ae6-b059-a2e79ed87041&displaylang=da) Send som e-mail-indhold ToDo-listen oprettes nemt. Og det er nemt at sende den som indhold i en e-mail hvis du bruger Microsoft Outlook som e-mailprogram. Det virker muligvis med Lotus Notes, GroupWise m.fl. Prøv det! Sådan sender du ToDo-listen som e-mail 1 Opret ToDo-listen som normalt med filter mm. 2 Klik på ToDo liste. På arket ToDo oprettes nu en liste med de synlige opgaver. 3 På ToDo-listen er der plads ovenover til at skrive en personlig hilsen til projektdeltageren.
Kommuniker din projektplan Afsnit 4.5 Send projektplan Side 29 / 49 4 Klik på Send til postmodtager (se nedenfor hvordan du finder knappen). 5 Vælg Send det aktuelle ark som meddelelsestekst. 6 Skriv modtager og emne, og klik på Send dette ark. 7 Nu er din e-mail lagt i udbakken. Standard er Outlook sat op til at sende e-mails starks de bliver lagt i udbakken. TIP: Skift denne indstilling. Så har du en mulighed for at gennemse e-mailen som e-mail inden den bliver sendt. Det gør du i Outlook, menuen Funktioner > Indstillinger > fanen Konfiguration af e-mail > Send/modtag.
Gem og arkivér Afsnit 5.1 Gem projektplan Side 30 / 49 5 Gem og arkivér Når du er i godt gang med din projektplan, gemmer du den som andre Excel-filer med ctrl+s eller ved at klikke på Gem-ikonet. Hvis du vil gemme i andre formater, kan du finde mere info nedenfor. Arkivering henviser til at flytte opgaver i projektplanen til et arkiv på et andet ark. Læs mere nedenfor. 5.1 Gem projektplan Normalt gemmer du din projektplan i samme format som den er oprettet i. Da der er en række afgørende forskelle mellem Excel 2003 og 2007, kommer her et par bemærkninger. 2003 -> gem som 2003 Ok 2007 -> gem som 2007 Ok 2003 -> gem som 2007 Ingen problemer men du har stadig 2003 funktionalitet. Hvis du vil bruge 2007 funktioner (f.eks. fremdrift, status og flere farver til Ganttlinjer) skal den en tur på værksted. Det er faktisk bedre at starte forfra i en 2007 skabelon og så kopiere opgaver, ansvar osv. over. 2007 - > gem som 2003 Der kan være anvendt en del specifikke 2007 funktioner (Farvede Gantt-linjer, fremdrift, status som trafiklys, fejlhåndtering i formler mm), der ikke fungerer i 2003 format. I stedet for at gemme en 2007 fil i 2003 format, skal du overveje alternativerne: 1) Brugere med Excel 2003 skal kunne redigere projektplanen: Foreslå dem at opgradere til Office 2007. Det er temmelig meget bedre Bed dem installere et lille Microsoftprogram, der gør det muligt for 2003 brugere at åbne 2007 filer. Her finder du Office kompatibilitetspakken (http://office.microsoft.com/da-dk/products/ha101686761030.aspx). 2) Andre skal kunne se projektplanen: Gem som pdf. Alle kan åbne, gennemse og printe Opret og send en kopi af arket Projektplan (menuen Projekt > Opret kopi. Se vejledningen). Denne kopi klarer nogenlunde at blive gemt som 2003. Opret kopi og send som indhold i e-mail (se nedenfor) Gem som PDF Hvis flere ark skal gemmes som pdf, gør du sådan:
Gem og arkivér Afsnit 5.2 Arkivering Side 31 / 49 1 Marker de ark, der skal med i pdf-filen. Du markerer flere ark ved at holde ctrltasten nede mens du klikker på arkfanen. Her er to ark markeret: 2 Brug den indbyggede gem-som-pdf funktion i Officemenuen: 3 Din pdf-fil oprettes. Når du åbner den, ser du at alle sider er fortløbende nummereret. Du har ikke Gem som Pdf i din menu? Hent og installer selv et lille program hos Microsoft. Find det på Office 2007 downloads. (http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=4d951911-3e7e-4ae6-b059-a2e79ed87041&displaylang=da) 5.2 Arkivering En del brugere anvender projektplanen til at holde orden på løbende opgaver i en afdeling: Hver uge kommer nye til og hver uge bliver opgaver afsluttet. Disse brugere har et behov for nemt at kunne flytte opgaver fra arket Projektplan til et andet ark. Dette kalder vi her arkivering. Ved arkivering oprettes kopi af arkiverede opgaver på arket Arkiv. På arket Projektplan markeres opgaver, der er arkiveret. Brugeren kan nu selv slette disse. Sådan arkiverer du 1 Filtrer dine opgaver. Arkiveringsfunktionen kopierer alle synlige opgaver (rækker). Du skal altså filtrere projektplanen, så kun opgaver, der skal arkiveres er synlige. Læs om visninger og filtrering for at få ideer til hvordan du gør det. Her er et oplagt tip: Opret en visning med filteret =100 på kolonnen Fremdrift. Visningen viser kun opgaver, hvor fremdrift er 100%, dvs. gennemført. 