Når du skal forhandle løn Gode råd om din forberedelse, selve forhandlingen og opfølgningen
Indhold 1. Indledning:... 4 2. Hvornår lønforhandles der?:... 4 3. Hvad står der i loven?:... 5 4. Lønforhandling er mere end hvad der foregår omkring mødebordet:... 6 5. Før lønforhandlingen - forberedelsesfasen:... 6 5.1. Overblik over det forgangne og det næste år:... 6 5.2. Lønstatistik og vejledende startløn:... 7 5.3. Virksomhedens mål, strategiplan, værdier osv.:... 8 5.4. Overenskomst, husaftaler, personalehåndbog mv. på arbejdspladsen:... 9 5.5. Løn er andet end kroner og øre:... 9 5.6. Forhandlingsspil afprøvning af egne argumenter:... 9 5.7. BAF (Bedste Alternativ til en Forhandlingsløsning):... 9 5.8. Fastsættelse af dit udspil, hvad du vil være glad for og din smertegrænse:... 10 5.9. Samtalen med KS:... 10 5.10. Åbenhed om løn:... 11 5.11. Aftalen om forhandlingen:... 11 6. Under forhandlingen:... 11 6.1. Hav god tid til forhandlingen:... 12 6.2. Skab et fælles fundament:... 12 6.3. Stil spørgsmål og lyt til forklaringerne:... 12 6.4. Parker uenigheder i stedet for at hænge fast i dem:... 12 6.5. Vær tydelig og spørg ind, hvis modparten er utydelig:... 13 6.6. Hold problem og person adskilt:... 13 6.7. Fokuser på interesser og ikke standpunkter:... 13 6.8. Vær vedholdende uden at være aggressiv:... 13 6.9. Vis glæde for resultater og kvitter for dem:... 14 6.10. Udvid forhandlingsrummet:... 14 6.11. Tag styring i forhandlingen opsummer løbende:... 14 6.12. Brug afbrydelser og pauser aktivt:... 14 6.13. Bidrag til et godt forhandlingsklima:... 15 7. Efter forhandlingen:... 15
1. Indledning: Lønforhandling er noget man skal forberede sig til og øve sig på. En god lønforhandling er ikke bare givet ved resultatet i kroner og ører, men også ved, hvordan den er forløbet, om man er blevet lyttet til og taget alvorligt (og selv har gjort det samme) og at man kan se hinanden i øjnene bagefter. Det er derfor ikke muligt at give opskriften på den perfekte lønforhandling det vil være individuelt. Men man kan pege på nogle træk ved lønforhandlinger og ikke mindst forberedelsen til samme, som er ingredienserne til den gode lønforhandling. Vi har udarbejdet denne vejledning for at pege på disse ingredienser og hjælpe dig i din forberedelse til lønforhandlingen. Vi håber, at vejledningen er interessant at læse fra ende til anden, men den er også tænkt som et opslagsværk, hvor du kan finde inspiration til lige nøjagtig de dele af lønforhandlingen og dens forberedelse, som er en udfordring for dig. Der er derimod ikke tale om en facitliste, hvor du skal kunne alt for at gennemføre en god forhandling. Vejledningen er i sagens natur generel. Der kan være individuelle forhold på den enkelte virksomhed, særlige forhold i forskellige brancher ligesom der i praksis er stor forskel i lønforhandlingerne afhængig af, om du er ansat i den private eller offentlige sektor. Sidstnævnte står der mere om i afsnit 2. Under alle omstændigheder er det en god idé at kontakte KS inden din lønforhandling. Vi sidder klar med et overblik over lønvilkår generelt, råd og vejledning om lønforhandlingen og hjælp til at lægge en lønstrategi. Og ikke mindst sidder vi klar til at prøve dine argumenter af, så de bliver skærpet inden du møder din arbejdsgiver! 2. Hvornår lønforhandles der?: Uanset om du bliver ansat i det private eller det offentlige, lønforhandles der i forbindelse med ansættelsen. Typisk er der dog her mere på bordet end bare løn der er flere vilkår, der skal falde på plads, nemlig hele kontrakten. KS har udarbejdet en særlig vejledning om forhandling i denne forbindelse: Når du får nyt job hvad skal du være opmærksom på og tænke over, inden du skriver under? Lønforhandlinger under ansættelsen sker derimod på meget forskellige måder afhængig af, hvor du er ansat: I den private sektor, hvor der ikke er overenskomst er det kontrakten, som lægger rammerne for, hvornår der forhandles løn. Også selvom der ikke står noget i din kontrakt, kan der være lønforhandlinger, og det er da også mest normalt, at der er lønforhandlinger en gang om året. Men sat på spidsen har du, uden bestemmelser i kontrakten, 4
