R E SULTATKONTRAKT Fælleskommunalt program for udbredelse af velfærdsteknologi Det er projektets formål at sikre, at modne velfærdsteknologier udbredes i kommunerne, og at kommunerne i fælleskommunalt regi samler og spreder viden om brug af velfærdsteknologi. 1. Strategisk formål og baggrund KL og regeringen har i aftale om kommunernes økonomi for aftalt, at der skal iværksættes en samlet indsats for national udbredelse af modne velfærdsteknologiske løsninger. I første omgang på områder, der skal øge borgernes selvhjulpenhed og effektivisere arbejdsgangene, bl.a. gennem implementering af forflytningsteknologi fra 2 til 1, bedre brug af hjælpemidler, spiserobotter og vasketoiletter. Indsatsen iværksættes inden for rammerne af et fælleskommunalt program for udbredelse af velfærdsteknologi. Den nationale udbredelse på de fire områder vurderes samlet set at kunne frigøre nettogevinster for mindst ½ mia. kr. i kommunerne ved fuld indfasning i 2017. Den 26. august Jnr Sagsid Ref GDJ GDJ@kl.dk Dir 3928 Weidekampsgade 10 Postboks 3370 2300 København S Tlf 3370 3370 Fax 3370 3371 www.kl.dk 1/12 I regi af handlingsplanen for den fælleskommunale digitaliseringsstrategi er det tidligere besluttet at gøre en indsats for øget anvendelse af velfærdsteknologi i kommunerne. Indsatsen udvides nu til at omfatte de fire indsatsområder, der er aftalt i økonomiaftalen for, hvor den kommunale videndeling, erfaringsudveksling og metodeudvikling ift. brug af velfærdsteknolog skal styrkes. For at besparelsespotentialet kan indfries, kræver det videreudvikling og reorganisering af den måde, der i dag ydes service til borgerne på. Det indebærer konsekvent brug af velfærdsteknologi, kompetenceudvikling blandt ledere og medarbejdere, et vedvarende fokus på dokumentation, gevinstrea-
lisering og strategier for, hvordan borgerne bedst muligt hjælpes til at være selvhjulpne gennem øget brug af velfærdsteknologi. Den øgede fælleskommunale indsats for brug af velfærdsteknologi skal i ses i forlængelse af den fællesoffentlige og den fælleskommunale digitaliseringsstrategi og i sammenhæng med følgende eksisterende KL-politiske udspil og fællesoffentlige tiltag: Invester før det sker KL s udspil om et fokusskifte i socialpolitikken. I udspillet sætter KL fokus på, at borgerne som udgangspunkt er de fremmeste eksperter på deres eget liv, og derfor har et ansvar for at finde vejen til det gode liv. De kommunale indsatser skal basere sig på borgerens egne ressourcer, aktiv deltagelse og understøtte borgerens selvbestemmelse gennem selvhjulpenhed. Øget brug af velfærdsteknologi er et af midlerne til at realisere visionerne. Strategi for digital velfærd en fællesoffentlig strategi der bl.a. sætter fokus på øget brug af velfærdsteknologi. Strategien for digital velfærd sætter frem mod 2020, med klare målsætninger og konkrete initiativer, en ambitiøs retning for det fællesoffentlige arbejde med udbredelse og anvendelse af digitale og velfærdsteknologiske løsninger på de tre store velfærdsområder: socialområdet, sundhedsområdet og undervisningsområdet. Demonstrationsprojekter i kommunerne gennem Fonden for Velfærdsteknologi har flere kommuner gennemført afprøvning af velfærdsteknologi. Mange kommuner har gjort erfaringer på området og har allerede implementeret modne teknologier. En styrket fælleskommunal indsats for brug af velfærdsteknologi står på skuldrene af dette arbejde. 2. Programmets formål Formålet for programmets arbejde er at understøtte kommunernes implementering af velfærdsteknologi ved at: 1. Understøtte de fire velfærdsteknologiske indsatsområder aftalt med regeringen i økonomiaftalen for : a. Forflytningsteknologi fra 2 til 1 b. Bedre brug af hjælpemidler (fokus på rehabilitering og øget selvhjulpenhed med hjælpemidler) c. Spiserobotter d. Vasketoiletter 2. Facilitere videndeling og erfaringsudveksling mellem kommuner og andre aktører om velfærdsteknologi, fx ved at dele viden om kommunale afprøvninger af velfærdsteknologi og gøre det muligt for kommunerne at sammenligne anvendelse af teknologi på tværs af kommunerne 2
