Ordinært menighedsrådsmøde samt konstituerende møde for det nyvalgte menighedsråd ved Skovlunde Sogn. Tidspunkt: Deltagere: Onsdag den 23. november 2016 kl. 18:30-20:30 i Skovlunde Kirkecenter med efterfølgende spisning. Ordinært menighedsrådsmøde: Lars Green Bach (LGB), Jan Frisell (JF), Marie Vissing Würtzen (MVW), John Deleuran (JD), Else Lindow (EL), Anette Juvald (AJ), Ole Rubach (OR), Helle York (HY), Inger Andersen (IA), Yvonne Blankenborg (YB), Henrik Mølvig Jensen (HMJ), Jim Iversen (JI), Mikkel Heie Nielsen (MHN), Kirsten Henriksen (KH), Henriette Ringgaard (HR), Karsten Lundbeck Garne (KLG), Morten Wassmer (MW), Lars Rosengaard (LR) og Pia Lyngenbo (PL). Konstituerende møde: Lars Green Bach (LGB), Marie Vissing Würtzen (MVW), Anders Gam Larsen (AGL), John Deleuran (JD), Else Lindow (EL), Nadia Mattila (NM), Jim Iversen (JI), Kirsten Henriksen (KH), Ole Rubach (OR), Jan Frisell (JF), Jan Poulsen (JP), Kim Betak Pedersen (KBP), Signe Bøggild Mommsen (SBM), Yvonne Blankenborg (YB), Henriette Ringgaard (HR), Karsten Lundbeck Garne (KLG), Morten Wassmer (MW), Lars Rosengaard (LR), og Pia Lyngenbo (PL). Stedfortrædere: Afbud: Konstituerende møde: Gaia Iversen (GI), Henning Kjærsgaard (HK), Palle Bruun (PB), Gerda Christensen (GC), Helle Kastberg Hansen (HKH), Anne-Grethe Pedersen (AGP) og Mogens Fritz Nielsen (MFN). Morten Wassmer Ej mødt: Mødeleder: Referent: Lars Green Bach Ole Rubach Indledende sang: Henrik Mølvig Jensen Tid Punkter og bilag Ansvar 18:30 1. Bemærkninger til beslutningsprotokol fra seneste ordinære menighedsrådsmøde 5. oktober 2016 Alle 18:35 2. Godkendelse af dagsorden for det ordinære møde Alle Side1
18:40 18:50 19:00 3. Sognets økonomi 3.1. Kvartalsregnskab efter 3. kvartal (beslutning) Menighedsrådet (MR) skal godkende kvartalsrapport 3 for perioden 01-01-15 til 30-09-2015. Forretningsudvalget (FU) indstiller, at MR godkender kvartalsrapporten med de bemærkninger MR eventuelt måtte have. 3.2. Årsregnskab for 2015 (orientering) MR skal orienteres om, at kirkekassens årsregnskab for 2015 nu er godkendt af Provstiudvalget. FU indstiller, at MR tager orienteringen til efterretning. Bilag: Kvartalsrapport_3_ 2016_detaljeret, Bemærkninger til Kvartalsrapport 3 2016, samt Referat PU møde 021116 4. Sognets medarbejdere 4.1. Revision af medarbejderhåndbog (beslutning) MR skal drøfte og godkende forslag til revideret medarbejderhåndbog (version 1.5) for sognets medarbejdere. FU indstiller, at MR drøfter den reviderede udgave af medarbejderhåndbogen, og godkender udkastet med de bemærkninger MR måtte have. 4.2. Orientering fra kontaktperson (orientering) MR skal orienteres om aktuelle aktiviteter, initiativer og generelle problemstillinger i forhold til sognets medarbejdere. FU indstiller, at MR tager orienteringen til efterretning Bilag: Medarbejderhåndbog (version 1.5) 5. Sognets bygninger og kirkegård 5.1. Kirkegårdstakster (orientering) MR skal orienteres om at Provstiudvalget har ajourført kirkegårdstaksterne. FU indstiller, at MR tager orientering til efterretning, og at MR samtidig pålægger bygnings- og kirkegårdsudvalget at påse implementeringen af de ajourførte takster i Skovlunde Sogn. JI JI HR HR LGB Side2