ikke ret til en lønforhandling (se dog afsnit 3 om Hvad siger loven? ) I den private sektor, hvor der er overenskomst på arbejdspladsen står der typisk regler for lønforhandlinger i overenskomsten. Reglerne siger noget om, hvornår og hvordan der skal forhandles og der kan også være regler for, hvor meget der (mindst) er at forhandle om. På meget få overenskomstdækkede private arbejdspladser er det tillidsrepræsentanten, som forhandler løn for dig. Du kan hos KS få at vide, om din arbejdsplads er dækket af en overenskomst og hvad der så gælder om lønforhandlinger. I den offentlige sektor er det som altovervejende udgangspunkt tillidsrepræsentanten der forhandler og indgår aftale om din løn. Er der ikke nogen tillidsrepræsentant på arbejdspladsen, er det KS sekretariat, som forhandler for dig. Sådan er lønforhandlingsreglerne generelt for alle i den offentlige sektor bortset fra chefer. Få steder er der også forsøg, hvor den enkelte medarbejder forhandler direkte med sin chef. Selvom det altså som altovervejende hovedregel ikke er dig selv, som forhandler og indgår aftale om løn, kan du bruge mange af denne vejlednings afsnit til din forberedelse af snakken med tillidsrepræsentanten/ks om lønforhandlingen. 3. Hvad står der i loven?: Der er en række love, som, om ikke bestemmer hvornår og hvordan lønforhandling skal finde sted, så har betydning for lønforhandlingen: Funktionærloven (Lov om retsforholdet mellem arbejdsgivere og funktionærer) Funktionærloven siger, at funktionærer har ret til gennem sin organisation at kræve forhandling med ledelsen om løn- og ansættelsesvilkår. Det gælder uanset om det er den enkelte ansatte eller en gruppe af/alle de ansatte. Du kan altså kræve, at KS forhandler med din arbejdsgiver. Derimod giver loven ikke ret til at du selv får en lønforhandling ansigt til ansigt med din arbejdsgiver. Loven giver også ret til at videregive oplysninger om (blandt andet) løn til din organisation. Ligelønsloven (Lov om lige løn til mænd og kvinder) Loven siger, at der ikke må finde lønmæssig forskelsbehandling sted. Det betyder, at der skal ydes samme løn for samme arbejde eller arbejde af samme værdi. Forbuddet mod forskelsbehandling betyder blandt andet også at der i lønforhandlingerne (som altovervejende udgangspunkt) ikke må anvendes kriterier, som selvom de umiddelbart er kønsneutrale stiller det ene køn ringere end det andet. Ligeløn omfatter ikke bare den udbetalte løn, men også pension og andre ydelser, som ydes sammen med/i stedet for løn (fx frynsegoder ). Det er også Ligelønsloven som siger, at alle har ret til at videregive oplysninger om egen løn til enhver anden fx kolleger. Forskelsbehandlingsloven (Lov om forbud mod forskelsbehandling på arbejdsmarkedet) 5
Loven siger, at der hverken må ske direkte eller indirekte forskelsbehandling med hensyn til løn- og ansættelsesvilkår på grund af race, hudfarve, religion eller tro, politisk anskuelse, seksuel orientering, alder, handicap eller national, social eller etnisk oprindelse. Det betyder, at der skal være lige løn for samme arbejde eller arbejde af samme værdi. Og loven siger, at hvis man kan påvise faktiske omstændigheder, som giver anledning til at formode, at der sker forskelsbehandling, påhviler det arbejdsgiver at bevise, at ligebehandlingsprincippet ikke er blevet krænket. 4. Lønforhandling er mere end hvad der foregår omkring mødebordet: Mange tænker på lønforhandlingen som noget der sker omkring et mødebord. Og det er naturligvis rigtigt. Det er dog afgørende at se lønforhandlingen som noget, som foregår over et længere tidsrum og derfor ikke bare skal gennemføres, men også forberedes og følges op på. Samtidig er det vigtigt at have for øje, at grundlaget for lønforhandlingen er noget, som mere eller mindre skabes hele tiden. Det er i løbet af året, at du kan lytte dig ind til, hvad din chef lægger vægt på, kan synliggøre dine resultater og kvalifikationer og komme med indikationer af, hvilke forventninger du har til din lønudvikling. Det er tit for sent og altid spild af forhandlingstid at overlade dette fuldstændigt til, når I sidder omkring mødebordet. Nogle gange kommer man også ud for, at der slet ikke er fastsat en lønforhandling med den konsekvens, at enten bliver der slet ikke lønforhandlet eller forhandlingen kommer overraskende og således at du ikke har fået forberedt dig ordentligt. I sådanne situationer bør du aktivt spørge til, hvornår der lønforhandles og gerne arbejde for, at forhandlingen ligger relativt kort tid efter at der er blevet afholdt en evt. medarbejderudviklingssamtale. 