Samarbejdsorganisation. Bilag 9

Transkript

1 Samarbejdsorganisation Bilag 9

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Formål Målsætninger omkring samarbejdsorganisationen Overordnede krav til samarbejdsorganisationen Kundens overordnede krav til samarbejdsorganisationen Kundens aktuelle organisation Kundens krav til Leverandørens roller Kundens krav til Leverandørens roller Kundens krav til samarbejds- og leveranceorganisation i driftsfasen Management Forum (strategisk niveau) Account Forum (taktisk niveau) Kundens krav til Account Forum Drift Driftskoordineringsgruppen Kundens krav til Driftskoordineringsgruppe Bilag 3 Hovedtidsplan Aarhus Kommune, side 2 af 11

3 Vejledning til tilbudsgiver i forbindelse med udarbejdelse af tilbud Dette bilag indeholder Kundens krav til samarbejdsorganisationen. Hele Bilag 9, Samarbejdsorganisationen, udgør Ønsker (Ø). Bilag 9 omfatter ikke alle Kundens krav. Nogle af Kundens krav er medtaget i andre Bilag for at have en naturlig sammenhæng til konteksten. Andre forhold Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at Kunden alene er berettiget til at lægge vægt på de ved tilbuddet indkomne oplysninger, og at Kunden vil tage alle oplysninger i tilbuddet i betragtning ved vurdering af, om et Minimumskrav /Option/Ønske er opfyldt. Dette betyder blandt andet, at tilbudsgivers detaljerede løsningsbeskrivelser vil kunne indgå ved vurderingen af, om etminimumskrav/option/ønske er opfyldt i et andet bilag, og tilbudsgiver skal derfor altid sikre, at tilbudsgivers besvarelse i ét bilag ikke fører til, at et Minimumskrav/Option/Ønske må anses for ikke-opfyldt i et andet bilag. Det er i den sammenhæng tilbudsgivers risiko, såfremt tilbuddet indeholder fejl, unøjagtigheder eller oplysninger, der kan forstås som stridende mod et Minimumskrav/Option/Ønske, og Kunden kan i disse tilfælde være forpligtet til at se bort fra tilbuddet. Det er derfor vigtigt, at tilbudsgiver generelt ved besvarelse af Kundens Minimumskrav/Option/Ønske og ved udarbejdelse af de ovenfor anførte løsningsbeskrivelser sikrer, at besvarelsen indeholder klare og tydelige svar på alle Kundens Minimumskrav/Option/Ønske, således at der ikke opstår tvivl om, hvorvidt et Minimumskrav/Option/Ønske er opfyldt. Dette gælder særligt vedrørende Minimumskrav (MK) og Optioner (O), idet manglende opfyldelse/besvarelse heraf vil kunne medføre, at tilbuddet skal anses for ukonditionsmæssigt, hvilket betyder, at tilbuddet ikke kan tages i betragtning ved tilbudsvurderingen. Dette afsnit slettes ved Rammeaftalens underskrift. Bilag 3 Hovedtidsplan Aarhus Kommune, side 3 af 11

4 1. Indledning 1.1. Formål Nærværende bilag indeholder Kundens krav til samarbejdsorganisation, som etableres mellem Kunden og Leverandøren Målsætninger omkring samarbejdsorganisationen Kunden ønsker at indgå i et professionelt samarbejde med Leverandøren, hvor samarbejdet er baseret på tillid og åbenhed. Samarbejdsorganisationen har til formål at sikre et struktureret og transparent samarbejde. Til driftsfasen er der beskrevet krav til en række samarbejdsfora. Kunden har ret til at beslutte, at møder i samarbejdsfora slås sammen. Beslutter Kunden en permanent ordning, skal dette dokumenteres i Samarbejdshåndbogen, jf. bilag 9 a Overordnede krav til samarbejdsorganisationen Kunden beskriver i dette afsnit en række overordnede krav, der gælder for Leverandøren i en eller flere af Rammeaftalens faser Kundens overordnede krav til samarbejdsorganisationen K9-1 Ø Kunden ønsker tilbudt en løsning, hvor Leverandøren som en del af løsningsbeskrivelsen, bedes angive og beskrive, hvilken organisation Leverandøren vil anvende for at kunne matche Kundens krav til: Support Drift Vedligehold Bilag 3 Hovedtidsplan Aarhus Kommune, side 4 af 11

