Håndbog i jobrotation August 2012 Beskæftigelsesregionerne i Danmark
Der er sat god plads af til, at du kan skrive dine egne notater i håndbogen. Forord Hvilke muligheder åbner lovgivningen for jobrotation? Hvordan er støttemulighederne til virksomhederne? Hvordan håndteres dialogen med virksomheden om jobrotation? Hvordan afdækkes virksomhedens ønsker til og behov for efteruddannelse af de ansatte og for vikarer? Hvordan planlægges, styres og gennemføres et jobrotationsprojekt? Disse og mange andre spørgsmål søger vi at besvare i denne håndbog om jobrotation. Jobrotation er i håndbogen defineret bredt det vil sige både som brug af den lovgivningsmæssige jobrotationsydelse, og som brug af andre ordninger, hvor virksomhedsrettet aktivering af ledige kombineres med efteruddannelse af ansatte. Håndbogen er udarbejdet af konsulentfirmaet mploy a/s på vegne af beskæftigelsesregionerne i Danmark. Håndbogen er primært skrevet til medarbejdere i jobcentret, der kun har begrænset eller slet ingen erfaring med jobrotation. Vi håber imidlertid også, at medarbejdere med lidt mere erfaring med jobrotation og medarbejdere fra uddannelsesinstitutioner og faglige organisationer kan få gavn af håndbogen. Formålet med håndbogen er at gøre det lettere for dig som medarbejder at arbejde med jobrotation. I håndbogen giver vi en række bud på og gode råd om, hvordan du kan arbejde med jobrotation. Den rummer også en række eksempler på, hvordan jobcentre, der er i gang med jobrotation, har valgt at håndtere de forskellige opgaver. Endelig beskriver den, hvordan du kan samarbejde med andre interessenter om jobrotation. Håndbogen er opbygget om de centrale faser i arbejdet med jobrotation. Faserne kan læses i sammenhæng men også hver for sig som en form for opslagsværk. De gode råd i håndbogen bygger bl.a. på input fra ca. 100 ledere og medarbejdere fra virksomheder, jobcentre, uddannelsesinstitutioner og faglige organisationer, der har erfaringer med arbejdet med jobrotation. Som supplement til håndbogen er udarbejdet en pjece om jobrotation til politikerne, medlemmerne af LBR og de kommunale ledere m.fl. Der er også udarbejdet en webbaseret version af denne håndbog. Vi mener, at der er mange gevinster ved jobrotation. Jobrotation er med til at kompetenceudvikle såvel ansatte som ledige til gavn for både virksomheden, den enkelte og samfundet som helhed. Og ofte fører jobrotation til, at de ledige, der indgår i rotationen, opnår ordinært job efterfølgende. Det er vores håb, at håndbogen og de øvrige aktiviteter kan være med til lette dit arbejde og dermed medvirke til at øge antallet af jobrotationer på landsplan. Med venlig hilsen Beskæftigelsesregionerne i Danmark 2 håndbog i jobrotation
Indhold Kolofon Håndbog i jobrotation 1. udgave, 3. oplag Udarbejdelse: Udarbejdet af mploy A/S på vegne af Beskæftigelsesregionerne i Danmark Design og tekstforfatning: Sputnik Reklame og Kommunikation Grafik og layout: Jurgen Bender Tekstforfatning: Hanne Hedetoft Foto: Polfoto Istock Photo Michael Bo Rasmussen Lars Horn Tryk: Strandbygaard Grafisk A/S Mangfoldiggørelse af indholdet af denne bog eller dele heraf er i henhold til gældende dansk lov om ophavsret ikke tilladt uden forudgående tilladelse. August 2012 Hvilke muligheder åbner lovgivningen for jobrotation? 4 Muligheder for efteruddannelse af de ansatte i virksomheden 4 Muligheder for støtte til ansættelse af vikarer i virksomheden 8 Målgrupper der kan indgå som vikarer i jobrotation 8 Introduktions- og opkvalificeringsforløb forud for ansættelse som vikar 8 Ansættelsen som vikar i virksomheden 8 Brug af mentor i jobrotation 12 Konkrete eksempler på jobrotation 12 Faser i arbejdet med jobrotation 13 Organisering og styring af jobrotation 13 Fase 1: Forberedelse af arbejdet med jobrotation 14 Fase 2: Den indledende dialog med virksomheden 15 Den første henvendelse fra virksomheden 15 Afvikling af det første møde 16 Opfølgning på det første møde 17 Fase 3: Afdækning af virksomhedens behov 18 Forberedelse af det konkrete projekt 18 Afvikling af opstartsmødet 19 Virksomhedens behov for efteruddannelse af ansatte 20 Virksomhedens behov for vikarer 20 Virksomhedens økonomi i forbindelse med jobrotation 21 Fase 4: Rekruttering af vikarer 24 Den første kontakt til de ledige 24 Informationsmødet for de ledige 25 Udvælgelse af ledige til jobrotation 26 Hvordan kan frafaldsproblemer reduceres? 26 Cases om rekruttering af vikarer 27 Fase 5: Gennemførelse af jobrotation 28 Fase 6: Evaluering af jobrotation 29 Organisering af arbejdet med jobrotation 30 Dannelse af en styregruppe 30 Projektbeskrivelsens indhold 31 De administrative opgaver i forbindelse med jobrotation 32 Opgaver i forhold til de ansatte 32 Opgaver i forhold til ledige (vikarer) 33 Hjælpeværktøj Bilag 1: Uddybende skemaer over lovgivning på målgrupper og finansieringsmodeller 34 Bilag 2: Oversigt over gevinster ved jobrotation for de involverede parter 42 Bilag 3: Beregningseksempler på virksomhedens støttemuligheder og udgifter 43 Bilag 4: Diagrammer over forskellige faser i rekruttering af vikarer 44 Bilag 5: Skabelon for projektplan samt eksempel på udfyldt projektplan 46 Bilag 6: Skabelon for projektbeskrivelse samt eksempel på udfyldt beskrivelse 48 håndbog i jobrotation 3
Hvilke muligheder åbner lovgivningen for jobrotation? Eksempler på jobrotation: Enkeltrotationer: En vikar ansættes som erstatning for en ansat, der deltager i arbejdsgiverbetalt uddannelse. Enkelt vikar/flere ansatte: En vikar ansættes i en længere periode (max. 12 måneder) til at vikariere for flere ansatte, der uddanner sig på skift. Flere vikarer/flere ansatte: Flere ledige ansættes til at vikariere for flere ansatte, der uddannes i forskellige perioder. Vikariaterne kan forskydes i forhold til de ansattes konkrete fraværsperioder. Jobrotation er betegnelsen for en aftale, hvor en virksomhed sender en eller flere ansatte på efteruddannelse og erstatter de ansatte med ledige vikarer i uddannelsesperioden, jf. 97 i Lov om en aktiv beskæftigelsesindsats. Antallet af ansatte og ledige kan variere lige fra jobrotation, der kun involverer én ansat og én ledig vikar, til projekter hvor f.eks. en hel afdeling i en virksomhed over længere tid deltager i efteruddannelse og erstattes af flere ledige. Jobrotation behøver ikke at være store projekter, som kun er relevante for større arbejdspladser, men kan tilrettelægges efter virksomhedens konkrete behov. Der er desuden mange måder at bygge et jobrotationsprojekt op på. Den valgte model afhænger bl.a. af, hvilke ansatte der skal deltage i efteruddannelse. I dette afsnit gennemgår vi de forskellige muligheder for at lave jobrotationsprojekter. Først beskriver vi muligheder for støtte til efteruddannelse af de ansatte i virksomheden. Dernæst beskriver vi, hvilke lovgivningsmæssige muligheder der er for støtte til de ledige vikarer. I jobrotation anvendes typisk to finansieringsmodeller: 1) Virksomheden sender ansatte på efteruddannelse og modtager jobrotationsydelse svarende til 160 pct. af højeste dagpengesats. Virksomheden betaler løn til de ansatte og betaler kursusudgiften. Virksomheden ansætter en ledig som vikar (jobrotationsydelse kan ikke kombineres med løntilskud). 