Serviceassistentprojektet Afrapportering af kortlægningsfasen KU Produktion November 2013
Forord Der har i Region Sjælland været arbejdet med serviceassistenter og det interne serviceområde i relation til sygehusene i flere sammenhænge. Dels i forbindelse med organisations- og ledelsesprojektet, dels i forlængelse af de seneste års budgetaftaler. KU Produktion har med denne analyse på Region Sjællands sygehuse igangsat en kortlægning af det faktiske ressourceforbrug til serviceopgaver, som kunne være relevante at lade fremtidige serviceassistenter overtage. Kortlægningen er en del af det større serviceassistent-projekt, som har til formål at indføre et fælles koncept med serviceassistenter på alle regionens sygehuse. Det har været analysens formål at klarlægge, hvilke opgaver der meningsfuldt vil være omfattet af serviceassistentkonceptet, samt at indsamle specifikke oplysninger fra regionens somatiske sygehuse samt psykiatriske sengeafsnit for så vidt angår det nuværende omfang af disse opgaver, og hvordan de bliver løst i dag. Der er desuden i forbindelse med dataindsamlingen fremkommet en lang række inputs og kommentarer i forhold til både den nuværende opgaveløsning og det fremtidige serviceassistentkoncept. Mange af disse bemærkninger og overvejelser har drejet sig om de samme emner og områder, og de er opsummeret og viderebragt i nærværende rapport. Specialkonsulent Flemming Lund Clausen har været projektleder for kortlægningsanalysen, og den er gennemført med assistance fra Copenhagen Impact. KU Produktion ønsker at takke alle medarbejdere og afdelingsledelser, der har bidraget til analysen gennem deres deltagelse i diverse møder og indhentning af information. Mahad Huniche Produktionschef KU Produktion Serviceassistentprojekt kortlægning KU Produktion 2
1. Indholdsfortegnelse 1. Indholdsfortegnelse... 3 2. Sammenfatning... 5 3. Indledning... 7 3.1. Baggrund og formål med analysen... 7 3.2. Analysens tilrettelæggelse og gennemførelse... 7 4. Metodisk baggrund... 8 4.1. Anvendt dataindsamlingsmetode... 8 4.2. Administrationernes og afdelingernes inddragelse i gennemførelsen af analysen... 10 4.3. Afgrænsninger og forbehold... 11 5. Analyse af ressourceforbruget på tværs af regionens sygehuse... 12 5.1. Organiseringen af serviceopgaver... 12 5.2. Oversigt over indsamlede oplysninger om ressourceforbrug... 12 6. Analyse af ressourceforbruget på Holbæk Sygehus... 21 6.1. Organiseringen af serviceopgaver på Holbæk Sygehus... 21 6.2. Oversigt over indsamlede oplysninger om ressourceforbrug... 21 7. Analyse af ressourceforbruget på Roskilde Sygehus... 30 7.1. Organiseringen af serviceopgaver på Roskilde Sygehus... 30 7.2. Oversigt over indsamlede oplysninger om ressourceforbrug... 30 8. Analyse af ressourceforbruget på Køge Sygehus... 39 8.1. Organiseringen af serviceopgaver på Køge Sygehus... 39 8.2. Oversigt over indsamlede oplysninger om ressourceforbrug... 39 9. Analyse af ressourceforbruget på Næstved Sygehus... 48 9.1. Organiseringen af serviceopgaver på Næstved Sygehus... 48 9.2. Oversigt over indsamlede oplysninger om ressourceforbrug... 48 10. Analyse af ressourceforbruget på Slagelse Sygehus... 57 10.1. Organiseringen af serviceopgaver på Slagelse Sygehus... 57 10.2. Oversigt over indsamlede oplysninger om ressourceforbrug... 57 11. Analyse af ressourceforbruget på Ringsted Sygehus... 66 11.1. Organiseringen af serviceopgaver på Ringsted Sygehus... 66 11.2. Oversigt over indsamlede oplysninger om ressourceforbrug... 66 12. Analyse af ressourceforbruget på Nykøbing F Sygehus... 75 12.1. Organiseringen af serviceopgaver på Nykøbing F Sygehus... 75 12.2. Oversigt over indsamlede oplysninger om ressourceforbrug... 75 Serviceassistentprojekt kortlægning KU Produktion 3
13. Analyse af ressourceforbruget i Psykiatrien... 83 13.1. Organiseringen af serviceopgaver i Psykiatrien... 83 13.2. Oversigt over indsamlede oplysninger om ressourceforbrug... 83 14. Inputs og erfaringer i forbindelse med organisering af serviceopgaver... 92 14.1. Gode og dårlige erfaringer... 92 14.2. Forslag til fremtidig organisering... 93 14.3. Særlige forhold, der bør tages højde for... 94 15. Opsummering og konklusion... 95 Serviceassistentprojekt kortlægning KU Produktion 4
2. Sammenfatning Nærværende rapport er en del af den indledende kortlægning af serviceopgaverne, hvor formålet er at skabe et overblik over, hvilke opgaver er omfattet af serviceassistentkonceptet, hvad det nuværende omfang er af disse opgaver, og hvordan de bliver løst i dag. Kortlægningen er indledt med en pilotanalyse, hvor et enkelt sygehus er taget ud, og konceptet for dataindsamlingen er afprøvet. Efterfølgende er en tilpasset dataindsamlingsmetode blevet udrullet på regionens øvrige sygehuse og nærværende samlede kortlægningsrapport er udarbejdet. Analysen er baseret på indsamling af såvel kvantitative som kvalitative data. De kvantitative data anvendes til at estimere det samlede ressourceforbrug, mens de kvalitative data omfatter de involverede afdelingers nuværende organisering af opgaverne samt deres opfattelse af opgaveløsningen. Data er indsamlet gennem interviews med en række servicefunktioner samt fire (store) kliniske afdelinger. De resterende afdelinger har fået dataindsamlingsskemaerne tilsendt elektronisk sammen med en vejledning. Specifik viser kortlægningen af regionens sygehuse, at der er et ikke-ubetydeligt tidsforbrug blandt plejepersonalet til serviceopgaver på de enkelte afdelinger. For de somatiske sygehuse gælder, at ud af et samlet ressourceforbrug på knapt 34.000 timer pr. uge, kommer godt 5.000 timer fra plejegruppe, jf. tabel 2.1. Tabel 2.1. Samlet ressourceforbrug pr. hovedopgave og personalegruppe, timer pr. uge Hovedopgave Plejepersonale Serviceass. Rengørings ass. Portører Andre medarb. I alt Rengøring 224 2.038 8.875 3 7 11.146 Serviceopgaver 1.448 1.494 4.395 199 37 7.573 Madservering 1.078 883 197 20 197 2.375 Transportopg. - internt i afd. 978 1.220 0 1.880 48 4.125 Transportopg. - mellem afd. 30 19 3 3.351 10 3.413 Depotopgaver 694 639 136 909 190 2.568 Kapelfunktion 47 27 0 542 0 616 Andre opgaver 529 251 19 981 282 2.062 I alt 5.028 6.571 13.624 7.884 770 33.876 Note: Kategorien Andre medarb. indeholder tidsforbrug til serviceopgaver hos sekretærer, laboranter, administrativt personale, personale, hvor personalekategori ikke er angivet etc. Serviceass. indeholder også medarbejdere i flexjob, løntilskud etc. Dertil kommer ressourceforbruget på regionens psykiatriske afdelinger 1. Da de psykiatriske afdelinger dels er omfattet af en del særlige forhold, dels står over for en større flytning i forbindelse med etableringen af det nye Psykiatrisygehus i Slagelse, er disse behandlet selvstændigt i analysen. Samlet viser kortlægningen et ressourceforbrug til de relevante serviceopgaver på godt 1 I kortlægningen er udelukkende de psykiatriske sengeafsnit omfattet af serviceassistentkonceptet og dermed en del af dataindsamlingen. Serviceassistentprojekt kortlægning KU Produktion 5