5. Før lønforhandlingen - forberedelsesfasen: En lønforhandling begynder længe inden, I sætter jer til forhandlingsbordet. Det er derfor også inden selve forhandlingen, at du lægger grundlaget for en god forhandling. En god forberedelse giver dig større sikkerhed og mulighed for at manøvrere under selve forhandlingen. Med en god forberedelse er du allerede halvt i mål. Nedenfor følger ingredienserne til din gode forberedelse. 5.1. Overblik over det forgangne og det næste år: Lønforhandlingen kan både være tilbageog fremadskuende. Det vil sige, at argumentationen for lønstigninger kan tage udgangspunkt i hvad du har opnået og udført 6
og i det næste års tids opgaver. Begge dele bør du have dannet dig et overblik over inden lønforhandlingen. En måde at få overblik over det tilbageskuende er ved at have dit CV opdateret. Hvis du løbende opdaterer dit CV med kvalifikationer, resultater og arbejdsopgaver, kan du tage det frem inden lønforhandlingen og sammenligne det med, hvordan det så ud inden din sidste lønforhandling. På den måde bliver udviklingen klar og det bliver lettere at undgå det almindelige problem, at man kan have svært ved at huske at få alle de resultater mv. med, der er opnået over tid. Og så har et kontinuerligt opdateret CV den yderligere fordel, at det er klart, hvis du pludselig ser et andet job, du gerne vil søge..! Og så bør du ikke mindst spørge dig selv, om du er den eneste, som ved, hvad du kan og har opnået. Chefer er (også) travle mennesker, som ikke altid af sig selv er opmærksomme på, hvem der lige nøjagtig har gjort hvad for at skabe afdelingens eller virksomhedens resultater. Og indsigten i den enkeltes kompetenceudvikling er ikke altid præcis. Du bør derfor arbejde på, at din chef er opmærksom på dette inden forhandlingen. Du bør også inddrage de synspunkter, bemærkninger, vurderinger mv., som din chef er kommet med på en evt. medarbejderudviklingssamtale. Med hensyn til det fremadrettede er det godt at tage udgangspunkt i aftaler, der er indgået i forbindelse med medarbejderudviklingssamtaler (e.lign.). Her har I i fællesskab forholdt jer til, hvad der skal ske i det kommende år og du har dermed også en enighed at tage udgangspunkt i som argument for lønstigninger. 5.2. Lønstatistik og vejledende startløn: Lønstatistik er et godt instrument at vurdere din egen løn i forhold til og derefter vurdere, om det også er et godt argument i lønforhandlingen. Som medlem af KS har du adgang til en lønstatistik, der er målrettet til og indsamlet blandt kommunikations- og sprogfolk i den private sektor. Du kan finde tal opgjort på baggrund af alder og anciennitet og opgjort efter jobindhold. Du finder lønstatistikken på KS hjemmeside (kræver login) ligesom statistikken udsendes til alle medlemmer i slutningen af hvert år. Du kan også finde oplysninger om tillægsstørrelser for KS ere ansat i den offentlige sektor. Og der er yderligere lønstatistikker, du kan bruge: På www.statistikbanken.dk finder du Danmarks Statistiks lønstatistikker for både den private og offentlige sektor. 7
Nogle af statistikkerne kan være lidt vanskelige at gå til, men især statistikkerne om lønstigninger opgjort på baggrund af uddannelsesniveau og branche er meget brugbare. www.loenoverblik.dk giver meget detaljerede lønstatistiske oplysninger for ansatte i staten. Oplysningerne kan findes både som gennemsnit i hele staten og helt ned til den enkelte institution/ ministerium og opdelt på uddannelse og stilling. www.fldnet.dk giver oplysninger om gennemsnitlige lønninger for ansatte i kommuner og regioner. Oplysningerne kan findes på baggrund af uddannelse og opgjort på landsplan eller i den enkelte kommune eller