Udbudsbetingelser Slots- og Kulturstyrelsen H.C. Andersens Boulevard 2 1553 København V Telefon 33 95 42 00 post@slks.dk www.slks.dk Begrænset EU-udbud af havedrift for Slots- og Kulturstyrelsen Jour.nr.:
Side 2 I. Indledning Slots- og Kulturstyrelsen gennemfører et begrænset EU-udbud af 3 delaftaler: Delaftale 1: Havedrift i Frederiksborg Slotshave Delaftale 2: Havedrift Kronborg Slot og Fæstning Delaftale 3: Havedrift Spøttrup Borg og Have Hver ansøger kan kun blive prækvalificeret på max. 2 delaftaler. Hvis der ansøges om prækvalifikation på alle 3 udbudte delaftaler, skal ansøger i prioriteret rækkefølge angive, hvilke delaftaler de ønsker at blive prækvalificeret på. Styrelsen ønsker en bred vifte af tjenesteydere til at løse styrelsens opgaver. SLKS vil ved udvælgelse af prækvalificerede vælge den kombination af tjenesteydere, der vurderes at give den bedste konkurrence og kan sikre kompetenceopbygning hos virksomhederne, således at der fremadrettet eksisterer en reel og kompetent konkurrence på markedet samt forsyningssikkerheden i kontrakterne sikres. Ved udvælgelsen af prækvalificerede, vil SLKS derudover så vidt muligt tilgodese ansøgers ønsker ud fra den angivne prioritering. II. Opgaven Opgaven handler om udførelse af: Delaftale 1: Havedrift, renhold og vinterberedskab i Frederiksborg Slotshave omfatter et samlet areal på knap 100 ha (inkl. søerne). Landskabshaven udgør ca. 87 ha (inkl. søerne) og Barokhaven ca. 10 ha. Heraf er omkring 3 ha genskabt i 1994-1996. Delaftale 2: Havedrift, renhold og vinterberedskab på Kronborg Slot og Fæstning. Anlægget omfatter et samlet areal på ca. 19 ha. Option Kulturhavn Kronborg: Belægningsdrift, renhold og vinterberedskab på ca. 15.000 m 2 Naturstensbelægninger. Delaftale 3: Havedrift, renhold og vinterberedskab på Spøttrup Borg og Have omfatter et samlet areal på ca. 8 ha. Hver kontrakt vil være gældende fra den 1. januar 2019 til den 31. december 2023, og den vil kunne forlænges i yderligere op til 2 x op til 1 år. Kontrakternes ydelser: Kontrakten omfatter de nødvendige indsatser til at levere og opretholde den i bilag 2 Særlig Arbejdsbeskrivelse beskrevne kvalitet. Tjenesteyderen skal, under iagttagelse af bilag 1 Lokale Forhold,
Side 3 udføre standardpleje jf. FB pkt. 4. udføre periodisk pleje efter rekvisition jf. FB pkt. 4. foretage tilbagemeldinger jf. FB pkt. 4. deltage i planlægningen og overtagelsen af opgaven fra underskrivelsen af kontrakten Det bemærkes, at i Frederiksborg Slotshave og Spøttrup Borg og Have varetages nogle opgaver af styrelsens egne gartnere (intern drift). I Frederiksborg Slotshave varetages en del af skovningen af anden ekstern tjenesteyder. III. Udbuddets fælles betingelser 1. Ordregiver Slots- og Kulturstyrelsen H. C. Andersens Boulevard 2 1553 København V cvr.nr. 34072191 Kontaktperson: Kristin Seybold mailadresse haveudbud@slks.dk 2. Udbudsform Udbuddet gennemføres efter udbudslovens procedurer for begrænset udbud, jf. lovens 58-60. Der vil blive prækvalificeret max. 5 ansøgere for hver delaftale. Hver tilbudsgiver kan kun blive prækvalificeret på max. 2 delaftaler. 3. Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale består ud over udbudsbekendtgørelsen, ESPD og nærværende udbudsbetingelser af det materiale, der er angivet for hver delaftale. Udbudsmaterialet er tilgængeligt på webadressen https://slks.dk/slotte-ejendomme-oghaver/udbud/.