3.000 timer om ugen, hvor langt størstedelen af disse timer vedrører service- og rengøringsassistenter, mens der slet ikke er angivet tidsforbrug blandt portører. Plejepersonalet står for knapt 25 pct. af tidsforbruget til serviceopgaver, svarende til næsten 800 timer ugentligt. En del afdelinger har valgt selv at ansætte personale til at varetage de daglige serviceopgaver og udtrykker stor tilfredshed hermed. Erfaringerne viser, at serviceassistentkonceptet, hvad enten det er via organisering centralt eller på de enkelte afdelinger, giver øget fleksibilitet og flow, og der anføres både ikke-faglige og faglige opgaver, som serviceassistenter med fordel kan løse. Bekymring udtrykkes udelukkende omkring praktikken i forbindelse med sygdom og andet fravær samt i forhold til den faglige vs. den ledelsesmæssige reference, hvor afdelingerne gerne ser, at der findes en struktur, så den faglige kvalitet sikres. Alt i alt kan det på baggrund af kortlægningen konkluderes, at der synes at være et potentiale for frigørelse af plejeressourcer til mere direkte kliniske opgaver, såfremt man lader dele af serviceopgaverne overgå til serviceassistenter. Derudover viser kortlægningen, at det i analysefasen nødvendigt at se på de kapacitetsudfordringer, der måtte opstå som følge af sygdom og fravær, strukturelle forhold såsom geografi samt den konkrete organisering af opgaveløsningen på de enkelte sygehuse. Serviceassistentprojekt kortlægning KU Produktion 6
3. Indledning 3.1. Baggrund og formål med analysen I forbindelse med vedtagelse af budget 2013 har Regionsrådet besluttet, at med henblik på at styrke kvaliteten i opgaveløsningen, herunder sammenhængen mellem serviceopgaver og de kliniske afdelinger, indføres et fælles koncept med serviceassistenter på alle regionens sygehuse. Konceptet indebærer, at alle servicemedarbejdere på sygehusene uddannes til serviceassistenter, med ansættelsesmæssig tilknytning til en klinisk afdeling på et af regionens sygehuse, i tæt tilknytning til det kliniske miljø og med reference til den kliniske afdelingsledelse. De fælles servicefunktioner, der ikke varetages af de kliniske afdelinger, samles i regionen med henblik på konkurrenceudsættelse, hvor det giver værdi. Nærværende rapport beskriver resultaterne af den indledende kortlægning af serviceopgaverne, hvor formålet er at skabe et overblik over, hvilke opgaver er omfattet af serviceassistentkonceptet, hvad det nuværende omfang er af disse opgaver, og hvordan de bliver løst i dag. Kortlægningen er indledt med en pilotanalyse, hvor et enkelt sygehus er taget ud, og konceptet for dataindsamlingen er afprøvet. Formålet med pilotanalysen var primært at sikre, at metoden fungerede som ønsket, og at strukturen for afrapporteringen levede op til de krav og forventninger, styregruppen måtte have. Efterfølgende er en tilpasset dataindsamlingsmetode blevet udrullet på regionens øvrige sygehuse, og resultatet heraf afrapporteres nedenfor. 3.2. Analysens tilrettelæggelse og gennemførelse Kortlægningen af serviceopgaverne i Region Sjælland udføres af KU Produktion med konsulentbistand fra Copenhagen Impact. Analysen er en del af det samlede serviceassistent-projekt, der er forankret i Koncern Service, og udføres efter den regionale projektmodel, hvor der er nedsat en styregruppe, en projektgruppe, og evt. relevante referencegrupper. Serviceassistent-projektet følger en procesplan med tre overordnede faser, jf. figur 3.1. Figur 3.1. Fasemodel for det samle serviceassistent-projekt Den indledende konceptfase er, som det fremgår af figuren, baseret på lean forløbsmodellens fire indledende trin, hvor kortlægningen er første fase. Denne følges op af en egentlig analyse og designfase, hvor udvalgte områder gennemgås nærmere, og de fremtidige opgave-, rolle- og kompetencebeskrivelser udarbejdes. Serviceassistentprojekt kortlægning KU Produktion 7
For at sikre det rette niveau og omfang af kortlægningen og den deraf følgende dataindsamling blev det besluttet at starte med en indledende pilotanalyse på Holbæk Sygehus, hvorefter metoden er udrullet til regionens øvrige sygehuse. Kortlægningsfasen løb således fra juni til medio november 2013, hvor pilotanalysen blev afsluttet i august 2013. Den konkrete metode for selve kortlægningen samt Koncern Service s og afdelingernes inddragelse i analysens gennemførelse beskrives kort i det følgende afsnit. Afsnit 5-13 indeholder en beskrivelse af organiseringen af serviceopgaverne på de involverede sygehuse, mens afsnit 14 opsummerer nogle af de inputs og erfaringer, der er kommet frem i forbindelse med kortlægningen. 4. Metodisk baggrund 4.1. Anvendt dataindsamlingsmetode Analysen er baseret på indsamling af såvel kvantitative som kvalitative data. De kvantitative data anvendes til at estimere det samlede ressourceforbrug, mens de kvalitative data omfatter de involverede afdelingers nuværende organisering af opgaverne samt deres opfattelse af opgaveløsningen. Indledningsvist er der defineret en række hovedopgaver, som fremover vil kunne være omfattet af en serviceassistentrolle. Det drejer sig om rengøring, serviceopgaver, madservering, transport internt på afdelingen, transport mellem afdelinger, depotopgaver, kapelfunktion og evt. andre opgaver ikke omfattet af ovenstående. I pilotanalysen var der for hver hovedopgave lavet en underopdeling, og ressourceforbruget skulle udfyldes på dette detaljerede niveau. Det var dog erfaringen efter den indledede dataindsamling, at selvom det nok er muligt at lave denne opsplitning, så er det umiddelbart en meget tidskrævende øvelse set i forhold til værdien af den ekstra information, det giver. Derfor blev der er i den store dataindsamling på de øvrige sygehuse, udelukkende spurgt til tidsforbrug på hovedopgaver og med delopgaver som eksempler på aktiviteter omfattet, jf. figur 4.1. neden for. Serviceassistentprojekt kortlægning KU Produktion 8