2) Virksomheden sender ansatte på efteruddannelse og modtager VEU-godtgørelse (voksenerhvervsuddannelse), SVU (statens voksenuddannelsesstøtte) eller voksenlærlingetilskud. Virksomheden betaler løn til den ansatte og betaler kursusudgiften. Virksomheden ansætter en ledig som vikar med løntilskud (eventuelt efterfulgt af ordinær ansættelse). Nedenfor gennemgår vi mulighederne for støtte til jobrotation for henholdsvis de ansatte i virksomheden og de ledige vikarer. Muligheder for efteruddannelse af de ansatte i virksomheden Virksomhedens primære interesse i jobrotation vil typisk være centreret om at få efteruddannet allerede ansatte i virksomheden. Det er derfor vigtigt, at jobcentret sammen med uddannelsesinstitutionerne kan rådgive og bistå virksomheden med at afdække, hvilken efteruddannelse der skal igangsættes, hvilke muligheder lovgivningen åbner for efteruddannelse, og hvordan efteruddannelsen bedst kan finansieres. I den forbindelse er det vigtigt, at du har et godt overblik over lovgivningens muligheder og rammer samt over de forskellige støtteordninger mv. 4 håndbog i jobrotation
Der er fire typiske finansieringsmodeller, som du skal kende. De fire modeller retter sig mod forskellige grupper af ansatte med forskelligt uddannelsesniveau: Jobrotationsydelse Virksomheden kan få støtte til at efteruddanne fortrinsvis kortuddannede ansatte. Kravet er, at virksomheden samtidig ansætter en ledig som vikar. VEU-godtgørelse Virksomheden kan få støtte til, at ansatte voksne fortrinsvis kortuddannede kan deltage i erhvervsrettet voksen og efteruddannelse til og med erhvervsuddannelsesniveau. Statens Voksenuddannelsesstøtte (SVU) Virksomheden kan få støtte til, at ansatte fortrinsvis voksne kan efter- eller videreuddanne sig. Det kan de gøre på folkeskoleniveau, i en gymnasial uddannelse eller på en videregående uddannelse. Voksenlærlingetilskud Virksomheden kan få støtte til at efteruddanne ansatte voksne fortrinsvis ufaglærte som lærlinge. I skemaet herunder har vi beskrevet de fire finansieringsmodeller mere detaljeret. Du skal være opmærksom på, at skemaet ikke er udtømmende, da ikke alle detaljer om krav og eventuelle undtagelser fremgår. Vi henviser til bilag 1 for en endnu mere detaljeret gennemgang af reglerne for de enkelte modeller. OBS! Bemærk, at de satser for godtgørelse m.v., der optræder i håndbogen, er dem, der var gældende i oktober 2011. Find de aktuelle satser på www.ams.dk. håndbog i jobrotation 5
Skema A: De fire finansieringsmodeller Jobrotationsydelse HVILKE MÅLGRUPPER? Beskæftigede, der deltager i uddannelse, og som ikke har en erhvervsrettet uddannelse, der med hensyn til niveau og varighed overstiger erhvervsuddannelse eller anden uddannelse, der kan sidestilles med erhvervsuddannelse. Der kan desuden gives tilskud til ansatte med en forældet uddannelse (se dog særlige opmærksomhedspunkter). Hvilke uddannelser kan støtten gives til? Alle uddannelser VEU-godtgørelse Beskæftigede, der deltager i uddannelse, og som ikke har en erhvervsrettet uddannelse, der med hensyn til niveau og varighed overstiger erhvervsuddannelse eller anden uddannelse, der kan sidestilles med erhvervsuddannelse. Der kan desuden gives tilskud til ansatte med en forældet uddannelse. Voksen- og efteruddannelse til og med erhvervsuddannelsesniveau. SVU Ansatte der er fyldt 25 år (se dog særlige opmærksomhedspunkter). Uddannelse på folkeskole- eller gymnasialt niveau samt på videregående niveau. Voksenlærlingetilskud Ansatte der 1) ved uddannelsens påbegyndelse er fyldt 25 år og 2) ikke har en erhvervsuddannelse eller anden erhvervsrettet uddannelse, der med hensyn til niveau og varighed kan sidestilles med eller overstiger en erhvervsuddannelse, medmindre personen ikke har anvendt uddannelsen i de sidste 5 år. Uddannelser inden for fagområder med gode beskæftigelsesmuligheder og på områder med mangel på arbejdskraft (jf. positivliste fra beskæftigelsesregionen). 6 håndbog i jobrotation
Hvilke blanketter skal bruges? Anmodning om jobrotationsydelse (AB 522). (Ved KVU/MVU desuden et særligt jobrotationsskema). Der skal udfyldes én blanket pr. projekt uanset antal deltagere Hvad er støttebeløbet 160 pct. af max. dagpengesats (pr. 1. januar 2011: 165,56 kr. pr. time) Særlige opmærksomhedspunkter Inden for en given pulje kan KVU ere og MVU ere også modtage jobrotationsydelse. Puljen administreres af Arbejdsmarkedsstyrelsen og fordeles efter først-til-mølle princippet. Der er afsat 10 mill.kr. i 2011. Man kan ikke samtidig modtage godtgørelse efter lov om voksen- og efteruddannelse eller lov om statens voksenuddannelsesstøtte. Man kan ikke modtage løntilskud til vikaren. For yderligere information se bilag 1 Ansøgning om VEU-godtgørelse og befordringstilskud. Der skal udfyldes én blanket pr. deltager. 80 pct. af max. dagpengesats (pr. 1. januar 2011: 3.064 kr. pr. uge for fuldtidsansatte). For yderligere information se bilag 1 eller www.veug.dk. Fra 1. juli 2011 skal virksomheder ansøge om VEU-godtgørelse digitalt på www.efteruddannelse.dk. Ansøgning om Statens Voksenuddannelsesstøtte. Der skal udfyldes én blanket pr. deltager. 80 pct. af max. dagpengesats (pr. 1. januar 2011: 3.064 kr. pr. uge for fuldtidsansatte). Der er en række undtagelser og yderligere krav til, hvem der kan modtage SVU, f.eks. ift. alder og krav om beskæftigelse forud for ansøgning. Det anbefales derfor at søge yderligere information i bilag 1 eller på www.svu.dk. Ansøgning om tilskud til voksenlærling (AB 501). Der skal udfyldes én blanket pr. deltager. 30 kr. i timen i praktikperioderne i de første 2 år af uddannelsen. For yderligere information se bilag 1 eller beskæftigelsesregionernes hjemmeside (f.eks. www.brnordjylland.dk). håndbog i jobrotation 7
