Referat for møde i OmrådeUdvalget for Rådhuset Mødedato: 7. december 2017, kl. 10.00 til 12.00 Mødested: Møderum 2 Mødelokale 2 er reserveret fra kl. 9-10 til formøde for personalerepræsentanterne Deltagere: Ledelsesrepræsentanter: Morten Møller (formand), Ole Stounbjerg, Britta Kempel Medarbejderrepræsentanter: Margit Pedersen (HK), Laila Dueholm (HK), Kjeld Pedersen (DSF), Jette Harlund (AC) Arbejdsmiljørepræsentanter: Cecilie Emilie Flindt Robert, Bente Nørgaard Referent: Maria Christensen Afbud: Dagsorden 1. Godkendelse af referat fra sidste møde Godkendt uden bemærkninger. 2. Godkendelse af dagsorden Godkendt med bemærkning om, at mødet starter med punkterne 9 og 7 med besøg fra Ulla og Malene fra HR i Ledelse & Udvikling. Fra medarbejdersiden var bemærkning omkring forsinket udsendelse af dagsorden. Dette er noteret, og der beklages for forsinket udsendelse af dagsorden. 3. Status vedrørende arbejdsmiljøarbejdet Til orientering Intern audit Der er gennemført intern audit på Højmarken samt på satellit i Vita Park. Bilag: Rapport for intern audit på Højmarken, dok. nr. 727-2017-137072 Bilaget er vedhæftet i mailen. Ledelsen har kommenteret på runderingen. Arbejdsmiljøgruppen informerede om, at runderingen giver et øjebliksbillede baseret på dem der bliver talt med. Arbejdsmiljøgruppen er glade for Marianne Jensens (leder for Jobcenteret i VitaPark) tilbagemeldingen på runderingen. Marianne kunne blandt andet tilføje, at der er bestilt alarmer til konsulenterne. Arbejdsmiljøgruppen havde ved runderingen en god snak med en ny medarbejder, som var utryg omkring brugen af alarmer. Vedkommende var usikker på, hvad der skete, hvis der blev trykket på alarmen. Dette opfordre til, at det skal sikres, at der bliver kommunikeret ud omkring instrukser af alarmer, og at der også bliver handlet på det. Dokumentnr.: 727-2017-165185 side 1
Der er en klar forventning til alle ledere om, at nye medarbejdere får tydelig og klar instruks i, hvordan alarmerne virker samt hvornår de anvendes og hvordan proceduren er. Der blev talt om flugtveje i pavillonen i VitaPark. Medarbejderne er af den opfattelse, at der er meget åbent, og at alle har fri adgang. De føler ikke, at det er særlig sikkert. Det blev præciseret, at rundering er en hjælp til selvhjælp for afdelingen, som selv skal handle på tingene, og der er fokus på at få alarmer på plads i VitaPark sammen med fokus på optimering af sikkerheden. På runderingen blev rengøringen også nævnt som en problematik samt at indeklimaet også er dårligt, og der ønskes undersøgt for skimmelsvamp. Ledelsen i VitaPark tager hånd om dette. Omkring kantineforholdene i VitaPark er der blevet lovet handling i forhold til at benytte kantinen til frokost med egen medbragt mad. Der er fortsat ingen service, og medarbejder føler ikke, at der sker noget i forhold til handling på problematikken. Arbejdsmiljøgruppen nævnte, at der er flere paragraffer og reglementer, som ikke er overholdt i forhold til benyttelsen af kantinen. Morten Møller følger op på dette. Fra medarbejdersiden blev der nævnt, at der i de nederste kontorer i Borgerservice er blevet meget koldt, hvilket ikke er oplevet tidligere. Medarbejderne sidder med vanter og tæpper. Morten Møller taler med Bent Rasmussen omkring regulering af varmen, så der ikke er koldt mandag morgen. Afdelingerne står selv for evt. indkøb af varmeblæsere. På næste møde vil Bent Rasmussen blive inviteret med for at oplyse, hvad er der af muligheder i forhold til varmereguleringen på rådhuset. Den interne audit på Højmarken tages til efterretning. 4. Sygefravær Sygefravær oktober 2017: Dokumentnummer: 727-2017-161522 Bilaget er vedhæftet i mailen. I sygefraværet for størstedelen af år 2017 er der marginalt lille fald på korttidsfravær. Samlet set er der en stigning i sygefraværet på 0,32 % rådhuset. Sygefraværet for organisation som helhed tegner rigtig godt med fremgang. I Jobcenteret er der sket en positiv ændring, hvor sygefraværet er faldet med 3 %. Der er sket stigninger i de øvrige afdelinger for rådhuset. Som opfølgning på trivselsmålingen, kan sygefraværet bringes op på personalemøde med MED-status i afdelingerne på rådhuset. 5. Orientering fra Direktionen og arbejdet i HovedUdvalget Til orientering Herunder opfølgning på dialogmøde mellem HU og ØK, Morten orienterer. Den 30. november holdte HovedUdvalget årets sidste møde. Udvalget blev orienteret om trivselsmålingen og der var opfølgning på vold, trusler og chikane også i forlængelse af Dokumentnr.: 727-2017-165185 side 2
