Referat organisationsbestyrelsesmøde Torsdag den 21. februar 2013 kl. 17.00, K14, Frokoststuen Deltagere: Organisationsbestyrelsen, Bent Frederiksen, Peter Juul Andersen, Anette Hertz og Rikke Linnemann (ref.) Afbud: Mødeleder: Iris Gausbo Indstillings- og drøftelsespunkter Bestyrelsesmøde 1. Referater Referat af bestyrelsesmøde den 21. januar 2013 er vedlagt til godkendelse (inkl. aktionsliste) Referat af bestyrelsesmøde den 21. januar blev godkendt uden kommentarer. 2.. Referat af forretningsudvalgsmøde den 21. januar og den 5. februar er vedlagt til orientering. Revisionsprotokol Revisionen har siden seneste møde revideret byggeregnskab vedrørende de tre afdelinger, der blev opført under projektnavnet Amagerfælledvej og som omfatter Signalgården med 53 almene AlmenBolig+ boliger, Bostedet Amagerfælledvej med 75 almene plejeboliger samt dertil hørende servicearealer. Revisionsprotokol og Byggeregnskaber for alle tre afdelinger er vedlagt. Byggeregnskab for de tre sager er som sagt udarbejdet og de gennemgås her kort med en forklaring på overskridelserne i forhold til skema B godkendelserne. Referatet fra FU-mødet den 17. og 21. januar samt den 5. februar blev taget Signalgården, afd. 3074, havde et godkendt skema B på 103,738 mio. kr. og med en samlet anskaffelsessum på 104 mio. kr., har der været en overskridelse på 262.000 kr. svarende til en kvart procent. Overskridelsen skyldes ekstraudgifter til oprensning og bortkørsel af forurenet jord på den del af den samlede grund, der hører til Signalgården. Bostedet Amagerfælledvej, afd. 3075, havde et godkendt skema B på 120,415 mio. kr., og med en samlet anskaffelsessum 124,234 mio. kr., har der været en overskridelse på godt 3,8 mio. kr. svarende til knap 3,2 procent. Overskridelsen skyldes dels oprensning og bortkørsel af forurenet jord på bostedets del af grunden, men dog især at de ekstraomkostninger, der skyldes DR s grundvandskøleanlæg, der ligger ud mod Amagerfælledvej, alle rammer Bostedet, der 1
ligger tættest på grundvandskøleanlægget. Grundvandskøleanlægget bruges af DR til at køle al deres teknik, computere og køleanlæg. Der er to grundvandsboringer - én på vest-siden af DR bygningerne og én på østsiden ved Amagerfælledvej, hvor der pumpes op i den ene og ned i den anden. Strømmen vendes en gang om året, så der ikke opstår forhøjet grundvand et sted. Første gang vandet blev pumpet ned ved Amagerfælledvej, steg grundvandet dog mod DR s forventning, så det lå tæt på terræn. Dette betød, at vi var nødt til at ændre kælderkonstruktionen til at kunne modstå vandtryk, hvilket ikke havde været nødvendigt før, dvs. større og vandtætte fundamenter, tætte kloakrør der er sikret mod at stige op på grund af vandtryk samt øget tilslutningsafgift til spildevand, da regnvandet fra bygning og belægninger ikke kunne nedsives. Det samme gør sig gældende for servicearealerne, der jo er en del af samme bygning. Her har det godkendte skema B været på 25,26 mio.kr., mens anskaffelsessummen er på 25,834 mio.kr., hvilket giver en overskridelse på 574.000 kr. svarende til knap 2,3 procent. For alle de tre byggeregnskaber (skema C) gælder dog, at overskridelserne kan holdes inden for det godkendte maksimumbeløb for AlmenBolig+ boliger, hvorfor vi forventer en godkendelse af Københavns Kommune, Center for Bydesign. AlmenBolig+ boligerne skal ligge 10 % under det officielle maksimumbeløb. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender byggeregnskabet for afd. Signalgården og Bostedet Amagerfælledvej, inkl. servicearealerne. Revisionen har i revisionsprotokollatet to bemærkninger, nemlig at byggesagshonoraret ikke er fastsat kostægte, men i stedet fastsat i henhold til skema B. Dette er imidlertid i overensstemmelse med praksis i 3B og tidligere godkendt af bestyrelsen. Desuden er byggeregnskab udarbejdet senere end 6 måneder efter skæringsdatoer. Dette er imidlertid godkendt af kommunen, da der har været tvister med entreprenør, som først har skullet udredes. BFR uddybede indstillingen; herunder at det ikke har været muligt at få kompensation for alle udgifter i forbindelse med forurening og forhøjet grundvand som følge af DR s køleanlæg. I den forbindelse har 3B s advokat vurderet, at 3B ikke vil få medhold i en eventuel retssag mod Kommunen. Med disse bemærkninger godkendte bestyrelsen byggeregnskabet. 2
Revisionsprotokollatet er afgivet uden forbehold. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager revisionsprotokollatet Bestyrelsen tog revisionsprotokollen til efterretning og protokollatet blev efterfølgende underskrevet. 3. Drøftelse, Repræsentantskabsmøde 28. maj (valg, evt. vedtægtsændringer m.m.) Det ordinære repræsentantskabsmøde afholdes den 28. maj hos IDA, Kalvebod Brygge. Mødet afholdes med den i vedtægterne fastsatte dagsorden, jf. 7. Den skriftlige beretning behandles i denne dagsordens pkt. 4, men emner til den mundtlige beretning ønskes drøftet. Under valg kan nævnes, at formanden ikke er på valg, mens næstformanden er. Blandt bestyrelsesmedlemmerne er følgende på valg Hans Peter Nielsen Iris Gausbo Monia Stoltz Jan Kjello Daniel Majgren Administrationen indstiller, at bestyrelsen drøfter kandidater til både næstformandsposten og bestyrelsesmedlemmer. Administrationen indstiller, at bestyrelsen påbegynder drøftelsen af det kommende repræsentantskabsmøde. Forslag fra bestyrelsen om, at den mundtlige beretning skal have mere fokus på 3B og bestyrelsens visioner med udgangspunkt i året, der gik. Vægten skal ligge på de områder, hvor vi er nået i mål også i forhold til organisationens indsats. Administrationen opfordrer ligeledes til, at der ikke lægges op til vedtægtsændringer i år, men at vi i stedet samler sammen til repræsentantskabsmødet i 2014, hvilket bestyrelsen erklærede sig enige i. Den resterende diskussion i forhold til valg og andet vil bestyrelsen tage på deres eget møde den 25. februar. 