Dagsorden Organisationsbestyrelsesmøde Mandag den 24. oktober 2011, kl. 16.00 KAB, Kantinen, Studiestræde 38, København V Bestyrelsen Bjørn Petersen, Karen Levin Nielsen, Uni Søgaard, Jette Bergenholz Bautrup, Marie-Luise Sand, Henning Andersen, Per Elshave og Mia Hedlund Administrationen Områdechef Elly Borg Indholdsfortegnelse 1. Protokollat fra møde den 28. september 2011... 3 2. Revisionsprotokol... 3 3. Meddelelser... 3 4. Afdeling 1002, Frederiksholm, karré 2 Forhøjelse af beboerindskud... 3 5. Afdeling 1008, Frederiksholm, karré 8 Budget 2012... 3 6. Afdeling 1010, Frederikholm, karré 11 - Port og videoovervågning Ansøgning om egen trækningsret i Landsbyggefonden... 4 7. Afdeling 1013, Frederiksholm, karré 15 Opsætning af 389 postkasser byggeregnskab... 4 8. Afdeling 1021, Jagtvej, karré 1 Forhøjelse af beboerindskud... 5 9. Afdeling 1022, Jagtvej, karré 2 - Ændring af langtidsplan... 6 10. Afdeling 1024, Jagtvej, karré A og B Opsætning af 240 postkasser - byggeregnskab... 6 11. Afdeling 1041, Øbrohus Metroselskabet fordeling af erstatning... 7 12. Afdeling 1062, Sankt Pauls Plads Ændring af langtidsplan... 7 13. Afdeling 1067, Guldbergs Have Opsætning af 298 postkasser byggeregnskab... 8 14. Afdeling 1073, Ørestad Syd, Plejeboliger Vedtægter... 9 15. Udlejning Bolignøglen... 10 16. Styringsdialog med Københavns Kommune... 10 17. Aftale om paradigme for lejekontrakter vedrørende kommunale servicearealer... 11 18. Mødekalender 2012... 12 1/12
Bilag 1: Byggeregnskab Afdeling 1013, Frederiksholm, karré 15 Opsætning af postkasser... 5 Bilag 2: Byggeregnskab - Afdeling 1024, Jagtvej, karré A og B Opsætning af postkasser... 7 Bilag 3: Byggeregnskab Afdeling 1067, Guldbergs Have Opsætning af postkasser... 8 Bilag 4: Vedtægter for Grundejerforeningen Ørestad Syd... 10 Bilag 5: Vedtægter for Gårdlauget Byggefelt 9... 10 Bilag 6: Anbefaling af valg til beboerfortrinsret fra 1. januar 2012... 10 Bilag 7: Brochure KAB//Bolignøglen... 10 Bilag 8: Styringsrapport for almen boligorganisation med egne boligafdelinger... 11 2/12
1. Protokollat fra møde den 28. september 2011 2. Revisionsprotokol 3. Meddelelser 4. Afdeling 1002, Frederiksholm, karré 2 Forhøjelse af beboerindskud Afdelingen oplever et stærkt stigende tab på fraflyttede lejere. Indskuddet har som bekendt blandt andet til formål at dække beboerens forpligtigelser ved fraflytning, det vil sige eventuelt ikke betalt husleje, flytteregning m.m. Som tilfældet er nu, betales der i afdelingen et indskud på 5.000 kr. for boliger indtil 2 rum og 8.000 kr. for 3-rums og 4 rums boliger Da såvel huslejen som prisen på udbedring af skader ved fraflytning er stigende, oplever afdelingen flere og flere gange, at beboerens indskud slet ikke kan dække disse omkostninger med deraf store økonomiske problemer. Afdelingens indskud er ikke blevet reguleret siden 2003. Boliger - 2 rum Nuværende indskud Nyt indskud Boliger - 3 rum Nuværende indskud Nyt indskud 5.000 kr. 6.000 kr. 8.000 kr. 9.000 kr. Boliger - 4 rum Nuværende indskud 8.000 kr. Nyt indskud 10.000 kr. Ovenstående forslag om forhøjelse af beboerindskuddet blev vedtaget den 5. september 2011 på et afdelingsmøde. Det indstilles, at bestyrelsen godkender forhøjelse af beboerindskuddet. 5. Afdeling 1008, Frederiksholm, karré 8 Budget 2012 På afdelingsmøde den 28. september 2011 blev budgettet for 2012 ikke godkendt. Oplæg vil blive forelagt på mødet. 3/12
