REFERAT Dialogmøde 2014 Høng Boligforening Dato: 16. oktober 2014 Mødested: Kalundborg Kommune, Holbækvej 141 B, 4400 Kalundborg Deltagere: Boligorganisationen: Formand Lars Diethmer Forretningsfører Jens Philip Jensen Kalundborg Kommune: Økonomichef Bjarne Dybdahl Andersen Økonomisk konsulent Hanne Pries 1. VELKOMST Bjarne Dybdahl Andersen bød velkommen. 2. OPFØLGNING PÅ SIDSTE ÅRS AFTALER 1. Høng Boligforening sikrer, at kommunen inddrages så tidligt som muligt og inden endelig udarbejdelse af helhedsplan vedrørende støttesagen til LBF, og såfremt LBF kommer på besigtigelse, at kommunen ligeledes bliver inviteret. 2. Høng Boligforening indberetter korrekte oplysninger i LBF Stamregister samt sikrer, at der fremover ikke er uoverensstemmelse mellem stamregister og regnskabsoplysningerne. 3. Kommunens sagsbehandler-afdeling sender fremover kvittering til Høng Boligforening for modtagelsen af underretning om restance fremsendt til fogedretten med henblik på udsættelse. 4. Til brug for dialogmøde 2014 indberetter Høng Boligforening styringsrapporten senest 01-07-2014. Ad 1) - se punkt 5. Ad 2) Der er stadig uoverensstemmelse vedrørende antal garager. Herudover er parterne enige om, at der er fulgt op på sidste års aftaler. 3. FUSION MED GØRLEV BOLIGSELSKAB Gørlev Boligforening, Høng Boligforening og Gørlev Boligselskab har fusioneret pr. 01-01-2015 og med Gørlev Boligselskab som den fortsættende boligorganisation. 27-08-2014: Gørlev Boligselskab godkender fusionen på et ekstraordinært repræsentantskabsmøde. 23-09-2014: Høng Boligforening godkender fusionen på et ekstraordinær generalforsamling. 02-10-2014: Gørlev Boligforening godkender fusionen på et ekstraordinær generalforsamling. Referater og fusionsaftaler er sendt til orientering i kommunen. Kommunen skal ikke godkende en fusion mellem to almene boligorganisationer, men boligorganisationerne skal orientere kommunen herom, hvilket er sket ved fremsendelse af fusionsaftale og referater. Gørlev Boligforening og Høng Boligforening administreres allerede af Gørlev Boligselskab. 4. GENNEMGANG AF STYRINGSRAPPORTEN Begge parter var enige om, at det ikke var nødvendigt at gennemgå rapport og afdelingsskemaer på mødet. Kommunen havde forinden gennemgået dem, og nedenstående oplysninger her i punkt 4 er således et udtryk for boligforeningens' s besvarelse fra disse. Herudover henvises til punkt 5, hvor støttesagerne ved LBF blev drøftet. A. Konklusion vedrørende målopfyldelse og behov for aftaler : Referat fra dialogmødet 2014 med Høng Boligforening 1/5
1) Boligorganisationens egen konklusion: Boligorganisationen vurderer samlet set, at boligorganisationen i høj grad opnår tilfredsstillende resultater. Boligorganisationen vurderer samlet set, at boligorganisationen i nogen grad igangsætter passende initiativer til imødegåelse af boligorganisationens udfordringer. 2) Behov for aftaler med kommunen: (iflg. boligorganisationen) Om boligorganisationens forhold : nej Om særlig indsats i nogle afdelinger : nej B. Gennemgang af boligorganisationen 1) Økonomi/drift : Hvad anser boligorganisationen som de væsentligste udfordringer med hensyn til boligorganisationens økonomi, administration og drift: Stram budget kontrol/opfølgning.. Hvilke initiativer er / vil blive igangsat med hensyn til boligorganisationens økonomi, administration og drift: Bestyrelsen følger budget kontrol tæt. (hele kr.) Værdi Benchmark Sidste regnskabsår Administrationsbidrag, kr. pr. lejemål 3.280 4.033 3.446 Dispositionsfond, kr. pr. lejemål 28.677 4.361 25.629 Arbejdskapital, kr. pr. lejemål 2.317 2.078 2.500 Der har ikke været sager ved Beboerklagenævnet i regnskabsåret. Pæne nøgletal. 