NYHEDSBREV NR. 3 SEPTEMBER 2018 AMB U NR. 3 NYHED RBEJDSM SBREV OM A ILJØET I BØ RN OG UNG E Til eksamen i arbejdsmiljø - kom med til ekstern audit i Ørnereden Klar til APV 2018 - Forbered den fysiske APV og trivselsundersøgelsen Har du 13-18-årige kolleger? - Vær opmærksom på skærpede arbejdsmiljøregler
ambu AMBU ONLINE Kære alle Velkommen til efterårsudgaven af AMBU, der sætter fokus på den kommende APV og den eksterne audit, som blev afsluttet midt i september. Der er både ris og ros fra konsulenterne fra DNV (Det Norske Veritas), der har mødt arbejdsmiljøgrupper, der imponerer med deres engagement og indsats. Den seneste måned har været præget af budgetprocessen, hvor forslag til Børn og Unges besparelser har fyldt i dialogen både lokalt og på tværs af organisationen. Med forliget sidste fredag har byrådsflertallet sendt et klart signal om, at de ønsker at prioritere det, som er tættest på børnene og de unge i form af pasning, undervisning, SFO og fritidstilbud. Besparelserne er i stedet fundet på administration, ledelse og højere forældrebetaling i pasnings- og fritidstilbud. For nogle administrative medarbejdere og ledere i Børn og Unge betyder det, at de oplever uvished om den fremtidige organisering af arbejdet. I sådanne situationer er det særligt vigtigt at være opmærksomme på hinandens trivsel, og jeg håber, I lokalt i arbejdsmiljøgruppen har øje for kolleger, og vigtigheden af at fastholde det gode og tillidsfulde samarbejde. Helle Bach Lauridsen Chef for HR og Kommunikation I og med APV en ligger i oktober og i umiddelbar forlængelse af byrådets endelige budgetvedtagelse har Fælles MED i Aarhus Kommune drøftet timingen og muligheden for at udsætte spørgeskemaundersøgelsen. Desværre er det ikke muligt, da det er lovpligtigt at gennemføre APV minimum hvert tredje år, og det i efteråret netop er tre år siden, vi sidst lavede en APV. Selvom vi kunne ønske os et bedre tidspunkt for APV en, håber jeg alle arbejdsmiljøgrupper vil tage positivt imod opgaven. Inspiration og vejledning til arbejdet vil løbende blive udsendt fra Ledelse og Organisation følg med på AMBU online, hvor I finder den nyeste information. Som nævnt har vi afsluttet den eksterne audit. Generelt var der ros til håndteringen af et godt arbejdsmiljø tæt på kerneopgaven. Den tilbagemelding kan vi være stolte af, for det vidner om, at I lokalt ser opgaven som fælles. I den anden ende af skalaen var konsulenterne ikke imponeret over omgangen med kemiske produkter og de lovpligtige arbejdspladsbrugsanvisninger. På dette område er der et fælles opmærksomheds- og udviklingspunkt, som vi alle skal have for øje. I denne udgave af AMBU kan du også læse med, når Ørnereden i Lystrup har ekstern audit, ligesom du finder nyt om arbejdsmiljøregler for de 13-18-årige og håndtering af farlige stoffer på arbejdspladsen. God læselyst Helle Bach Lauridsen Chef for HR og Kommunikation 2
Planlæg allerede nu jeres APV 2018 Nu starter APV 2018 i Børn og Unge I efteråret 2018 gennemføres den lovpligtige fysiske og psykiske ArbejdsPladsVurdering (APV) i Børn og Unge. Forberedelserne til APV en er allerede i fuld gang, og som medlem af arbejdsmiljøgruppen har du en vigtig rolle i forbindelse med både forberedelsen, gennemførelsen og opfølgningen på APV en. Den fysiske APV Den fysiske APV har til hensigt at kortlægge jeres fysiske arbejdsmiljø og er dermed den ene del af den lovpligtige arbejdspladsvurdering (APV). Som arbejdsmiljøgruppe