2 Kopiér opgaver til arkivet. Vælg Projekt > Arkivér. Du bliver bedt om at bekræfte, at du vil arkivere x opgaver. Et øjeblik efter er arkiveringen gennemført. Kik på arket Arkiv for at se om alt er som det skal være. 3 Slet (evt.) de markerede rækker på arket Projektplan. Mere om arkivering OBS: I arkivet skal hver ID være unik. Hvis du arkiverer flere opgaver med samme ID, er det kun den ene opgave, der overlever.
Gem og arkivér Afsnit 5.2 Arkivering Side 32 / 49 OBS: Hvis du arkiverer en opgave flere gange, er det tilfældigt hvilket udgave, der gemmes. Hvis du vil være helt sikker på at gemme den seneste, skal gamle udgaver først slettes i arkivet. du kan filtrere og sortere arkivet på samme måde som projektplanen du kan indsætte flere kolonner i arkivtabellen du kan flytte rundt på kolonnerne i arkivtabellen du kan anvende xml-filerne i andre sammenhæng: Importer dem til andre Excel-filer eller andre systemer. Du kan få specialudviklet andre anvendelser af dine xml-data. Hvad sker der under arkivering? Arkivering sker i flere trin: 1. Data fra den filtrerede projektplan gemmes i en xml-fil i samme mappe som projektplanen. Filen hedder taskarchive.xml. Den bliver overskrevet hver gang, du arkiverer. Når arkivering er gennemført kan filen slettes, gemmes eller du kan lade den være. 2. Data importeres fra xml-filen til tabellen på arket Arkiv. Da der er oprettet en xml-tilknytning (et xml map) til den enkelte kolonne, kan du frit ændre i ændre tabellen ved at tilføje, slette eller flytte kolonner. 3. Dubletter slettes. 4. De importerede data formatteres. Øverst på arket er gemt formater til hhv. kategori, delprojekt og opgave. Hvis du ændrer formater på projektplanen, slår det altså ikke igennem før du også ændrer disse formater. 5. De arkiverede data får sat et x foran ID så f.eks. ID 100 bliver til x100. Nu kan du nemt sortere, slette osv. Hvilke datafelter (kolonner) gemmes? Det er indstillet øverst på arket Projektplan. Der vælges (ingen arkivering) eller en datatype: raw (data gemmes ubehandlet), dec (decimal), txt (tekst) eller date (dato). Felter, der er markeret med en af disse 4 datatyper, gemmes i xml-filen. Hvilke datafelter (kolonner) importeres? Der er oprettet en xml-tilknytning til kolonnerne i tabellen på arket Arkiv. Hvis data findes i xml-filen og de er tilnyttet en kolonne i tabellen importeres de.
Teknisk info Afsnit 6.1 Hjælp Side 33 / 49 6 Teknisk info 6.1 Hjælp Al hjælp er samlet i denne manual. Den uddeles i pdf-format med bogmærker, så det er nemt at navigere på skærmen. Samtidig kan du udskrive til behagelig aftenlæsning. Hvis du ikke kan finde din kopi, kan du downloade en ny. Gå til gruppen Projekt > menuen Projekt, menupunktet Hjælp. Denne dialogboks åbnes med link til manualen. 6.2 Sikkerhedsindstillinger Excel 2007 er mere restriktiv omkring sikkerhed. Med standardindstillingerne skal du aktivt acceptere makroer hver gang du åbner ProjectTools eller din projektplan. Du kan ændre indstillinger, så du en gang for alle accepterer sikkerheden omkring disse filer. Placering, der er tillid til Som en del af sikkerheden omkring Microsoft Office 2007 kan mapper godkendes som en sikker placering. Filer med markroer, der gemmes i disse mapper, er som udgangspunkt godkendte til at virke. Læs Microsofts egen artikel om makroer. En Placering, der er tillid til (eng. Trusted location) tilføjes i sikkerhedscentreret. I det følgende eksempel er projektplanen gemt på et netværksdrev mens ProjectTools er gemt på c-drevet.