region. Ring til KS hvis du har brug for hjælp til at bruge og/eller tolke lønstatistikkerne. Det er selvfølgelig vigtigt at bruge den statistik, som er tættest på dit job. Men også andre statistikker kan bruges. Selvom du er privatansat kan det være en god sammenligning at henvise til, hvad lønnen er (eller hvor meget lønnen udvikler sig) i den offentlige sektor og vice versa. Vær også opmærksom på, at lønudviklingen for højtuddannede (herunder KS erne) som altovervejende hovedregel er højere end for alle ansatte set under et og at der er betydelige forskelle fra branche til branche. Lønstatistikkerne bør du bruge som spejl for din egen løn og lønudvikling. Du bør spørge dig selv, hvorfor du skal have mere end gennemsnittet. Og huske, at særlige kompetencer, specialistfunktioner, særligt tunge ansvarsområder osv. alt sammen taler for, at du bør distancere dig fra gennemsnittet. KS har også fastsat en vejledende startløn for nyuddannede. Den kan du også inddrage som sammenligningsgrundlag i lønforhandlingen. Har du flere års erfaring er logikken naturligvis, at du bør have distanceret dig mere og mere fra det lønniveau, som den vejledende startløn afspejler. Du finder den vejledende startløn i Lønmagasinet, som du kan downloade fra hjemmesiden. Endelig er det vigtigt at have et indblik i forventninger til det kommende års løn- og prisstigninger. Førstnævnte er et gennemsnitligt udgangspunkt for din egen lønudvikling og sidstnævnte har betydning for, hvordan din realløn udvikler sig. På KS hjemmeside kan du altid finde opdaterede tal for disse forventninger. Vi kalder dem pejlemærker i din lønforhandling. Du finder dem under Løn, klik på jeg er privatansat og derefter lønforhandling. 5.3. Virksomhedens mål, strategiplan, værdier osv.: De fleste virksomheder har fastsat mål og strategier for deres udvikling og nogle har også fastsat værdier for deres virke. I små virksomheder er dette ikke så ofte forekommende, men der er alligevel noget, som er styrende for virksomhedens drift. I din forberedelse bør du spørge dig selv, hvordan du bidrager til mål og strategier, understøtter værdierne osv. og hvordan dette viser sig. Dette er vigtigt, fordi du så argumenterer på virksomhedens banehalvdel det er jo ledelsen som (i sidste ende) har fastsat mål mv. og hvis ikke bidrag til dette skulle udløse lønstigninger, hvad skulle så? 8
5.4. Overenskomst, husaftaler, personalehåndbog mv. på arbejdspladsen: Er der på virksomheden en overenskomst, en husaftale, en personalehåndbog e.lign., bør du sætte dig ind i disse. Nogle gange indeholder de regler for lønforhandlingen og angiver, hvad der kan/skal lægges vægt på i lønforhandlinger. Er dette tilfældet vil det, der står, skulle bruges som et skelet for din argumentation. Du bør altså undersøge, om og i givet fald hvordan du lever op til det, der står. Fordelen ved at argumentere på denne måde er, at du i forhandlingen kan springe over om et givent kriterium er vigtigt for det står jo i overenskomsten, husaftalen eller personalehåndbogen. 5.5. Løn er andet end kroner og ører: Lønforhandling handler naturligvis om kroner og ører. Men det kan jo også være, at der er andet, som er vigtigt for dig, og som kan inddrages i forhandlingen. Andre goder, som evt. kan inddrages, er fx: Pension Ferie og anden frihed Fryns Efteruddannelse Arbejdstid Der kan være forhold på den enkelte arbejdsplads, som gør, at en eller flere af de ovennævnte goder reelt ikke kan inddrages fordi goderne er fælles for alle på virksomheden (fx hvis der er en virksomhedsbaseret pensionsordning). Det bør du naturligvis undersøge. Men du kan alligevel godt have ønsket med til lønforhandlingen fordi du så kan bruge et nej fra din chef til at understøtte selve lønkravet (eller andre goder). Hvis du inddrager andre ting i forhandlingen end løn har det også den fordel, at der bliver flere strenge at spille på i forhandlingen man siger at forhandlingsrummet udvides. Det giver fleksibilitet og mindsker risikoen for, at I kører fast i spørgsmålet om hvorvidt lønstigningen skal være lige nøjagtig det ene eller andet beløb. 