DATO DOKUMENT SAGSBEHANDLER MAIL TELEFON 6. juni 2016 12/02531-22 Søren Hauge Krabbe skra@vd.dk +45 7244 2351 IKT TEKNISK KOMMUNIKATIONS- SPECIFIKATION Thomas Helsteds Vej 11 8660 Skanderborg vd@vd.dk EAN 5798000893450 Telefon 7244 3333 vejdirektoratet.dk SE 60729018
1 af 8 INDHOLDSFORTEGNELSE GENERELT... 2 DOKUMENTSTYRING... 3 Struktur og klassifikation... 3 Metadata... 3 Revisionsstyring... 3 Repræsentationsformer, formater og versioner... 3 Filnavngivning... 4 UDVEKSLING VIA PROJEKTWEB... 5 Projektweb indhold... 5 Mappestruktur... 6 Rettigheder... 6 System... 6 Advisering... 6 Dokumentation... 7 MAIL... 8
2 af 8 GENERELT Kommunikationsspecifikationen henvender sig til samtlige parter på projektet. Den udgør et fælles grundlag for al kommunikationen mht. retningslinjer, tekniske formater og andre vigtige detaljer for det digitale samarbejde. Kommunikationsspecifikation har til formål at understøtte de praktiske rammer og tekniske retningslinjer for god og sikker digital kommunikation. Kommunikationsspecifikation refererer i øvrigt til følgende dokument: CAD specifikation
3 af 8 DOKUMENTSTYRING Regler for navngivning, mappestruktur og metadata skal følges. STRUKTUR OG KLASSIFIKATION Alle parter på projektet anvender en fælles struktur på projektets projektweb. Der henvises til afsnit 3. Udveksling via Projektweb for detaljer vedrørende struktur og klassifikation. Alle dokumenter skal tilføjes i projektweb i digital form. Dokumenter, der ikke foreligger digitalt, digitaliseres ved scanning. Såfremt, der undtagelsesvis fremsendes papirdokumenter til andre parter, skal der parallelt hermed tilføjes en digital kopi til projektweb. METADATA Metadata er data (egenskaber), som knyttes til et dokument, når dokumentet uploades til projektets projektweb, og som beskriver dokumentet og dets håndtering. Metadata anvendes til forskellige formål, som overordnet kan inddeles i tre kategorier: generelle metadata, identificerer f.eks. dokumentets titel, ansvarlig, status og emne dokumentdelings metadata, identificerer f.eks. projektfaser arkiverings metadata, identificerer f.eks. filformat Nogle metadata udfyldes automatisk ved upload til projektets projektweb, medens andre skal udfyldes af brugeren. Ved upload af et dokument, som tidligere har været uploadet, indsættes automatisk de tidligere indtastede metadata. Metadatatyperne er angivet under Datastandarder i Data- og tegningsstandard. REVISIONSSTYRING Følgende revisionsbetegnelser anvendes ved revisionsstyring af godkendte versioner af dokumenter: A, B, REPRÆSENTATIONSFORMER, FORMATER OG VERSIONER Fagmodeller og dokumenter kan udveksles mellem projektets parter efter eget valg. Detaljer omkring CAD-filer angives i CAD-specifikationen.
4 af 8 FILNAVNGIVNING Generelt gælder det, at et filnavn skal være unikt og entydigt og ikke må ændres undervejs i projektering og udførelse. For navngivning af CAD-filer, henvises til CAD-specifikationen.
