Ejerforeningen Indiakaj 9-13 m.fl. Generalforsamling 17. maj 2016

Transkript

1 Ejerforeningen Indiakaj 9-13 m.fl. Generalforsamling 17. maj 2016

2 Agenda 2

3 Dirigent og referent 1. Valg af dirigent og referent Valg af dirigent: Referent: Indkaldelsen: Kristina Bagger Johnsen fra DEAS Udvalgte personer fra bestyrelsen tager referat Dirigenten kan konstatere at generalforsamlingen er indkaldt i overensstemmelse med vedtægternes 8, idet indkaldelsen, med angivelse af tid og sted for generalforsamlingens afholdelse, var udsendt til medlemmerne den 5. april (Mere end 4 uger før afholdelse af GF). Revideret årsrapport for 2015 og budget for 2016 og 2017 blev udsendt samtidigt. Hvis ingen af de fremmødte har indvendinger, kan dirigenten konstatere at generalforsamlingen er lovlig og beslutningsdygtig. 3

4 Kort introduktion 2. Bestyrelsens aflæggelse af årsberetning for 2015 (Af formand Michael Wendt) Information om ejerforeningen og lejlighederne (Indiakaj 9-13 og Midtermolen 2-12) Find plantegninger over de enkelte lejlighedstyper under Husorden, vedtægter m.m. 4 på hjemmesiden

5 Kort introduktion 2. Bestyrelsens aflæggelse af årsberetning for 2015 (Af formand Michael Wendt) Menuer på hjemmesiden: Betales med kort direkte ved bestilling implementeret i 2014 Før du bestiller er det vigtigt at du har indtastet din korrekte mailadresse under Rediger dine oplysninger. Der må kun indtastes 1 mailadresse. 5

6 Kort introduktion 2. Bestyrelsens aflæggelse af årsberetning for 2015 (Af formand Michael Wendt) Menuer på hjemmesiden: 6

7 Kort introduktion 2. Bestyrelsens aflæggelse af årsberetning for 2015 (Af formand Michael Wendt) Menuer på hjemmesiden: 7

8 Kort introduktion 2. Bestyrelsens aflæggelse af årsberetning for 2015 (Af formand Michael Wendt) Her ses den historiske udvikling mellem PFA og private ejere. 8

9 PFA udgør nu en mindre del af ejerforeningen 2. Bestyrelsens aflæggelse af årsberetning for 2015 (ved formand Michael Wendt) Status på PFA s ejerskab PFA s lejligheder er blevet administreret af DATEA siden 1. januar Forholdet er generelt fint. PFA udgør nu mindre end 25% af ejerforeningen. Såvel efter fordelingstal som antal lejligheder. Dermed STØRRE pres på ejerforeningen, vicevært m.m. 9

10 NY VICEVÆRT 2. Bestyrelsens aflæggelse af årsberetning for 2015 (ved formand Michael Wendt) Status på VICEVÆRT for ejerforeningen Ny vicevært fra 1. februar Vi ser gerne at vicevært behandles med respekt. 10

11 Ejere der fremlejer deres lejlighed 2. Bestyrelsens aflæggelse af årsberetning for 2015 (ved formand Michael Wendt) Ejere der fremlejer deres lejlighed Hvad skal du gøre når du fremlejer din lejlighed: 1. Send fremlejekontrakt til DEAS. 2. Udlever Husorden til fremlejer (kommer snart på engelsk) 3. Orienter fremlejer om regler for affaldsskakt og storskrald 4. Indtast kontaktoplysninger på fremlejer under Rediger dine oplysninger 11

12 Kort introduktion 2. Bestyrelsens aflæggelse af årsberetning for 2015 (Af formand Michael Wendt) Antal solgte lejligheder 12

13 Kort introduktion 2. Bestyrelsens aflæggelse af årsberetning for 2015 (Af formand Michael Wendt) Kvm priser ift. fordelingstal (Såvel PFA lejligheder som ejerlejligheder kun indikativt) 13

