Styr på Orden og Sikkerhed SOS metoden

Styr på Orden og Sikkerhed SOS metoden To dage med oprydning og system i tingene Før: Rod i stropper Under: Der svejses nye knager til stropperne Efter: Stropperne hænger velordnet på de nye knager Vejledning til arbejdsmiljøkonsulenten

Styr på Orden og Sikkerhed SOS metoden To dage med oprydning og system i tingene er udarbejdet af BST Sjælland, CASA, Institut for Produktion og Ledelse på DTU. Det er sket i forbindelse med projektet Udvikling af metoder til ulykkesforebyggelse i små virksomheder, finansieret af Arbejdstilsynet. Forfattere: Susanne Prag, Lone Wibroe og Peter Hasle Fotos: Lone Wibroe Marts 2004 Sikkerhedspakken Tre metoder til ulykkesforebyggelse i mindre virksomheder er et værktøj til samarbejde mellem arbejdsmiljøkonsulenten og virksomheden. Materialet kan fås i papirform i et ringbind eller på en cd eller udskrives fra hjemmesiderne: www.casa-analyse.dk eller www.arbejdstilsynet.dk Den består af 4 vejledninger til arbejdsmiljøkonsulenten samt en brochure, der kan bruges til formidling af metoderne. Overskrifterne er: 1. Introduktion til Sikkerhedspakken Tre metoder til ulykkesforebyggelse i mindre virksomheder 2. Sæt sikkerhed på dagsordenen et historieværksted med billeder 3. Styr på Orden og Sikkerhed SOS metoden to dage med oprydning og system i tingene 4. Få tjek på maskinsikkerheden en tjekliste til sikkerhedsgruppen 5. Brochure med artikler, der fortæller, hvordan tre virksomheder har brugt metoderne med succes. Udskriver man selv hele Sikkerhedspakken, er der mulighed for at udskrive forside og ryg til et ringbind med udvendige lommer samt en indholdsfortegnelse til fanebladene. Endelig omfatter materialet forskningsrapporten Styr på Orden og Sikkerhed Udvikling af metoder til ulykkesforebyggelse i små virksomheder, som ligger til grund for udvikling af de tre metoder. CASA, Marts 2004 ISBN 87-91285-86-0 Elektronisk ISBN: 87-91285-87-9 Materialet kan frit anvendes med kildeangivelse. Materialet (cd-rom og ringbind) kan bestilles hos CASA (Center for Alternativ Samfundsanalyse), Linnésgade 25, 3., 1361 København K. Tlf.: 33 32 05 55, mail: casa@casa-analyse.dk 2

Indhold Om metoden...4 Fremgangsmåde...4 Hvad egner metoden sig til?...5 Hvilke resultater?...5 Hvilke ressourcer?...6 Hvordan gør man?...8 Brochure...8 Præsentation af metoden...8 Planlægning af forløbet...9 Billeddag: Tage billeder af ulykkesrisici kortlægning...13 Forberedelse...14 Gennemførelse af første dag : Sorter og smid væk Skrub og skur...14 Gennemførelse af anden dag: System i tingene...18 Opfølgning...19 Konsulentrollen...20 Bilag 1: Eksempel på præsentationsmappe 3

Om metoden Styr på Orden og Sikkerhed SOS metoden er udformet til at forebygge u- held i små produktionsvirksomheder. Det sker ved at bruge to arbejdsdage på at rydde op, gøre rent, male samt omorganisere værkstedet, så det fungere bedre. Og dagene slutter med et handlingsprogram for de opgaver, man ikke nåede og aftaler om, hvordan man bevarer orden og system i tingene. Den bygger på metoden Systematisk orden og ryddelighed, 5 S, som er en japansk inspireret metode til at systematisere orden og ryddelighed, hvor 5 S står for fem slogans. Denne metode bygger på 3 slogans for at passe bedre til den lille virksomhed: Sorter og smid væk Skrub og skur System i tingene 5 S er beskrevet i en publikation udgivet af Arbejdstilsynet i Industri BAR i forbindelsen med kampagnen Nul arbejdsulykker. Se publikationen på www.at.dk Ideen er at tage udgangspunkt i medarbejdernes historier om uheld og nærved uheld samt deres egne oplevelser af risici. Der bruges billeder til at dokumentere før- og eftersituationen. Ligesom billederne bruges til at skabe dialog. Fremgangsmåde Før oprydningsdagene kortlægges risiciene. Det sker ved at tage billeder af de risici medarbejdere og ledelse oplever. Første dag På den første oprydningsdag er dagsordenen: Sorter og smid væk og Skrub og skur. Der indledes med en snak om risikobillederne og historierne, der knytter sig hertil. Programmet præsenteres, og der gives en introduktion til værktøjet til sortering, som er farvede sedler: Røde: Smid ud Gule: Placeres på lager Grønne: Skal blive i produktionslokalet, men flyttes til en anden placering. Medarbejderne opdeles i grupper. Hver gruppe bruger nu en times tid på at tage stilling til alle genstande i deres område og mærke dem med de farvede 4

