Spørgsmål og svar vedr. udbud af visiteret kørsel til Kolding Kommune Kolding Kommune, EU-Udbud nr. 2018/S-028-060991 Spørgsmål og svar 1 til og med 6 offentliggjort d. 21. februar 2018. Spørgsmål og svar 7 til og med 9 offentliggjort d. 26. februar 2018. Spørgsmål og svar 10 til og med 17 offentliggjort d. 27. februar 2018. Spørgsmål og svar 18 til og med 36 offentliggjort d. 9. marts 2018. Spørgsmål og svar 37 til og med 44 offentliggjort d. 12. marts 2018. Spørgsmål og svar 45 til og med 48 offentliggjort d. 15. marts 2018. Nr. Spørgsmål Svar 1. Bilag 1 (kravspecifikation) findes ikke på hjemmesiden 2. Er det muligt at få oplyst i hvilket tidsrum bussen forventes anvendt pr dag pr bus, således at det er muligt at estimere antallet af løntimer 3. Er det 7 hhv 4 garantitimer en samlet blok, to klokke eller kan de frit placeres, og i sidstnævnte tilfælde, fra kl? til kl? 4. Er garantien pr dag? Så hvis en bus kører 8 timer den ene dag og 6 timer den anden, afregnes der så 14 eller 15 timer? 5. Sikrer kommunens planlægning overholdelse af køre hviletids bestemmelserne? Kravspecifikationen er en del af udbudsmaterialet og starter på s. 39. Det antages, at spørgsmålet vedrører delaftale 1 og ordregiver besvarer således spørgsmålet under denne forudsætning. Jf. kravspecifikationen for delaftale 1, afsnittet Overordnede krav, fremgår det, at kørslen ligger i tidsrummet 6.00-18.00 mandag til fredag. Yderligere fremgår det i førnævnte afsnit, at liftbusser, der er garanteret 4 timers kørsel, skal stilles til rådighed i tidsrummet 6.00-8.45 samt 14.00-17.00. De 7 garantitimer er en samlet blok. De 4 garantitimer kan deles op, jf. kravspecifikationen for delaftale 1, afsnittet Overordnede krav, her fremgår det, at kørslen for de liftbusser, der er garanteret 4 timer, ikke nødvendigvis er 4 sammenlagte timer, men fx kan deles op i 2x2 timer. Ja garantien er pr. dag pr. bus. I det opstillede eksempel i spørgsmålet vil der afregnes for 15 timer. Det antages, at spørgsmålet vedrører delaftale 1 og ordregiver besvarer således spørgsmålet under denne forudsætning. Kolding Kommune sikrer overholdelse af kørehviletids reglerne i det tidsrum, Kolding kommune råder over liftbusserne. Det er et krav, at chaufførerne skal møde med fuld køretid til rådighed, når de skal køre for Kolding Kommune. For chauffører, der skal køre liftbusser med garantitid på 4 timer, skal chaufførerne have 4 timers køretid til rådighed, således de ikke i løbet af de 4 timer, skal have en pause på 45 minutter.
6. Hvad er den korrekte kontraktlængde? I udbudsmaterialet står der 8år: Kontrakten har en løbetid på 8 år og gælder til 31. juli 2026. Fejlen i udkastet til kontrakten rettes inden kontraktindgåelse. Den udbudte kontrakt på delaftale 1 har en løbetid på 8 år. Opsigelsesvilkår fremgår af kontrakten. Det forventede forbrug på delaftale 1 er ca. 37.000 timer årligt, se desuden kravspecifikationen. I kontrakten står der 6år? 3 Kontraktperiode Kontrakten er gældende fra den 1. august 2018 til den 31. juli 2024. Kontrkaten er uopsigelig indtil den 31. juli 2020. herefter kan kontrakten opsiges af begge parter med 6 måneders varsel til den 1. i måneden. 7. Er det muligt at få oplyst det historiske antal timer pr vogn eller blot samlet i low perioderne feks i 2017, da der kun afregnes efter faktisk forbrug der? 8. Udbudsmaterialet er forsvundet fra Kolding kommunes hjemmeside? 9. I udkastet til rammeaftale vedr. delaftale 2 pkt. 7.2 Prisregulering står der, at første prisregulering kan ske d. 1. januar 2012. Dette må være en fejl. 10. Vedr. Delaftale 1 Skal alle 17 busser med 7 timers garanti være til rådighed i hele perioden 06:00 18:00 11. Vedr. Delaftale 1 Er der tale om fast planlagte kørsler pr. bus eller afvikles kørslen som ad-hoc planlægning hen over de enkelte dage? 12. Vedr. Delaftale 1 Hvis der i spørgsmål 11 er tale om faste kørsler, hvor lang tid før dagen ligger kørslerne da fast? 13. Vedr. Delaftale 1 Hvis der i spørgsmål 11 er tale om adhoc planlægning, hvor skal busserne da opholde sig i de periode de ikke anvendes til opgaver? 