Figur 4.1. Oversigt over omfattede serviceopgaver Hovedopgave Rengøring Serviceopgaver Madservering Transportopgaver - internt i afd. Transportopgaver - mellem afd. Depotopgaver Kapelfunktion Andre opgaver Eksempler på opgaver Rengøring af lokaler Rengøring af hjælpemidler udlånt til patienter Vask af instrumenter og andet udstyr Afredning af senge Linnedhåndtering Vask og opredning af senge Opvask i afsnitskøkkener Gardinservice, nedtagning og ophængning af gardiner Bestilling af mad og kolonialvarer Anretning og servering af måltider Mødeforplejning, kaffeautomater mv. Patienttransport Lejring og forflytning af patienter Transport af senge Transport af rent og urent linned Transport, sortering og bortskaffelse af affald Transport af mad Transport af rent og urent linned Transport af medicin, gasser mv. Patienttransport Transport af senge Udbringning af sterilvarer Transport, sortering og bortskaffelse af affald Transport af mad Transportopgaver eksternt/mellem sygehuse Rekvirering af depotvarer Bestilling af linned og patienttøj Opfyldning af depoter på sengeafd Prøvetagning og bestilling Sortering og påpladslægning af personalebeklædning Fremvisning, kisteilægning, udlevering af afdøde Afholdelse af bisættelser Undervisning af klinisk personale Deltagelse ved traumekald, hjertestopalarm. Posthåndtering Journaliseringsopgaver Egenkontrol Arbejdsmiljø/sikkerhed/kvalitet Anden understøttelse af plejepersonalet Derudover er der blevet udformet en række spørgsmål, jf. figur 4.2, for at kunne beskrive, hvordan serviceopgaverne løses i hver enkelt afdeling/enhed samt at indhente relevante input fra dem, der i det daglige er tæt på opgaveløsningen. Serviceassistentprojekt kortlægning KU Produktion 9
Figur 4.2. Oversigt over kvalitative spørgsmål Overordnet beskrivelse af afd/enhed: Antal medarb., der er beskæftiget med serviceopgaver: Organisering af serviceopgaver: Serviceopgaver, der løses internt: Serviceopgaver, der er udliciteret: Andre relevante oplysninger: Erfaringer med løsning af serviceopgaver i afdelingen/enheden Hvad fungerer godt i den nuværende organisering? Hvad fungerer mindre godt i den nuværende organisering? Forslag til den fremtidige organisering? Oversigten over serviceopgaver samt spørgsmål er samlet i et dataindsamlingsark, som hver afdeling og relevante serviceenheder er bedt om at udfylde. For så vidt angår ressourceforbruget på de enkelte opgaver, er opgaveløsningen for de kliniske afdelingers vedkommende opdelt i plejepersonale og evt. andre medarbejderkategorier (hvor de er bedt angive, hvilke personaletyper der er tale om). De centrale serviceenheder er bedt fordele tidsestimaterne på personalekategorierne: Portører, Rengøringsassistenter, Serviceassistenter og evt. andre medarbejderkategorier (hvor de ligeledes er bedt angive, hvilke personaletyper der er tale om). Resultatet af dataindsamlingen beskrives nærmere i afsnit 5-13. 4.2. Koncern Service og afdelingernes inddragelse i gennemførelsen af analysen 2 I pilotanalysen har der været gennemført interviews med en række servicefunktioner samt fire (store) kliniske afdelinger 3. Dette for at sikre, at metoden er anvendelig, definitionen af relevante serviceopgaver tilstrækkelig samt give et grundigt overblik over omfanget af såvel centralt som decentralt ressourceforbrug til serviceopgaver. De resterende afdelinger på Holbæk Sygehus har fået tilsendt et dataindsamlingsskema, og er blevet bedt om at udfylde dette. Baseret på erfaringerne fra pilotanalysen, er antallet af interviews skåret ned til et enkelt gruppeinterview pr. sygehus/lokation, hvor relevante deltagere fra det pågældende steds 2 Pr. 1/6-2013 er samtlige rengørings-, service- og portørafdelinger samt depoter samlet organisatorisk i Koncern Service. Hvor der i rapporten henvises til disse, er der således tale om Koncern Service. 3 Der er gennemført interviews med den centrale rengøringsfunktion, portørcentralen, køkkenet samt sygehusets driftschef. Derudover er der gennemført interviews med Akutafdelingen, Anæstesiologisk afdeling, Medicinsk afdeling samt Ortopædkirurgisk afdeling. Serviceassistentprojekt kortlægning KU Produktion 10
servicefunktioner har deltaget. Dette har typisk omfattet ledere og medarbejdere fra rengørings-, portør- og depotfunktionerne. Interviewede sygehuse/lokationer omfatter: Roskilde Sygehus, Køge Sygehus, Slagelse Sygehus, Næstved Sygehus, Ringsted Sygehus, Nykøbing F Sygehus samt Psykiatrien i Vordingborg, Roskilde og Nykøbing Sj. Sygehusenes kliniske afdelinger har også deltaget i analysen, og disse har fået tilsendt det tilpassede dataindsamlingsskema, jf. bilag 1, og er blevet bedt om at udfylde dette. Stort set alle afdelinger har returneret skemaet, dog oplyser nogle afdelinger, at serviceopgaverne ikke er relevante for dem, og at der således ikke er ressourceforbrug hertil blandt egne medarbejdere. 4.3. Afgrænsninger og forbehold Fokus har i dataindsamlingen været på de opgaver, som serviceassistenter fremover vil kunne løse. Der er derfor forsøgt afgrænset i forhold til områder, hvor man enten allerede har andre projekter i gang (f.eks. kører der sideløbende et projekt med fokus på depotfunktionerne), eller hvor det ikke giver mening at placere opgavevaretagelsen hos de enkelte afdelinger (f.eks. transport mellem forskellige sygehuse/geografier) 4. Af beskrivelsen af det samlede serviceassistent-projekt fremgår det, at mulighederne for opgavefordeling og glidning mellem serviceassistentgruppen og øvrige personalegrupper i den kliniske afdeling vil blive vurderet i forbindelse med udviklingen af det fælles koncept og efterfølgende lokale tilpasninger. Kortlægningen skal således omfatte en opgørelse af ressourceforbruget fordelt på personalekategorier. En mere detaljeret beskrivelse af de opgaver, der er omfattet af serviceassistent-projektet, og af evt. snitflader mellem enheder og/eller øvrige opgaver, vil blive udarbejdet som en del af analysefasen. Særligt i forbindelse med estimeringen af ressourceforbruget på de enkelte afdelinger vil der være visse usikkerheder. I det omfang, der er ansat personale