Boliger med kvalitet Bo42 Gartnervangen 20 Tlf.: 5695 1942 E-mail: bo42@bo42.dk 3700 Rønne www.bo42.dk Bestyrelsen Referat 2012/05 Bestyrelsesmøde, afholdt den 15. maj 2012, kl. 15.00 Tilstede: Formand Helge Hansen (HH), Tina Andersen (TA), Per Carlo Nilsson (PCN), Britta Hammer Sonne (BHS), Finn Henriksen (FH), Grete Sonne (GS), Evy Pauck (EP), Flemming Thorsen (FT), og Morten Bech (MB) samt uden stemmeret forretningsfører Ebbe Frank (EF) og Lise Møller Rieck (LMR). Fraværende: Dagsorden: Indledningspunkter: 1. Kommentarer til dagsorden og punkter til eventuelt. 2. Godkendelse og underskrift af referat fra tidligere bestyrelsesmøde. Beslutningspunkter: 3. Åbningsbalance pr. 1. januar 2012. 4. Afdeling Svaneke, administrationsudgifter 1. kvartal 2012. 5. Folkemøde 2012. 6. Årsberetning. 7. Forlængelse af forsikringsaftale med ALKA Forsikring. 8. Møllegården, byggeregnskab, vindue- og dørprojekt. 9. Afdeling 6, renoveringssag, valg af Lejerbo som forretningsfører. 10. 1. kvartalsrapport 2012. Orienteringspunkter: 11. Formanden orienterer. 12. Forretningsføreren orienterer. 13. Orientering fra udvalg, bestyrelsesmedlemmer m.v. Eventuelt. 1. Kommentarer til dagsorden og punkter til eventuelt. EF ønskede 1. kvartalsrapport sat på dagsordenen som punkt 10, hvormed orienteringspunkterne rykkes, hvilket blev enstemmigt godkendt. Der var ingen punkter under eventuelt. 2. Godkendelse og underskrift af referat fra tidligere bestyrelsesmøde. Referat nr. 2012 04 blev enstemmigt godkendt og underskrevet af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer. side 1 af 5
3. Åbningsbalance pr. 1. januar 2012. EF fremlagde åbningsbalance pr. 1. januar 2012 for fusion af Bo42 og Svaneke Boligforening. Åbningsbalancen, udarbejdet af Bornholms Revision 17. april 2012, var udsendt sammen med indkaldelsen. Åbningsbalancen blev enstemmigt godkendt og underskrevet. 4. Afdeling Svaneke, administrationsudgifter 1. kvartal 2012. Bo42 har overtaget administrationen pr. 1. april 2012. Administrative udgifter før den 1. april 2012 afholdes som udgangspunkt i afdelingen, da det foreligger forud for vor administration, hvor der ikke er opkrævet administrationsbidrag til Bo42. Visse direkte udgifter i forbindelse med fusionen skal dog lovgivningsmæssigt afholdes af boligorganisationen, bl.a. løn til den tidligere formand i Svaneke Boligforening. I henhold til beslutning på sidste møde har der været forhandlinger med Bornholms Forvaltning og Nexø Revision om fakturaer for udført arbejde som skulle være medtaget inden fusionen pr. 1. januar 2012. Nexø Revision har tilbudt, at sagen kan lukkes med en kreditnota på kr. 15.625, og Bornholms Forvaltning har tilbudt kreditnota på kr. 15.000. EF indstillede til, at tilbuddene accepteres og sagen lukkes. Indstillingen blev enstemmigt godkendt. 5. Folkemøde 2012. EF oplyste, at han på ny har været i kontakt med BL for at få en afklaring af rammerne for deltagelse i BL s stand på folkemødet. Tidsfristen fra BL er meget kort med henblik på at indarbejde et oplæg fra boligorganisationerne på Bornholm. Det er ikke BL s tanke, at der skal være en traditionel stand med promovering af de enkelte boligorganisationer. Der er mere lagt op til, at de lokale boligorganisationer kan komme med et fælles oplæg til arrangementer; eks. rundvisninger i boligområder. Efter drøftelser blev det enstemmigt besluttet, at Bo42 ikke deltager i Folkemøde 2012. 6. Årsberetning. HH fremlagde bilaget Det boligsociale Projekt, som var udsendt sammen med indkaldelsen. I henhold til tidligere beslutning skal oplægget, der er udarbejdet af den boligsociale medarbejder Peter Søndergaard, indgå som bilag til den mundtlige beretning. Med baggrund i bilaget var der ønske om forkortelse af ansnittet Boligsociale projekt i den mundtlige beretning. Der var ligeledes ønsker om en præcisering i afsnittet Afdelingerne og tilføjelse i relation til gæsteværelser. EF og BHS sender oplæg på henholdsvis Afdelingerne og gæsteværelser. Det blev enstemmigt besluttet at lade årsberetningen stå åben med mulighed for en sidste opdatering. side 2 af 5
