Organisationsbeskrivelse 2018 Maj 2018
Den administrative organisation i Haderslev Kommune Indledning Formålet med foreliggende fremstilling er på en let og overskuelig måde at beskrive, hvorledes den administrative organisering af Haderslev Kommune ser ud. Grundlaget for den politiske og administrative organisering er Haderslev Kommunes vision. Haderslev Kommunes vision I Haderslev Kommune er det aktive medborgerskab grundlaget for innovation og udvikling. Den attraktive og varierede bosætning og de gode levesteder bygger på et fundament af bæredygtighed og sundhed. Her samarbejder borgere, erhvervsliv og uddannelser for at skabe og udvikle fremtidens muligheder. Kommunens stærke kvaliteter er i enhver sammenhæng synlige, tydelige og nemt tilgængelige. Økonomiudvalget besluttede på sit møde den 21.januar 2018 at igangsætte en visions- og strategiproces med udgangspunkt i den eksisterende vision og med FN s Verdensmål som rammesætning. Processen blev påbegyndt i forbindelse med byrådsseminaret den 22. og 23. marts 2018. Byråd og udvalg gennemfører processen i løbet af 2018. Processen betyder, at Haderslev kommunens vision bliver revideret/revitaliseret i løbet af 2018. Den politiske organisation Den politiske organisation i Haderslev er beskrevet i den af byrådet godkendte styrelsesvedtægt for valgperioden 2018-2021. Den politiske organisation består udover Haderslev Byråd (31 medlemme) af et Økonomiudvalg samt otte stående udvalg: Voksenudvalget, Udvalget for Kultur og Fritid, Landdistriktsudvalget, Udvalget for Sundhed og Forebyggelse, Udvalget for Plan og Miljø, Beskæftigelses- og Integrationsudvalget, Udvalget for Børn og Familier samt Socialudvalget. Byråd Økonomiudvalget Udvalget for Sundhed og Forebyggelse Voksenudvalget Udvalget for Kultur og Fritid Udvalget for Plan og Miljø Beskæftigelses- og Integrationsudvalget Udvalget for Børn og Familier Socialudvalget Landdistriktsudvalget Figur 1: Organisationsdiagram for den politiske organisation. Udvalgenes opgaver og ansvarsområder fremgår af gældende styrelsesvedtægt godkendt af byrådet den 2
Den administrative organisation Den samarbejdende organisation Haderslev Kommunes vision og fælles værdier er grundlaget for det daglige arbejde i kommunen. Visionen og værdierne fortæller i hvilken retning, kommunen ønsker at bevæge sig, og hvad der har stor værdi for kommunen. Visionen og værdierne udgør et ledelsesmæssigt fundament for hele kommunen, som gør sig umage med at omsætte de fælles værdier i praksis. Vores fundament for ledelse Den samarbejdende organisation strategi for ledere og medarbejdere i Haderslev Kommune har udgangspunkt i værdibaseret ledelse og samarbejde, den åbne og nysgerrige organisation samt økonomi i balance. Værdibaseret ledelse og samarbejde betyder, at Haderslev Kommune er en værdibaseret organisation, hvor vi har så få regler som muligt. Der søges tværfaglige løsninger i en virkelighed, der hele tiden forandrer sig og bliver mere kompliceret. Vores værdier er pejlemærker for en kultur, der sikrer trivsel og resultater. Den åbne og nysgerrige organisation betyder, at vi er åbne og nysgerrige og samarbejder for at udvikle på alle områder i den kommunale organisation. Grænserne udfordres hos os selv og hinanden, og man skal turde opsøge og opdyrke det aktive medborgerskab. Vi er guider for borgerne, erhvervslivet og foreningerne, fordi de løsninger vi finder i fællesskab, er de stærkeste. Økonomi i balance betyder, at vi er en organisation, som hurtigt og fleksibelt kan tilpasse os, når vilkår og opgaver ændrer sig. Vi er effektive, produktive og bevidste om sammenhængen mellem de politiske mål og visioner samt vores økonomiske ramme. Hovedbudskaberne i strategien udtrykker, hvordan vi navigerer