i serviceassistentlignende stillinger, er det samlede ressourceforbrug hertil naturligvis fastlagt. Men når det kommer til tidsforbruget blandt plejepersonale, sekretærer og andre grupper samt opsplitningen på opgavetyper er opgørelsen baseret på de enkelte afdelingers eget skøn. I forhold til opgørelsen af ressourceforbruget på rengørings- og portørområdet har detaljeret dataindsamling på afdelingsniveau vist sig vanskelig. På rengøringsområdet findes en stor del af oplysningerne i Rengøringssystemet, men det har ikke været muligt at udtrække disse data i en for projektet anvendelig form og detaljeringsgrad. For så vidt angår portørområdet, er udfordringen, at der ikke findes detaljerede data for det faktiske tidsforbrug til konkrete opgavetyper. Til brug for kortlægningen har det derfor kun været muligt at opgøre ressourceforbruget til henholdsvis rengøring, portøropgaver og øvrige serviceopgaver samlet for hvert sygehus. Der er igangsat en separat analyse med det formål at fastlægge det relevante tids- og ressourceforbrug på afdelingsniveau til brug for den senere analysefase. 4 Pr. 1/9-2013 er der etableret en fælles transportordning mellem sygehusene organiseret i Koncern Service. Serviceassistentprojekt kortlægning KU Produktion 11
5. Analyse af ressourceforbruget på tværs af regionens sygehuse I det følgende afsnit beskrives de overordnede rammer for løsningen af serviceopgaver på Region Sjællands sygehuse. Desuden opsummeres det samlede ressourceforbrug pr. sygehus og generelle træk på tværs analyseres. Der er indsamlet data for både somatiske og psykiatriske afdelinger, men da de psykiatriske afdelinger dels er omfattet af en del særlige forhold, dels står over for en større flytning i forbindelse med etableringen af det nye Psykiatrisygehus i Slagelse, er disse ikke medtaget i nærværende afsnit. I de efterfølgende afsnit beskrives hvert sygehus nærmere og resultaterne af dataindsamlingen gennemgås mere detaljeret. De psykiatriske afdelinger analyseres nærmere i afsnit 13. 5.1. Organiseringen af serviceopgaver Generelt er der tale om meget forskellig organisering af serviceopgaverne de enkelte sygehuse i mellem. Nogle sygehuse har valgt den helt klassiske organisering med en rengøringsenhed, en portørcentral og en depotfunktion, mens de mere patientnære serviceopgaver løses af afdelingerne selv. I den anden ende af skalaen ligger de sygehuse, som har valgt at slå opgaveløsningen fuldstændigt sammen og lade samme personalegruppe stå for alle serviceopgaver. I disse tilfælde gælder det dog også, at en del serviceopgaver fortsat løses af plejepersonalet på de enkelte afdelinger. Nogle afdelinger har valgt at ansætte eget servicepersonale, men der er ikke umiddelbart en klar tendens til, hvor dette gøres, hverken i forhold til konkrete sygehuse eller de enkelte afdelingers kliniske specialer. Ingen steder har man valgt fuldstændigt at flytte opgaveløsningen ud på de enkelte afdelinger. De steder, hvor man arbejder med servicekoncepter, har man fortsat en fælles ressourcestyring, faglige udvikling og ledelsesreference til Koncern Service. Medarbejderne er dog i det daglige tilknyttet bestemte afdelinger og/eller geografiske områder og refererer dermed i praksis til afdelingsledelserne for så vidt angår den operationelle opgaveløsning. 5.2. Oversigt over indsamlede oplysninger om ressourceforbrug Dataindsamling af ressourceforbruget på alle sygehuse på nær ét er foretaget i forhold til de definerede hovedopgaver, jf. afsnit 4. Undtagelsen er Holbæk Sygehus, hvor der blev indsamlet data for ressourceforbruget på såvel hoved- som delopgaver i forbindelse med pilotanalysen. Til gengæld var transportopgaverne i pilotanalysen ikke opdelt i intern transport og transport mellem afdelinger, ligesom rengøring og serviceopgaver ikke var opsplittet. Denne grupperingen kan dog kunne skabes efterfølgende på baggrund af de delopgaver, Holbæk Sygehus har oplyst om ressourceforbruget på. I det følgende tages udgangspunkt i hovedopgaverne for derved at sikre sammenlignelighed mellem sygehusene. I tabel 5.1. er totalerne for den samlede dataindsamling opgjort pr. hovedopgave og medarbejderkategori. Tabellen indeholder ressourceforbruget til serviceopgaver dels hos de centrale serviceenheder dels på de enkelte afdelinger. Serviceassistentprojekt kortlægning KU Produktion 12
Tabel 5.1. Samlet ressourceforbrug pr. hovedopgave og personalegruppe, timer pr. uge Hovedopgave Plejepersonale Serviceass. Rengørings ass. Portører Andre medarb. I alt Rengøring 224 2.038 8.875 3 7 11.146 Serviceopgaver 1.448 1.494 4.395 199 37 7.573 Madservering 1.078 883 197 20 197 2.375 Transportopg. - internt i afd. 978 1.220 0 1.880 48 4.125 Transportopg. - mellem afd. 30 19 3 3.351 10 3.413 Depotopgaver 694 639 136 909 190 2.568 Kapelfunktion 47 27 0 542 0 616 Andre opgaver 529 251 19 981 282 2.062 I alt 5.028 6.571 13.624 7.884 770 33.876 Note: Kategorien Andre medarb. indeholder tidsforbrug til serviceopgaver hos sekretærer, laboranter, administrativt personale, personale, hvor personalekategori ikke er angivet etc. Serviceass. indeholder også medarbejdere i flexjob, løntilskud etc. Som det fremgår af tabellen, er det samlede ressourceforbrug til de relevante serviceopgaver knapt 34.000 timer om ugen. Langt størstedelen af disse timer vedrører rengøringen og portører, mens plejepersonalet står for et samlet tidsforbrug på godt 5.000 timer ugentligt, hvilket svarer til ca. 15 pct. af det samlede tidsforbrug. Rent opgavemæssigt er det, som man kunne forvente, rengøringsopgaverne, der fylder klart mest. Service- og transportopgaverne er de næststørste poster på begge omkring 7.500 timer ugentligt. Da alle medarbejderkategorier som bekendt ikke oppebærer samme løn, kan den konkrete personalesammensætning i opgaveløsningen have betydning for det økonomiske ressourceforbrug. I tabel 5.2 er timeforbruget omregnet til lønkroner pr. uge, baseret på den gennemsnitlige bruttoløn til hver personalekategori. Serviceassistentprojekt kortlægning KU Produktion 13