Muligheder for støtte til ansættelse af vikarer i virksomheden Et jobrotationsprojekt er karakteriseret ved, at virksomheden ansætter et antal vikarer i den periode, hvor dens ansatte deltager i efteruddannelse. Vikarernes opgave er helt eller delvist at udfylde jobbet for de ansatte, der er på efteruddannelse. Det er derfor vigtigt, at du kan rådgive og bistå virksomheden med at afdække, hvilke kompetencer vikarerne skal besidde hvilke muligheder lovgivningen åbner for opkvalificering af vikarerne forud for ansættelse i virksomheden hvilke muligheder lovgivningen åbner for finansiering af og støtte til ansættelse af vikarerne i virksomheden. Målgrupper der kan indgå som vikarer i jobrotation Følgende målgrupper af ledige kan indgå som vikarer i jobrotationsprojekter: 1) Ledige dagpengemodtagere 2) Ledige kontanthjælpsmodtagere Ansættelsen som vikar i virksomheden Selve ansættelsesperioden i virksomheden, hvor den ledige fungerer som vikar for en eller flere ansatte på efteruddannelse, kan ske enten som virksomhedspraktik, løntilskud, ansættelse med jobrotationsydelse eller ansættelse uden jobrotationsydelse. Valget af model for ansættelse af de ledige vikarer afhænger bl.a. af: hvor længe den ledige har været ledig hvor lang tid ansættelsen skal vare hvilken støtteordning, der anvendes for de ansatte, jf. afsnittet ovenfor I skemaet herunder oplister vi de forskellige muligheder for ansættelse i virksomheden for dagpenge- og kontanthjælpsmodtagere. Du skal være opmærksom på, at skemaet ikke er udtømmende. Vi henviser til Lov om en aktiv beskæftigelsesindsats for en nærmere gennemgang af reglerne for de ledige. Introduktions- og opkvalificeringsforløb forud for ansættelse som vikar I mange jobrotationsprojekter er der et introduktionsog opkvalificeringsforløb for de ledige, der skal indgå i rotation som vikarer. Det vil typisk blive tilrettelagt ud fra de almindelige regler om aktivering af ledige. Et forløb vil ofte bestå af en kombination af: 6-ugers selvvalgt uddannelse (for dagpengemodtagere) efter gældende regler Uddannelse med jobplan efter gældende regler Virksomhedspraktik efter gældende regler I forhold til en mere detaljeret gennemgang af reglerne for aktivering og opkvalificering henvises til Lov om en aktiv beskæftigelsesindsats. 8 håndbog i jobrotation
håndbog i jobrotation 9
Skema B: Oversigt over støttemuligheder til ledige vikarer ved ansættelse i jobrotation Privat løntilskud Hvem kan virksomheden modtage støtte til? Alle ledige med mindst 6 mdrs. sammenlagt/sammenhængende ledighed (afhængig af ydelse) Er den ledige omfattet af beskæftigelseslovgivningen under ansættelsen? Ja. Ansættelsen betragtes som aktivering, og der skal laves jobplan på ansættelsen. Den ledige er omfattet af reglerne om løbende kontakt. Offentligt løntilskud Alle ledige Ja. Ansættelsen betragtes som aktivering, og der skal laves jobplan på ansættelsen. Den ledige er omfattet af reglerne om løbende kontakt. Virksomhedspraktik Alle ledige Ja. Ansættelsen betragtes som aktivering, og der skal laves jobplan på ansættelsen. Den ledige er omfattet af reglerne om løbende kontakt. Ansættelse med jobrotationsydelse Alle ledige med mindst 3 mdrs. sammenlagt/sammenhængende ledighed (afhængigt af ydelse) Nej. Ansættelse uden jobrotationsydelse Alle ledige 10 håndbog i jobrotation
Hvilke blanketter skal udfyldes? AB 201 AB 211 AB 221 Findes på www.jobnet.dk Hvad er udgiften for jobcentret? Løntilskuddet udgør 68,55 kr. i timen (pr. 1. januar 2011) Staten giver 50 pct. refusion. Særlige opmærksomhedspunkter Kan ikke bruges, hvis virksomheden modtager jobrotationsydelse. For nærmere information, se Lov om en aktiv beskæftigelsesindsats på www.ams.dk regler og satser AB 201 AB 211 AB 221 Findes på www.jobnet.dk Løntilskuddet udgør 132, 51 kr. i timen (pr. 1. januar 2011) Staten giver 50 pct. refusion. Kan ikke bruges hvis virksomheden modtager jobrotationsydelse. For nærmere information se Lov om en aktiv beskæftigelsesindsats på www.ams.dk regler og satser AB 131 Findes på www.jobnet.dk AB 522 Jobrotationsskema (ved MVU/KVU) Findes på www.jobnet.dk Der er ingen udgifter for jobcentret til selve praktikken. Dog skal den ledige fortsat have sin almindelige ydelse (f.eks. dagpenge). Staten giver 50 pct. refusion. Jobrotationsydelsen udgør 160 pct. af max. dagpengesats svarende til 165,56 kr. pr. time (pr. 1. januar 2011). Staten giver 100 pct. refusion Dagpengemodtagere kan max. have 4 ugers virksomhedspraktik i virksomheden. For nærmere information se Lov om en aktiv beskæftigelsesindsats på www.ams.dk regler og satser Vikaren skal som minimum være ansat i 10 timer om ugen og kan maksimalt være ansat som vikar i en jobrotationsordning i 12 måneder. Vikaren genoptjener ikke dagpengeret. Vikaren bruger ikke af sin dagpengeperiode, men bruger af sin 3-årige referenceperiode for opgørelse af dagpengeperioden. Der skal være time-til-time relation mellem de lediges ansættelse og de ansattes efteruddannelse. Der skal være tidsmæssigt sammenfald mellem den periode, hvor vikaren er ansat, og den periode, hvor den ansatte er på efteruddannelse (dog kan der være kortere perioder af 1-4 ugers varighed, hvor ingen af de ansatte er på efteruddannelse). For nærmere information se Lov om en aktiv beskæftigelsesindsats på www.ams.dk regler og satser håndbog i jobrotation 11
