Hørsholm Kommune 2017 Ledelsesnotat for Beskæftigelsesområdet PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionspartnerselskab, CVR-nr. 33 77 12 31
INDHOLDSFORTEGNELSE 1. Revision af områder med refusion eller tilskud fra Staten... 3 2. Samlet konklusion på den udførte revision... 3 3. Revisionsbemærkninger... 4 4. Redegørelse for den udførte revision... 4 5. Opfølgning på afsluttende revisionsberetning for regnskabsåret 2016. 11 6. Fravalg af områder... 12 7. Afslutning...13 Bilag 1 Observationer og anbefalinger... 14 2 af 17
1. Revision af områder med refusion eller tilskud fra Staten Vi har i januar 2018 gennemført revisionsbesøg i Hørsholm Kommune, hvorunder vi har foretaget gennemgang af de områder for 2017, der er omfattet af refusion og tilskud fra Staten. Revisionen er udført i overensstemmelse med standarderne for offentlig revision, internationale revisionsstandarder, kommunens revisionsregulativ samt Bekendtgørelsen om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på visse områder inden for Social- og Indenrigsministeriets, Beskæftigelsesministeriets, Udlændinge- og Integrationsministeriets og Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestillings ressortområder Vi har i forbindelse med revisionen af de områder, der er omfattet af refusion og tilskud fra Staten, efterprøvet, om De eksisterende interne forretningsgange og instruktioner for (sags)administrationen er hensigtsmæssige og betryggende i kontrolmæssig henseende. Det interne ledelses- og kvalitetstilsyn er hensigtsmæssigt og betryggende i kontrolmæssig henseende. Anvendelsen af it-systemer er hensigtsmæssig og betryggende i kontrolmæssig henseende. Vi har tilrettelagt revisionen af bevillingssager efter bestemmelserne i ressortministeriernes revisionsbekendtgørelser. 2. Samlet konklusion på den udførte revision På baggrund af de samlede resultater af vores revision af de gennemgåede områder i Hørsholm Kommune, er det vores vurdering, at sagsbehandlingen og den daglige administration af de områder, som varetages i Center for Arbejdsmarked og Center for Politik, Udvikling og Borgerservice, og som har relation til ydelser og beskæftigelse i Hørsholm Kommune, som helhed har været varetaget på en hensigtsmæssig og betryggende måde i regnskabsåret 2017. Det er vores vurdering, at sagsbehandlingen i sin helhed lever op til lovgivningens bestemmelser. I en enkelt sag er der i Center for Arbejdsmarked truffet en forkert afgørelse om berettigelse af forrevalidering, hvilken i stedet skulle være truffet afgørelse om berettigelse til uddannelseshjælp, som har en refusionsmæssig betydning. Hørsholm Kommune har efterfølgende rettet op på denne - se sagen nærmere beskrevet i afsnit 4.10. 3 af 17
De konkrete sagsgennemgange er uddybet i afsnit 4. Vores observationer og anbefalinger afledt af den udførte revisionen er opsummeret i bilag 1. 3. Revisionsbemærkninger Vores gennemgang har ikke givet anledning til revisionsbemærkning. 4. Redegørelse for den udførte revision 4.1. Formål Formålet med revisionen har været at vurdere, om sagsbehandling og regnskabsføring er sket i overensstemmelse med gældende love og bestemmelser, samt om der er taget skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af offentlige midler der er omfattet af regnskabet for 2017. Vi har ved besøget stikprøvevis efterprøvet, om forretningsgange, interne kontrolprocedurer samt procedurer for sagsbehandling er hensigtsmæssige og fungerer på betryggende vis. I tilknytning hertil har vi vurderet, om der ved sagsbehandlingen er taget hensyn til principielle afgørelser, der er truffet af decisionsmyndigheder og ankeinstanser. Der er således tale om en såvel juridisk kritisk som en økonomisk kritisk gennemgang af områderne (forvaltningsrevision). 