14. Vedr. Delaftale 1 Historisk køre alle busser minimum 7 timer i low perioderne. Dette skyldtes en teknisk fejl. Denne er nu rettet og materialet er igen tilgængeligt på kommunes hjemmeside. Dette er en fejl. Første regulering kan ske pr. 1. januar 2020. Fejlen i udkastet til rammeaftale rettes inden aftaleindgåelse. Ja, det skal de. Starttidspunktet for de enkelte busser oplyses dagen før. Der er tale om begge dele. Der bliver sendt lister med starttidspunkt og startadresse efter kl. 12 dagen før. Listerne indeholder såvel faste som adhoc kørsler. Ændringer kan forekomme helt frem til starttidspunkt for den enkelte kørsel. Busserne skal placere sig efter aftale med kørselskontoret i de perioder de ikke har opgaver. Såfremt der er ledig tid mellem kørslerne må tiden anvendes til tankning og vask m.v.
Er det korrekt forstået, at der kun sker afregning pr. forbrugt minut mens der er passagerne i bussen samt medgået servicetid? 15. Vedr. Delaftale 1 Er det korrekt forstået, at det i spørgsmål 14 nævnte princip er gældende for de 7 garantitimer således at der ikke er tale om f.eks. samlet 7 timer fra kl. 07:00 14:00? 16. Vedr. Delaftale 1 Udbuddet foreskriver at busserne skal være udstyret med AC, er det udbyders vurdering at det er dækkende med den AC der er ved førerens plads? 17. Spørgsmål til afregning delaftale 2 Hvorledes skal KM pris tolkes?? - er det incl. ventetid? 18. Hvilken timepris afregnes der til i lowperiodene (delaftale 1). prisen for 7t bus eller 4t bus, hvis de måtte være forskellige 19. Er det muligt at få præciseret følgende forbehold 9.3 Ordregivers forbehold Ordregiver forbeholder sig retten til ikke at anvende de busser, der er garanteret 4 timers kørsel dagligt, såfremt prisen på disse busser viser sig at være forholdsmæssigt fordyrende for Kolding Kommune i forhold til de busser, der er garanteret 7 timers kørsel dagligt. Tilbudsgiver vil ved tildeling få besked, om Kolding Kommune vil gøre brug af busserne eller ej. 20. Hvad inkluderer være udstyret med godkendt førstehjælpsudstyr jf krav til vognpark 21. IFT delaftale 2, må kravet om 40 personvogne erstattes af 40 liftbusser? 22. Ift delaftale 1: Hvilket timepris afregnes de 3 vogne til om onsdagen, som kun er garanteret 4t, men som reelt set er 7t busser? 23. Hvilken type garantibil vedrører optionen på de 3 busser, en 7t eller en 4t bus 24. Hvis der er tale om nyindkøbte busser, kan der så dispenseres for kravet om fremsendelse af registreringsattester senest 30 dage inden kontraktstart, såfremt indkøb og opbygning kan dokumenteres? Der bliver afregnet fra første påstigning til sidste afsætning. Der bliver afregnet mindst 7 sammenhængende timer. Det er dækkende med AC ved førerens plads. Det er inkl. ventetid Der afregnes til timeprisen for 7timers liftbusser Såfremt ordregiver vurderer, at prisen på 4-timers liftbusserne er forholdsmæssig fordyrende sammenholdt med prisen på 7-timers liftbusserne, vil ordregiver ved tildeling meddele leverandøren om, at ordregiver ikke vil anvende de 4-timers liftbusser. Kassen skal som minimum indeholde: plastre, kompressionsforbindinger, desinficerende renseservietter, alutæppe, opkastposer, handsker, selesaks. 35 af de 40 personvogne må erstattes af liftbusser. 4 timers busser beregnes aldrig som 7 timers busser. De 4 timers busser vil altid afregnes til timeprisen som afgivet i tilbudslisten for 4 timers busser. 7 timers liftbusser Det kan det. Kopi af registreringsattest fremsendes snarest muligt.