3 eksempler på jobrotation: Tønder - Jobrotationsydelse Branche Ansatte på efteruddannelse Vikarer Industri Aalborg - Jobrotationsydelse Branche Ansatte på efteruddannelse Ca. 10 ufaglærte ansatte opkvalificeres vha. jobrotationsydelse til f.eks. erhvervsuddannelse som industrioperatør eller industritekniker. Yderligere 10 er i gang med efteruddannelse, som kan vare fra 1 uge til flere måneder. 11 jobklare ledige gennemgår introduktionsforløb bestående af 6 ugers uddannelse som er et særligt sammensat forløb (mix af VUC, Handelsskole og EUC Syd) samt 4 ugers praktik. Herefter ordinær ansættelse i 12 mdr. (uden genoptjening af dagpengeret). Social og sundhedsområdet Ca. 90 ufaglærte husassistenter opkvalificeres til social- og sundhedshjælpere via jobrotationsydelse. Brug af mentor i jobrotation Jobcentret kan bevilge mentorstøtte til de ledige vikarer både ved deltagelse i introduktionsforløb og i selve ansættelsen på virksomheden. Mentorstøtten kan bruges til frikøb af en ansat på virksomheden eller uddannelsesinstitutionen eller til køb af en ekstern konsulent. I samarbejde med virksomheden eller uddannelsesinstitutionen fastsætter du et timetal for mentorfunktionen. Timetallet fastsættes ud fra en konkret vurdering af behov og forudsætninger hos den ledige. Hvis der ydes støtte til en mentorfunktion for flere personer, kan du fastsætte et timetal for mentorfunktionen pr. plads i stedet for til den enkelte person. Konkrete eksempler på jobrotation Til venstre giver vi en række konkrete eksempler på, hvordan man har valgt at tilrettelægge jobrotationsprojekter i en række kommuner. Vikarer Ca. 90 jobklare ledige gennemgår introduktionsforløb bestående af 6 ugers opkvalificering og 2 x 2 ugers praktik inden for SOSU-området. Herefter 12 måneders ordinær ansættelse (uden genoptjening af dagpengeret). Holstebro - voksenlærlingeordningen Branche Ansatte på efteruddannelse Vikarer Serviceområdet, Holstebro Sygehus. 70 ufaglærte ansatte opkvalificeres til serviceassistenter via voksenlærlingeordningen. Knapt 100 jobklare ledige gennemgår introduktionsforløb bestående af 4 ugers kursus (hygiejnebeviset). Herefter i løntilskud i 6 måneder efterfulgt af jobgaranti på 6 måneder. 12 håndbog i jobrotation
Faser i arbejdet med jobrotation FASE 1 Forberedelse af arbejdet med jobrotation FASE 2 Den indledende dialog med virksomheden FASE 3 Afdækning af virksomhedens behov FASE 4 Rekruttering af vikarer FASE 5 Gennemførelse af jobrotation FASE 6 Evaluering af jobrotation Arbejdet med jobrotation kan opdeles i en række faser, jf. ovenstående figur: Vi gennemgår de enkelte faser nærmere herunder, hvor vi også byder ind med en række gode råd om håndtering af de enkelte faser. Organisering og styring af jobrotation Du kan anvende fasebeskrivelsen som vejledning til at løse konkrete opgaver i en jobrotation. For at nå sikkert i mål skal du også være opmærksom på at få organiseret jobrotationsprojektet og sikre en stram projektstyring tidligt i processen. Samtidig er det en god ide, hvis du på forhånd afklarer, i hvilket omfang jobcentret vil påtage sig de administrative opgaver i jobrotationen. Da det er svært at indplacere disse tre emner præcist i de seks faser (ofte vil projektorganisering og -styring ske parallelt med den indledende dialog og behovsafdækningen), har vi valgt at udarbejde to selvstændige afsnit, som du finder sidst i håndbogen: Organisering af arbejdet med jobrotation. Herunder hvordan I etablerer styregruppen og udarbejder projektbeskrivelsen for jobrotationsprojekter. De administrative opgaver i forbindelse med jobrotation. Herunder forslag til, hvem der kan løse hvilke opgaver. håndbog i jobrotation 13
Fase 1: Forberedelse af arbejdet med jobrotation Hvilken viden og hvilke kompetencer er det en god ide at udvikle i forhold til arbejdet med jobrotation? Viden om lovgivning og støttemuligheder i forhold til jobrotation Viden om typiske modeller for rotation Viden om efteruddannelse af ansatte og opkvalificering af vikarer mv. Evnen til at motivere virksomhederne til jobrotation Evnen til at samarbejde med virksomheder om jobrotation Evnen til at finde de rigtige ledige til vikarjob og evnen til at matche ledige og virksomheder Evnen til at forhandle og samarbejde med en bred kreds af aktører Evnen til at lede og styre et projekt Viden om og evne til at løse de administrative opgaver forbundet med jobrotation herunder blanketter mv. Hvad kan indgå i jobcentrets tilbud om service til virksomhederne i forbindelse med jobrotation? Planlægning og koordinering af jobrotation vil jobcentret stå for planlægningen af jobrotationen og for involvering af relevante aktører mv.? Økonomi vil jobcentret stå for at udarbejde forslag til modeller og økonomiberegninger mv.? Projektledelse i jobrotation vil jobcentret påtage sig at være tovholder og udarbejde projektbeskrivelse og tidsog aktivitetsplaner mv.? Rekruttering af vikarer hvilke opgaver vil jobcentret påtage sig i forhold til at udsøge, motivere, visitere og opkvalificere ledige som vikarer i jobrotationen? Administrative opgaver vil jobcentret påtage sig administrative opgaver for virksomheden eksempelvis i forhold til blanketter mv.? Vi har nedenfor formuleret en række gode råd til, hvad du og din leder med fordel kan overveje og afklare, inden du går i gang med jobrotation eller tidligt i arbejdet med jobrotation. De gode råd bygger på erfaringer fra jobcentre, der har arbejdet med jobrotation i en længere periode. Gode råd til forberedelse af arbejdet med jobrotation: Det er en god ide, hvis der er politisk opbakning til dit arbejde med jobrotation, og de politiske beslutningstagere har drøftet og fastlagt et ambitionsniveau for arbejdet med jobrotation. Det er en god ide, hvis din leder tidligt i arbejdet med jobrotation tager stilling til organiseringen af arbejdet med jobrotation i jobcentret. Herunder: Hvor mange ressourcer, der er prioriteret til opgaven? Hvilke medarbejdere, der er ansvarlige for jobrotation? Hvilke opgaver, de enkelte medarbejdere skal varetage? Hvilken leder i jobcentret, der er ansvarlig for arbejdet med jobrotation? Det er en god ide, hvis din leder udpeger én eller flere medarbejdere i jobcentret med stor viden om jobrotation, som telefonomstillingen kan stille om til ved henvendelse fra virksomheder om efteruddannelse af ansatte og/eller jobrotation. Det er en god ide, at du og din leder udarbejder en beskrivelse af, hvilke kompetencer og hvilken viden du og dine kollegaer skal optræne i forbindelse med arbejdet med jobrotation, jf. boks til venstre. Det er en god ide, at du og din leder omsætter de overordnede politiske mål og ambitioner til en egentlig indsatsplan for dit og jobcentrets arbejde med jobrotation. Hvad skal der helt konkret ske? Hvad skal I nå? og lignende spørgsmål. Det er en god ide, at du og din leder fastlægger den service og det serviceniveau, du kan tilbyde virksomhederne, når det handler om at planlægge og gennemføre jobrotation, jf. boks til venstre. Det er en god ide, at du og din leder tager stilling til, hvordan I skal samarbejde med eksterne samarbejdspartnere om jobrotation. Eksempelvis uddannelsesinstitutioner, VEU-centre, faglige organisationer, andre kommuner m.fl. Der er udarbejdet en særskilt pjece med en uddybende beskrivelse af, hvordan politiske beslutningstagere og jobcenterledelsen med fordel kan forberede og udvikle jobcentrets arbejde med jobrotation. 14 håndbog i jobrotation