Tabel 5.2. Samlet ressourceforbrug pr. hovedopgave og personalegruppe, kr. pr. uge. Hovedopgave Plejepersonale Serviceass. Rengørings ass. Portører Andre medarb. I alt Gnst. løn pr. time 234 170 162 196 181 - Rengøring 52.350 346.473 1.437.731 489 1.265 1.838.308 Serviceopgaver 339.153 254.044 711.939 38.873 6.686 1.350.695 Madservering 252.549 150.166 31.860 3.813 35.575 473.963 Transportopg. - internt i afd. 228.936 207.414 0 367.519 8.583 812.451 Transportopg. - mellem afd. 6.938 3.188 446 655.335 1.807 667.713 Depotopgaver 162.510 108.687 22.032 177.766 34.241 505.237 Kapelfunktion 11.006 4.505 0 106.003 0 121.514 Andre opgaver 123.891 42.701 3.097 191.786 50.902 412.377 I alt 1.177.333 1.117.177 2.207.105 1.541.584 139.058 6.182.257 Note: Den gnst. bruttoløn er baseret på oplysninger fra Koncern HR i Region Sjælland. Data er trukket fra januar 2013 - juli 2013 og dækker hele Region Sjælland inkl. de selvejende institutioner. Årslønnen er beregnet ud fra de 7 mdr. af 2013 som er et total udtræk, inkl. pension m.m. Data er filtreret på stillingen, så alt hvad der indeholder de selekteret stillinger er med i beregningen, dog ikke personaleleder stillinger. Barselsstillinger (B), Elever, Flexjob, Løntilskud og Ekstraordinære stillinger er ikke inkluderet i udtrækket. Bruttolønnen for kategorien Serviceass. er baseret på en gennemsnit af lønnen for stillingerne Serviceassistenter og Husassistenter. Fsva. Andre medarb. er bruttolønnen baseret på et gennemsnit af Sekretærer, Serviceassistenter og Husassistenter. Som det fremgår af tabellen ovenfor, bruges der tilsammen godt 6.000.000 kr. om ugen på serviceopgaver på de sygehusafdelinger, der er indgået i dataindsamlingen 5. Det er fortsat rengøringen, som står for den største del af forbruget, men på grund af forskellene i de gennemsnitlige lønninger, ligger plejepersonalets ressourceforbrug nu på niveau med serviceassistenterne og har ydermere nærmet sig niveauet for portørgruppen. Ressourceforbrug fordelt på personalegrupper Opgøres ressourceforbruget dernæst i forhold til medarbejderkategorier, jf. figur 5.1, er det tydeligt, at det er rengøringsassistenter, som fylder langt mest i opgørelsen. Det fremgår desuden, at serviceassistenterne allerede udgør en betydelig andel af sygehusenes ressourceforbrug til serviceopgaver. Dette skyldes at der på nogle sygehuse allerede anvendes et serviceassistentkoncept i forskellig udformning. 5 Baseret på en skønnet gennemsnitsberegning. Denne er ikke sammenholdt med de faktiske omkostninger i de centrale funktioner. Ved en endelig omfordeling af ressourcer bør der tages udgangspunkt i de specifikke omkostninger, hvor det er muligt. Serviceassistentprojekt kortlægning KU Produktion 14
Figur 5.1. Ressourceforbrug pr. personalegruppe, timer pr. uge 16.000 14.000 12.000 10.000 8.000 6.000 4.000 2.000 0 Plejepersonale Serviceass. Rengøringsass. Portører Andre medarb. Betragtes dernæst tidsfordelingen på hovedopgaver inden for hver medarbejderkategori, jf. tabel 5.3, så er det for plejepersonalets vedkommende serviceopgaver og madservering (bestilling, anretning og servering mv.), der fylder mest. Hos rengøringsassistenterne er det stort set kun rengøring og serviceopgaver (eksempelvis vask af instrumenter, linnedhåndtering og opvask i afsnitskøkkener), der bruges tid på. Serviceassistenternes opgaver er mere varierede, men dog med hovedvægt på rengøring og serviceopgaver, mens portørerne som ventet har størst ressourceforbrug til transportopgaver. Endelig gælder det for Andre medarbejdere, at det er andre opgaver (mere administrative opgaver såsom posthåndtering, journaliseringsopgaver og egenkontrol) og depotopgaver (eksempelvis bestillingsopgaver og opfyldning af depoter på afdelingerne), som tager størstedelen af ressourcerne, hvilket formentlig skyldes, at det i høj grad er sekretærer, der indgår i denne kategori. Serviceassistentprojekt kortlægning KU Produktion 15
Tabel 5.3. Ressourceforbrugets relative fordeling på hovedopgave pr. personalegruppe, pct. Hovedopgave Plejepersonale Serviceass. Rengørings ass. Portører Andre medarb. I alt Rengøring 4% 31% 65% 0% 1% 33% Serviceopgaver 29% 23% 32% 3% 5% 22% Madservering 21% 13% 1% 0% 26% 7% Transportopg. - internt i afd. 19% 19% 0% 24% 6% 12% Transportopg. - mellem afd. 1% 0% 0% 43% 1% 10% Depotopgaver 14% 10% 1% 12% 25% 8% Kapelfunktion 1% 0% 0% 7% 0% 2% Andre opgaver 11% 4% 0% 12% 37% 6% I alt 100% 100% 100% 100% 100% 100% Note: Kategorien Andre medarb. indeholder tidsforbrug til serviceopgaver hos sekretærer, laboranter, administrativt personale, personale, hvor personalekategori ikke er angivet etc. Serviceass. indeholder også medarbejdere i flexjob, løntilskud etc. Det har ikke været muligt at opdele serviceassistenters transportopgaver i interne opgaver og transport mellem afdelinger, hvorfor det samlede tidsforbrug er angivet som internt. Ressourceforbrug fordelt på serviceopgaver Betragtes dernæst opgavetyperne, er det som sagt rengørings- og serviceopgaverne, som fylder mest, jf. figur 5.2. Men også de to typer transportopgaver udgør tilsammen en væsentlig andel. Mindst fylder kapelfunktionen. Figur 5.2. Ressourceforbrug pr. serviceopgave, timer pr. uge 12.000 10.000 8.000 6.000 4.000 2.000 0 Rengøring Serviceopg Madservering Transportopg - internt Transportopg - mellem afd. Depotopg Kapelfunktion Andre opg Serviceassistentprojekt kortlægning KU Produktion 16
I tabel 5.4. er den relative fordeling af tidsforbruget på hver hovedgruppe opgjort i forhold til, hvilke personalegrupper, som udfører opgaven. Ser man på rengøringen, så er det ikke overraskende hovedsageligt rengøringsassistenterne, der står for denne sammen med serviceassistenterne. Også i forhold til serviceopgaverne går meget af tidsforbrugt til rengøringsassistenter, mens plejepersonalet og serviceassistenterne hver tegner sig for ca. 20 pct. For så vidt angår transport- og kapelopgaverne er portørerne hovedaktører, mens depotopgaverne er fordelt over flere forskellige personalekategorier. Tabel 5.4. Ressourceforbrugets relative fordeling på personalegruppe pr. hovedopgave, pct. Hovedopgave Plejepersonale Serviceass. Rengørings ass. Portører Andre medarb. I alt Rengøring 2% 18% 80% 0% 0% 100% Serviceopgaver 19% 20% 58% 3% 0% 100% Madservering 45% 37% 8% 1% 8% 100% Transportopg. - internt i afd. 24% 30% 0% 46% 1% 100% Transportopg. - mellem afd. 1% 1% 0% 98% 0% 100% Depotopgaver 27% 25% 5% 35% 7% 100% Kapelfunktion 8% 4% 0% 88% 0% 100% Andre opgaver 26% 12% 1% 48% 14% 100% I alt 15% 19% 40% 23% 2% 100% Note: Kategorien Andre medarb. indeholder tidsforbrug til serviceopgaver hos