Sagsnr.: Dato: 28-04-2018 Dokumentnr.: Sagsbehandler: Ole Hansen Partnerskabsaftale Nærværende partnerskabsaftale indgås mellem Næstved Kommune Center for Kultur & Borgerservice Jernbanegade 12 Den selvejende Institution Arena Næstved Ved Stadion 11 4700 Næstved 4700 Næstved CVR-nummer 40176918 CVR.nr. 29189625 (herefter benævnt Næstved Kommune) (herefter benævnt Arena Næstved) 1 Aftalens formål Det overordnede formål med denne aftale er at sikre et konstruktivt samarbejde og en kontinuerlig dialog mellem Arena Næstved og Næstved Kommune. Aftalen skal desuden medvirke til at opfylde de politiske målsætninger for Næstved Kommune, som bl.a. er beskrevet i Kultur- og fritidspolitikken, og sikre at Næstved Kommune opfylder de forpligtelser, der er beskrevet i Folkeoplysningsloven samt andre kommunale forpligtelser over for idrætsforeninger, ungdomsforeninger, aftenskoler, folkeskoler, børneinstitutioner, ældrecentre og andre kommunale institutioner mv. i Næstved Kommune. Aftalen sikrer Arena Næstved et økonomisk fundament gennem et årligt driftstilskud og skal medvirke til at understøtte udviklingen af institutionen. Aftalen skal endvidere understøtte opfyldelsen af Arena Næstveds rolle som et åbent sportsligt og kulturelt samlingssted, hvor Næstved Kommunes borgere kan have deres naturlige gang, og som medvirker til at fremme kultur, idræt og sundhedsfremmende livsstil i Næstved Kommune. 2 Beskrivelse af institutionen Arena Næstved er omdrejningspunkt for foreningers aktiviteter af folkeoplysningskarakter og desuden events med sport, kultur, konferencer, b2b og meget mere for borgere og andre. Institutionen består af én arena og to haller med i alt 5.500 m2 gulvareal: Arena Er bygget i 2015 og normeret til max. 4.500 stående eller op til 3.000 siddende publikummer til koncerter, shows, konferencer og sportevents. Lokalet er udstyret med teleskoptribuner, så der hurtigt kan skiftes fra træningsbaner til opvisninger og events. Frihøjden er 12 m og det frie gulvareal ekskl. teleskoptribuner er på 2.500 m2. Der kan desuden opereres i halv arena med en kapacitet på mindst 1.100 siddende eller 2.000 stående publikummer. Hal 1 Er en opvisningshal bygget i 1960 med 1.000 m2 gulv + 521 faste siddepladser i tribuner, Side 1 af 7
og en max. kapacitet på 1321 publikummer til events, stævner mv. Hallen er indrettet til basketball, håndbold, badminton, rulleskøjteløb og fodbold. Hal 2 Er en klassisk idrætshal med buede limtræsdragere bygget 1 1970. Der er 2.000 m2 gulv og kapacitet på 1.365 stående publikummer, eller konferenceopstilling med borde og stole. Hallen er indrettet til basketball, badminton, håndbold, volleyball og fodbold. Derudover er der et antal øvrige lokaler til forskelligt brug, herunder foyer, lounge, mødelokaler, køkken, multirum, kampsportsrum, lagre, depoter, teknikrum mv. 3 Institutionens vedtægter og bestyrelse Vedtægterne for Arena Næstved skal følge Kulturministeriets anbefalinger, der er beskrevet i publikationen God ledelse i selvejende kulturinstitutioner. Næstved Kommune skal som hovedtilskudsyder godkende eventuelle vedtægtsændringer. I forbindelse med indgåelse af denne aftale er Arena Næstveds vedtægter gennemset og godkendt af Næstved Kommune. Der henvises i den forbindelse til Byrådets beslutning af 20. december 2016 Arena Næstved skal sikre, at Center for Kultur & Borgerservice inviteres til bestyrelsens årsmøde, samt at centret hvert år modtager et referat herfra. 4 Bestyrelsens og personalets ansvar Bestyrelsen for Arena Næstved er ansvarlig for, at institutionen drives i overensstemmelse med lovgivningen, bestemmelserne i denne aftale og institutionens vedtægter. Det er endvidere bestyrelsens ansvar, at der føres en forsvarlig økonomi. Arena Næstveds bestyrelse og personale skal endvidere fungere som sparringspartnere for lokalområdets foreninger og grupper og på denne måde så vidt muligt understøtte det lokale engagement. Bestyrelsen og personalet forventes i videst muligt omfang at fungere som igangsættere af aktiviteter og medvirke til at aktivere og tiltrække borgerne, særligt de lokale borgere. Næstved kommune har således en forventning om, at Arena Næstveds personalemæssige ressourcer, dvs. ansatte og bestyrelsesmedlemmer muliggør opfyldelsen af de nævnte målsætninger. 5 Målsætning og udvikling Det skal være Arena Næstveds overordnede målsætning at være samlingspunkt for lokale aktiviteter såvel idrætslige og sociale som kulturelle. Institutionen skal endvidere medvirke til at udvikle idrætslivet i Næstved Kommune generelt og til at synliggøre Næstved Kommunes idræts-, kultur og sundhedstiltag i samarbejde med Næstved kommune. Arena Næstveds aktiviteter skal målrettes en bred målgruppe og alle potentielle brugere skal søges inddraget i institutionens aktiviteter. Side 2 af 7