Fase 2: Den indledende dialog med virksomheden Den indledende dialog skal bl.a. medvirke til: at afdække virksomhedens ønsker og behov at sikre at virksomheden får den nødvendige viden og information at præsentere jobrotation som et effektivt og økonomisk fordelagtigt redskab til efteruddannelse af ansatte at give et positivt første indtryk af jobcentrets service og viden at sætte en god ramme for den videre dialog og det videre samarbejde at sikre at de relevante interessenter inddrages at sikre at der ligger klare aftaler for den videre proces Du kan blive involveret i jobrotation på flere forskellige måder og på forskellige tidspunkter i planlægningen af rotationen. Den indledende dialog om jobrotation kan eksempelvis udspringe af at: virksomheder, uddannelsesinstitutioner eller faglige organisationer henvender sig til dig med et projekt, som er mere eller mindre i gang virksomheder henvender sig til dig med et efteruddannelsesbehov eller mere specifikt om jobrotation du og dine kollegaer får kendskab til virksomheder, som kan have interesse i jobrotation. Det kan eksempelvis være virksomheder med et stort rekrutterings- eller kompetenceudviklingsbehov. Vi har nedenfor formuleret en række gode råd om, hvordan du kan håndtere den indledende dialog med virksomheden. Rådene tager hovedsageligt udgangspunkt i, at virksomheden selv henvender sig, men mange af dem kan også bruges, hvis dialogen begyndes på anden måde. I den indledende dialog er det vigtigt, at du sender et klart signal til virksomheden om interesse for og parathed til at drøfte jobrotation nærmere. Derudover er det vigtigt, at du bruger dialogen til at spore dig ind på virksomhedens ønsker til jobrotation og efteruddannelse af ansatte, og får et grundlag for at planlægge den videre kontakt til virksomheden. Den første henvendelse fra virksomheden Den første dialog med virksomheden er vigtig. Du skal så vidt muligt sikre, at virksomheden får svar på konkrete spørgsmål om jobrotation mv. Samtidig skal du sørge for at få et billede af virksomhedens ønsker og behov, at præsentere mulighederne for og gevinsterne ved jobrotation, og indgå en aftale om den videre proces. Gode råd om den første henvendelse fra virksomheden: Ring virksomheden op hurtigst muligt, hvis virksomheden ikke kom igennem til dig i første omgang. Aftal en fælles praksis i jobcentret for, hvilke oplysninger du skal give virksomheden ved den første henvendelse og hvilke oplysninger du skal have fra virksomheden. Vend altid hurtigt tilbage med svar på spørgsmål, du ikke umiddelbart kunne besvare i den første samtale. I forlængelse af den telefoniske henvendelse bør du altid tilbyde et møde på virksomheden, hvor I kan drøfte behov og muligheder nærmere. håndbog i jobrotation 15
Hvad kan du med fordel spørge virksomheden om ved den første henvendelse? Basisoplysninger om virksomheden (branche, størrelse m.v.) Hvilke grupper af ansatte skal kompetenceudvikles og hvor mange? Hvor langt er virksomheden i afdækningen af behov for kompetenceudvikling? Har virksomheden været i dialog med andre f.eks. uddannelsesinstitutioner om projektidéen? Hvad vil virksomheden typisk spørge om ved første henvendelse: Hvad er økonomien i jobrotation? Hvor meget administration kræver det? Har jobcentret ledige, der matcher virksomhedens behov? Bilag 2 er en liste over gevinster ved jobrotation for virksomheden og for andre involverede Hvad er formålet med det første møde? Afdække virksomhedens konkrete ønsker og behov. Hvorfor har virksomheden henvendt sig? Præsentere muligheder og gevinster i forhold til jobrotation for virksomheden og de ansatte Præsentere de forskellige økonomiske muligheder i jobrotation Præsentere den service og indsats jobcentret, uddannelsesinstitutioner og faglige organisationer kan tilbyde Præsentere modeller for jobrotation Hvad skal I afdække på mødet? Første overordnede billede af ønsker til og behov for efteruddannelse af de ansatte Første overordnede billede af ønsker og krav til vikarer (antal og kvalifikationer) Aftal med virksomheden, hvad der er formålet med det første møde. Eksempelvis: 1)uforpligtende drøftelse af behov og muligheder, 2)idéudvikling, 3)planlægning og udmøntning af konkret projekt eller andet. Aftal med virksomheden, hvem der skal deltage i det første møde. Anbefal at tillidsrepræsentanten inviteres med. Deltagerkredsen på det første møde vil ofte afhænge af, hvor langt virksomheden er i overvejelserne om efteruddannelse og jobrotation. Er virksomheden langt i sine overvejelser, kan det være en god ide at invitere en uddannelsesinstitution med til mødet for at få drøftet behovet for kompetenceudvikling af de ansatte. Det kan også være en god ide at involvere tillidsrepræsentanter og den relevante faglige organisation tidligt i forløbet. Du kan hjælpe virksomheden ved at identificere kontaktpersoner hos henholdsvis uddannelsesinstitutioner og faglige organisationer og stå for at invitere disse med til det første møde i virksomheden. Afvikling af det første møde Du skal naturligvis være velforberedt til det første møde med virksomheden. Her vil det primære fokus være virksomhedens ønsker og behov, og hvordan I sammen kan tilgodese dem i et jobrotationsprojekt. I nogle tilfælde vil virksomheden allerede være langt henne i processen, og det primære formål med at inddrage jobcentret er at rekruttere vikarer i andre tilfælde er virksomheden inde i en søgeproces om efteruddannelse af ansatte og eventuelt jobrotation. Hvis du og virksomheden ved den indledende kontakt har aftalt, at der skal deltage repræsentanter fra uddannelsesinstitutionen og en faglig organisation i mødet, kan du med fordel kontakte disse inden mødet og informere dem om den foreløbige dialog med virksomheden. Gode råd om det første møde i virksomheden: Send en mail som mødebekræftelse til virksomheden med forslag til en kort dagsorden for mødet. Mail eller send eventuelt relevant materiale om jobrotation. Eksempelvis informationsmateriale om muligheder for jobrotation, korte beskrivelser af modeller for jobrotation eller cases på vellykkede projekter. Det kan også være jobcentrets og uddannelsesinstitutionernes service i forbindelse med jobrotation eller en beskrivelse af virksomhedens opgaver i jobrotation, du sender. 16 håndbog i jobrotation