sekretærer, laboranter, administrativt personale, personale, hvor personalekategori ikke er angivet etc. Serviceass. indeholder også medarbejdere i flexjob, løntilskud etc. Generelt gælder det, at hvor plejen og serviceassistenterne tager del i de fleste opgavetyper, så er rengøringspersonalet og portørerne mere centrerede om deres klassiske opgavetyper. Dette stemmer også overens med formodningen i oplægget for et serviceassistentkoncept, nemlig at indførelsen af en sådan medarbejdergruppe vil kunne dække bredt i forhold til afdelingernes behov for løsning af serviceopgaver. Samtidig viser kortlægningen, at der er store sammenfald mellem de områder, hvor plejepersonalet i dag bruger mange ressourcer på ikke-faglige opgaver, og der hvor serviceassistenterne allerede løser opgaver. Ressourceforbrug fordelt på sygehuse Det ovenfor gennemgåede ressourceforbrug dækker dog over visse forskelle de enkelte sygehuse i mellem. I figur 5.3 er det samlede interne ressourceforbrug pr. sygehus 6 opgjort, idet der kun er medregnet tidsforbrug på de enkelte afdelinger, dvs. for plejepersonale, sekretærer o.lign. samt for enhedens egne servicemedarbejdere ansat direkte på den enkelte afdeling. Ressourceforbrug fra de centrale serviceenheder indgår således ikke. 6 I dette afsnit dækker begrebet sygehus over følgende lokationer: Holbæk Sygehus, Roskilde Sygehus, Køge Sygehus, Slagelse Sygehus, Næstved Sygehus, Ringsted Sygehus og Nykøbing F Sygehus. Der er således ikke taget hensyn til eventuelle organisatoriske definitioner af sygehusenheder. Serviceassistentprojekt kortlægning KU Produktion 17
Figur 5.3. Samlet internt tidsforbrug til serviceopgaver pr. sygehus, timer pr. uge 1.600 1.400 1.200 1.000 800 600 400 200 0 Holbæk Roskilde Køge Næstved Slagelse Ringsted Nykøbing F Rengøring Serviceopg Madservering Transportopg - internt Transportopg - mellem afd. Depotopg Kapelfunktion Andre opg Note: Ved internt ressourceforbrug forstås timer anvendt af afdelingens eget personale (pleje, serviceass. og andre personalekat.). Ressourceforbrug fra de centrale rengøringsfunktioner, portørcentraler mv. indgår ikke. Som det fremgår af figuren, ligger Roskilde Sygehus med det største ressourceforbrug internt på afdelingerne, mens Ringsted Sygehus har det klart laveste. Dette hænger naturligvis først og fremmest sammen med sygehusenes størrelse, da der er tale om det absolutte antal anvendte timer. Derudover har sygehusenes struktur og organisering også stor betydning: er det akutsygehuse eller elektive sygehuse, er der mange sengeafdelinger eller få, har man vagtberedskab eller ikke, osv. I de følgende afsnit gennemgås hver sygehus nærmere. Som det fremgik tidligere, findes der allerede en del serviceassistenter på regionen sygehuse. Dette formodes især at hænge sammen med, dels at Koncern Service på nogle sygehuse allerede er gået over til et reelt serviceassistentkoncept, dels at Koncern Service i nogle enheder anvender serviceassistenter på lige fod med rengøringsassistenter. Nogle sygehuse har også ansat serviceassistenter el.lign. direkte på de enkelte kliniske afdelinger. I figur 5.4 er ressourceforbruget til disse opgjort i timer pr. uge. Serviceassistentprojekt kortlægning KU Produktion 18
Figur 5.4. Samlet tidsforbrug til egne serviceassistenter pr. sygehus, timer pr. uge 400 350 300 250 200 150 100 50 0 Holbæk Roskilde Køge Næstved Slagelse Ringsted Nykøbing F Som det fremgår af figuren, skiller Holbæk Sygehus sig helt afgørende ud fra de øvrige med et væsentligt større forbrug af serviceassistenter på de enkelte afdelinger. Der er ikke nogen umiddelbar forklaring på dette, om end det kan hænge sammen med sygehusets fysiske udformning, hvor nogle afdelinger er placeret langt fra sygehusets hovedfunktioner. Det kan dog ikke afvises, at fordi Holbæk Sygehus indgik i pilotanalysen, og der dermed blev fortaget såvel interviews samt mere detaljeret dataindsamling, så er der blevet identificeret flere af disse ressourcer end på de afdelinger, hvor dataindsamlingen udelukkende er gennemført via spørgeskemaer. Sammenholdes med ressourceforbruget blandt plejepersonalet på de enkelte sygehuses afdelinger, jf. figur 5.5, så ligger forbruget mere jævnt, og med Roskilde og Ringsted som de hhv. højeste og laveste. Serviceassistentprojekt kortlægning KU Produktion 19
Figur 5.5. Samlet tidsforbrug for plejepersonale o.lign. pr. sygehus, timer pr. uge 1.400 1.200 1.000 800 600 400 200 0 Holbæk Roskilde Køge Næstved Slagelse Ringsted Nykøbing F Generelt er der altså tale om relativt store udsving i det interne ressourceforbrug og behov på de enkelte sygehuses afdelinger. Der kan muligvis være en mindre skævvridning i forhold til opgørelsesmetoden på Holbæk Sygehus, men dette ændrer ikke ved det generelle billede af, en stor del af serviceopgaverne på de enkelte afdelinger i dag løses af plejepersonalet, og at en andel af disse med al sandsynlighed kunne løftes af serviceassistenter i stedet. Serviceassistentprojekt kortlægning KU Produktion 20
6. Analyse af ressourceforbruget på Holbæk Sygehus 6.1. Organiseringen af serviceopgaver på Holbæk Sygehus På Holbæk Sygehus har man valgt at samle en stor del af serviceopgaverne i Koncern Service. Således er portør- og transportopgaverne samlet i portørenheden og rengøringsopgaverne løses ved at købe ydelser hos Koncern Service i Region Sjælland. Derudover løser Koncern Services køkkenpersonale opgaver i forbindelse med anretning af måltider på de enkelte afdelinger, mens en serviceassistent i Koncern Service vaskeriet løser opgaver på de enkelte afdelinger 7. Som udgangspunkt er løsningen af de fleste serviceopgaver således udskilt fra den enkelte afdeling. I praksis findes der dog en lang række opgaver, som afdelingerne fortsat varetager. Det drejer sig blandt andet om: opfyldning af depoter, påpladslægning af tøj og linned, klargøring og servering af måltider, mindre rengøringsopgaver osv. På alle afdelinger løses disse opgaver af plejepersonale og sekretærer, mens nogle afdelinger desuden har valgt at tilkøbe ydelser hos rengøringen 8 i Koncern Service. Alternativt har afdelingen ansat egne serviceassistenter (i varierende antal timer pr. uge, og nogle via flexjob- og løntilskudsordningen). De centraliserede servicefunktioner er som hovedregel aktive i almindelig dagtid, alle ugens dage. Rengøringen starter typisk nogle timer før de kliniske afdelinger, mens portør- og transportopgaverne følger afdelingernes dagsprogram. Enkelte funktioner har også opgaver i vagttid. Uden for almindelig dagtid er det derfor typisk plejepersonalet, som står for alle serviceopgaver, hvilket naturligvis belaster afdelinger med stor akut aktivitet mest. I dataindsamlingen har det ikke været muligt at adskille aktivitet i dagtid og i vagttid, så der er ikke analyseret nærmere på forskelle og effekter i denne forbindelse. Generelt har de interviewede afdelinger dog bekræftet, at der findes en række serviceopgaver, som med fordel kan løses af plejepersonalet i vagttiden, hvor der ofte findes stille perioder. 