3. Dokumentere og følge udbredelsen af velfærdsteknologi i kommunerne 4. Bistå kommunerne med generel rådgivning om implementering, organisering og dokumentation i arbejdet med velfærdsteknologi 3. Projektets resultatmål, milepæle og succeskriterier Projektet organiseres som et samlet program, der understøtter hvert af formålene nævnt ovenfor. 1) Understøtte de fire velfærdsteknologiske indsatsområder aftalt med regeringen i ØA14 Regeringen og KL er enige om at iværksætte en samlet indsats for udbredelse af viden om anvendelse og implementering af modne velfærdsteknologiske løsninger. Områderne er valgt ud på baggrund af, at der er gennemført demonstrationsprojekter i en række kommuner med støtte fra Fonden for Velfærdsteknologi. Erfaringerne fra projekterne viser, at det er muligt at gøre borgerne mere selvhjulpne og at spare ressourcer, hvis kommunen systematisk arbejder med at ændre arbejdsgange, og indfører velfærdsteknologiske løsninger i de situationer, hvor det er relevant for borgerne. Udbredelse på de fire områder i hele den kommunale sektor vurderes samlet set at kunne frigøre nettogevinster for mindst ½ mia. kr. i kommunerne ved fuld indfasning i 2017. For alle fire områder skal programmet arbejde med implementeringsstøtte til kommunerne for at få udbredt erfaringerne fra projekterne og støtte op om kommunernes implementering af de relevante teknologier, ændringer i arbejdsgange mv.. Formålet er at gøre det muligt for kommunerne at hente effektiviseringsgevinsten. Programmets arbejde vil bl.a. bestå i: Implementeringsværktøjer og vejledninger, som øger kommunernes kompetencer i relation til faktuel viden om den enkelte teknologi, at skabe det bedst mulige match mellem borger og teknologi samt at understøtte formidling, kommunikation og samarbejde under den enkelte kommunes omlægning af arbejdsgange ved implementering og drift af velfærdsteknologiske løsninger Videndeling og dokumentation på tværs af kommunerne Facilitering af 5 kommunale netværk for velfærdsteknologi Samarbejder med relevante offentlige og private aktører, fx kommuner, regioner, staten, leverandører, foreninger mv., med henblik på at styrke programmets udbredelse Partnerskabsaftaler med kommuner, der vil kunne tjene som eksempelkommuner, ved dokumentation af ny teknologi Udarbejdelse af modeller for dokumentation og gevinstrealisering til den enkelte kommunes opfølgning på udbredelse og effekter 3
Dialog med leverandører af velfærdsteknologi, fx gennem brancheforeninger eller samarbejdsfora, der oprettes til formålet Målepunkter, der knytter sig til fremdrift i udbredelse af konkrete teknologier, forventes fastsat i forbindelse med etablering af baseline. Resultatmål 1 1. At hovedparten af kommunerne i 2017 har hentet effektiviseringsgevinsten på de fire aftalte indsatsområder svarende til mindst 500 millioner kr. Succeskriterier 1.1. At kommunerne med programmets bistand er i stand til at hente effektiviseringsgevinsten på 500 millioner 1.2. At kommunerne har oplevet, at programmets redskaber og støtte har muliggjort, at kommunerne kan etablere brugbare lokale business cases 1.3. At kommunerne har oplevet, at programmets redskaber og værktøjer har bidraget aktivt til kommunernes lokale implementering Hovedmilepæle Etablering af baseline gennem indsamling af viden om kommunernes nuværende anvendelse af velfærdsteknologi og realisering af effektiviseringsgevinster på de fire indsatsområder Analyse af kommunerne udfordringer ved udbredelse af velfærdsteknologi på de fire indsatsområder Beskrivelse og plan for udbredelsesstøtte til kommunerne Evaluering af kommunernes implementering af teknologier og ændrede arbejdsgange samt effekten af den fælleskommunale udbredelsesstøtte Oplæg til aktiviteter efter 2017 på de fire områder, såfremt der vurderes, at være behov for dette Deadline Nov. 2013 Nov. 2013 Dec. 2013 Årligt, første gang i efteråret Nov. 2017 Status august Feb. Dec. 2013 Dec. 2013 Årligt, første gang 1. kvartal 2015 Sep. 2016 4