4.. Drøftelse, Indhold og tidsplan for Beretning 2012 for Boligforeningen 3B Vedlagt udkast til indhold og tidsplan for beretning 2012 til drøftelse. Bestyrelsen blev opfordret til at melde ind til kommunikation senest i uge 11, hvis der er forslag til indholdet i den skriftlige beretning for 2012 Den resterende behandling af beretningen vil foregå via mail. Bestyrelsen bakkede i øvrigt op om indhold og tidsplan. 3
5.. Indstilling, Kommissorier Udvalg Vedlagt de gældende kommissorier inkl. ændringer fra bestyrelsesudvalgene med undtagelse af Byggeudvalg samt Klima og Energiudvalg, da disse to udvalg endnu ikke har kigget på deres. Administrationen indstiller, at bestyrelsen drøfter de enkelte kommissorier samt godkender de fremlagte ændringer. Det boligsociale udvalg: Udvalget vil lægge op til, at udvalget styres nedefra. De vil hurtigst muligt indkalde de socialt belastede afdelinger til at komme med input til arbejdet i udvalget. Bestyrelsen godkendte kommissoriet. Demokrati- og Kommunikationsudvalget: Målgruppen for udvalgets arbejde er afdelingsbestyrelserne. Udvalget vil inddrage driften mest muligt. Bestyrelsen godkendte kommissoriet. Drifts- og Serviceudvalget: Kommissoriet indeholder udelukkende redaktionelle ændringer. Bestyrelsen godkendte kommissoriet. Forretningsudvalget Bestyrelsen godkendte kommissoriet. 6. Indstilling, Anvisningsregler for afd. Lampestedet Bestyrelsen har tidligere godkendt anvisningsreglerne for Lampestedet som 25 pct. til kommunale anvisning 25 pct. til fleksibel udlejning (personer i job) 25 pct. til almindelig venteliste (ekstern) 25 pct. til intern venteliste I forbindelse med det årlige styringsdialogmøde drøftedes udlejningen af Lampestedet og på baggrund heraf indstiller Bestyrelsen har tidligere drøftet anvisningsaftalen, men siden har 3B haft drøftelser med kommunen, som har et stort ønske om at afdelingen bliver sendt godt fra start. Administrationen præciserede, at det er 3B der administrerer de 75 % og at den fleksible 4
administrationen, at der i forbindelse med førstegangsudlejningen anvises efter følgende aftale: 25 pct. til kommunal anvisning 50 pct. til fleksibel anvisning (personer i job) 25 pct. til den almindelige / interne venteliste Udkast til aftale vedlagt. udlejning gør det muligt at tiltrække beboere ude fra hvilket størrelsen i sig selv også lægger op til. Bestyrelsen godkendte indstillingen. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender indstillingen. 7. Indstilling, Ændring af udlejningsreglerne for supplementsrum i Hedelyngen Beboerne i Hedelyngen ønsker ændringer til udlejning af supplementsrum i Hedelyngen, jf. vedlagte notat. Årsagen er begrundet i et ønske om at minimere lejeledighed. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender indstillingen. Bestyrelsen mener, der er risiko for, at rummene bliver brugt til lager, kontor m.m., når der ikke er tidsbegrænsning på den 5. prioritet og at der derfor skal være en indbygget tidsbegrænsning i lejemålene. Administrationen vil tage dette med videre til afdelingsbestyrelsen, men vurderer ikke umiddelbart, at det bliver et aktuelt problem. Bestyrelsen godkendte indstillingen med ovenstående bemærkninger, som drøftes med afdelingsbestyrelsen. 8. Indstilling, Ommærkning fælleslokale i Brohuset Der er i afdeling Brohuset en overkapacitet af fælleslokaler, fordi der oprindeligt var planlagt et seniorbofællesskab i afdelingen med egne fælleslokaler. Dette forhold har været bragt op på flere møder, både på afdelingsbestyrelsesmøder og senest på afdelingsmødet, den 17. januar 2013. Afdelingsmødet vedtog en beslutning om, at afdelingen ønsker at få ommærket de to små lejligheder på 7. sal til beboelse. De to lejemål, der begge er 1- værelses boliger på ca. 73 m2, har hidtil været benyttet som henholdsvis afdelingsbestyrelseslokale og gæstebolig. 3B og SAB ejer et lejemål hver (se oversigt i vedlagte bilag). 5
Københavns Kommune har givet byggetilladelse til ombygningen, og der er indsendt en tillægsansøgning til Københavns Kommune om at måtte udvide lejemålet med yderligere 8 m2 på i reposen, så lejligheden får et ekstra værelse og bliver på i alt 82 m2, svarende til lejlighedstype B4 (S) som ses af tegningen i bilag. Der er søgt om tilladelse hos Center for By Design til ommærkningen. 3B får et lejemål mere til udlejning, og dermed en forventet ekstra lejeindtægt. Afdeling Brohuset finansierer ombygningen ligesom lejeindtægterne går til afdelingen. Mellemfinansiering sker via byggelån eller evt. henlæggelser. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender omdannelsen og udvidelsen af lejemålet i Brohuset til boligformål, under forudsætning af, at København Kommune giver deres godkendelse hertil. Bestyrelse godkendte indstillingen under forudsætning af KK s godkendelse. 