Rådsmøde den 6/3 2007 kl. 19:00 i Centerbygningen Rådsmedlemmer til stede: Anders M Madsen Anne-Sofie A. Hansen Stefan Elmsted Jensen Sidsel Marie Andersen Mark Anderson Birte Martin Rådsmedlemmer ikke til stede: Jakob Becker Kirkegaard (AMM) 20E (ASH) 19E (SEJ) 19D (SA) 19B (MA) 14D (BM) 18A (JBK) 14A Beboere til stede: Kenneth 11D Centerleder Morten 19A Referat Relevant for / 1. Valg af referent og dirigent Referent: SEJ Dirigent: MA 2. Godkendelse af referat fra sidste møde Det er godkendt med følgende rettelse: Punkt 4: Fugt i hus 16C og 16D skulle være 16D og 16E 3. Opfølgning på punkter fra sidste møde Indstillingsudvalget Den mulige kandidat har trukket sig, og derfor er stillingen stadig åben. Interesserede kan henvende sig til Rådet for yderligere informationen vedr. jobbet. Bøgehæk-dag Bøgen er blevet grundigt klippet, med hjælp fra flittige frivillige, hvilket sparer kollegiet (og beboerne) for en klækkelig regning hvis arbejdet skulle være udført af inspektør/privat firma. På kollegiets vegne takker Rådet for indsatsen Almindelig Havedag Se separat punkt Askebægre til centerbygning Opsættes på havedagen. 1
Kollegiets tegninger Der er undersøgt hvad det vil koste at indskanne tegningerne over kolegiet således de bedre kan opbevares og sikres for eftertiden. Umiddelbart kan det blive meget dyrt men sagen undersøges nærmere. Endvidere arbejdes der på en løsning med opbevaring af dokumenterne ved PKS. Containergården AMM og ASH har taget kontakt til børnehaven vedr. deres brug af kollegiets containere. Den (nyligt) konst. leder af børnehaven indskærper overfor personalet og forældrene at dette selvfølgeligt er strengt forbudt. Der skal ligeledes henstilles til evt. beboere af kollegiet som ligeledes er brugere af børnehaven, at det i denne situation stadigt er forbudt at benytte containerne til børnehavens skrald. Lamper på parkeringspladserne Er kommet på langtidsbudgettet TV signal i hus 4. AMM er stadigt på. Timere på ventilationsanlæggene AMM og ASH er stadigt på opgaven med at deaktivere timer funtionen. AMM, AMM, ASH, AMM AMM, ASH 4. Nyt fra/til inspektøren Hul i tag i centerbygning og resulterende fugt i studierum Hullet skulle være nødtørftigt udbedret, men oprydning og studierum mangler. Kan gøres på havedag. Videre reparation vil ske når vejret bliver bedre. Logbog Den nye logbog fungerer fint. Dog er det bemærket at Rene har medtaget uddrag fra logbogen. Der skal henstilles til at hvad der skrives i bogen skal blive i bogen og evt. nødvendige private huskenoter må skrives på en separat privat huskeseddel. Inspektørerne har også meldt positivt tilbage vedr. systemet. JKB, Nøgle til serverrum Er fremstillet og venter på afhentning. Vasketidsreservationssystem BM undersøger systemets funktionalitet, pålidelighed og infomaterialet vedr. systemet og vender tilbage til Rådet. Der undersøges ligeledes om systemet indebærer at man låser evt. reserverede maskiner hele tiden ud. BM, 2
Hustage Inspektøren forhører sig ved et par tømrerfirmaer for at undersøge problemets omfang, men umiddelbart mener inspektøren ikke problemet nødvendigvis er så stort. Rådet afventer en mere detaljeret tilbagemelding om tagenes stand. Spørgsmål vedr. budgetteret carport til traktor De 15.000kr bliver ikke nødvendige, da en container til traktoren blev fundet i forrige forretningsår. Beløbet eller dele heraf kan evt. benyttes til andre post 20 (småbygninger) projekter således pengene ikke fastlåses. Se evt. næste punkt. JBK, JBK, Opdeling af skur ved