Dagsorden og Referat fra Bestyrelsesmøde Dato, tid og sted: Referent Mødeleder/ordstyrer Deltagere Til stede ja/nej Vuggestuen Margrethevej, onsdag den 22. februar 2017 Mads Bilø Formand og LDD repræsentant, Mads Bilø (Tilstede) Næstformand: Kathrine Zollner (Tilstede) LDD repræsentant, Tove Carlsen (Tilstede) Medlem, Nete Johansen (Tilstede) Medlem, Josefine Søderberg (Afbud) 1.Suppleant, Nicole Kilgod (Afbud) 2.Suppleant, Tina Bech Christensen (Tilstede) Sara Munksbøl pænt farvel og tak for denne gang Vuggestueleder, Lenette Esmark (Tilstede) TR - BUPL, Nana Pedersen (Tilstede) TR - FOA, Birthe Hansen (Tilstede) O = orientering, D = debat, B = beslutning Dagsorden O-D-B Tidsramme 1) Velkommen B 17.00 Valg af referent Valg af ordstyrer Referat/konklusion Ansvarlig Deadline 2) Orientering omkring økonomi O 17.20 17.30 Bestyrelsen underskriver regnskabet for 2016. Mads og Lenette har aftalt med LDD, at der fremadrettet vil blive en strammere budget opfølgning henover året, da der de sidste to år, har været for store afvigelser mellem budgetopgørelserne i november contra det afsluttende regnskab i december. Lenette følger op med LDD i marts / april 2017. - Handleplan for nedbringelse af underskud henover en 3 årig periode fremlægges og godkendes. 3) Frokostordning O-D-B 17.30 17.40 - Valg af frokostordning: Bestyrelsen genvælger frokostordningen..
- Køkkenmøder 2017: Lenette er i 2017 tovholder for køkkendamerne i de forskellige selvejende institutioner, og har taget initiativ til, at invitere til et ernærings kursus der kører over 4 moduler henover året. De selvejende institutioner deles om udgifterne hertil. 4) Bestyrelseskursus O 17.40 17.50 5) Personalefolder O-D-B 17.50-18.10 6) Pædagogisk tilsyn O-D 18.10 18.30 Mads og Kathrine har været på bestyrelseskursus hos LDD. De fik begge meget ud af kurset, det var en god intro til bestyrelsesarbejdet samt ny viden om, hvordan man får en god bestyrelse og besat de forskellige poster. Vi ønsker at alle bestyrelsesmedlemmer fremadrettet kommer med efter valg til ny bestyrelse. Vi har revideret vores personalefolder bl.a. i forhold til syge-omsorgspolitik. Lenette vil løbende afholde trivsels samtaler, for at forebygge sygdom dette jf. Hillerød Kommunes intensiverede retningslinjer. Bestyrelsen godkender og kommenterer positivt. Vi havde pædagogisk tilsyn i november. Rapporten fremlægges og opfølgende pædagogiske tiltag fremvises. Konsulenten fra Hillerød Kommune var generelt meget tilfreds og hun har skrevet en rigtig flot rapport til os med mange roser for den pædagogiske faglighed. Vi blev opfordret til at videreudvikle på vores sprogkultur, hvilket vi allerede er gået i gang med til årets første personalemøde. Forløbet vi har igangsat vil løbe hen over hele året. Lenette tilmelder når invitationen kommer fra LDD til efteråret. 7) Pædagogisk handleplan og årshjul O-D-B 18.30-18.50 Vores handleplan og årshjul er skrevet for 2017. Fremlægges for bestyrelsen til kommentarer og videre godkendelse. Handleplanen er godkendt og lægges på børneroden sammen med næste nyhedsbrev. Lenette kontakter Kathrine når vi får brug for hendes input.