25. IFT delaftale 1: kan kommunen planlægge med garage hos medarbejderen, eller kræves der fælles garage for alle busser (hvis en chauffør har bussen med hjem, er det mest hensigtsmæssigt at kørelisten der udsendes tager udgangspunkt i chaufførens bopæl så chaufføren starter rettidigt om morgenen) 26. Jf spg 10, ER det korrekt forstået, at hvis kommunen varsler dagen før at bussen skal starte kl 6, og de første ture bliver aflyst efterfølgende, og første tur er 7:30, så modtager leverandøren ikke betaling fra 6-7:30? 27. Er det muligt at se eksempel på kørsel en almindelig dag, så der er muligt at lave sit eget estimat for hvor mange chaufførtimer der skal aflønnes på en dag hvor én bus afregnes 7t 28. Hvis en bus skal være til rådighed fra 6-18 hver dag, bliver det en lang arbejdsuge for chaufføren, hvordan påtænker kommunen dette håndteret i lyset af krav om fast bemanding af bus. 29. Hvordan skal det forstås at de 7 garantitimer (som jo er køretid) er en samlet blok? Betyder det at man ikke skal regne med at der kan placeres en delevagt på 2t i løbet af dagen, og chaufføren derfor skal aflønnes fra 6-18 fratrukket 2-3 pauser @ 30 min? 30. I udbudsmaterialet pkt 5 om udbuddets omfangs står der 17 busser Ja det kan kommunen godt. Ved ændringer meldt i almindelig arbejdstid, dvs. senest 15.30, dagen før modtager leverandør først betaling fra første opsamling. Det er ikke muligt at give et eksempel. Kravet til 1 fast chauffør ændres, således der kan være 2 faste chauffører på 1 liftbus. Arbejdsugen bliver på den måde ikke lang for den enkelte chauffør. De 7 garantitimer er inkl. pause. Såfremt ordregiver vil anvende 4-timers liftbusserne, er omfanget 21 liftbusser. I Kravspecifikationen side 39 står der 17 liftbusser + ud over ovenstående skal leverandøren stille 4 liftbusser til rådighed. Dette betyder alt andet lige at omfanget er 21 busser. Skal vi regne med 17 eller 21 busser? 31. En opgørelse af timetallet for 2019 viser at der er garanterede timer for 29.532 timer - omfanget af timetallet for forbruget forventes at være ca. 37.000 timer i delaftale jf. omfang af kontrakten pkt. 5 side 7 øverst. Det resterende timetal fra de garanterede 29.500 op til 37.000 svarende til ca. 7.500 er det udtryk for forventet kørsel ud over garantiperioden? 32. Spørgsmål til delaftale 1, kravspecifikationen Er der krav til, hvilken form for mailadresse listen med næste dags kørsel skal sendes til og i hvor lang tid, listen skal gemmes? Ja, det er et udtryk for forventet kørsel ud over garantitimerne. Det skal være en arbejdsmail, som listen med næste dags kørsel, skal sendes til. Det må således ikke være chaufførernes private mailadresser. Listen må maksimalt være i mailboksen i 30 dage efter modtagelse. Senest 30
33. Spørgsmål til delaftale 1 Vil kørsel ud over den garanterede tid blive afregnet til samme pris som den garanterede timepris på den enkelte bus 34. Spørgsmål til delaftale 1 Kravsspecifikationen foreskriver, at busserne med 4 timers kørsel ikke kører i skolernes ferie. Kan man deraf udlede, at i de uger hvor der ikke køres med det fulde antal busser, vil man starte med at lukke alle 4 timers bussers, hvorefter man vil lukke et antal 7 timers busser. 35. Spørgsmål til delaftale 1 I henhold til kravsspecifikationen kan antallet af liftbusser ændre sig i nedadgående retning, blot det varsles 6 måneder i forvejen. Vil en eventuel reduktion i antal, foregå i en bestemt rækkefølge, således at 4 timers busser lukkes før 7 timers. 36. Spørgsmål til delaftale 1 Der estimeres et årligt forbrug på ca. 37.000 timer p.a.. Det samlede antal garantitimer kan beregnes til ca. 29000 p.a. og resten må således være de timer som Kolding kommune tilkøber udenfor garantien. Kan man sige noget om, hvordan disse timer, historisk set, har fordelt sig i forhold til 4 timers og 7 timers vogne 37. Fastholder ordregiver svar på spørgsmål 21 vedr. delaftale 2? 