9. Drøftelse, Husordener principper fremadrettet med fokus på røgfri boliger Røgfri boliger KAB og DAB har valgt at reservere nogle af deres nybyggede boliger på Glødelampen til røgfri boliger. Emnet har derfor været drøftet på 3B s byggeudvalgsmøde 15. januar 2013. Et enigt byggeudvalg valgte at indstille til bestyrelsen, at der ikke etableres røgfri boliger i 3B. Indstillingen begrundes især i, at det er et stort indgreb i beboernes personlige frihed samt at det kan være vanskeligt at håndhæve reglerne. Byggeudvalgets overvejelser - udover den personlige frihed i forhold til at man ikke må ryge i egen bolig - går på, at mængden af rygere er for nedadgående generelt og at problemet derfor ikke reelt er aktuelt. Med de nye, unge familier vil boligerne blive røgfrie af sig selv og problemet vil derfor løse sig af sig selv. Følgende skal tjene som et diskussionsoplæg til bestyrelsen om røgfrie boliger. For og imod røgfri boliger Som nævnt er det et stort indgreb i beboernes personlige frihed, at de ikke må ryge i egen bolig. Som udgangspunkt vil en beboer næppe vælge en røgfri bolig, hvis han eller hun er ryger. Men der kan opstå en udfordring, hvis fx en hjemmeboende ung bliver ryger, hvis beboerne vil flytte sammen med en ryger eller har besøg af en ryger. Det kan samtidig være vanskeligt at håndhæve reglen om en røgfri bolig. Hvordan tjekker man, om der ikke bliver røget i boligen? Hvor går grænsen for den røgfrie zone boligen, opgangen, blokken eller også friarealer? Hvor går fx gæster hen og ryger? Tilbyder vi røgfri boliger, skal vi kunne garantere, at der ikke har været røget i boligen samt at der Debatten i bestyrelsen afspejlede følgende hovedelementer: Det kan være vigtig i forhold til allergikere ligesom 3B skal arbejde hen imod en så blandet beboerskare som muligt. 3B skal afvente, hvordan det går med andre boligselskabers indsats på området. Hvordan og hvem skal håndhæve reglerne og hvordan gøres dette økonomisk forsvarligt? 6
ikke er røggener fra naboer til boligen. Med røgfri boliger kan vi til gengæld imødekomme beboere, som ønsker at bo røgfrit eller er overfølsomme over for røg. En røgallergiker kan således få en bolig, der aldrig har været røget i, ligesom fx en hundeallergiker vil kunne vælge at bo i en af vores afdelinger, hvor det ikke er tilladt at holde hund. Boligerne kan være med til at sikre, at denne type beboere trygt kan vælge en lejebolig. Det kan ses som en opgradering af den service vi tilbyder vores kunder. Administrationen indstiller, at bestyrelsen drøfter, om 3B i forbindelse med nybyggerier skal mærke nogle af boligerne som røgfri boliger og dermed få det indskrevet i husordenen. Kan også vælge at tro, at dem der vælger disse lejligheder af sig selv ønsker at opretholde det røgfrie miljø. Ideen med at lave en blok for ikke-rygere er god, men så skal det holdes til at gælde udelukkende indendørs. De forskellige typer lejligheder, som 3B tilbyder i dag lægger også op til forskellige muligheder for beboerne og derfor er det vigtigt at tage fat på den principielle diskussion. En variant kan være, at boliger, som har huset rygere, skal være omhandlet af mere skrappe regler i forhold til rengøring ved fraflytning. 3B oplever ingen efterspørgsel på røgfri boliger. Bestyrelsen blev enig om tage diskussion igen ved fremtidige nybyggeri og derudover vil 3B afvente KAB og DAB s erfaringer på Glødelampen. 10. Drøftelse, Husordener: Husdyrhold Bestyrelsen har i 2012 i forbindelse med drøftelser af husordener for nyopførte afdelinger og navnlig spørgsmålet om husdyrhold besluttet at tage en mere generel drøftelse af spørgsmålet om tilladelse til husdyrhold i nyopførte afdelinger. Spørgsmålet er belyst i vedlagte notat. Administrationen peger bl.a. på, at 3B for tiden opfører boligtyper, hvor 3B i højere grad ønsker at tiltrække beboere fra andre boligtyper ejer- og andelsmarkedet og hvor 3B derfor også kan Bestyrelsen har her de samme overvejelser som i forhold til røgfri boliger. Det her handler om, hvad 3B og organisationsbestyrelsen lægger ned over en ny afdeling fra start og det sætter reelt beboerdemokratiet ud af kraft. Husdyrhold som en samlet diskussion er ikke relevant 7
overveje en husorden, der fsva. husdyrhold er mindre restriktiv, end man ellers ser i almene afdelinger. Administrationen indstiller, at bestyrelsen drøfter notatet med henblik på at fastlægge et udgangspunkt for beboernes mulighed for at holde husdyr i kommende boligafdelinger. Bilag: Notat om Husorden og husdyr i nye afdelinger samt standardhusorden vedtaget af bestyrelsen i 2009. det er udelukkende i forhold til hunde og specielt de lidt mere skæve eksistenser. Dette er dog ikke aktuelt i forhold til nybyggerier, da beboerne til disse byggerier er af en anden sammensætning. Det er dog set i flere afdelinger, at det kan ændres i både den ene og den anden retning uden problemer. Nybyggeri er i skarp konkurrence og det er her, det er relevant for at tiltrække beboere. De tætte bebyggelser gør, at det ikke er attraktivt at der færdes hunde/husdyr i boligerne. Med ovenstående kommentarer har bestyrelsen taget fat i diskussionen og den vil blive taget op igen ved given lejlighed. 11.. Indstilling, Husorden og vedligeholdelsesreglement Lampestedet Til brug for indflytningen i efteråret 2013 er der udarbejdet vedlagte husorden og vedligeholdelsesreglement for Lampestedet. Husordenen: Der er få redaktionelle rettelser, som blev gjort opmærksom på fra administrationens side. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender husorden og vedligeholdelsesreglement. Med disse rettelser godkendte Bestyrelsen husordenen. Vedligeholdelsesreglementet: Korrektur: Side 4 redaktionel rettelse. Side 5 brugen af tapet er både utidssvarende og uhensigtsmæssigt sammen med 8