På mødet kan du med fordel fokusere på: at lytte til og afdække virksomhedernes konkrete behov og ønsker til efteruddannelse af ansatte og jobrotation. Hvorfor er virksomheden interesseret? at lytte til og afdække virksomhedens interesse for og eventuelle forbehold over for jobrotation. Hvad skal der til, for at virksomheden vil gå videre med jobrotation? at besvare virksomhedens spørgsmål og præsentere de forskellige muligheder for og gevinster ved jobrotation? Du bør ved afslutningen af mødet sikre, at der er en klar aftale om: hvad jobcentret skal undersøge og afdække inden næste kontakt hvad virksomheden skal overveje inden næste kontakt det næste skridt i processen herunder behovet for at gennemføre et decideret opstartsmøde. Hvis det ikke allerede er sket, bør du sørge for at aftale med virksomheden, om og i givet fald hvornår uddannelsesinstitutioner og faglige organisationer skal involveres. Opfølgning på det første møde Hvis virksomheden ønsker, at I skal arbejde videre med jobrotation, er det vigtigt, at du hurtigt følger op på de aftaler, I har indgået på det første møde. En hurtig opfølgning er med til at fastholde virksomhedens interesse for at indgå i en aftale om jobrotation. Gode råd om opfølgning på det første møde med virksomheden: Udarbejd og rundsend en skriftlig opsamling på drøftelserne og aftalerne på mødet. Det kan enten du eller uddannelsesinstitution/faglig organisation gøre. Hvis det første møde tyder på, at der er tale om et relativt ukompliceret jobrotationsprojekt, kan du - og de øvrige deltagere - eventuelt gå direkte i gang med planlægning og opstart af jobrotationen. Ved større og mere komplekse jobrotationsprojekter kan du som opfølgning på det første møde foreslå virksomheden et egentligt opstartsmøde (uddybes på de næste sider). Hvis virksomheden ønsker at arbejde videre med jobrotation, så kan du med fordel opfordre til at inddrage tillidsrepræsentanten på dette tidspunkt ( hvis han/hun ikke allerede er inddraget) Hvis virksomheden ikke ønsker at arbejde videre med projektet, kan du eventuelt spørge virksomheden, om jobcentret må henvende sig igen på et senere tidspunkt vedrørende mulighederne for jobrotation. håndbog i jobrotation 17
Fase 3: Afdækning af virksomhedens behov Når en virksomhed i den indledende dialog giver udtryk for, at den gerne vil arbejde videre med jobrotation, skal du i dialog med virksomheden have afdækket virksomhedens konkrete behov for efteruddannelse af ansatte og ønsker til vikarer. Desuden skal du sammen med virksomheden vælge en model for jobrotation og planlægge en overordnet køreplan for forberedelse og gennemførelse af projektet. Forberedelse af det konkrete projekt En grundig forberedelse af jobrotationen kan lette det videre arbejde og minimere risikoen for, at projektet løber af sporet. Forberedelsen skal afspejle virksomhedens udgangspunkt for at gå ind i et jobrotationsprojekt. Samtidig er det vigtigt, at du tidligt får involveret de rette samarbejdsparter. Det sikrer en effektiv arbejdsdeling og ressourceudnyttelse, hvor alle aktører byder ind med ressourcer og viden. Hvornår er der behov for et opstartsmøde? Hvis der er tale om større og mere komplekse jobrotationsprojekter Hvis flere parter skal samarbejde om at gennemføre projektet Hvis der i de indledende kontakter er stillet principielle spørgsmål, som efterfølgende er afklaret Hvis virksomheden i øvrigt ønsker det Gode råd om forberedelse af det konkrete projekt: Indgå en aftale med virksomheden om, hvem der skal involveres i jobrotationen (hvis det ikke allerede er sket i den indledende fase). Især ved lidt større projekter kan VEU-center/den relevante uddannelsesinstitution og den relevante faglige organisation med fordel involveres tidligt i forberedelsesfasen. Tag initiativ til, at alle de relevante og involverede parter deltager i et opstartsmøde med virksomheden. Her kan de hver især bidrage med deres ekspertise. Ved mindre, ukomplicerede jobrotationer kan opstartsmødet være unødvendigt. Du kan med fordel opfordre virksomheden til at inddrage TR-systemet i planlægningsfasen for at sikre bred opbakning fra både ledelse og ansatte internt i virksomheden. Du bør pointere vigtigheden af at sikre opbakning til jobrotationen i alle virksomhedens ledelsesniveauer især fra de ledere, som vil blive direkte involveret i projektet. 18 håndbog i jobrotation
Afvikling af opstartsmødet Opstartsmødet er en vigtig milepæl i jobrotationsprojektet. Det er på opstartsmødet, at du og de øvrige aktører aftaler grundlaget for jobrotationen og det videre samarbejde. Er det først ved opstartsmødet, at VEU-center/uddannelsesinstitution og faglig organisation involveres, er det en god ide, hvis du inden mødet orienterer dem om status for processen og aftaler rollefordeling på opstartsmødet. På opstartsmødet kan du og de øvrige samarbejdsparter med fordel præsentere virksomheden for et eller flere konkrete forslag til modeller for jobrotation herunder eksempler på beregninger af økonomiske konsekvenser for virksomheden ved at gennemføre efteruddannelse af ansatte gennem jobrotation. Husk at tage forbehold for nøjagtigheden af økonomiberegningen, da den bl.a. bygger på oplysninger, som jobcentermedarbejderen ikke selv har direkte adgang til. Modellerne skal tage udgangspunkt i de ønsker og behov, som virksomheden har peget på i den indledende dialog. De forskellige modeller skal give virksomheden et billede af fordelene ved at indgå i jobrotation og dermed et bedre grundlag for at vælge den konkrete model. I kan også med fordel diskutere det administrative arbejde ved de forskellige modeller med virksomheden. Jobcentret kan vælge at