14 Udvalgte kommentarer 2. Bestyrelsens aflæggelse af årsberetning for 2015 (ved formand Michael Wendt) Administration og kommunikation: Ny viceværtsordning er implementeret pr. 1 februar Vicevært vil bidrage mere ift. driften og indhentning af tilbud ifm. vedligeholdelsesopgaver. Alle driftsspørgsmål skal rettes til vicevært på mail eller telefon. Følg ovenstående instrukser da bestyrelsen løbende modtager utrolig mange mails. I 2015 var der omkring 600 spørgsmål via mails til bestyrelsen. Det er for mange. Ejerne ville kunne finde svar på rigtig mange af de stillede spørgsmål ved at kigge på hjemmeside/intranet 14

15 Udvalgte kommentarer 2. Bestyrelsens aflæggelse af årsberetning for 2015 (ved formand Michael Wendt) Drift: Færre vandskader fra køkkenafløb i 2015 Ved KloakKompagniets seneste besøg var der adgang til de fleste lejligheder. Tak. Det store vedligeholdelsesprojekt er næsten implementeret i alle lejligheder. Udskiftning af brugsvandsventiler, fuger i badeværelse og afløb samt fastmontering af køkkenafløb til faldstamme. Desværre har der været cirka 30 lejligheder vi ikke har haft adgang til. Forløbet har ikke været helt tilfredsstillende. Alle 6 printplader ved varmeanlæg er skiftet. Det var en dyr omgang, men nødvendigt. Samlet pris var cirka 420 tkr. Implementeret fra AFFALDSSKAKTE i alle ejendommene og storskraldsrum Bemærk venligst at affaldsskakte er til husholdningsaffald i mindre aflukkede poser. Ikke til pap, pizzabakker, flasker, sportstasker, store affaldsække m.m. Disse skal lægges i storskraldsrum (mellem MM4 og MM6) og flaskebeholdere i parkeringskælderen. 15

16 Økonomi og diverse 2. Bestyrelsens aflæggelse af årsberetning for 2015 (ved formand Michael Wendt) Diverse God dialog med bestyrelsen i lejerforeningen og ejerforeningerne omkring os. VEDLIGEHOLDELSE KOMMENTERES YDERLIGERE UNDER punkt 4 (budget) 16

17 Godkendelse af regnskab m.m. 3. Bestyrelsens forelæggelse til godkendelse af årsrapport og status med påtegning af revisor (ved Michael Wendt) Årsrapport

18 Historisk udvikling i regnskaber 3. Bestyrelsens forelæggelse til godkendelse af årsrapport og status med påtegning af revisor (ved Michael Wendt) Regnskab gennemgåes på generalforsamlingen. De følgende sider er til orientering. 18

19 Historisk udvikling i regnskaber 3. Bestyrelsens forelæggelse til godkendelse af årsrapport og status med påtegning af revisor (ved Michael Wendt) 19

20 Historisk udvikling i regnskaber 3. Bestyrelsens forelæggelse til godkendelse af årsrapport og status med påtegning af revisor (ved Michael Wendt) Indtægter Regnskab 2015 Budget 2015 Aconto E/F-bidrag Ekstra Aconto E/F-bidrag Lejeindtægter gæsteværelser & fælleslokale Øvrige indtægter Renteindtægter Indtægter i alt Udgifter Bidrag til grundejerforening Forbrugsafgifter Forsikringer og abonnementer Renholdelse og vicevært Administrationshonorar, DEAS A/S Øvrige administrationsomkostninger Løbende vedligeholdelse Større vedligeholdelsesarbejder Renteudgifter 0 0 Udgifter i alt Driftsresultat

21 Historisk udvikling i regnskaber 3. Bestyrelsens forelæggelse til godkendelse af årsrapport og status med påtegning af revisor (ved Michael Wendt) Indeholder delvist betalinger til ekstraprojekter såsom klimasikring, stormen Bodil køb af søpølse samt vedligeholdelse. Se kommentarer under Grundejerforening. 21

22 Historisk udvikling i regnskaber 3. Bestyrelsens forelæggelse til godkendelse af årsrapport og status med påtegning af revisor (ved Michael Wendt) Kloak og vand udgift er ikke indeholdt i denne post fra Indeholder betaling af EL (152 tkr.) på fællesområde indendørs (opgange og kælder) og renovation (270 tkr. ) 22

23 Historisk udvikling i regnskaber 3. Bestyrelsens forelæggelse til godkendelse af årsrapport og status med påtegning af revisor (ved Michael Wendt) Forsikringspræmie var 282 tkr (forsikring faldt fra 385 tkr. til 180 tkr. årligt). Ny forsikring pr. 1 juli 2015 hos AIG gennem forsikringsmægler Marsh. Implementering af det store faldstammeprojekt hjalp i forhandling. Servicering af varmeanlæg, elevator, ventilation og øvrige abonnementer er cirka 147 tkr. 23

