Udbud af Debitorsystem 2013 Kravspecifikation vedr. Debitorsystem Nr. Emne Beskrivelse af kravspecifikation / ønske funktionalitet 1. Generelle krav og ønsker 101 Integration til økonomisystem Der skal være integration mellem debitorsystemet og økonomi-systemet, således at rettelser/bogføring i økonomisystemet slår igennem i debitorsystem. 102 Overførsel år til år Alle aktuelle data, herunder aftaler, henlæggelser, medhæfter, BS-tilmelding m.v. skal overføres år til år 103 Support Der skal være adgang til online og telefon support vedrørende debitorsystemet. 104 Automatisk konvertering 105 Individuel brugeropsætning Konvertering af data eks. sagsbemærkninger (G116) og cpr. aftaler sker automatisk Der skal være muligt at have individuel brugeropsætning 2. Påligning herunder renter og gebyrer 201 Opdeling af påligning og restancer Debitorsystemet skal kunne håndtere opdeling af påligning og restancer. De påligninger, der er foretaget i et fagsystem skal overføres til Debitorsystemet som enkeltpåligninger, også selvom de er opkrævet på samme regning og pålignet på samme art med underliggende specifikation. 202 Saldoopgørelse Saldoopgørelse skal kunne udskrives med: påligninger, medhæfter, indbetalinger og udbetalinger; både pr. dags dato, årligt og for en periode. 203 Manuel påligning Systemet skal kunne påligne krav manuelt (billån, flexydelse, barn anbragt)
204 Automatisk Der skal være mulighed for automatisk modregning af f.eks. BFY og SKAT modregning 205 Medhæftere Det skal være muligt at tilknytte medhæfter til restancen 206 Alternativ adresse Der skal være mulighed for alternativ adresse 207 Renter og gebyrer Det forventes, at debitorsystemet til enhver tid, kan beregne renter og gebyrer, så gældende lovgivning og gebyrregler kan overholdes. 208 Manuel renteberegning Renteberegning skal kunne foretages manuelt 209 Fiktivt nummer Det skal være muligt at oprette krav på fiktive numre 3. Snitflader 301 Integration Integration til e-indkomst ved direkte spring til e-indkomst-systemet 302 Fritage for indberetninger til modregning Der skal være mulighed for at fritage både borger og manuelle betalingsarter for indberetninger til modregning. 303 Info om borgerstatus Kunne se om borgeren er tilmeldt BS i Nets og Dokumentboks (Digital Post) 304 Op- og nedskrivning af påligning 305 Integration til fagsystemer og 0I0- standarden 306 Integration til elektronisk arkiv Der ønskes mulighed for både automatisk og manuel op- og nedskrivning af påligning med integration til SKATs opkrævningssystem EFI. Det forventes, at debitorsystemet til enhver tid kan samarbejde med de fremtidige fagsystemer, der danner krav/påligninger, som kommunen måtte vælge at tage i anvendelse, forudsat disse overholder 0I0-standarden. Kunne se udskrevet indbetalingskort/girokort/opkrævninger-/påligninger og faktura fra andre systemer i debitorsystemet let integration til elektronisk arkiv.
307 Automatisk indberetning til SKAT 308 Integration til diverse systemer 309 Integration til fagsystemer Fradragsberettigede indbetalinger skal automatisk indberettes til SKAT (fleksydelsesbidrag, tilbagebetalingspligtig-hjælp, bidrag). Der skal være fuld integration med følgende systemer som ikke er nævnt som det nuværende system arbejder sammen med: KMD Flexydelse, opholdsbetaling og serviceydelser gennem AS2007 samt KMD E-lån Snitflade til eller integration med følgende systemer: Daginstitution, husleje, fakturaudskrivning, kontanthjælp, boliglån, boligstøtte, ejendomsskat og kasseregistrering 310 Ajourføring af adresser Snitflade til automatisk ajourføring af adresser m.m. fra CPR.: 311 Integration til restancer i SKAT Der ønskes fuld integration mellem restancerne i debitorsystem og SKAT (automatisk op/nedskrivning af krav) 4. Opkrævning og rykning 401 Uforfaldne krav til Der skal være mulighed for at oversende uforfaldne karv til SKAT SKAT 402 Automatisk kontrol Der lægges vægt på, at systemet i vid udstrækning kan udføre automatiske kontroller. Dvs. rykkerkørsler, f.eks. automatisk rykning, hvis en cpr. aftale ikke bliver overholdt. 403 Samlet giroindbetaling Samlet aftale eks. at en familie med flere børn i forskellige pasningsordninger (institution) kan få samlet opkrævningerne i et samlet giroindbetalingskort. 404 Overdragelse af restancer til SKAT 405 Ønsker til Debitorsystem Skal kunne autooverdrage restancer til SKAT men også med mulighed for manuel overdragelse. Træk i kontanthjælp til daginstitutionsbetaling med automatisk ajourføring/registrering af beløbet i debitorsystemet
5. Indbetalinger og udbetalinger 501 Overførsel til Nemkonto 502 Overførsel af beløb fra pengeinstitut til debitorsystem 503 Udbetaling også til udlandet 504 Omkontering og udbetaling 505 Automatisk registrering af indbetalinger Udbetaling fra debitor til Nemkonto både til borgeren og 3. part, samt overførsel til bankkonto Direkte transmission fra vores pengeinstitut til debitorsystem for automatisk ajourføring af indbetalingskort og betalingsservice Det skal være muligt at udbetale fra debitorsystemet, også til udlandet Omkontering og udbetaling af for meget/forkert indbetalte beløb Automatisk registrering/kontering af indbetalinger (FIK) 6. Notater/Breve/Journal 601 Navn på sagsbehandler 602 Enkel visning genudskrivning Kunne se navn på sagsbehandler frem for en kode Der skal være mulighed for enkel visning, genudskrivning osv. af al originaldokumentation dannet i/af løsningen. 7. Advisering/udsøgning 701 Kunne se ejerskifte Man skal kunne se ejerskifter via snitflade til ESR 702 Kobling mellem advis og sagen 703 Advis ved dato for henlagt / berostillet restance 704 Kontroloplysninger til SKAT Der skal være direkte kobling mellem advis og sagen. Der skal i debitorsystemet være advisering ved f.eks. opnået dato for en henlagt/berostillet restance Systemet skal automatisk sende kontroloplysninger til SKAT vedrørende indbetaling af tilbagebetalingspligtig hjælp (brutto krav)
8. Aftaler 801 Berostillelse og betalingsaftale Der skal kunne administreres berostillelse og betalingsaftaler indgået med borgeren 9. Afskrivning 901 Ønsker til Debitorsystem At afskrivning/bortfald kan håndteres automatisk i debitorsystemet 10. Oprydning/arkivering 1001 Oprydning af indfriede debitorforhold Det skal være muligt at foretage oprydning af indfriede debitorforhold (historik) til et passiv register, så forholdene stadig kan ses i systemet. Oprydningen skal kunne foretages efter forskellige kriterier. 1002 Autoarkivering Det skal være muligt at autoarkivere 0 forhold 11. Statistik og ledelsesinformation 1101 Se status på bestillinger af rykkere/opkrævninger 1102 Statistik og ledelsesinformation Det skal være muligt at se resultater (status) på bestillinger af rykker/opkrævninger (antal og hvornår de er sendt). Det skal være muligt at trække statistikmateriale og relevant ledelsesinformation 1.