aktørhåndbog Naturmødet 2019
aktørhåndbogen 2019 INDHOLD Om Naturmødet... 3 - Naturmødets principper... 3 Sådan tilmelder du dig som aktør... 4 - Vigtige deadlines... 4 - Gør dit indhold skarpt... 5 - Thunderdome, Life og Learn... 6 - Tilmelding af stadeplads... 7 - Lav begivenheder på din stand... 8 - Priser for leje af stadepladsarealer og telte 2018... 9 Praktisk info omkring stadepladser... 12 - Tildeling af arealer... 12 - Strøm på... 12 - Betaling... 12 Krav til stadepladsholdere... 13 - Minimumsåbningstider... 13 - Get in/get out... 13 - Hold jer på måtten... 13 - Aflevering af stadepladsareal og affaldshåndtering... 14 Tilmelding af aktiviteter på Explore... 15 Sikkerhed og ansvar... 16 Bål og brand... 17 Force majeure... 17 2
aktørhåndbogen HVAD ER NATURMØDET? Naturmødet er naturens eget folkemøde. Her mødes alle vi, som elsker naturen, bruger den, interesserer os for den, ved noget om den, bestemmer over den, lever eller spiser af den. Eller som bare er nysgerrige og vil vide mere om den. Over 3 dage udveksler vi holdninger, viden og naturglæde. Vi taler, lytter, debatterer og oplever. Og når vi tager hjem, er vi blevet lidt klogere - både på naturen og hinanden. Naturmødet 2019: Officiel åbning: torsdag den 23. maj 2019 kl. 14.00 Officiel afslutning: lørdag den 25. maj 2019 kl. 16.00 Naturmødets principper Det er vigtigt for Naturmødet at koble debatten med aktiviteter, hvor man kan mærke naturen. Derfor er Naturmødet en mangfoldighed af samtaler, debatter og oplevelser, hvor gæster, aktører og frivillige giver til hinanden. Naturmødet er et fællesskab man er med i, men det forudsætter, at man overholder Naturmødets principper: Dagsordenssættende Naturmødet er et dagsordenssættende fællesskab, hvor vi alle bidrager Forhold dig Naturmødet er for alle. Vi vil fejre, forandre og forstærke vores forhold til og anvendelse af naturen Ikke kommercielt Naturmødet er ikke en salgsplatform og aktiviteter skal være gratis for deltagere 3
aktørhåndbogen 2019 SÅDAN DELTAGER DU SOM AKTØR Naturmødet giver dig flere muligheder for at deltage som aktør. Du kan Arrangere og facilitere indhold på platformene Thunderdome, Life og Learn (se side 5-6) Leje en stadeplads i The Village med telt og afvikling af begivenheder (se side 7-14) Arrangere aktiviteter på platformen Explore (se side 15) Du kan læse mere om, hvordan du deltager på naturmødet.dk Bemærk! Har du allerede oprettet dig som aktør i 2018, kan du genbruge dit brugernavn og login til tilmeldingssystemet. Vær dog opmærksom på, at vi tømmer din profil for indhold hvert år, så den vil derfor være tom, når du logger ind første gang. Har du glemt dit brugernavn eller login, følger du bare vejledningen for at få tilsendt et nyt. Vigtige deadlines 6. januar 2019 Sidste frist for indmelding af forslag til indhold på scenerne Thunderdome, Life og Learn. Uge 2 2019 Naturmødet udvælger de forslag, som går videre og sender invitationer ud til første workshop. 24. januar 2019 Første workshop i København. Her får I mulighed for at kvalificere og diskutere jeres indhold med andre arrangører og moderatorerne. 7. februar 2019 Sidste frist for tilmelding af stadepladser i The Village. 7. marts 2019 Anden workshop i København. Her skal indholdet færdiggøres. 18. marts 2019 Endelig ordlyd for indhold og sikkert tilsagn fra deltagerne skal være meldt ind. Indhold, som ikke er endeligt indmeldt til denne dato, vil IKKE komme med i programmet. 25. marts 2019 Det endelige program for indholdet på Thunderdome, Life og Learn offentliggøres. 8. april 2019 Deadline for tilmelding af begivenheder på stande og aktiviteter på Explore (i forhold til det trykte program) 4