24 Historisk udvikling i regnskaber 3. Bestyrelsens forelæggelse til godkendelse af årsrapport og status med påtegning af revisor (ved Michael Wendt) Administrationsbetaling til DEAS cirka 160 tkr. (110 tkr er bogført direkte - resten bogføres nu under øvrige adm. omk.). Øvrige administrationsomkostninger dækker over betalinger for advokat, varmeregnskab, DEAS, arkitekt, diverse (hjemmeside) m.m - 24 cirka 134 tkr i 2015

25 Historisk udvikling i regnskaber 3. Bestyrelsens forelæggelse til godkendelse af årsrapport og status med påtegning af revisor (ved Michael Wendt) Vicevært og trappevask cirka 217 tkr. i 2015 (Bliver højere fremadrettet). Denne post indeholder også forbedringer og drift af fælleslokale samt varme i gæsteværelser m.m. cirka 67 tkr. i

26 Historisk udvikling i regnskaber 3. Bestyrelsens forelæggelse til godkendelse af årsrapport og status med påtegning af revisor (ved Michael Wendt) Løbende vedligeholdelse tkr 449 i Større vedligeholdelsesudgifter tkr. 935 i ( tkr. i 2016 og 649 tkr. i 2017 hensættelser på 300 tkr. er inkluderet i dette beløb). 26

27 Historisk udvikling i regnskaber 3. Bestyrelsens forelæggelse til godkendelse af årsrapport og status med påtegning af revisor (ved Michael Wendt) - Vedligeholdelsesudgifter Vedligeholdelsesudgifter bør vurderes i en samlet post. Vi samler primært udgifter i samleposter og laver nødigt budget for de underliggende poster enkeltvis. 27

28 Historisk udvikling i regnskaber 3. Bestyrelsens forelæggelse til godkendelse af årsrapport og status med påtegning af revisor (ved Michael Wendt) Kan regnskab for 2015 godkendes? 28

29 Godkendelse af budget m.m. 4. Bestyrelsens forelæggelse af driftsbudget for 2016 og 2017 (ved Michael Wendt) Budget 2016 og

30 Godkendelse af budget m.m. 4. Bestyrelsens forelæggelse af driftsbudget for 2016 og 2017 (ved Michael Wendt) 30

31 Vedligeholdelsesplan Bestyrelsens forelæggelse af driftsbudget for 2016 og 2017 (ved Michael Wendt) Vedligeholdelsesopgaver - Priserne er estimeret Budget Budget 1 Printplader varmeanlæg Steni facadeplader - rensning IK Gæsteværelser - Nye køleskabe m.m Brugt renoveret Industriopvaskemaskine til fælleslokale Rensning af udsugning IK 11 og 13 samt MM 2, 4, 6 og Altanværn 7 Altandæk 8 Nyt nøglesystem - opgange og teknikrum (og elevator nøgle) Køkkenafløb fastgøres, brugsvandsventil, fuger m.m Rensning af affaldsskakte Udskiftning af lyskilder i alle opgange - omskiftning til LED Maling af opgange og nye postkasser Nye vand- og varmemålere (Brunata) Flytning af hovedventiler fra kælderrum? 15 Riste ved Indiakaj Diverse Samlede udgifter til ovenstående vedligeholdelsesopgaver Øvrige vedligeholdelsesudgifter Hensættelser Udgifter i alt

32 Vedligeholdelsesplan til Bestyrelsens forelæggelse af driftsbudget for 2016 og 2017 (ved Michael Wendt) Vedligeholdelsesplan potentiel udskiftning af varmeanlæg. Pris 3,8 mio. kr. bør planlægges i god tid Potentiel udskiftning af elevatorer. Estimeret pris 6 mio. kr. bør planlægges i god tid. Der er budgetteret med hensættelser på 300 tkr. fra

33 Vedligeholdelsesplan til Bestyrelsens forelæggelse af driftsbudget for 2016 og 2017 (ved Michael Wendt) Kan budget for 2016 og 2017 godkendes? 33

