Ansøgningsskema for Pulje til nedbringelse af sygefravær i ældreplejen Finanslovskonto 17.51.05 Projektets navn: Ansøger Kommune Projekt- og tilskudsansvarlig: (navn, adresse, telefon, e-mail) Nedbringelse af sygefravær i ældreplejen i Egedal Kommune Egedal Kommune Erik Petersen Centerchef CSO (Center for Sundhed og Omsorg) Egedal Kommune Dronning Dagmars Vej 200 3650 Ølstykke E-mail: erik.petersen@egekom.dk Telefon 72 59 74 10 Projektperiode Angiv projektets periode Startdato: 1/9-2018 Slutdato: 30/8-2020 Proces for udarbejdelse af strategi Beskriv hvordan medarbejdere i ældreplejen og det politiske niveau i kommunen vil blive inddraget i udarbejdelse af strategien for nedbringelse af sygefravær Indledning I Center for Sundhed og Omsorg (efterfølgende CSO) i Egedal Kommune har vi i de seneste år oplevet et stigende sygefravær blandt medarbejderne. I 2015 lå sygefraværet på 7,5 %, i 2016 på 7,4 % og i 2017 steg fraværet til 8,3 %. Dette på trods af, at kommunen i 2015 iværksatte en tværgående indsats med det formål at nedbringe sygefravær og stress i alle kommunens forvaltninger. Indsatsen hjalp til at nedbringe sygefraværet i kommunen fra 5,9 % til 5,5 % i 2016, men i 2017 steg den igen til 5,7 %. 1
I 2016 var CSO, af kommunens i alt 9 centre, det sted med det næsthøjeste sygefravær. De store sygefraværsproblematikker i CSO er primært på plejecentrene, i hjemmeplejegrupperne og på døgnopholdene. Her lå sygefraværet i 2017 på 9,4 %. Det er 2,6 % højere end sygefraværsgennemsnittet for Social og Sundhedspersonale i Danmark 1. Det høje sygefravær i ældreplejen i Egedal Kommune har stor betydning for den daglige planlægning, for kontinuitet i plejen og dermed også for arbejdsmiljøet. Dertil kommer store udgifter til vikarer. Samtidig er der stor bekymring for at de sygemeldte medarbejdere gradvist bliver mere og mere isoleret fra arbejdspladsen, taber arbejdsidentitet og selvværd, hvilket i sidste ende kan medføre isolation fra arbejdsmarkedet. Nærværende projekt har til formål at forebygge og nedbringe sygefraværet for medarbejdere på plejecentre, hjemmeplejegrupper og døgnophold. Det drejer sig om ca. 430 medarbejdere. De overvejende faggrupper er social- og sundhedshjælpere og social- og sundhedsassistenter, men også enkelte sygeplejersker, ufaglærte samt medarbejdere med uddannelser af ældre karakter inden for social og sundhedsområdet. Projektet udføres i et samarbejde mellem Egedal Kommunes Social- og Sundhedsudvalg, Jobcentrets sygedagpengeafsnit og CSO, herunder ledelsen og HR afdelingen samt Arbejdsmiljørepræsentanter, Tillidsrepræsentanter, medarbejdere og teamledere i ældreplejen. 1 Dataudtræk for fravær på det kommunale område i Egedal Kommune sammenlignet med landsgennemsnittet fra Kommunernes og Regionernes løndatakontor. 2
Strategiproces I Egedal Kommune er medarbejderinddragelse et fokusområde, hvorfor dette prioriteres i analysen og i strategiudviklingen. Analyse Indledningsvist udarbejdes en analyse af sygefraværet i ældreplejen i Egedal Kommune. Analysen har til formål at tilvejebringe viden om, herunder årsager til, sygefraværet i ældreplejen. Analysen udarbejdes i samarbejde med ledere og tillidsvalgte/medarbejdere. Ledere og tillidsvalgte bidrager til en analyse af sygefraværsstatistikken i de enkelte teams i ældreplejen. Der afholdes fokusgruppeinterviews med udvalgte medarbejdere, tillidsvalgte og ledere, som skal give yderligere inputs til sygefraværssituationen samt give deltagerne mulighed for at diskutere årsagerne til sygefraværet. Medarbejderne er ligeledes repræsenteret i projektgruppen, som er ansvarlig for udarbejdelse af analysen. Strategiudvikling Med afsæt i analysen udarbejdes en strategi for at forebygge og afkorte sygefravær i ældreplejen i Egedal Kommune. Ved at have inkluderet ledere, medarbejdere og tillidsvalgte i analysedelen deles ansvaret for at udarbejde en strategi for nedbringelse af sygefraværet. Medarbejderne inddrages i strategiudviklingen gennem deltagelse i workshops samt gennem repræsentation i projektgruppen. Strategien udarbejdes i følgende beslutningsfora: 1) Der nedsættes en projektgruppe, som skal arbejde med analysen og dens resultater og omsætte disse til et strategiudkast. Projektgruppen består blandt andet af medarbejdere fra ældreplejen, HR afdelingen og beskæftigelsesområdet. 3