aktørhåndbogen GØR DIT INDHOLD SKARPT Til Naturmødet 2019 udvikler vi koncepterne for de tre scener Thunderdome, Life og Learn (se side 6). Vi vil især prioritere indhold (debatter, oplæg, workshops og samtaler), som er gennemtænkt, passer til den pågældende scene og lever op til nedenstående krav: Aktualitet National relevans Kant Flere vinkler på emnet Udvid horisonten for deltagere og publikum Større gensidig forståelse Bidrag til fælles løsninger Det er meget vigtigt, at indholdet på alle scener lægger op til at inddrage publikum aktivt. Naturmødets tema 2019 er Fra snak til handling. Vi prioriterer derfor indhold, som konkret foreslår, hvordan vi kommer fra snak til handling. Sådan tilmelder du forslag til indhold Send os dit forslag til indhold på de tre scener på naturmødet.dk/tilmeld senest 6. januar 2019 Spørgsmål? Vil du vide mere om de tre scener og hvordan du leverer indhold til dem, så kontakt: Thunderdome Emil Dietz Fuglsang, edf@hjoerring.dk, tlf. 72 33 67 77 Life Karin Krogstrup, kk@hjoerring.dk, tlf. 72 33 67 52 Learn Line Dam-Hansen, line.dam-hansen@hjoerring.dk, tlf. 72 33 67 27 5
aktørhåndbogen 2019 THUNDERDOME, LIFE OG LEARN Thunderdome, Life og Learn er Naturmødets tre hovedscener. Hver scene har sit eget koncept, og det er derfor vigtigt at skræddersy sit indhold til den scene man ønsker at byde ind på. Thunderdome Hovedscenen for de store debatter på tværs af interesseorganisationer og politiske partier. Debatterne kan varieres i længde alt efter antallet af debattører og emne. Vi anbefaler, at hver debat indledes med et kortfattet oplæg fra en fagperson, som kridter banen op. På den måde bliver debatten mere konkret og vi får et fælles udgangspunkt at debattere ud fra. Tilhørerne skal inddrages i debatten - gerne på nye og kreative måder. Der kan maksimalt være fem debattører på Thunderdome. Life Her inviterer moderatoren indenfor til en god samtale. Stemningen er afslappet og lægger op til en intim snak mellem folk med noget på hjerte. På Life er det personlige i centrum. Viden og personlige erfaringer deles i en samtale, som bygger på en nysgerrighed og interesse for at inspirere og blive inspireret - både at give og modtage. Deltagerne skal på trods af deres forskellige tilgange og holdninger til natur forsøge at udfordre sig selv til at forstå hinanden, bygge bro og finde nye og bedre veje. Tilhørerne skal få stof til eftertanke og meget gerne inddrages i samtalen. Der kan maksimalt være tre deltagere på Life. Learn Scenen til faglig formidling og vidensdeling. Her foldes det ukendte, svært tilgængelige eller overraskende ud. Fokus skal være på den nyeste viden og erfaringer. Learn kan rumme tre typer af indslag: Naturtalks, som er korte oplæg af ca. 10 minutters varighed om den nyeste viden med efterfølgende korte opklarende spørgsmål samt dialog med publikum. Ligger i blokke af 1 times varighed med ca. fem oplæg. Max. to oplægsholdere til hver Naturtalk. Længere dybdegående foredrag af 30-45 minutters varighed med efterfølgende opklarende spørgsmål. Her kobler vi naturen med helt andre områder som fx økonomi, kunst og religion. Formidlingen skal være inddragende både under og efter foredraget. Max. to foredragsholdere og kun ét emne. Workshops er længere sessioner på ca. 2 timer, som består af interagerende idéudvikling til fremtidig forskning eller naturprojekter. Arrangørerne gennemgår et emne og lægger op til diskussion og udvikling af idéer, der fx kommer med forslag til, hvordan vi kommer fra snak til handling. Workshoppen skal have et klart formål. Gerne flere deltagende arrangører. 6