5.6. Forhandlingsspil afprøvning af egne argumenter: En del af din forberedelse er også at prøve dine argumenter af. Det gør du bedst ved at prøve at løbe forhandlingen igennem sammen med en anden ved at lave et forhandlingsspil. Det første du bør gøre er at sætte dig i din chefs sted: Hvad vil hun/han have af synspunkter, ønsker og behov? Hvad vil hun/han sige og hvordan vil hun/han reagere på dit udspil? Det næste er at sætte en kollega, ven, ægtefælle, kæreste eller anden ind i din forestilling om ovenstående og så prøve dine argumenter af overfor ham/hende. Det vil sige løbe forhandlingen igennem sådan som du kan forestille dig, at den vil forløbe. Det kan naturligvis ikke blive det samme som den rigtige forhandling, men det kan skærpe din opmærksomhed og ikke mindst gøre dig tryg(gere) i selve forhandlingen. Øvelsen skærper også din opmærksomhed på interesser, synspunkter, forhandlingsstil mv. hos din modpart, hvilket er en vigtig del af selve forhandlingen jf. afsnit 6. 5.7. BAF (Bedste Alternativ til en Forhandlingsløsning): På forhånd bør du have gjort op med dig selv, hvad alternativet til en forhandlingsløsning er. Det er grundlaget for, at du i forhandlingen ikke bliver presset ud i forhandlingsresultater, som du ikke er tilfreds med. 9
Alternativerne kan være flere: Hvis ikke den du forhandler med, har mandat til at indgå aftale, kan du kræve, at forhandlingen kommer til at foregå med dén, der har (Personale-/HR-afdelingen, din chefs chef eller andre). Hvis du vurderer, at det på nuværende tidspunkt udelukkende er muligt at få en lønstigning, som er utilfredsstillende, kan du vurdere, om det er bedre at udskyde forhandlingen og få aftalt bindinger for den næste forhandling. Du kan i stedet for en lille lønstigning søge at opnå andre goder, jf. afsnit 5.5. Og du kan naturligvis begynde at se dig om efter et andet job. Disse muligheder er, hvad man kalder det bedste alternativ til en forhandlingsløsning BAF. En klarhed over BAF inden forhandlingen giver dig rygstød i forhandlingen og en mulighed for at manøvrere for at opnå det bedst mulige resultat. 5.8. Fastsættelse af dit udspil, hvad du vil være glad for og din smertegrænse: Du bør inden du sætter dig til forhandlingsbordet have tænkt dit udspil nøje igennem. Dette bør være ambitiøst og realistisk. Ambitiøst betyder, at dit udspil skal være så højt, at der er noget at give af i forhandlingen. Realistisk betyder, at udspillet ikke bør være så højt, at det svækker din troværdighed og det giver ikke mening at stille krav om noget, du på forhånd ved din chef ikke kan sige ja til. Det er naturligvis en hårfin balance, hvor der ikke er nogen facitliste. Men du finder balancen ved at have argumenterne i orden, have et blik for sammenligninger og ved at have tænkt din modparts synspunkter, ønsker og muligheder igennem. Dit udspil angår altså det allerbedst opnåelige. Men du skal også have taget stilling til, hvad du vil være glad for. Hvornår vil du kunne forlade forhandlingen og være tilfreds? Igen er der tale om en individuel vurdering som, ud over det umiddelbart ovenfor nævnte, baserer sig på din mavefornemmelse. Med dette resultat vil du føle dig set, taget alvorlig og rimeligt belønnet. Selvom du ikke opnår et resultat, som du vil være glad for, er der dog mulighed for at opnå et resultat, som du ikke direkte vil være utilfreds med. Et resultat, som hvis du kommer under dette, betyder, at du føler dig direkte dårligt behandlet, ikke vurderet efter fortjeneste osv. Det er dette resultat, der vil være din smertegrænse. Denne hænger naturligvis tæt sammen med dit BAF, for det er hvis forhandlingsresultatet nærmer sig din smertegrænse, at det er relevant at overveje, om det så er bedre at satse på det bedste alternativ til en forhandlingsløsning. 5.9. Samtalen med KS: Du er naturligvis altid velkommen til at ringe til KS! Når det kommer til lønforhandlinger kan vi blandt andet hjælpe dig til at fastsætte dit forhandlingsudspil, guide dig igennem lønstatistikker, coache dig på dine argumenter og sparre i forhold til din strategi for forhandlingen. Som det er fremgået ovenfor, er din forberedelse til lønforhandlingen vigtig. På samme måde er det en god idé at have forberedt dig inden du ringer til os. Det gør du ved at løbe de samme punkter igennem som inden selve forhandlingen. 10