5 af 8 UDVEKSLING VIA PROJEKTWEB Udveksling af dokumenter skal foretages via projektets projektweb. Originale udgaver af dokumenter skal altid opbevares hos den virksomhed, der er ansvarlig for dokumentet. Der henvises i øvrigt til www.byggeweb.dk brugermanual for detaljer vedrørende anvendelse og funktion. Brugermanualen findes i seneste version på indgangsside til www.byggeweb.dk under Support. PROJEKTWEB INDHOLD Projektets projektweb er opbygget i 3 forskellige områder, arbejds-, udgivelses-, og fordelingsområdet Arbejdsområdet har til formål at udveksle foreløbige arbejdsfiler. Det er typisk de projekterende parter, der gør brug af arbejdsområdet. Underrådgivere og leverandører kan også med fordel tildeles adgang til arbejdsområdet, hvor de selv kan downloade et projektgrundlag. Arbejdsomårdet bruges i fase 1-4 Udgivelsesområdet har til formål at opsamle gældende dokumenter. Her kan der gives adgang til projektets parter, som skal bruge endeligt materiale eller data der indeholder en revision. Udgivelsesområdet er opbygget med dokumentlister som indeholder mapper. Udgivelsesområdet bruges i fase 5. Fordelingsområdet skal betragtes som et området hvor enkelte mapper i en dokumentliste, fra udgivelsesområdet, kan gøres tilgængeligt for en bestemt gruppe projektmedarbejdere. Det kan f.eks. være underentreprenører eller underleverandører. Fordelingsområdet bruges i fase 5. Projektets projektweb anvendes til de specificerede indhold og formater. Andre dokumenttyper kan forekomme og oprettes efter aftale med projektledelsen. Detaljeret specifikation af filformater og krav til struktur er angivet i Data- og tegningsstandard.
6 af 8 MAPPESTRUKTUR Til projekter i fase 1-4 skal der anvendes en fagopdelt mappestruktur på projektweb som følgende: Flere undermapper kan oprettes efter behov. Fag/undermapperne oprettes efter følgende hovedstruktur: 01 Kommunikation 02 Dokumenter 03 Data 04 Tegninger 05 Udbudsmateriale 99 Diverse I fase 5 skal data udveksles via Vejdirektoratets fase 5 dokumentliste standard til udgivelsesområdet. Fase 5 standarden skal tilpasses det enkelte udbud og kan ses under Datastandarder i Data- og tegningsstandard. RETTIGHEDER Parterne har som udgangspunkt adgang til generel funktionalitet på projektets projektweb, herunder de til kontrakten hørende dokumenter. Alle har generelt ret til at downloade filer, men kan kun uploade filer efter forudgående aftale med administrator. Administratorer har rettighed til at oprette, omdøbe og slette filer og mapper. SYSTEM Al dokumentation skal være versionsstyret. Endvidere er man forpligtet til at gøre opmærksom på uhensigtsmæssigheder og mulige forbedringer til administratoren. ADVISERING Som standard bliver projektets parter opsat til, at blive adviseret fra arbejdsområdet en gang i døgnet når der sker ændringer.
7 af 8 Via dokumentlister og fordelingslister på udgivelsesområdet og fordelingsområdet adviseres nøglepersoner automatisk, når relevante dokumenter uploades. Parterne aftaler hvem der skal stå på dokumentlisterne og fordelingslisterne. DOKUMENTATION Der føres en automatisk log med nøjagtig historik for alle handlinger på projektets projektweb (opslag, up- and download, adviseringer, plotbestilling). Projektets parter er afskåret enhver mulighed for at påvirke eller ændre på log ens registreringer. Alle projektets parter kan se denne log.
8 af 8 MAIL Alle mails på projektet skal have et entydigt projekt-id, som indeholder etape og hvis muligt entreprisenummer i emnefeltet, efterfulgt af emnets tekst. Eksempel: Etape XXXX entreprise xxxx.xxx en sigenden tekst. Vigtige mails gemmes på projektweb som notat. Såvel Vejdirektoratet og dets rådgivere skal sikre gennem dokumenterede procedurer, at brugerne af projektets projektweb ikke overser information, der ligger i mails udenfor projektets projektweb. Som kontaktpersondata på mail skal afsender angive: Navn, firmanavn, firmaadresse og telefonnummer