Referat fra Generalforsamling i E/F Indiakaj 9-13 m.fl. d. 16/5 2017. Der blev budt velkommen til Generalforsamlingen af Lea Mikkelsen (foreningens formand) med et par enkelte bemærkninger til de nye tider i bestyrelsen efter Michael Wendts (tidligere formand) udtræden pga. fraflytning. Han fik tak for sit store engagement i foreningen. Derefter fortsatte generalforsamlingen iflg. dagsordenen: 1. Valg af dirigent og referent. 2. Bestyrelsens aflæggelse af årsberetning for det senest forløbne år. 3. Bestyrelsens forelæggelse til godkendelse af årsrapport og status med påtegning fra revisor. 4. Bestyrelsens forelæggelse af driftsbudget for 2017 og 2018. 5. Valg af medlemmer til bestyrelsen. Bestyrelsen består indtil generalforsamlingen af: Bestyrelsesformand Lea Møller Mikkelsen (MM2), Svend Andersen (IK9), Anders B. Hansen (MM8), Jens Kjær (MM8), Steen Mørck (MM12) og Lene Risgaard (M12) Svend Andersen og Anders B. Hansen har udløb og modtager genvalg. Resten af bestyrelsen har 1 år tilbage af valgperioden. 6. Valg af suppleant/suppleanter til bestyrelsen Hanne Hallstrøm (IK9) har udløb af valgperiode og modtager genvalg. 7. Valg af revisor 8. Valg af administrator 9. Orientering fra Grundejerforeningen Midtermolen 10. Behandling af indkomne forslag. 11. Eventuelt. Ad 1. Ad 2. Valg af dirigent og referent. Bestyrelsen havde foreslået Kristina Bagger Johnsen fra Deas AS. Forslaget blev vedtaget uden modkandidater og yderligere kommentarer. Applaus. Jens Kjær blev valgt til referent. Dirigenten slog fast at generalforsamlingen var indkaldt i overensstemmelse med foreningens vedtægter. Bestyrelsens aflæggelse af årsberetning for det senest forløbne år. Dette punkt var opdelt i flere underpunkter: Lea Mikkelsen lagde ud med en gennemgang af foreningens fremtidsudsiger som de ser ud pt. Foreningens økonomi er sårbar, bygningernes stand er alderssvarende og planerne for vedligeholdelse er reduceret. Desuden har der været et videnstab ifm. at Michael Wendt er 1
flyttet. Lea Mikkelsen beskrev hvad bestyrelsen ønsker at gøre for at sikre en veldrevet forening i fremtiden, nemlig at stabilisere foreningens økonomi og være på forkant med fremtidige udgifter, søge optimeringsmuligheder og besparelser, afdække nutidig status på ejendommenes tilstand og tilhørende fremtidig vedligeholdelsesplan, køre en stram styring af foreningens projekter, kun igangsætte drift- og vedligeholdelsesprojekter inden for de mulige økonomiske rammer og på denne måde sikre en veldrevet ejerforening og forsvarlig varetagelse af vores værdier. Anders Hansen fortalte om problemerne med dørskilte, passwords og P-kort. Status pt. er at mange medlemmer og fremlejere ikke selv søger information på hjemmesiden og ikke respekterer de tidsfrister der er skrevet på hjemmesiden. Der blev opfordret til større personligt engagement vedr. foreningens drift, lidt større tålmod fra medlemmernes side er ønskeligt. Husk at bestyrelsen udfører ulønnet arbejde for foreningen. Alm. Brand arbejder stadig med planer om at udskifte det nuværende parkeringssystem med et nyt. Svend Andersen berettede om det nye rengøringsfirma der har overtaget opgaven fra Max. Der rengøres 1 x ugentligt i sommerhalvåret og 2 x ugentligt i vinterhalvåret. Foreningen har et godt samarbejde med viceværten Michael Refberg. Steen Mørck fortalte om foreningens forskellige vedligeholdelsesprojekter. Udskiftning af energi- og varmemålere bliver en tilbagevendende begivenhed, ca. hver 6 år. I fremtiden vil foreningen stramme op på procedurerne vedr. adgang til lejlighederne, det sker efter erfaringerne med udskiftning af energi- og varmemålere. Nye LED pærer i alle lamper vil give en besparelse i løbet af få år, samtidig med at det vil frigøre en del vicevært tid pga. at der ikke skal skiftes el-pærer så ofte. Det har tidligere været en tidsrøver. Skaden i fælleslokalet har kostet tid, penge og indtægter i begyndelsen af 2017. Lene Risgård forklarede situationen vedr. affaldsskakte og renovation. Der er behov for at beboerne viser lidt mere omtanke mht. hvad der smides i skaktene og hvad der stilles til storskrald. Respekter labels på containernes låg og brug skaktene efter hensigten, ellers er der en risiko for at skaktene lukkes og affaldet skal bæres ned i kælderen. Ad 3. Bestyrelsens forelæggelse til godkendelse af årsrapport og status med påtegning fra revisor. Jens Kjær gennemgik årsrapporten. Årets resultat er utilfredsstillende pga. stort underskud, kontoplanen er ikke er tilpasset foreningens nuværende krav og ønsker, og det har været vanskeligt for bestyrelsen at styre likviditeten. 2