2) Ledelse og beboerdemokrati Hvad anser boligorganisationen som de væsentligste udfordringer med hensyn til boligorganisationens ledelse og beboerdemokrati: At få flere til at deltage. Hvilke initiativer er eller vil blive igangsat med hensyn til boligorganisationens ledelse og beboerdemokrati: At få flere til at deltage. Bestyrelsen har ikke det forløbne år drøftet god ledelsesskik (god almen ledelse). Bestyrelsen har ikke gennemført evalueringer af bestyrelsesarbejdet det forløbne år. Bestyrelsen har i det forløbne år haft generelle drøftelser om beboerdemokrati. 3) Udlejning og velfungerende boligafdelinger Boligorganisationens generelle udlejningspolitik og generelle indsats for en velfungerende boligafdeling : Fordeling af boliger efter anvendte udlejningsregler: Regnskabsår 2013 % Regnskabsår 2012 % Venteliste 100 % 100 % Referat fra dialogmødet 2014 med Høng Boligforening 2/5
Kommunal anvisning 0 0 Fleksibel udlejning 0 0 Kombineret udlejning 0 0 Annoncering 0 0 Ledige boliger ultimo året 0 0 Der har været 5 flytninger i regnskabsåret. 4) Byggeri og renoveringer Hvad anser boligorganisationen som de væsentligste udfordringer med hensyn til boligorganisationens nybyggeri- og renoveringsaktivitet: At sørge for at boligerne bliver ved med at fremstå velholdte. Hvilke initiativer er eller vil blive igangsat til styrkelse af boligorganisationens byggevirksomhed: Ingen bemærkninger. Afdelinger med større igangværende, afsluttede eller påtænkte renoveringer Afd.001-1 : påtænkt / besluttet helhedsplan til LBF-sag (i regnskabsåret): C. Afdelinger med væsentlige problemer og/eller kritiske nøgletal (iflg. styringsrapporten) - herunder gennemgang af afdelingsrapporterne Ingen. 5. STØTTESAGER I LANDSBYGGEFONDEN Afd. 001-1: påtænkt/besluttet LBF-sag (renoveringsstøtte) Ansøgning til Landsbyggefonden er under udarbejdelse. Boligforeningen har allieret sig med Kuben Management til projektet. Projektet forventes at omhandle en gennemgribende renovering/modernisering indvendig med bl.a. nye køkkener og badeværelser. Herudover er der behov for bedre isolering samt tilgængelighed. Boligforeningen forventer afholdt afdelingsmøde inden udgangen af 2014. Samarbejdet med kommunen omkring boligselskabets udarbejdelse af helhedsplanen blev drøftet, herunder vigtigheden i, at kommunens Teknik og Miljø, Team Plan og Byg involveres i helhedsplanen, således at den er afstemt med dem inden fremsendelse til Landsbyggefonden og ansøgning om skema A til kommunen. - Dette er således generelt i forbindelse med enhver helhedsplan til LBF. - Kommunen meddeler kontaktperson. Såfremt der bliver besigtigelse med Landsbyggefonden, ønsker kommunen desuden at deltage. - Kommunen har efter mødet sendt mail til Høng Boligforening med oplysning om kontaktperson i Teknik og Miljø, Team Plan og Byg (teamleder Jesper Handberg), og forventer herefter at boligforeningen retter henvendelse omkring helhedsplanen. Vi har noteret os, at der p.t. ikke er ansøgt om kapitaltilførsel. Referat fra dialogmødet 2014 med Høng Boligforening 3/5