Vi arbejder bl.a. med visualisering, hvor Kathrine tilbyder hjælp til layout og det grafiske design så de kreative ideer bliver visualiseret, bl.a. dagens gøremål for børnene og pædagoger. Bestyrelsen gør opmærksom på, at vi fortsat gerne må sætte en kopi af de bøger der bliver læst i Læseleg. Herved kan forældrene nemmere læse de samme bøger med børnene derhjemme. Kommentar til Årshjul: Sommerfesten d. 21.5. Vi vil genbruge temaet fra sidste år, hvor vi måtte aflyse. Arbejdsdagen d. 6/5. Hvad vil vi gerne nå, hvilke opgave skal løses i vuggestuen? Lenette giver videre til stuerne, at de skal huske en kopi af Læselegs-bogen. Mads, Kathrine, Annette og Tina arrangerer sommerfest. Nete, Nicole og Josefine er tovholdere for arbejdsdagen. 8) Personalenyt: -Hvordan går det på stuerne -Fokus på arbejdsmiljø O 18.50-19.00 To nye pædagoger er ansat pr 1.2.17. Mette på Stjernestuen og Christina på Solstuen. Arbejdsmiljø Rikke (arbejdsmiljø repr) og Lenette har siden efteråret gjort en indsats for at det gode arbejdsmiljø kommer i spil. Dette for at være på forkant og sikre et fortsat godt arbejdsmiljø alle imellem. Vi afventer svar på Trivselsundersøgelsen som blev gennemført i februar. Hus-nyt: På grund af piloterings arbejdet på byggegrunden overfor biografen, har vi fået tre revner i gulvet på Månestuen. Hillerød kommunes byggesagkyndige har lovet os, at bygningen er sikkerhedsmæssig forsvarlig at opholde sig i. Men eftersom at gulvet er revnet lige der hvor børnene spilder mad, så ønsker vi, at forsikringsselskabet behandler sagen, så vi kan få repareret linoleummet igen.
9) Bleordning O-D-B 19:10-19:20 Der er taget kontakt til både forsikringsselskab og byggefirma, men i øjeblikket er sagen gået i hårdknude mellem eget forsikringsselskab og bygherres forsikringsselskab. Lenette følger op og informerer løbende formand om hvad der sker i sagen. Vi har svært ved at finde tid til at lave opfølgning på, om alle forældre husker at indbetale til ordningen. Og når vi endelig får lavet en opfølgning opdager vi, at rigtig mange har glemt at betale penge. Kan vi finde på en anden måde at håndtere ordningen på, evt. med hjælp fra bestyrelsen? Tove tilbyder at være tovholder for blekontoen og sender fremadrettet rykkere ud til de forældre som har glemt at betale. Personalet på stuerne vil fremadrettet skrive på opslagstavlen ud for stuen, når det er tid til at sætte penge ind på blekontoen MEN: Vi opfordrer fortsat alle forældre til at lave en automatisk bank overførsel på 150 kr. hvert kvartal. 10) 2 forældrehenvendelser O-D-B 19.20-19.30 En forældre foreslår at der laves et online vuggestue forum hvor forældrene kan henvende sig til hinanden ift. idé udveksling. Bestyrelsen kan på nuværende tidspunkt ikke påtage sig, at lave et online vuggestue forum, men hvis man som forælder har et behov, en tanke eller ide el ønske, er man meget velkommen til at skrive til bestyrelsen. Hvis forældre har brug for at dele noget med hinanden, er de altid velkomne til at sætte et opslag op på opslagstavlen ved køkkendøren. En anden forældre tilbyder sin hjælp, hvis vi bare siger til. Bestyrelsen er altid glade for ekstra hænder, og siger til så snart der er noget vi kan bruge hjælp til.
11) Vedtægter og forretningsorden samt kompetencefordeling og stillingsbeskrivelse. D B 19.30 19.40 Formand og leder har haft en arbejdsdag, hvor vi bl.a. har kigget på disse. Vi vil i løbet af året lave en revideret forretningsorden, hvor i kompetencefordelingen ml. bestyrelsens og ledelsens opgaver skrives. I første omgang har vi lavet en stillingsbeskrivelse for lederen. Denne være udgangspunktet for det videre arbejde med at revidere forretningsordenen. 12) Lukket punkt 19.40-20.00 Bestyrelsen godkender stillingsbeskrivelsen. - Leder feedback