Vejledning til skoleledelsen At skrive en afgørelse om specialundervisning
Afgørelser om specialundervisning Når en offentlig myndighed fastsætter, hvad der er eller skal være ret (eller ikke ret) for en borger, træffer myndigheden en afgørelse i forvaltningsretlig forstand. Derfor er det en afgørelse, når en skoleleder beslutter, om en elev har ret til specialundervisning eller ej, og derfor skal de formelle krav, som bl.a. Forvaltningsloven stiller til udfærdigelsen af afgørelsen, opfyldes. Det er samtidig vigtigt at bemærke, at afgørelser om specialundervisning er de eneste af skolelederens beslutninger vedr. enkeltelever, der kan ankes til en anden instans. I forhold til tidligere praksis kan den beskrevne procedure på mange folkeskoler forekomme ret bureaukratisk og omstændelig, men man gør både eleven, forældrene og sig selv en tjeneste ved at følge de formelle retningslinjer for meddelelse af afgørelser. Ligesom i skolens øvrige virke bør arbejdsgangene dog tilpasses lokale forhold og evt. kommunale retningslinjer. Denne vejledning om at skrive en afgørelse 1 skal ses som opfølgning på Skolelederforeningens pjece om Specialundervisning og anden specialpædagogisk bistand i folkeskolen, fra august 2012. Skolelederforeningen, september 2012 1. Skrevet med inspiration fra Ankestyrelsens vejledning, At skrive en afgørelse, september 2011. 2
1. Hvad er en afgørelse? Som beskrevet i indledningen træffer offentlige myndigheder en afgørelse, når de fastsætter, hvad der er eller skal være ret (eller ikke ret) for en borger i et foreliggende tilfælde. Eksempler på skolelederens beslutninger, der er afgørelser Afslag på elevens 2 og forældrenes 3 ønske om støtte/ specialundervisning i mere end 9 timer ugentligt Afslag på indstilling til pædagogisk-psykologisk vurdering Genvurdering af en afgørelse, fx efter en klage over afslag på specialundervisning Eksempler på skolelederens beslutninger, der ikke er afgørelser Beslutning om, hvordan undervisningen konkret skal tilrettelægges. Beslutningen fastsætter nemlig ikke en ret, men er et led i, at skolen (kommunen) udfører en serviceopgave. I sager, som skolen rejser på eget initiativ, er skolelederen ikke altid forpligtet til at træffe en formel afgørelse. Fx hvis lærer og leder drøfter, om et barn har behov for særlig støtte, og kommer frem til, at det er der ikke. Skolelederen bør dog som regel skrive et notat, så både forældre og fremtidige lærere kan se, hvordan skolen har behandlet sagen. 2. Disposition for meddelelse af en afgørelse En myndighed skal som hovedregel meddele afgørelser skriftligt 4. En skriftlig afgørelse er vigtig dokumentation og tydeliggør, hvad der er besluttet og hvorfor. Det er en god ide at lade afgørelsen følge denne disposition: 1. Overskrift 2. Resultat 3. Begrundelse 4. Elevens og forældrenes synspunkter 5. Klagevejledning 2.1 Overskrift Afgørelsen stiles direkte til forældrene. Indled afgørelsen med at oplyse, hvad sagen drejer sig om, fx: Vedr. jeres ønske om indstilling til pædagogisk-psykologisk vurdering af Vedr. iværksættelse af specialpædagogisk bistand til 2.2 Resultat Fortæl først kort og præcist, hvilket resultat du er nået frem til, og hvilken betydning afgørelsen har for eleven. Det kan fx være, at afgørelsen medfører, at specialundervisningstimer, som eleven hidtil har modtaget, nu stopper fra en nærmere fastsat dato. Fortæl også, hvilke evt. andre tiltag skolen har i sinde at iværksætte. 2.3 Begrundelse I begrundelsen 5 skal du forklare eleven/forældrene, hvorfor du er nået frem til det pågældende resultat. Når du træffer afgørelsen, skal du sikre dig, at sagen er tilstrækkeligt oplyst, og at der ikke mangler oplysninger eller nødvendig dokumentation. At de nødvendige oplysninger foreligger, er en forudsætning for, at der kan træffes en korrekt afgørelse og det er, som led i officialprincippet, skolens ansvar at sørge for det. 2. Af Specialundervisningsbekendtgørelsens 4 stk. 2 fremgår, at elevens synspunkter skal tillægges passende vægt under hensyntagen til elevens alder og modenhed. I det følgende bruges derfor udtrykket eleven/forældrene. 3. Forældrene/forældremyndighedsindehaverne. I det følgende bruges blot forældrene. 4. Jf. Forvaltningsloven 22-24 5. Jf. Forvaltningsloven kap. 6, 22-24 3