2) Der nedsættes en styregruppe, der godkender strategien, og som er ansvarlig for at præsentere strategien til Social- og Sundhedsudvalget. 3) Social- og Sundhedsudvalget godkender endeligt strategien. Projektet er ligeledes et gennemgående punkt på Social- og Sundhedsudvalgets møder i projektperioden. På den måde sikres der en bred inddragelse af både medarbejdere, ledere samt det politiske niveau, hvilket vil medvirke til en styrket mulighed for både succesfuld implementering samt finansiel og organisatorisk forankring i organisationen. Iværksættelse af kerneelementer Beskriv hvordan strategiens obligatoriske og eventuelle øvrige kerneelementer tænkes iværksat Den konkrete strategi for implementering af projektets kerneelementer udarbejdes i en inddragende proces med input fra både medarbejdere og det politiske niveau. Dette jf. ovenstående samt puljeopslaget. Nedenstående beskriver indledende tanker om iværksættelse af strategiens kerneelementer: 1) Forebyggelse af sygefravær og eventuelle arbejdsmiljøproblemer De i strategien vedtagne retningslinjer omkring forebyggelse af sygefravær samt eventuelle arbejdsmiljøproblemer implementeres i de daglige arbejdsgange i ældreplejen og bliver et særligt opmærksomhedspunkt for teamledere og tillidsvalgte. Teamlederne sørger for, at projektets tiltag er løbende punkter på personalemøderne og sørger for kommunikation til teamets medarbejdere. 4
2) Systematiseret samarbejde mellem kommunens HR-ansvarlige for ældreplejen og jobcentrets sygedagpengeafsnit En indsats om et styrket samarbejde skal skabe klarhed og tydelighed omkring administrative arbejdsgange vedr. langtidssygmeldte medarbejdere i ældreplejen i Egedal Kommune. Dette for at sikre, at HR ansvarlige i ældreplejen har kendskab til og udnytter de muligheder Jobcentret stiller til rådighed, og helst så tidligt som muligt, for at få den sygemeldte tilbage på arbejdspladsen. På samme vis skal der samarbejdes om tidlig forebyggelse af sygemeldinger, så det sikres at potentialet for fælles indsatser og synergier udnyttes. Der udarbejdes en række retningslinjer for et systematisk samarbejde, som også indeholder retningslinjer for den situation, hvor en sygemeldt er bosat uden for kommunen. Retningslinjerne implementeres i HR-afdelingen og Sygedagpengeafsnittet i Jobcenter Egedal. 3) Fremrykket indsats for sygemeldte i ældreplejen Kommunen skal udnytte det systematiserede samarbejde mellem HR og sygedagpenge til at sikre, at der tidligt i et sygefraværsforløb iværksættes kontaktforløb og indsats. Retningslinjer og systematiske arbejdsgange omkring tidlig indsats i forhold til medarbejdernes sygefravær implementeres og følges i ældreplejen. 4) Brug af gradvis tilbagevenden med iboende progression. HR afdelingen samarbejder med Jobcentrets Sygedagpengeafsnit om udarbejdelse af retningslinjer for medarbejders gradvis 5
tilbagevenden med iboende progression. Retningslinjerne implementeres i det daglige arbejde i ældreplejen. Ovenstående er de foreløbige overvejelser omkring implementering og forankring af kerneelementerne. Den konkrete strategi herfor udvikles af ledere og medarbejdere og besluttes endeligt politisk i Social- og Sundhedsudvalget. Eventuelle øvrige relevante elementer ift. kommunens arbejde med at nedbringe sygefraværet i ældreplejen Egedal Kommune sætter medarbejdernes trivsel højt. Kommunen arbejder for at skabe attraktive arbejdspladser, der sikrer medarbejdernes kompetenceudvikling og trivsel, for på den måde at fremme og understøtte kommunen som en kompetent arbejdsplads. Dette beskrives blandt andet i Egedal Kommunes Personalepolitik. Med udgangspunkt i de personalepolitiske værdier har kommunen udarbejdet retningslinjer for håndtering af sygefravær. Retningslinjerne har til formål at forebygge sygefravær og sikre den sygemeldte medarbejders tilbagevenden til arbejdet. Desværre viser udviklingen i CSO, som beskrevet i indledningen, at sygefraværet i ældreplejen, trods retningslinjerne for håndtering af sygefravær, ikke falder. Medarbejderinddragelse og fællesskabelse er i fokus i Egedal Kommune. Projektet vil blive gennemført med kommunens værdier (helhed, ansvar og fælles-skabelse) for øje, hvilket betyder, at såvel strategi som eksekveringsplan for projektet vil bære præg af bred involvering af centrale interessenter. Det vil medvirke til at øge medejerskab og bæredygtighed i projektet. 6