sedler. Herefter samles alle, og sammen går man rundt til hver gruppes område. Hver gruppe fortæller om deres sortering. Ideen er at sikre enighed om, hvad der skal smides ud. Herefter går grupperne i gang med at smide ud, flytte på lager og samle genstande med grønne sedler. Når de er færdige gøres grundigt rent, og i den grad der er tid, males væggene. Anden dag Næste dag præsenteres dagens opgave: System i tingene. Opgaverne omfatter typisk navneskilte på hylder og skuffer, maling af omrids af værktøj på tavler, montering af nye reoler og knager samt maling af gule striber på gulvet. Når arbejdet er afsluttet, går man sammen rundt og glæder sig over resultatet. Der sluttes af med et fællesmøde, hvor væsentlige punkter er at lave en status over, hvor langt man er nået. En handlingsplan for det der mangler samt aftaler om, hvordan den nye orden vedligeholdes. Konsulenten Konsulenten sørger for at koordinere aktiviteterne og lede møderne samt opsamle hængepartier. Ligesom der undervejs løbende tages billeder, der illustrerer fremgangen og resultaterne. Desuden hjælper konsulenten med arbejdet i forbindelse med oprydning, rengøring mm., fordi mindre virksomheder sætter pris på praktisk medvirken, frem for rapporter om, hvad der bør gøres. Hvad egner metoden sig til? Styr på Orden og Sikkerhed er en handlingsrettet metode, som egner sig godt, når der er risici på grund af rod, dårlig rengøring, uhensigtsmæssig indretning og utilstrækkelige muligheder for oplagring. Her kan man på to dage få ryddet op, gjort rent, malet og få sat system i tingene på en måde, virksomheden ikke selv har kapacitet til i hverdagen, da det ofte er driften, der vinder. Et væsentligt element i metoden er desuden, at den er meget velegnet til at sikre en mere vedvarende effekt. Det sker på tre måder: ved at etablere vedvarende løsninger, som næsten fungerer af sig selv, som reoler, knager og ændret maskinplacering ved at lave aftaler om oprydning og vedligeholdelse på det nye niveau ved at gøre det legalt at tale om oprydning og risici, samt hvad man kan gøre for at forbedre sikkerheden. Hvilke resultater? Erfaringen viser, at det er muligt i løbet af to dage at gennemføre en gennemgribende oprydning, rengøring og omorganisering af et produktionslokale. 5

Det er medarbejderne, der selv beslutter med nødvendig godkendelse fra ledelsen og gennemfører tingene. Det medvirker til, at medarbejderne bliver motiveret til at fortsætte med at holde arbejdspladsen ryddelig. Desuden ændrer kulturen sig. Oprydningsdagene medfører, at det bliver accepteret, at der skal ryddes op, samt at det er ok at bemærke, når nogen ikke gør det. Virksomhederne synes, det kan betale sig at bruge to dage på oprydning og få system i tingene, fordi investeringen har betalt sig tilbage i form af besparelser og øget produktivitet. Her er eksempler på hvad der kan opnås: hurtige synlige resultater der skabes mere arbejdsplads mere styr på lageret mindre materialeforbrug giver mere effektiv arbejdsgang man ved, hvor tingene er det letter planlægningen af produktionen. Hvilke ressourcer? Tidsforbruget er afhængig af produktionslokalerne størrelse og hvor mange medarbejdere, der er i produktionen/afdelingen. Der er behov for mindst 59 konsulenttimer til en opgave med 25 medarbejdere i produktionen fordelt på 5 grupper. Det omfatter at to arbejdsmiljøkonsulenter deltager i begge oprydningsdagene. En trænet konsulent kan eventuelt klare opgaven alene. Hermed bliver timeforbruget ca. 42 timer. Man skal være forberedt på, at virksomheden udsætter et planlagt forløb med oprydningsdagene. Så tager opgaven længere tid, hvilket man skal tage højde for i kontrakten. 6

Eksempel på timeforbrug (minimumstal) med 25 medarbejdere i produktionen: Aktiviteter Timer 1 konsulent Timer 2 konsulenter Forberedelse Opgaveopstart 1 Indledende møde inklusiv forberedelse: Udarbejdelse af præsentationsmappe 3 Udarbejdelse af program og kontrakt 3 Billeddag og møde om konfirmation af program 5 Forberedelse af seminar, herunder praktiske aftaler og vægaviser med risiko-billeder, program og gruppeopgaver samt eventuelt aftaler om rollefordeling med kollega, der skal med til seminaret 5 6 Gennemførelse Afholdelse af seminar over to arbejdsdage 16 32 Opfølgning Udarbejdelse af dokumentationsmappe, herunder: Renskrivning af kortlægning, handlingsplaner, og billedbehandling og cd Opfølgende møde, evaluering og fotos samt opgaveafslutning I alt 42 5 4 Tidsforbruget for virksomheden vil være to arbejdsdage for hver deltager i oprydningsdagene samt ca. 5 timer pr. person, der deltager i planlægningen. Hertil kommer den tid, der skal bruges til at udføre efterfølgende forbedringerne. 7