aktørhåndbogen TILMELDING AF STADEPLADS OG BEGIVENHEDER Deltager du i Naturmødet med en stand, bliver du aktør i The Village. The Village er det naturlige centrum for Naturmødet. Her lejer en lang række organisationer og foreninger stande. Når man har en stand, skal den som minimum være åben for besøgende indenfor nedenstående minimumsåbningstid: Dato Tidsrum Torsdag den 23. maj kl. 14.00-19.00 Fredag den 24. maj kl. 9.00-19.00 Lørdag den 25. maj kl. 10.00-16.00 Bemærk venligst get in/get out tidspunkterne (se side 13). Sådan tilmelder I jer Tilmeld jeres stadeplads på naturmodet.snapp.dk/login I tilmeldingsprocessen af en stand bliver I bedt om at angive jeres behov for leje af areal, telt og inventar. Du kan læse mere om størrelser og priser i de følgende afsnit. OBS: Indholdet i jeres tilmelding vises først på hjemmesiden og i app en, når du har klikket Udgiv. Har I spørgsmål, så kontakt Rasmus Kolind Bang på rkb@hjoerring.dk eller på tlf. 29 37 89 37. Deadline for tilmelding af stande er fredag den 7. februar 2019. Småt men godt Er I en mindre organisation, som gerne vil deltage i Naturmødet, men som ikke har de økonomiske ressourcer til at leje og bemande en stand, så råder Naturmødet over et mindre areal, som man kan låne gratis i 3 timer (inkl. opstilling og nedtagning). Kontakt Rasmus Kolind Bang på rkb@hjoerring.dk eller på tlf. 29 37 89 37, hvis du vil vide mere. 7
aktørhåndbogen 2019 Lav begivenheder på jeres stand Som stadepladsholder har I mulighed for at afholde begivenheder på jeres stand. Det kan fx være en debat, en workshop eller et foredrag. Kun fantasien sætter grænser! Vi stiller ikke krav til indholdet, men vi forventer, at I forholder jer til temaet for Naturmødet 2019 Fra snak til handling. Samtidig skal jeres indhold overholde Naturmødets principper (se side 3). Hvis I ønsker at jeres begivenheder skal fremgå af programmet, skal I udfylde felterne når I tilmelder jeres stand. I behøver ikke at udfylde alle felter på én gang i tilmeldingsprocessen, da I løbende kan redigere i jeres indhold. I har mulighed for at ændre i beskrivelser, tidspunkter m.m. for jeres begivenheder helt frem til Naturmødet er afsluttet. Vær dog opmærksom på, at ændringer efter den 8. april 2019 ikke kommer med i det trykte program, men kun i Naturmødets app. 8
aktørhåndbogen PRISER FOR LEJE AF STADEPLADSER OG TELTE Prisen for den obligatoriske grundpakke for stadepladsholdere er 2.000 kr. Denne pakke indeholder strøm, affaldshåndtering, brandslukningsmateriale og brandopsyn. Standardpris for areallejer er 150 kr. m 2. Priser for leje af stadepladsareal: Arealstørrelse for pagodetelte Pris 5 x 5 3.750 kr. 5 x 10 7.500 kr. 5 x 15 11.250 kr. 5 x 20 15.000 kr. Arealstørrelse for alm. telte Pris 3 x 3 1.350 kr. 3 x 6 2.700 kr. 6 x 6 5.400 kr. 6 x 9 8.100 kr. 6 x 12 10.800 kr. 6 x 15 13.500 kr. OBS: Telt og inventar er ikke inkluderet i lejen af stadepladsarealet. 9
aktørhåndbogen 2019 Priser for leje af telt: Størrelse på pagodetelte Pris for leje 5 x 5 3.400 kr. 5 x 10 5.600 kr. 5 x 15 8.100 kr. 5 x 20 10.600 kr. Størrelse på alm. telte Pris for leje 3 x 3 2.900 kr. 3 x 6 3.400 kr. 6 x 6 3.600 kr. 6 x 9 3.800 kr. 6 x 12 4.900 kr. 6 x 15 5.800 kr. OBS: Priser på telte er inklusiv opstilling/nedtagning, forankring med beton og transport. Ønsker I at medbringe eget telt forudsætter dette, at teltet har brandgodkendt teltdug og har godkendt teltcertificering. Vær desuden opmærksom på, at I skal bruge betonklodser til sikring mod vind og vejr, da der ikke må slås pløkker i asfalten (disse kan lejes gennem Naturmødet). Henvend jer til Rasmus Kolind Bang på rkb@hjoerring.dk eller tlf. 29 37 89 37, så vi kan finde en optimal placering ift. målene på jeres telt. Godkendt teltcertificering skal sendes til ovenstående mail og medbringes under Naturmødet, da brandmyndighederne vil syne alle stande inden Naturmødets opstart. 8 10