5.10. Åbenhed om løn: På de fleste arbejdspladser er løn ikke noget man taler om. Mange ser lønnen som noget meget privat og nogle arbejdsgivere prøver endda at foreskrive fortrolighed om løn. Sidstnævnte til trods for, at det direkte fremgår af lovgivningen (Ligelønsloven, jf. afsnit 3), at den enkelte har ret til at oplyse enhver om sin løn. KS anbefaler, at der er åbenhed om løn. Det er ikke bare et af midlerne til at sikre reel ligeløn det er også en måde at hjælpe hinanden til at finde argumenter i lønforhandlingen. Hvis en kollega tjener mere, selvom I laver det samme, er sammenligningen et godt argument i lønforhandlingen. Det samme gælder fx hvis der lønnes særligt for en bestemt funktion, og du har den samme funktion uden at få løndelen/tillægget. Og det samme kan siges for de andre goder, du har mulighed for at inddrage i forhandlingen. En sådan viden kommer kun frem, hvis der er åbenhed om løn på arbejdspladsen. Samtidig skal man dog ikke være blind for, at åbenhed også kan indebære en risiko for interne gnidninger, demotivation (hvis man pludselig opdager at man er relativt lavere lønnet) eller direkte misundelse. Derfor bør man også tale sammen om, hvordan og hvorfor, der skal være åbenhed om lønnen. Og et af de vigtigste argumenter i den forbindelse er, at medarbejdergruppen som hele står stærkere i lønforhandlingerne med ledelsen, når der er åbenhed om lønnen! Hvor og hvornår finder forhandlingen sted Hvem deltager Fra hvilket tidspunkt har aftalte lønændringer (som udgangspunkt) virkning Skal I på forhånd udveksle forslag til lønændringer. Hvis ikke din arbejdsgiver tager initiativ til at der fastsættes en forhandling, bør du selv gøre det. Og gerne i denne forbindelse få lagt de årlige lønforhandlinger i faste rammer, så en aftale ikke kun gælder dette ene år. 6. Under forhandlingen: En god forhandling er karakteriseret ved en god proces, hvor begge parter er tilfredse med resultatet. Det er klart, at der er tale om modparter med forskellige interesser. Men har man respekt for de forskellige udgangspunkter, kan der skabes grundlag for fælles løsninger. Der skal altså to til at skabe en god forhandling. Nedenfor har vi skrevet nogle gode råd til hvordan forhandlingen bør forløbe og 5.11. Aftalen om forhandlingen: Hvis ikke forhandlingsforløbet på forhånd er klart, bør du sikre dig, at der bliver det. Du bør altså aftale, hvornår og hvordan der forhandles. Det involverer følgende: 11
tips til din forhandlingsteknik. Som også nævnt ovenfor, er du meget velkommen til at kontakte KS for at få sparring til selve forhandlingen. 6.1. Hav god tid til forhandlingen: En forceret forhandling er sjældent en god forhandling. Derfor er det vigtigt, at I har rigelig tid og at der er plads til at tidsrammen kan overskrides. Derfor er det en dårlig idé at lægge forhandlinger umiddelbart op til møder eller lige inden du fx skal hjem og hente børn. Vurderer du under forhandlingen, at det (alligevel) kan blive svært at blive færdig, er det en god idé at tage ansvar for processen ved at gøre opmærksom på problemet og foreslå, at I stopper nu og aftaler, hvornår forhandlingen fortsætter. 6.2. Skab et fælles fundament: Det er vigtigt at vide, at I taler om det samme. Hvis I starter med at fortabe jer i detaljer, er der omvendt en risiko for, at I slet ikke taler ud fra en fælles oplevelse. Derfor er det en god idé at starte forhandlingen med at trække de store linjer op i form af overordnede betragtninger om, hvordan det er gået, hvad der står foran og hvad der især er vigtigt. Spørg til det samme hos din modpart og lyt godt ind til de kernebudskaber, der kommer. På den måde får I tegnet det forhandlingslandskab, I befinder jer i. Det giver dig samtidig mulighed for at finjustere din argumentation, når I kommer til den mere konkrete argumentation og de præcise tal for lønnen/lønstigningen. 