Hvordan gør man? Brochure En første orientering om metoden kan man give virksomheden med den vedlagte brochure. Her er en lille artikel om et succesrigt forløb med SOS metoden på et smedeværksted. Præsentation af metoden Når en virksomhed viser interesse for at gøre noget ved ulykkesforebyggelse, er det ofte, fordi der har været et uheld. Foreslå et møde, hvor du/i fortæller nærmere om metoden. Sørg for at både ejer/leder og medarbejdere er repræsenteret på mødet for at sikre opbakning hele vejen rundt. Det er en god idé først at gå en tur i produktionen og se, hvor et eventuelt u- held er sket. Vær forberedt på, at den første reaktion ofte vil være: Vi har ikke haft uheld før. Spørg til de risici I kan se undervejs og spørg til uheld. Fortæl gerne egne historier. Det sætter gang i dialogen. Ideer til spørgsmål ved rundgangen: I hvilke situationer tror du dine kolleger/ansatte tager en risiko? I hvilke situationer synes du, det er det nødvendigt at tage en risiko? Hvornår var det lige ved at gå galt? Hvad synes du er mest risikabelt, når I bruger værktøj og maskiner eller håndterer/transporterer emner? Hvilken risiko for uheld kan opstå på grund af pladsforhold, rod, adgangsveje og gulve? Hvordan løfter og transporterer I tunge ting? Hvilket system har I for oplagring? Hvilket system har I for rengøring og oprydning? Hvilket system har I for vedligeholdelse? På baggrund af rundgangen må man som konsulent afgøre, om der er behov for SOS metoden, der indebærer et forløb med To dage med oprydning og system i tingene. Vigtige argumenter for To dage med oprydning og system i tingene Et forslag om to dage med oprydning kan give følgende reaktion: Jamen, vi kan da selv rydde op. Hertil kan man for eksempel spørge: Hvad har forhindret jer i at rydde op? 8

Fordelen ved SOS metoden er: Arbejdsmiljøkonsulenten er garant for planlægningen og styringen af de to oprydningsdage. Metoden giver en varig forbedring, fordi der undervejs aftales et system til at holde produktionsområdet ordentligt og ryddeligt. Udgifterne er hurtigt tjent ind igen, fordi omorganiseringen af værkstedet begrænser materialespild og gør produktionsgangen mere effektiv. Materiale til mødet Erfaringen er, at det virker meget overbevisende, når man viser et eksempel på et velgennemført forløb. For eksempel i form af et ringbind, der indeholder et standardprogram og viser et eksempel på et forløb med farvebilleder af før- og eftersituationer. Se eksempel i bilag 1. Hvis der kun deltager få personer i mødet, er selve mappen udmærket til at præsentere metoden. Hvis der er mange deltagere, så er det bedre at vise billederne med videokanon eller overheaddias. Det er bedst at bruge billeder, som man selv har taget, da det så er meget nemmere at fortælle levende om billederne. Præsentationsmappe til SOS metoden Indholdet til ringbindet fremstiller du ved at udskrive materialet fra cd en: Forside i farver Indholdsfortegnelse til faneblade med punkterne 1. Før, 2. Under. 3. Efter Under faneblad 1. Før lægges: Standardprogram og eksempler på billeder fra kortlægning af de risikosteder, som medarbejdere og ledelse har peget på Under faneblad 2. Under lægges: Fotos fra de to oprydningsdage samt liste over ting, der blev gjort Under faneblad 3. Efter lægges: Fotos af resultaterne samt handlingsplaner og aftaler om System i tingene. Det er en god íde, at kopiere standardprogram, liste over ting, der blev gjort, handlingsplaner og aftaler om System i tingene i dobbelt størrelse på A3 papir. Hermed får man læsbare plancher, som kan bruges til at fremlægge materialet. Planlægning af forløbet Aftale om forløbet træffes i god tid inden de to oprydningsdage. Det er vigtigt, at ejeren/lederen, værkfører og medarbejderrepræsentanter deltager i planlægningsmødet. Det er med til at skabe opbakning om forløbet. 9

Tip: Medbring et forslag til program, der er tilpasset virksomheden. Det giver fokus på processen, at starttidspunktet er til sædvanlig mødetid. Ligesom det er et signal at sende, at oprydning er en del af den daglige arbejdsdag. Starter forløbet op ad dagen, er medarbejderne i gang med andre opgaver og det kan være svært at få dem inddraget. Perioden for gennemførelse af oprydningsdagene skal passe ind i virksomhedens rytme. Erfaringen er, at virksomhederne finder torsdag og fredag er velegnede. Blandt andet fordi man ofte har tradition for oprydning om fredagen. Gennemgå programmet og aftal, hvem der gør hvad. Vigtige forudsætninger for succes er: at ejeren/lederen bakker op om programmet, og deltager i hele forløbet, så tvivlspørgsmål løbende kan afklares at det er nøje aftalt, hvem tager sig af hvilke opgaver at det er muligt, at man kan komme af med affaldet at der er lagerplads til de ting, som ikke skal være i værkstedet, ellers risikerer man rod andre steder at arbejdsmiljøkonsulenten(erne) er tilstrækkelig erfaren til at kunne bevare overblikket og til at styre og håndtere kaotiske situationer. På næste side er et standardprogram, der kan bruges som grundlag for at planlægge det konkrete forløb for de to dage på virksomheden. Herefter bringes en tjekliste med vigtige spørgsmål, der skal afklares omkring programmet og praktiske forhold. 10

