Referat Allerød Kommune Personale Allerød Rådhus Bjarkesvej 2 3450 Allerød Tlf: 48 100 100 kommunen@alleroed.dk www.alleroed.dk Hovedudvalget holder møde den 23. november 2015 på Magleås. Afbud: Anette Friedrichs, Jette Jensen, Vivi-Ann Petersen 1. Bemærkninger til referat... 2 2. Godkendelse af dagsorden... 2 3. Orientering... 2 4. Forventet regnskab 2015... 2 5. Budget 2016... 3 6. Procesplan for APV 2016... 3 7. Personalepolitisk pulje... 4 8. Høringssvar vedr. organisationsjustering... 5 9. Procedureretningslinje for drøftelse af personalepolitikker... 6 10. Politianmeldelse ifm. vold... 6 11. Hovedudvalgets årshjul 2016... 7 12. Mødedatoer i 2016... 7 13. Eventuelt... 7
1. Bemærkninger til referat./. Bemærkning til referat af mødet 19.10.2015 fra Alice Silkjær Møller. Taget til efterretning 2. Godkendelse af dagsorden Godkendt 3. Orientering Jette Jensen indtræder i Hoveudvalget som suppleant for Helene Pedersen, der er på barsel frem til efteråret 2016../. Høringssvar /henvendelse til Hovedudvalget og Økonomiudvalget fra MED-udvalget i Kirsebærgårdens Børnehus ifm. budgetprocessen. Henvendelse fra Forvaltningens MED-udvalg: Flere medarbejdere har bedt om, at der sker en sondring mellem DHL og Allerødløbet. Oversendes til drøftelse i Hovedudvalget. (se også bilag til punkt 7) Status på ansættelse af direktør Status på nyt rengøringsselskab Kirsebærgårdens MED-udvalg blev efter modtagelsen af høringssvar orienteret om, at høringssvaret blev videresendt til Økonomiudvalget forud for 2. behandlingen af budget 2016-2019, samt til orientering på Hovedudvalgets førstkommende møde. Henvendelsen fra Forvaltningens MED-udvalg blev behandlet ifm. punkt 7 Personalepolitisk budget. En kandidat er udvalgt til anden samtale, som foregår den 25.11.2015. Det er planen at ansættelsen skal have virkning fra 1.1.2016, hvorefter der indledes ansættelse af ledige chefstillinger. Efter mødet er det besluttet at genopslog stillingen. Ny ansættelsesproces går i gang i januar 2016. Det nye rengøringsselskab Forenede Rengøring startede op 1.11.2015.Siden er der modtaget få henvendelser om rengørings kvaliteten. Det opfordres til fortsat at være bevidst om kvaliteten og give besked, såfremt kvaliteten ikke lever op til forventningerne. Reklamationer vedrørende rengøringen skal ske som hidtil. 4. Forventet regnskab 2015 v/mk Hovedudvalget får en orientering om forventningerne til resultatet af 2015 Det forventes at resultatet for 2015 bliver i overensstemmelse med forventningerne til 2015. Side 2
5. Budget 2016 v/mk Hovedudvalget får en orientering om budget 2016, de afledte konsekvenser og udmøntningen af de besparelser der følger af budgetvedtagelsen. På Økonomiudvalgets møde den 17. november 2015 behandles implementeringen til af budget 2016. Link til Økonomiudvalgets dagsorden /referat: http://alleroed.dk/politik/politiske_udvalg/83.aspx Fire skoler og Allerød Service er særligt berørt i budget 2016. Der er ikke i budgettet afsat midler til at understøtte forandringsprocesser, og Hovedudvalget opfordres derfor til at drøfte en evt. økonomisk understøttelse heraf ved behandling af punkt 7: Personalepolitisk budget for 2016. Hovedudvalget fik en orientering om konsekvenserne af budget 2016 2017. Oversigt over alle forslag til besparelser og effektiviseringer findes i Økonomiudvalgets dagsorden af 17.11.2015. Heraf fremgår hvilke forslag der er implementeret, samt hvilke forslag der undersøges nærmere og/eller arbejdes videre med, inden endelig implementering. Hovedudvalget henleder opmærksomheden på vigtigheden af inddragelse af medarbejderne samt referencegrupper hvor det er relevant. 6. Procesplan for APV 2016 Jf. MED-aftalen skal der gennemføres APV hvert andet år og gennemføres i 2016. APV for alle medarbejdere kører i foråret 2016 og APV for ledere og mellemledere i efteråret 2016 Spørgsmål og svarkategorier er de samme som i 2014, dog med enkelte sproglige og forståelsesmæssige justeringer, hvorved der opnås mulighed for at sammenligne udviklingen fra 2014 til 2016 samt evaluering af de indsatsområder der er arbejdet med på baggrund af APV 2014. Trivselsdelen af APV en er opbygget over medarbejderens relationer, og sætter fokus på medarbejderens oplevelse af sig selv samt samarbejde med hhv. ledelse, kollegaer og arbejdspladsen som helhed. I APV en er indarbejdet social kapital måling. Spørgsmålene der danner grundlag for denne måling er med enkelte sproglige fortolkninger de samme som NFA s../. Procesplan for APV 2016 til organisationen. Godkendt. Side 3
