Udbudsbetingelser for Kulturstyrelsens Udbud af National bruger- og benchmarkundersøgelse 2016 på folkebiblioteksområdet
1. INDLEDNING Kulturstyrelsen inviterer hermed virksomheder til at byde på opgaven Udbud af National bruger- og benchmarkundersøgelse 2016 på folkebiblioteksområdet. Alle interesserede opfordres herved til at afgive tilbud på udførelsen af projektet i overensstemmelse med specifikationerne i nærværende udbudsmateriale. Udbuddet bliver afholdt som et offentligt udbud, hvor alle interesserede kan byde ind. Kulturstyrelsen er ansvarlig for, at udbuddet gennemføres i overensstemmelse med de nationale udbudsregler herunder, at de grundlæggende principper om gennemsigtighed og ligebehandling respekteres under udbudsprocessen. Tilbudsgiver må derfor påregne, at Kulturstyrelsen vil afvise tilbud, der er fejlbehæftet eller mangelfuldt. Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbud afgives i overensstemmelse med gældende udbudsregler. 1.1 DEN ORDREGIVENDE MYNDIGHED Den ordregivende myndighed under denne udbudsforretning er: Kulturstyrelsen H.C. Andersens Boulevard 2 1553 København V CVR-nr. 26 48 98 65 I nærværende udbudsbetingelser vil den ordregivende myndighed være benævnt ordregiver. Kontaktperson: Jeppe Bjerregaard Jessen E-mail adresse: jep@kulturstyrelsen.dk Alle henvendelser skal ske skriftligt og skal være skrevet på dansk. Opstår der uoverensstemmelser mellem ordregivers skriftlige angivelser og mundtlige udsagn, gælder de skriftlige angivelser til enhver tid forud. 1.2 TILBUDSFRIST Tilbud skal være den ordregivende myndighed i hænde senest 21. januar 2016 kl. 10.00. Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning. Tilbud skal sendes elektronisk til Kulturstyrelsen på jep@kulturstyrelsen.dk 1.3 TILBUD MÆRKES Emnetfeltet mærkes Udbud af National bruger- og benchmarkundersøgelse 2016 på folkebiblioteksområdet MÅ IKKE ÅBNES 1.4 ÅBNING AF TILBUD De tilbud, der er modtaget rettidigt, vil blive åbnet umiddelbart efter tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen. 1.5 VEDSTÅELSESFRIST Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 3 måneder fra tilbudsfristens udløb. 1.6 UDBUDSMATERIALETS BESTANDDELE Det samlede udbudsmateriale består af følgende bestanddele:
Nærværende udbudsbetingelser vedlagt o Appendix A: Benchmarkundersøgelse 2011 o Appendix B: Benchmarkundersøgelse 2013 o formular der skal anvendes ved afgivelse af en tro og love-erklæring om, hvorvidt leverandøren har ubetalt forfalden gæld til det offentlige i henhold til lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændringer af visse andre love (Restanceloven) 1, og en tro og love-erklæring om som dokumentation for, at tilbudsgiveren ikke er strid med de udelukkelsesgrundene, der er anført i Udbudsdirektivets artikel 45 stk. 1 og 2. Udkast til kontrakt med o Bilag 1: Kravspecifikation (Må ikke ændres af tilbudsgiver) o Bilag 2: Konsulentens løsningsbeskrivelse (Udfyldes af tilbudsgiver i henhold til den vejledende tekst i bilaget) o Underbilag 2a: Tids- og aktivitetsplan (Udfyldes af tilbudsgiver i henhold til den vejledende tekst i bilaget) o Underbilag 2b: Projektledere, kontaktpersoner og allokerede medarbejdere (Udfyldes af tilbudsgiver i henhold til den vejledende tekst i bilaget) o Underbilag 2c: Vederlag (Udfyldes af tilbudsgiver i henhold til den vejledende tekst i bilag) Tilbudsgiver har pligt til at sikre, at det ovenfor angivne materiale er modtaget i sin helhed. Udbudsmaterialet findes på udbud.dk. 1.7 SPØRGSMÅL OG RETTELSER Såfremt tilbudsgiver opfatter elementer i materialet som uklare eller uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille uddybende spørgsmål. Ordregiver skal som følge af ligebehandlingsprincippet behandle alle tilbudsgivere lige. Dette indebærer bl.a., at ordregiver skal give alle tilbudsgivere samme informationer under udbudsforretningen. Tilbudsgiver kan skriftlig stille spørgsmål til udbudsbetingelserne og udbudsforretningen i øvrigt. Alle spørgsmål, der modtages senest 10 dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil blive besvaret. Spørgsmål, der modtages senere end 10 dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil alene blive besvaret i det omfang, besvarelse kan ske senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret, med mindre spørgsmålene er uvæsentlige og ikke angår projektets udførelse. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt. Spørgsmål, svar og eventuelle rettelser vil i anonymiseret form blive offentliggjort på udbud.dk. Det er tilbudsgivers ansvar, at spørgsmål og svar samt eventuelle rettelsesblade er modtaget, idet ansvar for eventuelt mangelfuldt tilbud som følge af manglende rettelsesblade alene påhviler tilbudsgiver. 1.8 SPROG Tilbuddet med tilhørende bilag, samt eventuelle skiftlige spørgsmål afgivet i udbudsperioden, skal være skrevet på dansk. 1 Loven kan hentes på www.retsinformation.dk.