Arena Næstved faciliterer kvalitetsoplevelser med diversitet i kunstnerisk kvalitet, elite og folkelighed, alder, køn, etnicitet, geografi og sociale baggrunde. Dette baseret på en virksomhed af sund økonomi. Institutionen har følgende målsætninger 2018-20 Bæredygtig driftsøkonomi i 2018, bæredygtig likviditetsøkonomi ved udgangen af 2020 10-15 store kulturevents/år, med 1500-5000 publikummer (flere sidst end først i perioden) 10-15 store sportsbegivenheder/år, med 1500-5000 pub. (flere sidst end først i perioden) Hjemtagning af forretningsområderne Food & Beverage, lokaleudlejning, billetsalg, sponsorudvikling og indholdsproduktion. Flere b2b kunder gennem udvikling af Arena Næstved til en attraktivt konference-, seminarog messe venue for Sydsjælland, der ikke konkurrerer men komplimenterer private forretningsdrivende. Proaktiv dialog med de forskellige idrætsgrenes repræsentanter i forhold til at skabe specialiserede rammer til specifikke sportsgrenes behov. Forbedring af fysiske rammer, herunder bedre sammenhæng mellem de gamle haller og den nye arena. Med en bæredygtig forretning som udgangspunkt skal Arena Næstved kende sine målgruppers behov og ønsker, så vi kan levere bredspektret indhold i gode rammer. Institutionen vurderes på følgende kritiske succeskriterier Der er ikke tidligere defineret succeskriterier som nedenstående. Det er vanskeligt med måltal uden et udgangspunkt, hvorfor de første analyser bruges som baseline for fremtidige kriterier. Ved årsskiftet 2019/20: Viser mindst 50% af besvarelserne på publikumsspørgeskemaer ved tre repræsentative events, at Arena Næstved er blevet bedre eller meget bedre til afvikling af events (svarmuligheder: meget dårligere / dårligere / tilsvarende tidligere / bedre / meget bedre) Tilkendegiver mindst 70% af folkeoplysningstilbuddenes brugere i Arena Næstved, direkte adspurgt, at der er sket en god eller meget god udvikling af fællesskabet i huset (svarmuligheder: meget dårlig / dårlig / uforandret / god / meget god) Viser en kendskabsanalyse at mindst 20% af alle voksne borgere i Region Sjælland udenfor Næstved Kommune delvist eller en hel del kender til Arena Næstveds aktiviteter (svarmuligheder: slet ikke / kun lidt / delvist / en hel del) Ved årsskiftet 2020/21: viser mindst 40% af besvarelserne ved en publikumsundersøgelse i efteråret 2020, at Arena Næstved har udviklet sig bedre eller meget bedre end de havde forventet for to år siden. (svarmuligheder: meget dårligere / dårligere / uforandret / bedre / meget bedre) svarer mindst 70% af formændene fra foreninger der benytter haller og arena på fast basis, at der er en god eller meget god balance mellem de amatørbårne og de professionelle aktiviteter i Arena Næstved (svarmuligheder: meget dårlig / dårlig / neutral / god / meget god) viser en spørgeskemaundersøgelse blandt turnerende musikere, agenter og bookingbureauer at Arena Næstved er blandt de otte bedste koncertvenues i Danmark med kapacitet over 3000 publikummer. Målsætningerne tages op til vurdering af bestyrelsen min. 1 gang årligt. Side 3 af 7
Det forventes desuden, at Arena Næstved medvirker til at opfylde Næstved Kommunes målsætninger vedrørende energi- og miljømæssige tiltag. Institutionen skal i denne forbindelse medvirke aktivt til at implementere energiledelse i Næstved Kommune ved at indberette energiforbrug via Næstved Kommunes elektroniske energistyringssystem, hvilket Næstved Kommune kan bistå med. Det er en forudsætning for opfyldelsen af Næstved kommunes målsætninger, at institutionen modtager information om tiltag fra Næstved kommunes side. 6 Samarbejder I kraft af Arena Næstveds rolle som lokal aktør skal samarbejdet med andre lokale kultur- og fritidsaktører, foreninger mv. vægtes højt. Arena Næstved skal endvidere medvirke til at sikre et konstruktivt netværk og samarbejde imellem Næstved Kommunes institutioner generelt. Såvel de foreningsdrevne som de selvorganiserede skal mødes i fællesskaber i Arena Næstved. Såvel institutionen