7. Forlængelse af forsikringsaftale med ALKA Forsikring. HH fremlagde fornyelsesoplæg fra ALKA Forsikring pr. 1. januar 2013, som var udsendt sammen med indkaldelsen. Vor nuværende aftale udløber den 31. december 2012, men der er mulighed for en forlængelse på 2 år. ALKA Forsikring har tilbudt, at bygningsforsikringen kan fortsætte til en årlig nettopræmie på kr. 732.060 inkl. alm. indeks ved at forny hele forsikringsforholdet for 2 år til udløb 31. december 2014. Det betyder, at de ud fra nuværende dækningsgrad og forsikringssummer ønsker at nedsætte præmien med kr. 38.529 netto. Øvrige forsikringer vil fortsætte til nugældende præmier tilladt almindelig indeksstigning. Det blev enstemmigt vedtaget at forlænge forsikringsaftalen med ALKA Forsikring. 8. Møllegården, byggeregnskab, vindue- og dørprojekt. EF fremlagde byggeregnskab for vindue- og dørprojekt for Møllegården, som var udsendt sammen med indkaldelsen. Der er afholdt flere omkostninger en oprindelig planlagt i projektet, hvilket del skyldes ekstra følgearbejder og nye krav om registrering af støttede renoveringsarbejder. Byggeskadefonden, hvortil der er betalt byggeskadeforsikring på kr. 13.784. Den foreløbige lejeforhøjelse på 4,31 % fastholdes. Byggeregnskabet blev enstemmigt godkendt. 9. Afdeling 6, renoveringssag, valg af Lejerbo som byggeforretningsfører. HH fremlagde oplæg fra Lejerbo til gennemførelse af Landbyggefondssag i Afdeling 6, såfremt Bo42 vælger at tilknytte Lejerbo som byggeforretningsfører. Materialet var udsendt sammen med indkaldelsen. Det er tidligere blevet besluttet at rette henvendelse til Lejerbo på forretningsfører niveau for at afklare muligheder for et samarbejde for at få tilført ressourcer til at fremme Landbyggefondssager. Lejerbos oplæg indeholder foreløbig tidsplan for gennemførelsen og standard byggesagshonorarer. Frem til skema A udføres projektledelse og proceshåndtering for kr. 25.000. For sagens gennemførelse beregner Lejerbo 2,5 % af de første kr. 3.605.700, 2,0 % af de næste kr. 18.000.200, 1,5 % af de næste kr. 50.369.000, kr. 1,3 % af de næste kr. 71.974.900. Alle beløb er ekskl. moms. EF anbefalede, at arbejdsfordelingen bliver afklaret, og der bliver indført en klausul i aftalen om, at hvis vi skal afgive ressourcer, skal Bo42 have en andel af byggesagshonoraret. Det blev enstemmigt besluttet at give EF mandat til at forhandle aftale med Lejerbo med klausulen. side 3 af 5
10. 1. kvartalsrapport 2012. EF gennemgik budgetkontrol for det 1. kvartal i 2012 for boligorganisationen sammenholdt med budgettet for perioden. Budgetkontrol var udsendt sammen med indkaldelsen. Budgetkontrollen udviste et overskud pr. 31. marts 2012 på kr. 212.000, med samlede afholdte udgifter på kr. 1.172.000 mod budgetteret kr. 1.192.000, svarende til et mindre forbrug på 2 %. Der må dog som altid tages stort forbehold for resultatet, da indtægter og udgifter ikke periodiseres i budgetkontrollen. Bruttoadministrationsudgifterne udgør pr. 31. marts 2012 kr. 1.104.000 mod budgetteret kr.1.192.000, svarende til et mindre forbrug på kr. 88.000. Renteindtægterne udgør pr. 31. marts 2012 kr. 73.000 mod budgetteret kr. 25.000 svarende til merindtægt på 192 %. Budgetrapporteringen blev enstemmigt taget til efterretning. 