i forskellige kontekster, hvor blandt andet løsninger ofte skabes i samspillet mellem mange aktører: Vi stiller krav til hinanden, skaber resultater og tør blive målt på dem Vi skaber sammen på kryds og tværs; kolleger, borgere, erhvervsliv, foreninger og mange andre Vi finder andre løsninger, hvis vi må sige nej Vi får ting til at ske i den retning, politikerne har sat Vi får mest muligt ud af de midler, vi er betroet Vi leverer ikke velfærd, men faciliteter velfærd Endvidere understøtter og medvirker den administrative organisation til at realisere fælles, tværgående og helhedsorienterede udviklings- og vækstinitiativer, som byrådet beslutter sig for. Organisationsstruktur Haderslev Kommune har en klassisk linje- og stabsorganisering, hvor der er en tydelig ansvarsfordeling mellem de tre serviceområder og fællesstabene. Helhed og sammenhængskraft er i fokus. Borgerne skal både opleve og mærke en kommunal service, der tager udgangspunkt i hele mennesker, familier og virksomheder. Haderslev Kommune ledes administrativt af en direktion med en kommunaldirektør og 3 direktører. Kommunaldirektør, direktører og afdelingschefer udgør den administrative topledelse. 3
Kommunaldirektør Willy Feddersen Fællesstabene Erhvervs- og Borgerservice Direktør Rune Larrson Børn og Kulturservice Direktør Charlotte Veilskov Voksen- og Sundhedsservice Direktør Rolf Dalsgaard Johansen Figur 2: Organisationsdiagram for den administrative organisation. Direktionens ansvarsområder Direktionen er kommunens øverste ledelsesorgan. Direktionen varetager den strategiske ledelsesopgave og har koncernansvar. Direktionen fastlægger ændringer af rammer i forhold til organisationens interne og eksterne aktiviteter samt en overordnet koordinering af opgavevaretagelsen imellem serviceområderne. Endvidere er direktionen den politiske ledelses nærmeste rådgiver og sekretariatsfunktion. Direktionen består af fire direktører: Kommunaldirektør Willy Feddersen direktøransvar fællesstabene Økonomi & Løn samt Sekretariat, Udvikling og Personale. Sekretær for Byråd og Økonomiudvalg Direktør Charlotte Veilskov direktøransvar for Børn og Kulturservice. Sekretær for Udvalget for Kultur og Fritid, *Landdistriktudvalget, Udvalget for Børn og Familier samt Socialudvalget Direktør Rune Larsson direktøransvar for Erhvervs- og Borgerservice. Sekretær for Udvalget for Plan og Miljø, *Landdistriktudvalget og Beskæftigelses- og Integrationsudvalget Direktør Rolf Dalsgaard Johansen direktøransvar for Voksen- og Sundhedsservice. Sekretær for Voksenudvalget og Udvalget for Sundhed og Forebyggelse *Landdistriktudvalget har delt direktøransvar Afdelingscheferne varetager topledelse af større sags- og fagområder, hvortil der for afdelingschefer i linjen, typisk er knyttet en større decentral organisation bestående af teams, driftsenheder, institutioner og selvejende institutioner med driftsoverenskomst. Lederfora til styrkelse af helhed og sammenhængskraft i organisationen Haderslev kommune har to centrale tværgående lederfora, hvis fokus er at understøtte helhed og sammenhængskraft i organisationen (CLF og SLG). CLF (Centralt Lederforum) består af kommunens topledelse. Alle ledere på niveau 1, 2 og 3 er til enhver tid medlem af CLF (direktion og chefgruppen). CLF s formål er at understøtte arbejdet med helhed og sammenhængskraft i organisationen. Derfor arbejder CLF med centrale og tværgående temaer, som har betydning for organisationen som helhed. CLF-kredsen mødes månedligt. De centrale temaer, som CLF beskæftiger sig med er: Fastholdelse og implementering af visioner og strategier udarbejdet af byråd og politiske udvalg. Sikring af politiske og administrative målsætninger. Ledelsesgrundlag og ledelsesudvikling. 4