tilbyde at stå for en del af arbejdet, så belastningen af virksomheden bliver mindre. Hvad skal I afklare på opstartsmødet? Antal ansatte, virksomheden ønsker efteruddannet Hvilken opkvalificering de ansatte skal gennemføre Antal ledige, som skal rekrutteres som vikarer. Hvor længe vikarerne skal være ansat Forholdet mellem antallet af ansatte og antallet af vikarer Hvilken opkvalificering de ledige skal gennemføre for at kunne afløse de ansatte på efteruddannelse Hvilken model for jobrotation I vil anvende Økonomiske gevinster for virksomheden ved at anvende forskellige modeller Gode råd om opstartsmødet: Udsend en dagsorden til alle deltagere i opstartsmødet. Mødet bør have fokus på en nærmere afdækning af virksomhedens behov for kompetenceudvikling af ansatte og behov for vikarer. Præsenter virksomheden for mulige modeller for jobrotation og konsekvenserne heraf. Du kan eventuelt gøre det i samarbejde med uddannelsesinstitutionerne. Du kan med fordel forud for mødet tage stilling til, i hvilket omfang du vil tilbyde at aflaste virksomheden i det administrative arbejde med jobrotation. Du kan eventuelt i samarbejde med uddannelsesinstitutionen - forud for mødet udarbejde økonomiske beregningseksempler for jobrotation, som kan præsenteres for virksomheden på mødet. håndbog i jobrotation 19
Virksomhedens behov for efteruddannelse af ansatte Det er en god ide at overlade den konkrete afdækning af behovet for efteruddannelse af de ansatte til den relevante uddannelsesinstitution. Det er deres arbejdsområde, og de er eksperterne på området. Uddannelsesinstitutionen vil også typisk forvente at blive inddraget senest på dette tidspunkt Hvilke informationer er vigtige for uddannelsesinstitutionerne at få fra dig inden opstart af afdækningen af efteruddannelsesbehov Antal ansatte og hvilke faggrupper, virksomheden ønsker efteruddannet Hvor afklaret er virksomheden om efteruddannelsesbehov Formulerede ønsker til efteruddannelse De foreløbige drøftelser med virksomheden om model for jobrotation, ordninger og tilskudsmuligheder mv. Du kan med fordel medvirke i den indledende del af afdækningsprocessen. Det giver dig mulighed for at bevare overblikket over det samlede projekt og samtidig få informationer om de kompetencer, som vikarerne så vidt muligt skal matche. Du kan også allerede her få en pejling på behovet for at opkvalificere vikarerne, inden de skal medvirke i jobrotationen. Gode råd til arbejdet med at afdække virksomhedernes behov: Kompetenceafdækningen skal tage udgangspunkt i den enkelte virksomheds behov og sikre, at behovene omsættes til konkrete aftaler om efteruddannelsesaktiviteter. Eksempelvis har nogle virksomheder et meget klart billede af, hvilken opkvalificering de ønsker, mens andre har et mere diffust billede. Selve afdækningen af kompetencebehovet og det konkrete valg af kurser kan du med fordel overlade til den relevante uddannelsesinstitution. Det er vigtigt, at uddannelsesinstitutionen har de nødvendige informationer til at kunne afdække behovet. Derfor har du en vigtig opgave i at orientere uddannelsesinstitutionen om den forudgående proces, hvis uddannelsesinstitutionen ikke har været involveret i denne. Virksomhedens behov for vikarer Det er vigtigt, at du sammen med virksomheden grundigt og præcist afdækker virksomhedens behov for vikarer. Og at du sikrer en god og præcis forventningsafstemning med virksomheden omkring vikarerne. Virksomhedernes interesse vil naturligvis være at finde ledige, som umiddelbart er kvalificerede til at kunne erstatte de ansatte, der skal deltage i efteruddannelse. Det vil ikke altid være muligt for dig/jobcentret at leve op til virksomhedernes ønsker og forventninger. Det er derfor vigtigt, at du tidligt i processen indgår i en dialog med virksomheden om forventninger og ønsker til vikarernes kompetencer, og at du melder klart ud, hvilke vikarer jobcentret reelt kan skaffe. Du kan med fordel samarbejde med virksomheden om at udarbejde konkrete kompetenceprofiler på vikarerne. Samtidig er det en god ide, at du inddrager virksomheden i at tilrettelægge et eventuelt introduktionsforløb og forudgående opkvalificeringsforløb for de ledige. Du skal have fokus på, at forløbene i så høj grad som muligt retter sig mod de opgaver, som skal løses i virksomheden i jobrotationen. Du og virksomheden kan endvidere drøfte mulighederne for intern rokering af de ansatte, hvis det kan give større udbytte af vikarerne for virksomheden. Hvad kan indholdet være i den foreløbige beskrivelse af behovet for vikarer Antallet af vikarer Ansættelsesperiode start- og sluttidspunkt Overordnet beskrivelse af de opgaver og jobfunktioner, som vikarerne skal varetage Krav/ønsker til vikarernes uddannelsesniveau Beskrivelse af krav/ønsker til vikarernes faglige, almene og personlige kompetencer Krav/ønsker til specifikke kompetencer vikarerne skal være i besiddelse af eksempelvis certifikater mv. 20 håndbog i jobrotation
Gode råd til afdækning af virksomhedens behov for vikarer: Gå i dialog med virksomheden om forventninger og ønsker til vikarer. Lyt til og afdæk virksomhedens ønsker og krav. Foretag en forventningsafstemning med virksomheden om, hvilke vikarer jobcentret kan tilbyde virksomheden. Åbn eventuelt mulighed for at løntilskudspersoner i virksomheden kan indgå som vikarer (hvis reglerne tillader det). Udarbejd sammen med virksomheden en kompetenceprofil og en overordnet stillingsbeskrivelse for vikarerne. Kompetenceprofilen og stillingsbeskrivelsen kan anvendes til at målrette din udsøgning af ledige, men også til at gøre ledige interesserede i og motiverede for at deltage som vikarer. Diskuter muligheder og behov for introduktionsforløb for vikarerne i virksomheden forud for opstart i jobrotationen. Tal om muligheder og behov for forudgående målrettet opkvalificering af de ledige vikarer med virksomheden og uddannelsesinstitutionen. Er der særlige og specifikke kompetencer vikarerne skal være i besiddelse af? Eksempelvis særlige certifikater mv. Virksomhedens økonomi i forbindelse med jobrotation Det er ofte kompliceret at foretage en præcis beregning af virksomhedens økonomi i det enkelte jobrotationsprojekt. Der er mange forskellige faktorer, der har betydning for regnestykket, og ofte vil det være nødvendigt at både jobcentret, uddannelsesinstitutionen og virksomheden bidrager med oplysninger til regnestykket. Vi har udarbejdet en oversigt over de faktorer, der typisk indgår i beregningen af de økonomiske konsekvenser af jobrotation for virksomheden. Du skal være opmærksom på, at faktorerne vil variere, alt efter hvilken finansieringsmodel der er valgt for efteruddannelse af de ansatte og ansættelse af de ledige. I bilag 3 kan du finde konkrete beregningseksempler på jobrotationsprojekter. håndbog i jobrotation 21
