Østre Landsret Præsidenten Den 24. februar 2011 J.nr. 42A-ØL-1-10 Handlingsplan for Østre Landsret 2011 Denne handlingsplan indeholder en beskrivelse af de væsentligste initiativer, som Østre Landsret vil iværksætte og følge op på i løbet af 2011. Handlingsplanen skal ses i sammenhæng med landsrettens mål for sagsbehandlingstider og de enkelte sektioners planer, som udmønter den overordnede handlingsplan på sektionsniveau. I denne handlingsplan er således alene beskrevet, hvilke større initiativer på tværs af landsretten som agtes iværksat i 2011. I landsrettens embedsregnskab for det enkelte år er det beskrevet, i hvilket omfang det er lykkedes at gennemføre de initiativer, der er nævnt i handlingsplanen for det pågældende år. Landsrettens embedsregnskaber kan ses på landsrettens hjemmeside www.domstol.dk/oestrelandsret Handlingsplanen er i overensstemmelse med Domstolsstyrelsens bestyrelses beslutning på bestyrelsesmøde den 26. oktober 2010 udarbejdet med særlig fokus på 1. Nedbringelse af sagsbehandlingstiderne a. Retten kortlægger årsager til de evt. for lange sagsbehandlingstider og iværksætter målrettede initiativer til nedbringelse 2. Digitale domstole a. Retten sikrer en vellykket implementering af de digitale løsninger ved at tilpasse kompetencer, organisering, kommunikation og processer til de nye systemer 3. Åbenhed, omdømme og kommunikation a. Retten styrker lokalområdets kendskab til domstolene og retspraksis gennem presse, folkeoplysning og PR 4. Kvalitet, service og effektivitet Bredgade 59, 1260 København K. Tlf. 33 97 02 00 (Fax 33 14 58 22) Hjemmeside: www.oestrelandsret.dk
- 2 - a. Retten arbejder løbende med forbedring af kvalitet, service og effektivitet ved fortsat at fokusere på kvalitetsprojekter, opfølgning på brugerundersøgelse samt øget effektivitet b. Retten følger målrettet op på trivselsundersøgelsen fra 2010 Danmarks Domstole har en række overordnede mål, som er fælles for alle retter. Østre Landsret har i tilknytning til disse mål og med baggrund i et ønske om at beskrive landsrettens rolle efter Domstolsreformen fastsat følgende overordnede mål for landsretten i de næste år: Østre Landsret skal være 1. et retligt pejlemærke 2. en moderne og serviceorienteret domstol 3. en attraktiv arbejdsplads med et udfordrende og professionelt miljø og et højt trivselsniveau Der er i november 2010 gennemført trivselsundersøgelse ved Danmarks Domstole og således også ved Østre Landsret. Ifølge undersøgelsen ligger landsretten over gennemsnittet for Danmarks Domstole på stort set alle parametre, ligesom undersøgelsen viser en klar fremgang for landsretten set i forhold til undersøgelsen gennemført i 2008. Dette meget tilfredsstillende resultat giver et godt afsæt for det fremtidige trivselsarbejde i landsretten. Visse af initiativerne vil blive beskrevet nedenfor. I december 2009 blev der gennemført en brugerundersøgelse i landsretten. Resultaterne viste, at brugerne generelt er tilfredse med landsrettens brugerbetjening og sagsbehandling, men også at der er udviklingspunkter. Landsretten har i 2010 på baggrund heraf haft særligt fokus på brugerbetjening, sagsbehandlingstid og sagsforberedelse, retsledelse og bygningsindretning, særligt i relation til forbedring af de sikkerhedsmæssige forhold i rettens lokaler. Landsretten vil fortsat i 2011, på såvel overordnet niveau som i de enkelte sektioner i forbindelse med disses udarbejdelse og gennemførelse af handlingsplaner, have fokus herpå, jf. de beskrevne tiltag nedenfor.