som Næstved Kommune skal understøtte udviklingen af det indbyrdes samarbejde og bidrage til, at dette udmønter sig i positive resultater, der gavner Næstved Kommunes borgere. En gang årligt indkalder fagudvalget til et dialogmøde, hvor Arena Næstveds udvikling og samarbejdet evalueres. Derudover kan der afholdes dialogmøder mellem institutionen og Center for Kultur og Borgerservice. Såvel institutionen som Næstved Kommune kan indkalde til dette. Arena Næstved spiller desuden en regional og national rolle, med ambitioner om at indgå i netværk og samarbejder på nationalt plan og nogle gange også internationalt. Arena Næstved skal endvidere sikre et konstruktivt samarbejde og en løbende dialog med institutionens brugere. Der er nedsat et Advisory Board (institutionens vedtægter 5), hvor forskellige lokale aktører deltager. Bestyrelsen indkalder hvert år til et Årsmøde ( 7), hvor dagsorden fremgår af vedtægterne. Institutionen orienterer Center for Kultur & Borgerservice. Arena Næstved skal være det foretrukne sted på Sydsjælland for store begivenheder inden for sport, koncerter og anden kultur. Institutionen skal skabe oplevelser til et bredt publikum og attraktive b2b events til erhvervslivet. Arena Næstved skal bidrage toneangivende til regionens positive selvforståelse. Dette sker ved at lave events og andet indhold både i og uden for egne fysiske rammer, samt ved at samarbejde med mange forskellige private, offentlige og kommercielle aktører. Arena Næstved huser og arrangerer aktiviteter, hvor mødet mellem mennesker og husets indhold skaber værdier - som videreføres i mere musik og idræt, mere kultur og fællesskab. Arena Næstved skal være et attraktivt venue for større kultur- og sportsbegivenheder i Danmark, og arbejde for at tiltrække attraktive events, herunder kommercielle sportskampe og kulturelle events, der tiltrækker publikum fra et stort opland. 7 Ejerforhold Institutionen er en selvejende institution. Institutionen ligger på egen grund omfattende 3 uafhængige matrikler. 8 Driftstilskud Næstved Kommune yder hvert år et tilskud til institutionens drift. I driftstilskuddet er indregnet kommunale skoler og institutioners benyttelse af hallen. Side 4 af 7
Tilskuddet ydes under forudsætning af den politiske godkendelse til at bevilge det årlige tilskud til Arena Næstved. Udbetalingen af driftstilskuddet forudsætter desuden, at Arena Næstved hvert år inden den fastsatte frist fremsender et budget for det kommende år, hvoraf time- og lokalepriser for leje af institutionen fremgår. Næstved Kommune sørger for, inden den fastsatte frist, for fremsendelse af budgettet, at meddele institutionen hvilke fremskrivningsprocenter institutionen må bruge i forhold til sine folkeoplysningstakster. Arena Næstved forpligter sig endvidere til hvert år inden den fastsatte frist at fremsende den godkendte årsrapport for institutionens virksomhed. Budget og årsrapport skal godkendes af fagudvalget. Med hensyn til den samlede økonomi henvises der til byrådets beslutning d. 29. maj 2018 9 Tilgængelighed og brug af institutionen Arena Næstved skal huse tilbud og aktiviteter der relaterer sig til alle Næstved Kommunes borgere. Såvel foreninger som selvorganiserede grupper og enkeltpersoner skal have adgang til at benytte institutionen, og det skal tilstræbes at flest mulige brugere ofte kan benytte institutionen og gøre brug af aktiviteterne. Åbningstider Arena Næstved er som udgangspunkt åben alle dage året rundt i dag- og aftentimer - også på skæve tider, weekender, helligdage, feriesæson mv når der er tilstrækkeligt behov fra brugerne. Når efterspørgslen til gengæld er meget lav, hvilket ofte forekommer på helligdage, i juli og nogle gange i forbindelse med andre skoleferier har Arena Næstved mulighed for at holde lukket efter nærmere aftale med Næstved Kommune Udnyttelsesgrad/belægningsgrad Institutionen foretager en optælling 2 gange om året, for at sikre, at de anviste timer bliver udnyttet optimalt, i forhold til den pågældende aktivitet. Institutionen forbeholder sig i samarbejde med Center for Kultur & Borgerservice ret til at fratage haltider, hvis de tildelte tider ikke udnyttes. Center for Kultur & Borgerservice meddeler på det årlige dialogmøde, hvilke uger der indgår i optællingen. Anvisning af timer Institutionen anviser haltid til de brugere, der ønsker det. Ved fordelingen af haltid skal der tages de fornødne hensyn til kommunale skoler og institutioner samt til folkeoplysende foreninger. Fordelingen af timer til folkeoplysende foreninger skal følge Folkeoplysningslovens bestemmelser og de fastsatte frister for ansøgning om haltid. Alle skemalagte bookinger fra kommunale skoler, institutioner og folkeoplysende foreninger af institutionen skal foretages via Næstved Kommunes bookingsystem. Anvisningen af timer kan således kun ske via dette, og alle bookinger skal være synlige her. Enkeltstående bookinger sker ved henvendelse til institutionen. Side 5 af 7
