INDBYDELSE PARTNERSKABSNETVÆRK OM ARBEJDSGANGE FOR NATUR OG MILJØ København den 10. november 2008
Arbejdsgangsbanken har kortlagt 62 arbejdsgange på området KL s Arbejdsgangsbank har sammen med en række kommuner kortlagt 62 forskellige arbejdsgange på natur, miljø, plan og byggesagsområderne(listen er vedlagt). Målet er, at de korrekte arbejdsgange kan danne grundlag for alle danske kommuners kvalitetssikringsarbejde. Arbejdsgangene er kortlagt på det niveau vi kalder korrekt, eller efter lovens minimum med diagrammer, der viser de processer, sagsbehandlingen skal følge i forhold til love, bekendtgørelser, vejledninger og blanketter. Alle aktiviteter har de relevante lovlinks, så man kan se hvad arbejdsgangen præcist refererer til. Tilbage mangler for en kommune der vil tage fat på kvalitetsstyring, at tilføje hvem, hvordan og hvornår disse aktiviteter skal udføres. Den 10.november 2008 Ref TUE tue@kl.dk Dir 3370 3449 Mobil 23715735 Weidekampsgade 10 Postboks 3370 2300 København S Tlf 3370 3449 Fax 3370 3371 www.kl.dk Side 1/10 Partnerskabsnetværk Vi indbyder op til 10 kommuner at indgå i et partnerskabsnetværk. I partnerskabsprojektet har KL udvalgt 20 ud af de 62 korrekte arbejdsgange, som kommunerne kan optimere som gode arbejdsgange. Disse arbejdsgange er alle hentet fra miljø- og naturområdet dvs. områder, hvor kommunerne skal honorere særlig krav ifm kvalitetsstyringssystemet. Vi bruger ordet partnerskab, fordi KL og Kommune Holding A/S medfinansierer projektet og betaler for kvalificering af kommunernes arbejdsgangskonsulenterne og ledere. Hver partnerskabskommune skal i projektperioden til gengæld levere to optimerede arbejdsgange tilbage til Arbejdsgangsbanken. Det er også et partnerskab på tværs af kommunerne. I stedet for at lave det hele selv, får I direkte indblik i andre kommuners gode arbejdsgange. I første halvdel af 2009 skal kommunerne færdiggøre deres udkast til fuldt udbygget kvalitetsstyringssystem efter kvalitetsstyringsloven. På alle omfattede områder skal der være indført detaljerede sagsbehandlerprocedurer, som skal ligge klar i udkast senest juni 2009. Hvis kommunerne vælger at deltage i partnerskabsprojektet, er det en måde at implementere arbejdet med kvalitetsstyringssystemet på i første halvdel af 2009, uden at det indebærer store omkostninger for kommunerne. KL har derfor valgt at fokusere arbejdet med optimering på omkring 20 arbejdsgange, som alle er omfattet af kvalitetsstyringssystemet, og som knytter an til nye sagsområder og/eller har en vis tyngde politisk eller volumenmæssigt. De 20 arbejdsgange, som partnerskabskommunerne kan bruge som udgangspunkt for at udvælge 2 arbejdsgange, som man gerne vil optimere, er følgende: 2
Miljøbeskyttelse -industri og landbrug 1. Gennemfører VVM vedrørende visse anlæg i medfør af planloven 2. Behandler sager om miljøgodkendelse af IPPC-virksomheder (ikke husdyr) 3. Behandler sager om miljøgodkendelse af husdyrproduktion 4. Fører tilsyn med husdyrbrug 5. Håndhæver miljøbeskyttelsesloven Miljøbeskyttelse vand og spildevand 6. Behandler ansøgning om spildevandstilladelse 7. Modtager ansøgning om spildevandstilladelse 8. Foretager undersøgelse i forbindelse med spildevandstilladelse 9. Træffer afgørelse om spildevandstilladelse 10. Fastlægger vilkår for udledning i henhold til miljøkvalitetskrav 11. Foretager spildevandsplanlægning 12. Behandler ansøgning om tilladelse til etablering af boring og indvinding af grundvand 13. Udarbejdelse af indsatsplaner efter vandforsyningsloven Miljø-jord og affald 14. Tilladelse til bygge- og anlægsarbejde (herunder frivillig oprydning) og ændret arealanvendelse på kortlagte arealer efter jordforureningslovens 8 15. Affaldstransporter Natur 16. Gennemgang af projekter, der kan påvirke Natura 2000-områder 17. Gennemgang ag planer og projekter, der kan påvirke bilag IV-arter 18. Vandløbsregulering 19. Vandløbsrestaurering 20. Behandler dispensation i forhold til 3 i Lov om naturbeskyttelse Effekten skal kunne dokumenteres Det en betingelse for alle de arbejdsgange der skal laves i projektet, at effekten nytteværdien skal kunne dokumenteres. Derfor arbejder vi seriøst og grundigt med kommissorier (mål og succeskriterier)for de enkelte arbejdsgangsanalyser. Der bliver lagt vægt på at skaffe data for førsituationen (dvs. kommunens nuværende praksis/arbejdsgange), såvel som fremtidssituationen så vi kan dokumentere, at det nytter at optimere arbejdsgange. 1. Indholdet kort fortalt Forløbet indeholder kort fortalt: 3
