13. juni 2012 PRÆKVALIFIKATIONSBETINGELSER Annoncering med prækvalifikation af rammeaftale om konsulentbistand til det af Aarhus Byråd nedsatte Styreforms- og Strukturudvalgs arbejde med en eventuel ændret struktur af Aarhus Kommune
INDHOLDSFORTEGNELSE 1. Indledning... 3 2. Ordregiver... 3 3. Rammerne for udbudsforretningen... 3 4. Generelle form- og procedurekrav... 5 5. Udelukkelsesgrunde... 6 6. Ansøgers personlige forhold... 8 7. Udvælgelse af ansøgere... 9 8. Ansøgningens opbygning... 10 9. Tildelingskriterium... 10 10. Spørgsmål... 10 11. Praktiske forhold... 11 12. Tidsplan for prækvalifikationen... 12 13. Oversigt over prækvalifikationens dokumenter... 12 BILAG Bilag 1 Bilag 2 Ansøgningsbesvarelsen Tro og loveerklæring Ansøger opfordres til - ved modtagelsen af prækvalifikationsbetingelserne - at sikre sig, at det modtagne eksemplar er fuldstændigt i overensstemmelse med ovenstående indholdsfortegnelse. Side 2 af 12
1. Indledning Prækvalifikationsbetingelserne gælder for Aarhus Kommunes udbud af rammeaftale vedrørende konsulentbistand til Styreforms- og Strukturudvalgets arbejde med en eventuel ændret struktur af Aarhus Kommune i henhold til annoncering offentliggjort på www.udbud.dk den 13. juni 2012. 2. Ordregiver Ordregiver under udbudsforretningen er, Aarhus Kommune Sekretariatet for Styreforms- og Strukturudvalget Rådhuspladsen 2 8000 Aarhus C Aarhus Kommune, Sekretariatet for Styreforms- og Strukturudvalget, er ansvarlig for udbudsforretningens tilrettelæggelse og gennemførelse, og eventuel rammeaftale skal indgås med Aarhus Kommune, Sekretariatet for Styreforms- og Strukturudvalget. 2.1 Aarhus Kommunes kontaktperson Alle henvendelser til Aarhus Kommune forud for ansøgningen skal ske via e-mail og skal rettes til: Aarhus Kommune Borgmesterens Afdeling, Juridisk Service Juridisk konsulent, Eva-Marie L. H. Rasmussen E-mail: evras@aarhus.dk 3. Rammerne for udbudsforretningen 3.1 Tilbudsloven Annonceringen gennemføres i overensstemmelse med bestemmelserne i lovbekendtgørelse nr. 1410 af 7. december 2007 som ændret ved lov nr. 618 af 14. juni 2011 om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter (tilbudsloven), afsnit 2, som en annoncering med prækvalifikation, hvor kun prækvalificerede ansøgere opfordres til at afgive tilbud på den udbudte opgave. Reglerne i bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 og udbudsdirektivet finder ikke anvendelse i forbindelse med tilbudsindhentningen. Side 3 af 12
3.2 Udbuddets genstand 3.2.1 Baggrund Aarhus Byråd besluttede den 29. februar 2012 at nedsætte et Styreforms- og Strukturudvalg til at behandle en række udvalgte emner. Ifølge byrådsbeslutningen omfatter udvalgets arbejde følgende 4 temaer, 1. den mest hensigtsmæssige organisering af driften i Aarhus Kommune 2. en ny opbygning af strukturen 3. byrådsmedlemmernes arbejdsvilkår 4. Forholde sig til et lovudkast vedrørende en ny styreform, såfremt det måtte blive fremsat 3.2.2 Den udbudte genstand Aarhus Kommune udbyder rammeaftale med en enkelt leverandør om konsulentbistand til Styreforms- og Strukturudvalgets arbejde vedrørende En ny opbygning af strukturen. Rammeaftalen vil have en varighed på 1 år uden mulighed for forlængelse. Det forventes, at der vil blive efterspurgt konsulentbistand under den udbudte rammeaftale primo september 2012. Aarhus Kommune er dog ikke forpligtet til at foretage indkøb under rammeaftalen. Der vil maksimalt blive foretaget indkøb under rammeaftalen for et samlet beløb på kr. 1.200.000,00 ekskl. moms i rammeaftalens løbetid. Kommissoriet for udvalgets arbejde i relation til opgaver henhørende under den udbudte rammeaftale bestemmer, at: ( ) Udvalget skal fremlægge og vurdere et antal modeller - minimum tre - til en ny opbygning af strukturen med en afdeling mindre end i dag. Der skal være tale om et bredt spektrum af modeller, herunder en model, hvor der er et uændret antal magistratsafdelinger, men hvor en omfordeling af opgaverne vurderes. Udvalget foretager i den forbindelse en status på arbejdet med programledelse og virksomhedsmodellen jf. de tidligere ad hocudvalgs arbejder. Udvalget lægger vægt på, at de enkelte modeller opstilles og vurderes på baggrund af en åben drøftelse i udvalget. Udvalget inddrager borgere, medarbejdere og andre interessenter under- Side 4 af 12