5 Samarbejde K9-2 Ø n skal indeholde roller samt kompetencer for Leverandørens organisation. Kunden ønsker tilbudt en løsning, hvor Leverandøren sikrer, at den nødvendige organisation opbygges og kan fungere i overensstemmelse med de metoder, processer med videre, som Leverandøren har angivet i kravene til drift, support og vedligeholdelse. Bilag 3 Hovedtidsplan Aarhus Kommune, side 5 af 11

6 2. Kundens aktuelle organisation Kunden er en magistratsstyret kommune, hvilket indebærer, at kommunen har fem økonomisk, organisatorisk og politisk selvstyrende magistratsafdelinger samt Borgmesterens Afdeling. It hos Kunden omfatter i hovedsagen følgende delopgaver: It-strategi og -planlægning It-sikkerhed It-infrastruktur samt brugeradministration, brugersupport og brugeruddannelse Service management Udvikling og digitalisering, herunder styring og gennemførelse af projekter Rammeaftalen er i udgangspunktet forankret i afdelingen It-Infrastruktur, som er en del af koncernenheden, Fælles Service, under Borgmesterens Afdeling. It-Infrastruktur er én af tre afdelinger, der sammen med Brugerservice og Digitalisering udgør Fælles IT i Fælles Service. Rammeaftalen vil have driftsmæssige snitflader ind i både It- Infrastruktur og Brugerservice. I figur 1 nedenfor er It-Infrastruktur markeret med grå farve. It-Infrastruktur rummer en række serviceteams med hver sit ansvarsområde samt tværgående opgaver såsom kontraktstyring. Brugerservices organisatoriske enheder er markeret med blå farve og Digitalisering med orange. Servicedesk under Brugerservice rummer en supportafdeling, der agerer SPOC for kommunens brugere. Figur 1. Organisering af Fælles IT i Fælles Service, Borgmesterens Afdeling. Yderligere information om Kundens organisering kan ses på Kundens hjemmeside: Bilag 3 Hovedtidsplan Aarhus Kommune, side 6 af 11

7 3. Kundens krav til Leverandørens roller Leverandøren har ansvaret for at bemande sin organisation med kompetente medarbejdere således, at Leverandøren er i stand til at varetage de Ydelser, som er indeholdt i Kontrakten Kundens krav til Leverandørens roller K9-3 Ø Kunden ønsker tilbudt en løsning, hvor Leverandøren sikrer, at der er én person til at varetage det overordnede ansvar for Leverandørens Ydelser over for Kunden. Denne person fungerer som Leverandørens frontend og samarbejder primært med Account Forum. K9-4 Ø Kunden ønsker tilbudt en løsning, hvor Leverandøren sikrer, at den faglige kompetence ikke på noget tidspunkt i Aftaleperioden svækkes ved udskiftning af nøglemedarbejdere. K9-5 Ø Kunden ønsker tilbudt en løsning, hvor Leverandøren sikrer, at Leverandørens repræsentanter i samarbejdsorganisationen er bemandet med fagligt kompetente ressourcer med klare ansvarsområder. Bilag 3 Hovedtidsplan Aarhus Kommune, side 7 af 11

8 4. Kundens krav til samarbejds- og leveranceorganisation i driftsfasen Kunden stiller krav til, at Leverandøren indgår i samarbejds- og leveranceorganisationen med Kunden, der tager afsæt i at samarbejde på tre niveauer nedenfor benævnt Management Forum (strategisk), Account Forum (taktisk) og Driftskoordineringsgruppen (operationelt). De resterende afsnit i dette kapitel beskriver opgaver og kompetencefordeling for de forskellige fora. Ad hoc-grupper Account Forum kan vælge eventuelt på baggrund af indstilling fra andre samarbejdsgrupper at nedsætte ad hoc-arbejdsgrupper. En ad hocgruppe vil kun blive dannet, såfremt en given opgave ikke kan løses af den generelle samarbejdsorganisation. Ad hoc-grupper vil altid referere til Account Forum Management Forum (strategisk niveau) Formålet med Management Forum er at sikre, at Leverandøren og Kunden har et formaliseret strategisk og ledelsesmæssigt forum, hvor deltagerne har samlet budgetansvar. Management Forum har bl.a. følgende opgaver: Videndeling om forretningsområder Strategisk udvikling på kontraktområdet Agere eskalationspunkt for væsentlige afvigelser fra eller spørgsmål til Rammeaftalen Møderne i Management Forum afholdes i udgangspunktet to gange om året med smallest mulige deltagerkreds Account Forum (taktisk niveau) Formålet med nedsættelse af Account Forum er at sikre, at Leverandøren og Kunden formelt får aftalt, hvorledes kommercielle udeståender håndteres. Account Forum har bl.a. følgende opgaver: Sikrer opfølgning på organisation og processer og samspillet mellem parterne Opfølgning på økonomirapporteringen Sikrer opfølgning på aftaler, servicekrav og performancemål, herunder bod og incitamenter Sikrer implementering af driftsplaner Allokering af ressourcer og økonomi Bilag 3 Hovedtidsplan Aarhus Kommune, side 8 af 11