centerbygningen Inspektørerne vil gerne bruge halvdelen af skuret, da de mangler opbevaringsplads og skuret pt. ikke udnyttes fuldt ud af kollegianerne. En skillevæg opsættes i skuret således inspektørerne får den del af skuret op mod skorstenen. Bøgehækken Rene foretager inspektionen senere på måneden for at se om nedskæringen lever op til kravet fra kommunen. Brandlåger Disse bliver repareret hurtigst muligt således alle kan lukke. JBK JBK Havebord ved centerbygningen. Skulle være samlet. Batteriboksen Trænger til at blive tømt Vandskade i centerbygningens kælder Da børnehavens brønd har været stoppet, har den resulteret i en vandskade i centerbygningens kælder. Brønden er beliggende i børnehavens sandkasse, så dette kan måske være en del af forklaring. Dog kan det også skyldes generelt dårlig kloakering, rødder mv. JBK JBK, Skader: Cross-traineren er død? Gulv (kork) i hobby rum Gulvene generelt klamme Der anbefales oprydning på kollegiehavedagen. PKS og AMM ser på om der kan rejses forsikringssag. 3
Vandet i motionsrummet har ikke kunne komme ud pga. uheldigt design på hæld og gulv og manglende afløb. Der anbefales derfor installation af en rist i motionsrummet under vasken. Dette skulle bare være en gennemføre ud af rummet. Inspektørerne bør indhente tilbud Da problemet er velkendt og tilbagevendende bør det undersøges om vi ikke kan gøre noget mere præventivt ved dette. Evt. få børnehaven til at installere en alarm som aktiveres af høj vandstand i brønden. Evt. kunne det være en nødløsning at kollegiet selv betaler en sådan, hvis det anses at kunne spare os for udgifter i det lange løb. AMM snakker med PKS. AMM 5. Nyt fra centerlederen Telefontakster Centerlederen har efter forespørgsel udleveret de gældende telefontakster til Rådet, da disse ikke har været tilgængelige siden den gamle hjemmesides nedtagen. Centerleder udsender ligeledes taksterne pr mail til Rådet og netgruppen således de på ny kan komme på hjemmesiden. Taksterne er ca. Fastnet: 0,13kr/min., 0,10kr i opkaldsgift. Mobil 1.40kr/min (lør. 19.00-man. 08.00: 0.70kr/min), opkaldsafgift 0,20kr Centerleder 6. Nyt fra diverse udvalg og kontakter Barudvalget Barudvalget har følgende store arrangementer på tapetet: 13/4: Poker turnering + fredagsåbent 14/4: Tour de Rækkehus Miljøgruppen Miljøgruppen har efter mødet med PKS indhentet tilbud på opsætning af el, varme og vandmålere, som miljøgruppen har fremlagt for PKS onsdag den 14/2. Det indskærpes at evt. tiltag ikke vil medføre huslejestigninger. MA, PKS vil se på rentabiliteten af de enkelte foreslåede løsninger. De enkelte tilbud bygger på enten trådløse installationer, hvor dataopsamlingen foregår ved en afmåler årligt trådløst aflæser målerstanden, eller på CTS installationer hvor dataopsamlingen foregår via internettet. Dette muliggør også at beboerne selv kan se statistik mv. Forsigtige prognoser viser en tilbagebetalingstid på et sådant system på 3-4 år. Købet vil enten ske som leasing eller som operativ leasing (afbetaling). De enkelte tilbud kan ses på næste side. 4
5