Forklaringen skal indeholde følgende tre dele: a) Den konkrete vurdering b) De oplysninger, der er lagt vægt på c) Regler og juridiske krav Du giver størst klarhed over afgørelsen, når du så vidt muligt holder de tre dele adskilt. 2.3 a) Den konkrete vurdering Du skal oplyse den konkrete vurdering, som skolen har foretaget, og som er forklaringen på afgørelsens resultat. Den konkrete vurdering er den samlede vurdering af sagens faktiske oplysninger, der er lagt vægt på. Eksempel 2.3 b) Oplysninger, der er lagt vægt på Du skal ikke redegøre for alle sagens oplysninger, men kun for de oplysninger, der har haft særlig betydning for afgørelsen, dvs. de hovedhensyn, der har været afgørende 6. Eleven/forældrene skal forstå, hvilke oplysninger du særligt har lagt vægt på. Eksempel Skolen har lagt vægt på, at NN ved seneste læse-/matematiktest opnåede... Skolen har lagt vægt på, at den pædagogiskpsykologiske vurdering konkluderer, at Skolen vurderer, at der ikke er behov for specialundervisning til NN. Skolen har lagt vægt på, at NN med et tilfredsstillende resultat har været i stand til følge undervisningen i sin klasse gennem de seneste 3 måneder med støtte i 5 ugentlige matematiktimer. 6. Jf. Forvaltningsloven 24 4
Du skal sikre dig, at du selv og eventuelle andre, der har været involveret, har opfyldt notatpligten ved at skrive notater om væsentlige oplysninger, der er indhentet eller modtaget. Hvis der er oplysninger, som du ved, er væsentlige i elevens/forældrenes opfattelse, men som du ikke har lagt vægt på, må du give en begrundelse for, hvorfor du ikke kan lægge vægt på oplysningerne. 2.3 c) Regler og juridiske krav Du skal orientere eleven/forældrene om, hvilke juridiske præmisser der gælder for kommunen/skolen, når den træffer afgørelsen. De juridiske præmisser følger af love, bekendtgørelser, vejledninger og kommunal praksis. Det er en del af en borgers retssikkerhed altid at kunne finde frem til de anvendte love og regler i vedkommendes sag. Du skal så kortfattet som muligt beskrive de regler eller principper, der er centrale for afgørelsen, og som derfor er en del af begrundelsen. Hvis der i afgørelsen indgår et skøn, skal du angive de hovedhensyn, som efter regler og praksis skal have betydning. Eksempel Det fremgår af Specialundervisningsbekendtgørelsen, at den specialpædagogiske bistand fortrinsvis gives som støtte i den almindelige klasse, men at der i vurderingen heraf skal vægges vægt på, om eleven kan have udbytte af undervisningen og aktivt deltage i det sociale fællesskab. NN skønnes ikke 2.4 Elevens og forældrenes synspunkter Det forudsættes, at du i hele forløbet har samarbejdet med eleven/forældrene, men for at være helt sikker på, at eleven/forældrene kender de oplysninger, der lægges til grund for afgørelsen, skal du altid partshøre, inden du træffer en afgørelse 7. Eleven/forældrene kan på eget initiativ komme med synspunkter, både når sagen starter og under sagens behandling. Forældrene har ret til aktindsigt i sagens oplysninger 8. Som udgangspunkt gælder aktindsigt ikke i kommunens interne arbejdsdokumenter 9, men du skal altid overveje, om ikke du af hensyn til elev/forældre skal give aktindsigt i alle dokumenter. Det er derfor en god ide at sikre sig, at alle dokumenter er skrevet på en måde, som du kan stå inde for, og som elev og forældre uden problemer kan få indsigt i. Hvis forældrene har anmodet om aktindsigt, skal du som udgangspunkt udsætte sagens afgørelse, indtil forældrene har haft mulighed for at se dokumenterne. Af hensyn til borgerne fastsætter kommunen tidsfrister for behandling af sager. Hvis skolen ikke overholder tidsfristen, skal forældrene have besked med forklaring på, hvorfor fristen ikke kan overholdes. Samtidig skal de have besked om den nye tidsfrist. 