gipsvægge, som er meget brugt. Ordet tapet/tapetsering tages ud og så vil administrationen undersøge, om dette kan give problemer ift. gældende regler. Der er brug for en principiel diskussion om vedligeholdelsesordning, hvilket allerede er sat på aktionslisten med eksempler på afdelinger, økonomi m.m. Drifts og Serviceudvalget er i gang med en diskussion. Når udvalget har afsluttet deres arbejde, vil punktet blive taget op på bestyrelsesmødet. Standarden ved renoveringer m.m. skal også diskuteres på et kommende bestyrelsesmøde. Med ovenstående bemærkninger blev vedligeholdelsesreglementet godkendt. 12. Indstilling, Konkrete mål for 3B 2012 2015 3B s nuværende konkrete mål er fra før arbejdet med Strategi 2015. På bestyrelsesseminaret i september drøftede bestyrelsen derfor et oplæg til nye, konkrete mål for 3B. Administrationen har på baggrund af bestyrelsens input afsluttet arbejdet med konkretisering af de nye mål. De nye mål støtter mere direkte op om Strategi 2015 s fokusområder god service, gode boliger og effektiv administration. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender de nye konkrete mål for 3B se bilag. I september 2012 vedtog bestyrelsen et road map for det kommende års arbejde med strategiprojekter. Den nye road For at kunne vurdere om målene er realistiske, uambitiøse eller andet skal udgangspunktet være kendt. Bestyrelsen mangler et klart overblik over mål, initiativer m.m., som bestyrelsen kan bruge som styringsredskab. Der var en drøftelse af pkt. 1.3 i forhold til diskussionen på sidste bestyrelsesmøde vedr. digitalt beboerdemokrati. Bre- 9
map sætter i intensiveret grad fokus på arbejdet med den gode service. Road map samt opdateret projektporteføljeoversigt med status på de enkelte projekter kan ses på x3b (under Oplysninger fra 3B ) vet til ministeriet lægges på x3b sammen med materialet fra mødet den 21. januar. Indbyrdes afregning af maskiner og medarbejdere vil administrationen meget gerne i dialog med afdelingerne om. Kostægte priser skal diskuteres principielt på et kommende møde. Bestyrelsesmedlemmerne bedes læse bilag grundigt til mødet den 25. februar ligesom punktet (og godkendelsen af målene) vil blive taget op på et kommende bestyrelsesmøde. 13. Drøftelse, Opmærksomhedspunkter efter Egedalsvængesagen Vedlagte notat samler op på nogle opmærksomhedspunkter fra Egedalsvængesagen, som også kan gøre sig gældende i andre af 3B s boligafdelinger. Det drejer sig om Forretningsorden for afdelingsbestyrelsens arbejde Rådighedsbeløb og aktivitetsmidler Bestyrelsens sammensætning Administrationen indstiller, at bestyrelsen drøfter notatet. Der var en kort drøftelse af relevansen af de tre punkter. Bestyrelsen bliver nødt til at tage fat i diskussionen omkring etniske flertal/mindretal med fokus på værdier. Bestyrelsen vil derudover drøfte punktet på deres møde den 25. februar ligesom administrationen vil komme med et oplæg til forretningsorden for afdelingsbestyrelser og retningslinjer for rådighedsbeløb og aktivitetsmidler til det kommende bestyrelsesmøde. 14. Drøftelse, Igangsætning af nye bestyrelsesudvalg Bestyrelsen nedsatte i forbindelse med konstitueringen to bestyrelsesudvalg (byggeudvalg og drift- og serviceudvalg) samt 3 netværksudvalg (klima- og miljøudvalg, demokratiog kommunikationsudvalg og boligsocialt udvalg). Udvalgene skal fungere med permanente tovholdere fra organisationsbestyrelsen og etablere aktiviteter i nærmere definerede områder, hvor man engagerer beboerdemokrater- 10
Forretningsudvalget ønsker en kort drøftelse af udvalgenes arbejde. ne og driften ad hoc. Der skal være øje for at bruge alle relevante værktøjer. Udvalgene skal virke der, hvor behov for initiativer skal løbes i gang og der skal være en work/life balance. Demokrati- og kommunikationsudvalget indkalder til to møder i april og de to andre udvalg sætter også deres arbejde i gang. Byggesager 15. Orientering, Nybyggeri Status vedlagt over igangværende og godkendte nybyggesager. Tilføjelse vedr. Teglværkshaven, hvor der er afleveret byggeregnskab i dag, som dermed holdes inden for 6- måneders grænsen. Bestyrelsen tog orienteringen 16. Indstilling, Renoveringsstøtte Herlevgårdsvej Bebyggelsen består af 2 blokke i en L-form mod en grønning. Bebyggelsen er opført i 1954 i røde teglsten med røde vingetegl på taget. Bebyggelsen er i 3 etager med fuld kælder og uudnyttet tagetage. Lejlighederne i Blok 1 består af velproportionerede mindre rum. Ved renovering af nedslidte installationer, køkken og toilet/bad er boligerne tidssvarende. Blok 2 består af små 1- og 2-værelses lejligheder. De er smalle og lejlighederne midtfor er ikke gennemlyste. Dimensioner på køkken og bad er utidssvarende. Arbejdet med helhedsplanen og fremtidssikring af Her- 11