Side 4 4. Tidsplan for udbuddet Prækvalifikations- og tilbudsperioden forventes at følge nedenstående tidsplan: Afsendelse udbudsbekendtgørelse til offentliggørelse 19. juni 2018 Frist for spørgsmål (prækvalifikation) 10. august 2018 kl. 12.00 Forventet svar på spørgsmål (prækvalifikation) 17. august 2018 Frist for ansøgning om prækvalifikation 24. august 2018 kl. 12.00 Frist for indsendelse af endelig dokumentation i form af serviceattest 28. august 2018 kl. 12.00 Forventet meddelelse om prækvalifikationsresultat 29. august 2018 Besigtigelse af slotshaver Spøttrup Kronborg Frederiksborg Uge 36 mandag 3.9. kl. 12:30 onsdag 5.9. kl. 9:00 onsdag 5.9. kl. 12:30 Frist for spørgsmål (tilbudsfasen) 14. september 2018 kl. 12.00 Forventet svar på spørgsmål (tilbudsfasen) 24. september 2018 Tilbudsfrist 9. oktober 2018 kl. 12.00 Forventet meddelelse om tildelingsbeslutning 23. oktober 2018 Forventet udløb af standstill-periode 1. november 2018 Forventet kontraktunderskrift 2. november 2018 Kontraktopstart 1. januar 2019 5. Fortrolighed, offentlighed m.v. Det tilgængelige udbudsmateriale og eventuelt supplerende materiale skal behandles fortroligt. Ansøgeren skal iagttage tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til ansøgerens kendskab i forbindelse med det tilgængelige udbudsmateriale eller i forbindelse med den senere tilbudsgivning. Ansøger og tilbudsgiver skal sikre, at eventuelle underleverandører ligeledes påtager sig at behandle alle oplysninger fortroligt. SLKS er underlagt reglerne om offentlighed i forvaltningen, herunder forvaltningsloven og offentlighedsloven, der kan berettige parter og andre til at få aktindsigt. 6. Sikkerhedsgodkendelse De medarbejdere hos den vindende tilbudsgiver, der skal arbejde med de af kontrakten omfattede arbejder, skal kunne opnå sikkerhedsgodkendelse efter cirkulære af 14/01/1963 angående spørgsmålet om ansættelse under staten af personer, der har begået strafbare forhold. Tilsvarende krav gælder eventuelle underleverandører.
Side 5 7. Besigtigelse I prækvalifikationsfasen Der vil ikke blive gennemført besigtigelse i prækvalifikationsfasen. I tilbudsfasen SLKS vil gennemføre besigtigelse i uge 36. 8. Kommunikation sprog, spørgsmål og rettelsesblade Sprog Både ansøgning og efterfølgende tilbud inklusive bilag skal udformes skriftligt på dansk. Al kommunikation i udbudsfasen og i kontraktperioden skal foregå på dansk. Dette gælder såvel mundtlig som skriftlig kommunikation. Spørgsmål i prækvalifikationsfasen Spørgsmål i prækvalifikationsfasen skal stilles på dansk og rettes til kontaktperson Kristin Seybold, mailadresse haveudbud@slks.dk. Spørgsmål vil i anonymiseret form blive gengivet og besvaret på SLKS hjemmeside https://slks.dk/slotte-ejendomme-og-haver/udbud/ Spørgsmål i tilbudsfasen Spørgsmål i tilbudsfasen skal stilles til kontaktperson Kristin Seybold via mailadresse haveudbud@slks.dk og på dansk. Alle svar på indkomne spørgsmål vil blive besvaret i anonymiseret form direkte via mail til samtlige tilbudsgivere. Spørgsmål, der modtages mindre end 6 dage inden tilbudsfristens udløb, vil ikke blive besvaret. 9. Oversigt over udbudsmaterialet Udbudsmaterialet består af følgende fællesmateriale: Nærværende Udbudsbetingelser ESPD (med vejledning) Vejledning til bestilling serviceattest Støtteerklæring Konsortieerklæring Erklæring om økonomiske forhold Tro og love-erklæring Og for delaftale 1: Udkast til Kontrakt - Fælles betingelserne Frederiksborg Slotshave Bilag 1 Lokale Forhold Frederiksborg Slotshave Bilag 2 Særlig arbejdsbeskrivelse - SAB Frederiksborg Slotshave Bilag 3A 312 Frederiksborg Slotshave Situationsplan Bilag 3B 312 Frederiksborg Slotshave Inventar og Vinterforanstaltninger Bilag 5 Samarbejdsskema Frederiksborg Bilag 6 Tilbudsliste - TBL Frederiksborg Slotshave