6.3. Stil spørgsmål og lyt til forklaringerne: Gennem spørgsmål får du vigtig viden om din modparts synspunkter, interesser, ønsker og vurderinger. Det er også via spørgsmål, at du kan finde vej omkring et nej. Brug derfor aktivt spørgsmål under forhandlingen og lyt nøje til svarene. Svarene kan være afsættet for at føre din egen argumentation videre. 6.4. Parker uenigheder i stedet for at hænge fast i dem: I forhandlinger er der som regel noget man er uenige om. Der er en tendens til, når man møder uenigheden, at bore sig mere og mere ned i denne med det formål at overbevise den anden. Hvis ikke der er tale om et helt afgørende punkt i forhandlingen, er det imidlertid oftest en bedre idé at parkere uenigheden og så gå videre til et andet emne. Man kan så senere i forhandlingen vende tilbage til det, man er uenige om. Det kan naturligvis blive svært at bevare overblikket over forhandlingen på denne måde, så husk at skrive sådanne uenigheder ned på et stykke papir, som du kan bruge til at samle op mod slutningen af forhandlingen. 12
6.5. Vær tydelig og spørg ind, hvis modparten er utydelig: Det er vigtigt, at du melder klart ud. Fordi din modpart jo gerne skulle forstå dine forslag og argumenter, men også fordi utydelighed og væven kan opfattes som usikkerhed eller ligefrem svaghed. På samme måde skal du sikre dig, at du forstår din modpart. Er hun/han utydelig eller bliver du i tvivl om, hvad der nøjagtig menes, så spørg ind. Hellere en gang for meget end en gang for lidt. Tydelighed er naturligvis også vigtig for at der ikke efterfølgende opstår uenighed eller usikkerhed om, hvad I er blevet enige om og har lagt vægt på. 6.6. Hold problem og person adskilt: I forhandlingen er I modparter med legitime forskelle i holdninger og synspunkter. Men I er der også for at nå et resultat. Derfor skal forhandlingen naturligvis handle om, hvilken lønstigning, der skal ydes og hvorfor, og ikke jeres personligheder. Især overfor vanskelige modparter, herunder den kroniske nej-siger kan det være både let og naturligt at vise irritation, frustration eller direkte vrede. Men selvom din modpart har en negativ tilgang til forhandlingen, bør du prøve at undgå at lade dig påvirke heraf. Undgå at blive personlig og udforsk i stedet argumenterne, spørg ind til baggrunden for et nej, parker uenigheder og foreslå alternativer. Sig hvordan du opfatter situationen i stedet for at karakterisere eller sige, hvad du synes om, din modparts måde at agere på. Eller sagt på en anden måde: Vær hård mod problemet og blød mod personen! 6.7. Fokuser på interesser og ikke standpunkter: Bag alle standpunkter ligger en interesse. Standpunktet er det, som umiddelbart bliver sagt. Det er det, som man gerne vil have at modparten siger ja til og det er i sig selv ikke noget, som inviterer til dialog eller kompromis. Men der er en grund til, at dette bliver sagt. Og det er interessen. Interessen kan være et behov, et ønske eller andet, som man ønsker opfyldt. At sige nej til en lønstigning er ikke en interesse det er et standpunkt. Bag ved dette kan ligge mange forskellige interesser. Det kan være bekymring for, at en lønstigning giver afledte effekter. At der er behov for en speciel udvikling i afdelingens performance osv. På samme måde er dit lønkrav et standpunkt, som der ligger en interesse bag. Ved at undersøge og forhandle på baggrund af interesser kan der åbne sig muligheder for forhandlingsløsninger, som det rene fokus på standpunkter ikke lægger op til eller levner mulighed for. At fokusere på interesser i stedet for standpunkter er i sig selv også en måde at udvide forhandlingsrummet på med deraf større sandsynlighed for at nå tilfredsstillende forhandlingsresultater. 6.8. Vær vedholdende uden at være aggressiv: Som det er fremgået ovenfor, bør du ikke bare tage et nej for et nej. I stedet bør du være vedholdende og insistere på at drøfte de emner, som er på dagsordenen. I den forbindelse er det vigtigt, at du ikke bare gentager din argumentation, men så vidt muligt inddrager nye vinkler, alternative sammenligninger, hægter din argumentation op på noget, din modpart har sagt osv. 13