Beslutning 7. Personalepolitisk budget v/af /TE Hovedudvalget får en orientering om forventet regnskab for personalepolitisk budget og forbruget heraf i 2015, samt hvordan budgettet for 2016 ser ud. Hovedudvalget drøfter hvilke initiativer og fokusområder der ønskes i 2016 og fordeler det disponible budget../. Vedlagt overblik over budget og forventet regnskab for 2015, samt budget 2016../. Evaluering af medarbejdertræning i FH-Hallen, Allerødløbet mm. I overblikket er indarbejdet følgende forslag fra Personale: Anmodning om overførselsbeløb svarende til den del af budget på fastlagte poster, som ikke anvendes i 2015 Hovedudvalget drøfter, hvordan et evt. overførelsesbeløb skal anvendes Hovedvalget drøfter, hvilke områder der fortsat skal støttes af Personalepolitisk budget, om der er nye indsatser/fokusområder samt afsætter og fordeler disponibelt budget Herudover foreslås det, at Hovedudvalget drøfter, om der af mindre forbruget i 2015 skal søges yderligere overførelsesbeløb til understøttelse af forandringsprocesser afledt af budget 2016, som drøftes under punkt 5: Budget 2016. Det indstilles til Hovedudvalget at fordele og beslutte budgettet for 2016. I forbindelse med behandling af Personalepolitisk budget besluttede Hovedudvalget følgende: Medarbejdertræning i FH-Hallen. Hovedudvalget besluttede, at give tilskud i 2016, samt forsøgsvis at udvide tilbuddet til at omfatte mulighed for morgentræning. I løbet af 2016 skal der laves statistik på brugen af tilbuddet, som Hovedudvalget til næste år vil ligge til grund for, hvorvidt tilbuddet skal fortsætte. Allerød Løbet /DHL - På baggrund af en henvendelse fra Forvaltningens MED-udvalg besluttede Hovedudvalget i 2016 at give tilskud til tilmeldingsgebyr til både Allerød Løbet og DHL. Derimod vil der i 2016 ikke være telt til ophold. Hovedudvalget vil på baggrund af tilmeldinger til de to løb i 2016 beslutte, hvilket løb der fremadrettet skal gives tilskud til. Understøtning af forandringsprocesser - Hovedudvalget besluttede at ansøge om, at ikke forbrugt budget i budget 2015 overføres til 2016 og anvendes til at understøtte forandringsprocesser i virksomheder, som skal gennemgå strukturændringer på baggrund af budget 2016-2019. De konkrete virksomheder får mulighed for at ansøge om midler inden 1.3.2016. Hovedudvalget beslutter på møde i april 2016 hvilke tilskud der gives. Personale udarbejder oplæg til puljens anvendelse til godkendelse på Hovedudvalgets møde i januar../. Prioriteret personale politisk budget for 2016. Side 4
8. Høringssvar vedr. organisationsjustering Direktionens oplæg til justering af organisationen er sendt til høring i MED. Høringsperioden løber frem til den 30.11.2015../. Oplæg til organisationsjustering. Eftersendes den 13.11.2015./. Forvaltningens MED-udvalgs høringssvar eftersendes til Hovedudvalget. Hovedudvalget drøfter og udarbejder høringssvar til direktionen. Hovedudvalget fik en orientering om direktionens oplæg til organisationsjustering, som forventes at træde i kraft 1.1.2016. Oplægget tager udgangspunkt i tilbagemeldingerne fra ledere og medarbejdere under idefasen og fastholder den nuværende organisation, styrker kommunens styringsmodel, introducere til sammenhængscirklen, som model for ønsket om at understøtte og synliggøre samarbejdet i tværgående koordinering med borgeren i centrum, der igangsættes udviklingsarbejde om øget effektivisering og endelig fastholdes fokus på arbejdet med social kapital, med Hovedudvalget som hovedaktør. Hovedudvalget havde forinden mødet modtaget Forvaltningens MEDudvalgs høringssvar. MED-udvalget finder det samlede ambitionsniveau fornuftigt og er enige i det strategiske fokus. MED-udvalget finder det fornuftigt, at der ikke sættes yderligere forandringer i gang. Den samlede mængde af aktuelle udviklingsprojekter er allerede stor og det er vigtigt, at der er tid til at afslutte og implementere forud for nye tiltag. Det anerkendes endvidere, at der er fokus på kommunens kerneydelser og på medarbejdernes trivsel. Hovedudvalget besluttede, at støtte op om Forvaltningens MED-udvalgs høringsforslag med følgende høringssvar: Hovedudvalget tilslutter sig Forvaltningens MED-udvalgs synspunkter i udvalgets høringssvar til organisationsjusteringen. Hovedudvalget tilslutter sig at administrationen i den kommende periode fokuserer på de