Skema C: Oversigt over virksomhedernes støttemuligheder og udgifter til jobrotation Støtte til efteruddannelse af ansatte Støtte til ansættelse af vikarer Jobrotationsydelse 160 pct. af max. dagpengesats pr. ansat i max. 52 uger Pr. 1. januar 2011: 165,56 kr. pr. time. VEU-godtgørelse Svu 80 pct. af max. dagpengesats pr. ansat i målgruppen for AMU-uddannelse. Pr. 1. januar 2011: 3.064 kr. pr. uge. 80 pct. af max. dagpengesats iht. gældende regler i max. 40 uger for folkeskole og gymnasieniveau og 52 uger til videregående uddannelse. Privat løntilskud: 68,55 kr. i timen pr. 1. januar 2011. Offentligt løntilskud: Op til 132,51 kr. pr. time pr. 1. januar 2011. Privat løntilskud: 68,55 kr. i timen pr. 1. januar 2011. Offentligt løntilskud: Op til 132,51 kr. pr. time pr. 1. januar 2011. Voksenlærlingetilskud 30 kr. i timen i praktikperioderne i de to første år af ansættelsen. Privat løntilskud: 68,55 kr. i timen pr. 1. januar 2011. Offentligt løntilskud: Op til 132,51 kr. pr. time pr. 1. januar 2011. 22 håndbog i jobrotation
Udgift til løn Udgifter til løn til ansatte og vikarer. Udgifter til løn til ansatte og vikarer. Udgift til køb af uddannelsesplads Virksomheden betaler deltagergebyr for det valgte uddannelsesforløb iht. gældende regler. Kortuddannede: Deltagergebyr på enten 590 kr. eller 880 kr. pr. uge. MVU/LVU: Deltagergebyr på mellem ca. 1.000 kr. og 5.000 kr. pr. uge. Andre udgifter Pension, feriegodtgørelse mv. til vikarerne. Eventuelt arbejdstøj, sikkerhedsudstyr mv. til vikarerne. Tid og ressourcer til administration mv. i forbindelse med jobrotationen. Eventuelt tab af produktivitet i den periode hvor de ansatte er erstattet af vikarer. Udgifter til løn til ansatte og vikarer. Kortuddannede: Deltagergebyr fra gratis (folkeskolenivau) til 110/450 kr. for kernefag på gymnasialt niveau og 1.100 kr. for øvrige fag. Fuld HF er gratis. MVU/LVU: Deltagergebyr på mellem 20.000-50.000 kr. for fuld uddannelse. For enkeltfag mellem 1.000 og 5.000 kr. Udgifter til løn til ansatte og vikarer. Ingen deltagerbetaling ved GVU-plan eller uddannelsesaftale. håndbog i jobrotation 23
Fase 4: Rekruttering af vikarer I nogle tilfælde kan det være en udfordring for dig at finde kvalificerede ledige til jobrotation. Det kan være tilfældet, hvis de ledige skal erstatte ansatte med specialiserede kompetencer, og/eller hvis arbejdsgivernes forventninger til de lediges kompetencer ikke står mål med virkeligheden det gælder især i perioder med lav ledighed. Udfordringen bliver ikke mindre af, at virksomhederne ofte har et ønske om, at vikarerne selv, og på eget initiativ skal søge om at indgå som vikarer i jobrotation. Du skal derfor på den ene side afstemme virksomhedernes forventninger til vikarernes kompetencer og på den anden side tiltrække et kvalificeret ansøgerfelt blandt de ledige. De lediges motivation øges typisk hvis der enten er ansættelsesgaranti eller gode muligheder for at blive ansat i virksomheden under eller efter jobrotationen hvis vikariatet helt eller delvist består af en ordinær ansættelse, hvor de optjener dagpengeret hvis de tilbydes en attraktiv opkvalificering gennem jobrotationen Du skal også være opmærksom på, at de faglige organisationer også er nøgleaktører i rekrutteringsprocessen. Erfaringer viser, at en tidlig inddragelse af organisationerne kan gøre det lettere at tiltrække ledige til projektet og samtidig medvirke til, at vikarerne får en god modtagelse blandt kollegerne. De faglige organisationer har desuden en stor viden om, hvad forskellige modeller for jobrotation betyder for de ansatte og vikarerne. Den første kontakt til de ledige Hvordan tager du kontakt til de ledige? En bred tilgang I kan udsende skriftlige invitationer til et informationsmøde til en bred målgruppe blandt ledige. Som supplement kan medarbejdere på jobcentret (og eventuelt også i uddannelsesinstitutioner og faglige organisationer) uddele invitationer til ledige, som I møder i dagligdagen. Der er eksempler på, at den brede tilgang suppleres med annoncer i trykte medier. En målrettet tilgang I kan også vælge en mere målrettet tilgang, hvor I udpeger ledige. Forudsætningen er et tættere kendskab til de lediges kompetencer. I nogle projekter samarbejder faglige organisationer og jobcentret om at finde relevante ledige til et informationsmøde eller gennem direkte samtaler med virksomhederne om at deltage i projektet. Der er også et eksempel på, at udpegningen er sket ud fra virksomhedens arkiv over jobansøgninger. I bilag 4 er vedlagt diagrammer med hhv. en bred og en målrettet rekrutteringsproces. I afdækningsfasen har du sammen med virksomheden udarbejdet kompetenceprofiler og eventuelle stillingsbeskrivelser for vikarerne. Det er vigtigt, at du tager udgangspunkt i disse, når du skal skabe den første kontakt til de ledige. Og at du vælger den fremgangsmåde for kontakten, som passer bedst til den konkrete målgruppe af ledige. I de helt små jobrotationer vil du og dine kollegaer ofte kunne finde relevante ledige ud fra kontakten med ledige i dagligdagen. I mellemstore og store projekter har I behov for en bredere søgeproces, som kan involvere samarbejde med faglige organisationer, nabojobcentre, og andre. Resten af dette afsnit omhandler den brede søgeproces. Du kan på baggrund af kompetenceprofilerne/stillingsbeskrivelserne og kendskabet til virksomhedens behov udarbejde et forslag til en jobannonce, som virksomheden efterfølgende skal godkende. Jobannoncen kan udgøre grundlaget for det efterfølgende salg af jobrotationsprojektet til ledige. Gode råd om den første kontakt til de ledige: Tag stilling til, hvordan rekrutteringen skal foregå. Skal der rekrutteres bredt eller målrettet? Hvordan motiveres flest mulige ledige til at medvirke som vikarer? 24 håndbog i jobrotation