Netgruppen Server i kopirummet Sker snarest når de nødvendige netstik i serverrummet er etableret. Server Serveren er blevet opdateret forud for de nye systemer som skal køre derpå. Hjemmeside Er oppe meget snart (Er oppe ved referatets afslutning ) Vaskerisystem Der tages stilling til hvorvidt der skal etableres selvstændigt system eller der skal linkes til kollegiernes fællessystem efter BMs undersøgelse, se afsnit 4. Spam Som løsning på problemet med spam undersøger rådet to løsningsmuligheder: Jakob 19E har tilbudt at lave en brugerguide til overførsel af mail fra webmailen til egen computer ved brug af gratis-programmet Mozilla Thunderbird der har indbygget spamfilter som Jakob 19E har gode erfaringer med. SEJ undersøger muligheden for at lukke fra udefrakommende mail der sendes til ens tkxxxx@tkol.dk mail, men ikke til ens alias. Det forsøges desuden at gøre beboerne opmærksom på vigtigheden ved at have og tjekke tkol mailen på næste rækkemødedagsorden. Vedhæftninger i mails Af og til navngiver mailsystemet vedhæftede filer med untitled. Netgruppen kan ikke se den direkte årsag hertil. Dog er problemet tilstede og irriterende i hvert fald for Rådet. Dog er problemet selvfølgeligt af lavere prioritet. Mails til pks Mails til X@pks. virker ikke fra webmail interfacet ifølge 11D. Tlf system Der er rettet forespørgsel om hvorvidt der evt. kan udsendes en advarselsmail når ens telefonsaldo nærmer sig nul. Netgrp Jakob 19E SEJ Netgrp Netgrp SEJ Netgrp SEJ Polyteknisk telefoniforening Den foreslåede nedlæggelse af telefoniforeningen og overgang til administration under PKS er indtil videre udskudt da VKR kollegiet har stemt imod. Derfor skal det til genafstemning. Rådet anbefaler stadigt en nedlæggelse da det vil medføre en formindskelse af administrationsudgifter. Ligeledes stemmer vi imod en nedlæggelse af telefonsystemet da de bruges i vidt omfang af kollegiets beboere. 6
KAF Foreningen har pt. en egenkapital i omegnen af 500.000kr. hvilket helst ikke skulle vokse yderligere da det ikke er meningen at opbygge en pengetank og da beløbet tilsyneladende langt overstiger den nødvendige buffer til reparationer mv. En nedbringelse af egenkapitalen kan evt. modvirke nye stigninger i betaling for tv. AMM vender tilbage med nyt til næste møde. 7. Havedag Da der ikke har kunne findes en enkelt ansvarlig har følgende personer meldt sig som støtter til havedagen. Kim & Sidsel, 19B; Jakob, 19E; Birte, 18A (planlægning); Anders 20E; Jakob, 14A (selve dagen, og ikke i køkkenet ) Foreløbige foreslåede arbejdsopgaver: Opsætning af askebægre i centerbygningen Oprydning i studierum Opsætning af cykelholder i hobbyrum Opmaling af standsepladser med gule striber og teksten 15 min Generel oprydning af kollegiets arealer Istandsætning af hobbyrum 19B 19E 18A 20E 14A 8. Gennemgang af rækkemødereferater Række 5 Ansøger om 60kr til cykelophæng til hobbyrum. Pengene er bevilget. Række 6 Ønsker at ansøge konto 25 om penge til regnvandstønder. Der er stadigvæk uafhentede tønder i skuret ved centerbygningen. Ønsker at ansøge konto 25 om penge til en plænetromle. Der undersøges hvor kollegiets tromle er. Måske er den havnet på Ostenfeldt og kan hentes tilbage. Ønsker bedre lys i cykelskurene. Disse vil efterhånden blive udskiftet til sparepærer af større styrke efterhånden som de eksisterende ophører med at virke. På dette tidspunkt kan man bede inspektøren om ny pære af større styrke. JKB JKB 7
Blok 6 har problemer med manglende ventilation. Henvend Jer direkte til inspektørkontakten hvis problemet ikke er løst. JKB, AMM Række 7 Ønsker mere informationen om kommende arrangementer og at dette bliver meddelt samlet. Udvalgene kan hvis de ønsker det, henvende sig til udvalgskontakten (BM) og få ting på rækkemødedagsordenen. Dog vil Rådet ikke direkte indhente disse informationer eller tvinge en samlet informationen igennem. I øvrigt anbefaler Rådet at vores hjemmeside netop bruges til dette formål (under nyheder og