Teknisk info Afsnit 6.2 Sikkerhedsindstillinger Side 34 / 49 Netværksdrev Antag, at projektplanen er gemt i mappen H:\afdelingsmappe\projekter\. Sådan tilføjes denne mappe som en placering, der er tillid til: 1 Gå via Office-knappen og Excelindstillinger. 2 Klik på Sikkerhedscenter og Indstillinger for Sikkerhedscenter. 3 Vælg Placering, der er tillid til (eng. Trusted locations). 4 Marker Tillad placering, der er tillid til, på mit netværk Klik på Tilføj ny placering.
Teknisk info Afsnit 6.3 Installation Side 35 / 49 5 Brug knappen Gennemse til at finde mappen. Marker Der er også tillid til ( ), hvis tilliden skal udbredes til undermapper. Det skal den som oftest. 6 Klik OK og OK for at lukke sikkerhedscenteret. Det skal kun gøres en gang men det skal gøres for alle brugere. 6.3 Installation Du skal bruge en projektskabelon og projektværktøjet for at kunne arbejde. Da projektskabelonen er en almindelig Excel projektmappe uden makroer, kan den gemmes efter ønske. Projektværktøjet er et Excel 2007/2010 tilføjelsesprogram (Addin) med makroer (*.xlam). Du vælger installationsmetode efter hvordan du ønsker at starte programmet. Start manuelt Hvis du sjældent arbejder med projekter og ikke ønsker at bruge funktionerne på andre Excel-filer, kan du starte projektværktøjet manuelt: Find det og tast Enter eller dobbeltklik. Start automatisk Hver gang du starter Excel, skal Projektværktøjet også startes så projektfanen altid er på plads. Installér 1 Gå til gruppen Projekt > menuen Projekt > Installer
Teknisk info Afsnit 6.4 Tilpas visningerne Side 36 / 49 2 Skriv 1 og vælg OK. Fremover starter ProjectTools altid sammen med Excel. 3 Hvis du en dag ønsker at Excel starter uden ProjectTools, vælger du pkt. 2. Pkt. 3 tilføjer en genvej til Windows Foretrukne. Brug den til manuel start af ProjectTools. Pkt. 4 tilføjer et link til den aktive Excel-fil, dvs. den fil, der er synlig når du vælger menupunktet. Brug den, hvis din projektplan ligger på et fjernt netværksdrev. Fremover henter du projektplanen fra Windows startmenu > Foretrukne. Pkt. 5 starter Windows Stifinder og viser mappen Foretrukne. Brug den til at redigere dine genveje og evt. rydde lidt op. 6.4 Tilpas visningerne Du kan tilføje, rette og slette visninger. Visningerne gemmes i systemområdet over projektplanen. Ret en visning 1 Hvis systemområderne ikke er synlige: Vælg Gruppen Projekt > menuen Projekt > Vis/skjul systemområderne. Alternativ: Klik på en celle udenfor projektplanen. Genvejen ctrl+skift+i eller klik på Vælg visning viser/skjuler systemområdet. 2 Her ses de aktuelle visninger for projektet:
Teknisk info Afsnit 6.4 Tilpas visningerne Side 37 / 49 Gantt Weekend Alle opgaver 1-04 x x x Aktive opgaver 1-04 1 x x<> x<> Tidsplanlægning 2-08 x x<> x Fremdrift 1-06 x x<> x Økonomi x x<> Status x x<> x Annas visning x x<> x=aa / = Bennys visning 1 x x<> x=aa* Kategori 100 1-06 x>=100x x Ugens aktiviteter x x<> Dagens aktivteter x x<> Projektplan pr. 20. december 2010 Projektskabelon Min Maks maxrw ID Opgavenavn Ansvar Visningerne er navngivet Alle opgaver, Aktive opgaver osv. Du kan anvende dem som de er, omdøbe, tilpasse og slette alle visninger. Der skal dog være mindst 2 visninger. De første 3 kolonner har specielle funktioner: Ret visningens navn: Skriv blot et andet navn i cellen. F.eks. Min visning i stedet for Status. Kolonnen Gantt: Her indstilles/gemmes indstillinger for Gantt-kortene. 