LÆS MERE PÅ AMBUONLINE På APV-sitet på AMBUonline kan du læse mere om: Den fysiske APV, f.eks.: Forskellige metoder til at gennemføre fysisk APV Tjeklister til den fysiske APV Fokuspunkter for den fysiske APV Den psykiske APV, f.eks.: Det nye spørgeskema De nye deltagelseskriterier De forskellige rapporttyper Fokuspunkter for den psykiske APV har I ansvaret for at gennemføre den fysiske APV, som skal gennemføres i perioden fra den 1. oktober-2. december 2018. Arbejdsmiljøgruppen har metodefrihed i forbindelse med den fysiske APV, og som arbejdsmiljøgruppe bestemmer I derfor selv, hvordan I vil kortlægge det fysiske arbejdsmiljø hos jer. Mange arbejdspladser laver løbende fysisk APV ved de to årlige arbejdsmiljøgennemgange, og jeres løbende arbejdsmiljøgang kan derfor med fordel planlægges sådan, at den kan indgå i den fysiske APV 2018. På APV-sitet på AMBUonline kan I læse mere om forskellige metoder til den fysiske APV f.eks. løbende APV, dialogmøder og rundgang og under materialer kan I finde redskaber, som kan være hjælpsomme i forbindelse med gennemførslen af den fysiske APV hos jer. Den fysiske APV skal uanset hvordan I vælger at gennemføre den munde ud i nogle fokuspunkter for det fysiske arbejdsmiljø. Fokuspunkterne skal indberettes i Arbejdsmiljødatabasen i LIS senest den 3. december 2018. Den psykiske APV: Trivselsundersøgelsen Den psykiske APV kalder vi også for trivselsundersøgelsen. Trivselsundersøgelsen har til hensigt at kortlægge jeres psykiske arbejdsmiljø og er dermed den anden del af den lovpligtige arbejdspladsvurdering (APV). Samtidig er undersøgelsen et vigtigt datainformeret redskab i det fortsatte arbejde med at udvikle attraktive og bæredygtige arbejdspladser i Børn og Unge. Som arbejdsmiljøgruppe har I ansvaret for gennemførelsen af trivselsundersøgelsen, som gennemføres i perio- 3
den fra den 22. oktober-4. november 2018. Forud herfor har I allerede været involveret i indberetningen af lokale spørgsmål og valideringen af medarbejdere. Trivselsundersøgelsen gennemføres som en fælles spørgeskemaundersøgelse blandt alle ledere og medarbejdere i Aarhus Kommune med et nyt spørgeskema, som er udviklet af Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø (NFA). Den 22. oktober 2018 vil samtlige månedslønnede medarbejdere modtage spørgeskemaet via deres @aarhus. dk-mail (såfremt de har en) samt i privat eboks. Den 6. december 2018 vil arbejdspladspladserne kunne hente resultaterne af trivselsundersøgelsen i Arbejdsmiljødatabasen i form af tre rapporttyper; en trivselsrapport, en kommentarrapport og et prioriteringskort. Den psykiske APV munder ligesom den fysiske APV ud i nogle fokuspunkter. Fokuspunkterne for det psykiske arbejdsmiljø og handleplanerne herfor skal indberettes i Arbejdsmiljødatabasen senest den 1. april 2019. Har du spørgsmål? Tidspunkt Aktivitet 20. august - 2. september 2018 Indsamling af lokale spørgsmål 17. - 30. september 2018 Validering af medarbejdere 1. oktober - 2. december 2018 Fysisk APV 22. oktober - 4. november 2018 Psykisk APV besvarelse af trivselsundersøgelse 3. december 2018 Frist for registrering af udfordringer for fysisk APV i LIS 6. december 2018 Lokale trivselsrapporter tilgængelige 18. december 2018 Hovedrapporten offentliggøres 1. april 2019 Frist for registrering af udfordringer og handleplaner for psykisk APV i LIS 18. december 2018 Hovedrapporten offentliggøres 1. april 2019 Frist for registrering af udfordringer og handleplaner for psykisk APV i LIS Har du spørgsmål? Hvis du har spørgsmål om den fysiske APV, kan de rettes til arbejdsmiljøkonsulent Lasse Holm på mail: lahol@aarhus.dk eller tlf.: 41857054 eller til arbejdsmiljøkonsulent Lene Stevn på mail: ls@aarhus.dk eller tlf.: 41857055. Hvis du har spørgsmål om trivselsundersøgelsen, kan de rettes til APV-hotlinen, Christina Muhs Nielsen på mail: apv@mbu.aarhus.dk eller tlf.: 41 87 31 59 4