4.2. Revisionen Revisionen af bevillingssager er foretaget stikprøvevis med udgangspunkt i, at der skal sikres en relevant repræsentativitet. Stikprøverne er udvalgt ud fra en kombination baseret på konkrete og generelle erfaringer med fejlrisiko inden for de enkelte hovedområder samt ud fra et væsentlighedskriterium, hvor der indgår forhold af økonomisk, sagsbehandlingsmæssig, principiel og lokal karakter. Der er ligeledes taget højde for pligten til personsagsrevision på særligt udvalgte områder. Endelig har vi stikprøvevis ved behov udnyttet de tilgængelige muligheder for at foretage elektronisk kontrol af oplysninger om økonomiske forhold, herunder om der i fornødent omfang sker sammenholdelse af oplysningerne fra forskellige registre for at sikre, at der ikke udbetales uforenelige eller uberettigede ydelser. Vi har foretaget revision af i alt 37 bevillingssager og har samlet set konstateret fejl i 20 af de gennemgåede bevillingssager. Fejlene er primært enkeltstående og ikke af systematisk karakter. Område Uddannelseshjælp Kontanthjælp Forsikrede ledige Sygedagpenge Antal sager 4 6 5 4 Antal sager med fejl 3 5 2 0 4 af 17
Område Integration Enkeltydelser kap 6 IL Forrevalidering/Revalid ering Førtidspension Antal sager 4 3 3 3 Antal sager med fejl Område 2 3 2 0 Kontanthjælp til brøkpension 27-27a Særlig støtte efter 34 i LAS Repatriering Antal sager 2 3 0 Antal sager med fejl 0 3 0 4.3. Administrationsgrundlag samt kvalitets- og ledelsestilsyn for beskæftigelsesrettede område Vi har som et led i revisionen af Hørsholm Kommune 2017 gennemgået og vurderet, om der er etableret hensigtsmæssige og betryggende interne forretningsgange for administrationen i afdelingerne. Arbejdsgange & Instrukser I forbindelse med vores revision af beskæftigelsesområdet i Hørsholm Kommune, har vi konstateret, at der foreligger fyldestgørende arbejdsgange og instrukser på de områder, hvor lovgivningen ikke detaljeangiver sagsbehandlingskravene. Arbejdsgangene er kontrolleret og de forefindes i programmet Schultz hvor den enkelte medarbejder har adgang til at se instrukserne. Ledelsestilsyn I Center for Arbejdsmarked bliver der foretaget stikprøvevis ledelsestilsyn på områderne vedrørende: kontanthjælp, uddannelseshjælp, jobafklaring m. ressourceforløbsydelse, revalidering, forsikrede ledige, integrationsområdet & fleksjob/ledighedsydelse. På området vedrørende integration, foregår tilsynet blandt udveksling af sager mellem medarbejdere, og dette bliver fulgt op på af lederen på området. Ledelsestilsynene findes i fysiske mapper hos hver leder på de respektive områder. Der konkluderes efter hvert udført ledelsestilsyn, hvad der kan sættes ind fremadrettet, for at sikre korrekt sagsbehandling. I Borgerservice, som hører under Center for Politik, Udvikling og Borgerservice, har ledelsestilsynet indtil ultimo 2017 haft form af ugentlige drøftelser af sagerne mellem medarbejderne, for at sikre korrekt sagsbehandling. Derudover har teamlederen udtaget stik- 5 af 17
prøver 1 gang månedligt for at sikre korrekt kontering og kontrol af udbetaling til alternative modtagere. På baggrund af revisionen 2017, anbefales det, at fokus øges i ledelsestilsynet på området vedrørende Hjælp i særlige tilfælde efter kapitel 6 i Integrationsloven, jf. punkt 6 i bilag 1. Under revisionen er der konstateret flere fejl på områderne, som omfatter manglende konkrete vurderinger samt mangelfuld dokumentation i sagerne. Disse dele er nødvendige for at træffe korrekte afgørelser i sagerne. På grund af særlige personalemæssige udfordringer i 2017 i Borgerservice, og på