Tværgående styring og koordinering, herunder personalepolitiske forhold, økonomistyring og leder- og ledelsesmæssige forhold etc. SLG (Store Ledergruppe) består af kommunens niveau 1-5 ledere med fuldt ledelsesansvar (Budgetansvar, personaleansvar og fagligt ansvar). SLG-kredsen mødes 3 gange årligt. Formålet med SLG er, at understøtte helhed i en stor og fragmenteret virksomhed, give energi og vitaminer til ledelsesopgaverne, og skabe et rum for udvikling af ledelsesopgaven Fællesstabene Sekretariat, Udvikling og Personale, Økonomi og Løn samt IT og Digitalisering Sekretariat, Udvikling og Personale Fællesstaben Sekretariat, Udvikling og Personale er en tværgående stab, der i sin opgaveløsning navigerer på tværs af hele den kommunale organisation og i samspil med det omkringliggende samfund. Sekretariat, Udvikling og Personale Sekretariat og Udvikling Kommunikation Jura og Forhandling HR/Personale Figur 3: Organisationsdiagram for Sekretariat, Udvikling og Personale. Staben er byråds- og direktionssekretariat og betjener byrådet, Økonomiudvalget, borgmesteren, de stående udvalg og direktionen. Staben understøtter og medvirker til at realisere større fælles tværgående og helhedsorienterede udviklings- og vækstinitiativer, som byrådet beslutter sig for. Endvidere understøttes hele organisationen i forhold til områderne kommunikation, jura og HR. Fællesstaben Økonomi og Løn Fællesstaben Økonomi & Løn omfatter kommunens økonomi- og lønfunktion, og har den overordnede koordinering af kommunens økonomi. Økonomifunktionen foretager den økonomiske styring under alle kommunens udvalg og varetager alt fra almindelig budgetopfølgning og assistance til decentralt personale til økonomiske konsekvensberegninger og analyseopgaver. Endvidere håndteres den overordnede budgetlægning for kommunen, regnskabsaflæggelse, bankrelationer, bankbetalinger, ansøgninger om lån og tilskud, håndtering af refusioner, levering af ledelsesinformation og automatisering af arbejdsopgaver via robot. Lønfunktionens primære arbejdsopgave er, at der sker lønudbetalingerne hver måned. Herudover løses bl.a. opgaver relateret til færdiggørelse af ansættelsesbreve, hjemtagelse af lønrelateret refusion samt assistance ved vagtplanlægning. Udbud og Indkøb gennemfører tilbudsindhentninger, udbud og konkurrenceudsættelser af varer og tjenesteydelser, kontraktstyring og opfølgning af indgåede, kontrakter samt drifter E-handelsplatform. Kommunens interne forsikringsservice, der sørger for tegning af relevant forsikring for kommunen ift. kommunens bygninger, ansatte og brugere samt håndtering og afgørelse af forsikringssager. Kommunens boligadministration, hvor udlejning af ældre- og plejeboliger varetages. 5
Økonomi og Løn Voksen- og Sundhedsservice, Ledelsesinformation, Forsikring samt Kassen Børn og Kulturservice, Arbejdsmarked samt Udbud og Indkøb Teknik og Miljø, Budget samt Løn Figur 4: Organisationsdiagram for Økonomi og Løn. Fællesstaben IT og Digitalisering IT-afdelingens opgave er at understøtte Haderslev Kommune, som organisation, i deres kerneopgave. Opgaverne er indkøb af IT hardware, implementering og vedligeholdelse af kommunens IT-platform, support, optimering i brugen af vores IT løsninger til projektledelse i forhold til implementering af nye IT systemer, der effektiviserer vores arbejde eller gør det digitale møde lettere for borgerne. I hele administrationens åbningstid kan man henvende sig telefonisk til IT-afdelingen. Udenfor normal åbningstid er der på områder, hvor IT er en nødvendighed for at udføre arbejdet eksempelvis hjemmeplejen fx en rådighedsvagt, der kan kontaktes, såfremt der er nedbrud. Endvidere kan der altid udarbejdes en sag i vores servicedesk. Voksen- og Sundhedsservice Serviceområdet består af områderne Pleje og Træning, Sundhed og Forebyggelse samt Handicap og Psykiatri. Voksen- og Sundhedsservice Pleje og Træning Sundhed og Forebyggelse Handicap og Psykiatri Figur 5: Organisationsdiagram for Voksen- og Sundhedsservice. Pleje og Træning Pleje og Træning varetager pleje og omsorgsopgaverne for primært ældre borgere samt den kommunale hjemmesygepleje. Området er organisatorisk opdelt i plejecentre, hjemmeplejen og klinisk forebyggelse med hver sin afdelingsledelse. 6