- 3 - Et retligt pejlemærke Kvalitet Landsrettens rolle efter domstolsreformen som den endelige instans for et stort antal sager og som 1. instans i principielle civile sager gør det vigtigere end nogensinde, at landsrettens sagsbehandling og afgørelser er af højeste kvalitet. Den gode ankedom Da landsretten efter domstolsreformens ikrafttræden i væsentligt omfang er endelig ankeinstans, vil ikke mindst den civile ankedom være en dominerende afgørelsesform i landsretten. Der kan derfor være særlig grund til at sikre, at kvaliteten såvel sprogligt som indholdsmæssigt af de civile ankedomme er meget høj. Et oplæg fra Landsrettens Kvalitetsarbejdsgruppe om kravene til og udformningen af den gode ankedom har været drøftet på en faglig dag for dommerne. På baggrund af disse drøftelser har Landsrettens Kvalitetsarbejdsgruppe udarbejdet en vejledning, der efter drøftelse med Vestre Landsret er vedtaget i december 2010. Vejledningen, der skal implementeres i 2011, forventes at være retningsgivende for landsretternes udformning af ankedomme i civile sager. Med udgangspunkt i denne vejledning udarbejder Landsrettens Kvalitetsarbejdsgruppe i samarbejde med Vestre Landsret i 2011 en praktisk vejledning rettet navnlig mod konstituerede landsdommere. Vejledning i behandlingen af straffesager I samarbejde med Vestre Landsret har landsrettens Fagudvalg for Straffesager udarbejdet en vejledning i behandlingen af straffesager. Vejledningen er blevet drøftet med repræsentanter for anklagemyndigheden og gruppen af forsvarsadvokater. Vejledningen er endelig vedtaget i december 2010 og vil i 2011 blive implementeret i landsretten. Faglige dage for dommerne Der afholdes i 2011 faglige dage for dommerne, hvor aktuelle faglige emner drøftes. Retsenhed, videndeling og kommunikation Det er en særlig udfordring for landsretterne at sikre retsenhed landsretterne imellem og blandt landsretternes enkelte afdelinger. Det store antal sager og ønsket om at kunne virke som retligt pejlemærke i forhold til såvel borgere som byretter gør det bydende nødvendigt internt i landsret-
- 4 - ten og de to landsretter imellem at sikre kendskab til landsretternes verserende og afgjorte sager, hvis disse har principiel betydning eller i øvrigt kan være retningsgivende. Det er endvidere af væsentlig betydning, at såvel borgere som byretter løbende orienteres om nye principielle eller retningsgivende afgørelser fra landsretten. For at fremme fagligheden og kommunikationen både internt og eksternt er der i 2010 etableret en intern database med udvalgte afgørelser fra landsretten. I 2011 skal brugen af databasen udbredes, ligesom der skal etableres et internt nyhedsbrev med information om udvalgte indkomne sager og afgørelser truffet i landsretten. Oplysninger herfra skal udveksles med Vestre Landsret. Etableringen af et tilsvarende nyhedsbrev rettet mod byretterne vil senere blive drøftet med byretterne. Endvidere skal der i 2011 fortsat publiceres pressemeddelelser om sager af almindelig interesse på landsrettens hjemmeside. I 2010 er der etableret en database over alle landsrettens afgørelser i gældssaneringskæremål fra 1. juni 2007 og frem. I 2011 overvejes det, om der skal etableres en tilsvarende database over andre typer kæremål. En moderne