Referat fra bestyrelsesmøde tirsdag d.25 sep.kl.18-21 1. Godkendelse af referat fra sidste møde - Referatet er godkendt 2. Bemærkninger til dagsordenen - Punktet økonomi rykkes frem 3. Nyt fra formanden - Heidi orienterer om, at hun før sommer mødtes med den nye formand fra Synkro. Der var en god dialog omkring strategien og visionen for afdelingen. - Heidi har deltaget i netværksmøde med Johan omkring talentudvikling. - Frivillig Center for seniorer har kontaktet Heidi, om bestyrelsen vil være behjælpelige med etablering af seniorsvømning. Heidi har orienteret om strukturen for seniorer i klubben. Heidi har desuden tilbudt, et møde i Hadsund ift. etablering af seniorsvømmere der. - Heidi har siden opstart haft megen gang i omklædningsrummet og på kanten og det ser meget fornuftigt ud også på trods af, at vi kom senere i gang og at bassinkanten er anderledes. 4. Nyt fra klubchefen Opstart af svømmeskolen, herunder S og K - Det blev en stejl kant der var store udfordringer ift. at hallen ikke var klar til starten. Der er fortsat ting, som ikke er udfærdiget, hvilket halbestyrelsen har orienteret om, vil blive udfærdiget inden udgangen af året. - Oplevelsen er at støjen er blevet meget mindre og det er bestemt en fordel, at der er kommet mere højde på. Der er enighed om, at der fortsat er to ønsker, som står på ønskelisten. Det er fortsat et stort ønske, at det lille bassin bliver mere fleksibelt flere niveauer eller mere højde på. Et andet stort ønske er, at omklædningsfaciliteterne bliver moderniseret. Der er flere udfordringer ift. omklædningsrummene. Begge er prioriteringer som er ønsket længe. Der er enighed om, at der skal laves et skriv til HIC bestyrelsen. Tilskud til fundraiseruddannelse 2019 - Der er et ønske om, at bestyrelsen tager stilling til, om de vil give et tilskud til, at Christian kan komme på fundraiseruddannelse i foråret 2019. Der er også en egenbetaling forbundet med dette. Men Christian forespørger om svømmeklubben vil overveje at støtte uddannelsen med 5.000 kr. Heidi nævner, at vi ønsker, at
Christian fremadrettet får fundraising ind under jobfunktionen, men at bestyrelsen vil overveje dette. Instruktørsituation - Der er kommet nye hjælpetrænere og føl, og det virker som om det er nogle gode unge mennesker. Flere af dem har været friske på uddannelse, så det er dejligt med engagement. - Vi har desværre fået en som er stoppet til vandaerobic men har heldigvis et nyt bud. Udfordringen har vi dog med at dække holdene til jul. Samarbejde med Hadsund fællesmøde - Vi har fortsat muligheden for at mødes med bestyrelsen i Hadsund, da vi har fået et tilskud til at opstarte et samarbejde på tværs. - Ellen og Cecilie har flere eksempler på hvordan man lave nogle inspirationshold sammen. Der er forslag til, at vi laver en fælles dag, hvor vi kan lave noget fælles for både instruktører og bestyrelse. Der er forvundet en del ift. K-svømmerne hvilket medfører, at vi på nuværende tidspunkt havde forventet 16.000kr mere i indtægt ift. det budget var sat til. Vi kan ikke nå, at indhente dette til januar, da evt. nye svømmere vil komme fra egen klub. Det er generelt vigtigt for alle i afdelingerne, at hvis de stopper, at man så motiverer til et af de andre hold. 5. Nyt fra næstformanden, kassereren og sekretæren - Ruben har sagt ja til, at vi åbner op for Landsdelsmesterskaberne i det nye år. Ruben vil være tovholder for selve stævnet. Landsdelsmesterskaberne bliver afviklet i den første weekend i januar 2019. Så alle i bestyrelsen skal sætte X i den weekend. - Anja nævner kort fra bestyrelsesmødet med HIC ift. processen omkring svømmehallen. - Anja nævner desuden samarbejdet omkring Ambudagene. Stor tak til alle, som deltog ved Ambudagene. 6. Tøjaftale v. Christian/Ruben - Vi har fået et samarbejde sat op med LN. Der er bestilt T-shirts, hvor der kommer store fine logoer med Jutlanderbank. Der er desuden stor efterspørgsel på, at vi får en aftale, hvor vi kan køber dragter/overtrækstrøje. Hensigten med disse fortæller Ellen og Cecilie, at det er noget fællesskab forbundet med tøjet ved stævner. Desuden benytter S-afdelingen T-shirts og shorts til indmarch. Det aftales, at Ruben tager en snak med K-afdelingen, hvad de tænker ift. behovet. LN har et mindre katalog ift. kollektioner. Der er enighed om, at vi retter henvendelse til LN herom. Der skal desuden laves en aftale med LN om antal bestillinger om året.