baggrund af revisionen, har Kommunen oplyst, at der fremadrettet vil blive sikret korrekt sagsbehandling ved ikke kun at udtage stikprøvekontrol af korrekt kontering og kontrol af alternative modtagere, men også ved en sikring af fagligheden i sagsbehandlingen ved ugentlige udtræk af sager som bliver gennemgået i plenum i teamet. Konklusion Det er vores vurdering, at der for Center for Arbejdsmarked findes hensigtsmæssige faglige instrukser og arbejdsgange, som overordnet følges i den daglige sagsbehandling. Det kan ligeledes konkluderes, at de interne ledelsestilsyn i afdelingen er velbeskrevne, systematiske, og bliver efterlevet i den daglige forvaltning. Vi anbefaler, at der sikres dokumentation af ledelsestilsynet i Borgerservice, således tilsynsresultaterne bliver systematisk opsamlet, og evt. iværksættelse tiltag på baggrund af tilsynet er dokumenteret, og ikke er afhængig af 1 persons viden alene. Herudover sikres det at ledelses- og politikerorientering nemt kan indsamles og afgives skriftligt. 4.4. Uddannelseshjælp efter Aktivlovens og beskæftigelseslovens bestemmelser Vi har foretaget revision af 4 bevillingssager, hvori der er bevilget ydelser efter aktivlovens og beskæftigelseslovens bestemmelser. Sagerne er udvalgt tilfældigt på grundlag af udtræk fra KMD Opera, og der er primært taget udgangspunkt i nyere sager. Vi har konstateret fejl i 3 af de gennemgåede sager, som kan henføres til: I 1 bevillingssag er efterfølgende individuelle samtaler ikke afholdt rettidigt. (Sag 3) I 3 bevillingssager er der ikke blevet givet tilbud om, og gennemført en læse-, skrive-, regnetest (Sag 2 + 3 + 4) Ved revisionen 2016, var der fejl på området vedrørende manglende uddannelsespålæg i sagerne. 6 af 17
Ved revisionen 2017 ses en forbedring vedrørende uddannelsespålæg, men fejl på området vedrørende manglende gennemførelse af læse-, skrive-, regnetest. Ovenstående fejl giver anledning til anbefalinger på området, og der henvises til pkt. 2 i bilag 1 til dette notat. På grundlag af de samlede resultater af gennemgangen er det dog fortsat vores vurdering, at området som helhed er varetaget hensigtsmæssigt og betryggende og efter gældende regelsæt. 4.5. Kontanthjælp efter aktivlovens og beskæftigelseslovens bestemmelser Vi har foretaget revision af 6 bevillingssager, hvori der er bevilget ydelser efter aktivlovens og beskæftigelseslovens bestemmelser. Sagerne er udvalgt tilfældigt på baggrund af udtræk fra KMD Opera, med fokus på nye sager. Vi har konstateret fejl i 5 af de gennemgåede sager, som kan henføres til: I 3 bevillingssager var CVet ikke godkendt rettidigt inden for lovgivningens frister. (Sag 1 + 2 + 3) I 1 bevillingssag er den rettidige indsats ikke iværksat, og i samme sag er der ikke taget stilling til behovet for mentor, samt ikke udarbejdet Min Plan (Sag 5) I 1 bevillingssag er der ikke givet tilbud om en Real Kompetence Vurdering samt læse-, skrive-, regnetest til borgeren (Sag 4) Ved revisionen 2016 blev det anbefalet, at det sikres, at CV er indhentes rettidigt. Ved revisionen 2017 ses antallet af fejl at være nedadgående i forhold til de udtagne stikprøver fra 2016. Dog er der ved revisionen 2017 en fejlprocent vedrørende CV er pålydende 50%. Ovenstående fejl giver anledning til anbefalinger på området, og der henvises til pkt. 3 i bilag 1 til dette notat. På grundlag af de samlede resultater af gennemgangen er det vores vurdering, at området som helhed er varetaget hensigtsmæssigt og betryggende og efter gældende regelsæt. 4.6. Forsikrede ledige Vi har foretaget revision af 5 sager, hvori der er bevilget ydelser efter lov om arbejdsløshedsforsikring mv. og beskæftigelseslovens bestemmelser. Sagerne er tilfældigt udvalgt på baggrund af udtræk fra KMD Opera. 7 af 17