og serviceorienteret domstol Samfundsudviklingen Domstolenes rolle som den tredje statsmagt og specifikt landsretternes rolle som den endelige ankeinstans i det store flertal af sager gør det nødvendigt, at borgerne til stadighed har tillid til landsrettens behandling af de indbragte sager. Dette kræver blandt andet, at landsretten til stadighed følger samfundsudviklingen og således i værdige og funktionelle rammer og på en tillidsvækkende måde behandler og afgør sagerne. Bygningsmæssige rammer Landsrettens hovedtingsted er lokaliseret i 4 smukke, fredede bygninger: Hovedbygningen, Havebygningen, Staldbygningen og Det Bernstorffske Palæ i Bredgade/Frederiksgade. Bygningernes alder, indretning og afstanden fra Hovedbygningen til Det Bernstorffske Palæ skaber dog i stigende omfang en række udfordringer i hverdagen, hvor landsretten på forskellig
- 5 - vis må søge at kompensere for, at bygningerne ligger adskilt og ikke er skabt til domstolsformål. Det kræver en løbende ekstraordinær indsats fra de ansattes side med hensyn til at modtage parter, vidner, advokater, anklagere, domsmænd m.fl. og vejlede disse, og det forudsætter en ekstra indsats for så vidt angår intern post, information, fælles arbejdspladskultur og lignende. Bygningernes indretning giver videre en række betydelige sikkerhedsmæssige udfordringer, som blandt andet skyldes, at der ikke er mulighed for at opdele bygningerne i publikums- og personalezoner, at tilbyde separate ventelokaler til vidner etc. Landsretten vil derfor i 2011 i samarbejde med Domstolsstyrelsen påbegynde en samlet vurdering af, om de nuværende bygninger ved hovedtingstedet på en tidssvarende, funktionel og sikkerhedsmæssig forsvarlig måde helt eller delvis vil kunne ombygges og danne rammen om landsrettten i de kommende årtier, eller om et sådant mål forudsætter, at landsretten på sigt skal virke i et nyt domicil. Selv om de nuværende bygningsmæssige rammer således sætter betydelige grænser, bestræber landsretten sig for løbende at iværksætte tiltag, som kan bidrage til en god modtagelse af rettens brugere. Landsretten vil i den sammenhæng i 2011: Montere elektriske døråbnere på yderdøre i Havebygningen og i Staldbygningen, som vil kunne lette adgangen til bygningerne for kørestolsbrugere m.fl. Opsætte yderligere 4 sikkerhedskameraer i Hoved- og Havebygningen, således at arealerne omkring alle retssale i Hoved- og Havebygningen er kameraovervågede. Montere en metaldetektor ved indgangen til retssal 1. Opdatere brand- og sikkerhedsinstrukser og gennemføre undervisning heri for landsrettens personale. Landsretten vil endvidere foretage en omfattende istandsættelse af retssal 1, så denne retssal som er landsrettens største dels opnår et mere tidssvarende udtryk, dels blive mere funktionel og kan rumme sager med mange tiltalte, mange advokater og stort politiopbud. Ultimo 2011 forventer landsretten at kunne tage en ny bygning ved bitingstedet i Odense i brug. Bygningen opføres i tilknytning til Domhuset og vil på 2. sal blandt andet rumme en moderne retssal og nødvendige kontor- og ventefaciliteter for landsretten. Landsretten følger byggeriet nøje og søger at foretage opsparing til anskaffelse af møbler og nødvendigt it-udstyr m.v., som ikke dækkes af Domstolsstyrelsen.