2. BESKRIVELSE AF OPGAVEN 2.1 BAGGRUND OG FORMÅL Kulturstyrelsen udbyder en opgave vedrørende National bruger- og benchmarkundersøgelse 2016 på folkebiblioteksområdet, som skal udføres i alle landets kommuner i foråret 2016. Den nationale bruger-og benchmarkundersøgelse på folkebiblioteksområdet i 2016 er en fortsættelse af de nationale bruger- og benchmarkundersøgelser, som blev udviklet og gennemført i 2011 i en række af landets kommuner og som blev gentaget i 2013. I 2016 skal et tilsvarende procesforløb og samme metoder som tidligere benyttes. Herunder skal samme spørgeramme danne udgangspunkt for den nye undersøgelse, af hensyn til sammenligningsmulighederne, dog redigeret og med tilføjelse af nyt, aktuelt fokusområde. Undersøgelsens formål er at give landets folkebiblioteker et enkelt, fælles værktøj til kvalitetsudvikling og dokumentation. En detaljeret beskrivelse af opgaven fremgår af kravspecifikationen (Bilag 1 til kontrakten) 2.2 KRAVSPECIFIKATION Opgaven skal udføres i overensstemmelse med kravspecifikationen (Bilag 1 til kontrakten) 2.3 KONTRAKTGRUNDLAG Kontraktgrundlaget imellem vinderen af dette udbud og Kulturstyrelsen er vedlagte udkast til kontrakt med tilhørende bilag. Tilbudsgiver skal ikke ændre, udfylde eller færdiggøre kontrakten. Kontrakten er endvidere i sin helhed mindstekrav. Dette betyder, at der ikke må tages forbehold over for kontrakten, jf. pkt. 4. 2.4 DELAFTALER Opgaven er ikke opdelt i delaftaler. Der skal afgives tilbud på den samlede opgave. 2.5 ALTERNATIVE TILBUD Der er ikke adgang til at afgive alternative tilbud. 2.6 OPTIONER Der er ingen optioner. 2.7 KONTRAKTPERIODE Kontraktperioden forventes at starte primo februar 2016 og løber indtil alle ydelser er leveret. 3. UDBUDSFORRETNINGEN 3.1 UDBUDSFORM Ordregiver gennemfører dette udbud som et offentligt udbud. Det betyder, at alle interesserede tilbudsgivere kan afgive tilbud. Såfremt den vedlagte dokumentation for tilbudsgiverens egnethed, jf. pkt. 4, lever op til mindstekravene, vil tilbuddet blive taget i betragtning til udvælgelse, jf. pkt. 5.