Vi har konstateret fejl i 2 af de gennemgåede sager, som kan henføres til: I 1 sag er de efterfølgende jobsamtaler ikke afholdt i overensstemmelse med lovgivningen. (Sag 5) I 1 sag er der ikke iværksat aktivering rettidigt i overensstemmelse med lovgivningen. (Sag 2) I 1 sag er første samtale ikke afholdt rettidigt (Sag 2) Ved revisionen 2016 var der ingen fejl at konstatere. Ved revisionen 2017 ses fejl af enkeltstående karakter. På grundlag af de samlede resultater af gennemgangen er det vores vurdering, at området som helhed er varetaget hensigtsmæssigt og betryggende og efter gældende regelsæt. 4.7. Sygedagpenge efter sygedagpengelovens bestemmelser Vi har foretaget revision af 4 bevillingssager, hvori der er bevilget ydelser efter sygedagpengelovens bestemmelser. Sagerne er udvalgt tilfældigt på baggrund af en liste udleveret af kommunen, med fokus på nye sager. Vi har ikke konstateret fejl i de gennemgåede sager, og det er vores vurdering, at området som helhed administreres hensigtsmæssigt og i overensstemmelse med gældende regelsæt. 4.8. Integrationsområdet Vi har foretaget revision af 4 bevillingssager, hvori der er bevilget ydelser til personer omfattet af integrationslovens bestemmelser. Sagerne er udvalgt tilfældigt på baggrund af en liste udleveret af kommunen. Vi har konstateret fejl i 2 af de gennemgåede sager, som kan henføres til: I 1 sag foreligger der ikke en underskrevet integrationskontrakt (Sag 4) I 1 sag er der ikke givet et virksomhedsrettet tilbud i form af virksomhedspraktik eller løntilskud, senest ved integrationsprogrammets påbegyndelse. (Sag 2) Ved revisionen 2016 blev det anbefalet kommunen at sikre underskrift af integrationskontrakt, sikre rettidig iværksættelse af virksomhedspraktik samt sikre rettidig henvisning til danskundervisning. Ved revisionen 2017 ses en forbedring på alle områder, og de fundne fejl vurderes at være af enkeltstående karakter. 8 af 17
På grundlag af de samlede resultater, er det vores vurdering, at området som helhed er varetaget hensigtsmæssigt og betryggende og efter gældende regelsæt. 4.9. Enkeltydelser efter kap. 6 i Integrationsloven Vi har foretaget revision af 3 bevillingssager, hvori der er bevilget enkeltydelser efter kap. 6 i Integrationsloven. Sagerne er udvalgt tilfældigt på baggrund af udtræk fra KMD Aktiv. Vi har konstateret fejl i de 3 gennemgåede sager, som kan henføres til: I 2 bevillingssager fremgår det uklart, om det er vurderet, at borger er omfattet af rette målgruppe (Sag 2 + 3) I 1 bevillingssag fremgår det ikke at være undersøgt, om ansøger har påtaget sig udgiften inden der søges om hjælpen (Sag 2) I 2 bevillingssager er der ikke foretaget en konkret vurdering af, om ansøger kan afholde dele eller hele udgiften, og om hjælpen reelt opretholder borgers livsførelse (Sag 2 + 3) I 3 bevillingssager er der ikke indhentet nødvendig dokumentation forud for bevillingen (Sag 1 + 2+ 3) I 1 bevillingssag foreligger der ingen dokumentation/kvittering for den bevilgede hjælp (Sag 2). I 3 bevillingssager fremgår grundlaget for afgørelsen om bevilling utydeligt (Sag 1 + 2+ 3) Ved revisionen 2017 er der konstateret fejl i alle sager vedrørende manglende indhentelse af rette dokumentation til brug for afgørelse i sagerne samt manglende ajourføring af grundlag for bevilling i journalen. Kommunen oplyser, at der har været en udskiftning i personalet i 2017, som har givet store udfordringer på området. Kommunen oplyser ydermere, at der er ansat nye medarbejdere, og der vil fremadrettet blive udarbejdet nye arbejdsgange og givet undervisning samt der vil komme et øget fokus på ledelsestilsynet på området. Ovenstående fejl giver anledning til anbefalinger på området, og der henvises til pkt. 4 i bilag 1 til dette notat. På grundlag af de samlede resultater, og kommunens tiltag på området, er det vores vurdering, at området som helhed er varetaget hensigtsmæssigt og betryggende og efter gældende regelsæt. 9 af 17