- 6 - Hvis landsretten i 2011 opnår bevillingsmæssig mulighed derfor, vil der blive iværksat et projekt vedrørende renovering af gården ved Fredericiagade 24, således at cykelparkeringen forbedres væsentligt, og at rettens brugere ikke mødes af synet af affaldscontainere. Endelig afventer landsretten i 2011 Slots- og Ejendomsstyrelsens konkrete opfølgning på en aftale i sommeren 2010 om omfattende energieffektiviseringer i Hoved- og Havebygningen samt i Staldbygningen i overensstemmelse med Energistyrelsens cirkulære af 1/10-2009 om energieffektiviseringer i staten. God service En god servicering af landsrettens brugere vil bidrage til at sikre brugerne en positiv oplevelse af mødet med landsretten og dennes ansatte. Landsretten vil i 2011 sørge for, at personale i blandt andet landsrettens Information på udvalgte områder gennemgår uddannelse i god service, således at personalet forsat kan yde rettens brugere betjening på et højt serviceniveau. Landsretten vil videre i 2011udarbejde interne rutebeskrivelser til de enkelte retssale, som rettens brugere enten kan få udleveret i Informationen eller selv udskrive hjemmefra fra landsrettens hjemmeside. Der vil endvidere blive etableret en ordning, som vil kunne lette indkaldelse af vidner til retssalene i straffesager. Retsmøderne Landsrettens Kvalitetsarbejdsgruppe beskrev i en rapport af 26. juni 2008 om formel retsledelse en række egenskaber, der kendetegner den gode retsledelse og foreslog, at der gennemføres en ordning, hvor landsdommere kan få evalueret deres retsledelse af kolleger som led i det fremadrettede arbejde med kvalitetsudvikling. I 2009 er der gennemført forsøgsordning med evaluering af retsledelse. Der gennemføres nye evalueringer af retsledelse i 2011/12
- 7 - Gennemløbstider i 2011 Sagstilgangen er øget i løbet af 2010 en udvikling der må forventes at fortsætte. Samtidig er der i 2010 sket en vis reduktion af personalet. Der er blandt andet som følge af disse forhold i 2010 sket en stigning i antallet af verserende sager. Disse forhold vil sætte landsrettens gennemløbstider under øget pres. Landsretten vil blandt andet gennem en bedre organisering af arbejdet, jf. nedenfor, afsøge mulighederne for fortsat at nedbringe sagsbehandlingstiden. Sagsbehandlingstiden beror dog i høj grad også på parterne og navnlig på disses advokater. Landsretten vil derfor konkret og på et overordnet niveau fortsat forsøge at formå parterne og som anført navnlig disses advokater til at fremskynde forberedelsen mest muligt under skyldig hensyntagen til ønsket om at sikre en høj kvalitet også i sagsforberedelsen. Landsretten har følgende mål for gennemløbstiderne i 2011: Civile sager Straffesager 1. Instans sager Nævningeankesager Henvist efter reformen - andel under 12 mdr. 50% - andel under 6 mdr. 90% - andel under 18 mdr. 75% Øvrige straffe ankesager - andel under 4 mdr. 70% Almindelige ankesager - andel under 6 mdr. 90% - andel under 9 mdr. 60% Fængslingskæremål - andel under 12 mdr. 80% - andel under 1 dag 85% Familieretssager - andel under 1 uge 98% - andel under 4 mdr. 70% Andre Straffekæremål - andel under 6 mdr. 90% Civile kæremål - andel under 6 uger 75% - andel under 1 uge 45% - andel under 3 mdr. 90% - andel under 2 uger 65% Digitale domstole Domstolsstyrelsen vil i efteråret 2011 implementere det første modul af de nye Juridiske Fag- Systemer (JFS), som domstolene fremover skal anvende. Landsretten forventer, at der med systemets ibrugtagen åbnes for sikker digital kommunikation til og fra domstolene. Landsretten har videre erklæret sig indforstået med at tage et nyt berammelsesmodul under JFS-systemerne i pilotdrift i 4. kvartal 2011. For at sikre en hensigtsmæssig implementeringen af JFS vil landsretten i 2011, når indhold og funktionalitet i de nye systemer kendes, gennemføre analyser med henblik på afdækning af de