Det er en fælles myndighed, som organisatorisk er forankret under Handicap og Psykiatri, der visiterer til alle tilbud på Pleje og Trænings område, dog på nær aktivitetscentre som er et åbent tilbud. Visitationsområdet omfatter vejledning og bevilling til mennesker, som på grund af midlertidigt eller varigt nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne eller særlige sociale problemer har brug for praktisk og personlig hjælp i hverdagen. Haderslev Kommune driver 6 kommunale plejecentre og 2 selvejende plejecentre med i alt 380 pladser. Indsatserne på kommunens plejecentre er prioriteret på baggrund af en række nationale, regionale og kommunale visioner og målsætninger, herunder Voksenudvalgets politiske målsætninger og strategier for området. Der arbejdes blandt andet med indsatsområder indenfor: Rehabilitering Det gode ældreliv Borgerens livshistorie som fagligt redskab Samarbejde med frivillige og det omkringliggende samfund Mad og ernæring Hjemmepleje og madservice omfatter levering af personlig pleje og praktisk hjælp, samt madservice til ældre og handicappede i Haderslev Kommune. Servicen leveres til borgere i eget hjem og omfatter ikke plejecentrene. Borgere, der har behov for pleje i eget hjem, har mulighed for at vælge mellem private tilbud efter fritvalgsordningen eller den kommunale hjemmepleje. Klinisk forebyggelse omfatter levering af sygepleje, træning, forebyggende hjemmebesøg, dagcentre og den kommunale demensindsats. Sundhed og Forebyggelse Sundhed og Forebyggelse varetager kommunens tilbud indenfor borgerrettet forebyggelse og sundhedsfremme i henhold til Sundhedslovens 119. Arbejdet med forebyggelse og sundhedsfremme i Sundhed og Forebyggelse tager afsæt i et bredt sundhedsbegreb med fokus på såvel KRAMS faktorerne (kost, rygning, alkohol, motion og seksuel sundhed) som mental sundhed, herunder borgerens kompetencer, relationer, accept og mestring samt evnen til at tackle modstand og belastninger i livet. Indsatserne i Sundhed og Forebyggelse er prioriteret på baggrund af en række nationale, regionale og kommunale visioner og målsætninger, herunder ikke mindst Udvalget for Sundhed og Forebyggelses egne politiske målsætninger og Haderslev Kommunes sundhedspolitik gældende i perioden 2016-2018. Handicap og Psykiatri Handicap og Psykiatri varetager socialpædagogisk støtte til borgere med fysik eller psykisk funktionsnedsættelse. Området er organisatorisk opdelt i Handicap, Socialpsykiatri og Misbrug samt Beskyttet beskæftigelse med hver sin afdelingsledelse. Det er den fælles myndighed som organisatorisk er forankret under Handicap og Psykiatri, der visiterer til alle tilbud under Handicap, Psykiatri og Misbrug. Myndighedsområdet omfatter rådgivning og bevillinger til borgere over 18 år med et varigt handicap, en psykisk lidelse eller en social udsathed. Handicap omfatter en række botilbud og bostøtteordninger samt Voksen Specialundervisning (VSU) og Tale-Høre-Syn Haderslev(THS). I bostederne bor borgere med betydelig og varig nedsat fysisk og/eller psykisk funktionsnedsættelse. Borgerne har behov for megen omsorg, støtte og vejledning i deres dagligdag, og mange har også behov for pleje. I støttede hjem/støttecentre bor borgere, som ved mindre støtte og hjælp kan klare mange af dagligdagens opgaver selv. 7