Side 6 For delaftale 2: Udkast til Kontrakt - Fælles betingelserne Kronborg Slot og Fæstning Bilag 1 Lokale Forhold Kronborg Slot og Fæstning Bilag 2 Særlig arbejdsbeskrivelse SAB Kronborg Slot og Fæstning Bilag 3A 319 Kronborg Situationsplan Bilag 3B 319 Kronborg Inventar og Vinterforanstaltninger Bilag 3C 319 Option Kulturhavn Kronborg Bilag 5 Samarbejdsskema Kronborg Slot og Fæstning Bilag 6 Tilbudsliste - TBL Kronborg Slot og Fæstning Bilag 6 Tilbudsliste - TBL Kulturhavn Kronborg For delaftale 3: Udkast til Kontrakt - Fælles betingelserne Spoettrup Borg og Have Bilag 1 Lokale Forhold Spoettrup Borg og Have Bilag 2 Særlig arbejdsbeskrivelse - SAB Spoettrup Borg og Have Bilag 3A 327 Spoettrup Situationsplan Bilag 3B 327 Spoettrup Inventar og Vinterforanstaltninger Bilag 5 Samarbejdsskema Spoettrup Borg og Have Bilag 6 Tilbudsliste - TBL Spoettrup Borg og Have Og findes her: https://slks.dk/slotte-ejendomme-og-haver/udbud/ IV. Prækvalifikationsbetingelser 1. Indsendelse af ansøgning om prækvalifikation Ansøgning om prækvalifikation indgives på mailadresse haveudbud@slks.dk 2. Ansøgningens indhold Ansøgningen skal indeholde følgende oplysninger: 1. ESPD for ansøger, herunder for eventuelle konsortiedeltagere og eventuelle underentreprenører. Såfremt ansøger baserer sig på en anden juridisk enhed (støttende enhed/underentreprenør) i forbindelse med opfyldelsen af et eller minimumskrav vedrørende henholdsvis økonomisk og finansiel formåen og teknisk og faglig formåen, skal denne anden juridiske enhed aflevere et særskilt udfyldt ESPD. 2. Underskrevet erklæring fra ansøgeren om, at der ikke er sket væsentlige ændringer af ansøgerens økonomiske forhold i forhold til de oplysninger, der fremgår af seneste årsregnskab. 3. Hvis ansøger ønsker at anvende økonomiske oplysninger, referencer eller oplysninger om uddannelsesmæssige eller faglige kompetencer fra en underentreprenør i forbindelse med ansøgning om prækvalifikation, skal der vedlægges en underskreven erklæring fra underentreprenøren, der godtgør, at ansøgeren råder over underentreprenørens økonomiske og/eller faglig formåen til brug for opfyldelse af kontrakten. Skabelon til støtteerklæring er vedlagt udbudsmaterialet.
Side 7 4. Hvis der ansøges om prækvalifikation på alle 3 udbudte delaftaler, skal ansøger i prioriteret rækkefølge angive, hvilke delaftaler de ønsker at blive prækvalificeret på. 3. ESPD-dokumentet ESPD: ESPD er et fælles europæiske udbudsdokument og står for European Single Procurement Document og er en egnethedserklæring, der skal anvendes i forbindelse med EU-udbud efter udbudsloven. Ved at udfylde og vedlægge en ESPD afgiver ansøgeren om prækvalifikation et foreløbigt bevis for ansøgerens opfyldelse af krav vedrørende udelukkelsesgrunde, egnethed og udvælgelse blandt ansøgere. Den elektroniske ESPD-skabelon er sammen med en pdf.-udgave uploadet sammen med det resterende udbudsmateriale på https://slks.dk/slotte-ejendomme-og-haver/udbud/ Den elektroniske ESPD-skabelon er en xml-fil og virker kun som en ESPD, når ansøgeren importerer den via ESPD-hjemmesiden https://ec.europa.eu/growth/toolsdatabases/espd/welcome. Filen skal downloades til egen computer: Højreklik og vælg "Gem link som" / "Gem destination som" m.v. alt efter anvendt browser. Filen kan herefter gemmes og anvendes til upload til ESPD-tjenesten, jf. vejledning i Udbudsbetingelserne. Alle felter skal udfyldes i ESPD et. Som en del af udbudsmaterialet er der vedlagt en vejledning til udfyldelse af ESPD et, som med skærmdumps viser den korrekte udfyldelse. Ved problemer med udfyldelse kan der rettes skriftlig henvendelse til kontaktperson Kristin Seybold på mailadresse haveudbud@slks.dk. 4. Udelukkelse Ansøgeren vil blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis ansøgeren befinder sig i en af de i udbudsloven anførte obligatoriske udelukkelsesgrunde og de af de i udbudsloven anførte frivillige udelukkelsesgrunde, der af ordregiver er angivet i ESPD-dokumentet. 5. Serviceattest: Ansøgerne skal indsende endelig dokumentation for, at de anførte oplysninger i ESPD et er korrekte, ved at aflevere en fuld serviceattest senest den 28. august 2018 kl. 12.00. Alle felterne skal være valgt, så du skal altså ikke fravælge nogle myndigheder, som Erhvervsstyrelsen skal indhente oplysninger fra. Serviceattesten skal med andre ord indeholde oplysninger fra Skifteretten, Politiet, ATP samt SKAT.