aktørhåndbogen Leje af inventar Det er også muligt at leje borde og stole, når I tilmelder jeres stand. Priser for leje af inventar: Alm. bord 80 x 180 cm Cafe ståbord Ø 120 cm Stole 40 kr./stk. 40 kr./stk. 10 kr./stk. Deadline for leje af inventar er fredag den 7. februar 2019. 11
aktørhåndbogen 2019 PRAKTISK INFO OMKRING STADEPLADSER Tildeling af arealer For at få puslespillet til at gå op, fordeler Naturmødets sekretariat placeringen af de forskellige stande. Som aktør må I gerne ønske en bestemt placering, som så vidt muligt vil forsøges imødekommet. I vil senest 2 uger før Naturmødet få besked om jeres placering. Strøm på Som noget nyt i år er strøm en del af grundpakken. Det betyder, at alle stande har indlagt strøm. Max forbrug er 1100 W (trækker fx 1 PC, 1 kaffemaskine og 1 mobiloplader). Strømmen trækkes frem til jeres stand. Husk at medbringe forlængerledning godkendt til udendørsbrug med 3 ledere og stik til jord, så I selv kan fordele strømmen på standen. Der må kun anvendes apparater, der har godkendte stik med jord, da alle stande befinder sig udendørs. Dermed undgår vi, at nogen får stød eller der sker kortslutninger. Dækker basispakken ikke jeres strømbehov, så kontakt Rasmus Kolind Bang på rkb@hjoerring.dk eller tlf. 29 37 89 37. Betaling Ved tilmelding af en stand, vil I blive bedt om at oplyse jeres CVR-nummer og/eller EAN-nummer. Har I både et CVR-nummer og et EAN-nummer, oplyses begge. Efter Naturmødet 2019, vil I modtage en elektronisk faktura på det samlede beløb for grundpakke, leje af areal, telte samt inventar. 12
aktørhåndbogen KRAV TIL STADEPLADSHOLDERE Minimumsåbningstider Stadepladsarealet skal i videst mulige omfang være åben for publikum under hele Naturmødet. Det vil sige, at jeres stand som minimum skal være åben for besøgende indenfor minimumsåbningstiden (se side 7). Get in/get out Indlevering til stande i The Village skal i videst muligt omfang foregå udenfor Naturmødets minimumsåbningstider. Der må køres i området op til en time før åbning og igen en time efter lukning af stadepladsen. Ved akut behov for levering koordineres dette med den sikkerhedsansvarlige. Dato Get in Get out Torsdag den 23. maj kl. 8.00-12.00 kl. 19.00-20.00 Fredag den 24. maj kl. 8.00-9.00 kl. 19.00-20.00 Lørdag den 25. maj kl. 9.00-10.00 kl. 16.00-18.00 Hold jer på måtten Det er vigtigt, at I ikke breder jer ud over det lejede areal af hensyn til brandveje, sikkerhed og i forhold til deltagernes mulighed for at komme ind på de forskellige stande. 13
aktørhåndbogen 2019 Aflevering af stadepladsareal og affaldshåndtering Nedtagning af stand må påbegyndes lørdag kl. 16.00 og skal senest være afsluttet lørdag kl. 18.00. Erfaringen viser, at der genereres en del affald på Naturmødet, og det er vigtigt for os at få affaldet samlet ind og sorteret mest muligt. I Hjørring Kommune betragter vi affald som en ressource! Derfor vil der være opstillet containere til affaldssortering på pladsen. Containerne er både for de besøgende, men også for dig som stadeholder. Vi opfordrer til, at du overvejer dit valg af materialer, som medbringes til Naturmødet og hvordan de skal sorteres, når de skal bortskaffes. Vi har trashtalkers, der gerne vil hjælpe, hvis I skulle have spørgsmål. Trashtalkerne vil også stå for udleveringen af affaldssække om lørdagen, når der skal ryddes op. Så vi opfordrer alle til at få sorteret affaldet i de rigtige containere -vi skal nok sørge for, at der er plads nok. Vi glæder os til et Naturmøde med mere fokus på ressourcerne i affaldet. 14
