3. Medarbejderdatabase 3.1 Tjek om medarbejderen allerede findes i RES Inden man går i gang med oprettelsen af en medarbejder i RES, skal man tjekke om vedkommende allerede er oprettet i RES. Dette gøres ved at vælge menupunktet ANSATTE og dernæst SØG MEDARBEJDER og følgende skærmbillede fremkommer. Man kan søge på navnet eller dele af navnet og cpr.nr. I nedenstående eksempel er søgt efter Test Vejl. I dette tilfælde fremkommer der en medarbejder, hvor søgeteksten matcher. Hvis man søger på et fornavn eller efternavn, får man vist en liste over medarbejdere, hvor søgekriterierne matcher. For at få vist hvilke informationer, der allerede er registreret på medarbejderen klikkes på hyperlinket med navnet. Side 1
Her kan man se de faktuelle oplysninger på selve medarbejderen. Til højre for medarbejderkortet vises det eller de stillingskort, som er registreret på medarbejderen. I boksen gives der et kort resume af ansættelsen. Ønsker man at se detaljerne for stillingskortet klikkes på hyperlinket med stillingskortnummeret (6888). Hvis medarbejderen findes og den ansættelse, som man ønsker at registrere ligger i umiddelbar forlængelse af et eksisterende stillingskort med samme stillingskategori, så skal man klikke ind på stillingskortet og oprette en regulering (forlængelse), jf. punkt 4.1. Hvis den nye ansættelse i stedet for er en anden stillingskategori, men fortsat i forlængelse af det tidligere stillingskort, så gøres dette ved at trykke på OPRET NYT STILLINGSKORT. Proceduren for denne sagsgang findes under punkt 3.3 Oprettelse af stillingskort ved nyoprettet medarbejder. Hvis man derimod sidder med en ansættelsesperiode, som ligger før udløbet af det viste stillingskort, så skal man både som ovenfor beskrevet oprette det nye stillingskort, men man skal også ind og lave en regulering (indsætte fratrædelsesdato) på det gamle stillingskort, således at vedkommende ikke bliver dobbeltbudgetteret. Hvis medarbejderen ikke findes i RES, så skal medarbejderen først oprettes, jf. beskrivelsen i punkt 3.2 Oprettelse af medarbejderkort. 3.2 Oprettelse af medarbejderkort Vælg "OPRET MEDARBEJDER" under menupunktet "ANSATTE" og følgende billede fremkommer: Side 2
Udfyld cellerne - de *-markerede celler SKAL ALTID udfyldes. Tryk herefter på feltet "Opret" 3.3 Oprettelse af stillingskort ved nyoprettet medarbejder Umiddelbart efter tryk på OPRET, så bliver man automatisk ført videre til et skærmbillede, hvor stillingskortet skal oprettes. Skærmbilledet ser ud som følgende: Side 3
Hvoraf det fremgår, at medarbejderen er blevet oprettet. Samtidig fremkommer der automatisk et skærmbillede, hvor igen de *-markerede celler som minimum skal udfyldes: Institut Forskningsenhed Stillingstype Startdato Evt. slutdato Side 4
I cellerne, hvor ovennævnte informationer skal indtastes, findes længst ude til højre en pil. Ved tryk på pilen fremkommer en drop down menu med de foruddefinerede valgmuligheder/-kriterier for det pågældende felt. Under "institut" vælges den organisatorisk enhed, som medarbejderen er tilknyttet/ansat hos. I forbindelse med din brugeroprettelse til RES er der angivet hvilket/hvilke institut(ter) du skal have adgang til. Der fortsættes herefter med punkterne: "Forskningsenhed", "Stillingstype" og Starttidspunkt. Der findes ligeledes en drop down menu for både forskningsenheder og stillingstyper, dvs. der kan kun vælges en af de foruddefinerede enheder eller typer. Side 5
Efter indtastning af "starttidspunkt" skal man forholde sig til om der er tale om en permanent eller tidsbegrænset stilling. Ved tidsbegrænset stilling sættes der en markering i feltet Tidsbegrænset ansat stilling. Herefter fremkommer der felter med mulighed for indtastning af slutdato. Anvendes tabuleringstasten for at komme frem til de nye felter kan man, når man har fået en stiplet firkant omkring afkrydsningsfeltet tidsbegrænset stilling, blot trykke på mellemrumstasten, hvorved felterne til angivelse af slutdato fremkommer automatisk. Side 6
Den anførte slutdato på indstillingsblanketten angives i det fremkomne felt. Når dette er udfyldt, er der mulighed for at skrive en kommentar i feltet Kommentar. Tryk herefter på OPRET. Side 7
Som det fremgår får man meddelelse om at stillingskortet er blevet oprettet og at man skal tjekke konteringerne under fanen konteringer. 3.2.1 Særligt for DVIP Når der oprettes deltids videnskabeligt personale, oprettes der automatisk timesedler for hvert semester under fanen Reguleringer. Side 8
Det er muligt at klikke videre ind på en timeseddel, for at registrere timer for det enkelte semester. Timesedlen viser, at der er et disponeret timetal på 280 timer dette semester. Herudover ses under lønsedler at der tastet 10 timer per måned fra februar juli, hvilket giver en samlet sum på 60 timer fordelt udover hele semestret. Det betyder samtidig, at der er 220 timer til rest. Det er muligt at redigere timesedlen ved at trykke Rediger. Derved fremkommer følgende billede Side 9
Indtast ændringer og tryk Gem for at gemme indtastningerne. 3.3 Redigering af stillingskort Konstaterer man efterfølgende, at der findes nogle ikke korrekte oplysninger på et stillingskort, så har man altid mulighed for at rette disse til eller tilføje kommentarer. Dette gøres ved at søge medarbejderen og det pågældende stillingskort frem, jf. punkt 3.1. Når man har åbnet stillingskortet klikkes på linket REDIGER. Som det fremgår af billedet nedenfor, så er felterne blevet aktive igen og kan redigeres/rettes til. Bemærk at en tidsbegrænset stilling ikke kan ændres til at være permanent, dvs. det er ikke muligt at slette en slutdato. Bliver en stilling gjort permanent kræver det oprettelse af et nyt stillingskort i forhold til medarbejderen. Efterfølgende trykkes på GEM og de tilrettede informationer gemmes ned i databasen. Side 10
Side 11
Side 12