Projektets organisation og ledelse Beskriv projektets organisationsstruktur og opgavefordeling (F.eks. antal ansatte, overordnet lederansvar, evt. samarbejdspartnere og deres bidrag). Projektets organisering ser således ud: Social- og Sundhedsudvalg Styregruppe Projektledelse Projektgruppe Styregruppen består af: Ø Centerchef for CSO (formand) Ø Ledelsesrepræsentant fra CSO Ø Ledelsesrepræsentant fra beskæftigelsesområdet Ø Ledelsesrepræsentant fra HR Ø Repræsentant fra CenterMED CSO Ø Projektleder Ø Projektsekretær (Udviklingskonsulent CSO) Styregruppen godkender strategi, budget, bemanding, projektrapporter og koordinerer i forhold til andre projekter og aktiviteter i kommunen. Derudover håndterer styregruppen konfliktsituationer, træffer nødvendige og strategiske beslutninger om projektets retning og formidler projektets resultater til Social- og Sundhedsudvalget og projektets øvrige interessenter. 7
Projektgruppen består af: Ø Projektleder (formand) Ø Projektsekretær (Udviklingskonsulent CSO) Ø Medarbejderrepræsentant fra beskæftigelsesområdet Ø Medarbejderrepræsentant fra HR Ø Økonomimedarbejder ad hoc Projektgruppen er sammen med projektlederen ansvarlig for at udarbejde analyse og strategi og indsamle data til evalueringen. De sikrer den daglige fremdrift af projekts aktiviteter og understøtter implementering af strategien. Samtidig er det projektgruppens ansvar at sikre, at styregruppen har de relevante oplysninger om projektet ift. til at træffe beslutninger vedr. projektets fremdrift. Projektlederen er ansvarlig for planlægning og understøttelse af projektets fremdrift, ledelse af projektgruppen og opfølgning på projektets mål og milepæle. Projektlederen sikrer løbende monitorering og afrapportering af projektbudget i samarbejde med økonomimedarbejder. Projektlederen er, i samarbejde med styregruppen, ansvarlig for at Social og Sundhedsudvalget modtager halvårlige statusopdateringer om projektets fremdrift. Projektlederen er ansvarlig for kommunikation til og samarbejde med Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering. Projektlederen deltager i projektgruppemøder og styregruppemøder. Evaluator er ansvarlig for at udarbejde et evalueringsdesign for lokal evaluering, udføre evalueringen og præsentere evalueringen i styregruppen. Denne evaluering kobles til den bredere evaluering på tværs af alle puljens projekter. 8
Projektets aktører og samarbejdspartnere, og deres rolle ind i projektet, er: Center for Sundhed og Omsorg, Egedal Kommune: Kommunen har rollen som arbejdsgiver for ansatte i ældreplejen og således også ansvaret for arbejdsmiljø og forebyggelse af sygefravær. Derudover har kommunen en rolle inden for fastholdelse og opfølgning over for sygemeldte, herunder sygemeldte i ældreplejen. Teamledere i ældreplejen er ansvarlige for at sikre, at de tiltag, der omhandler forebyggelse af sygefravær, og eventuelle arbejdsmiljøproblemer, implementeres i de enkelte afdelinger. HR afdelingen er ansvarlig for at medvirke til udarbejdelse samt implementering af vedtagne retningslinjer om systematiseret samarbejde mellem kommunens HR-ansvarlige for ældreplejen og jobcentrets sygedagpengeafsnit. HR afdelingen medvirker til (og kontrollerer), at nye/reviderede retningslinjer med mere er i overensstemmelse med kommunens øvrige sæt af regler og retningslinjer. Sygedagpengeafsnittet i Jobcentret, Egedal Kommune: Lederen af sygedagpengeafsnittet er ansvarlig for, i afdelingen, at implementere vedtagne retningslinjer om systematiseret samarbejde mellem kommunens HR-ansvarlige for ældreplejen og jobcentrets sygedagpengeafsnit. Projektets tidsplan Beskriv en plan for projektets gennemførelse, herunder hvornår de forskellige aktiviteter forventes gennemført. Projektet er faseopdelt og udføres i perioden 01/09/2018 30/08/2020. Projektet er organiseret i 4 faser: 1. Analyse 2. Strategiudvikling 3. Strategiimplementering 4. Evaluering og forankring 9