Beskyttet beskæftigelse omfatter tilbud til beskyttet beskæftigelse og aktivitetstilbud. Desuden tilbydes støtte til at opnå eller opretholde beskæftigelse på det ordinære arbejdsmarked. Yderligere omfatter området et antal aktiveringspladser for jobcenteret med henblik på afklaring og opkvalificering af kompetencer. Socialpsykiatri og Misbrug omfatter botilbud og bofællesskaber/støttecentre til voksne sindslidende med betydeligt behov for støtte, væresteder samt kommunens misbrugsbehandling. Børn og Kulturservice Børn og Kulturservice består af tre børneområder (Nord, Syd og Vest) samt Kultur, Fritid og Landdistrikter. Børn og Kulturservice Distrikt Nord Distrikt Syd Distrikt Vest Kultur, Fritid og Landdistrikter Figur 6: Organisationsdiagram Børn og Kulturservice. Børneområdet Børneområdet består organisatorisk af følgende: Skole og skolefritidsordninger (SFO) Specialskoler Undervisning til og med 10. klasse Dagtilbud Rådgivende team Generel forebyggelse og støttefunktioner Ungdomsskole Ungdomsklubber Sundhedspleje (børn) Haderslevreformen er grundlaget for arbejdet på børneområdet. De tværgående principper er Større fleksibilitet Stærke netværk Faglig Specialisering Tværfaglighed. Haderslevreformen skal skabe nye og fleksible rammer for børn og unges udvikling og uddannelse, hvor kvalitet, nærhed og inddragelse er i højsædet, og hvor indsatsen er præget af helhed og sammenhæng. Der er med udgangspunkt i Haderslevreformen bl.a. udarbejdet: Børne- og Ungepolitik indeholdende visionerne for kommunens børn og unge. Vision for inklusion i Haderslev Kommune. Inklusion er et særligt indsatsområde i Haderslevreformen, som skal skabe mulighed for meningsfuld inklusion af børn og unge i særlige vanskelig og udsatte positioner og at fremme mulighederne for, at alle kan gennemføre en ungdomsuddannelse. 8
Strategi for arbejdet med børn og unge i udsatte positioner, herunder indsatser, der understøtter strategien. Strategien har det helt overordnede mål at gøre alle børn og unge i Haderslev i stand til at tage styringen over eget liv. Strategien indeholder en række konkrete fokuspunkter og effektmål, som skaber forandring og sikrer udvikling og trivsel. Serviceområdet arbejder overordnet med implementering af Haderslevreformen med specielt fokus på det relationelle samarbejde i Børn og Kultur samt med Børn-og Ungepolitikken og de heraf afledte handleplaner. Dagtilbud og skoler varetager arbejdet med de strategiske beslutninger for kvalitetsudvikling, inkluderende læringsmiljøer samt målinger af effekt og kvalitet Kultur, Fritid og Landdistrikter Kultur, Fritid og Landdistrikter servicerer administrativt og udviklingsmæssigt kultur- og fritidsområdet og landdistrikterne samt de mange institutioner og foreninger, der findes på området herunder musikskole, bibliotek, arkiv og forsamlingshuse. Kultur- og Fritidspolitikken er grundlaget for arbejdet på området. Et væsentligt indsatsområde er at skabe talentmiljøer for alle i Kommunen, så der skabes en mangfoldighed af talentmiljøer med markante fyrtårne, som inspirerer og skaber glæde for alle borgere. Kultur- og fritidspolitikken skal være med til at skabe gode forudsætninger for at realisere potentialet blandt borgere, frivillige, foreninger, organisationer og kommunale enheder. Talentmiljøerne i Haderslev Kommune karakteriseres ved: En stærk og sammenhængende kultur Åbenhed og videndeling At vi gør hinanden gode Fokus på langsigtet udvikling Gode rammer med plads til det frie initiativ På landdistriktsområdet arbejdes der med lokale problemstillinger og udviklingsaktiviteter i hele kommunen herunder arbejdet med landdistriktspolitikken. Der er fokus på at stimulere frivilligheds- og foreningsarbejdet for at indsatsen i landdistrikterne skaber helhed og sammenhæng. Kultur, Fritid og Landdistrikter har ligeledes ansvaret for kommunens borgerbudgettering. Erhvervs- og Borgerservice Serviceområdet består af områderne Arbejdsmarked (Jobcentret), Teknik og Miljø samt Borgerservice, (IT og digitalisering) Erhvervs- og Borgerservice Arbejdsmarked Teknik og Miljø Borgerservice, IT og Digitalisering Figur 7: Organisationsdiagram for Erhvervs- og Borgerservice. 9