34 Bestyrelse nye medlemmer 5. Valg af medlemmer til bestyrelsen Bestyrelsesmedlemmer med blå skrift er valgt for 2 år på generalforsamlingen i maj Bestyrelsen består fremadrettet af: Michael Wendt - formand (MM6), (flytter i 2016) Svend Andersen (IK9), Forlængelse 1 år?, Drift Anders B. Hansen (MM8), Projekter forlængelse 1 år? Christian Øhrgaard (MM6), Drift forlængelse 1 år? Christine Egholm (IK11), Hjemmeside forlængelse 1 år? Potentielle nye bestyrelsesmedlemmer: Jens Kjær (MM8) Lene Risgaard (MM12) Lea Mikkelsen (MM2) Steen Mørck (MM12) 34

35 Suppleant/suppleanter 6. Valg af suppleant/suppleanter til bestyrelsen Nye kandidater modtages gerne Hanne Hallstrøm (IK9), Forlængelse 1 år? 35

36 Valg af revisor 7. Valg af revisor Nuværende revisor Genvalg til endnu et år? 36

37 Valg af administrator 8. Valg af administrator Nuværende administrator Genvalg til endnu et år? Administrationsudgifterne til DEAS blev sat ned med virkning fra

38 Grundejerforeningen Midtermolen 9. Formanden for Grundejerforeningen orienterer om G/F Ejerforeningen er en del af Grundejerforeningen Midtermolen Vores ejerforening udgør 20,45% af Grundejerforeningen ift. eksempelvis stemmeret og økonomi. 38

39 Grundejerforeningen Midtermolen 9. Formanden for Grundejerforeningen orienterer om G/F Præsentation af ejerforeningens formand CTS anlæg købt og betalt i Ny beplantning implementeret i 2015 og Rengøring og maling af parkeringskælder i Implementering af nyt bom system i 2016 => Forventes at der implementeres et nyt nummerplade genkendelsessystem til parkeringskælder. Besparelse på udgifter til parkeringsrampe og implementering af LED belysning. Projekt lavbro, badebassin m.m. overvåges via Grundejerforeningen. Gangbro mellem erhvervsejendomme behandles. Der er tage højde for disse omkostninger i Grundejerforeningens og E/F s budget. Spørgsmål besvares af E/F formand Michael Wendt 39

40 Indkomne forslag 10. Indkomne forslag Der var ingen indkomne forslag 40

41 Opdatering og fremtidige projekter 11. Eventuelt Morten Becker Saul havde sendt følgende forslag til behandling på generalforsamlingen: (Forslag er Ikke redigeret) 1) da det måske er svært at få best-medlemmer i ejerforeningen, foreslår jeg et mindre honorar på feks 5000,- pr best medlem samt en årlig middag. 2) der er iflg udlejnings kalender ikke ret meget udlejning af fælleslokalet. vi i familien har snakket om det og syntes at pris på udlejning i en weekend er for dyr og derfor foreslår jeg en lavere lejepris på fælleslokalet. 3) jeg tilbyder til at hjælpe bestyrelsen med mindre projekt opgaver. Er pt i gang med flg: a) indførsel af LED lys i alle opgange. status--> tilbud accepteret og vi venter på arbejdet begynder inden 1 juni. b) LED lys i alle elevatorer og kælderarealer. Status --> Venter på tilbud. c) Fornyelse af Energi rapport. Status --> laves først efter indførsel af a) +b) 4) Renovering af vægge ved postkasser ved MM4 og MM10, da maling er skallet af og metal står blottet. 41

42 Opdatering og fremtidige projekter 11. Eventuelt Kastelshusene i ny udgave evt. opdatering af projekt. Fremtidige projekter: (Anbefales behandlet i udvalg ejerne bør selv tage action) - Gennemgang af alle kontrakter - Hvem betaler hvad (ejer vs. ejerforening) - Hvilken håndværker henvender du dig til som ejer? - Regler for ejere der fremlejer deres lejlighed - Fælles bredbåndsforbindelse - Leverandør af kabel TV - Nyt nøglesystem - Vandforbrug (herunder vaskepladser i parkeringskælder) - Indgåelse af aftaler med håndværkere og ejendomsmæglere - Indgåelse af aftale med rabatordninger ift. firmaer (Gardiner, radiator skjulere, Velfac, køkkenfirmaer osv.) - Nye altaner 42