5.2. Orientering fra bygnings- og kirkegårdsudvalget (orientering) MR skal orienteres om aktuelle aktiviteter, initiativer og problemstillinger i forhold til sognets bygninger og kirkegård. OR/JI FU indstiller, at MR tager orienteringen til efterretning 5.3. Orientering fra kirkeværge (orientering) MR skal orienteres om aktuelle aktiviteter, initiativer og problemstillinger i forhold til kirke og kirkecenter. JD 19:10 19:15 19:20 FU indstiller, at MR tager orienteringen til efterretning Bilag: Referat PU møde 021116, Kirkegårdstakster oktober 2016 for alle kirkegårde, Cirkulære om beregning af kirkegårdstakster, samt Referat fra Bygnings- og kirkegårdsudvalgsmøde. 6. Frivillighed (beslutning) MR skal drøfte og behandle oplæg til frivillighedssyn for Skovlunde Sogn. FU indstiller, at MR godkender oplæg til frivillighedssyn som generelle principper for det frivillige arbejde i Skovlunde Sogn, med de bemærkninger MR måtte have. Bilag: UDKAST - Frivillighedssyn 7. Reformationsjubilæet (orientering) MR skal orienteres om status på markering af reformationsjubilæet af sognene i Ballerup Kommune. FU indstiller, at MR tager orienteringen til efterretning. Bilag: Programudkast med billeder og introduktionstekster 8. Kirketælling MR skal træffe beslutning om eventuel videreførelse af den igangsatte generelle kirketælling. FU indstiller, at den generelle kirketælling ophører ved udgangen af år-to for igangsættelsen, samt at det kommende sogne- og menighedsudvalg vurderer behovet for punktvis tælling af særlige områder og aktiviteter efter behov. EL/HMJ/LGB YB LR Bilag: Biskoppens brev vedr kirketælling Side3
19:25 9. Eventuelt, herunder underskrift på beslutningsprotokollat --- o0o --- Alle/OR 19:30 10. Godkendelse af dagsordenen for det konstituerende møde Alle 19:35 19:40 19:45 11. Afgørelse af spørgsmål om de valgte kandidaternes valgbarhed (beslutning) MR skal konstatere kandidaternes valgbarhed på baggrund af validering i Helsingør Stift jf. valglovens 3 og menighedsrådslovens 6 stk. 2. FU indstiller, at MR godkender kandidaternes valgbarhed. 12. Menighedsrådsløftet (beslutning) Nyvalgte medlemmer af menighedsrådet skal underskrive menighedsrådsløftet jævnfør menighedsrådsloven 7. FU indstiller, at MR påser at nyvalgte medlemmer underskriver menighedsrådsløftet. Bilag: Menighedsrådsløfte. 13. Konstituering af menighedsrådet 2016-2017 (beslutning) MR skal konstituere sig i forhold til lovpligtige hverv og udvalg, samt vælge medlemmer til øvrige udvalg, menighedsrådets repræsentation i eksterne bestyrelser og hverv, samt til menighedsrådets arbejdsgrupper. JF/OR/LGB JF/OR/LGB LGB FU indstiller, at MR konstituere sig i henhold til lov om menighedsråd og øvrige forpligtelser. FU indstiller på den baggrund, at MR konstituere og vælger følgende: 13.1. Valg af formand for et år (hemmelig skriftlig afstemning) 13.2. Valg af næstformand for et år (hemmelig skriftlig afstemning) 13.3. Valg af kirkeværge for et år 13.4. Valg af kasserer for et år 13.5. Valg af sekretær for et år 13.6. Valg af kontaktperson for et år 13.7. Valg af bygningskyndig til at deltage i de årlige syn over kirken og kirkegården 13.8. Valg af en underskriftsberettiget (ud over formanden) for et år. Side4