Ekstern audit: Det her skal I være mere opmærksomme på: For nylig var DNV ( Det norske Veritas) på audit på omkring 100 arbejdspladser i Børn og Unge. Efter 2 ugers intense auditbesøg aflagde DNV rapport til Ledelse og Organisation den 14/9. Rapport og oversigter over afvigelser, ros og bemærkninger sendes til de besøgte arbejdspladser. Overordnet set er auditorernes indtryk at arbejdsmiljøgrupperne er meget kompetente og engagerede og gør en stor indsats i forhold til arbejdsmiljøet, især hvor der er tæt sammenhæng til kerneopgaven. Men vanen tro er der steder vi skal blive bedre: Arbejdspladsbrugsanvisninger til faremærkede produkter mangler desværre på rigtig mange arbejdspladser. Det er lovbestemt at faremærkede produkter har en lokal arbejdspladsbrugsanvisning, der viser hvordan man omgås produktet og hvad man gør, hvis uheldet er ude. Så hermed en opfordring til alle arbejdspladser: Tjek om I har produkter med faremærker på. Hvis det er produkt med gammelt ( orange faremærke skal produktet kasseres. Ved produkter med nye faremærker skal I være opmærksomme på Kan produktet erstattes af andet produkt uden faremærke? Hvis ikke skal produktet forsynes med to ting: Arbejdspladsbrugsanvisning Sikkerhedsdatablad (det samme som leverandørbrugsanvisning) Læs mere om den digitale løsning, hvor de mest almindelige produkters arbejdspladsbrugsanvisning og sikkerhedsdatablade kan hentes - her i denne udgave af AMBU-Nyt. APV: Nye institutioner skal sørge for at lave APV senest tre måneder efter at institutionen er taget i brug. Efter væsentlige ændringer skal der laves APV inden for tre måneder efter forandringen er trådt i kraft. Ved løbende APV skal dokumentation af indsatser og arbejde ske i Arbejdsmiljødatabasen Ulykker: Sæt fokus på nær-ved ulykker med det formål at uddrage læring til forebyggelse af ulykker på arbejdspladsen. Beredskab: Tænk beredskab bredere end brand, så der også er beredskab for de mest sandsynlige relevante nødsituationer. Eftersyn Værktøj - håndværktøj skal efterses jævnligt ifølge leverandørens anvisning og minimum en gang årligt. Sørg for at gøre det til en del af systematikken og dokumentér dette, fx ved klistermærker med dato for eftersyn. Stiger: Alle former for stiger ( også små trappestiger ) skal efterses en gang årligt. Sørg for at have systematik omkring jeres stigeeftersyn og sørg for dokumentation af eftersynet fx lille klistermærke på stigen med dato mærkat. 5
Når eksamen i arbejdsmiljø er en berigende oplevelse I sidste uge var Ørnereden i Lystrup til eksamen. De skulle evalueres på deres arbejde med arbejdsmiljøet. Det var ikke helt uden bekymring. Alligevel er de enige om, at det har været en positiv oplevelse, hvor de har fået brugbare råd med videre. Hvert år får udvalgte arbejdspladser i Aarhus Kommune besøg af ekstern audit. Her kommer en konsulent fra certificeringsfirmaet DNV-GL ud og vurderer om arbejdspladsen har et velfungerende arbejdsmiljøarbejde og lever op til de krav, der er på området. Besøget