Nedenstående tidsplan giver et overblik over faserne og deres gennemførelse, samt plan for godkendelse af strategi på politisk niveau. 1. Analyse september 2018 december 2018 2. Strategiudvikling januar 2019 marts 2019 Ø Godkendelse af strategi i Social- og Sundhedsudvalget februar 2019 marts 2019 3. Strategiimplementering marts 2019 juni 2020 4. Evaluering og forankring juni 2020 august 2020 Tidsplanen monitoreres løbende af projektlederen i samarbejde med styregruppen. Forankring og udbredelse Beskriv hvordan projektet tænkes forankret finansielt og organisatorisk efter projektperiodens udløb. Beskriv desuden hvordan den opnåede viden i projektet vil blive videreformidlet til relevante aktører. Forankring Den finansielle og organisatoriske forankring sikres gennem systematisk aktørinddragelse og effektiv projektkommunikation. Projektet har som fokus at gøre medarbejderne til omdrejningspunkt for projektet og få medarbejdere og ledere til at tage ejerskab til projektet, for på den måde at skabe det bedste udgangspunkt for at projektets rutiner, processer og læring bærer igennem på arbejdspladsen efter den formelle afslutning af projektperioden. Egedal Kommunes vilje til at forankre projektet finansielt sker ved en effektiv kommunikation om projektets afprøvede og kvalitetssikrede arbejdsgange, som kommer til at vise en effektiv nedgang i sygefraværet i ældreplejen. Projektets udvikling og resultater kommunikeres effektivt og systematisk til styregruppen og ud i kommunens organisation, så opmærksomhed på projektets 10
resultater fordrer en vilje til, og en mening med, at forankre projektet organisatorisk og finansielt. Inddragelsen af Social- og Sundhedsudvalget i Egedal Kommune sikrer politisk bevågenhed og fokus på projektet og problemstillinger vedrørende sygefravær i ældreplejen. I forbindelse med godkendelse af den endelige strategi udarbejder projektlederen i samarbejde med styregruppen en forankringsstrategi. Kommunikation og formidling Projektlederen har, i samarbejde med styregruppen, ansvaret for den overordnede kommunikation i projektet. Inden projektstart udarbejdes en kommunikationsplan, der skal sikre en rettidig og relevant kommunikation af projektet til aktører og interessenter. Planen indebærer blandt andet en strategi for kommunikation både internt og eksternt. Projektlederen indsamler data og formidler projektets udvikling til aktører og interessenter gennem løbende statusbeskrivelser, som følger projektets udvikling. Ved projektafslutningen leverer evaluator en lokal evaluering, der skaber et vidensgrundlag for at arbejde videre med nedbringelse af sygefravær i ældreplejen, og som skal bidrage ind i en tværgående evaluering. Vi mener, at den lokale evaluering er vigtig for den lokale udvikling. Ved projektets afslutning skal ligeledes foreligge relevante vejledninger/procedurer til nedbringelse af sygefravær i ældreplejen med afsæt i projektets erfaringer og resultater. Projektet har ud fra ovenstående indsats et stort udbredelses- og forankringspotentiale, også uden for Egedal Kommune. 11
Økonomi Der skal sammen med ansøgningsskemaet indsendes et detaljeret budget, hvoraf projektets samtlige udgifter og eventuelle indtægter skal fremgå (se vedlagte budgetskema). Vær opmærksom på bemærkningerne til budgetposterne i budgetskemaet. Angiv det ansøgte beløb 990.340 kr. (Herudover egen-/medfinansiering på 316.000 kr.) Er der ansøgt om tilskud til projektet fra anden side (eksempelvis fra andre puljer)? Hvis ja, hvor stort et beløb er der ansøgt om og hvor er tilskuddet ansøgt fra? Nej. Indsamling af data og evaluering af projektet Ansøger forpligter sig ved indsendelse af ansøgning til at ville samarbejde med evaluator og deltage i de aktiviteter, der er forbundet med gennemførelse af projektets evaluering, herunder indsamling af data i løbet af projektperioden m.v. Ansøgninger skal indsendes via Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekrutterings tilskudsportal. 12