2-08 betyder: Vis Gantt-kort type 2 (uge-visning). Gør 8 uger synlige. Du kan skrive direkte i cellen. Din indtastning bliver overskrevet hvis du i dialogboksen Vælg visning skifter indstilling og derefter klikker på Anvend. Kolonnen Weekend: 1 = Vis weekender. 2 = Skjul weekender. Af indlysende grunde er det kun relevant for Gantt-kort i dagsvisning. Alle øvrige kolonner fungerer således: Vælg kolonner: Hvis kolonnen er markeret med et x (bogstavet lille x) som første tegn, vil kolonnen være synlig i den pågældende visning. Hvis første tegn er alt andet, vil kolonnen blive skjult. Sæt et filter: Efter første tegn kan du skrive en filterbetingelse, der gælder for rækkerne i den pågældende kolonne. Se eksemplerne nedenfor. Eksempler på filtre Du kan opsætte filtre med en eller to betingelser. I eksemplerne er første tegn enten x (kolonnen skal vises i visningen) eller nogen andet (f.eks. et punktum = kolonnen skal ikke medtages i visningen). Uanset om kolonnen er synlig eller ej, kan der sættes et filter. Eksempler på filtre med 1 betingelse: x>=100 (f.eks. i ID) betyder: Vis alle opgaver med ID større end eller lig med
Teknisk info Afsnit 6.4 Tilpas visningerne Side 38 / 49 100. x<> (f.eks. i Opgavenavn) betyder: Vis kolonne (x'et). Brug filteret (<>) forskellig-fra-ingenting, dvs.: Skjul tomme rækker med tomme celler. x=nnn f.eks. i kolonnen Ansvar betyder: Vis kun opgaver hvor NNN er ansvarlig. x=nn* betyder: Vis kun opgaver, hvor NN er første ansvarlige. Hvis du skriver flere initialer under ansvar, kan du have en regel om, at den første er ansvarlig for opgaven og at de øvrige er ressourcer. Dette filter kan altså oversættes til: Vis opgaver hvor NN er ansvarlig eller ene-ressource (men ikke opgaver, hvor NN blot er ressource). x=*aa betyder: Vis opgaver, hvor AA er ressource. Du vist AA og BB AA men ikke AA BB. x=*aa* betyder: Vis alle opgaver, hvor AA forekommer uanset rolle..=1 betyder: Skjul kolonnen (første tegn er ikke x), men filtrer med filteret lig med 1. Den være en kolonne med prioriteter, faser, afdelinger mm..<3 betyder i kolonnen Level: Vis kun rækker med Level <3, dvs. 1 (kategoriniveau) eller 2 (delprojektniveau). I praksis skjules alle opgaver. x=100 i kolonnen Fremdrift: Vis kun opgaver, der er fuldførte, dvs. fremdrift er 100 %. x>1 i kolonnen Status: Vis kun opgaver med status større end 1, dvs. opgaver med gul eller rød markering. x>31-01-2010 i kolonnen Startdato: Vis kun opgaver, der starter efter januar 2010. Eksempler på filtre med 2 betingelser: Du gør som ovenfor og sætter et OG-tegn (&) eller et ELLER-tegn (/) mellem. Der skal være et mellemrum på begge sider af OG/ELLER. x>=100 & <1000 i kolonnen ID: Vis opgaver med ID mellem 100 og 999. x=aa / =BB i kolonnen Ansvar: Vis opgaver, hvor enten AA eller BB er (ene-) ansvarlig. x=aa / =AA*: Vis opgaver, hvor AA er enten ressource eller ansvarlig. x>10 & <50 i en talkolonne: Vis opgaver/delprojekter, hvor tallet er mellem 10 og 50. x>1 & <100 i kolonnen Fremdrift: Vis opgaver, der er i gang, dvs. ikke 1 (ikke startet) eller 100 (afsluttet).