11. Formanden orienterer. HH oplyste om at Palle Adamsen fra Lejerbo har opfordret til fornyet møde om mulighederne for fremtidigt samarbejde. Vi afventer et udspil fra Lejerbo Bornholm. at resultatet fra BL s undersøgelse om samarbejdet forventes at foreligge på næste kredsmøde den 24. maj. at han er indkaldt til sit første møde i BL s bestyrelse. Orienteringen blev taget til efterretning 12. Forretningsføreren orienterer. EF oplyste, at vaskerierne er ved at være på plads. Der opsættes p.t. nyt facadeparti med udgang til terrasse i fællesvaskeriet Thorkildsvej 51. at der er planer om at fremskynde udskiftningen af tørretumblere i fællesvaskeriet Thorkildsvej 51, således at vi af hensyn til miljø og vaskeriets økonomi får de mest energibesparende, T4300LE. Én af de nuværende tørretumblere er stået af. De nye tørretumblere leveres forhåbentligt i løbet af sommeren. at vi står foran at skulle udskifte låsecylindre i flere afdelinger, da de er udslidte. Arbejderne opstartes i Afdeling 6 i juni 2012. Efter indhentning af flere tilbud har vi indgået en 3-årig aftale med Låseteknikken ApS. at forhandlingerne vedrørende lokaliteterne St. Torv 2 er ved at gå i det afsluttende stadige. Udlejer har accepteret vort krav om elevator, og der er en fornuftig aftale om inventar og markiser. Udlejer er blevet bedt om at komme med et udkast til aftale. Bornholms Regionskommune er fortsat meget interesseret i at leje de nuværende kontorlokaler, og der vil blive fremsendt oplæg til lejeaftale. Der er udvist en vis frustration, men forståelse fra Gartnervangens Grill for, at vi har ageret inden for de rammer, som er tilstede. at de ansatte på det nylig afholdte personalemøde er blevet orienteret om overvejelserne om flytning. Der er nedsat et velfærdsudvalg, der skal se på de fremtidige mandskabsfaciliteter for driftspersonalet. side 4 af 5
at han har deltaget i et møde med afdelingsbestyrelsen i NordParken efter den afholdte licitation på bad- og køkkenrenovering i Afdeling 7. Der er fundet besparelser, men den endelige budget er fortsat væsentlig højere end det oprindelig vedtagne budget. Der indkaldes til ekstraordinært afdelingsmøde i Afdeling 7 om bad og køkken projekt. at FH har været på banen i forbindelse med en præsentation af Afdeling 9. Repræsentanterne fra Samsung m.fl. har udtrykt sig positivt, og vi afventer nu en tilkendegivelse på om afdelingen bliver udvalgt til demonstrationsprojekt (SmartCity). at administrationen har været på et udbytterigt EBF-Seminar i Nyborg den 24. 25. april. Det vil være interessant for administrationen at deltage samlet igen næste år, også set i lyset af at Bornholms Boligselskab forventer at deltage. at vi så småt er startet med at annonce ledige boliger på vor hjemmeside. Der har været tekniske problemer, som har forsinket processen. at arbejderne med etablering af signalforsyning via YouSee er forløbet godt i Støberigården og Pakhuset. Der har været nogle udfordringer i Søndergården i forbindelse med reetableringsarbejder, som vi nu er ved at samle op på. Arbejderne i Midgården er blevet forsinket og er stadig ikke afsluttet grundet store udfordringer i forbindelse med gravearbejdet. Det har ikke været et tilfredsstillende forløb. Orienteringen blev taget til efterretning. 13. Orientering fra udvalg, bestyrelsesmedlemmer m.v. TA og HH har drøftet konstituering i tilfælde af genvalg. Der er enighed om at fortsætte den nuværende struktur såfremt HH genvælges. FT orienterede om at der har været afholdt markvandring i afdelingen. Der er bl.a. konstateret problemer med storskrald, hvorfor afdelingsbestyrelsen snarest vil omdele breve til beboerne. BHS orienterede om, at Peter Søndergaard med henblik på de kommende afdelingsmøder har udarbejdet et forslag til beslutningsoplæg i relation til boligsociale aktiviteter. De øvrige bestyrelsesmedlemmer havde ingen punkter til orientering. Orienteringerne blev taget til efterretning. Eventuelt. Næste bestyrelsesmøde afholdes den 26. juni 2012, kl. 15.00. Dagsordenens punkter var udtømt og mødet afsluttet kl. 17.31. Formanden takkede for god ro og orden. Rønne, den 26. juni 2012 Bestyrelsen: side 5 af 5