Styr på orden og sikkerhed SOS metoden To dage med oprydning og system i tingene Standardprogram Ordstyrer på møderne: 1-2 arbejdsmiljøkonsulenter Program for dag 1: 7.00-7.20 Morgenkaffe Hvor er der ulykkesrisici hos os? Snak om billeder af risikosteder, som konsulenten har taget billeder af på billeddagen. 7.20-7.45 Præsentation af program, seminarets formål, arbejdsplan, opdeling i grupper og geografiske områder 7.45-9.00 Grupperne gennemgår deres områder og sætter røde, gule og grønne sedler på alt, som ikke er placeret der, hvor det skal være permanent (maskiner, materialer, møbler, affald) 9.00-9.45 Alle deltagere gennemgår sammen hvert område. Diskussion og beslutning om u- afklarede spørgsmål (Er der nogen, der bruger det her?, Hvorfor skal det ikke have en rød seddel?, Er der nogen gode ideer til hvad der skal gøres ved dette? Hvor står det bedst?) 9.45-15.00 Arbejde i grupperne: Alt med røde sedler smides ud Alt med gule sedler placeres på lager Alt med grønne sedler skal blive i lokalet, men flyttes til en anden placering Klargøring til rengøring og maling, bl.a. ved at fjerne ting med grønne mærkater midlertidigt Rengøring Maling Ønsker om indkøb nedskrives Kaffepause og frokost undervejs som det passer i programmet. 15.00-15.30 Alle mødes til opsamling på dagen. (Hvor langt nåede vi? Hvad er planen for i morgen?) 15.30-16.30 Møde i arrangørgruppen om planlægning af næste dag, evt. indkøb af materialer Program for dag 2: 7.00-7.30 Morgenkaffe Hvad skal vi nå i dag, herunder hovedopgaven: System i tingene 7.30-14.00 Grupperne færdiggør rengøring og maling og herefter system i tingene: Skabe faste pladser til alt (tingene med grøn seddel får fast plads) Skrive navneskilte til værktøj og materialer, male silhuetter på værktøjstavler Male gule striber til at markere gangveje og opbevaringsarealer på gulv Kaffepause og frokost undervejs som det passer. 14.00-15.30 Opsamling på dagene: Fælles besigtigelse af hvad der er nået. Hvor langt er vi nået i forhold til kortlægningen af risici på billedagen? Er risikomomenterne fjernet? Hvad gør vi med uløste problemer? Handlingsplan Hvordan fastholder vi resultatet? (Nye rutiner for oprydning, rengøring, vedligehold?) Hvad fik vi ud af at sætte disse to dage af? Ejeren/lederen konkluderer om hvad der skal ske fremover Programmet giver en idé om, hvordan to oprydningsdage kan forløbe. I hvert tilfælde tilpasses programmet til den enkelte virksomhed. Se også tjeklisten på næste side. 11

Risikobilleder Tjekliste til planlægning af forløbet Fotografering af risikosituationer: Hvornår? Hvordan og hvem informerer medarbejderne? Programmet for de to oprydningsdage Hvem skal deltage? Ideen er, at alle medarbejdere i det pågældende produktionsområde deltager, så alle medvirker i beslutningerne om, hvad der skal smides ud/flyttes Hvilke geografiske områder vil det være praktisk at opdele i, og hvordan skal grupperne være? Produktionslokalerne opdeles i afsnit, som hver får en gruppe på 2-4 personer som ansvarlig Hvordan orienteres medarbejderne? Hvordan undgås forstyrrelser fra telefon og presserende produktionsopgaver? Hvordan skal fordelingen af roller være mellem arbejdsmiljøkonsulent og ejer/leder og andre involverede? Arbejdsmiljøkonsulenten(erne) styrer hele forløbet Praktiske forhold Hvilken forplejning? Morgenkaffe, frokost, middag efter 1. dag eller som afslutning Hvilke lokaler til møder undervejs? Stor plantegning af værksted. Hvem tegner? Plantegningen er meget nyttig, når man skal diskutere flytning af maskiner og inventar. Normalt kan virksomheden tage sig af denne opgave Hvilke behov er der for containere til affald, affaldsposer m.m.? Hvilke behov er der for reoler og ekstra lagerplads eventuelt i lagercontainere? Det er meget vigtigt, at der sørges for tilstrækkelig lagerplads til de ting, der skal ud af området. Ellers risikerer man at tingene placeres, så de skaber nyt rod andre steder Hvilke rengøringsmidler? Grundrensemidler også til olie, klude, skrubber m.v. Maling: Hvilke materialer?: Vægmaling, ruller, pensler, malertape, evt. maling til maskiner og udstyr Mærkater til navneskilte. Brug evt. Dymo Hvem sørger for digitalkamera og pc med farveprinter? Erfaringen er, at det er mest praktisk, at konsulenterne medbringer eget udstyr, som de er fortrolige med Flipoverpapir, penne og tape Røde, gule og grønne mærkater, som kan klæbe til snavsede overflader Denne tjekliste er praktisk at have med, når man sammen med virksomheden gennemgår programmet og planlægger forløbet af de to dage. 12