2.5 Klagevejledning Meddelelsen om en afgørelse skal endelig indeholde en klagevejledning 10, som en myndighed har pligt til at give borgerne, hvis afgørelsen kan påklages til en anden myndighed 11. En skoleleders konkrete beslutninger vedr. skolens elever inden for de mål, rammer og principper, som kommunalbestyrelsen har fastsat, kan ikke behandles af kommunalbestyrelsen 12. Det gælder fx beslutninger om 7. Jf. Forvaltningsloven 19-20 8. Jf. Offentlighedsloven kap. 2 9. Jf. Offentlighedsloven kap. 3 10. Jf. Forvaltningsloven 25 11. Dog naturligt nok ikke, hvis afgørelsen giver borgeren fuldt medhold. 12. Jf. Folkeskoleloven 45 stk.2 5
klasseindplacering, placering på bestemte hold, foranstaltninger til fremme af god orden mv. Afgørelser om specialundervisning kan i henhold til Specialundervisningsbekendtgørelsen 13 indbringes for Klagenævnet for Specialundervisning. Du skal derfor vejlede om følgende: 1) At der kan klages Du skal orientere om, at forældrene har ret til at indbringe sagen for Klagenævnet for Specialundervisning. 2) Hvem klagen skal sendes til Du skal oplyse, at en eventuel klage skal sendes til skolen, som i givet fald skal foretage en genvurdering af sagen 3) Evt. hvordan der kan klages Hvis du har en formodning om, at forældrene ikke kan udforme en skriftlig klage, skal du oplyse om, at det ikke er et krav, at klagen er skriftlig. Forældrene kan godt klage mundtligt til dig, og så skriftliggør du klagen. Du kan også tilbyde anden hjælp til at skriftliggøre klagen. 5) Hvilke klagefrister der gælder Der skal klages inden 4 uger efter, at eleven/forældrene har fået meddelelse om afgørelsen. Det vil være god service, hvis du oplyser konkret, hvilken dato klagefristen udløber. 6) Oplysning om genvurdering Du skal oplyse om, at skolen har pligt til at se på sagen på ny (genvurdere sagen), når der er indgivet en rettidig klage. Skolen skal vurdere, om den, som klager, kan få helt eller delvis medhold i sin klage, inden den sendes videre. Skolen kan fastholde sin tidligere afgørelse eller træffe en ny afgørelse indenfor en frist af 4 uger. Hvis skolen fastholder sin afgørelse, sender skolen selv sagen videre til klagenævnet, der så tager stilling til skolens afgørelse. 3. Afsluttende bemærkninger Ovenstående procedure kan måske forekomme overvældende og bureaukratisk, og det er da også vigtigt, at overholdelse af formelle krav ikke kommer til at overskygge det allervigtigste, nemlig et godt og positivt samarbejde mellem forældre og skole. Skolens procedurer omkring specialundervisning skal understøtte forældrenes rolle som den primære samarbejdspartner i forhold til en særlig indsats omkring eleven. Det stiller krav om indbyrdes forventningsafklaring samt en hyppig og målrettet dialog om barnets faglige udvikling mellem elevens forældre og skolen. 13. Bekendtgørelsens kap. 8 og 9 6
Eksempel på klagevejledning Jeg vil til slut gøre jer opmærksom på, at hvis I er uenige i denne afgørelse, kan I klage over den inden 4 uger. Skolen skal have modtaget en eventuel klage senest den klokken I kan klage mundtligt eller skriftligt. I klagen skal I oplyse, hvorfor I er utilfredse med afgørelsen. Når skolen har modtaget klagen, vil vi se på sagen igen og tage stilling til, om vi kan give jer helt eller delvis medhold i klagen. Hvis vi ændrer afgørelsen, vil I få besked herom inden 4 uger. Hvis ikke vi ændrer afgørelsen, sender vi klagen til Klagenævnet for Specialundervisning sammen med sagens øvrige akter inden for 4 uger. Hvis I har spørgsmål til afgørelsen eller er i tvivl om, hvordan I skal klage, er I velkomne til at kontakte mig på telefonnummer xx xx xx xx, mail xxx, eller adresse xxx. Med venlig hilsen Xxx Skoleleder 7
Kompagnistræde 22, 2 / 1208 København K / Tlf. 70 25 10 08 18398 Mediegruppen