Forberedelsesfasen Én dags åbningsseminar med lederne og projektlederne fra de deltagende kommuner om ledelsesopgaven ifm arbejdsgangsoptimering og kvalitetsstyring. Inden seminaret afholdes, har kommunen og KLkonsulenterne haft en dialog om hvilke to arbejdsgange, kommunen skal fokusere på. Fokus er dels på den helt nære opgave at få analyserne og procesoptimeringen i gang, herunder at få skabt et godt kommissorium. Dernæst er der det lange stræk arbejdet med vedvarende at fokusere på forbedringer. Et tredages kursus i arbejdsgangsanalyse ud fra KL s metode kaldet KLAR (Kommunernes Lean og Arbejdsgangsbank). Uddannelsen varer tre sammenhængende dage og kommer igennem alle faser af et arbejdsgangsforløb. Kommunen kan deltage med op til 6 interne konsulenter. Kurset holdes som et fælles forløb for partnerskabskommunerne, da dette giver mulighed for erfaringsudveksling på tværs af kommunerne. Kommunerne har inden kurset selv udarbejdet kommissorier for deres to udvalgte arbejdsgange i en skabelon udarbejdet af KL. Skabelonen har fokus på at resultaterne kan dokumenteres, og at der udvælges arbejdsgange hvor succeschancen er størst. Kommunernes respektive kommissorier kvalitets- og trykprøves. Analyse KL gennemfører den første arbejdsgangsanalyse i kommunen, dvs. leder en kortlægningsworkshop og en optimeringsworkshop. Kortlægning sker med afsæt i de lovmedholdelige arbejdsgange der er beskrevet i Arbejdsgangsbanken. På denne workshop er de uddannede interne arbejdsgangskonsulenter observatører med læring til formål. De to workshops gennemføres på to sammenhængende dage Handleplan og implementering Kommunerne udarbejder umiddelbart efter workshoppen på dag 3 handleplan for implementering af den nye arbejdsgang og igangsætter implementering på samme dag og dag 4. Herefter gennemfører kommunerne selv den næste arbejdsgangsanalyse inkl. handleplan og implementering. Arbejdsgangene skal dokumenteres i den standard KL anvender. Afslutning Forløbet afsluttes med en heldagsworkshop over 1 dag, hvor kommunerne fremlægger deres nyudviklede, optimerede arbejdsgange for hinanden. Kommunegrupperne vurderer om arbejdsgangene skal i Arbejdsgangsbanken som gode arbejdsgange, fordi de øger effektivitet, borger/virksomhedstilfredshed, reducerer sagsvarighed eller lignende. KL udarbejder herefter en kort rapport, der trækker hovedkonklusionen fra arbejdet frem og de færdige arbejdsgange lægges i Arbejdsgangsbanken til en bredere videndeling mellem kommunerne. 4
Konkrete resultater Som deltagende kommuner får I: Ét års abonnement på alle de 62 arbejdsgange, der er udarbejdet på natur, miljø, planlægning og byggeriområdet. Det vil sige inklusive opdateringer ifm fx lovændringer. Optimeret og påbegyndt implementering af to arbejdsgange i selve projektet Uddannet 6 interne konsulenter i arbejdsgangsanalyse efter KL s KLAR-metode der bygger på 10 års erfaringer med procesoptimering/arbejdsgangsanalyse og Lean. Uddannelsen omfatter også et online kursus i BPMN den er den tegnestandard der anvendes i KLs arbejdsgangsbank. Kompetencer til at optimere andre områder herunder andre af de 62 arbejdsgange, der allerede er med i abonnementet Direkte erfaringsudvikling med andre kommuner der står i samme situation. Viden om deres løsninger til gensidig inspiration. Adgang til de andre deltagende kommuners optimerede arbejdsgange Træning i at udarbejde gode kommissorier. Det er vores erfaring at halvdelen af arbejdet er gjort når blot kommissoriet er præcist nok. Tidsplan Kommune 19. dec. 08 Frist for tilmelding samt tilmelding af gode arbejdsgange Fælles 12. jan 09 Opstartsworkshop ledere og projektledere 19-30. jan 09 Arbejde med 2 kommissorier i hver kommune 3.-5. feb. 09(hold 1) 17.-19. feb.09 (hold 2) 24.- 26. feb. 09 (hold 3 Kursus i KLAR metoden for arbejdsgangskonsulenter i kommunerne fordelt på tre forskudte hold Uge 10 14 09 Uge 16 09 Kortlægning og redesign/optimeringsworkshop i KL deltager i to dage i hver kommune hver af de 10 kommuner 15. april 09 Afsluttende workshop. Fremlæggelse og godkendelse 1. maj 09 KL afleverer arbejdsgange og rapport til de deltagende kommuner/arbejdsgangsbanken KL forbeholder sig retten til at ændre i tidsplanen, hvis dette bliver nødvendigt 5