levgårdsvej blev påbegyndt som et pilotprojekt i 2007, efter en brand i nr. 26 D. Der har været tomgang i de berørte boliger lige siden. I blok 1 skal der monteres nye køkkener og renoveres toiletter og bad i 18 boliger. I blok 2 skal der sammenlægges lejligheder ligesom tagrummet skal inddrages til boligareal. 27 boliger sammenlægges til 18 boliger. Derved opnås samlet set et bedre forhold mellem antallet af mindre og større lejligheder i afdelingen. I blok 2 lægges nyt tag med kviste og tagvinduer. Der opføres nye køkkener og badeværelser. El-installationer fornys i sammenlagte lejligheder i blok 2. Der etableres mekanisk ventilation fra køkkener og badeværelser i begge blokke. Faldstammer og vandrør udskiftes. Der etableres individuelle målere til aflæsning af vandforbrug. Facaderne på blok 2 efterisoleres og der monteres nye altaner. Halvtage ved indgange til trapper i begge blokke renoveres. Grønningen saneres, indrettes og beplantes efter beboernes ønsker I februar 2011 meddelte Landsbyggefonden,at 3B ville kunne forvente et tilsagn i 2013. Byggeafdelingen har fået godkendt fordelingen af støttede og ustøttede arbejder hos Landsbyggefonden i efteråret 2012. Der er skitseret en kapitaltilførselssag af Landsbyggefonden, som bl.a. indebærer huslejestøtte/supplerende driftslån på ca. 750 t.kr./år. Det samlede budget er på 31.500 t.kr. Fremtidig husleje er opgjort til kr. 820 pr. år/m2 for blok 1 og kr. 865 pr. år/m2 for blok 2../ Kapitaltilførselssagen indebærer, at 3B skal medvirke i en 1/5-delsordning 200.000 kr. fra dispositionsfonden. Desuden skal afdelingen fritages for indbetalinger til den lokale dispositionsfond (3B), hvilket indebærer, at 3B mister 34.175 kr. årligt i dispositionsfonden. Sagen er indarbejdet i vedlagte dispositionsfonds fremskrivning. Endelig indgår der egen trækningsret, 300.000 kr. Boligarealet i blok 2 forøges med ca. 425 m2. 12
Herlev Kommune er blevet ansøgt om godkendelse af projektet. Afdelingsbestyrelsen er positiv overfor projektet og indstiller det til et ekstraordinært afdelingsmødes godkendelse. Projektet har været forelagt beboerne på et informationsmøde og stemningen overfor projektet var positiv. Derfor forventes det, at et flertal af beboerne vil stemme ja til projektet på et ekstra ordinært afdelingsmøde mandag den18. februar 2013. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender projektet med dertil hørende økonomi, under forudsætning af afdelingsmødets godkendelse. Det vil sige, at der ydes kapitaltilførsel på 200.000 kr. fra dispositionsfonden, egen trækningsret på 300.000 kr. og at afdelingen fritages for indbetaling til 3B s dispositionsfond. I forbindelse med dette punkt blev den fremskrevne dispositionsfond detaljeret gennemgået. 26 lejemål deltog i afdelingsmødet, hvor 42 stemte for og 10 stemte imod. Afdelingsmødet godkendte dermed projektet. Bestyrelsen godkendte projektet med dertil hørende økonomi. 17.. Indstilling, Solvangcentret Bestyrelsen godkendte på mødet den 10. december 2012, at der blev udarbejdet en ansøgning om kapitaltilførsel til nedrivning af Solvangcentret. Vedlagt er ansøgning om kapitaltilførsel til nedrivning af Solvangcentret. Såfremt bestyrelsen kan godkende ansøgningen fremsendes denne til behandling hos Københavns Kommune, Landsbyggefonden og realkreditinstituttet. Samtidig med at ansøgningen fremsendes, opsiges nuværende lejemål i Solvangcentret pr. 1. marts 2013 med fraflytning 1. marts 2014. På borgerrepræsentationsmøde den 24. januar 2013 blev der stillet forslag om re-vitalisering af Solvangcentret. Forslaget blev vedtaget, og den videre behandling sker i Teknik- og Miljøudvalget. Der vil snarest muligt blive indkaldt til møde mellem TMF og 3B for at koordinere fremtidige scenarier for Solvangscentret. Urbanplanen vil blive involveret på den måde, at der vil være brugergrupper, hvor afdelingsbestyrelserne bliver involveret med klare snitflader. Tidsplanen er udarbejdet under hensyntagen til reglerne i forhold til Lokalplan og Skema A. Administrationen kan ikke på nuværende tidspunkt udarbejde præcise økonomiske konsekvenser. Forslag og beslutning fra borgerrepræsentationen er vedlagt nærværende indstilling. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender vedlagte ansøgning til videre behandling hos Københavns Kommune, Landsbyggefonden og Realkredit. Bestyrelsen godkendte ansøgningen til videre behandling hos Københavns Kommune og LBF og ansøgningen vil blive sendt til kommunen. 13
18.. Indstilling, Deltagelse i udbud af Grundkapital KK, Fyrtårnsprojektet Københavns Kommune udskriver i slutningen af foråret 2013 en konkurrence om et alment arkitektonisk fyrtårn. Det foreløbige konkurrenceprogram er følgende: Danmark har en stærk tradition for alment boligbyggeri af højeste arkitektoniske kvalitet. Det er vigtigt at bygge videre på og forny traditionen. Det er afgørende, at den almene sektor tilbyder alle grupper i samfundet boliger af høj arkitektonisk kvalitet. Et alment byggeri af meget høj arkitektonisk kvalitet kan være reference og inspiration for kommende års almene byggeri. Målsætning: Ca. 100-150 boliger Demonstrere at der kan bygges boliger af høj kvalitet (boværdi, arkitektur, udearealer, energi og byrum) inden for rammebeløbet At inspirere, være reference og vække interesse for alment boligbyggeri Form/vilkår Kommunen finder en grundejer Arkitektkonkurrence med teams af boligselskab og rådgiver Honorar og professionelt