9 Beslutte og eventuelt eskalere afvigelser fra Kontrakt Afgøre spørgsmål om fortolkning af aftalen i tilfælde af tvivl eller uenighed Iværksætte tiltag til sikring af den fremtidige drift og forvaltning Account Forum er eskalationspunkt, og møderne afholdes i udgangspunktet fire gange om året. Kunden indkalder til Account Forum, udfærdiger dagsorden til møderne samt forestår referat af møderne. Forud for hvert møde i Account Forum formidler driftskoordineringsgruppen en rapport til Account Forum, f.eks. opsummerings af referater fra seneste driftskoordineringsmøder. Fra Kunden deltager op til tre personer Kundens krav til Account Forum Drift K9-6 Ø Kunden ønsker tilbudt en løsning, hvor Leverandøren skal som del af tilbuddet udpege medlemmer, som skal repræsentere Leverandøren i Account Forum. K9-7 Ø Kunden ønsker tilbudt en løsning, hvor Leverandøren skal sikre, at Leverandørens medlemmer af Account Forum har kompetencer til at træffe beslutninger inden for rammerne af Account Forum ansvarsområde. K9-8 Ø Kunden ønsker tilbudt en løsning, hvor Leverandøren skal senest 3 Arbejdsdage forud for status- Bilag 3 Hovedtidsplan Aarhus Kommune, side 9 af 11

10 gruppemøde samle og fremsende materiale, der skal behandles på mødet Driftskoordineringsgruppen Der etableres en Driftskoordineringsgruppe ved overgangen til driftsfasen. Driftskoordineringsgruppen har ansvaret for etablering af organisation og processer under Leveranceaftalen, samt for tilrettelæggelse og gennemførelse af Driftsprøven før driftsfasen. Fra Kunden deltager tre til fire personer. Fra Leverandøren deltager minimum: Service Delivery Manager Efter godkendt Driftsprøve overtager Driftskoordineringsgruppen den løbende opfølgning vedrørende drift og forvaltning ligesom Driftskoordineringsgruppen er ansvarlige for relationen mellem parterne og for den daglige kontakt. Kundens repræsentant i Driftskoordineringsgruppen er samtidig kontaktperson for Leverandøren i forbindelse med håndtering af Fejl, og for udredninger og beslutninger vedrørende ændringsspørgsmål og prioriteringer. I driftskoordineringsmøderne deltager ud over de faste repræsentanter fra henholdsvis Kunden og Leverandøren - relevante personer i forhold til mødets indhold. Begge parter kan udvide deltagerkredsen efter behov, herunder med eksterne rådgivere. Kundens repræsentant er formand. Leverandøren fungerer som sekretær. Driftskoordineringsgruppen holder mindst 11 møder om året med følgende opgaver: Gennemgang af de månedlige driftsrapporter Bilag 3 Hovedtidsplan Aarhus Kommune, side 10 af 11

11 Gennemgang og opdatering af driftsplan Implementering og løbende forbedring af Service Management-organisationen og processerne Implementering og løbende forbedring af forvaltningsorganisationen og processer Kundens krav til Driftskoordineringsgruppe K9-9 Ø Kunden ønsker tilbudt en løsning, hvor Leverandøren som del af tilbuddet udpeger medlemmer, som skal repræsentere Leverandøren i Driftskoordineringsgruppe. K9-10 Ø Kunden ønsker tilbudt en løsning, hvor Leverandøren sikrer at Leverandørens medlemmer af Driftskoordineringsgruppen har kompetencer til at træffe beslutninger inden for rammerne af Driftskoordineringsgruppe ansvarsområde. K9-11 Ø Kunden ønsker tilbudt en løsning, hvor Leverandøren senest 3 Arbejdsdage forud for statusgruppemøde samle og fremsende materiale, der skal behandles på mødet. Bilag 3 Hovedtidsplan Aarhus Kommune, side 11 af 11