6.2. Oversigt over indsamlede oplysninger om ressourceforbrug Der er som tidligere beskrevet indsamlet data for ressourceforbruget på såvel hoved- som delopgaver i forbindelse med pilotanalysen. I det følgende vil fokus være på hovedopgaverne, dels for at sikre sammenlignelighed til de øvrige sygehuse, dels for at undgå skævvridninger som følge af den enkelte afdelings forståelse af og opgørelser på nærtbeslægtede områder. I tabel 6.1. er totalerne pr. hovedopgave og medarbejderkategori opgjort. Tabellen indeholder ressourceforbruget til serviceopgaver dels hos de fælles funktioner, rengøring og portører, dels på de enkelte afdelinger, herunder også tidsforbrug til opgaver, som udføres på afdelingerne af medarbejdere ansat i KS køkken og KS vaskeri. 7 Omfanget af disse opgaver er ikke undersøgt nærmere, men blot sat til 37 timer pr. uge til depotopgaver. 8 Afdelingen betaler typisk for et antal timer ekstra om ugen, hvor foruddefinerede opgaver skal løses. Serviceassistentprojekt kortlægning KU Produktion 21
Tabel 6.1. Samlet ressourceforbrug pr. hovedopgave og personalegruppe, timer pr. uge Hovedopgave Plejepersonale Serviceass. Rengørings ass. Portører Andre medarb. I alt Rengøring 29 30 1.886 0 0 1.945 Serviceopgaver 296 89 916 0 7 1.308 Madservering 163 71 0 0 124 358 Transportopg. - internt i afd. 247 19 0 0 2 267 Transportopg. - mellem afd. 0 0 0 1.321 0 1.321 Depotopgaver 100 88 0 0 78 266 Kapelfunktion 0 0 0 48 0 48 Andre opgaver 39 49 19 96 24 227 I alt 875 346 2.821 1.465 234 5.740 Note: Dataindsamlingen i Holbæk foregik ifm. pilotanalysen, og transportopgaverne var på daværende tidspunkt ikke opdelt. Kategorien Andre medarb. indeholder tidsforbrug til serviceopgaver hos sekretærer, laboranter, administrativt personale, personale, hvor personalekategori ikke er angivet etc. Serviceass. indeholder også medarbejdere i flexjob, løntilskud etc. Som det fremgår af tabellen, er det samlede ressourceforbrug til de relevante serviceopgaver knapt 6.000 timer om ugen. Langt størstedelen af disse timer vedrører rengøring og portører, men også plejepersonalet lægger op mod 900 timer ugentligt. Rent opgavemæssigt er det rengørings-, service- og transportopgaverne, der fylder klart mest. Da alle medarbejderkategorier som bekendt ikke oppebærer samme løn, kan den konkrete personalesammensætning i opgaveløsningen have betydning for det økonomiske ressourceforbrug. I tabel 6.2 er timeforbruget omregnet til lønkroner pr. uge, baseret på den gennemsnitlige bruttoløn til hver personalekategori. Serviceassistentprojekt kortlægning KU Produktion 22
Tabel 6.2. Samlet ressourceforbrug pr. hovedopgave og personalegruppe, kr. pr. uge. Hovedopgave Plejepersonale Serviceass. Rengørings ass. Portører Andre medarb. I alt Gnst. løn pr. time 234 170 162 196 181 - Rengøring 6.788 5.117 305.481 0 0 317.387 Serviceopgaver 69.341 15.097 148.386 0 1.265 234.089 Madservering 38.270 12.130 0 0 22.347 72.747 Transportopg. - internt i afd. 57.775 3.145 0 0 316 61.236 Transportopg. - mellem afd. 0 0 0 258.290 0 258.290 Depotopgaver 23.488 14.944 0 0 14.004 52.435 Kapelfunktion 0 0 0 9.406 0 9.406 Andre opgaver 9.233 8.305 3.097 18.811 4.310 43.757 I alt 204.895 58.738 456.965 286.506 42.241 1.049.346 Note: Den gnst. bruttoløn er baseret på oplysninger fra Koncern HR i Region Sjælland. Data er trukket fra januar 2013 - juli 2013 og dækker hele Region Sjælland inkl. de selvejende institutioner. Årslønnen er beregnet ud fra de 7 mdr. af 2013 som er et total udtræk, inkl. pension m.m. Data er filtreret på stillingen, så alt hvad der indeholder de selekteret stillinger er med i beregningen, dog ikke personaleleder stillinger. Barselsstillinger (B), Elever, Flexjob, Løntilskud og Ekstraordinære stillinger er ikke inkluderet i udtrækket. Bruttolønnen for kategorien Serviceass. er baseret på en gennemsnit af lønnen for stillingerne Serviceassistenter og Husassistenter. Fsva. Andre medarb. er bruttolønnen baseret på et gennemsnit af Sekretærer, Serviceassistenter og Husassistenter. Som det fremgår af tabellen ovenfor bruges der godt 1.000.000 kr. om ugen på serviceopgaver på Holbæk Sygehus 9. Det er fortsat rengøringspersonalet, som står for den største del af forbruget, men på grund af forskellene i de gennemsnitlige lønninger, ligger plejepersonalets ressourceforbrug nu nærmere niveauet for portørgruppen. Ressourceforbrug fordelt på personalegrupper Betragtes ressourceforbruget alene pr. medarbejderkategori, jf. figur 6.1, er det som sagt rengøringsassistenter og portører, som fylder langt mest i opgørelsen, hvilket naturligvis hænger sammen med centraliseringen af disse funktioner. Mere overraskende er det, at plejepersonalet bruger så meget tid på serviceopgaver. I alt bruger plejen ca. 50 pct. mere tid på serviceopgaver end grupperne serviceassistenter og andre medarbejdere tilsammen. 9 Baseret på en skønnet gennemsnitsberegning. Denne er ikke sammenholdt med de faktiske omkostninger i de centrale funktioner. Ved en endelig omfordeling af ressourcer bør der tages udgangspunkt i de specifikke omkostninger, hvor det er muligt. Serviceassistentprojekt kortlægning KU Produktion 23
Figur 6.1. Ressourceforbrug pr. personalegruppe, timer pr. uge 3.000 2.500 2.000 1.500 1.000 500 0 Plejepersonale Serviceass. Rengøringsass. Portører Andre medarb. Betragtes tidsfordelingen på hovedopgaver inden for hver medarbejderkategori, jf. tabel 6.3, så er det for plejepersonalets vedkommende service- og transportopgaver, der fylder mest. Også hos serviceassistenterne fylder serviceopgaverne relativt mest, men dernæst følger depotopgaver, såsom påpladslægning og bestillingsopgaver. Hos Andre medarbejdere er det madserveringen, som tager størstedelen af ressourcerne, hvilket skyldes, at køkkenpersonalet (som står for anretning og præsentation af måltiderne på alle afdelinger i Holbæk) findes i denne kategori. Serviceassistentprojekt kortlægning KU Produktion 24