Arbejdsmarked (Jobcentret) Beskæftigelsesindsatsen i Haderslev Kommune skal sikre, at kommunens borgere har mulighed for at deltage aktivt på arbejdsmarkedet, og at jobparate og uddannelsesparate borgere hjælpes hurtigst muligt ud i job og uddannelse. Indsatsen er tilrettelagt i forhold til, hvad der er evidens for, er effektfuldt i beskæftigelsesindsatsen. Derfor arbejdes der målrettet med jobrettede indsatser og en bemyndigende tilgang. Beskæftigelsesindsatsen skal samtidig medvirke til, at flest mulige virksomheder og uddannelsesinstitutioner ser jobcenteret som en attraktiv samarbejdspartner, og at virksomhederne får den arbejdskraft, som de har brug for. De beskæftigelsespolitiske mål for 2018 er: Flere personer skal i beskæftigelse eller uddannelse i stedet for at være på offentlig forsørgelse. Virksomhederne skal sikres den nødvendige og kvalificerede arbejdskraft. Flere flygtninge og familiesammenførte skal være selvforsørgende. Flere jobparate personer på kontanthjælp skal i beskæftigelse, og flere aktivitetsparate bliver jobparate eller kommer i beskæftigelse. Bekæmpelsen af socialt bedrageri og fejludbetalinger skal styrkes Haderslev Kommune vil opfylde ovenstående beskæftigelsesmål gennem beskæftigelsesindsatserne. Teknik og Miljø Teknik og Miljø er en enhed i Haderslev Kommune, der bl.a. arbejder med strategiske planlægningsrelaterede opgaver og programmer med sigte på en bæredygtig udvikling, fastholdelse og nyskabelse af kulturmiljøer samt urbane og naturmæssige kvaliteter i kommunen, til gavn for borgerne og erhvervslivet. Enheden består af afdelingerne Borger, Erhverv, Planlægning, Driftsafdelingen, Anlæg og Ejendomme samt Færge og Havne. Teknik og Miljø varetager en række konkrete opgaver knyttet til bolig- og ejendomsforhold, mangeartede miljørelaterede opgaver vedrørende industri og landbrug, affald, jord og grundvand, spildevand samt vandløb, drifts- og udviklingsopgaver vedrørende fysiske anlæg og kommunens egne ca. 200 ejendomme, drift af kommunens veje og grønne områder, drift af færgeforbindelsen mellem Aarøsund og Aarø samt af Haderslev Kommunes tre kommunale havne. Den helt grundlæggende opgave for en kommunal teknisk forvaltning er i dag at skabe gode muligheder for borgere, virksomheder og fremtidige generationer. Borgerservice, (IT og Digitalisering) Borgerservice Borgerservice har til opgave at betjene kommunens borgere igennem vejledning i de digitale løsninger, udstedelse af NEM-ID, udbetaling af personlige tillæg og helbredstillæg til pensionister, pas og kørekort, folkeregister, vielser, sygesikring, omstilling og information, opkrævning, begravelseshjælp m.v. Udover Borgerservice på rådhuset i Haderslev er der Borgerservice light på bibliotekerne i henholdsvis Vojens og Gram. Denne løsning løses af bibliotekspersonalet gennem et samarbejde mellem de to afdelinger. Forvaltningsloven og Persondataforordningen er hovedlovene, der arbejdes efter. Lovgrundlaget for området er Færdselsloven, bekendtgørelse af lov om pas, bekendtgørelse om digital post, Pensions- 10
og Boligstøtteloven, Dagtilbudsloven, Ægteskabsloven, Aktivloven samt andre love af relevans for løsning af den konkrete opgave. 11
Sekretariat, Udvikling og Personale Haderslev Kommune Gåskærgade 26-28 6100 Haderslev 12