oplægget omkring Vold som udtryksform. Aftaler om principper for tillidsvalgte blev godkendt på mødet og status på arbejdet med effektivisering blev drøftet. Opfølgningen på HovedUdvalgets temamøde foreligger ikke endeligt. Det bliver visionen og mål for arbejdet i den næste periode. OmrådeUdvalget får det forelagt, når der ligger et endeligt resultat af opfølgningen. 6. Borgmesterbrev HK Kommunal Til drøftelse Ansatte på jobcentrene bliver truet og hængt ud på nettet. HovedUdvalget behandler punktet på deres møde den 30. november 2017. Flere medier sætter i øjeblikket ganske berettiget arbejdsvilkårene for de ansatte på landets jobcentre under lup. Udgangspunktet er en omfattende undersøgelse fra HK Kommunal, der viser, at alt for mange sagsbehandlere er udsat for trusler og intimide-ringer, ligesom ikke færre end hver tredje oplever at blive eksponeret negativt på de sociale medier. BorgmesterbrevHKK ommunal.pdf Det blev præciseret, at uagtet om der er tale om vold, trusler eller chikane på arbejdspladsen eller på sociale medier, så har vi en nultollerance overfor dette. Det vil være de samme handlinger, som træder i kraft, hvis der er tale om vold og trusler på sociale medier, som hvis det var på arbejdspladsen. I forhold til at forhindre og forebygge episoder, bør vi som ansatte alle overveje vores egen adfærd på de sociale medier. I forhold til rådgivning omkring hvordan vi håndterer vold, trusler eller chikane på de sociale medier, kan webmaster Claus Buur Rasmussen eller kommunikationschef Rasmus Blicher bistå med råd og vejledning. 7. Oplæg fra HR Forebyggelse og håndtering af vold og trusler Interne audits og besøg fra Arbejdstilsynet har vist, at der er en stigende udfordring med vold og trusler i og uden for arbejdstiden. OmrådeUdvalget besluttede derfor på møde den 28. september 2017 at dagsordensætte vold og trusler på førstkommende møde og anmodede i forbindelse hermed om et oplæg fra HR. Malene Nørgaard Jensen holdte et oplæg omkring, hvordan trivselsmålingen er en god anledning til, at få sat forebyggelse og håndtering af vold og trusler på dagsorden. Vi tolererer ikke vold og trusler i Odder Kommune, og det må aldrig blive et vilkår. Det er et vigtigt signal at sende, at vi står sammen om, at det ikke må blive et vilkår vi accepterer. Det er vigtigt at have et vedvarende fokus på dette, idet der hele tiden er risiko for, at episoder kan opstå. Vi skal alle sammen vide, hvad vi skal gøre, hvis der skulle opstå en konkret hændelse. En anden god grund til at få sat forebyggelse og håndtering af vold og trusler på dagsorden Dokumentnr.: 727-2017-165185 side 3
er, at arbejdspladsen skal have en fælles forståelse for vold og trusler. Interne audits viser, at der langt fra er enighed om, hvordan det forstås. Vi skal være enige om, hvad det er, vi kan accepterer. Arbejdsgiver har pligt til at identificerer og forebygge risikoen. Der skal være fælles dialog omkring dette for at identificerer og forebygge. Alle skal vide, hvad skal jeg gøre, hvis jeg selv oplever noget, eller hvis andre oplever det. Konkrete hændelser skal altid analyseres for at forhindre og forebygge gentagelser. Malene foreslår, at følgende kan sættes på dagsorden til personalemøder: Identifikation Hvad er vold og trusler hos os? Forebyggelse Hvad kan vi gøre for at forebygge? Håndtering Hvad kan vi gøre, hvis det sker? Handleplanen skal sættes på dagsorden i