Øvrige aktiviteter Workshops med kommuner ifm. udvikling af dokumentationsmodel og udbredelsesstøtte Status august Antal: 9 2) Facilitere videndeling og erfaringsudveksling mellem kommuner og andre aktører om velfærdsteknologi For at understøtte kommunernes indsats på de fire indsatsområder, og anvendelsen af velfærdsteknologi generelt, er der brug for en øget indsats for videndeling på tværs af hele den kommunale sektor. Dels skal viden fra de kommuner, der allerede er kommet langt, spredes til de øvrige kommuner. Dels er der behov for, at der skabes en fælleskommunal kompetence, der har kendskab til, hvad der virker og hvad der ikke gør, så kommunerne kan søge rådgivning her. Programmet for velfærdsteknologi vil understøtte en fælleskommunal opsamling og spredning af viden med følgende aktiviteter: Løbende kommunikationsarbejde med henblik på at skabe politisk og offentlig opmærksomhed på velfærdsteknologi i relevante medier Opbygning af en kommunal eksempelsamling om god kommunal praksis vedr. velfærdsteknologi på kl.dk Center for Velfærdsteknologi mødes med de 98 kommuner, og følger og drøfter fremdrift og udfordringer i forhold til de fire indsatsområder Indsamling og spredning af viden om andre velfærdsteknologier, der kan understøtte, at borgerne bliver mere selvhjulpne og kan klare sig med mindre offentlig støtte. Resultatmål 2 2. At kommunerne i højere grad er i stand til at foretage en succesfuld brug af velfærdsteknologi gennem en øget gennemsigtighed og adgang til relevant viden om brug af velfærdsteknologi i kommunerne Succeskriterier 2.1 At mindst 90 kommuner deltager i et fælleskommunalt netværk om velfærdsteknologi ved udgangen af 2.2 At mindst 80 kommuner kender til og benytter programmets viden og værktøjer ved udgangen af 2015 2.3 At mindst 80 kommuner finder, at det er blevet nemmere at udbrede velfærdsteknologi i kommunen, fordi der stilles relevant viden og værktøjer til rådighed ved udgangen af 2015 5
Hovedmilepæle Etablering af vidensplatform og eksempelsamling Netværk for velfærdsteknologi etableret Indgåelse af strategiske samarbejder med relevante aktører Bidrag til fælleskommunale temadage om velfærdsteknologi Evaluering af indsatsen Deadline Dec. 2013 Februar Februar Løbende Løbende Status august Aug. Februar Februar Løbende Løbende Øvrige aktiviteter Status august Møder med leverandører og interesseorganisationer Antal: 18 3) Dokumentere og følge udbredelsen af velfærdsteknologi i kommunerne En del kommuner har på egen hånd eller med projektstøtte fra Fonden for Velfærdsteknologi arbejdet med at afprøve og teste forflytningsteknologi fra 2 til 1, spiserobotter, vasketoiletter og bedre brug af hjælpemidler. Sigtet har typisk været rehabilitering med henblik på, at borgeren i højere grad kan klare sig i eget hjem med reducerede eller ingen medarbejderressourcer. Det har vist sig, at det er svært at sammenligne erfaringerne med teknologierne kommunerne i mellem, da metode og tilgang har været forskellige, og da der i dag ikke findes en samlet kommunal dokumentationsmodel. Det gør, at mange kommunale erfaringer ikke bruges på tværs. For at overkomme dette er der brug for en mere systematisk dokumentation af de erfaringer, kommunerne gør sig. I relation til ØA14 mellem KL og regeringen og de fire velfærdsteknologiske indsatsområder skal fremdriften på de fire områder desuden kunne dokumenteres. Systematisk og dokumenteret viden om, hvilke konkrete velfærdsteknologiske løsninger kommunerne har afprøvet, hvilke erfaringer, der er høstet i projekterne har det hovedformål at sikre, at fremtidig national udbredelse af velfærdsteknologi beror på dokumenterede gevinster, både økonomisk, fagligt og for borgeren. 6