starter med en dialog om de tanker, arbejdspladsen gør sig, hvorefter de går en rundgang, hvor konsulenten har mulighed for at vurdere arbejdet i praksis. Torsdag den 13. september var Ørnereden i Lystrup de næste. Her var det pædagogisk leder Lene Pehrson, pædagog Anette Andersen og dagtilbudsleder Bente Jonsen, der med svedige håndflader bød censor Anna Ravn fra DNV-GL inden for. Spændte og forventningsfulde Det er med hjertebanken, at Lene og Anette sætter sig ved det grønne bord. De har haft svært ved at forberede sig til dagen, men mappen med de vigtige papirer ligger fremme. Lene beskriver, at det føles som en eksamen, så hun er nervøs og spændt for i dag. Hun går hver dag en morgenrunde, hvor hun kigger til medarbejderne og ser, hvordan huset ser ud. Hun er stolt over, at der altid er ryddeligt, men fortæller, at hun har udfordringer med, hvordan vuggestuepersonalet løfter børnene. Selvom Lene og Anette ikke helt ved, hvad de skal forvente af dagen, er de spændte på, hvordan Anna kan hjælpe dem. Jeg har store forventninger til i dag. Jeg er spændt på at lære mere om, hvordan vi kan forbedre vores arbejde, siger pædagog Anette, der er ny AMR i Ørnereden. Den omfattende rundgang Da rundgangen begynder, griber Anna fat om sin kuglepind og foreslår, at Lene fører an. Ude i krybberummet, hvor børnene sover, noterer hun ned, mens Lene fortæller om indretningen. Hun kigger sig omkring og foreslår, at Lene og Anette vurderer adgangen til de øverste kasser over barnevognene for at undgå belastninger. Turen går videre ind i garderoben, hvor Anna spørger, hvordan personalet klæder børnene på. Hun er optaget af, hvordan medarbejderne bruger ryggen. Lene forklarer, at både medarbejderne og børnene har en stol, så personalet ikke skal bøje sig ned. Da de går ind i baderummet, roser Anna dem for, at der er billede af børnene på deres kasser frem for kun deres navn. Da rundgangen er ved at være færdig, stopper Anna ved parkeringspladsen til børnenes små scootere, som hun er særligt begejstret for. Det er et miks af pædagogik, arbejdsmiljø og motorik. Her er tænkt på det hele, siger konsulent Anna. Det er en god idé at inddrage medarbejderne Tilbage ved det grønne bord forsøger Anna at tyde sine kragetæer på papiret. Lene og Anette er begejstret for de råd, som Anna giver dem. Hun foreslår Lene og Anette at være opmærksomme på ikke at agere løftet pegefinger overfor personalet. I stedet skal medarbejderne inddrages i runderingen og fremover selv tage del i arbejdet. Det er vigtigt, at I lærer af hinanden, for man kan hurtigt blive blind overfor egen praksis. Det skal være hjælp til selvhjælp, siger konsulent Anna og foreslår, at personalet for eksempel selv skal stå for at indrette det nye krybberum. Det får Lene til at tænke på, at man kan gøre én af medarbejderne fra hver stue ansvarlig for at have fokus på ergonomi på skift. Ideen møder opbakning fra Anette, der 6
forsikrer, at det er meget forskelligt, hvordan de forholder sig til for eksempel løft af børnene på de forskellige stuer. En positiv oplevelse for alle Da eksamen er overstået, er der ingen tvivl om, at Lene, Anette og Bente synes, at dagen har været berigende. Anna gav os gode, konstruktive og nemme tips. Især den med at inddrage personalet i runderingen, siger pædagogisk leder Lene, mens Bente forsikrer, at de er blevet mere skarpe på, hvor de skal sætte flere ressourcer ind. Lene pointerer, at stemningen har været god under