vejs i udvalgets arbejde herunder i forhold til de konkrete modeller. Udvalget foretager en indledende gennemgang af de to sidste ad hoc-udvalgs arbejder (for valgperioden 2002-2005 og 2006-2009) efterfulgt af en drøftelse af formålene med og parametre for en strukturændring. Udvalget peger herved bl.a. på følgende parametre: At understøtte demokratiet forstået som det lokale beslutningsrum og beslutningsprocesser At kunne udøve helhedsledelse At være rettet mod borgerne At undersøge hvordan driftsopgaver kan organiseres i/udenfor kommunalt regi, herunder at sikre borgerbestemmelse At understøtte en god organisationskultur og en sund politisk kultur At fortsætte og udvikle det, der fungerer godt i dag Udvalgets arbejde med eventuelle strukturændringer skal tilrettelægges under hensyn til udvalgets arbejde omkring den mest hensigtsmæssige organisering af kommunen, jf. ovenfor, men således at en evt. beslutning om ændret struktur kan iværksættes pr. 1. januar 2014. Det betyder, at udvalgets arbejde skal færdiggøres senest i februar 2013. Aarhus Kommune har igangsat en proces i forhold til at udpege, hvilke effekter eventuelle strukturændringer skal understøtte og vælge undersøgelsestemaer. Denne proces forventes afsluttet ultimo august 2012. 4. Generelle form- og procedurekrav 4.1 Ansøgers kontaktperson Ansøger skal angive en kontaktperson i ansøgningen om deltagelse (bilag 1, Ansøgningsbesvarelsen). Aarhus Kommune vil sende alle meddelelser under udbudsforretningen til den person, der er angivet som kontaktperson. 4.2 Ansøgningsfrist Ansøgninger om prækvalifikation skal senest være modtaget den 25. juni 2012, klokken 12:00. Side 5 af 12
4.3 Indleveringsadresse Ansøgninger skal indleveres på følgende adresse: Aarhus Kommune Borgmesterens Afdeling, Juridisk Service Rådhuspladsen 2 8000 Aarhus C Att.: Juridisk Konsulent, Eva-Marie L. H. Rasmussen, værelse 142 4.4 Antal eksemplarer Ansøgninger skal afleveres i, 1 underskrevet original 1 cd-rom eller USB-nøgle med en kopi af tilbuddet i elektronisk form. De elektroniske versioner skal være i MS Office format. Det samlede ansøgningsmateriale skal indleveres i lukket emballage mærket Annoncering af rammeaftale vedrørende konsulentbistand til det af Aarhus Byråd nedsatte Styreforms- og Strukturudvalgs arbejde med en eventuel ændret struktur af Aarhus Kommune må ikke åbnes af poståbningen. 4.5 Sprog Ansøgninger skal afleveres på dansk. 4.6 Honorar Ansøger modtager ikke honorar i forbindelse med sin deltagelse i udbudsforretningen. 4.7 Ejendomsret til modtagne ansøgninger Alle dokumenter, der bliver indleveret af ansøger, betragtes som Aarhus Kommunes ejendom. 5. Udelukkelsesgrunde 5.1 Ansøgers generelle forhold Deltagelse i udbudsproceduren er udelukket, hvis ét af følgende forhold er til stede: Side 6 af 12
a) Der er afsagt endelig dom over ansøger vedrørende deltagelse i en kriminel organisation eller bestikkelse eller svig eller hvidvaskning af penge. b) Ansøgere, hvis bo er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs, som har indstillet deres erhvervsvirksomhed eller befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning. c) Ansøgere, hvis bo er begæret taget under konkursbehandling eller behandling med henblik på likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs eller enhver tilsvarende behandling, der er fastsat i national lovgivning. d) Ansøgere, som ved en retskraftig dom er dømt for en strafbar handling, der rejser tvivl om den pågældendes faglige hæderlighed. e) Ansøgere, som i forbindelse med udøvelsen af deres erhverv har begået en alvorlig fejl, som Aarhus Kommune beviseligt har konstateret. f) Ansøgere, som ikke har opfyldt deres forpligtelser med hensyn til betaling af ydelser til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i Danmark. g) Ansøgere, som ikke har opfyldt deres betalingsforpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i Danmark. h) Ansøgere, som svigagtigt har fremsat urigtige oplysninger i forbindelse med meddelelse af oplysninger i henhold til de nævnte udelukkelsesgrunde. For at godtgøre at én eller flere af ovennævnte udelukkelsesgrunde a)- h) ikke er til stede, skal ansøgeren afgive en erklæring på tro og love, der er vedlagt betingelserne for prækvalifikation som bilag 2. Opmærksomheden henledes på, at tro- og loveerklæringen skal udfyldes ved afkrydsning og underskrives. Ansøger skal fremskaffe yderligere dokumentation for, at én eller flere af ovenstående udelukkelsesgrunde ikke er til stede, såfremt Aarhus Kommune anmoder om det. Side 7 af 12