Billeddag: Tage billeder af ulykkesrisici kortlægning Før oprydningsdagene tages der billeder af risikostederne. Billederne er vigtige for at fastholde fokus på sikkerhed og for at kunne vurdere resultaterne. Inden billeddagen har alle fået information om, hvad der skal ske. Medarbejdere og ledelse samles i værkstedet. Her fortæller konsulenten, at de hver især har til opgave at udpege et sted, hvor de synes, der skal tages et billede. Stedet skal være der, hvor de oplever, der er størst risiko for, at der kan ske et uheld. Eller som illustrerer en historie om et uheld eller et nærved uheld. Tip: Det er godt lige at give tid, så alle kan nå at tænke over, hvilken situation de vil udpege. Selve Introduktionen af ideen giver normalt anledning til en god snak. Giv tid til at alle kan komme til orde. Herefter går du rundt til alle, og tager det billede, hver især ønsker og noterer, hvad vedkommende finder risikabelt. Det er vigtigt at holde fast i, at alle udpeger et billede, for at få så mange vinkler på risiko som muligt. Eksempel på risikobillede: Placering af materialer i gangarealer giver risiko for at falde og for benskade. 13

Forberedelse Inden seminaret udskrives risikobillederne i A4 format i farver og klæbes op på vægaviser. Spørgsmålet er, hvordan billederne skal sorteres. For eksempel kan det være efter type af risiko og/eller efter rum. Hvert billede forsynes med en overskrift, der fortæller om risikoen. Desuden fabrikeres vægaviser med: Program for dagene Forklaring af sedlernes betydning Tegning over værkstedet Formålet med at bruge vægaviser til at præsentere materialet er, at det hele er tilgængeligt for alle hele tiden, og at skriftligt materiale bliver begrænset til et minimum, idet alt forklares mundtligt på grundlag af vægaviserne. Gennemførelse af første dag : Sorter og smid væk Skrub og skur I det følgende er gode råd og bemærkninger til punkterne på programmet. Vægaviserne hænges op inden mødet, eller eventuelt mens der drikkes kaffe. Vægaviser med en plan af værkstedet og risikobilleder. Vægaviserne er af Post-it typen. Så de kan klæbes på væggen Kaffe og risikobilleder: Mens I drikker kaffe, snakker I om billederne, og hvorfor de er valgt. Stil spørgsmål til de risikosituationer billederne viser, for eksempel : Er der flere af jer, der har oplevet noget lignende?, Hvilke andre situationer kommet I i tanke om?. Snakken må ikke blive for lang. Det handler om det praktiske. Præsentation: Programmet, formålet, sedlernes betydning og gruppeopdeling gennemgås. Understreg at oprydningen først begynder efter den fælles gennemgang. 14

Sedlernes betydning Smides ud Flyttes til lager Vægavis med sedlernes betydning. Eventuelt kan der være flere gule sedler med et bogstav for forskellige lagerplaceringer. Grupperne skal gennemgå alt i værkstedet, inden de begynder på oprydningen. Skal være her i værkstedet, men flyttes til anden placering Tip: Post-it kan ikke klæbe på snavsede og olierede overflader. Brug eventuelt farvet papir og malertape. Gennemgang af geografiske områder i gruppe: Sæt røde, gule og grønne sedler på Grupperne tager herefter stilling til alle genstande i deres område og mærker tingene med de farvede sedler. I gruppen skal man være enige om, at noget skal smides ud. Dvs. når der sidder en rød seddel, er alle i gruppen enige om, at det skal smides ud. Maskine med rød mærkat. Alle er enige om, at boremaskinen skal smides ud. 15