4.10. Forrevalidering / Revalidering Vi har foretaget revision af 3 bevillingssager, hvori der er bevilget forrevalidering/ revalidering efter beskæftigelseslovens bestemmelser. Sagerne er udvalgt tilfældigt på baggrund af udtræk fra KMD Opera. Vi har konstateret fejl i 2 af de gennemgåede sager, som kan henføres til: I 1 sag er der ikke gennemført rettidige samtaler i det individuelle kontaktforløb. (Sag 1) I 1 sag er bevillingen ikke korrekt der burde være taget stilling til uddannelseshjælp i sagen (Sag 2) Ovenstående fejl vurderes at være af enkeltstående karakter. I sag nr. 2 er det præciseret overfor kommunen, at bevillingen af revalidering ikke var korrekt, da det ud fra de lægelige oplysninger i sagen ikke kunne skønnes, at borgeren var i stand til med en revalidering at kunne overgå til det ordinære arbejdsmarked. Kommunen er efterfølgende henvist til, at borgeren kunne ansøge om uddannelseshjælp eventuelt med iværksættelsen af STU-forløb. Kommunen var enig i dette. På grundlag af de samlede resultater er det vores vurdering, at området som helhed er varetaget hensigtsmæssigt og betryggende og efter gældende regelsæt. Fejlen i sag nr. 2 er af refusionsmæssig betydning, og kommunen har rettet op på denne efterfølgende. 4.11. Førtidspension Vi har foretaget revision af 3 bevillingssager, hvori der er blevet tilkendt førtidspension efter Lov om Social Pension. Sagerne er udvalgt tilfældigt på baggrund af en liste over tilkendte førtidspensioner i 2017, udleveret af Kommunen i forbindelse med revisionen. Vi har ikke konstateret fejl i de gennemgåede sager, og det er vores vurdering, at området som helhed administreres hensigtsmæssigt og i overensstemmelse med gældende regelsæt. 4.12. Kontanthjælp til modtagere uden ret til pension samt supplement til brøkpension jf. aktivlovens 27-27 a Vi har foretaget revision af 2 bevillingssager, hvori der er bevilget ydelser efter Aktivlovens bestemmelser vedr. supplement til brøkpension. Sagerne er udvalgt tilfældigt på grundlag af bevillinger i KMD Aktiv. Der har været 6 bevillinger i regnskabsåret 2017. 10 af 17
Vi har ikke konstateret fejl i de gennemgåede sager, og det er vores vurdering, at området som helhed administreres hensigtsmæssigt og i overensstemmelse med gældende regelsæt. 4.13. Særlig støtte efter 34 i LAS Vi har foretaget revision af 3 bevillingssager, hvori der er bevilget ydelser efter Aktivlovens bestemmelser. Sagerne er udvalgt tilfældigt ud fra udtræk i KMD Aktiv og vi har i denne forbindelse konstateret fejl i alle 3 bevillingssager, som kan henføres til: I 3 bevillingssager er der ikke foretaget vurdering, om ansøger kan finde billigere bolig (Sag 1 + 2+ 3) I 1 bevillingssag fremgår det ikke, at være undersøgt, om borger kan modtage boligstøtte inden bevilling jf. 34 iht. LAS (Sag 1). I 3 bevillingssager er journalen ikke ajourført med grundlag for samt bevilling af hjælpen (Sag 1 + 2+ 3) Ved revisionen 2017 er der konstateret manglende journalisering i forbindelse med stillingtagen til, om borgeren kan finde anden rimelig billig bolig inden bevilling af 34 særlig støtte. Ovenstående fejl giver anledning til anbefalinger på området, og der henvises til pkt. 5 i bilag 1 til dette notat. På grundlag af de samlede resultater, og kommunens tiltag som beskrevet i punkt 5 i bilag 1, er det vores vurdering, at området som helhed er varetaget hensigtsmæssigt og betryggende og efter gældende regelsæt. 