Side 8 Serviceattesten må ikke være ældre end 6 måneder gammel regnet fra ansøgningsfristen. Som en del af udbudsmaterialet er der vedlagt en vejledning til bestilling af serviceattesten, som med skærmdumps viser den korrekte fremgangsmåde. Ifølge Erhvervsstyrelsens hjemmeside tager det ca. 2 uger at udfærdige serviceattesten efter modtagelse af korrekt udfyldt anmodning. 6. Oplysninger om og dokumentation for økonomisk og finansiel formåen Firmaer, som ønsker at deltage i udbuddet, skal prækvalificeres. Der prækvalificeres max. 5 ansøgere pr. delaftale på grundlag af følgende oplysninger, som ansøgerne indsender sammen med ansøgningen enten ved indsættelse i ESPD et, herunder ved link eller ved indsendelse af bilag til mail om ansøgning om prækvalifikation: Oplysninger om ansøgers samlede årsomsætning inden for havedrift i de seneste 3 regnskabsår, hvis tallene for denne omsætning foreligger. Oplysning om ansøgers soliditetsgrad fra de seneste 3 regnskabsår, hvis tallene for denne omsætning foreligger. Oplysninger om gældende erhvervsansvarsforsikring. 7. Minimumskrav vedrørende økonomisk og finansiel formåen Der stilles ingen minimumskrav til økonomisk og finansiel formåen. 8. Oplysninger om og dokumentation for teknisk og faglig formåen Ansøger skal i ESPD et eller ved indsættelse af link eller fremsendelse af bilag til ansøgning om prækvalifikation oplyse følgende til brug for bedømmelsen af ansøgers tekniske formåen: Referenceliste inkl. evt. fotos over ansøgers mest betydelige leverancer i de seneste 3 år af samme karakter og omfang som den udbudte opgave. Hvis ansøgers virksomhed ikke har eksisteret i 3 år, oplyses referencer fra tidspunktet for virksomhedens etablering. Referencelisten skal indeholde kundenavn og kontaktperson således, at referencen kan efterprøves. Oplysning om ansøgers samlede uddannelsesmæssige og havedriftsfaglige kvalifikationer, herunder for de medarbejdere som vil blive ansvarlige for udførelsen af opgaven. Oplysninger om årlige gennemsnitlige antal beskæftigede og antallet af ledende medarbejdere gennem de sidste tre år Oplysning om ansøgers model for kvalitetssikring, herunder f.eks. eksempel på egenkontrol
Side 9 Ansøgeren kan i sine referencer medtage opgaver, der ikke er udført af ansøgeren selv, men af en underentreprenør, såfremt underentreprenøren har underskrevet en erklæring om, at ansøgeren råder over underentreprenørens økonomiske og/eller faglig formåen til brug for opfyldelse af kontrakten. Skabelon til støtteerklæring er vedlagt udbudsmaterialet. 9. Kontraktkrav vedrørende teknisk og faglig formåen Ansøger skal sikre og dokumentere, at medarbejderne til enhver tid besidder passende kvalifikationer i forhold til arbejdets udførelse. Det gælder i særlig grad for opgaver, der indebærer risiko for medarbejderne selv, gæster, genstande, installationer, maskiner mv. samt opgaver, der kræver særlig fag- og sikkerhedsteknisk kunnen fx beskæring, skovning, hækklipning osv. 10. Objektive kriterier for udvælgelse af ansøgere Hver ansøger kan kun blive prækvalificeret på max. 2 delaftale. SLKS vil ved udvælgelse af prækvalificerede vælge den kombination af tjenesteydere, der vurderes at give den bedste konkurrence og kan sikre kompetenceopbygning hos virksomhederne, således at der fremadrettet eksisterer en reel og kompetent konkurrence på markedet samt forsyningssikkerheden i kontrakterne sikres. Ved udvælgelsen af prækvalificerede, vil SLKS derudover så vidt muligt tilgodese ansøgers ønsker ud fra den angivne prioritering. Såfremt flere end 5 ansøgere opfylder betingelserne for deltagelse, udvælges de ansøgere, der i lyset af den udbudte opgave vurderes at have en tilstrækkelig økonomisk formåen for at kunne udføre de relevante delaftaler, de bedste og mest relevante referencer, tilbyder de bedste samlede uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer samt tilbyder den bedste tekniske kapacitet. Ved vurderingen vil ordregiver lægge vægt på referencernes relevans og kvalitative indhold i forhold til den udbudte opgave. Det tillægges positiv vægt, at ansøgerne har særlig erfaring med: Havedrift i historiske haver. For så vidt angår Frederiksborg Slotshave gælder tillige, at der vil blive lagt vægt på ansøgernes dokumenterede erfaring med tilsvarende opgaver, i karakter og omfang, samt på ansøgernes kvalifikationer, herunder kompetencer indenfor klipning af prydhæk og træbeskæring. For så vidt angår Kronborg Slot og Fæstning gælder tillige, at der vil blive lagt vægt på ansøgernes dokumenterede erfaring med tilsvarende opgaver, i karakter og omfang, herunder særligt kompetencer indenfor slåning af græs på volde og skråninger.