6.9. Vis glæde for resultater og kvitter for dem: De fleste kan godt lide at få ros eller positive tilbagemeldinger. Det gælder også din chef. Derfor er det vigtigt at du understøtter fremdriften i forhandlingen ved at vise glæde over og kvittere for (del)resultater. Det gælder også selvom en tilbagemelding eller et delresultat falder i kategorien det manglede da bare andet. Ved at kvittere for det gode bidrager du til et godt forhandlingsklima og det afbalancerer de emner, I ikke måtte være enige om. Og det kan bære videre til det næste delresultat, at du ikke bare tager din modparts ja for givet. 6.10. Udvid forhandlingsrummet: Det er sjældent at man kommer igennem en forhandling helt uden et nej. Når du møder dette, bør du ikke bare argumentere uændret videre. Det kan trænge jer op i en krog. Spørg i stedet ind til baggrunden for nej et og foreslå alternativer og/eller inddrag andre forhold. Bring andre forhold ind i forhandlingen (se evt. afsnit 5.5.) og udvid på den måde det, som I har at forhandle om. På den måde udvider du forhandlingsrummet og der bliver bedre plads til at skabe en samlet, tilfredsstillende løsning. 6.11. Tag styring i forhandlingen opsummer løbende: Mange tænker, at det er chefens ansvar at styre selve forhandlingen. Men det er ikke rigtigt. I er to, der skal skabe den gode forhandling og det gode resultat, og det kan lige så godt være dig, som tager styring i forhandlingen. Styring betyder i denne sammenhæng at sikre fremdrift i forhandlingen, at man sikrer overblik over, hvor man er kommet til og samler op undervejs. At tage styring giver en psykologisk fordel. Der skal naturligvis ikke udvikle sig en kamp om styringen. Men har du muligheden for at tage den, er det en fordel. En af de tydeligste måder at sikre styring i forhandlingen er ved at vise, at du har kontrol over delelementer. Det gør du blandt andet ved løbende at opsummere hvor langt I er nået, hvad I er blevet enige om, hvad I har parkeret som en uenighed og hvilke elementer, der udestår. 6.12. Brug afbrydelser og pauser aktivt: Der kan i en forhandling blive behov for at samle op, tjekke oplysninger, indhente yderligere informationer, eller måske bare for at få klaret hovedet. Hvis fx din modpart siger, at han/hun ikke kender noget til det, du argumenterer med, kan det være en god idé at foreslå en pause eller udskydelse af forhandlingen, således at der bliver mulighed for at få denne viden. Det kan også være, at du mærker, at du bliver nervøs eller 14
usikker og så kan det være bedre at få en pause (evt. bare for at gå på toilettet!) end at forhandle videre på et usikkert grundlag. 6.13. Bidrag til et godt forhandlingsklima: Som tidligere nævnt, er det et fælles ansvar at der er en god stemning under forhandlingen. Vær derfor venlig og imødekommende, hav et roligt, men levende, kropssprog og hold øjenkontakt med din modpart. Humor er heller ikke af vejen. Hvis din modpart ikke lever op til sin del af ansvaret, er dette hverken ensbetydende med, at du skal gå i samme grøft eller omvendt påtage dig hele ansvaret. Derimod skal du fortsætte din gode stil og forsøge at finde ud af baggrunden for din modparts måde at agere på. Det giver dig mulighed for at komme omkring den umiddelbare ageren og forstå motivationen. Husk at I mødes igen efter forhandlingen og at der kommer en ny forhandling senere, hvor erfaringen fra denne forhandling er starten på den næste. 7. Efter forhandlingen: Når forhandlingen er afsluttet, bør I i fællesskab opsummere resultatet. Dette gælder hvad I er kommet frem til og meget gerne også et par ord om baggrunden herfor hvad har I lagt vægt på. Sidstnævnte er også vigtig når du kommer til den næste forhandling, således at du ikke risikerer at blive mødt med, at det aftalte vi jo lønstigning for sidste år. Opsummeringen kan være i form af et referat eller en egentlig aftale. Når din løn ændres har arbejdsgiver under alle omstændigheder en forpligtelse til at orientere dig skriftligt om dette. Det kan enten ske som et tillæg til din kontrakt, en korrigeret kontrakt eller ved netop en kopi af den skriftlige aftale/referatet. 15
Forbundet Kommunikation og Sprog Hauser Plads 20, 3. 1127 København K. Telefon 3391 9800 www.kommunikationogsprog.dk Mail: info@kommunikationogsprog.dk