afdelingerne. Er der nuancer vi skal være opmærksomme på i vores afdeling, skal der justeres, hvis vi oplever konkrete hændelser mv. Der skal være ens retningslinjer for at forebygge, og der skal registreres ved konkrete hændeler, og vi skal aftale, hvornår der anmeldes arbejdsskade og hvornår vi kontakter politiet. Der skal være klare linjer for, hvordan vi sikre vores nyansatte både fastansatte og vikarer så de er informeret ordentligt omkring procedure. Se evt. mere via links i PowerPoint præsentationen som er vedlagt som bilag: Bilag: 727-2017-165037 Trivselsmåling 2017 for OU Rådhus Det forventes, at alle afdelinger får italesat dette på personalemøder med MED-status. At vi hver især finder en form, der passer til os, og at vi ser det som en del af opfølgning trivselsmålingen, at vi får lavet en handleplan i alle afdelinger. 8. Tema 2 Til orientering I forbindelse med vedtagelsen af budget 2017 blev det besluttet, at der skal ske effektiviseringer og besparelser på administrationsområdet i Odder Kommune. Styregruppen for Tema 2 har med bistand fra arbejdsgruppen arbejdet på en kortlægning af effektiviserings- og besparelsespotentialer på det administrative område. Der er i den forbindelse gennemført en spørgeskemaundersøgelse blandt alle virksomheder og stabe i Odder Kommune samt en workshop for udvalgte ledere og medarbejdere. Herudover er der indhentet erfaringer fra omkringliggende kommuner, som har gennemført effektiviseringer og besparelser på det administrative område. Den indsamlede viden indgår i det videre arbejde med Tema 2. Med henblik på at få et kvalificeret indspil fra en ekstern part, som kan se på Odder Kommunes administration ude fra, og som kan bidrage med viden om, hvad der rør sig på det administrative område i andre kommuner, er der indgået aftale med KLK om en Dokumentnr.: 727-2017-165185 side 4
kortlægning af Odder Kommunes administration med udgangspunkt i en benchmarkanalyse samt udarbejdelse af konkrete forslag til optimering af administrationen. KLK har taget på hul arbejdet, som afsluttes i december 2017. Arbejdsgruppen understøtter KLK i arbejdet, ligesom der sker involvering af nøglemedarbejdere undervejs. Det endelige resultatet af arbejdet vil blive forelagt styregruppen på et møde den 20. december 2017, hvorefter styregruppen vil fremsende sine samlede anbefalinger til Direktionen med henblik på behandling på direktionsmøde den 9. januar 2018. Administrative principper Styregruppen for Tema 2 har udarbejdet principper for fremtidens administration i Odder Kommune. Principperne er rettet mod det resultat, man ønsker at opnå på det administrative område, og de er universelt gældende for hele organisationen. Principperne er godkendt af Direktionen på møde den 7. november 2017. Styregruppe har udarbejdet fire overordnede principper for fremtidens administration i Odder Kommune: Størst mulig værdi for borgere og virksomheder Mindst muligt spild Færrest mulige fejl Mest mulig tid til kerneopgaven Principperne suppleres med organisatoriske hensyn, som er lokalt, kulturelt og politisk betingede hensyn til den administrative opgaveløsning: Vi ønsker at udnytte smådriftsfordele Vi ønsker en sammenhængende opgaveløsning med lokalt ejerskab Vi ønsker en fremtidssikret administrativ organisation, som er fleksibel og hurtigt kan tilpasse sig De administrative principper og organisatoriske hensyn anvendes i en kvalificering og sortering af konkrete forslag til optimering af administrationen i Odder Kommune. Bekymringsbrev Styregruppen har modtaget et bekymringsbrev fra en gruppe ansatte vedrørende de mulige ændringer på det administrative område. Der er afholdt møde med de pågældende medarbejdere den 2. oktober 2017. På mødet gives der en kort orientering herom. Der var møde i styregruppen den 28. november 2017. KL som er konsulent på opgaven fremlagde resultatet af en foreløbig analyse og drøftelse på nogen af de mulige organisationsformer, som kunne understøtte dels de principper, der skal bestemme den fremtidige organisering samt organisatoriske hensyn. Der skal være sammenhæng af opgaveløsning med fokus på det lokale ejerskab. Styregruppen mødes igen den 20. december 2017, hvor det skal drøftes hvilke anbefalinger vi går videre med. Dokumentnr.: 727-2017-165185 side 5