Resultatmål 3 3. Til brug for kommunerne og det fællesoffentlige samarbejde er der adgang til samlet og sammenlignelig dokumentation af udbredelse og erfaringer på de fire indsatsområder Succeskriterier 3.1. At mindst 50 kommuner ved udgangen af vurderer, at den fælleskommunale dokumentationsindsats understøtter fremdriften i den enkelte kommunes arbejde på de fire indsatsområder 3.2. At KL løbende kan dokumentere fremdriften på de fire indsatsområder på tværs af den kommunale sektor over for regeringen 3.3. At mindst 50 kommuner anvender den fælleskommunale dokumentationsmetode i, mindst 65 kommuner i 2015 og mindst 75 kommuner i 2016 Hovedmilepæle Deadline Gennemført kortlægning af eksisterende projekter og initiativer på de fire ind- Februar satsområder Udarbejdelse af model til gevinstrealisering og dokumentation af de fire indsat- Marts ser Udbredelse af model til gevinstrealisering og dokumentation af de fire indsat- Juni ser i kommunerne Årlig statusmåling af fremdriften Årligt, første gang i 3. Øvrige aktiviteter Udarbejdelse af potentialefilter og personas pr. indsatsområde Udarbejdelse af faktaark pr. indsatsområde Udarbejdelse af praktiske forhold/fysiske rammer pr. indsatsområde Udarbejdelse af dialogredskab til understøttelse af implementeringsproces Udbudsvejledning Status august Februar Maj Juni Årligt, første gang 1. kvartal 2015 Status august Juni Juni Juni Okt. Efterår 7
Parathedsmåling Efterår 4) Bistå kommunerne med generel rådgivning om implementering, organisering og dokumentation i arbejdet med velfærdsteknologi Velfærdsteknologier og hjælpemidler udvikler sig løbende og bliver billigere og mere modne. Samtidig går mange kommuner foran og skaber erfaringer med konkrete teknologier og de gevinster, der kan være forbundet med indførelse af dem. Kommunerne efterspørger generelt rådgivning om deres indsats for øget brug af velfærdsteknologi. Derfor er det vigtigt, at kommunernes arbejde ikke kun understøttes i relation til de fire aftalte indsatsområder, men også dækker generel rådgivning om velfærdsteknologi. Målet er, at det fælleskommunale program for velfærdsteknologi også skal understøtte kommunernes generelle behov på velfærdsteknologiområdet. Programmet skal både understøtte den enkelte kommunes behov og samtidig varetage kommunernes fælles interesser ved fx at binde nye indsatsområder sammen i en prioriteret indsats i fælleskommunalt regi, herunder i KL s interessevaretagelse. Dette kan konkret dreje sig om strukturelle barrierer som fx behov for ændring af lovgivning. Resultatmål 4 4. At kommunernes arbejde med implementering, organisering og dokumentation i arbejdet med velfærdsteknologi styrkes generelt Succeskriterier 4.1. At KL løbende kan følge og dokumentere ny initiativer og udviklingen på det velfærdsteknologiske område i kommunerne 4.2. At KL varetager fælleskommunale interesser på det velfærdsteknologiske område ved at identificere og prioritere fremtidige indsatser i fælle s- kommunalt regi Hovedmilepæle Udarbejdelse af generisk model for gevinstrealisering og dokumentation af indsatser. Udbredelse af generisk model for gevinstrealisering og dokumentation af indsatser. Interessevaretagelse ift. ændring af lovgivning og nye fælleskommunale indsatsområder Deadline Efterår Efterår Løbende Status august Efterår Efterår Løbende 8