3.2 TILDELINGSKRITERIUM Tildelingskriteriet for nærværende udbud er det økonomisk mest fordelagtige tilbud Underkriterierne, der vil blive lagt vægt på, fremgår af pkt. 6. 3.3 FORVENTET TIDSPLAN FOR UDBUDSFORRETNINGEN Aktivitet Dato og eventuelt klokkeslæt Offentliggørelse af udbudsmateriale 17. december 2015 Tilbudsgivers frist for at stille spørgsmål til 11. januar 2016 udbudsmaterialet Ordregivers frist for at besvare spørgsmål til 14. januar 2016 udbudsmaterialet Tilbudsgivers frist for afgivelse af tilbud 21. januar 2016 kl. 10.00 Forventet tildeling af kontrakten 1. februar 2016 Forventet indgåelse af kontrakten Primo februar 4. FORBEHOLD OG MINDSTEKRAV Der kan ikke tages forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller mindstekrav. Ved et forbehold overfor grundlæggende element i udbudsmaterialet forstås et forbehold, som kan medføre væsentlig fordrejning af konkurrencen, såfremt forbeholdet tillades. Flere forbehold over for ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet kan samlet set medføre, at forbeholdene må anses som grundlæggende. Ved et mindstekrav forstås et ufravigeligt krav, som ubetinget skal opfyldes/overholdes, idet fravigelser fra kravet ikke accepteres. Tilbud med forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller mindstekrav vil blive afvist som ikke-konditionsmæssige. 4.1 Formelle fejl og mangler ved tilbuddet og afklarende spørgsmål Efter tilbuddene er åbnet, vil ordregiver som det første skridt vurdere, hvorvidt tilbuddene opfylder de formelle krav i udbudsmaterialet. Ordregiver forbeholder sig muligheden for at anvende fremgangsmåden i 12 i bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011, hvis tilbuddet ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav. Uanset anvendelsen af ordet "skal" i udbudsmaterialet forbeholder ordregiver sig endvidere retten til at indhente yderligere oplysninger inden for rammerne svarende til 12 i ovennævnte bekendtgørelse. Ordregiver er imidlertid ikke forpligtet til at indhente yderligere oplysninger eller dokumentation fra tilbudsgiverne. Endelig forbeholder ordregiver sig ret til at afklare eventuelle uklarheder i tilbuddene inden for rammerne af de gældende udbudsregler. 5. EGNETHEDSVURDERING Følgende oplysninger skal leveres og er at betragte som mindstekrav.
Ved sammenslutning af leverandører (f.eks. et konsortium) skal dokumentation med de anførte oplysninger afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Om tilbudsgivers mulighed for at basere sig på andre virksomheders formåen henvises til pkt. 5.4. 5.1 De økonomiske aktørers personlige forhold Tilbudsgiver skal underskrive og aflevere vedlagte tro og love-erklæringsformular til udbudsbetingelserne, som er samlet dokumentation for nedenstående pkt. 1 og 2: 1. Dokumentation for at tilbudsgiver ikke har ubetalt forfalden gæld til det offentlige i henhold til lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændringer af visse andre love (Restanceloven). Loven kan hentes på www.retsinformation.dk. 2. Dokumentation for at tilbudsgiver ikke er omfattet af de udelukkelsesgrunde, der er anført i Udbudsdirektivets artikel 45 stk. 1 og 2. 5.2 Økonomisk og finansiel kapacitet Følgende dokumentation for økonomisk og finansiel kapacitet skal indgå i tilbuddet: 1. Dokumentation for at tilbudsgiver har en for branchen sædvanlig erhvervsansvarsforsikring. 2. Revisorpåtegnet positivt årsregnskab for tilbudsgivers senest afsluttede regnskabsperiode. Revisors kommentarer til regnskabet skal fremgå af årsregnskabet. 5.3 Teknisk og faglig kapacitet Følgende dokumentation for teknisk og faglig kapacitet skal indgå i tilbuddet: En liste over de betydeligste tilsvarende tjenesteydelser, der er udført af tilbudsgiveren i løbet af de sidste tre år med angivelse af opgavens indhold, udførelsestidspunkt samt for hvilken kunde, opgaverne er udført. Tilbudsgiver skal angive 3 referencer. Referencer herudover vil ikke blive taget i betragtning. 5.4 Støtteerklæring Tilbudsgiver kan basere sig på andre enheders økonomiske og finansielle og/eller tekniske og faglige kapacitet (f.eks. et moder- eller søsterselskab eller en underleverandør) uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem tilbudsgiver og disse andre. Tilbudsgiver skal i givet fald godtgøre fuldt ud at kunne råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af kontrakten, f.eks. ved at fremlægge en erklæring eller anden dokumentation for disse enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed i kontraktperioden. I modsat fald har ordregiver ikke mulighed for at lægge vægt på andre enheders økonomiske og/eller tekniske kapacitet. 6. TILDELINGSVURDERING Ordregiver vil i forbindelse med vurderingen af det økonomisk mest fordelagtige tilbud lægge vægt på følgende underkriterier med den angivne vægtning:
1. Pris 40 % Bedømmelsen af underkriteriet pris vil ske på grundlag af den samlede pris i underbilag 2c. Lavere priser vil blive bedømt mere fordelagtige end højere priser. 2. Metode 20 % Bedømmelsen af underkriteriet metode foretages på baggrund af beskrivelsen i bilag 2. Det vægtes positivt, at de forslåede metoder og redskaber til gennemførelse af opgaven generelt understøtter målene med opgaven. 3. Opgavebeskrivelse 20 % Bedømmelsen af underkriteriet opgavebeskrivelse foretages på baggrund af beskrivelsen i bilag 2. Det vægtes positivt, at opgaven håndteres på en professional måde, hvor bibliotekerne bliver inddraget på en sådan måde, at det skaber værdi for disse. 4. Organisering og bemanding 20 % Bedømmelsen af underkriteriet organisering og bemanding vil ske på grundlag af underbilag 2b. Det vægtes positivt, at projektlederen og de allokerede har erfaringer inden for lignende opgaver og generelt kompetencer til at udføre opgaven. 7. TILDELING AF KONTRAKT Når ordregiver har vurderet, hvilket tilbud, der er det økonomisk mest fordelagtige tilbud på baggrund af de i pkt. 6 anførte kriterier, træffer ordregiver beslutning om tildeling af kontrakten. Ordregiver underretter herefter samtidig samtlige tilbudsgivere om denne beslutning. Underretningen af de tilbudsgivere, der ikke tildeles kontrakten, vil indeholde en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, herunder for de relative fordele og ulemper ved det vindende tilbud. Ordregiver er ikke forpligtet til at tildele kontrakten og forbeholder sig adgangen til at aflyse udbudsforretningen. Uanset om kontrakten tildeles en anden tilbudsgiver, er tilbudsgiver bundet af sit tilbud, indtil ordregiver har indgået kontrakt, men dog ikke længere end vedståelsesfristen, jf. pkt. 1.5. Underretningen af tilbudsgiverne om tildelingsbeslutningen medfører ikke, at kontrakten er indgået. Kontrakten anses først for indgået, når kontrakten er underskrevet. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbudsforretning er ordregiver uvedkommende, herunder også hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen uden tildeling af kontrakt. Ordregiver er ikke forpligtet til at tilbagelevere tilbuddet til tilbudsgiver. 8. FORHANDLINGSFORBUD Ved udarbejdelsen af tilbuddet bør tilbudsgiver være opmærksom på, at ordregiver ikke kan forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. Ordregiver vil således holde sig inden for de udbudsretlige rammer for forhandling, som bl.a. følger af udbudsdirektiverne.
Der vil derfor ikke blive afholdt kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiverne bør drage omsorg for, at deres tilbud er udarbejdet således, at kontrakten vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og ordregiver. Det er derfor formålstjenligt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver henseende. 9. FORTROLIGHED Når tilbudsgiver udarbejder sit tilbud, bør tilbudsgiver være opmærksom på, at dokumenter i ordregivers udbud, herunder indkomne tilbud, vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt hos myndigheder inden for den offentlige forvaltning. Det betyder, at konkurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud efter omstændighederne imødekommes af ordregiver. Det indgår dog bl.a. i bedømmelsen heraf, om den virksomhed, der har afgivet et tilbud, har bedt om, at dele af tilbuddet behandles fortroligt og i den forbindelse har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet der skal behandles fortroligt. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som af forretningsmæssige hensyn ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes tilbudsgiver derfor angive dette i sit tilbud. Ordregiver vil dog uanset tilbudsgivers tilkendegivelser om fortrolighed være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. 10. TJEKLISTE Følgende tjekliste kan benyttes af tilbudsgiver med henblik på at sikre, at tilbuddet er komplet. Tjeklisten indeholder forhold, som erfaringsmæssigt ofte overses af tilbudsgiverne. Det skal dog understreges, at det alene er tilbudsgivers ansvar at afgive et tilbud, som er i overensstemmelse med retningslinjerne i udbudsbetingelserne. Forhold Henvisning Tro og love-erklæring om, hvorvidt leverandøren har ubetalt forfalden gæld til det Punkt 5.1 offentlige og en tro og love-erklæring om, hvorvidt leverandøren ikke er strid med de udelukkelsesgrundene, der er anført i Udbudsdirektivets artikel 45 stk. 1 og 2. (Formular vedlagt udbudsbetingelserne) Dokumentation for at tilbudsgiver har en for branchen sædvanlig Punkt 5.2 erhvervsansvarsforsikring Revisorpåtegnet positivt årsregnskab for tilbudsgivers senest afsluttede Punkt 5.2 regnskabsperiode En liste over de 3 betydeligste tilsvarende tjenesteydelser, der er udført af Punkt 5.3 tilbudsgiveren i løbet af de sidste tre år med angivelse af opgavens indhold, udførelsestidspunkt samt for hvilken kunde, opgaverne er udført. Alle bilag udført i henhold til beskrivelserne i bilagene. Bilag 2, underbilag 2a, underbilag 2b og underbilag 2c Mærkning af forsendelsen som anvist og korrekt adressering. Punkt 1.2 og 1.3