Der blev stillet kritiske spørgsmål vedr. posterne til vedligeholdelse af bygningerne, bl.a. holdninger til kontrol med håndværkerne i forbindelse med Projekt køkkenafløb samt til bestyrelsens prioritering af vedligeholdelsesopgaverne. Bestyrelsen vil køre en langt strammere projektstyring end den tidligere bestyrelse og har gennemført et bedre kontrol- og overvågningssystem vedr. håndværkerudgifter; dette system skal have lov at virke inden der gennemføres nye tiltag. Bestyrelsen mente ikke der kan prioriteres meget anderledes og har ovenikøbet udsat visse vedligeholdelses- og forbedringsopgaver jfr. den anstrengte økonomi. Rengøringsudgiften: Der er lavet aftale med et nyt rengøringsfirma der skal have lov til at vise deres værd inden der foretages yderligere. Regnskabet blev godkendt. Ad 4. Bestyrelsens forelæggelse af driftsbudget for 2017 og 2018. Steen Mørck gennemgik den hidtidige vedligeholdelsesplan frem til 2050. Den beskriver de store udgifter der er planlagt i fremtiden, som ikke er til at komme udenom. Jens Kjær fremlagde driftsbudgettet 2017 18 og forklarede de øgede indtægter og årsagen dertil. Der var en del diskussion vedr. posterne i budgetterne. Hvordan beløbene burde øges, mindskes eller helt udskydes og rimeligheden i nogle poster. Jens Kjær og bestyrelsen forklarede at budgettet, ligesom regnskabet var overtaget fra den seneste bestyrelse. Ejerforeningens indtægter på fælleslokale og gæsteværelser blev diskuteret, nogle deltagere mente de er for ringe, andre at det er for dyrt. Bestyrelsen arbejder pt. videre med de nuværende priser. Budgetterne 2017 18 blev vedtaget med én stemme imod og én blank. Ad 5. Ad 6. Ad 7. Valg af medlemmer til bestyrelsen. Bestyrelsesmedlemmerne Svend Andersen og Anders Hansen var på valg, og blev genvalgt til en ny toårig periode. Applaus. Valg af suppleant til bestyrelsen. Suppleant Hanne Hallstrøm blev genvalgt til en ny toårig periode. Applaus. Valg af revisor. Revisionsfirmaet Grant Thornton, som bestyrelsen havde foreslået som ny revisor for ejerforeningen, blev valgt. Applaus. 3
Ad 8. Ad 9. Valg af administrator. Deas AS blev genvalgt som administrator for ejerforeningen. Orientering fra Grundejerforeningen Midtermolen. Ejerforeningens formand præsenterede kort sammensætningen af Grundejerforeningen Midtermolen. Lea Mikkelsen fortalte at grundejerforeningen vil begynde at udarbejde femårs budgetter, således at de tre små ejerforeninger ikke overraskes af pludselige store udgifter, som det skete i 2016. Endvidere orienteredes om de overordnede poster i Grundejerforeningens regnskab og budget. Grundejerforeningen holder bl.a. øje med kajen, således at den fornyes inden der kommer svære skader. Det er svært at forudsige præcist, fordi det afhænger af vind og vejr. Desuden er vedligeholdelse af terræn grundejerforeningens ansvar. Grundejerforeningen vedligeholder også pumpebrøndene i kælderen til at pumpe toiletvand bort. En forstoppet pumpe koster 25 50.000 kr. at rense. Stofbleer mm. i toilettet er ikke acceptabelt, husk at ejerforeningen også betaler til pumperne. Der blev stillet nogle kritiske spørgsmål til udgiften til grundejerforeningen, men det er ikke 'vores' ejerforenings og bestyrelses afgørelse alene, men vi arbejder fortløbende med at præge beslutningerne i grundejerforeningen. Grundejerforeningens fulde regnskab kan findes på hjemmesiden under menupunktet Vigtig Info Grundejerforeningen Midtermolen. Ad 10. Behandling af indkomne forslag. Der var ikke kommet nogen forslag til generalforsamlingen. 4
Ad 11. Eventuelt. Der blev spurgt til parkeringskælderen. Hvor længe skal der stå arbejdscontainere og tage p- pladser fra beboerne? Bestyrelsen ved det ikke. Mulighed for p-kort til egne pladser? Det er pt. ikke muligt. Ønske om lavere pris på fælleslokalet. Bestyrelsen har det med i sine fremtidige overvejelser. Der var en positiv kommentar til det tilbud om udskiftning af vinduer til klima ruder. Det havde givet et meget bedre indeklima. Bestyrelsen takkede for de pæne ord. Dirigenten afsluttede generalforsamlingen og takkede for fremmødet. Som dirigent: Kristina Bagger Johnsen, DEAS Bestyrelsens referenter: Lea Mikkelsen, Bestyrelsesformand Jens Kjær 5