Det mener DI Rådgiverne om offentlige indkøb Transaktionsomkostninger er spild af ressourcer
Høje er et samfundsproblem Det er forbundet med store omkostninger for rådgiverbranchen at byde på offentlige opgaver. Der er udbud, hvor kravene til dokumentation og løsningsforslag langt overstiger, hvad en virksomhed kan tjene på udbuddet. Alt for mange indkøb annonceres, selvom der ikke er pligt til det. Samtidig er der mange udbud, der annulleres også efter tilbudsfristen. Det gælder for hvert 6. danske EU-udbud. Høje gør udbudsprocessen dyr for både virksomheder og de offentlige ordregivere, og det er spild af samfundets ressourcer. Problematisk udbudskultur: Høje transak tionsomkostninger og annullerede udbud De høje betyder, at det langt fra er alle virksomheder, der kan og vil bruge ressourcer på det offentlige marked. Alene inden for rådgiverbranchen afholder 80 pct. af virksomhederne sig ofte/nogle gange fra at byde på offentlige udbud. 1 Samtidig står vi over for den store udfordring, at hvert 6. danske EU-udbud annulleres. 1 DI Rådgivernes medlemsundersøgelse, 2016. Når udbuddene samtidig annulleres meget sent i udbudsprocessen efter tilbudsfristen er det særligt problematisk. Det er tilfældet for hvert andet udbud. På det tidspunkt har både ordregiver og tilbudsgiver brugt mange ressourcer på udbuddet. 2 Ordregiverne angiver i den sammenhæng, at en af de hyppigste årsager til, at de må trække udbuddet tilbage er, at der er fejl i udbudsmaterialet. 2 Rådet for Offentlig-Privat Samarbejde, Analyse af annullationer af EU-udbud, 2014. Høje afholder virksomheden fra bud Spørgsmål: Hvor ofte fravælger du at byde på et specifikt udbud på grund af store transaktions omkostninger? Pct. 40 30 20 10 0 Ofte Nogle gange Sjældent Aldrig Kilde: DI Rådgivernes medlemsundersøgelse 2016 Det mener DI Rådgiverne om offentlige indkøb 2
Ressourcekrævende dele af udbuds processen Spørgsmål: Hvilken del af et offentligt udbud vurderer du at være mest ressourcekrævende for din virksomhed? Krav til tilbudsmaterialet Omfang og kompleksitet af udbudsmaterialet Udbudsprocessen (f.eks. dialog og forhandling med offentlige myndigheder, miniudbud og tidsfrister mv.) Krav om at tilbuddet indeholder kreative/strategiske løsninger Fraværet af standarderklæringer 0 10 20 30 40 50 60 Pct. Kilde: DI Rådgivernes medlemsundersøgelse 2015 Hvad er det helt konkret, der gør det dyrt at byde på en offentlig opgave? > > Omfang og kompleksitet af udbudsmaterialet > > Krav om overflødig eller unødvendig dokumen tation > > Manglende sammenhæng mellem antallet af krav i udbudsmaterialet og opgavens karakter eller omfang > > At opgaver købes ind via åbne offentlige udbud eller på rammeaftaler med miniudbud. Eksempler på uhensigtsmæssige udbud, hvor trans aktionsomkostningerne overstiger kontraktsummen Et offentligt udbud om en kommunikationskampagne på max. 1 mio. kr. fik 15 tilbud. De anslåede omkostninger pr. tilbud udgør 120.000 kr., dvs. i alt 1,8 mio. kr. Opgaver under tærskelværdier: En styrelse foretog et offentligt udbud på 500.000 kr. Styrelsen modtog 25 tilbud med gennemsnitligt timeforbrug på 40 timer, hvilket gav samlede udgifter til tilbud på ca. 1 mio. kr. Hertil kom udbyders forbrug til at evaluere tilbud, kommunikere med tilbudsgivere mv. En region udbød en arkitektkonkurrence om en ny hospitalsafdeling til en kontraktsum på anslået 40 mio. kr. De bydende arkitekters omkostninger til at udarbejde et konkurrenceforslag alene i fase 1 anslås til 2.500 3.000 timer. Der var fem deltagere, hvorved tilbudsgivernes løb op i ca. 10 mio. kr. Hertil kommer ingeniørernes og landskabsarkitekternes ressourceforbrug samt ressourceforbruget i forbindelse med prækvalifikationen, fase 2 og bygherrens udbudsomkostninger. De samlede er altså betydeligt højere end 10 mio. kr. Der var et vederlag i konkurrencefasen på 400.000 kr. En statslig styrelse har kørt et offentligt udbud på max. 470.000 kr. Det forventede ressourceforbrug pr. tilbud er opgjort til 70.000 kr., og da ni leverandører bød på opgaven, endte leverandørernes ressourceforbrug på 630.000 kr. dvs. 35 pct. mere end kontraktværdien. Det mener DI Rådgiverne om offentlige indkøb 3