6. Ansøgers personlige forhold Af lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger m.v., fremgår det, at offentlige ordregivere ved køb af varer og tjenesteydelser skal kræve, at enhver tilbudsgiver afgiver en erklæring på tro og love om, i hvilket omfang tilbudsgiveren har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige i form af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor tilbudsgiveren er etableret. Såfremt ansøgeren prækvalificeres til at afgive tilbud, skal ansøgeren sammen med sit tilbud afgive en erklæring på tro og love i ovennævnte anledning. 6.1 Finansiel og økonomisk formåen Aarhus Kommune kræver, at ansøger vedlægger sin ansøgning dokumentation for ansøgers soliditetsgrad i det senest afsluttede regnskabsår, fx i form af årsrapport, hvoraf soliditetsgraden fremgår, jf. ansøgningsbesvarelsen (bilag 1). Det er et mindstekrav, at ansøger har en positiv soliditetsgrad i det seneste afsluttede regnskabsår. 6.2 Teknisk og faglig formåen Som dokumentation for ansøgerens tekniske og faglige formåen skal ansøgeren udfylde bilag 1 Ansøgningsbesvarelsen og angive, en liste over de væsentligste sammenlignelige ydelser ansøgeren har udført i løbet af de seneste tre år, med angivelse af tidspunkt herfor samt navn og telefonnummer på modtager. Aarhus Kommune forbeholder sig ret til at undersøge de indsendte referencer. 6.3 Henvisning til andre virksomheders formåen Såfremt ansøgeren vil basere sig på underleverandørers eller andre virksomheders formåen, skal ansøgeren dokumentere, at ansøgeren frit kan disponere herover. Som dokumentation accepteres en juridisk bindende aftale mellem ansøgeren eller den relevante underleverandør eller anden virksomhed, eller en juridisk bindende erklæring fra underleverandør eller anden virksomhed til Aarhus Kommune. Side 8 af 12
6.4 Konsortium Såfremt ansøger er et konsortium, skal samtlige oplysninger under punkt 5.1 og punkterne 6.1-6.2 fremsendes for hver enkelt konsortiedeltager, og bilag 1 - Ansøgningsbesvarelsen skal ligeledes udfyldes. 6.5 Konsekvensen af ikke at fremsende dokumentation Ansøgninger, der ikke indeholder dokumentation som anført under punkt 5.1 og punkterne 6.1-6.4, vil blive anset for at være ukonditionsmæssige og vil derfor ikke blive taget i betragtning. 7. Udvælgelse af ansøgere 7.1 Vurdering af konditionsmæssighed Aarhus Kommune kontrollerer, at ansøgningen er konditionsmæssig, hvilket vil sige at ansøgningen opfylder følgende punkter, ansøgningen er indkommet rettidigt, jf. punkt 4.2. ansøgningen er indleveret til rette adresse, jf. punkt 4.3. ansøgningen indeholder dokumentation for, at ingen udelukkelsesgrunde er til stede, jf. punkt 5.1, og punkterne 6.1-6.4 er opfyldt ansøgningen overholder alle form- og procedurekrav, jf. punkt 4. ansøgningen indeholder al nødvendig dokumentation, jf. punkt 8. 7.2 Antallet af deltagere Aarhus Kommune vil prækvalificere maksimalt 6 virksomheder, som efterfølgende vil blive inviteret til at afgive tilbud i overensstemmelse med Tilbudsindhentningsbetingelserne, der vil blive sendt frem til de prækvalificerede ansøgere. 7.3 Proceduren for udvælgelse Såfremt, der er flere egnede ansøgere, end Aarhus Kommune har angivet at ville prækvalificere, vil Aarhus Kommune på baggrund af en saglig og objektiv vurdering af de modtagne ansøgeres egnethed udvælge de ansøgere, der vil blive inviteret til at afgive tilbud. Udvælgelsen sker på baggrund af de oplysninger, ansøgerne har afgivet i medfør af punkt 6.2, Teknisk og faglig formåen. Side 9 af 12