Direktionen har beslutningskompetencen og styregruppen giver deres anbefaling på et direktionsmøde. Det blev givet en kort orientering omkring bekymringsbrevet på sidste møde i OmrådeUdvalget, hvorfor der ikke blev drøftet yderligere på mødet. 9. Status på trivsel Til orientering I perioden 10. oktober 2017 til 31. oktober 2017 er der gennemført en trivselsmåling blandt ansatte ved Odder Kommune. Trivselsmålingen samler lederfeedback, psykisk APV og trivselsmåling i én og samme måling. Dette giver et mere komplet billede af styrker og udfordringer på vores arbejdspladser. Trivselsmålingen er gennemført som en spørgeskemaundersøgelse. Der er udsendt invitationer via e-mail og E-boks. I spørgeskemaet er respondenterne blevet præsenteret for et antal udsagn om deres arbejdsplads og deres job, som de har forholdt sig til på en skala fra 1-7. Respondenterne har desuden haft mulighed for at tilføje kommentarer. Trivselsmålingen er gennemført med en svarprocent på 87,2. Dette er en historisk høj svarprocent, som giver et godt grundlag for det videre arbejde med at øge trivslen på vores arbejdspladser. Vinderne af HovedUdvalgets konkurrence om højeste svarprocent blev for de små arbejdspladsers vedkommende Biblioteket, mens Træning & Rehabilitering vandt konkurrencen for de store arbejdspladser. På mødet drøfter OmrådeUdvalget resultaterne af trivselsmålingen blandt de ansatte på rådhuset, og der identificeres særlige opmærksomhedspunkter, som kan danne afsæt for det videre arbejde med trivselsmålingen. Områderapport Rådhuset Bilaget er vedlagt i mailen med dagsorden. På sidste møde var sygefraværet på dagsorden, kan sygefraværet hænge sammen med resultatet af trivselsmålingen? PowerPoint fra Ulla Salling HR Ledelse & Udvikling. Bilag: 727-2017-165037 Trivselsmåling for OU Rådhus Ulla lagde ud med at fortælle om den høje besvarelsesprocent på 97% for hele rådhuset i forhold til trivselsmålingen. Det er et godt grundlag for dialog og også et resultat der forpligter i forhold til opfølgning på målingen. Rådhuset ligger på niveau med Odder kommune totalt. Generelle trivsels-indeks ligger også på 5,6 i gennemsnit. Omkring fælles arbejdsmiljømål målt op imod samlet trivsel, er vi på samme niveau som i 2014. Oplevelse af arbejdspres skulle forbedres på rådhuset og vedr. spørgsmål om arbejdsmængde samlet set, så ser lidt bedre ud. Dokumentnr.: 727-2017-165185 side 6
Helt generelt ser det lidt bedre ud i forhold til år 2014. Spørgsmålene omkring arbejdsmængde og tidspres er dog ikke 100 % den samme som i 2014, men alligevel er de så ens, at der tør laves en sammenligning. Der hvor der er plads til forbedring er på arbejdsmængden i forhold til tiden. Gennemsnittet er lidt dårligere end 2014. Tilpas arbejdsmængde i forhold til den tid jeg har til rådighed, her skal der lokalt fokus på, og området kræver opmærksomhed og handling. Nogen oplever, at de ikke bliver tilbudt en MUS-samtale. For nogle afdelinger er det ikke årligt tilbagevendende, og hos nogen oplever de, at det aldrig er foregået i afdelingen. Fra ledersiden blev det sagt, at der skal tages fat på dette omkring MUS-samtaler og kompetenceudviklingsplanen. Der skal sættes fokus på dette, og der er plads til forbedring, nysgerrighed og dialog. I forhold til mængden af arbejdspres, vil Morten Møller gerne lave et oplæg omkring, hvordan håndteres dette, og hvordan vi arbejder med selvledelse. Omkring krænkede adfærd og uønsket seksuel opmærksomhed blev der ihærdigt opfordret til, at der tages kontakt til nærmeste leder eller tillidsrepræsentant, hvis man oplever dette. Det er vigtigt at få talt om det, og også vigtigt i forhold til at give ledere