6. REGNSKAB 2013 (01.01.2013-31.12.2013) Regnskab 2013 (01.01.2013 31.12.2013) er fremsendt til kommunen til kritisk gennemgang jf. driftsbekendtgørelsen 71. Årets resultat - Boligorganisationen: Boligorganisationen har et underskud på 7.517 kr. Underskud overføres til arbejdskapitalen. Disponibel dispositionsfond udgør 1.634.602 kr. - svarende til 28.677 kr. pr. lejemål Disponibel arbejdskapital udgør 132.070 kr. - svarende til 2.317 kr. pr. lejemål Årets resultat afdelinger: Årets resultat Opsamlet resultat Leje/m2/pr.år 2013 Pr. 31.12.2013 Leje/m2/pr.år 2012 Pr. 31.12.2012 001 1, Lærkevej / Vibevej / Drosselvej -71.873-51.859 *)? 484,63 *) Underskud afvikles efter reglerne, dvs. over højst 3 år. Revisor har forsynet regnskabet med en revisionspåtegning uden forbehold. Revisor vurderer, at henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse er i overensstemmelse med de gældende regler og de 10-årige drifts- og vedligeholdelsesplaner. Kommunen bemærker, at der ikke er angivet lejen pr. m2 bruttoetageareal på balancetidspunktet i det fremsendte regnskab. Jens Philip Jensen var uforstående herfor, men erkendte manglen. Det blev aftalt, at det vil være angivet i regnskaberne fremover. Kommunen tager herefter regnskab 2012 til efterretning med følgende bemærkninger. At det sikres, at lejen pr. m2 bruttoetageareal på balancetidspunktet fremover er angivet i alle afdelingsregnskaber. 7. KOMMUNENS EVT. TANKER I FORBINDELSE MED UDFORDRINGER MED FRAFLYTNING FRA LANDOMRÅDER, v/formand Lars Diethmar Formanden ønsker oplyst, om kommunen har planer for at imødegå affolkning/ fraflytninger fra f.eks. Høng og omegn. Bjarne Dybdahl Andersen oplyste, at der ham bekendt ikke var en decideret plan herfor, men evt. henvisning til kommuneplanen. Der har samlet for Kalundborg Kommunen vist sig en befolkningstilgang på ca. 50 indbyggere indenfor den seneste måned, men er ikke bekendt med, hvorledes dette måtte afspejle sig i Høng-området, men mener ikke at Høng hører til de mest "belastede" områder, hvad affolkning/fraflytning angår. Høng Boligforening tog drøftelsen til efterretning. - Såfremt der ønskes yderligere besvarelse henvises til vores politikere. 8. NY UDLEJNINGSAFTALEN Kommunen har rettet henvendelse til Høng Boligforening med et ønske om at indgået en udlejningsaftale omkring fleksibel udlejning i boligforeningen for at tilgodese og give fortrinsret til "pendlere" med ansættelse i en virksomhed i Kalundborg Kommune. Kommunen har ikke tidligere nogen udlejningsaftale med boligforeningen. Parterne har nu indgået udlejningsaftale vedrørende fleksibel udlejning gældende pr. 01-10-2014. Aftalen vil blive sat på kommunen hjemmeside. Referat fra dialogmødet 2014 med Høng Boligforening 4/5
9. DIALOGMØDE 2015 OG INDBERETNING AF STYRINGSRAPPORTEN På grund af fusionen pr. 01-01-2015 vil regnskab 2014 være det sidste for Høng Boligforening, og 2015 vil herefter være det sidste styringsdialog år for boligforeningen. Høng Boligforening har frist for regnskabsindberetning (regnskab 2014) til LBF den 31. maj 2015, hvorefter indberetning vil være mulig. AFTALE: Frist for boligselskabets indberetning af styringsrapporten blev aftalt til den 1. juli 2015. Kommunen indberetter datoen i www.almenstyringsdialog.dk. Tidspunkt for dialogmødet aftales herefter mellem parterne. 10. EVENTUELT Høng Boligforening havde ingen emner til eventuelt. Kommunen orienterer om, at www.almenstyringsdialog.dk nu er frit tilgængeligt for alle - dvs. uden kode - dog i en begrænset udgave. 11. AFTALER 1. Høng Boligforening retter stamoplysninger, således at regnskabsoplysningerne og LBF-stamoplysninger er identiske. 2. Høng Boligforening kontakter snarest Teknik og Miljø, Team Plan og Byg v/teamleder Jesper Handberg vedrørende helhedsplan. 3. Lejen pr. m2 bruttoetageareal på balancetidspunktet anføres fremover på afdelingsregnskaberne. 4. Frist for boligselskabets indberetning af styringsrapporten 2015 aftales til senest 1. juli 2015. Høng Boligforening Kalundborg Kommune den 5 / 11-2014 den 25 / 10-2014 Formand Lars Diethmer Sign. Økonomichef Bjarne Dybdahl Andersen Sign. Referat fra dialogmødet 2014 med Høng Boligforening 5/5