4. Risikoanalyse De mest væsentlige risici i projektet er: Tema 1. Leverandørerne kan ikke imødekomme den store efterspørgsel efter velværdsteknologiske produkter. 2. Økonomisk trængte kommuner har ikke kapital til investering i velfærdsteknologi. 3. Manglende gevinstrealisering ved udbredelse af velfærdsteknologi 4. Risiko for manglende motivation og dermed efterspørgsel hos borgerne. Beskrivelse Det fælleskommunale program er et storskalaprogram, som markedet potentielt ikke er gearet til, hvorfor der er en risiko for, at leverandørerne ikke kan levere de velfærdsteknologiske produkter til den efterspurgte tid. De økonomisk trængte kommuner kan have vanskeligt ved at rejse den investeringskapital, som det kræver at udbrede velfærdsteknologi i stor skala. Skal de økonomiske potentialer ved de velfærdsteknologiske løsninger realiseres, kræver det, at kommunerne får omlagt de relevante arbejdsgange omkring den teknologiske løsning, og enten reduceret medarbejdernormeringen ved simpel besparelse eller øge produktiviteten ved, at kommunen kan levere flere ydelser med den samme medarbejdernormering. En succesfuld udbredelse af vasketoiletter, spiserobotter og bedre brug af hjælpemidler kræver en motivation hos den borger der skal anvende løsningen. Borgernes motivation er afhængig af forhold eks. den medieomtale velfærdsteknologiske løsninger får, de etiske udfordringer ved at implementere velfærdsteknologi i den kommunale pleje mv. Aktuel indtil 31. okt. 2016 31. okt. 2016 31. okt. 2016 31. okt. 2016 Korrigerende handlinger Hvis der opstår en situation, hvor der er tegn på problemer med at følge med efterspørgslen vil Center for Velfærdsteknologi optrappe kontakten til relevante leverandørnetværk. Der er endnu ikke belæg for korrigerende handlinger. Hvis der opstår en situation, hvor særligt økonomisk trængte kommuner har problemer med investeringskapital, vil Center for Velfærdsteknologi iværksætte særlig rådgivning for denne gruppe af kommuner. Der er endnu ikke belæg for korrigerende handlinger. Hvis der opstår en situation, hvor de planlagte aktiviteter og værktøjer omkring gevinstrealisering ikke synes tilstrækkelige, vil Center for Velfærdsteknologi sætte yderligere fokus på gevinstrealisering i de fem kommunale netværk. Der er endnu ikke belæg for korrigerende handlinger. Hvis der opstår en situation, hvor borgernes manglende motivation vurderes at være en signifikant barriere, vil Center for Velfærdsteknologi iværksætte aktiviteter med særlig fokus på motivation af borgerne. Der er endnu ikke belæg for korrigerende handlinger. 9
5. Kommunikation med interessenter Kommunerne Kommunerne er den vigtigste interessent for programmet. Kommunikationen til kommunerne skal sikre, at kommunerne kender til aktiviteterne i programmet vedr. implementering af velfærdsteknologi, kortlægning, analyser, mv.. Programmet skal løbende kommunikere, så programmets resultater og indsats er kendt i kommunerne. Kommunerne inddrages i programmet på flere måder, i styregruppen for Center for Velfærdsteknologi, i det løbende implementeringsarbejde, i løbende dialog om kommunernes egne projekter, ved inddragelse i netværksarbejde og i andre relevante fora. Kommunikationen sker løbende via KL s hjemmeside og andre relevante fora og netværk, men det er vigtigt, at programmet også især i starten af kommer rundt i landet og skaber en grundlæggende forståelse for programmets formål og aktiviteter. Leverandører Der er i dag et meget stort marked for salg af hjælpemidler og velfærdsteknologi til kommunerne, såvel som et stort internationalt marked. Leverandørerne er derfor en afgørende interessent. Det ligger dog udenfor programmets ramme at kommunikere systematisk med alle leverandører. Derfor skal det som led i programmet sikres en målrettet og relevant dialog med de leverandører, som er centrale for programmets realisering. De statslige parter Udbredelsen af de fire indsatser er aftalt i ØA, og er derudover en del af den fællesoffentlige strategi for digital velfærd. Programmet vil derfor være i løbende dialog med Finansministeriet/Digitaliseringsstyrelsen og Socialministeriet/Socialstyrelsen om udviklingen i kommunernes implementering af de fire indsatser. 