kalender). Telefontakster Se tidligere punkt Gummilister til loftslem Henvend Jer til inspektøren. Det er dem som kan hjælpe med denne type problemer. Bliver det dyrere i el end det besparede vedligehold ved at stoppe timerstyringen af ventilationen? Nej Hvad skal males af rækkerne selv på deres rækkehavedage. Spørg inspektøren. Det er dem som udleverer malingen og kan instruere i brugen. Fx. skal der ikke males under udhæng og det brune træværk skal være den nøddebrune olie. JKB AMM,ASH JKB, Række 8 Er glade for den nedklippede hæk, selvom rækken dog mener at nogle blev lige lovligt ivrige omkring hus 20 Beder Rådet tage kontakt til entreprenør Dybdal og bede ham undlade at parkere på kollegiets p-plads Det sørger AMM for. AMM 9. Ansøgninger konto 25 Bevilgede: Fastelavnsarrangement, Signe 20E, 301,50kr Sikring af projektor, Jakob 19E, 70,50kr Indflyttermøde, 200kr Cykelophæng hobbyrum, Kenneth 11D, 60kr Signe, 20E Jakob, 19E Kenneth, 11D 8
10. Punkter til næste rækkemødedagsorden Havedag Kollegiet holder almindelig havedag lørdag den 21. april. Rådet vil meget gerne have hjælp til planlægning og indkøb. Arrangementer i baren 13/4: Poker turnering 13/4: Fredagsåbent 14/4: Tour de Rækkehus Kontakt til inspektøren Der skal henstilles til at alle akutte kontakter til inspektøren udenfor deres åbningstid foregår gennem inspektørkontakten, og i tilfælde denne ikke kan kontaktes, igennem Rådet. Ligeledes skal alle akutte tilfælde som drejer sig om kollegiets fællesområder, meddeles inspektørkontakten og Rådet. Kontaktoplysninger forefindes på kollegiets hjemmeside. Beboermøde Der afholdes beboermøde medio april, indkaldelse følger senere med dato og tidspunkt. Der vil blandt andet blive behandlet budget mm. kollegianere opfordres til fremmøde. Repræsentant til indstillingsudvalget Vi mangler stadigt en til indstillingsudvalget. Mere information om positionen kan fås ved henveldelse til Rådet. Pigeaktivitet Aktivitetsforeningen vil gerne høre forslag fra kollegiets piger til en udflugt/aktivitet. Kollegiets hjemmeside og mailinglister Virker igen. Dette indebærer også at der kan skriver til ol@tkol.dk og aktiv@tkol.dk. Desuden opfordres der til at have kollegiets hjemmeside som startside. 9
11. Næste Møde Næste møde afholdes den 10. april kl. 19:00. Kage: ASH Kaffe og the: AMM Referent: JBK Dirigent: SEJ 12. Eventuelt Partytelte på p-pladser Der er tidligere blevet sat spørgsmålstegn ved hvorledes rækker uden mulighed for at opstille teltene også skulle kunne benytte teltene. Der blev dengang foreslået at teltene kunne opsættes på p-pladsen. Rådet kan godkende en sådan benyttelse, dog vil hvert enkelt tilfælde blive enkeltvis vurderet, og det er strengt forbudt at opstille teltene uden forhåndsgodkendelse fra Rådet. Ligeledes skal følgende retningslinjer følges. Det er arrangørens ansvar at opstille teltene forsvarligt. En sådan opstilling må højst fylde en lomme af p-pladserne. Det er arrangørens ansvar at varsle kollegiets andre beboere i god tid og med yderligere påmindelse dagen før opstillingen. Opstillingen skal ikke vare længere tid end højst nødvendigt. Gæster til arrangementet SKAL parkere udenfor kollegiets område da kollegiets p-plads i en sådan situation er overbelastet. Kollegiets husorden skal som til ethvert lignende arrangement overholdes. Dette indebærer selvfølgelig også støjmæssig hensyn til medkollegianere og naboer. Dette referat er sendt til: Beboerne på Trørød Kollegiet (alle@tkol.dk) PKS (gl@pks.nu ) Inspektørerne (inspektor@tkol.dk) 10