dommerpanel Sagsfremstilling vedlagt. Et udbud er et stykke udviklingsarbejde, som kan bruges meget bredt og dermed en investering. Det er også 3B s erfaring, at det giver et bedre slutprodukt. Med dette projekt ønsker administrationen netop at undersøge markedet for andre aktører end vi normalt samarbejder med. Dette projekt fungerer også som læring for hele organisationen. Hvis vi ikke vinder med projektet kan det evt. bruges et andet sted. Administrationen indstiller, at organisationsbestyrelsen godkender følgende økonomi til deltagelse i ovennævnte konkurrence: Honorar til de maksimalt 5 bydende i 3B s udbud på hver kr. 100.000 inkl. moms, undtagen vinderforslaget Honorar til totalrådgiver for udarbejdelse af konkurrenceforslag til Københavns Kommune på kr. 250.000 inkl. moms Honorar på kr. 50.000 inkl. moms til fagdommer Beløbet på i alt kr. 700.000 inkl. moms dækkes af dispositionsfonden Bygs tid til at udarbejde udbud og forslag honoreres ikke særskilt Administrationen kender ikke på nuværende tidspunkt de konkrete konkurrencevilkår samt hvilken grund, der bliver tale om. Administrationen laver en kort redegørelse til bestyrelsen om ovenstående i næste uge. Udbuddet er i gang og bestyrelsen godkendte med ovenstående bemærkninger indstillingen. 14
Orienteringspunkter 19. Orientering, Udlejningssituationen Oversigt over ledige boliger pr. 31. december, hvor det samlede lejetab udgør kr. 1.006.527,01. Pr. 31. december er der kun ledig bolig i Østerhøj, I Folehaven har der i november / december været 2 ledige boliger. Begge boliger er lejet ud - den ene fra 15. december 2012 og den anden fra 1. januar 2013. Det er familieboliger, som er ommærket til ungdomsboliger, hvor de bliver lejet ud via Centralindstillingsudvalget (CIU). Der er løbende dialog med CIU omkring årsagen til tomgang, ligesom 3B har drøftet det med Københavns Kommune i forbindelse med administration af akutlisten for ansøgning om ungdomsboliger. I Østerhøj er 1 bolig ledig fra 1. november 2012. Boligen er lejet ud fra 15. januar 2013. Boligen har været i tilbud til mange på ventelisten og der er foretaget ekstra markedsføring via 3B s hjemmeside for få den lejet ud. I Prangerhuset er en bolig ledig fra 1. december 2012, denne har været i tilbud mange gange. Årsagen hertil kan muligvis være støj fra Metrobyggeriet. Den er lejet ud fra 15. december 2012 Forbrug af varme og vand på kommunale anviste boliger udgør heraf kr. 9.286,29. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen Bestyrelsen tog orienteringen 20. Orientering, Udlejning Toftegård Tag Opførelsen af Toftegård Tag bliver afsluttet og udlejet i tre etaper, nemlig 1. marts, 15. april og 15. maj. Til bestyrelsens orientering er der pr. 12. februar følgende information om udlejningen af de 21 boliger: 10 boliger med indflytning 1. marts 2013 heraf: 6 boliger: Lejekontrakten er underskrevet 1 bolig: Lejekontrakten er sendt 0 boliger: Ansøgerne er sendt til godkendelse i Herlev 15
Kommune 1 bolig: Sendt i tilbud til ansøgerne (igen) 2 boliger: Afventer lejer fra den kommunale anvisning 6 boliger med indflytning 15. april 2013 heraf: 2 boliger: Lejekontrakten er underskrevet 1 bolig: Lejekontrakten er sendt 2 boliger: Ansøgerne er sendt til godkendelse i Herlev Kommune 0 boliger: Sendt i tilbud til ansøgerne (igen) 1 bolig: Afventer lejer fra den kommunale anvisning 5 boliger med indflytning 15. maj 2013 heraf: 1 bolig: Lejekontrakten er underskrevet 3 bolig: Lejekontrakten er sendt 0 boliger: Ansøgerne er sendt til godkendelse i Herlev Kommune 1 bolig: Sendt i tilbud til ansøgerne (igen) 0 boliger: Afventer lejer fra den kommunale anvisning 3B har aftalt med Herlev Kommune, at en kommunal anvist bolig på 5 vær. bliver lejet ud via 3B s venteliste, da kommunen ikke har nogle interesserede til den. Årsagen til at der har været flere boliger, som er sendt i tilbud, er bl.a. at: nogle ansøgere er ikke længere interesseret, da de har fået løst deres boligbehov på anden vis nogle ansøgere ønsker alligevel ikke boligen, da indflytningsdatoen er ændret flere ansøgere ønsker ikke boligen, efter de har fået tilbud på grund af huslejens størrelse 3B har foretaget forskellige tiltag i forhold til image af boligerne bl.a.: 3B s hjemmeside Freecards på cafeer flere steder i Danmark Busser i hovedstadsområdet Der er sendt information til flere virksomheder i Herlev området, bl.a. Herlev Sygehus Informeret om 3B s nybyggerier efter informationsmødet for Dortheavej (AlmenBolig+) Oprettet en interesseliste inden åbning af ventelisten på 16