4.14. Repatriering Området har været udtaget til revision i 2017, men da kommunen på revisionstidspunktet ikke havde sager med bevillinger efter bestemmelserne om repatriering, jf. Bek. af lov om repatriering, er området ikke gennemgået. 5. Opfølgning på afsluttende revisionsberetning for regnskabsåret 2016 5.1. Decisionsskrivelse fra Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering Vi har modtaget Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekrutterings decisionsskrivelse af 7. februar 2018 vedrørende revisionsberetningen 2016 for Hørsholm Kommune. Styrelsen har ved flere lejligheder, bemærket at manglende rettidighed inden for de fleste 11 af 17
områder er et generelt problem på landsplan. Styrelsen skal derfor bede revisor være opmærksom på, at der bliver fulgt op på områder, hvor dette gør sig gældende. Områderne har været omfattet af revisionen 2017. Der henvises til foranstående afsnit. 5.2. Decisionsskrivelse fra Udlændinge- og Integrationsministeriet Vi har modtaget Udlændinge- og Integrationsministeriets decisionsskrivelse af 19. december 2017 vedrørende revisionsberetningen 2016 for Hørsholm Kommune. Udlændinge-og Integrationsministeriet noterer, at revisor ikke har forbehold eller revisionsbemærkninger på Udlændinge- og Integrationsministeriets område. Udlændinge- og Integrationsministeriet forventer dog, at Hørsholm Kommune prioriterer rettidighed på området. Området er gennemgået ved revisionen 2017. Der henvises til foranstående afsnit. 6. Fravalg af områder I henhold til Regnskabsbekendtgørelsens 76, stk. 6, jf. 72, stk. 3 skal revisionen redegøre for og begrunde fravalg af gennemgang af personsager på områder eller konti, hvor revisor på anden måde har tilvejebragt en begrundet overbevisning om, at sagsbehandlingen er betryggende. Endvidere skal revisor udarbejde en turnusrevisionsplan for de konti, der ikke bliver revideret hvert år. På baggrund af resultaterne fra tidligere års revision fravælges følgende områder i 2017: Fleksjob og ledighedsydelse. Området er revideret i 2014. Revision af området indgår i en turnus, som skal sikre at alle områderne gennemgås inden for en nærmere årrække. Ressourceforløb. Området er revideret i 2016. Revision af området indgår i en turnus, som skal sikre at alle områderne gennemgås inden for en nærmere årrække. Jobafklaringsforløb. Området er revideret i 2015. Revision af området indgår i en turnus, som skal sikre at alle områderne gennemgås inden for en nærmere årrække Tilskud til hjælpemidler efter LAB kap.14. Området er revideret i 2016. Revision af området indgår i en turnus, som skal sikre at alle områderne gennemgås inden for en nærmere årrække. Seniorjob. Området er revideret for 2015 og 2016. Revision af området indgår i en turnus, som skal sikre at alle områderne gennemgås inden for en nærmere årrække. Servicejob. Området er revideret i 2016. Revision af området indgår i en turnus, som skal sikre at alle områderne gennemgås inden for en nærmere årrække. 12 af 17
Enkeltydelser efter kap. 10 i LAS. Området er revideret i 2015. Revision af området indgår i en turnus, som skal sikre at alle områderne gennemgås inden for en nærmere årrække. Personligt tillæg. Området er revideret i 2015. Revision af området indgår i en turnus, som skal sikre at alle områderne gennemgås inden for en nærmere årrække. Ansættelse med løntilskud. Området er revideret i 2016. Revision af området indgår i en turnus, som skal sikre at alle områderne gennemgås inden for en nærmere årrække. Kontantydelse. Området er revideret i 2016. Lovgivningen på området er kommet til ophør i 2017 og vil derfor ikke blive revideret fremadrettet. Jobrotation. Området er revideret i 2015. Revision af området indgår i en turnus, som skal sikre at alle områderne gennemgås inden for en nærmere årrække. 