og ansvarlige mulighed for at handle på problematikken eller på anden måde hjælpe og lytte. Det vigtigste er at få talt om det og ikke gå alene med det. Det blev fra medarbejdersiden også nævnt, at arbejdet med mobbepolitik skal være på et neutralt plan. Der skal være tryghed ved at komme til nærmeste leder, uden at det nødvendigvis bliver skrevet ned, men at der sikres diskretion omkring det. Fra ledersiden blev det præciseret, at der forelægger en lokal opfølgning på disse problematikker. At alle afdelinger bør afklare, hvordan de håndterer dette. Se hele PowerPoint præsentationen fra HR for at få de uddybende tal og procenter på hele trivselsmålingen for rådhuset. 10. Befordring / Brug af biler På mødet den 15. juni 2017 blev det efterlyst, at retningslinjerne for brug af bilerne blev tydeliggjort. Punktet skulle vendes i Rådhusledergruppen, som skulle give en tilbagemelding. Beslutning fra mødet den 15. juni 2017 Der har været forskellige udmeldinger omkring procedure for lån af biler. Retningslinjer meldt ud på intra, fra IT & Indkøb er gældende. Fra medarbejdersiden stilles der spørgsmål til, hvem der servicerer bilerne, da dette pt. ikke bliver gjort. Rådhusledergruppen tager problematikken op og tydeliggør, hvilke retningslinjer, der er gældende ved brug af bilerne. Der gives en tilbagemelding fra Rådhusledergruppen. Fra medarbejdersiden blev det bragt på banen, at der stadigvæk er forskel på, hvilke Dokumentnr.: 727-2017-165185 side 7
udmeldinger der gives i afdelinger på rådhuset, hvis en kommunebil skal bruges en hel dag. Nogen er informeret om, at de skal ringe til Fiat for at høre, om der er en ledig bil, som så afhentes hos Fiat, hvor andre blot booker bilerne for en hel dag, uden at ringe til Fiat. Rådhusledergruppen tager det med på næste møde, og der gives en tilbagemelding til OmrådeUdvalget. 11. Deling af viden på tværs af rådhusets afdelinger ift. konkrete episoder, borgere mv.? Fast punkt til drøftelse og beslutning Hvordan sikrer vi, at nye medarbejdere bliver korrekt Introduceret i overfaldsalarmer/-knap. Det er kommet frem, at der ikke er en fast procedure for, hvordan sikring af alarmer foregår på rådhuset. I Borgerservice har der været en episode efter service på alarmen i receptionen, hvorefter alarmen ikke virkede, da der var behov for det. Alarmen var låst, og efter et service skal den nulstilles, før den virker igen. Fra ledelsessiden blev det fremhævet, at vi skal være 100 % skarpe på, at alarmerne virker som de skal. Arbejdsmiljøgruppen tager kontakt til Visitationen og hører dem ad omkring deres procedure. Hvordan adskiller den sig fra os, og hvordan tester de af. Der vil være opfølgning på dette på første møde i det nye år. Der var et konkret tilfælde på rådhuset, hvor dørene blev låst. Her blev der sendt en mail ud omkring, at dørene blev låst. Det blev efterspurgt, om der ved udsendelse af disse mails og ved låsning af dørene på rådhuset, kunne komme lidt mere information med ud, idet der er svært for dem, som ikke sidder fysisk placeret på rådhuset at vide, hvem de kan lukke ind i sådanne tilfælde. Fra medarbejdersiden blev det nævnt, at det virker rigtig godt, at der ved episoder som denne, kommer medarbejdere forbi Borgerservice, og der skabes lidt liv, uden at man nødvendigvis stopper op, men blot cirkulerer i området, så de ansatte i receptionen og Borgerservice ikke står alene. 12. Eventuelt Under pausen på mødet blev der drøftet omkring juledekorationerne i Borgerservice, efter episode, hvor borger langede ud efter dekoration. Der aftales med Maria Christensen, at hun drøfter dette med Violen, hvor dekorationerne kommer fra, om der kan laves en lettere dekoration, og tages højde for placeringen af dekorationen i forhold til borgere og Borgerservice. Mødet hævet kl. 12.25 Forslag til mødedatoer 2018: Torsdag den 22. februar 2018 Torsdag den 14. juni 2018 Torsdag den 27. september 2018 Torsdag den 6. december 2018 Dokumentnr.: 727-2017-165185 side 8