aktørhåndbogen TILMELDING AF AKTIVITETER PÅ EXPLORE Under Naturmødet har I mulighed for gratis at arrangere en eller flere aktiviteter på platformen Explore. Explore er ikke tilknyttet en scene, men foregår udendørs i og omkring Hirtshals. Når I tilmelder en aktivitet, bliver I derfor bedt om at angive, hvor jeres aktivitet finder sted. For at gøre det nemt for deltagerne at finde aktiviteten, kan I angive placeringen i tilmeldingsmodulet. Så fremgår placeringen både i app en og i det trykte program. Sådan tilmelder I jer Tilmeld jer som aktivitetsaktør på naturmodet.snapp.dk/login Det er i tilmeldingsprocessen ikke nødvendigt at udfylde alle felter på én gang, da I løbende kan redigere i jeres indhold. I har mulighed for at ændre i beskrivelser, tidspunkter m.m. for jeres aktiviteter helt frem til Naturmødet er afsluttet. Vær dog være opmærksom på, at ændringer efter den 8. april 2019 ikke kommer med i det trykte program, men kun i Naturmødets app. Har I spørgsmål, så kontakt vores eventkoordinatorelev Katrine Schielder Bjerg på kb@hjoerring.dk eller på tlf. 50 43 05 65. 15
aktørhåndbogen 2019 SIKKERHED OG ANSVAR Naturmødet kan aflyse en stand eller aktivitet, hvis Naturmødet ikke finder forholdene i orden. Som aktør er det dig, der har ansvaret for, at jeres aktiviteter, begivenheder eller debatter gennemføres under sikre rammer og forhold i dialog med Naturmødet. Arrangerer I debatter, koncerter eller andre aktiviteter, er det jer, der har det fulde ansvar for at sikre, at arrangementet gennemføres på en sikkerhedsmæssig forsvarlig måde. Arrangementer med høj lyd (fx koncertaktiviteter) skal godkendes af Naturmødet af hensyn til de øvrige aktører og sceneprogrammet. Naturmødet har et nattehold, der runderer i The Village mellem kl. 23.00 og 08.00. Dette er primært af brandsikkerhedsmæssige årsager og ikke et vagthold. Teamet holder selvfølgelig øje med standene, men ansvaret for indholdet og genstande i teltene, påhviler fortsat dig som stadepladsholder. Naturmødet er ikke erstatningspligtig for bortkomne genstande. I fald det bliver nødvendigt at evakuere Naturmødet, vil samlingsstedet for aktører være i lobbyen på Hotel Hirtshals. OBS! Alle stadepladser skal opstilles og indrettes, så de er klar til syn og brandgodkendelse senest torsdag den 23. maj kl. 12.00. 16
aktørhåndbogen BÅL OG BRAND Al brug af gas og/eller åben ild skal godkendes af Naturmødet. Derfor skal du ved tilmelding oplyse, om du ønsker at have bål eller bruge gas. Brug af gas forudsætter, at der foreligger en gasattest på apparatet. Denne vil blive foretaget af Naturmødet på opstillingsdagen. Naturmødet leverer brandslukningsmateriel til de aktører, der skal bruge det i forhold til brandgodkendelser. Materiellet skal afleveres igen ved afrejse i samme stand, som det blev overleveret. Beskadigelse af brandslukningsudstyret vil blive faktureret. Naturmødet hænger en sikkerhedsinstruks op i alle telte. Det er dit ansvar, at alle tilknyttet standen har læst denne. Der er brandsyn på opstillingsdagen den 23. maj mellem kl. 12.00-13.00. Som stadepladsholder skal du sikre, at du på det tidspunkt har dine installationer klar og godkendt, og at I har fået læst sikkerhedsinstrukser og placeret brandslukningsmateriel. Force majeure Ved vejrlige eller udefrakommende forhold, der gør det nødvendigt at lukke stande eller scener, kan Naturmødet ikke gøres økonomisk ansvarlig for dette. Det betyder, at det ikke er muligt at få refunderet hele eller dele af grundpakken og areal-, telt- eller inventarlejen. Vi glæder os meget til at tage imod jer, så vi sammen kan skabe et fantastisk Naturmøde 17