Fælles gennemgang af alle genstande med sedler på i hvert område Efter en lille times tid, alt efter hvor stor og kompleks produktionen er, samles alle. Man går rundt til hver gruppes område, og gruppen fortæller om deres sortering. Denne fælles rundgang er nødvendig. Her opstår ofte gode diskussioner, og nye ideer kommer på bordet. Desuden sikrer den, at der er samlet fuld opbakning til udsmidning og flytning af ting. Arbejde i grupperne: Smid ud, skrub og skur og mal vægge Herefter går grupperne i gang med at smide ud, flytte på lager og samle genstande med grønne sedler. Efterhånden som grupperne er færdige, går de i gang med at skrubbe og skure. I den grad, der er tid, males væggene. Det er en god idé at arbejde med i grupperne så meget som muligt. Det giver respekt, at konsulenten tager del i det praktiske. Og ledere og medarbejdere lærer konsulenten at kende. Når man går ved siden af hinanden, kommer der desuden mange historier frem, og man opdager en masse ting ved at være en del af det. Hæng en vægavis op centralt i lokalet, hvor der kan skrives forslag til nye opgaver, indkøb m.m. Er området stort, kan der være behov for flere stykker papir. Skriv de første opgaver op, som I opsnapper. Nogen gange skriver deltagerne selv flere på. Andre gange må arbejdsmiljøkonsulenten sørge for, at ønsker bliver noteret. En vigtig opgave for konsulenten er at tage billeder af processen. Billederne giver opmærksomhed og viser fremskridtene. Udskriv dem løbende i A4 format på farveprinter. (Det er mest praktisk selv at medbringe bærbar computer og farveprinter). Billederne hænges op i mødelokalet/frokoststuen på vægaviser ordnet efter princippet: Før: Risikobillede. Under: Hvad gøres for at forbedre situationen. Efter: Hvad er resultatet. Se billederne af eksemplet med stropper. 16

Før: Rod i stropper Under: Der svejses nye knager til stropperne Efter: Stropperne hænger velordnet på de nye knager 17

Pauser Der holdes kaffepauser, når det passer grupperne. Fællesmøde med opsamling på 1. dag Arbejdsdagen sluttes med et fællesmøde, hvor der samles op på dagens resultater og indsamles forslag til større opgaver næste dag. Erfaringen er, at deltagerne synes, de når for lidt. Derfor er det vigtigt med opmuntring og anerkendelse. Gør det tydeligt, alt hvad der er nået på den 1. dag. Skriv det op på vægaviser og brug billederne til at illustrere fremskridtene. Arrangørgruppen planlægger næste dag Sammen med dem fra virksomheden, der står for at arrangere forløbet, planlægger I opgaverne til næste dag. Eventuelt er der behov for en anden gruppeopdeling. Ligesom der kan være behov for at købe ting i byggemarkedet, der skal bruges til at få system i tingene, for eksempel en dymotang. Gennemførelse af anden dag: System i tingene Morgenkaffe Under morgenkaffen præsenteres dagens opgaver, der er hængt op på en vægavis. Overskriften er system i tingene. Arbejde i grupperne Opgaverne er at skabe faste pladser til alt i produktionsarealet. Dvs. der skal sættes en grøn seddel over den gule, når opgaven er løst. Systemopgaverne er typisk: At skrive navneskilte på hylder og skuffer, male silhuetter af værktøj, hvor det skal hænge, montere nye reoler og knager samt male gule striber på gulvet til at markere gangarealer og opbevaringsarealer. Fælles besigtigelse Når arbejdet i grupperne er afsluttet, går I sammen rundt, og ser på alt det, der er lavet. Det er vigtigt sammen at glædes over resultaterne. Deltagerne er tilbøjelige til mere at se det, de ikke har nået. Derfor skal arbejdsmiljøkonsulenten være opmærksom på at fremhæve og anerkende de opnåede resultater. Undervejs noteres hvad der er gjort, og hvad der mangler til brug for det afsluttende møde. Afsluttende fællesmøde Der sluttes af med et fællesmøde med følgende punkter: Opsamling på kortlægningen/risikobillederne: For hvert risikobillede i kortlægningen og for øvrige risici, der er kommet frem i forløbet, gennemgår I, hvad der er gjort, og hvad der mangler. Skriv op på vægaviser for at få overblik. Det er en god idé, hvis der til mødet er udprintet efterbilleder af risikosituationerne, så det er muligt at sammenligne. Handlingsplan: Ud fra punkterne på mangellisten laves en handlingsplan for forbedringer. 18

System i tingene: Det aftales, hvordan det nye system skal vedligeholdes. Det kan være aftaler om regelmæssige personalemøder, værkstedsmøder, morgenmøder samt aftaler om ansvar for oprydning, rengøring, placering af indkommende råmaterialer og færdige produkter. Evaluering: I slutter mødet med en evaluering af de to dage. I forbindelse med handlingsplanen og system i tingene kan der være behov for at fremme beslutningsprocessen. Det kan ske ved at bede lederne om at tage stilling til, hvad de prioriterer at gøre noget ved, og hvornår det skal ske, eller hvornår de vil træffe beslutning. Kom selv med forslag. Opfølgning Efter forløbet fremsendes et ringbind med dokumentation af forløbet, hvis virksomheden ønsker det. På cd en kan udskrives en indholdsfortegnelse til fanebladene. Dokumentationsmappe Under faneblad 1: Under faneblad 2: Under faneblad 3: Under faneblad 4: Kortlægning Her lægges: en liste over de risici, som medarbejdere og ledelse har peget på kopier af risikobilleder. Billeder Her lægges kopier af fotos, som illustrerer processen og de opnåede resultater. Handlingsplan Her lægges: opfølgning på kortlægning, dvs. en oversigt over, hvor langt man nåede i forhold til kortlægningen. handlingsplan for de opgaver man ikke nåede aftaler om System i tingene fotos fra et evt. opfølgningsmøde Cd med fotos I en lomme lægges en cd med samtlige billeder. Det allerbedste vil være at arrangere et slutmøde ca. en måned efter, hvor I gør status over, hvordan det er gået. Et sådant møde motiverer til at få lavet tingene i handlingsplanen og fastholde de aftalte systemer. 19