Institutionen kan være nødt til i særlige tilfælde aflyse timer-i alle tilfælde skal aflysninger som udgangspunkt meddeles de berørte parter 2 uger i forvejen. Særlige forhold Institutionen kan ved behov anvise en anden egnet bane end den aftalte, hvis der er særlige hensyn der taler for dette. Denne ændring vil ske uden kompensation, eller ekstraopkrævning. Næstved Kommune kan indgå særlige aftaler om afvikling af kommunale arrangementer i Arena Næstved Opkrævning for lokale- og timeleje af folkeoplysningsaktiviteter. Arena Næstved fastsætter årligt sine lejepriser. Beløbet skal godkendes af Næstved Kommunes, jf. 8. Institutionen fakturerer henholdsvis de tilskudsberettigede, folkeoplysende foreninger og Næstved Kommune en andel af lejen efter instruks fra Næstved Kommune. Procentfordelingen vedtages af Næstved Kommunes byråd. Såfremt Arena Næstved, som beskrevet i foregående afsnit, aflyser en brugers tid, opkræves ikke betaling for denne. Handicappede brugere Handicappede brugere af Arena Næstved skal prioriteres højt med tydelig og vedkommende orientering om forholdene og muligheder for fx bevægelseshæmmede brugere. Særaftaler med enkelte brugere Såfremt institutionen indgår særlige aftaler med enkeltforeninger eller andre må disse ikke være hindrende for andre brugeres adgang til og benyttelse af institutionen og institutionens faciliteter. Forsikringsforhold Institutionen er forpligtet til at gøre institutionens brugere opmærksomme på deres eget ansvar i forsikringsforhold, såfremt brugerne opbevarer egne redskaber, rekvisitter el.lign. i hallen. 10 Daglig drift Driften af hallen skal i enhver henseende bidrage til opfyldelse af partnerskabsaftalens formål, jf. 1. Cafédrift Arena Næstveds café og restaurationsdrift skal understøtte denne aftales formål, jf. 1. Desuden skal restaurationsdriften medvirke til at understøtte en sundhedsfremmende livsstil, ved at der i det samlede varesortiment lægges vægt på sunde alternativer. Caféen skal ikke blot give brugerne mulighed for at stille sult og tørst, men også fungere som socialt mødested. Institutionens brugere skal således have adgang til caféens lokale udenfor caféens åbningstid dog indenfor hallens åbningstid. Det anbefales, at der i denne forbindelse opstilles en automat med vand el.lign. i lokalet. 11 Back-office-ydelser Ingen Side 6 af 7
12 Løbetid og opsigelse Nærværende partnerskabsaftale træder i kraft den 29. maj 2018. Aftalen gælder til 31. december 2020. Der indledes forhandling om ny partnerskabsaftale senest 2. kvartal 2020. Aftalen kan af begge parter opsiges med tre måneders skriftligt varsel til den modsatte part. Næstved Kommune kan tilbageholde hele eller dele af institutionens årlige tilskud eller opsige aftalen med øjeblikkeligt varsel i tilfælde af lovovertrædelse eller væsentlig misligholdelse af en eller flere punkter i aftalen. Næstved Kommune kan endvidere opsige aftalen med øjeblikkeligt varsel, såfremt det ikke længere ifølge bestemmelserne i kommunalfuldmagten er lovligt at yde kommunal støtte til institutionen. Såfremt institutionen indgår samarbejds- eller sponsoraftaler med virksomheder eller sponsorer, der efter Næstved Kommunes vurdering ikke er forenelige med Næstved Kommunes status som offentlig institution, kan Næstved Kommune ligeledes opsige aftalen med mindre institutionen efter at være blevet gjort opmærksom herpå afslutter den udløsende samarbejdsaftale. 13 Underskrifter For Næstved Kommune underskrives aftalen af Center for Kultur & Borgerservice ved centerchef Kim Dawartz. For institutionen underskrives aftalen af Arena Næstveds formand Carsten Haurum. Nærværende aftale er underskrevet i to enslydende eksemplarer med ét til hver af parterne. Dato: Dato: Arena Næstved Center for Kultur & Borgerservice Formand Centerchef Carsten Haurum Kim Dawartz Side 7 af 7