Teknisk info Afsnit 6.4 Tilpas visningerne Side 39 / 49 Eksempler på filtre med formler: Du kan oprette formler, så dine filtre bliver dynamiske. F.eks. vis alle opgaver, hvor startdato er senere end dags dato. 1 ="x>"&idag() i kolonnen Startdato: Formlen vises som x>40277, (datotallet for 9. april 2010). Det betyder: Vis kun opgaver med Startdato senere end 9. april 2010. Vi slutter med et sidste, dynamisk filter for de særligt interesserede: ="x>"&heltal(middel(indirekte(k9))) i en talkolonne: Formlen vises som x>10 og det er jo nemt at forstå. Det interessante er tallet 10: Det er gennemsnittet af alle tal i kolonnen. Filteret vil altså vise alle opgaver, hvor tallet (fremdrift, udgifter, resultater mm) er større end gennemsnittet. Og gennemsnittet opdaterer sig selv. 2 Tilføj en visning Du tilføjer en visning ved at kopiere en eksisterende og derefter tilpasse den: 1 Hvis systemområderne ikke er synlige: Vælg Gruppen Projekt > menuen Projekt > Vis/skjul systemområderne. 2 Indsæt en tom række: Med mus: Højreklik på rækkenummeret (her rækkenr. 6) for at markere hele rækken og få vist genvejsmenuen. Vælg Indsæt. Der er nu indsat en tom række efter række 5. OBS: Du kan frit vælge hvor du vil indsætte en ny række bortset fra den første. 3 Kopier rækken ovenover: Marker den indsatte, tomme række og rækken ovenover. 1 I nogle projektskabeloner er filterområdet formateret som tekst. Hvis du skal bruge en formel, skal du først ændre formatet til Standard: Marker cellen, åbn dialogboksen Formater celler med Ctrl+1, klik på fanen Tal. Vælg Standard. Så lærte du det 2 Forklaring på INDIREKTE(K9)? I celle K9 er en formel, der fortæller hvilket område, der skal summeres. Der vises K13:K54, hvilket er alle projektplanens data-celler i kolonne K. Og den formel ser sådan ud: =ADRESSE(RÆKKE(dbPlan)+1;KOLONNE(K9);4)&":"&ADRESSE(RÆKKE(dbPlan)+RÆKKER(dbPlan)- 1;KOLONNE(K9);4)
Teknisk info Afsnit 6.4 Tilpas visningerne Side 40 / 49 OBS: Det er vigtigt, at den tomme er nederst. Kopier den øverste af de to rækker ned (engelsk: Down) med Ctrl+d. Nu har du to ens visninger. Ret en af dem som beskrevet tidligere. Slet en visning Du sletter en visning ved at slette hele rækken: 1 Hvis systemområderne ikke er synlige: Vælg Gruppen Projekt > menuen Projekt > Vis/skjul systemområderne. 2 Marker hele rækken ved at højreklikke på rækkenummeret: Slet hele rækken ved at vælge Slet i genvejsmenuen: Se en gennemgang af relevante genvejstaster, afsnit 6.8 Genvejstaster.
Teknisk info Afsnit 6.5 Tilpas Excel Side 41 / 49 6.5 Tilpas Excel Værktøjslinjen Hurtig adgang (QAT) (Quick Access Toolbar QAT). Vis dine favorit knapper på QAT. Her er mine: For at tilpasse QAT skal du klikke på den lille (bitte) knap til højre. I menuen kan du tænde og slukke for nogle almindelige funktioner. Du bør som minimum tænde for Vis udskrift. Du kan også højreklikke på QAT for at se denne menu: Du kan bl.a. finde interessante knapper, der ikke findes i Båndet: Du bør som minimum have Send til postmodtager og Formatpensel på din egen QAT. Sådan så min QAT ud da billedet blev taget: Prøv f.eks. Kamera. Det er en meget lidt kendt funktion, der fungerer som et videokamera med live transmission fra andre ark.