Konsulentrollen Der er vigtigt at: sørge for at styre og koordinere aktiviteterne i hele forløbet. Herunder at understrege, at grupperne skal vente med oprydning til hver gruppe er færdig med at sætte de farvede sedler på og alle deltagere sammen har været rundt og se på ting med sedler deltage i arbejdet på lige fod med ledere og medarbejderne og gøre det efter deres anvisning, idet de ved bedst, hvad der skal gøres i deres egne lokaler tage billeder, der dokumenterer forløbet og sørge for løbende at hænge billeder op, der viser fremskridtene. gøre meget ud af at anerkende det, der bliver gjort at sikre, der bliver en snak om, hvad der skal ske med hængepartierne eventuelt af få en aftale om opfølgning. 20

Bilag 1 Eksempel på præsentationsmappe Forside Indholdsfortegnelse til faneblade Indhold i mappen 21

Styr på Orden og Sikkerhed SOS metoden To dage med oprydning og system i tingene Før: Rod i stropper Under: Der svejses nye knager til stropperne Efter: Stropperne hænger velordnet på de nye knager Eksempel på gennemførelse af metoden i en smedevirksomhed

1. Før Standardprogram Risikobilleder 2. Under Fotos fra de to dage med oprydning og system i tingene Liste over ting der blev gjort 3. Efter Fotos af resultaterne Handlingsplaner Aftaler om System i tingene

1. Før Standarddagsorden Kortlægning risikobilleder

Styr på orden og sikkerhed SOS metoden To dage med oprydning og system i tingene Standardprogram Ordstyrer på møderne: 1-2 arbejdsmiljøkonsulenter Program for dag 1: 7.00-7.20 Morgenkaffe Hvor er der ulykkesrisici hos os? Snak om billeder af risikosteder 7.20-7.45 Præsentation af program, seminarets formål, arbejdsplan, opdeling i grupper og geografiske områder 7.45-9.00 Grupperne gennemgår deres områder og sætter røde, gule og grønne sedler på alt, som ikke er placeret der, hvor det skal være permanent (maskiner, materialer, møbler, affald) 9.00-9.45 Alle deltagere gennemgår sammen hvert område. Diskussion og beslutning om uafklarede spørgsmål (Er der nogen, der bruger det her?, Hvorfor skal det ikke have en rød seddel?, Er der nogen gode ideer til hvad der skal gøres ved dette? Hvor står det bedst?) 9.45-15.00 Arbejde i grupperne: Alt med røde sedler smides ud Alt med gule sedler placeres på lager Alt med grønne sedler skal blive i lokalet, men flyttes til en anden placering Klargøring til rengøring og maling, bl.a. ved at fjerne ting med grønne mærkater midlertidigt Rengøring Maling Ønsker om indkøb nedskrives Kaffepause og frokost undervejs som det passer i programmet. 15.00-15.30 Alle mødes til opsamling på dagen. (Hvor langt nåede vi? Hvad er planen for i morgen?) 15.30-16.30 Møde i arrangørgruppen om planlægning af næste dag, evt. indkøb af materialer Program for dag 2: 7.00-7.30 Morgenkaffe Hvad skal vi nå i dag, herunder hovedopgaven: System i tingene 7.30-14.00 Grupperne færdiggør rengøring og maling og herefter system i tingene: Skabe faste pladser til alt (tingene med grøn seddel får fast plads) Skrive navneskilte til værktøj og materialer, male silhuetter på værktøjstavler Male gule striber til at markere gangvej og opbevaringsarealer på gulv Kaffepause og frokost undervejs som det passer. 14.00-15.30 Opsamling på dagene: Fælles besigtigelse af hvad der er nået. Hvor langt er vi nået? Er risikomomenterne fjernet? Hvad gør vi med uløste problemer? Handlingsplan Hvordan fastholder vi resultatet? (Nye rutiner for oprydning, rengøring, vedligehold?) Hvad fik vi ud af at sætte disse 2 dage af? Ejeren/lederen konkluderer om hvad der skal ske fremover Programmet giver en idé om, hvordan to oprydningsdage kan forløbe. I hvert tilfælde tilpasses programmet til den enkelte virksomhed.

Mange større ting mangler fast plads

Alle i værkstedet fik taget et billede, der demonstrerede risiko. Her en medarbejder, der føler sig usikker på boremaskinen.

Skarpe emner på gulvet giver risiko for at falde og for snitsår

Skarpe hjørner og kanter på pladereol - man kravler op på pladerne for at tage tingene i reolen

Båndsliberen er flytbar den er ikke skruet fast i gulvet!