7. Afslutning Der har været afholdt møde i Center for Arbejdsmarked vedrørende dette ledelsesnotat den 4. april 2018 mellem Hørsholm Kommune og Senior Associate Daniel Damm- Pedersen. Er der spørgsmål til dette notat, kan Daniel Damm-Pedersen kontaktes på telefon 29 11 68 74 eller på mailadressen ddp@pwc.dk. Ledelsesnotatet vil danne baggrund for bilag 2 3 i den endelige beretning. København, den 21. april 2018 PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret revisionspartnerselskab Jesper Møller Langvad statsautoriseret revisor Jesper Randall Petersen statsautoriseret revisor 13 af 17
Bilag 1 Observationer og anbefalinger Nr. Observation Risiko Anbefaling Ledelsens kommentarer 1. (2016) Integrationsområdet Vi har under vores revision observeret, at området er forbedret i forhold til revisionen 2015, men vi konstaterer fortsat følgende forhold: - Manglende underskrift af integrationskontrakt - Forsinket henvisning til danskundervisning - Forsinket henvisning til virksomhedsrettet indsats 2017 opfølgning: Vi har ved revisionen 2017 konstateret en forbedring på området og vurderer derfor at dette punkt kan lukkes. Disse forhold øger risikoen for: - At borgerens forløb på integrationsydelse bliver længere end nødvendig. - At der ikke er tilstrækkeligt fokus på hurtig iværksættelse af danskundervisning og virksomhedsrettet indsats Det anbefales, at der er fokus på at sikre en arbejdsgang, som betyder, at integrationskontrakterne underskrives. Det anbefales, at der er fokus på hurtig henvisning til danskundervisning. Det anbefales fortsat fokus på iværksættelse af virksomhedsrettet indsats. Kommunen har skærpet fokus på området, og genkender ikke, at revisionens fund afspejler kommunens generelle sagsbehandling på integrationsområdet. Der er udarbejdet tjeklister til brug for den konkrete sagsbehandling. Der er generelt stort fokus på virksomhedssamarbejdet i kommunen med forskellige initiativer. Kommunen giver dog udtryk for høje forventning fra virksomhedernes side, hvilket kan udfordre samarbejdet i forhold til integrationsborgerne. 2. (2017) Uddannelseshjælp Vi har under vores revision 2017 observeret en forbedring på området vedr. uddannelsespålæg i forhold til revisionen 2016, men vi har konstateret fejl på området for gennemførelse af læse- Manglende gennemførelse af læse-, skrive-, regnetest betyder manglende vurdering af borgerens formåen i forhold til at kunne påbegynde en erhvervskompetencegivende PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionspartnerselskab, CVR-nr. 33 77 12 31 Det anbefales, At kommunen fremadrettet sikrer udarbejdelse af arbejdsgang eventuelt i form af udarbejdelse af arbejds- Kommunen oplyser, at der bliver udarbejdet arbejdsgang på området, således det sikres fremadrettet, at borgere i målgruppen får gennemført læse-, skrive-,
Nr. Observation Risiko Anbefaling Ledelsens kommentarer, skrive-, regnetest. uddannelse. Dette kan betyde, at borger risikerer at modtage uddannelseshjælp længere tid end nødvendigt. skabelon til brug for samtalen med borger, således der bliver taget stilling til gennemførelse af læse-, skrive-, regnetest under enhver samtale med borgere i målgruppen. regnetest. 