Teknisk info Afsnit 6.6 Brug funktionerne på dine egne Excel projektmapper Side 42 / 49 6.6 Brug funktionerne på dine egne Excel projektmapper Alle datafunktioner og nogle projektfunktioner kan anvendes på alle dine andre Excel-ark. Datafunktioner Datafunktionerne kræver en tydelig navngivning. De virker på navngivne områder med disse navne (uanset ark-navn): Database er i forvejen et godt navn som Excel genkender til pivot-tabeller, avanceret filtrering mm. Navnet starter med db (f.eks. dbplan, dbrapport, dbløn, dbadresser osv.) og er et almindeligt dataområde Navnet starter med tb (f.eks. tbplan, tbrapport, tbløn, tbadresser osv.) og det refererer til et tabel-område (tidligere kaldt en liste) Fælles for alle områder er, at indholdet opfattes som et dataområde, hvor kolonneoverskrifter i første række opfattes som feltnavne. På disse områder virker sortering og filtrering. Projektfunktioner Følgende projektfunktioner virker på alle regneark: Kommentar Kopier som tekst Opret kopi (kun synlige celler) Flyt markerede ark til ny Excel-fil Kopier som tekst Marker et område og vælg Kopier som tekst. Nu kan det kopierede hentes frem fra udklipsholderen med Ctrl+v i alle programmer (Outlook, Word m.fl.) Opret kopi Der oprettes en kopi af det aktuelle ark. På kopien er kun medtaget synlige celler, dvs. alle skjulte rækker og kolonner er borte. Desuden er alle formler konverteret til tekst of værdier. Objekter (figurer, diagrammer mm) på arket kopieres også. Excels gamle farvepalette kopieres med, men de nye temafarver i 2007 kan skifte. Du skal evt. manuelt vælge et andet tema. Hvad skal du bruge denne funktion til? Du kan bruge funktionen til * at gemme arket projektplan som html. Hvis du gemmer et ark med skjulte rækker eller kolonner, bliver alt synligt i html-visningen. Hvis opretter kopi først, er der intet problem. * at sende som indhold i e-mail. Da du sender en html-e-mail er problemstillingen som ovenfor. * at sende et Excel-ark, som nogen skal arbejde videre på. * at tage et billede af projektplanen uden filterpile.
Teknisk info Afsnit 6.7 Excel kursus Side 43 / 49 Flyt markerede ark til ny Excel-fil Marker et eller flere ark, og vælg Flyt De markerede ark flyttes. OBS: Som en sikkerhed mod fejltagelser skal arknavnet begynde med Exp (for Export), f.eks. ExpProjektplan. Når du bruger kopieringsfunktionen navngives arkene automatisk på denne måde. 6.7 Excel kursus I dette afsnit får du tips til hvordan du bruger Excel sammen med ProjectTools. Hvis du er meget uerfaren med Excel, skal du overveje at få et målrettet kursus, hvor du lærer ting, der har direkte relevans for dit arbejde med ProjectTools og projektarkene. Tabel Listerne på arket Lister, områderne på arket Kontakter samt kalenderen er baseret på Excels Tabeller. Tabeller er områder med udvidet funktionalitet til håndtering af data. Prøv det selv Prøv selv at indsætte en tabel i et tomt regneark: Fanen Indsæt > Tabel > OK. Husk hak ved Tabellen indeholder overskrifter. Nu har du en tabel med 1 kolonne og 1 række: Tag fat i tabellens sidste celles hjørne: Træk til højre: Når du giver slip, har du udvidet tabellen:
Teknisk info Afsnit 6.7 Excel kursus Side 44 / 49 Du kan gøre tilsvarende med rækker: En ny tabel bliver formateret som ovenfor med farvede rækker. Du kan selv vælge andre formater. Hvis du senere vil tilføje en ny række, er der flere (smarte!) måder at vælge mellem: 1. Skriv i en celle umiddelbart under tabellen: Uden du skal gøre andet, udvides tabellen til at omfatte den næste række: 2. Stå i sidste celle: Brug TAB (tabulator-tasten). Der tilføjes en ny række:
Teknisk info Afsnit 6.8 Genvejstaster Side 45 / 49 3. Du kan højre-klikke: Du kan selv studere videre. Fordelene ved tabeller er mange: De holder selv styr på kolonne-formler, opdaterer sig selv, kan tilføje automatisk totaler osv. Lister som tabeller På arkene Lister, Kontakter og Kalender er anvendt tabeller. Hver liste er en tabel. Genkend den på det lille mærke i sidste celle: For at få flere eller færre punkter på listen: Træk i dimsen. 6.8 Genvejstaster Datafunktioner Ctrl+2 Ctrl+2 Ctrl+4 Ctrl+pil op/ned Standardsortering Sorter stigende Sorter faldende Flyt en opgave op eller ned i projektstrukturen. Projektfunktioner Ctrl+Skift+K Ctrl+Skift+L Ctrl+Skift+G Ctrl+Skift+I Ctrl+Skift+F Ctrl+Skift+D Ctrl+Skift+F1 Kommentar: Tilføj/ret kommentar. Virker på alle Excel-ark. FiLter til/fra (vi har blot overtaget Excels standard genvej) Tegn Gantt-linje Vælg Visning / Nulstil visning Flyt opgavers startdato Fyld celler med en nummerserie (bruges primært til kolonne ID) Vis listeinfo
Teknisk info Afsnit 6.9 Historik Side 46 / 49 Standard Excel genvejstaster F2 Skift+F2 Rediger celle. Naviger med Home, End, pil-taster, Ctrl+Home/End m.fl. Afslut redigering med Enter m.fl. Indsæt/rediger kommentar. ESC flytter markering fra tekst til kant. Her kan kommentaren evt. slettes med Delete. ESC en gang til lukker kommentaren. Rækker Skift+mellemrum Ctrl+Plustegn Ctrl+Minustegn Marker hele rækken. Indsæt en hel række. Slet en hel række. Kolonner Ctrl+mellemrum Ctrl+Plustegn Ctrl+Minustegn Marker hele kolonnen. Indsæt en hel kolonne. Slet en hel kolonne. 6.9 Historik Nyt i version 208 Optimeringer (Kopier ark, Vælg visning) Nyt i version 207 Nyt: Kopier en opgave, et delprojekt eller et projekt. Delprojekter kan kopieres med tilhørende opgaver og projekter kan kopieres med tilhørende delprojekter og opgaver. Nyt: Fold et projekt eller delprojekt sammen (eller fold ud) ved at dobbeltklikke på ID en. Nyt: Hvis Status (feltet Stat) medtages på ToDo-listen vises grøn-gul-rød. Tidligere var kun tallene synlige. Nyt: Når der indsættes eller kopieres opgaver/delprojekter eller projekter genopbygges alle betingede formater (farverne på Gantt-kortet, status, fremdrift mm.). Dette sammen med et par andre optimering gør, at hastigheden ved store projekter (+500 opgaver) kun påvirkes meget lidt. Ændret: Projektskabelonen er ændret, så det er muligt at opsætte visninger med filtre på niveau (kategori/projekt, delprojekt eller opgave). F.eks.: Vis kun delprojekter under projekt 1000, dvs. skjul opgaverne. Ændret: På ToDo-listen markeres afsluttede opgaver med grøn farve. Div. mindre optimeringer. Nyt i version 112 Ændret: Værktøjet installeres nu som Add In. For dig som bruger er der ingen forskel.
Teknisk info Afsnit 6.9 Historik Side 47 / 49 Nyt i version 109 Ny: Opret Outlook opgaver, aftaler og e-mails direkte fra en eller flere opgaver i projektarket. Ændret: Vælg slutdato. Både start- og slutdato kan nu vælges. Forbedret: Arranger opgaver (Ctrl+pil). En opgave kan nu også flytters mellem delprojekter. Delprojekter og kategorier berøres ikke. Forbedret: Fyld ned (Ctrl+Skift+d): Hele delprojekter re-nummereres hvis kun delprojektets ID er markeret. Forbedret: Arkivfunktionen. Lidt hurtigere, og håndterer nu projekt-filer, der gemmes på Sharepoint. Excel 2010 kompatibel. Nyt i version 107 Arkiv-funktion: Kopier afsluttede opgaver til arkiv. Filter til personlige opgaver: Delprojektet medtages i visningen som overskrifter. Ugedage og ugenr. i gantt er klyttet op, så de ikke skjules af filterpile Mindre rettelser: Dialogboks ved åbning lukker selv efter et par sekunder, Optimering af funktioner, oversættelser mm. Nyt i version 102 Vælg visning har fået en ny detalje: Hvis en celle i projektplanen (området dbplan) er markeret vises dialogboksen