Høje giver højere priser ved offentligt indkøb Private Kontraktværdi Offentlige Offentlige Højere priser på andre opgaver Højere priser på andre opgaver Samlet tab privat sektor Samlet tab privat sektor Private Samfundsøkonomisk tab De unødvendige er et stort samfundsspild Konsekvenserne af uhensigtsmæssige udbud med høje er: > > Konkurrencen svækkes Virksomhederne afholder sig fra at byde på opgaverne, og de offentlige udbydere går glip af bud fra ellers kompetente aktører > > Højere priser Virksomhederne må lade de høje afspejles i priserne på opgaver hos fremtidige kunder > > Spild af offentlige ressourcer Offentlige udbydere bruger for mange ressourcer på at vurdere tilbud, når der udbydes i åbne udbud med potentielt mange tilbudsgivere. Sådan kan ne reduceres Man kan ikke undgå i indkøb, men der er flere veje til at reducere dem: > > Proportionalitet i indkøbene på rådgiverområdet De samlede i forbindelse med de enkelte indkøb bør maksimalt udgøre 10 pct. af kontraktsummen. Blandt andet bør de offentlige indkøbere som udgangspunkt ikke bede om at få leveret selve løsningen af opgaven i tilbuddet. > > Brug mulighederne for markedsafdækning ved indkøb under EU s tærskelværdier Med mindre der er tale om indkøb med grænseoverskridende interesse, så bør indkøb under tærskelværdierne ikke annonceres, men gennemføres gennem markedsafdækning. Det giver en mere enkel indkøbsproces, hvor det kun er for eksempel én eller to virksomheder, der kommer til at udarbejde tilbud. > > Benyt begrænset udbud og ikke offentligt udbud Det mener DI Rådgiverne om offentlige indkøb 4
Best practice eksemplerne Der er heldigvis også udbud, som er godt forberedt og designet, så både ordre- og tilbudsgiver undgår unødvendige. Best practice. Præcis formulering, få tilbud indhentet og kun nødvendige krav til tilbudsmaterialet Ifm. NaturErhvervstyrelsens udbud Rekruttering af brugerpanel og kundetilfredshedsmåling, dec. 2014 blev der indhentet tilbud fra tre konsulentfirmaer, da der var tale om et mindre projekt. Udbuddet var tilpasset opgavens omfang og var klart og kort beskrevet, hvilket sparede tid og penge for både ordregiver og de virksomheder, der bød på opgaven. Eksempelvis blev det fremhævet, at løsningsforslaget max måtte fylde tre sider. Kravene til tilbudsmaterialet var: Rådgiverbranchens ansvar En god udbudskultur er et fælles ansvar. Virksomhederne skal: > > Opfylde de krav, der er beskrevet i udbudsmaterialet > > Ikke påtage sig opgaver, som de ikke kan løfte > > Undlade at klage eller søge aktindsigt med mindre der er tale om åbenlyse urimelige forhold Fra DI Rådgivernes side bliver der gjort en stor indsats for at styrke og vejlede leverandørsiden med det formål at sænke ne både for leverandørerne, men også for ordregiverne. Du kan læse mere om vores anbefalinger og best practice eksempler på http://raadgiverne.di.dk/ En beskrivelse af løsningsforslag: Max. tre sider En tidsplan med angivelse af aktivitet, tid og pris Tre referencer, hvor der var leveret lignende aktiviteter. Best practice. Begrænset udbud I forbindelse med opførelsen af et nyt kulturhus i Frederiksberg Kommune udbød kommunen en kommunikationsopgave, som bestod i at fortælle kommunens borgere om huset og inspirere dem til at gøre brug af dets aktiviteter, når det står færdigt i 2016. Kommunen valgte et begrænset udbud, hvor der indledningsvist blev afholdt et orienteringsmøde for to udvalgte bureauer. På et efterfølgende møde præsenterede de to bureauer hver deres oplæg til en løsning, hvoraf den bedste løsning blev valgt. 3 3 Pjece Et godt udbud sikrer kvalitet og tryghed! DI, 2014. Det mener DI Rådgiverne om offentlige indkøb 5
Kampagnen UdbudsTjek Med kampagnen UdbudsTjek vil DI Rådgiverne i samarbejde med FRI, DANSKE ARK og Manage mentrådgiverne gøre vores for, at de nye muligheder i udbudsloven udnyttes til gavn for alle. Med kampagnen vil vi overvåge offentlige kunders køb af rådgiverydelser for at sikre os, at de følger de nye muligheder i udbudsloven og på den måde får reduceret de høje. Vi vil tage direkte kontakt til indkøberne, hvis der bliver stillet urimelige og uproportionalt høje krav til leverandørerne, og vi vil skabe ekstern opmærksomhed, hvis der ikke sker ændringer. De samlede må maksimalt udgøre 10 pct. af kontrakt - summen Vi vil også selv aktivt forsøge at optimere indkøbsprocesserne ved eksempelvis at bidrage med vejledninger og best practice eksempler til indkøberne. Vi vil arbejde for, at det bliver et krav, at de offentlige indkøbere ved hvert udbud over og under tærskelværdierne inden for rådgiverområdet skal vurdere, om de samlede omkostninger i processen vil overstige 10 pct. af kontraktsummen, og herunder vurdere, hvordan ne bliver så lave som muligt. Læs mere om kampagnen her: http://raadgiverne.di.dk/dividenraadgivernemener/ Pages/UdbudsTjek.aspx Pilotprojekt: Opgørelse af transaktions omkostninger i kommuner, regioner og stat For at reducere ne i forbindelse med offentlige udbud skal kommuner, regioner og stat forpligtes til i hvert enkelt indkøb at vurdere nes størrelse. Målsætningen er, at ne for både ordregiver og tilbudsgivere maksimalt udgør 10 pct. af kontraktsummen. Der bør benyttes en simpel generisk model for opgørelse af ne, således at vurderingen er enkel at foretage. Dette skal ske på tilsvarende vis som ved ny lovgivning, hvor der skal tages højde for, hvad et lovforslag indebærer af administrative byrder. Forslaget gennemføres i første omgang som et pilotprojekt på indkøb af rådgiverydelser.