Yderligere om indholdet Arbejdsgangsbanken Arbejdsgangsbanken indeholder i dag udover de 62 arbejdsgange for natur, miljø, planlægning og byggeri yderligere 150 arbejdsgange fra andre områder af den kommune forvaltning. Arbejdsgangene vedligeholdes ifm lovændringer, eller når der kommer nye eksempler på god opgavevaretagelse. Ved at tage udgangspunkt i arbejdsgangene fra Arbejdsgangsbanken, kan man i kommunen være sikker på, at de nye løsninger overholder loven. Kommunen får desuden foræret et skelet eller en skabelon for kortlægningen. Men der skal tilføjes hvem, hvordan og hvornår aktiviteter skal udføres. Det er dette, deltagelse i projektet giver. Åbningsworkshoppen for ledere og projektledere På workshoppen gennemgås hele projektforløbet med fokus på ledernes og projektledernes roller. Det handler på den korte bane om at få et kommissorium hvor der er en klar sammenhæng mellem de udfordringer/problemer man ønsker løst, de mål der er sat og den proces der udvælges for de to arbejdsgange, som hver kommune har valgt. Det handler dernæst om at få skabt organisatorisk opbakning blandt ledere og medarbejdere. Og endelig om at skaffe ressourcer til arbejdet. På længere sigt handler det om at arbejde med vedvarende forbedring som en kultur. Eller som nogen siger det at gå fra forklaring til forandring. Vi præsenterer 10 tips og tricks til lederen om hvad han/hun kan gøre for at understøtte procesoptimering (kultur, organisering, synlig integration af læring i egne ledelsesprocesser mv.) Kurset i KLAR-metoden KLAR Kommunernes Lean og Arbejdsgangsbank er en metode hvor man kommer sikkert igennem et procesoptimeringsforløb. Metoden har fem faser: 1) Mobilisering og forberedelse, 2) Kortlægning, 3) redesign, 4) handleplan og implementering og 5) vedvarende optimering. Kurset varer tre dage og kommer igennem alle 5 faser. Kommunerne kan deltage med 6 medarbejdere. På kurset får deltagerne metodekendskab og træning i: - At omsætte korrekte arbejdsgange til kommunens virkelighed - At kortlægge egne arbejdsgange med udgangspunkt i korrekte arbejdsgange - At optimere arbejdsgange med udgangspunkt i de kortlagte arbejdsgange - At implementere arbejdsgange og at arbejde med løbende forbedring - At forberede beskrivelse af konkrete, gerne målbare mål for de gode arbejdsgange - At afdække kommunens kompetencer samt at forberede udarbejdelsen af en kompetenceplan for det videre arbejde med arbejdsgange 6
Uddannelsen gør arbejdsgangskonsulenterne i stand til at kortlægge og redesigne arbejdsgange, herunder: Anvende brownpaper - metode, hvor arbejdsgangene kortlægges i en workshop sammen med et udvalg af de relevante medarbejdere Anvende observation (I Lean kaldet Gemba) til optimering af arbejdsgange mens de udføres Stille nysgerrige og åbnende spørgsmål til det rette detaljeniveau Have fokus på og genkende gode hhv. uhensigtsmæssige arbejdsgange Tegne/diagrammere arbejdsgangene i en standardiseret notationsform kaldet BPMN. Kvalitets-trykprøvning af kommissorier - hjemmearbejde Kommunerne er nu så langt i kursus- og udviklingsforløbet, at de kan arbejde med klare succeskriterier for deres egne, gode arbejdsgange. Hvad vil kommunen gerne måles på i forhold til sagsbehandlingen på et område som fx miljøgodkendelse af husdyrproduktion? I perioden mellem kurset og workshops udarbejder kommunerne kommissorier. Der skal i den forbindelse udarbejdes succeskriterier, der rent faktisk kan måles på, eller vurderes fagligt og sagligt. Kriteriet er, at der kun sættes analyser i gang, hvor effekten kan dokumenteres. 4 dages kortlægning, redesign, handleplan og implementering Hver kommune skal i forløbet optimere og implementere to arbejdsgange. Det foregår over 2 x 4 dage. På det første forløb deltager KL i de to første dage. KL kortlægger og optimerer en arbejdsgang med kommunernes arbejdsgangskonsulenter som observatører. I forløb to kortlægger og optimerer kommunernes konsulenter på egen hånd. I denne fase skal hver kommune udvikle og aflevere 1 god arbejdsgang til KL s arbejdsgangsbank. 7