Side 10 11. Meddelelse af resultat Når ordregiver har afsluttet prækvalifikationsproceduren og har udpeget de 5 ansøgere pr. delaftale, der vil blive opfordret til at afgive tilbud, sendes der hurtigst muligt og samtidigt skriftlig underretning herom til alle ansøgere med en begrundelse for udvælgelsesresultatet. V. Tilbudsbetingelser 1. Tilbuds- og aftalegrundlag Det samlede udbudsmateriale er angivet for hver delaftale. Udbudsmaterialet er tilgængeligt https://slks.dk/slotte-ejendomme-og-haver/udbud/. Det er en tilbudsforudsætning, at samtlige udbudsbetingelser - herunder vedrørende pålæg om overholdelse af udbudsbetingelsernes klausuler og vilkår - overholdes af tilbudsgiver. 2. Virksomhedsoplysninger Tilbuddet skal indeholde oplysning om tilbudsgivers/konsortiets firmanavn, adresse, CVR-nr. samt kontaktperson, telefonnummer og mailadresse. Tilbuddet skal desuden indeholde: 3. Udfyldt tilbudsliste. Tilbudsgiver opfordres til at udfylde tilbudslisten fuldstændigt. Ved mangelfuld udfyldelse af tilbudslisten risikerer tilbudsgiver, at SLKS er forpligtet til at kassere tilbuddet, dvs. at betragte tilbuddet som ukonditionsmæssigt. Alle priser skal indeholde alle ydelser for dækning af leverandørens egne omkostninger i forbindelse med varetagelse af ydelsen. 4. Aflevering af tilbud Tilbud skal afleveres i både papirudgave og på et USB-stik. Den digitale version skal afleveres i Pdf.-format. Dog skal tilbudslister også afleveres i ikke-låste Excel-format. Tilbuddene skal være modtaget på H.C. Andersens Boulevard 2, 1553 København V senest 9. oktober 2018 kl. 12.00 Herefter er aflevering af tilbud ikke længere mulig. Tilbudslister og tro- og loveerklæring findes på https://slks.dk/slotte-ejendomme-oghaver/udbud/. Oplæsning af budsummer sker på HCAB den 9. oktober 2018 kl. 12.00.
Side 11 5. Uoverensstemmende tilbud. Tilbuddet skal afleveres i overensstemmelse med retningslinjerne i nærværende udbudsbetingelserne om aflevering af tilbud. Såfremt tilbud ikke afleveres i fuld overensstemmelse med retningslinjerne risikerer tilbudsgiver, at SLKS er forpligtet til at forkaste tilbuddet som værende et uoverensstemmende bud og derfor ukonditionsmæssigt. 6. Vedståelse og behandling af tilbud Vedståelsesfristen for tilbuddet fastsættes til 4 måneder regnet fra fristen for aflevering af tilbud. SLKS kan kræve vedståelsesfristen forlænget med op til yderligere 1 måned. 7. Tildelingskriterium Tildeling af kontrakten vil ske til den tilbudsgiver, der har afgivet Laveste Pris. (Option på Kulturhavn Kronborg indgår ikke i tildelingskriteriet/prisevalueringen.) VI. Meddelelse af resultat, tildelingsbeslutning samt standstill-periode Når SLKS har vurderet, hvilket tilbud der har den laveste pris, træffer SLKS beslutning om tildeling af kontrakten. SLKS underretter herefter samtidigt samtlige tilbudsgivere om denne beslutning. Ved underretningens afsendelse påbegyndes en 10 dages standstill-periode, før der kan indgås aftale med vinderen samt hvornår standstill-perioden udløber. SLKS kan først underskrive kontrakt med den vindende tilbudsgiver efter udløbet af standstill-perioden.