- 8 - mest hensigtsmæssige arbejdsgange forud for ibrugtagen af hvert modul. Ligeledes vil landsretten søge at sikre, at der gennemføres en målrettet og rettidig kompetenceudvikling af landsrettens medarbejdere i anvendelse af systemerne. Landsretten vil i 2011fortsat afsøge mulighederne for øget digital kommunikation med rettens brugere, og der vil blandt andet blive gennemført et pilotprojekt, hvor en byret fremsender kæremål vedr. frihedsberøvelse til landsretten elektronisk. Ligeledes vil der blive indført mulighed for at indkalde nævninge og domsmænd ved brug af e-mail. Endvidere vil landsretten øge brugen af digital kommunikation ved berammelse af retsmøder med advokater og ved kommunikation med de øvrige retter. Synliggørelse af landsretten Landsretten har gennem flere år deltaget i Kulturnat, hvor landsretten har gennemført rundvisninger og fortalt om rettens arbejde og bygningernes historie. I 2010 havde landsretten lidt over 2.100 besøgende, hvilket skal ses i forhold til 2009, hvor der var godt 1.500 besøgende. De mange besøgende giver landsretten en god mulighed for at synliggøre retten, ligesom arrangementet åbner mulighed for en direkte dialog med borgerne. Landsretten vil derfor også i 2011 deltage i Kulturnat. Landsretten tilbyder skoleklasser mv. at besøge landsretten, overvære sager og have samtaler med dommere. Landsretten vil i 2011 udarbejde et koncept for disse besøg, så det bliver lettere for skoler mv. at vurdere værdien af sådanne besøg og hvorledes disse kan indgå i undervisningen. Landsretten vil i 2011 endvidere som nærmere beskrevet ovenfor styrke den eksterne kommunikation om rettens virksomhed via blandt andet rettens hjemmeside. En attraktiv arbejdsplads med et udfordrende og professionelt miljø og et højt trivselsniveau Landsretten som arbejdsplads Landsretten lægger betydelig vægt på, at personalet trives, idet god trivsel utvivlsomt medvirker til, at landsrettens ydelser i almindelighed bliver bedre, og at vi kan fastholde erfarne, dygtige medarbejdere og i fornødent omfang kan tiltrække nye dygtige medarbejdere.
- 9 - Landsretten gennemførte i 2. halvår 2010 en trivselsundersøgelse. Undersøgelsen viste, at landsretten på næsten alle undersøgte områder opnåede et højere resultat end gennemsnit ved Danmarks Domstole og betydeligt højere end ved den forrige undersøgelse i 2008. Selvom resultatet således var meget tilfredsstillende, indikerede svarene på enkelte spørgsmål dog et behov for en yderligere indsats. Landsretten vil derfor i 2011 arbejde målrettet med: at styrke feed-backkulturen, herunder gennem uddannelse og træning af ledere at styrke videndeling mellem landsrettens sektioner at styrke klargøring af forventninger gennem anvendelsen af det nye MUS-koncept og nye stillingsbeskrivelser På baggrund af Domstolsstyrelsens visionsarbejde for kontorpersonalet, som forventes afsluttet i foråret 2011, vil landsretten i 2011 nedsætte sin egen visionsarbejdsgruppe, som skal drøfte og klarlægge kontorpersonalets fremtidige arbejdsopgaver set i relation til brugerønsker, ændringer i teknologianvendelse, nye opgaver etc. På baggrund af udvalgets arbejde kan indholdet i en fremtidig retssekretæruddannelse formuleres, efteruddannelsesindholdet for kontorfuldmægtige og specialister kan præciseres og landsrettens rekrutteringsstrategi kan justeres. Landsretten vil i relation til kompetenceudvikling i 2011 gennemføre en lederuddannelse for souscheferne samt optage drøftelser med Domstolsstyrelsen om grundlæggende ændring af landsretssekretæruddannelsen, idet flere obligatoriske moduler alene er byretsrelevante. I efteråret 2010 blev der med henblik på kompetenceudvikling og en reduktion af gennemløbstiderne iværksat en forsøgsordning, hvor landsrettens 4 dommerfuldmægtige tilknyttes landsrettens 6 retssektioner til hjælp ved blandt andet sagsforberedelsen. Forsøgsordningen fortsætter i 2011. Organisering af arbejdet For at i mødekomme vores brugeres og samfundets forventninger til hurtigt, korrekt og effektiv sagsbehandling og for at kunne sikre landsretten som en attraktiv arbejdsplads med et udfordren-