3B s hjemmeside Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen Bestyrelsen tog orienteringen 21. Orientering, Udlejning Dortheavej Til bestyrelsens orientering er der pr. dags dato følgende information om de 51 boliger på Dortheavej. Informationsmøde Den 2. oktober 2012 blev der sendt information ud til 1.549 på interesselisten for AlmenBolig+ byggerier i Danmark om, at der var møde den 25. oktober. Til mødet mødte 98 interesserede op for at få information om byggeriet, vedligeholdelse og udlejning. Åben for ventelisten m.m. Den 23. november kl. 12.00 blev ventelisten åbnet for interesserede og lukket den 26. november 2012, kl. 12.00. I løbet af december blev ansøgningerne behandlet og boligerne tildelt de berettigede ansøgere i forhold til, hvornår skemaet er modtaget via 3B s hjemmeside. Næsten 2.056 interesserede tjekkede de kommende 3Bboliger på hjemmesiden i denne weekend. 361 af disse har valgt at skrive sig op i håb om at blive en af dem, der kan flytte ind den 1. oktober 2013 i en af de 51 boliger. 3B har i løbet af december behandlet ansøgningerne og alle boliger blev sendt i tilbud. De fleste ansøgere har sagt ja tak til boligen, men der har også været flere boliger, som er sendt i tilbud flere gange i løbet af januar og februar måned 2013. Lejekontrakter er ligeledes løbende sendt, og der er indtil d.d. sket følgende: 24 boliger: Lejekontrakten er underskrevet 12 boliger: Lejekontrakten er sendt 15 boliger: Sendt i tilbud til ansøgerne (igen) Videre proces De kommende beboere vil blive indkaldt til møde, hvor bl.a. udearealer, vedligeholdelse m.m. skal informeres og drøftes. 17
Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen Bestyrelsen tog orienteringen 22. Fraflytning / Indflytning pr. 4. kvartal 2012 Fraflytning Til bestyrelsens orientering er vedlagt statistik over fraflytningsprocent for alle familie-, ungdomsboliger og ældreboliger, hvoraf det fremgår, at der i 2012 har været 1.299 fraflytninger samt at fraflytningsprocenten var 11,36 %. Fraflytningsprocenten har i: 2012 været 11,36 %. 2011 været 11,42 % 2010 været 11,5 % 2009 været 12,3 % 2008 været 11,0 % I forhold til 2011 har der i 2012 været: 20 flere fraflytninger svarende til et fald på 0,06 % Årsagen til stigningen i fraflytninger og faldet i fraflytningsprocenten er, at der ligeledes har været 228 boliger, som er taget i brug i slutningen af 2011 og i løbet af 2012: Bostedet Amagerfælledvej 75 boliger Signalgården 53 boliger Kongsgården 30 boliger Møllergården 10 boliger Teglværkshaven 60 boliger Indflytning Til bestyrelsens orientering er vedlagt statistik over indflytninger for alle familieboliger i 2012. Der har været 1.002 indflytninger fordelt som nedenfor: 290 boliger er lejet ud efter den interne/eksterne venteliste 258 boliger er lejet ud efter fleksibel udlejning 413 boliger er anvist til kommunerne 1 bolig er tilbudt Byfornyelsen i København 36 boliger er overtaget ved bytning 4 boliger er lejet ud til tidligere beboere, der i forbindelse med deres fraflytning har ønsket et Boliggarantibevis i 3B 18
Der er flere boliger, som har været lejet ud midlertidig - fx på Australiensvej. I forhold til 2011 har der været 77 flere indflytninger i 2012. Der er ligeledes taget flere boliger i brug i 2011 og 2012. I forhold til 2011 har der været 53 flere boliger som er lejet ud efter den interne/eksterne venteliste 13 flere boliger som er lejet ud efter fleksibel udlejning 37 flere boliger som er anvist til kommunerne 9 færre boliger som er tilbudt Byfornyelsen i København 7 færre boliger som er overtaget ved bytning - samme antal boliger som er lejet ud til tidligere beboere, der i forbindelse med deres fraflytning har ønsket et Boliggarantibevis i 3B 10 færre boliger på Australiensvej er lejet midlertidigt ud. Årsagen til at der er forskel i antallet af indflytninger via den intern/ekstern, fleksible venteliste, kommunale anvisninger, boliger som er anvist via byfornyelsen og bytninger, er, at der er forskellige udlejningsaftaler med kommunerne. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen Bestyrelsen tog orienteringen 23. Restancer og udsættelser 4. kvartal 2012 Af vedlagte oversigt fremgår det, at der i 2012 er sendt: 5.008 stk. rykker 1 (påkrav) 1.345 stk. rykker 2 (ophævelsesskrivelser) 229 stk. rykker 3 (lejere som er overgivet til advokat) 72 stk. er udsat af deres bolig (19 stk. havde dog afleveret opsigelse/nøgler, inden fogeden kom). I forhold til 2011 har der i 2012 været sendt: 318 flere rykker 1 (påkrav) 353 færre rykker 2 (ophævelsesskrivelser) 16 færre rykker 3 (lejere som er overgivet til advokat) 19 færre er udsat af deres bolig (2 flere havde dog afleveret opsigelse/nøgler, inden fogeden kom). Der er udsættelsessager, som vi stadig ikke vil forhindre. 19
Det gælder fx klagesager i forbindelse med husordensager og ulovlig fremleje i de pågældende afdelinger. I disse situationer fastholder 3B med vilje sagerne, til lejer bliver sat ud med fogeden. Lovændringer omkring betaling af husleje fra 1. januar 2013 Fra denne dato er løbedagene på betaling af husleje forsvundet, hvilket har medført, at 3B i januar 2013 har haft betydeligt flere henvendelser end tidligere år om henstand af betaling af huslejen for januar måned. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen Bestyrelsen tog orienteringen 24. Stop udsættelser samarbejde BDK & 3B Ministeriet har i november 2012 godkendt 3B og Boligkontoret Danmarks fælles ansøgning til projekt Stop udsættelser til at minimere udsættelser i Folehaven og Egedalsvænge. Fra 1. marts 2013 begynder medarbejderne, som er ansat i projektet at kontakte de lejere i de to afdelinger, som har fået rykker 2 (ophævelsesskrivelse). Det er frivilligt for lejeren at benytte sig af tilbuddet, når de bliver telefonisk kontaktet. Hvis lejeren ønsker rådgivning, kan mødet fx blive holdt på lejers bopæl eller hvor lejeren ellers ønsker det. Rådgivningen er individuel tilpasset lejers behov og kan fx være kontakt til pengeinstitut hjælp til budgetlægning kontakt til kommunen, herunder ansøgninger om ydelser hos kommunen hjælp til at lave en klage over afgørelser i forbindelse med afslag på ydelser Alle som får en ny bolig i disse to afdelinger, vil sammen med lejeaftalen få information om, at det et muligt at få rådgivning. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen Bestyrelsen tog orienteringen 20
