34 Action points Ejerforeningen Hillerød Parkgård Bilag CVR. nr. 10 02 48 54 A Næste bestyrelsesmøde: 18. februar 2019 kl. 19.00 Sted: ADVODAN, Carlsbergvej (måske) A Bestyrelsesmødereferat År 2019, den 4. februar afholdtes bestyrelsesmøde i Ejerforeningen Hillerød Parkgård hos Christina. Til stede var: Formand, Line Jakobsen Bestyrelsesmedlem, Morten Schneider Bestyrelsesmedlem, Karsten Stub Bestyrelsesmedlem, Christina Skjoldager Olsen Der var afbud fra suppleant, Phillipp Quedens Endvidere deltog inspektør Kim Jensen. Dagsorden var som følger: 1. Suppleant som bestyrelsesmedlem 2. Godkendelse af referat 3. Inspektørens beretning 4. Vaskeri 5. Ny administration 6. Fliser ved containere ved gavl mellem blok 4 og 5 7. Forespørgsel vedr. varmeregnskab 8. Tilbud på trappevask 9. status på database over mailadresser 10. Næste møde 11. Eventuelt 12. Lukkede punkter 1. sag med beboer 2. ansøgning om el varme 3. støjgener Ad 1) Suppleant som bestyrelsesmedlem Som bekendt er Ib Jensen udtrådt af bestyrelsen, og bestyrelsen har haft et dilemma mht. hvorvidt suppleanten vil være inhabil som bestyrelsesmedlem grundet sine familiære tilknytning til ADVODAN kontoret. Dog skal det slås fast, at der ikke juridisk set er inhabilitet, vedmindre der drøftes administrator. Der er således alene
35 tale om en signalværdi i, hvorvidt et bestyrelsesmedlem må være tæt knyttet administrator. Suppleanten havde forud for mødet meddelt bestyrelsen, at han grundet arbejdspres i sin hverdag ikke har mulighed for at have den nødvendige tid til bestyrelsesarbejdet, hvorfor han er tilfreds med at forblive suppleant. B1 (mail) Bestyrelsen bakker op om hans beslutning. Ad 2) Godkendelse af referat Seneste bestyrelsesmødereferat blev godkendt og underskrevet. Det uploades til hjemmesiden indenfor 24 timer. B2 (referat) Ad 3) Inspektørens beretning Der har været reparation af to kælderdøre, som der var ødelagte det kan ikke siges, hvorvidt der er tale om hærværk eller almindelig slitage. Inspektøren er orienteret om, at 2 beboere har fået opsat sikkerhedsdøre i deres lejligheder. Der har været 2 sne-udkald på weekenddage for gårdmændene til snerydning og saltning. Der er en stoppet kloak pga. betonrester i afløbet, jf. videorapport. Der forsøges nu at slibe betonen af. Brandskaden er udbedret. Der har været konstateret fejl på vandmåler i en lejlighed. ISTA er klar over problemet og udbedrer uden omkostning. ADVODAN gøres opmærksom herpå til brug for vandregnskab 2018. Inspektøren har modtaget en ansøgning om hund, som er videregivet til bestyrelsens håndtering. Ad 4) Vaskeri Det nye vaskeri er godt på vej. Bestyrelsen glæder sig til at vise det frem torsdag den 7. februar 019 kl. 17.30. Nortec har tilbudt at komme ud og lave en yderligere intro på mandag den 11. februar 2019 kl. 16-18.
36 Ad 5) Ny administration Vores administrator har oplyst, at overleveringen fra Eiland går meget skidt faktisk har ADVODAN endnu ikke modtaget nogen restanceliste eller andet brugbart for at kontrollere, hvorvidt folk er i restance mv. Det er meget utilfredsstillende, og bestyrelsen er skuffet over Eiland. Bestyrelsen holder kommende bestyrelsesmøde sammen med administrator med henblik på en status på overleveringen fra Eiland mv. Ad 6) Fliser ved containere ved gavl mellem blok 4 og 5 Der har været en mundtlig forespørgsel til bestyrelsen på, hvorvidt der under containerne på græsstykket ved kældernedgangen ved gavlen mellem blok 4 og 5 kunne belægges med fliser, så man undgik at træde i græs mv., når det har regnet. Forespørgsel blev drøftet i bestyrelsen. Pt. ønsker bestyrelsen ikke at efterkomme forslaget, da den nuværende affaldssituation ikke er holdbar, og indtil der foreligger en afklaring herpå, ved vi ikke, hvorvidt affaldsområderne skal ombygges, hvorfor der ikke skal lægges flere fliser mv. på nuværende tidspunkt. Ad 7) Forespørgsel vedr. varmeregnskab I princippet hører punktet under lukkede punkter, men da den pågældende beboer selv har lagt korrespondance ud på Facebooks Fællesskabsside, finder bestyrelsen ikke, at punktet længere skal behandles som lukket punkt. Der er modtaget henvendelse fra en beboer med forespørgsel om, hvad der sker med a conto indbetalingen til varme, idet Hillerød Forsyning har varslet en stigning på ca. 17%. ADVDAN har svaret, at a conto indbetalingerne som udgangspunkt ikke sættes op, medmindre en beboer ønsker det. Hvis man får en efterregning i forbindelse med afslutningen af forbrugsregnskabet foråret, vil vores nye administrator varsle den/de pågældende beboer(e), således at deres a conto vil blive sat op til at svare til det faktiske forbrug. Ad 8) Tilbud på trappevask Der var modtaget tilbud på trappevaks fra RINOVA.
37 Tilbuddet blev kort drøftet, men bestyrelsen var enige om, at Parkgården er tilfredse med den nuværende ordning, hvorfor tilbuddet afvises. Ad 9) Status på database over mailadresser Det er et stort og tidskrævende arbejde at lave database over beboernes mailadresser bestyrelsen forventer, at databasen snart er på plads, så bestyrelsesmødereferater mv. tillige vil kunne fremsendes på mail. Ad 10) Næste møde Næste møde aftaltes til mandag den 18. februar 2019 kl. 19.00. Der rettes henvendelse til ADVODAN for at høre, om mødet skal foregå hos dem i forbindelse md opstart af administration. Ad 11) Eventuelt Intet at bemærke. Ad 12) Lukkede punkter Der kan ikke refereres i dybden under dette punkt, da referatet er offentligt tilgængeligt. Ligeledes har nogle af sagerne en sådan karakter, at bestyrelsen ikke kan oplyse mere, end at der er en sag, der behandles. Dog kan bestyrelsen oplyse, at de fire punkter, der blev behandlet under punktet vedrørte: - sag med beboer - ansøgning om el varme - støjgener - henvendelse fra beboer --- o --- Bestyrelsesmøde påbegyndt kl. 19.00 og afsluttet kl. 20.15. Hillerød, den 5. februar 2019 Referent, Christina Skjoldager Olsen
38 Tiltrådt af bestyrelsen: Formand, Line Jakobsen Næstformand, Christina Skjoldager Olsen Morten Schneider Karsten Stub