8. Ansøgningens opbygning 8.1 Obligatoriske dokumenter Ansøger skal bekræfte, at der ikke er nogen udelukkelsesgrunde til stede og vedlægge bilag 2 (Tro og loveerklæringen) i udfyldt stand. Derudover skal ansøgeren udfylde og vedlægge bilag 1 (Ansøgningsbesvarelsen). 8.2 Yderligere dokumentation Ansøger kan indlevere anden dokumentation end den, der er anført under punkt 8.1. Dokumentation, der indleveres i henhold til dette punkt, skal vedlægges i en særskilt mappe/folder. Det skal tydeligt fremgå, at der er tale om supplerende materiale. 8.3 Ønsket opbygning Aarhus Kommune ser gerne, at ansøgningen indleveres i en mappe med faneblade opdelt i følgende faner: Indholdsfortegnelse Ansøgningsbesvarelsen (bilag 1) Tro og love erklæring (bilag 2) Eventuel yderligere dokumentation 9. Tildelingskriterium De prækvalificerede ansøgere inviteres til at afgive tilbud. Tilbud vil blive evalueret på baggrund af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud". Der henvises til Tilbudsindhentningsbetingelser, der bliver sendt til de ansøgere, der prækvalificeres. 10. Spørgsmål Spørgsmål skal fremsættes senest den 19. juni 2012, klokken 12:00. Såfremt ansøger har spørgsmål til prækvalifikationsbetingelserne, skal de stilles på dansk og via e-mail til: Side 10 af 12
Juridisk Konsulent, Eva-Marie L. H. Rasmussen, evras@aarhus.dk E-mails med spørgsmål skal være mærket Spørgsmål vedrørende annoncering af rammeaftale vedrørende konsulentbistand til det af Aarhus Byråd nedsatte Styreforms- og Strukturudvalgs arbejde med en eventuel ændret struktur af Aarhus Kommune". Alle spørgsmål skal starte med en entydig reference til, hvilket eller hvilke dele af prækvalifikationsbetingelserne spørgsmålet vedrører. Alle spørgsmål og svar vil i en anonymiseret form senest den 21. juni 2012 være tilgængelige på www.udbud.dk. Det er ansøgerens eget ansvar at sørge for at holde sig opdateret med eventuelle supplerende oplysninger, der vil blive offentliggjort som svar på spørgsmål. Aarhus Kommune vil ikke sende prækvalifikationsbetingelserne, bilagene eller andre dokumenter til ansøgere med post eller e-mail. En anmodning herom vil blive besvaret via e-mail med følgende svar: Se venligst www.udbud.dk, hvor alle relevante dokumenter er tilgængelige for download. 11. Praktiske forhold 11.1 Åbning af ansøgninger Ansøgninger vil først blive åbnet efter udløbet af fristen for afgivelse af ansøgning om deltagelse. Der er ikke adgang til at overvære åbning af ansøgningerne eller i øvrigt til at modtage oplysninger om indholdet. 11.2 Meddelelse af resultatet Alle ansøgere vil samtidig og skriftligt blive orienteret om resultatet af prækvalifikationen. De prækvalificerede ansøgere inviteres til at afgive tilbud. 11.3 Fortrolighed Aarhus Kommune vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i ansøgningerne, som angår ansøgeres fortrolige forretningsmæssige forhold. Fortrolighedstilsagnet må i sagens natur vige, i den udstrækning lovgivningen forpligter Aarhus Kommune til at videregive oplysninger til tredjemand. Side 11 af 12
12. Tidsplan for prækvalifikationen Nedenstående tidsplan omfatter prækvalifikationens væsentligste milepæle. Tidsplan for udbudsforretningen Dato Milepæl 13.06.12 Annoncering og adgang til prækvalifikationsbetingelser 19.06.12 Sidste frist for at indlevere skriftlige spørgsmål til prækvalifikationsbetingelserne, klokken 12:00 21.06.12 Svar på spørgsmål offentliggøres på www.udbud.dk 25.06.12 Sidste frist for modtagelse af ansøgninger om deltagelse, klokken 12:00 29.06.12 Der gives meddelelse til ansøgerne om prækvalifikationens udfald. De udvalgte ansøgere inviteres til at afgive tilbud. Den angivne dato er vejledende 13. Oversigt over prækvalifikationens dokumenter Nedenstående tabel indeholder en oversigt over prækvalifikationens dokumenter. Af oversigten fremgår for hvert dokument, hvorvidt dokumentet skal indgå i ansøgers ansøgning om deltagelse dokumentet skal udfyldes af ansøger Dokument Titel Skal indgå i ansøgningen Kræver udfyldelse Dette dokument Prækvalifikationsbetingelser Nej Nej Bilag 1 Ansøgningsbesvarelsen Ja Ja Bilag 2 Tro og love erklæring vedrørende ansøgers generelle forhold Ja Ja Side 12 af 12