hele besøget. Hun roser Anna for at lægge vægt på en god dialog. Hun havde stor respekt for vores arbejde, og det var fedt at opleve. Det er små ting i hverdagen, vi skal ændre, men som vil gøre det nemmere for os, siger pædagogisk leder Lene. Da censor er gået, forsikrer Lene, at det slet ikke var værd at have ondt i maven for. Hun vil fremover ikke frygte at skulle til eksamen i arbejdsmiljø. Trods svedige håndflader og hjertebanken ender Ørnereden i Lystrup med en god karakter for deres arbejde med arbejdsmiljøet. Lene og Anette vil modtage en rapport med kommentarer, som indeholder både roser og forbedringsforslag, som de kan bruge som rettesnor fremover. Parkeringspladsen til børnenes små scootere. 7
Farlige stoffer på arbejdspladsen Kan I tackle en skarp situation? Håndtering af faremærkede kemiske stoffer kan være en udfordring at tage hånd om for arbejdsmiljøgruppen. På langt de fleste af vores arbejdspladser er der kun faremærket kemi i begrænset omfang, fx opvaskemiddel, håndsprit og andre lignede materialer til brug i køkkenet og på badeværelset. I skolernes faglokaler og hos teknisk service er der en større mængde af faremærkede stoffer, som kræver kyndig håndtering og særlige arbejdspladsbrugsanvisninger - i daglig tale forkortet APB. Det er en af arbejdsmiljøgruppens mange opgaver at udarbejde disse APB er, og at kontrollere at APB en findes i nærheden af stoffet og at den bliver fulgt uanset om det vedrører opvaskemiddel, håndsprit eller faremærkede produkter fra fysik/kemilokalet og værkstedet. Formålet med en arbejdspladsbrugsanvisning - APB - er, at alle medarbejdere kender til de farer, der forbundet med at bruge stofferne og ikke mindst kender til de forholdsregler, der skal tages, når man håndterer stofferne og hvis uheldet er ude. Hvordan en APB skal udarbejdes kan I lære mere om på AMBU online HER. En af udfordringerne med APB er er, at der skal vedhæftes et opdateret sikkerhedsdatablad for stoffet - også kendt som leverandøranvisninger. Sikkerhedsdatabladet findes på alle faremærkede produkter (find dem i indkøbsaftalen.)de bliver med jævne mellemrum opdateret og det er et stort arbejde at sikre, at det er de seneste sikkerhedsdatablade, der er vedhæftet APB en. Men der er hjælp at hente - Arbejdsmiljøgruppen kan få hjælp til deres arbejde med det faremærkede kemi med programmet Chemi Control, hvor har man en digital APB. Her er sikkerhedsdatablade til produkterne fra indkøbsaftalen altid opdateret og I har mulighed for at printe QR koder med de enkelte stoffer. Derudover kan I printe de nyeste faremærke ikoner til at sætte på jeres kemi ( det er lovpligtigt at faremærkede produkter har de nye faremærker i stedet for de ældre orange mærker). Adgang til ChemiControl kræver at arbejdspladsen har en pc eller en tablet/smartphone. Alle skoler har deres eget login til kemisamlingen i fysiklokalet og en til teknisk service. Derudover har vi samlet den håndfuld stoffer, de fleste daginstitutioner og klubber har stående i køkkener og badeværelser. Her er links til siden hvor I kan finde arbejdspladsbrugsanvisning og sikkerhedsdatablad for de mest almindelige produkter i køkken og bad. Arbejdsplads brugsanvisningen er klar til brug og kan printes ud, så den er tilgængelig i nærheden af produktet. Sørg for at indholdet i den er kendte af brugerne og at der er almindeligt kendskab til hvor arbejdsmiljøhylden er, dvs. hvor evt. handsker o.lign. opbevares. Computer: HER Mobil/tablet: HER Har I faremærket kemi, der ikke er i databasen, skal I stadig lave en gammeldags APB i papirform som supplement til de digitale APB er. Overvej om der er faremærkede stoffer, I kan undvære og dermed slippe for at udarbejde en APB, eller om I kan erstatte nogle af jeres produkter med produkter, som findes i den digitale løsning. Se video om APB HER 8
