Ekstern Referat Toftlund Andels Boligforening Torsdag den 22. februar 2018, kl. 16.00 Søndergade 13, Toftlund Side 1 af 8
Indholdsfortegnelse: 1. rganisation... 3 a) Godkendelse af referat... 3 b) Revisionsprotokollat... 3 c) Foreningsanliggender... 3 d) Generalforsamling... 4 e) Årshjul og mødeplan for 2018... 4 f) Erhvervslejligheder i Søndergade, Toftlund... 4 g) Årlig drøftelse af udlejningssituation... 5 2. Økonomi... 5 a) Budgetkontrol organisation og afdelinger... 5 b) Dispositionsfond og egen trækningsret... 5 3. Afdelingerne... 5 c) Renoveringssager... 5 4. Administrationen: LUKKET PUNKT... 6 d) Personaleforhold, administrationen... 6 e) Personaleforhold, ejendomsfunktionærområdet... 6 5. Efterretningssager... 6 c) rientering fra nedsatte udvalg... 7 d) Bladudvalg... 7 e) BL informerer, klik her... 7 f) LBF informerer, klik her... 7 6. Næste møder:... 7 7. Eventuelt... 8 Bestyrelsesmedlemmer: Eva Rasmussen (formand), Laila Poulsen (næstformand), Lars Christoffersen, Birgit Jensen, Lizzi M. Stensgaard. Ansatte: Toke Arndal Afbud: Side 2 af 8
1. rganisation a) Godkendelse af referat Bestyrelsesmøde den 7. december 2017. Forhandlingsprotokol for organisationsbestyrelsesmøder godkendes og underskrives på næstfølgende møde. Indstilles til godkendelse og underskrift. Godkendt og underskrevet. b) Revisionsprotokollat Tiltrædelsesprotokollat og revisionsprotokollat af 18. december 2017 (uanmeldt kasseeftersyn). Til efterretning og underskrift Taget til efterretning og underskrevet. c) Foreningsanliggender SALUS rientering v/ Eva Rasmussen 8. Kreds rientering v/toke Arndal Udpegning af kandidat til kredsrepræsentantskabet. Dagsorden, forretningsorden, adgangskort m.m. vil blive udsendt i starten af marts 2018. www.kredsvalg.dk - se bilag. Fremtidssikring af det almene boligmarked i Tønder Arbejdet med analysen pågår og forventes afsluttet primo 2018. Kontaktudvalgsmøde i Tønder Kommune Næste møde afholdes 4. maj 2018, kl. 09.00 hos Tønder Boligselskab. Side 3 af 8
Taget til efterretning. Laila genopstiller til kredsrepræsentantskabet. d) Generalforsamling Der er generalforsamling d. 17. maj. Dagsorden samt forslag til nye vedtægter er vedlagt til godkendelse. Indstilles til godkendelse. Godkendt Lars og Birgit genopstiller. e) Årshjul og mødeplan for 2018 Udkast til årshjul og mødeplan for 2018 til godkendelse. Indstilles til godkendelse. Godkendt. f) Erhvervslejligheder i Søndergade, Toftlund Der er indledt drøftelse med Tønder Kommune om muligheden for indretning til bolig. Kommunens stillingtagen vil afvente den samlede udviklingsplan for Toftlund By. Taget til efterretning. Side 4 af 8
g) Årlig drøftelse af udlejningssituation Udlejningssituationen drøftes med baggrund i den relevante statistik. Udlejningssituationen drøftes og tages til efterretning Drøftet og taget til efterretning. 2. Økonomi a) Budgetkontrol organisation og afdelinger Bogføring er løbende tilgængelig i webzone2 b) Dispositionsfond og egen trækningsret versigt over dispositionsfond og egen trækningsret. Taget til efterretning 3. Afdelingerne c) Renoveringssager 1) versigt byggesager * TB pr. 9. november 2017 2) Afdeling 7, Hovedgaden, Agerskov Udskillelse som selvstændig afdeling kan ikke lade sig gøre som tiltænkt, da bygningen ikke er selvstændigt belånt som hidtil antaget. Til gengæld ser muligheden for salg uden væsentligt underskud væsentligt mere positive ud, da gælden ikke kun omfatter denne bygning. Side 5 af 8
3) Afdeling 1 Timmelsvang Toftlund Der er gennemført besigtigelse med Landsbyggefonden den 12. juni. Landsbyggefonden er positiv indstillet overfor nedrivning. Sagen er oprettet ved Landsbyggefonden. Budgetark udarbejdes. Taget til efterretning. Bestyrelsen udtrykker utilfredshed med, at sagen om nedrivning af Nyboder/Timmelsvang ikke er kommet videre. 4. Administrationen: LUKKET PUNKT d) Personaleforhold, administrationen Administration SU-administration Arbejdsmiljøudvalgsmøde e) Personaleforhold, ejendomsfunktionærområdet Drøftelse af mulighed for ejendomsfunktionærelev sammen med Tønder Andelsboligforening. Indstilles til drøftelse. Taget til efterretning 5. Efterretningssager a) Tomgangsliste b) Udsættelser Liste over ekskluderet beboere Side 6 af 8
c) rientering fra nedsatte udvalg d) Bladudvalg BeboerNyt Medlem af redaktionsudvalget er Eva Rasmussen. e) BL informerer, klik her f) LBF informerer, klik her Taget til efterretning. 6. Næste møder: Mødeplan 2018 Forslag til kommende møder: Mandag den 7. maj, kl. 16.00 (revisor) Torsdag den 20. september, kl. 16.00 Mandag den 3. december, kl. 16.00 Hvis intet andet er nævnt afholdes mødet på adressen Søndergade 13, Toftlund. Sikkerhedsrundgang: Tirsdag den 23. januar 2018, kl. 13.00 (VR, HH, NM) rganisationsbestyrelsesseminar alle selskaber: Fredag den 19 januar 2018, - Fremtidig struktur/effektivisering og Benchmark. rdinær generalforsamling: Torsdag den 17. maj 2018, kl. 19.00, Brundtlandparken 2, 6520 Toftlund, Mad og Hjælp (booket 12. september 2017) Efterfølgende mødet konstituering. Side 7 af 8
SALUS Repræsentantskabsmøde: Lørdag den 26. maj 2018, Folkehjem Aabenraa KB jubilæum 2018: Åben reception onsdag den 10. oktober 2018 Fælleskursus i SALUS: Budget: Torsdag den 1. marts 2018, kl. 19.00 - Hotel Tønder Hus, Tønder Introduktion for nyvalgte: Afholdes hvert andet år. Næste gang 4. oktober 2018, kl. 19.00 Hotel Tønder Hus, Tønder Vedligeholdelse og fraflytning: Afvikles kun hvert andet år Næste gang 2019 7. Eventuelt Torsdag, den 22. februar 2018 Eva Etmann Rasmussen formand Laila Poulsen næstformand Lars Christoffersen Birgit Jensen Lizzi M. Stensgaard Toke Arndal Side 8 af 8