- 10 - de og professionelt miljø og et højt trivselsniveau er det vigtigt at sikre, at landsrettens organisering af arbejdet, herunder de enkelte arbejdsgange, er bedst mulig. På den baggrund er der er i efteråret 2010 i samarbejde med domstolenes bedste-praksis konsulenter gennemført et projekt, hvor landsrettens arbejdsgange i forbindelse med postmodtagelse, behandling af civile sager fra ankomst i sektion til domsafsigelse samt i forbindelse med brug af domsmænd er blevet gennemgået og dokumenteret i 3 arbejdsgrupper. Arbejdsgruppernes indstillinger har resulteret i en række beslutninger om ændrede arbejdsgange, som i vidt omfang skal implementeres i 2011. Blandt ændringerne kan nævnes fysisk og organisatorisk flytning af landsrettens journal, forenkling af arbejdsgange og kontroller, anvendelse af Outlook-kalenderen til berammelse, udarbejdelse af et skema for alle sager, hvori kontroller og spørgsmål til sagen udfyldes, så kolleger ikke foretager samme kontroller, og udpegning af domsmandskoordinatorer, som skal bistå dagens domsmænd, herunder vise til rette, modtage afbud, indkalde nye etc. Der er endvidere truffet beslutning om i 2011 at nedsætte to nye arbejdsgrupper, som skal analysere arbejdsgangene i forbindelse med efterbehandling af sager samt arbejdsgangene i forbindelse med kæremål i straffesager. Et større antal medarbejdere har allerede meldt deres interesse for at deltage i arbejdsgrupperne. I 2010 blev landsrettens intranet omstruktureret for at sikre, at intranettet bedst muligt understøtter en korrekt og effektiv sagsbehandling og videndeling. I 2011 vil det nye design blive evalueret og om nødvendigt tilrettet, så det sikres, at intranettet er medarbejderes foretrukne elektroniske forum for troværdige og opdaterede informationer. Særligt om konstituerede dommere i landsretten Det er ifølge retsplejeloven i almindelighed en forudsætning for at blive udnævnt til dommer, at den pågældendes kvalifikationer er blevet vurderet under en 9/10 måneders konstitution som dommer i en af de to landsretter. Østre Landsret lægger afgørende vægt på, at bedømmelsen af de konstituerede sker under omstændigheder, som giver de konstituerede de bedste muligheder for at dokumentere deres personlige og faglige færdigheder. Landsretten har allerede taget en række initiativer for at imødekomme ønsker fra de konstitueredes side.
- 11 - På baggrund af anbefalinger i en rapport afgivet af en af Domstolsstyrelsen nedsat arbejdsgruppe om landsretskonstitutioner og advokatkonstitutioner i maj 2008 har landsretten siden 2009 afholdt informationsmøder for personer, som overvejer at søge konstitution. Også i 2011 vil der blive afholdt et sådant møde. Møderne skal navnlig medvirke til at sikre dialog med potentielle ansøgere og almindelig oplysning om et konstitutionsforløb, herunder hvilke krav der stilles til en konstitueret dommer, og på hvilken baggrund den efterfølgende udtalelse afgives. Den iværksatte forsøgsordning, hvor de konstituerede landsdommere gives mulighed for at varetage retsledelsen i udvalgte sager, fortsætter i 2011. Endelig gennemføres der i efteråret/vinteren 2011 et seminar for landsdommere om læring og evaluering i forbindelse med konstitutioner. Seminaret vil have fokus på blandt andet kommunikationen med de konstituerede i forbindelse med læring og evaluering. Seminaret gennemføres i samarbejde med Vestre Landsret.