fremlagte forslag, dvs. Implementering af politiske beslutninger - og at tiden bruges på kerneopgaverne og sikker drift Øget tværgående koordinering Fokus på effektivisering Fortsat styrkelse af den sociale kapital Det er aftalt at der fortsat skal være inddragelse af interessenter, herunder medarbejdere og ledere i de udviklingsaktiviteter der igangsættes. Dette gælder også i arbejdet med implementering af de politiske beslutninger samt gennemførelse af de bestilte analyser på serviceområderne. Hovedudvalget understreger betydningen af at have fokus på kerneopgaverne og det gode arbejdsmiljø. Hovedudvalget beder, som opfølgning her på, Personaleafdelingen udarbejde oplæg til det videre arbejde med social kapital. Hovedudvalget er opmærksom på, at virksomheder er forskellige steder med arbejdet omkring social kapital, hvilket oplægget skal tage hensyn til. Side 5
9. Procedureretningslinje for drøftelse af personalepolitikker Jf. MED-rammeaftalen skal der udarbejdes procedureretningslinje for Hovedudvalgets drøftelse af personalepolitikker../. Personale har udarbejdet forslag til procedureretningslinje for drøftelse af personalepolitikker og evaluering af de dertil hørende retningslinjer. Forslaget bygger på den oprindelige plan for Hovedudvalgets arbejde med personale poltikker. Det indstilles til Hovedudvalget, at godkende forslag til procedureretningslinje. Hovedudvalget ønsker tilføjet ligestillingsredegørelse og strategisk drøftelse til overbliksskemaet. Med denne til rettelse godkendes forslaget til procedureretningslinje. 10. Politianmeldelse ifm. vold Erstatningsnævnet har i deres årsberetning for 2014 gjort opmærksom på 72-timers reglen og kravet om politianmeldelse ifm. sager om vold, som anmeldes til Erstatningsnævnet. (Tidligere Erstatningsnævnet for voldsofre). Der kan iht. offererstatningsloven dispenseres fra reglen om politianmeldelse, når ledelsen har vurderet, at pædagogiske og behandlingsmæssige hensyn kan tale imod en politianmeldelse. Før en sag kan anerkendes af Erstatningsnævnet skal der være tale om en straffelovsovertrædelse. Vurderingen heraf foretages af Erstatningsnævnet på baggrund af politiets undersøgelser og/eller skadelidtes oplysninger. Det er Personales vurdering, at der bør udarbejdes en retningslinje for, hvordan Allerød Kommune kan sikre medarbejdernes mulighed for erstatning fra Erstatningsnævnet i sager hvor det er relevant at anmelde til Erstatningsnævnet. KL vil I løbet af november 2015 komme med en udmelding/oplæg til fortolkning og reaktion på kravet om politianmeldelse særligt ift. børn og borgere med særlige problemstillinger. Personale ønsker at afvente KL s indstilling før en retningslinje udarbejdes. I mellemtiden anbefaler Personale, at vold og dødstrusler som udgangspunkt altid anmeldes til politiet. Konkret vurderes det i hvert enkelt tilfælde evt. i samråd med Forvaltningen /Personale hvorvidt politianmeldelse skal foretages eller om der skal udarbejdes dokumentation for vurderingen af, at politianmeldelse ikke foretages../. Foreløbigt notat om politianmeldelse samt sondring mellem anmeldelse af arbejdsskader og anmeldelse til erstatningsnævnet./. Uddrag af Erstatningsnævnets årsberetning 2014 Side 6
Behandlingen af punktet udsættes til næste møde 11. Hovedudvalgets årshjul 2016 Personale har udarbejdet oplæg til Hovedudvalgets årshjul 2016../. Hovedudvalgets årshjul 2016 Det indstilles, at Hovedudvalget godkender årshjul for 2016. Behandlingen af punktet udsættes til næste møde 12. Mødedatoer i 2016 Tirsdag, den 26. januar 2016 Ordinært møde og forberedelse Tirsdag, den 9. februar 2016 Dialogmøde med Økonomiudvalget Fredag, den 15. april 2016 Ordinært møde Fredag, den 24. juni 2016 Ordinært møde og forberedelse Onsdag, den 10. august 2016 Forberedelse af dialogmøde Tirsdag, den 16. august 2016 Dialogmøde med Økonomiudvalget Mandag, den 12. september 2016 Ordinært møde Mandag, den 26. september 2016 Ekstra ordinært møde Torsdag, den 27. oktober 2016 Seminar Onsdag, den 7. december 2016 Ordinært møde Tid: Alle ordinære møder - kl. 9.30-11.30 Tidspunkt for dialogmøder udmeldes umiddelbart inden mødet. Seminaret er et heldagsmøde kl. 9.00-20.00 Sted: Alle ordinære møder afholdes i mødelokale H. Dialogmøder med Økonomiudvalget afholdes i mødelokale F1 og F2. OBS: Næste møde er flyttet til den 26.1.2016. 13. Eventuelt Hovedudvalget aftalte en hjemmeopgave som opsamling på seminaret../. Hjemmeopgave Side 7