6. Økonomi og budget Der er afsat 10 mio. kr. i perioden 2013 2016 til at realisere programmet. Programmets økonomi kan eventuelt suppleres gennem yderligere bevillinger fra fonde mv. samt gennem salg af særlige ydelser målrettet enkeltkommuner ud over det, som kan leveres inden for rammen af bevillingen. De største aktivitetsudgifter udgøres af løn til de medarbejdere, der arbejder med at realisere programmets formål. Dertil kommer udgifter til implementeringsstøtte til kommunerne i form af bl.a. møde- og workshopafholdelse, kommunikation, formidling, rejser til kommuner rundt om i landet og ad- 10
ministration. Der er desuden afsat midler til køb af eksterne ydelser. Det kan være i form af honorering af eksterne eksperter, der kan inddrages efter behov, fx til at gennemføre særskilte analyser. Budget Velfærdsteknologi 2013 2015 Samlet 2016 beløb 1. Lønmidler 190.000 2.600.000 2.600.000 2.600.000 7.990.000 2. Møder, workshops, kurser o. lign. 60.000 200.000 200.000 200.000 660.000 3. Kommunikation, formidling og materialer 30.000 30.000 30.000 90.000 4. Rejser og transport inkl. opholdsudgifter 120.000 120.000 120.000 360.000 5. Eksterne ydelser 50.000 300.000 300.000 250.000 900.000 I ALT 300.000 3.250.000 3.250.000 3.200.000 10.000.000 Styregruppen vil som fast punkt til hvert møde få forelagt en økonomiopfølgning indeholdende centerets budget. Ovenstående budget er godkendt i Styrgruppen den 7. maj. 7. Organisering af projektet Programmet er organiseret med følgende projektorganisation: Styregruppen består af 5 kommunale repræsentanter, COK, og KL. KL er formand for styregruppen, og Socialstyrelsen deltager med status af observatør 5 stående kommunale netværk Deltagelse i relevant omfang i den Nationale Koordinationsgruppe for Social-IT Styregruppen har det overordnede ansvar for at sikre, at Center for Velfærdsteknologi, når sine resultatmål. Herudover skal styregruppen have fokus på at sikre sammenhæng og samarbejde med alle 98 kommuner og med eksterne parter såsom Socialstyrelsen, Digitaliseringsstyrelsen, faglige organisationer, Fonden for Velfærdsteknologi og Danske Regioner. Dette sikres bl.a. gennem centerets daglige arbejde. Øvrige eksisterende initiativer og netværk med sammenhæng til udbredelse af velfærdsteknologi Der findes allerede i dag en række initiativer og netværk på tværs af sektorer, virksomheder og interesseorganisationer. Det skal afdækkes, hvilken arbejdsfordeling og samarbejde, der fremadrettet bør være mellem aktiviteterne i programmet og andre netværk, aktører mv. Fokus bør være på de kommunale behov og udfordringer ved implementering af velfærdsteknologi, og hvordan samarbejde med andre aktører og initiativer kan supplere og styrke arbejdet med at realisere programmet. 11
Programmets opbygning Programmet udføres af en enhed, der oprettes til formålet. Enheden er forankret i KL s Center for Social og Sundhed, men har eget budget og ledelse. Enheden består af fire fuldtidsansatte, heraf en leder. Medarbejderne bør have praktisk indsigt på det velfærdsteknologiske område, erfaringer med beregning af gevinster og effektiviseringspotentialer, samt metodemæssige kompetencer inden for organisering og implementering af processer i den kommunale verden. Enheden er sammensat under hensyntagen til de forskellige kompetencer, som skal bringes i anvendelse i programmet i forbindelse med rådgivning af kommunerne vedrørende gode eksempler på indsatser og implementering, samarbejde og netværksdannelse og metoder til samarbejdet med borgerne samt kompetencer i forhold til projektledelse, dokumentation, beregning af gevinster, samling af erfaringer fra kommuner og formidling heraf. 12