3. (2017) Kontanthjælp Vi har under vores revision 2017 observeret en lille forbedring på området vedr. udfyldelse og godkendelse af CV er rettidigt, men har stadig konstateret fejlprocent pålydende 50% af udtagne stikprøver. Manglende udfyldelse og ikkerettidig godkendelse af CV er betyder, at borgere ikke er synlige for arbejdsmarkedet, og kan risikere at modtage kontanthjælp over en længere periode. Det anbefales, At kommunen fremadrettet sikrer udarbejdelse af arbejdsgang eventuelt i form af udarbejdelse af arbejdsskabelon til brug for samtalen med borger, således det sikres, at CV et udfyldes og godkendes rettidigt. Kommunen oplyser, at der bliver udarbejdet arbejdsgang på området, således det sikres fremadrettet, at borgere i målgruppen får udfyldt og godkendt CV er rettidigt. 4. (2017) Hjælp i særlige tilfælde efter kap. 6 i IL Vi har under vores revision 2017 observeret, at der ikke konsekvent bliver foretaget en konkret vurdering i sagen og ikke al relevant dokumentation bliver indhentet i sagerne. Manglende konkret vurdering kan betyde, at borgeren ikke får udtømt sine muligheder inden hjælpen ydes og at borgeren dermed ikke er berettiget til at modtage hjælpen. Det anbefales, At kommunen sikrer, at indhente relevant dokumentation og foretage konkrete vurderinger i sagerne Kommunen oplyser, at der har været en usædvanlig personalesituation i 2017 som har givet store udfordringer på området. Kommunen oplyser ydermere, at der er ansat nye medarbejder og der vil fremadrettet 15 af 17
Nr. Observation Risiko Anbefaling Ledelsens kommentarer blive udarbejdet nye arbejdsgange og givet undervisning samt et øget fokus på ledelsestilsynet på området. 5. (2017) Særlig støtte efter 34 i LAS Vi har observeret, at kommunen ikke foretager en konkret vurdering af, om borgeren kan skaffe en rimelig billigere bolig, og at dette ikke fremgår af journalen. Manglende konkret vurdering af, om ansøger kan skaffe en rimelig billigere bolig, kan betyde, at borgeren ikke får udtømt muligheden for at finde rimelig billigere bolig, og støtten derfor kan være for høj i forhold til evt. anden rimelig billigere bolig, som borgeren ville kunne skaffe. Det anbefales, At kommunen sikrer, at foretage konkret vurdering af, om ansøgeren kan skaffe rimelig billigere bolig At kommunens sikrer at føre notat på området, evt. ved at opdatere journalskabelonerne. Kommunen oplyser, at det i alle sager vurderes, om der kan findes anden rimelig billigere bolig til borgeren inden bevilling af 34 særlig støtte. Kommunen medgiver, at det dog ikke fremgår i alle sager og vil fremadrettet sikrer, at dette fremgår klart og tydeligt i journalen. 6. (2017) 16 af 17 Ledelsestilsynet Vi har observeret ved revisionen for 2017, at ledelsestilsynet i Borgerservice på området vedrørende Hjælp i særlige tilfælde efter kap. 6 i IL ikke fremgår systematisk og det fremgår utydeligt, at der bliver fulgt op i sagerne. Et ikke-systematisk ledelsestilsyn på området, kan øge risikoen for, at der kan ske systematiske fejl i sagerne, hvilket kan betyde, at afgørelserne ikke er helt i overensstemmelse med lovens bestemmelser. Det anbefales, Vi anbefaler, at der sikres dokumentation af ledelsestilsynet for Borgerservice, således tilsynsresultaterne bliver systematisk opsamlet, og evt. iværksættelse tiltag på baggrund af tilsynet er dokumenteret, og ikke er afhængig af 1 persons hukommelse alene. Herudover sik- Borgerservice oplyser, at der efterfølgende er indført et øget fokus på ledelsestilsynet på området. Der vil én gang ugentligt blive udtrukket sager til faglig gennemgang i teamet, hvilken teamlederen vil sikre gennemført. Der vil fortsat ske en må-
Nr. Observation Risiko Anbefaling Ledelsens kommentarer res det at ledelses- og politikerorientering nemt kan indsamles og afgives skriftligt. nedlig stikprøve af sager for at kontrollere korrekt kontering samt kontrol af udbetaling til alternative modtagere. 17 af 17