Svært at bevæge sig på udendørsarealer - faldrisiko

2. Under Billeder Liste over ting, der blev gjort

BST hjælper til

Maskinen har fået en rød seddel Den skal væk Den blev solgt undervejs

Maskinen køres væk

Stropper og kabler er svære at finde og vedligeholde

Ved oprydning blev der plads til en knagerække til stropper

Den blev lavet med det samme

Liste over ting, der blev gjort på de to dage Fjernet praktisk talt alt fra gulvet, så der blev frie adgangsveje fald og snublen er skyld i alvorlige ulykker Flyttet pladereol risiko for dødsulykke Lavet knagerække til stropper Orden i elkabler Flyttet sav, så der blev bedre transportvej foran porten Fjernet en masse på loftet, så der nu er plads til at anbringe produkter/materialer der bliver til overs Startet på at indrette to containere til montagefolkene, så de ikke smider ting i værkstedet, når de kommer hjem med bilerne En container blev færdigindrettet til rørreol En stor søjleboremaskine blev flyttet for at skabe mere gulvplads Lavet en reol til stumper, som andre eventuelt kan bruge. Før lå de i bunker på borde og gulv Lavet aftale om månedlige morgenmøder til snak om de ting, der er fælles Lavet aftaler om fremtidig rengøring og orden

3. Efter Handlingsplaner System i tingene Billeder

Handlingsplaner Aftalt på mødet i kantinen den 27.09.2002 Opgaver Liste over opgaver, der er dukket op undervejs Save hul i mur og etablere rullebane Oprydning pladereol Ansvarlig Anders Tidsplan Inden mandag Venter Oprydning på Børges plads Børge Næste uge Skabe flyttes væk fra svejseplads Carsten Boss og Dan Næste uge Flytte båndpudser Erik Næste uge Opsætte ny pallereol ved savplads Frank Ejer og Carsten Boss Venter Rydde boltrum Gule striber til afmærkning af gangveje Indretning af rustfri container Lys rustfri container Carsten Boss Ønskes ikke. Passer ikke til den fleksible brug af værkstedet Carsten Boss Carsten Boss/elektriker Oprydning udenfor Georg fjerner brokker Mandag Jernplads udenfor Organisering af pladsen udenfor Halvtag udenfor Orientering af de folk, der skal arbejde i weekenden, men ikke har været med til oprydningsdagene. Problemet reduceres efterhånden som materialet bruges. Måske kan der etableres en pladereol. Frank Ejer og Carsten Boss laver en plan Frank Ejer og Carsten Boss ser på hvad det vil koste. Herefter tages en beslutning. Frank Ejer Venter Lørdag De to dage sluttede af med et møde i kantinen. Her blev der lavet denne handlingsplan for de opgaver, som man ikke kunne nå at løse. Den er kun en handlingsplanen for at forebygge u- held i produktionen, og er virksomhedens første skridt i at udarbejde APV arbejdspladsvurdering. Herefter bliver der lavet APV på de øvrige områder.

System i tingene Man rydder op efter sig, når et arbejde er færdiggjort Der skal være luft til oprydning og rengøring hver fredag. Skal aftales nærmere. Alle rydder op på eget område Arbejdsdreng rydder på skift op på fælles arbejdssteder efter følgende plan: Mandag: Sav og lok Tirsdag: Saks Onsdag: Boremaskiner Torsdag: Drejebænk og fræser Hver dag: Gulvet Orden ny stumpreol : Frank Ejer er ansvarlig Frank Ejer og Carsten Boss mærker indkøb til lager, så de ikke kommer ind i hallen Montagefolk smider ting af i containeren fremover. Montagefolkene orienteres om dette på møde mandag den 7.10 kl. 6.30, hvor Carsten Boss er færdig med indretningen. Der afholdes møde den første mandag morgen i hver måned. På møderne tages emner op, som skal aftales, og der informeres om ting, som alle skal vide. Efter 6 møder vurderes om ordningen skal fortsætte. Første møde 7.10: Orientering om montagecontaineren og aftaler fra oprydningsdagene. Mandag den 4.11. Opfølgning på oprydningsdagene. BST deltager i mødet. Bødekasse ønskes ikke.

Færdigt arbejde. Hvor langt kom vi kun bordet mangler

Orden i værktøjsskabet. Dejligt. Der blev fundet meget savnet værktøj undervejs

Gulvplads blev fri værkstedet blev dobbelt så stort

1 måned senere: Ny pladereol med orden er færdig. Nyt dæk ovenover til opbevaring er ved at blive gjort færdigt. Der bliver monteret fast adgangsvej

1 måned senere: En sav er flyttet til væg. Det giver bedre gangveje. Ny reol under loft til materiale giver gulvplads

Kortlægning Liste over de risici, som medarbejdere og ledelse peger på Fotos af risici Billeder Fotos, der dokumenterer processen og de opnåede resultater på de to dage Handlingsplan Opfølgning på kortlægning: Oversigt over hvor langt I nåede i forhold til kortlægningen Handlingsplaner Aftaler om System i tingene Cd med samtlige fotos