13.9. Valg af tre medlemmer til sognets valgbestyrelse for fire år. 13.10. Valg af formand for sognets valgbestyrelse blandt dens medlemmer for fire år. 13.11. Valg af tre medlemmer til Bygnings- og kirkegårdsudvalget for fire år. 13.12. Valg af tre til fem medlemmer til Sogne- og menighedsudvalget 13.13. Valg af et til to medlemmer til menighedsrådets følgegruppe for kirkecenterets om- og tilbygningsprojekt (udover kirkeværge, kasserer og en repræsentant for kirkefunktionærerne) 13.14. Valg af formand for følgegruppen for kirkecenterets omog tilbygningsprojekt blandt følgegruppens læge medlemmer 13.15. Valg af tre til fem medlemmer til Kommunikationsudvalget 13.16. Valg af et medlem til arbejdsmiljøorganisationen (udover kontaktperson og kirkefunktionærernes arbejdsmiljørepræsentant) for to år. 13.17. Valg af to medlemmer og en suppleant til det Besluttende Budgetsamråd for Ballerup ligningsområde for fire år. 13.18. Valg af to medlemmer til bestyrelsen for SKUG 13.19. Valg af to medlemmer til Skovlunde Sogns Menighedspleje 13.20. Valg af et medlem til bestyrelsen for FDF Skovlunde for et år. 13.21. Valg af en formand og to medlemmer til bestyrelsen for Børnehuset Rosenlund 13.22. Valg af en formand og to medlemmer til bestyrelsen for Menighedsbørnehaven på Torvevej 13.23. Valg af fem medlemmer (fire læge medlemmer og en præst) til bestyrelsen for L. C. Pedersens Fond 13.24. Valg af en lokal indsamlingsleder for Folkekirkens Nødhjælp Bilag: Bekendtgørelse af lov om menighedsråd, Underskrevet forretningsorden for Skovlunde Sogns Menighedsråd 2013-2016, Vedtægter for Bygnings- og kirkegårdsudvalget, Kommissorium for Skovlunde Sogns Menighedsråds følgegruppe for kirkecenterets om- og tilbygningsprojekt, MR - hverv, opgaver og udvalg 2016+, samt bekendtgørelse om lov om valg til menighedsråd. Skovlunde Sogns Menighedsråd Side5
20:15 20:25 20:30 14. Forretningsudvalg (beslutning) MR skal træffe beslutning om fortsat nedsættelse af et forretningsudvalg i henhold til nugældende forretningsorden for Skovlunde Sogns Menighedsråd. FU indstiller, at MR træffer beslutning om nedsættelse af et forretningsudvalg for perioden 2016-2020. Bilag: Underskrevet forretningsorden for Skovlunde Sogns Menighedsråd 2013-2016, samt MR - hverv, opgaver og udvalg 2016+ 15. Menighedsrådets årshjul for 2016-2017 (beslutning) Menighedsrådet skal træffer beslutning om, hvornår og hvor kirkeårets ordinære møder skal afholdes. FU indstiller, at MR drøfter og godkender årshjulet for 2016-2017 med de bemærkninger MR måtte have. Bilag: 2016-11-04 - Årshjul Menighedsrådet 2016-2017 16. Eventuelt, herunder underskrift på beslutningsprotokollat LGB LGB OR/Alle Side6
Underskrifter 23. november 2016 åben dagsorden ordinært møde Lars Green Bach Jan Frisell Marie Vissing Würtzen John Deleuran Else Lindow Anette Juvald Ole Rubach Helle York Inger Andersen Yvonne Blankenborg Henrik Mølvig Jensen Jim Iversen Mikkel Heie Nielsen Kirsten Henriksen Henriette Ringgaard Karsten Lundbeck Garne Morten Wassmer Lars Rosengaard Pia Lyngenbo Side7
Stedfortræder: Mogens Fritz Nielsen Side8
Underskrifter 23. november 2016 åben dagsorden konstituerende møde Lars Green Bach Marie Vissing Würtzen Anders Gam Larsen John Deleuran Else Lindow Nadia Mattila Jim Iversen Kirsten Henriksen Ole Rubach Jan Frisell Jan Poulsen Kim Betak Pedersen Signe Bøggild Mommsen Yvonne Blankenborg Henriette Ringgaard Karsten Lundbeck Garne Morten Wassmer Lars Rosengaard Pia Lyngenbo Side9
Stedfortrædere: Skovlunde Sogns Menighedsråd Gaia Iversen Henning Kjærsgaard Palle Bruun Gerda Christensen Helle Kastberg Hansen Anne-Grethe Pedersen Mogens Fritz Nielsen Side10