25. En innovativ vej til effektiv drift Boligkontoret Danmark har fra almenboliglovens forsøgsmidler opnået støtte til at gennemføre forsøget En innovativ vej til effektiv drift. Boligkontoret har inviteret 3B til at deltage med nogle afdelinger. Forsøget har til formål at påvise, hvordan driften af almene boliger kan effektiviseres og således resultere i generelle besparelser i sektoren. Projektet har i høj grad fokus på beboernes oplevelse af den daglige drift, da det er et mål i sig selv (fortsat) at yde en tilfredsstillende beboerservice. Meget kort går forsøget ud på at udvikle nogle modeller for effektiv drift i boligafdelingerne. Forsøget er faseopdelt og i de første faser undersøges forskellige afdelingers drift samt identificeres best practices. I de sidste faser, på baggrund af undersøgelser samt best practices, testes forskellige driftselementer. Forsøget består af økonomiske analyser, kvalitativt feltarbejde, spørgeskemaer og analyser af udbud. BDK har tænkt sig at se på forskellige afdelinger og muligvis også på, hvordan man gør det i den private udlejning og i private andelsboligforeninger. Bestyrelsen vil blive orienteret løbende om projektets forløb Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen Bestyrelsen tog orienteringen 26. Orientering, Havneholmen Der vil blive givet en mundtlig orientering på mødet. Bent Frederiksen gav en kort mundtlig orientering på mødet med bl.a. status på byggeriet, hvor stueetagen er på plads. Målet er ca. en etage om ugen med rejsegilde 11. april og indflytning med udgangen af 1. kvartal 2014. Der kommer solceller på taget. Bestyrelsen vil blive orienteret på næste møde den 21. marts vedr. dette. Politisk styregruppemøde den 7. marts, som holdes på byggepladsen. 21
Følgegruppen er i dvale. Bestyrelsen tog orienteringen 27. Orientering, Aktivitetspulje opgørelse 4. kvartal 2012 Aktivitetspuljen udgjorde primo 2012 i alt 236.454 kr. og med årets indbetalinger på 246.194 kr., har det disponible beløb i 2012 været 482.648 kr. Der er i 2012 bevilget 40.260 kr. i tilskud. Heraf er der udbetalt 22.000 kr. Bestyrelsen skal tage en principiel diskussion om brugen af aktivitetspuljen på et kommende bestyrelsesmøde. Det betyder, at der ultimo 2012 er en disponibel saldo på 442.387,50 kr. Orienteringen vil i 2013 blive hvert halve år. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen Bestyrelsen tog orienteringen 28. Trækningsretssager, inkl. opgørelse over hvad er disponeret 4. kvartal 2012 Bestyrelsen har tidligere besluttet, at Forretningsudvalget bemyndiges til at behandle og godkende trækningsrets ansøgninger inden for rammerne af foreningens politik. Forretningsudvalget orienterer hvert kvartal om, hvad der er givet tilsagn om. 4. kvartal 2012 er der givet tilsagn om følgende: Folehaven, 1.500 t.kr., køkken og bad, 5. etape Remisevænget V, 3.650 t.kr., kloakrenovering m.m. Hørgården 1, 515 t.kr., renovering af indgangspartier Hørgården 2, 450 t.kr., renovering af indgangspartier Hjortegården, 5.940 t.kr., helhedsplan Som bilag til dagsordenspunkt 16 er vedlagt dispositionsfondsopgørelse, hvor den disponible trækningsretssaldo fremgår. Da trækningsretten må disponeres 5 år frem, er der fortsat en disponibel saldo på 71.454 t.kr. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen Bestyrelsen tog orienteringen 22
29. Investeringsopfølgning 4. kvartal 2012 Afkastet pr. 31. december 2012 er gennemsnitligt 4,33 % p.a. De specifikke afkast for de 3 aftaler samt benchmark: 1. Nykredit Asset Management gav et afkast på 4,35 % p.a. 2. Danske Capital gav et afkast på 4,34 % p.a. 3. Nordea Investment Management gav et afkast på 4,31 % p.a. 4. Benchmark for aftalerne gav et afkast på 1,53 % p.a. Afkastet for de tre porteføljeaftaler ligger i 2012 meget tæt på hinanden og alle tre afkast er væsentlig bedre end benchmark, hvilket er yderst tilfredsstillende. Bestyrelsen vil tage en diskussion om hvem vi skal bruge det selskab, der giver det bedste afkast eller det selskab, der giver vores beboere de bedste betingelser. 3B skal indsamle data, så bestyrelsen kan tage en beslutning på et godt grundlag. Samtlige renteindtægter, renteudgifter og afkast er opgjort for 2012, nettoindtægten heraf medfører, at afdelingernes positive indestående i boligforeningen forrentes med 3,48 % p.a. Der var i afdelingerne budgetteret en forventet renteindtægt på 2 % p.a. Administrationen indstiller, at alle 3 aftaler fortsætter i 2013. Administrationen kommer med et oplæg til diskussion om hovedbankforbindelse og kapitalforvalter Bestyrelsen godkendte indstillingen. 30. Orientering fra formand / direktion Fra formanden: Fra direktionen: Andre: Andre: Flemming Løvenhardt ønsker en politik for evaluering af boligsociale indsatser. Daniel Majgren Deltaget i møde med ministeren for By, Bolig og Landdistrikter, hvor det viste sig, at ministeren ikke havde kendskab til hjemfaldspligten 31. Eventuelt Jens Wenzel Andreasen har et ønske til at bestyrelsen på et fremtidigt møde får en redegørelse / status samt plan for bygningseftersyn inkl. økonomi. 23