7. Løn 2019 Anne og Christian - Der har været en dialog omkring det indkomne forslag til Annes løn. Beslutningen videregives til Anne. - Christian har for længe siden meddelt at de sidste 2 års rabat bortfalder i en evt. forlængelse. Klubben må overveje om de ønsker ændringer. Det aftales i bestyrelsen, at Heidi og Ruben har bemyndigelse til at træffe en beslutning snarest. 8. Opfølgning på tilskud til Pragturen for Synkro - Cecilie nævner, at der er givet støtte fra afdelingen hertil, og at egenbetalingen er kommet ned i et fornuftigt leje. 9. Arbejdsmiljølovgivning for 13-15 årige v. Morten Bo - Morten Bo har gjort sig nogle overvejelser ift. reglerne herfor. Christian nævner, at man som frivillig organisation ikke er omfattet samme strukturering ift. arbejdsmiljø og sikkerhedsregler. Men vi skal alligevel overholde reglerne og sund fornuft, og det gør vi. 10. Økonomi v. Christian - Gennemgang af det udleverede budgetoversigt * Kontingenterne ser d.d meget fornuftigt, da vi ligger bedre end 2017, taget i betragtning, at E-sport ikke er en del af kontingenterne længere. Forventningen af det estimerede forbrug er, at vi lander på det samme beløb, og så uden det beløb, som E-sport vil have bidraget med *Vi mangler sponsorat fra Jutlanderbank på 20.000kr. *Ambugodtgørelse på 8500kr til henholdsvis K og S afdelingen. Vi fik 10.000 mere pga et godt 2017 med stor opbakning til festen. *Fonde ligger på niveau med sidste år vi ligger lidt over end 2017 *Halleje ender nogenlunde på samme beløb end 2017 der er en mindre stigning også på trods af, at vi ikke skal betale for E-sport lokaler. Dette på baggrund af, at vi har fået mere haltid til talentsvømmerne. *Hallejetilskud budgettet skal indleveres inden december 2018. Opgørelsen kommer til forskel fra 2017 først i 2019. Vi får 113.000kr. mere i 2018. *Lønninger hvilket er den største udfordring i regnskabet. Vi er allerede over det beløb, som vi brugte i hele 2017. Der er dog en aftale med k om, at de skal komme med 100.000kr. inden udgangen af året, men det ændrer ikke ved, at vi kommer ud med en større udgift end vi havde forventet og regnet med. Der er en udfordring i, at indberetningerne af løn svinger meget. Der bliver fundet en del fejl, og der er forslag til, om at vi skal tænke anderledes for at mindske fejlene. Positivt er, at næsten alle får indberettet hver uge. - I lønnen ligger ATP, feriepenge osv.
- Konklusionen bliver, at alle skal meddele hvor mange timer de i grundplanen har om ugen og dette skal sendes til Christian/Anne, som laver et skema. *Godtgørelse er til de unge instruktører, som ikke får fast løn. Her ligger vi under 2017 grundet lidt flere får månedsløn. *Kursusindtægt er når vi i samarbejde med bl.a. DGI laver kurser. Her vil efterfølgende komme udgifter forbundet med disse samlet er der ca. en god tredjedel fortjeneste til klubben for kurser. *Licenser og kontingenter er en stor udgift. Heri kontingent DGI, Dansk Svømmeunion. *Porto og gebyr særligt gebyr til Nets. *Diverse har vi tjent penge, det første afdrag fra HIK på 25.000kr. Dette betyder er status lige nu er et overskud. Desværre er det ikke årsresultatet da vi går imod de dyre måneder. Christian har sammen med revisoren samt Conventus konsulenten lavet halvårsregnskab hvor differencen mellem overgangen mellem 2016 og 2017 blev afklaret. Desuden nogle obligationer som fra tidligere år ikke var bogført. Så regnskabet stemmer ved halvårsgennemgangen. 11. Evt. Efterspørgsel fra Synkro om afvikling af stævne i oktober samt i starten af februar 2019. Bestyrelsen siger ok til dette. K- har ligeledes en forespørgsel på 33 svømmere i Hadsund hvor retningslinjerne siger to træner á 2400kr. pr. mand. De ønsker dispensation til yderligere to trænere. Der er enighed blandt alle bestyrelsesmedlemmer, at det ikke gives dispensation til dette denne gang grundet førnævnte nedgang af medlemmer, og at vi følger retningslinjerne. Der er en udfordring ift. livreddere i K, da der ikke er nok uddannede, og at der har været flere situationer, hvor der har manglet, desuden er dette påtalt fra forældre. Dette er imod vores politik og Heidi pointerer at der skal rettes op på det med det samme. Det er et krav. Der er en forventning fra bestyrelse om, at de livreddere, som er vores egen hjælper til i undervisningen sammen med de nye K-talenttrænere. Dette er aftalt med de to nye. Dvs. fremadrettet skal livredderne bidrage til undervisningen og indberette timer for K-afdelingen, så der kan være et glidende samarbejde. Vi sparer på den måde den ene talenttræner tirsdag og lørdag. Bestyrelsen er enige om, at man ikke laver aftaler i de enkelte udvalg ift. som betaling af ekstra instruktører, livreddere osv. Dette er udelukkende klubchefens beslutning. Punkter til næste bestyrelsesmøde:
- Vedtægter og retningslinjer - Hvem genopstiller til bestyrelsen - Opfølgning LDM - Opfølgning indsats omkring prøvegang d.8/10 fra Cecilie og Ellen Næste bestyrelsesmøde aftales til onsdag d.5 december 2018 kl.18.00-21.00