AU S IT-ORGANISATION OM 5 ÅR

AU S IT-ORGANISATION OM 5 ÅR

FORLØBET Uge 44: d. 30-10: Præsentation af udkast til vision for AU IT om 5 år Uge 44 47: Visionsudkast drøftes i team/afd Uge 48 : 27: november: LSU-møde LSU drøfter input fra team/afd 28. november: SLG-møde på Skanderborg Hotel (opsamling på drøftelser i team/afd/lsu) 29. november: Chefgruppen færdiggør vision 19. December 2017: Udmelding om endelig vision på fællesmøde

HVAD ER DET VI VIL?

FORESTILLINGER OM DET UKENDTE

HVORFOR ER DET VIGTIGT NU? Ny teknologi/nye leveranceformer vil afstedkomme radikale ændringer i måden vi arbejder og forbruger goder på AU satser stort på digitalisering i de kommende år og har brug for en it-organisation, som kan følge med og vise vejen IT-organisationen skal skabe værdi for forretning gennem Sikre og styrede leverancer af forretningskritiske ydelser Innovation, brugerorientering og agile leverancer AU s it-organisation har i stigende omfang brug for eksterne partnere (kapacitet og kompetencer), hvis vi skal imødekomme forretningsbehovene Anvendelse af Cloud/deltagelse i digitale økosystemer rummer store potentialer for innovation og agilitet Vi skal være med i udviklingen og har forudsætningerne for det

HVORDAN GRIBER VI DET AN? Eksperimentel tilgang, foretage nødvendige kursændringer undervejs Afsætte ressourcer Iværksætte konkrete tiltag Formulere strategiske mål Arbejde inden for nuværende organisationsstruktur, men nedsætte tværgående arbejdsgrupper og fora Alle mand på dæk Tidshorisont = 2018 + 2019

RESSOURCER - NYE MIDLER AU IT har fået tilført 2 mio. årligt i perioden 2018-2021 til køb af eksterne leverandørydelser AU IT har fået tilført 5 mio. i 2018 og 5 mio. i 2019 til programmet Nedbringelse af itgæld - > Størstedelen anvendes til køb/ansættelse af ressourcer AU IT har fået tilført 2,5 mio. til lønbudgettet permanent AU IT får 1 mio. årligt i perioden 2018-2023 som betaling for ydelser AU IT leverer til EDU-IT-satsningen. (2 årsværk besættes med strategiske stillinger) Tiltrække eksterne midler gennem leverance af ydelser (0,5 mio. i 2018, 1. mio. i 2019) 2 % besparelser frem til og med 2020 er realiseret i budgettet Konklusion: Vi har et solidt råderum til at ansætte nye medarbejdere/freelancere/lave projektansættelser og indgå aftaler med eksterne

SLØRET VISION MED KONKRETE TILTAG Partnerskab forstå behov/styrke relation/styrke leverance Innovation plads til eksperimenter/løbede forbedringer Agil systemudvikling afprøve metoder/timeboxing/forpligte forretning Cloud forankring/strategi/konkrete indsatser Samarbejde med eksterne leverandører - opnå erfaring/øget fleksibilitet

PARTNERSKAB 5000 TIMER Styrke relation til forretning Besøg i forretningen/fra forretningen Fastholde dialogmøder med institutter/vd-områder Afsætte ressourcer til effektiv opgavevisitation og opgaveløsning til mindre opgaver Fremme digitaliseringsinitiativer gennem fora på tværs af AU (UX, Arkitektur, PL, systemejere, DATA m.fl) Øge beslutningskompetence/-hastighed gennem tydelig governance

INNOVATION 5000 TIMER Innovation events (gennemføre hackaton, innovationdays) Inspirationsaktiviteter Gå hjem møder / eat and learn /ud i marken Fremme skæve/innovative projekter Fremme af effektive processer ved ny og innovativ tænkning. De små ting i hverdagen. Skab tid/rum til reflektion og nye ideer. Snor i loftet? Etablere innovations-tænketank, som skal komme med forslag til innovationsaktiviteter og styre budgettet.

IN THE CLOUD 3000 TIMER Cloud first ved anskaffelser (fx ITSM) (altid højest op i stakken) Etablering af tværgående cloud-faggruppe på tværs af AU IT Exchange + Filer (onedrive) Office 365 Lavthængende frugter: Atlassian?/PURE?/Visual Paradigme?/Andre? Infrastruktur: Datacenter 2018 Strategisk platform til.net udvikling Strategiske valg i programmet Nedbringelse af it-gæld Visionsarkitektur for hhv. IDM og Integrationer

AGILITET Agil systemudvikling levere værdi til kunden gennem iterativ udvikling Minimal viable products Løbende brugerinddragelse Større evne til prioritering sammen med forretningen Timeboxing med aftalt ressourceforbrug Udvælg et eller flere egnede projekter (Flowunderstøttede kursusbeskrivelser) Afsat ressourcer i HR og hjælp fra eksterne konsulenter til at arbejde med agile metodeudvikling Sidde sammen/fuldtidsallokering

EKSTERNE LEVERANDØRER Projektet Undervisning og eksamensplanlægning tilføres 1 heltidsintegrator fra ekstern leverandør Indgå aftale med leverandør om drift, support og udvikling af Robotics Øget brug af freelancere Indgå aftale med leverandør om AV-support Anvende eksterne leverandører i programmet Nedbringelse af it-gæld

HVOR KOMMER TIMERNE FRA? Mere effektive møder (3000 timer = 24 timer pr. medarbejder) Afkorte møder (dagsorden/mødedisciplin/to-the point) Reducere mødefrekvens Kun afholde møder, som giver værdi Tidsoptimering (6000 timer = 48 t. timer pr. medarbejder) Procesoptimering Opgaveprioritering Personlig planlægning Automatisering Afsætte produktionskapacitet svarende til 4000 timer

ROLLER? DEM SKABER VI SAMMEN Lead developers/arkitekter

VI ER KLAR! Medvind Meget kompetent og engageret mandskab med høj moral Dygtige og empatiske ledere Vilje og evne til at møde nye udfordring og tilpasse sig Solid organisation Sammenhold Stor loyalitet over for AU

GOD JUL!