Tabel 6.3. Ressourceforbrugets relative fordeling på hovedopgave pr. personalegruppe, pct. Hovedopgave Plejepersonale Serviceass. Rengørings ass. Portører Andre medarb. I alt Rengøring 3% 9% 67% 0% 0% 34% Serviceopgaver 34% 26% 32% 0% 3% 23% Madservering 19% 21% 0% 0% 53% 6% Transportopg. - internt i afd. 28% 5% 0% 0% 1% 5% Transportopg. - mellem afd. 0% 0% 0% 90% 0% 23% Depotopgaver 11% 25% 0% 0% 33% 5% Kapelfunktion 0% 0% 0% 3% 0% 1% Andre opgaver 5% 14% 1% 7% 10% 4% I alt 100% 100% 100% 100% 100% 100% Note: Dataindsamlingen i Holbæk foregik ifm. pilotanalysen, og transportopgaverne var på daværende tidspunkt ikke opdelt. Kategorien Andre medarb. indeholder tidsforbrug til serviceopgaver hos sekretærer, laboranter, administrativt personale, personale, hvor personalekategori ikke er angivet etc. Serviceass. indeholder også medarbejdere i flexjob, løntilskud etc. Ressourceforbrug fordelt på serviceopgaver Vendes fokus i stedet mod opgavetyperne, er det som nævnt rengørings- og transportopgaverne, som fylder mest, jf. figur 6.2. Men også serviceopgaverne fylder meget. Mindst fylder kapelfunktionen. Figur 6.2. Ressourceforbrug pr. serviceopgave, timer pr. uge 2.500 Ressourceforbrug pr. opgavetype 2.000 1.500 1.000 500 0 Rengøring Serviceopg Madservering Transportopg - internt Transportopg - mellem afd. Depotopg Kapelfunktion Andre opg Serviceassistentprojekt kortlægning KU Produktion 25
For så vidt angår madservering, den interne transport og depotopgaver, så er det plejepersonalet, som står for størstedelen af ressourceforbruget til disse serviceopgaver, jf. tabel 6.4. Tabel 6.4. Ressourceforbrugets relative fordeling på personalegruppe pr. hovedopgave, pct. Hovedopgave Plejepersonale Serviceass. Rengørings ass. Portører Andre medarb. I alt Rengøring 1% 2% 97% 0% 0% 100% Serviceopgaver 23% 7% 70% 0% 1% 100% Madservering 46% 20% 0% 0% 35% 100% Transportopg. - internt i afd. 92% 7% 0% 0% 1% 100% Transportopg. - mellem afd. 0% 0% 0% 100% 0% 100% Depotopgaver 38% 33% 0% 0% 29% 100% Kapelfunktion 0% 0% 0% 100% 0% 100% Andre opgaver 17% 21% 8% 42% 10% 100% I alt 15% 6% 49% 26% 4% 100% Note: Dataindsamlingen i Holbæk foregik ifm. pilotanalysen, og transportopgaverne var på daværende tidspunkt ikke opdelt. Kategorien Andre medarb. indeholder tidsforbrug til serviceopgaver hos sekretærer, laboranter, administrativt personale, personale, hvor personalekategori ikke er angivet etc. Serviceass. indeholder også medarbejdere i flexjob, løntilskud etc. Men også i kategorien Serviceopgaver løser plejepersonalet en stor andel af opgaverne, og her må man i høj grad forvente, at dette kan gøre med brug af serviceassistenter i stedet. Men også mange opgaver i forbindelse med madservering, transport og depoter burde kunne løses af andre end plejepersonalet. Ressourceforbrug fordelt på afdelinger Det ovenfor gennemgåede ressourceforbrug dækker dog over store forskelle de enkelte afdelinger i mellem. I figur 6.3 er det samlede interne ressourceforbrug pr. afdeling opgjort, idet der er medregnet tidsforbrug dels for plejepersonale (inkl. social- og sundhedsassistenter, bioanalytikere, radiografer mv.), dels for enhedens egne servicemedarbejdere ansat direkte på den enkelte afdeling 10. 10 Hjerteafsnittet under Medicinsk afdeling er ikke medtaget i beregningerne, selvom de har oplyst at have ansat egen serviceassistent. Detaljeret fordeling af dennes tid er ikke modtaget, hvorfor det ikke har været muligt at allokere tidsforbruget. Serviceassistentprojekt kortlægning KU Produktion 26
Figur 6.3. Samlet internt tidsforbrug til serviceopgaver pr. afdeling, timer pr. uge 700,0 600,0 500,0 400,0 300,0 200,0 100,0 0,0 Note: Opgørelsen omfatter udelukkende ressourceforbruget på de enkelte afdelinger og ikke ressourceforbruget i de centrale serviceenheder. Som det fremgår af figuren, har især to afdelinger et meget højt internt ressourceforbrug til serviceopgaver. Det drejer sig for det første om Medicinsk afdeling, der består af et antal afsnit, som både geografisk og styringsmæssigt er vidt forskellige, og som hver for sig er på størrelse med sygehusets øvrige afdelinger. Derfor er et stort tidsforbrug her ikke overraskende. På afsnitsniveau, er det især Dialyseafsnittet, som har et højt ressourceforbrug. Dette skyldes, at afsnittet bl.a. er påvirket af at være placeret på en helt anden lokalitet, og derfor selv må stå for transport/portøropgaver samt mange af rengøringsopgaverne. Den anden afdeling med et højt tidsforbrug er Kirurgisk afdeling, som har et endoskopiområde, hvor rengøring af skoper er en tidskrævende og lidt indviklet proces. Ellers ligger det estimerede ressourceforbrug fra omkring 125 timer ugentligt og helt ned til ca. 5 timer ugentligt. En del afdelinger har som nævnt selv ansat serviceassistenter el.lign., og i figur 6.4 er ressourceforbruget til disse opgjort i timer pr. uge. Serviceassistentprojekt kortlægning KU Produktion 27
Figur 6.4. Samlet tidsforbrug til egne serviceassistenter pr. afdeling, timer pr. uge 120 100 80 60 40 20 0 Note: Opgørelsen omfatter udelukkende ressourceforbruget på de enkelte afdelinger og ikke ressourceforbruget i de centrale serviceenheder. Serviceassistenter inkluderer medarbejdere i flexjob, løntilskudsordninger, husassistenter mv. I alt har 7 ud af 10 afdelinger ansat personale til at hjælpe med serviceopgaver. Igen er det Medicinsk afdeling (Dialyseafsnittet) og Kirurgisk afdeling, som har det største forbrug, hvilket bl.a. hænger sammen med de udfordringer, der er beskrevet ovenfor. Det resterende interne tidsforbrug til serviceopgaver vedrører således plejepersonalet, sekretærgruppen og andre medarbejdere, som primært er ansat for at løse opgaver i forbindelse med det kliniske arbejde. I figur 6.5 er plejepersonalets tidsforbrug opgjort pr. afdeling, og igen skiller Kirurgisk afdeling og Medicinsk afdeling sig ud. Ellers ligger 3 afdelinger i midten med et forbrug på 1-2 årsværk, og de 5 afdelinger med lavest forbrug ligger på ca. 0,5 årsværk eller mindre. Serviceassistentprojekt kortlægning KU Produktion 28