Finansiering KL og Kommune Holding betaler alle uddannelsesaktiviteter, afsluttende workshop og projektledelse undervejs. Til gengæld forpligter kommunerne sig til at levere to gode arbejdsgange til Arbejdsgangsbanken se nedenfor. Hver kommune betaler kr. 50.000 kr. excl. moms for at deltage i projektnetværket samt udgifter til rejser og ophold. Dertil kommer abonnement på de 62 arbejdsgange, der gælder et helt år. Det svarer til en pris på 35 øre/indbygger. Hvis kommunen allerede har abonnement til hele arbejdsgangsbanken, skal kommunen ikke betale de 35 øre/indbygger. Forpligtigelser At deltage i et partnerskabsprojekt stiller krav til kommunerne: - At hver deltagerkommune konkret skal levere to gode arbejdsgange til Arbejdsgangsbanken inden projektets afslutning. Arbejdsgangene skal leve op til den kvalitet, som arbejdsgangsbanken kræver. Davs tegnet i BPMN, med lovlinks, begrundelse for hvorfor arbejdsgangen er god, standardbreve m.v. - Kommunens kommissorium skal have en sådan kvalitet, at effekten af forandringen fra korrekt til god arbejdsgang kan dokumenteres. Det betyder, at kommunernes kommissorium skal godkendes på en workshop - At kommunerne forpligter sig til at afholde en handleplans- og implementeringsdag umiddelbart efter redesigndagen (se gennemgang af projektets aktiviteter) - At partnerskabsaftalen skal være forankret på direktørniveau/chefniveau i kommunen. Det betyder, at den fagligt ansvarlige leder i kommunen, som omtales under punktet organisering i denne projektbeskrivelse - Kommunerne forpligter sig til at de nødvendige ressourcer er til stede for at kunne gennemføre projektet inden for de tidsterminer der er lagt fast. KL forpligter sig til - At stille med kompetente og erfarne konsulenter til uddannelse, sparring og workshops - KL vil fokusere skarpt på at effekten af optimeringsarbejdet vil kunne måles men det er op til kommunerne selv at måle - KL vil kortlægge og redesigne en arbejdsgang i hver kommune men kommunerne gennemfører selv handleplan og implementering for begge arbejdsgange. 8
Organisering Der nedsættes ikke en formel styregruppe i projektet. I stedet ønsker KL, at der skabes en ledelsesmæssig forankring ved at en strategisk placeret leder med faglig kendskab til miljø- eller naturområdet i kommunen, repræsenter kommunen ved projektets åbnings- og afslutningsseminar. Det er også denne leder, som indmelder de arbejdsgange, som kommunen gerne vil arbejde med som gode arbejdsgange og udpeger egne medarbejdere, der uddannes til arbejdsgangskonsulenter i projektperioden. Øvrig dialog undervejs i projektet sker med denne leder. KL er projektsekretariat og projektleder. Tilmeldingsprocedure Er din kommune interesseret i at deltage som partner i projektet, kan din kommune tilmelde sig ved at sende en mail til projektleder Turid Eikeland tue@kl.dk. Fristen for tilmelding er fredag den 19.december 2008. Efter udløbet tilmeldingsfrist, vil KL efter en afvejning af geografiske hensyn og kommunernes sammensætning, beslutte hvilke kommuner, der bliver partnerskabskommuner. Alle kommuner, der har tilmeldt sig partnerskabsprojektet vil få besked fra KL s projektleder om hvorvidt, de er kommet med i projektet. Beskeden fremsendes pr. mail senest fredag den 31. december 2008. I denne mail, vil vi bede dig om at indmelde fire af de 20 arbejdsgange, der fremgår af denne projektbeskrivelse. De fire arbejdsgange skal markeres i prioriteret rækkefølge. Vi lægger vægt på at alle 10 kommuner får mulighed for at arbejde med at optimere to arbejdsgange, man selv har prioriteret. For at sikre, at dette er muligt, vil vi bede hver kommune om at indmelde fire arbejdsgange. 9
Udfyld venligst følgende spørgsmål og returner pr. mail: Ja,...Kommune ønsker at indgå som partnerskabskommune på de betingelser, der er anført i projektbeskrivelsen Kommunens fire, prioriterede ønsker til arbejdsgange, som vi gerne vil optimere er: Arbejdsgang Arbejdsgang Arbejdsgang. Arbejdsgang. Projektejer/ledelsesansvarlig i kommunen (titel og navn):.. Yderligere spørgsmål til projektet kan stilles til projektleder Turid Eikeland (tue@kl.dk), tlf. 33703449, eller 23715735. 10