38. I forlængelse af spørgsmål 29: Der køres eksempelvis fra kl. 07 til kl. 14. I denne tid er afholdt ½ times pause. Kan der faktureres for 7 timer? 39. 6 Udelukkelse og egnethed - Tilbudsgiver skal vedlægge et udfyldt ESPD til sit tilbud i hvilket format skal ESPD -en vedlægges? PDF-, XML- eller word-format? 40. 10 Afregning. Ordregiver afregner for de garanterede timer pr. bus samt de eventuelle yderligere faktuelle forbrug. Er der tale om omvendt fakturering fra Kolding Kommunes side dage efter modtagelse, skal listen slettes helt fra mailboksen. Ja. Ordregiver vil i skolernes ferie som udgangspunkt ikke anvende 4-timers liftbusser. Anvendelse af liftbusser ved anden nedgang i forbrug, vil vurderes af kørselskontoret. Det vurderes af kørselskontoret, hvilke liftbusser det påvirker i den konkrete situation. Nej det er ikke muligt. Ja. Kravene i kravspecifikationen er minimumskrav. Tilbudsgiver må gerne tilbyde 35 vogne, der er større og bedre, såfremt størrelsen ikke overstiger en liftbus. Det er et krav at de tilbudte vogne lever op til de øvrige krav i udbudsmaterialet. Der skal som minimum stilles 5 personvogne til rådighed af hensyn til fremkommelighed i byerne. Ja, pauserne indgår i garantitiden. Jf. udbudsmaterialets pkt. 9 Tilbuddets indhold kan ESPD afleveres enten som xml-fil uploadet sammen med tilbuddet eller som PDF-fil. Nej, ordregiver fremsender et excelark, som leverandøren skal lave en samlet fakturering efter.
samt leverandørens fakturering på differensen? Dvs. minimum to faktureringer? 41. Det er ikke klart, hvor mange busser der skal bydes med i Delaftale 1. Under punkt 5 Udbuddets omfang, Delaftale 1: Kørsel med visiterede borgere. Hertil skal bruges 17 styk 16 personers (ekskl. Chauffør) liftbusser. Bilag 1 Kravspecifikation, overordnede krav - 17 liftbusser, der garanteres 7 timers kørsel mandag, tirsdag og torsdag fredag. og onsdag kun 14 busser samt yderligere 4 liftbusser der hver garanteres 16 timers kørsel pr. uge. Er dækker udbuddet over 17 liftbusser eller 21 liftbusser? 42. Yderligere option på op til 3 liftbusser med et varsel på kun 3 måneder kan nok ikke lade sig gøre, hvis der fastholdes krav om Euronorm VI. 43. Al vedligeholdelse og rengøring er ordregiver og borger uvedkommende Der er borgere, som er utætte. Hvordan skal der forholdes til dette? 44. I fald tablets bryder ned eller melder teknisk fejl, skal der så køres efter papirlister? Og hvem udleverer disse lister? 45. Ordregiver bedes bekræfte, at timeprisen for de tre busser, som kan tilkøbes via option, kun vil finde anvendelse, hvis ordregivers samlede behov for busser overstiger 21 busser (hvorimod denne timepris ikke finder anvendelse, hvis ordregiver først ændrer antallet af busser i nedadgående retning og derefter senere ændrer antallet til 21 busser igen)? 46. Ordregiver bedes bekræfte, at antallet af busser med en garantitid på 7 timer dagligt kun blive reduceret i tilfælde af en tilsvarende nedgang i ordregivers samlede faktiske kørselsbehov (timeforbrug) under aftalen? 47. Ordregiver bedes bekræfte, at eventuelle ændringer i det tidsrum, hvor kørslen ligger, alene vil kunne betyde, at tidsrummet flyttes, men ikke at tidsrummet udvides, således at busserne skal stå til rådighed i flere timer pr. dag? 48. Ordregiver bedes bekræfte, at en 7 timers vogn ikke bliver ændret til en 4 timers vogn Se svar på spørgsmål 30 Ordregiver fastholder krav til varsel og Euronorm VI. Ordregiver antager, at spørgsmålet vedrører delaftale 1 og besvares således derefter. Leverandøren står for al rengøring af liftbusserne. De daglige kørselslister sendes af kørselskontoret til leverandøren dagen forinden. Det er leverandørens ansvar at udlevere disse til chaufførerne ved nedbrud. Dette bekræftes ikke. Dette bekræftes ikke. Dette bekræftes. Dette bekræftes.