På forkant Branchefællesskabet om arbejdsmiljø (BFA) har udarbejdet et hæfte, der giver inspiration og konkrete værktøjer til et godt samarbejde om psykisk arbejdsmiljø i arbejdsmiljøgruppen. Formålet er at inspirere arbejdsmiljøgruppen til at komme et skridt foran i arbejdet med arbejdsmiljøet. Materialet er i tråd med Aarhus Kommunes arbejdsmiljøpolitik. Hæftet beskriver en bred vifte af konkrete og gennemprøvede metoder til at sætte arbejdet i system. Metoderne er nemme at bruge og rammer mange af de problemstillinger, som arbejdsmiljøgrupper i Børn og Unge også har udfordringer med. Hæftet fokuserer især på det psykiske arbejdsmiljø, men metoderne kan bruges i det generelle arbejde med arbejdsmiljøet. Du kan hente materialet HER. 9
Arbejdsmiljøregler for ansatte mellem 13 og 18 år i Børn og Unge Interne audits og oplysningskampagnen Jobpatruljen har givet anledning til at gøre opmærksom på, at der er skærpede arbejdsmiljøregler for unge under 18 år. I arbejdsmiljøloven skelnes der mellem to grupper af unge under 18 år: De undervisningspligtige (13-16-årige) De 16-18-årige. De skærpede arbejdsmiljøregler for unge under 18 er yderligere skærpet for de 13-16-årige. Unge under 18 år er omfattet af de samme arbejdsmiljøregler som alle andre, der arbejder for en arbejdsgiver. Derudover gælder en række særlige beskyttelsesregler for unge blandt andet med hensyn til de maskiner og tekniske hjælpemidler, som de unge må arbejde med. Læs mere om det hos Arbejdstilsynet HER Instruktion: For alle ansatte under 18 år gælder en skærpet pligt for arbejdsgiver til at instruere og føre tilsyn med at arbejdet udføres forsvarligt. For eksempel står der i bekendtgørelsen om unges arbejde HER, at der.især skal tages hensyn til de særlige risici, der skyldes deres manglende erfaring, manglende bevidsthed om risici samt det forhold, at de endnu ikke er fuldt udviklede. Arbejdet skal udføres under effektivt tilsyn af en person, der er fyldt 18 år og har fornøden indsigt i arbejdets art. Tilsynet skal tilpasses arbejdets art. APV: Såfremt det vurderes, at de unge udfører arbejde, der kan udgøre (selv en mindre) risiko, er der krav om at der udarbejdes særskilt risikovurdering/apv for den unges arbejdsopgaver. Som arbejdsgiver skal vurdere du, om der er nogle særlige risici forbundet med det arbejde, den unge skal lave. Du skal beskrive risiciene særskilt i din arbejdspladsvurdering (APV). Hvilke arbejdsopgaver må unge ikke sættes til?: Arbejde med eller i farlig nærhed af maskiner. Forbuddet gælder alle maskiner - undtaget ufarlige husholdnings- eller kontormaskiner som fx støvsugere og kopimaskiner. De undervisningspligtige (13-16-årige) må ikke betjene en industriopvaskemaskine, for den ikke betragtes som en ufarlig husholdningsmaskine, hvilket vi specifikt har undersøgt hos Arbejdstilsynet. Arbejde med eller i farlig nærhed af farlige stoffer og materialer. Forbuddet gælder alle farlige stoffer og materialer. Bemærk: Reglerne gælder alene for ansættelsesforhold og ikke for elever, der eksempelvis laver mad under pædagogisk opsyn 10