6. Afdeling 1010, Frederikholm, karré 11 - Port og videoovervågning Ansøgning om egen trækningsret i Landsbyggefonden Afdelingsbestyrelsen i Frederiksholm, karré 11 ønsker at ansøge om trækningsret til forbedring af trygheden i afdelingen i form af adgangskontrol ved eksisterende port, samt etablering af kameraovervågning ved port samt gadedøre. Forbedringerne skyldes at der har været enkelte tricktyverier over for de ældre samt en del hærværk i afdelingen: Budget Adgangskontrol Udflytning af dørtelefoner til port Montering af adgangskontrol via brik system Kamera overvågning ved døre samt port I alt Finansiering Lån i egne midler Trækningsret I alt 90.750 kr. 355.000 kr. 250.000 kr. 695.750 kr. 231.917 kr. 463.833 kr. 695.750 kr. Huslejestigning ved lån i egne midler over 10 år vil udgøre 0,33 %. Sagen vil blive behandlet snarest på ekstraordinært afdelingsmøde. Det indstilles, at bestyrelsen under forudsætning af afdelingsmødets godkendelse - godkender budget og finansiering med anvendelse af egen trækningsret på 463.833 kr. med lån i egne midler på 231.917 kr. 7. Afdeling 1013, Frederiksholm, karré 15 Opsætning af 389 postkasser byggeregnskab På bestyrelsesmødet den 3. december 2008 blev projektet og finansiering godkendt. Arbejdet er færdigt, og der er udarbejdet byggeregnskab, som ser således ud: Regnskab Budget Håndværkerudgifter 280.973,75 kr. 320.000 kr. Øvrige omkostninger 0,00 kr. 0 kr. I alt 280.973,75 kr. 320.000 kr. 4/12
Finansiering Egen trækningsret 187.315,75 kr. 213.333,50 kr. Lån i egne midler (løbetid 10 år) 93.658,00 kr. 106.666,50 kr. I alt 280.973,75kr. 320.000,00 kr. Byggeregnskabet, som er revideret, bliver forelagt afdelingsbestyrelsen den 27. oktober 2011 og forventes godkendt. Det indstilles, at bestyrelsen godkender byggeregnskab og finansiering. Bilag 1: Byggeregnskab Afdeling 1013, Frederiksholm, karré 15 Opsætning af postkasser 8. Afdeling 1021, Jagtvej, karré 1 Forhøjelse af beboerindskud Afdelingen oplever et stærkt stigende tab på fraflyttede lejere. Indskuddet har som bekendt blandt andet til formål at dække beboerens forpligtelser ved fraflytning, det vil sige eventuelt ikke betalt husleje, flytteregning m.m. Som tilfældet er nu, betales der i afdelingen et indskud på 2.500 kr. for boliger indtil 2 rum og 4.000 kr. for de større boliger. Da såvel huslejen som prisen på udbedring af skader ved fraflytning er stigende, oplever afdelingen flere og flere gange, at beboerens indskud slet ikke kan dække disse omkostninger med deraf store økonomiske problemer og den enkelte beboer. Boliger indtil 2 rum Nuværende indskud Nyt indskud 2.500 kr. 7.500 kr. Det nuværende indskud svarer til en gennemsnitlig udgift på 41,66 kr. pr. m² og vil stige til 125,00 kr. pr. m². Boliger over 2 rum Nuværende indskud Nyt indskud 4.000 kr. 12.000 kr. Det nuværende indskud svarer til en gennemsnitlig udgift på 53,33 kr. pr. m² og vil stige til 160,00 kr. pr. m². 5/12
Ovenstående forslag om forhøjelse af beboerindskuddet blev vedtaget den 8. september 2011 på et afdelingsmøde. Det indstilles, at bestyrelsen godkender forhøjelse af beboerindskuddet. 9. Afdeling 1022, Jagtvej, karré 2 - Ændring af langtidsplan På afdelingens langtidsplan er der for året 2011 på konto 116.5003 afsat 29.000 kr. Grundet fugt i en kælder blev der foretaget inspektion af kloak. Der er for ca. 85.000 kr. forsikringsdækkede skader, men rapporten viser, at en del af kloakken tæt ved har nogle fejl og mangler, som ikke er forsikringsdækket. Derfor har afdelingsbestyrelsen i samarbejde med administrationen fremsat forslag på afdelingsmødet den 13. september 2011 om at tilføre yderlige 100.000 kr. til langtidsbudgettets konto 116.5003 for at udbedre disse skader ved samme lejlighed. Ændringen af langtidsplanen blev enstemmigt vedtaget på afdelingsmødet. Ændringerne i langtidsplanen forelagt på afdelingsmødet den 12. september 2011: Konto 116.5003 løbende vedligeholdelse af kloak i terræn Afsættes yderligere Konto 116.5003 afsættes i alt 29.000 kr. 100.000 kr. 129.000 kr. Ændringerne medfører ikke bygningsmæssige eller likviditetsmæssige problemer. Det indstilles, at bestyrelsen godkender den ændrede langtidsplan. 10. Afdeling 1024, Jagtvej, karré A og B Opsætning af 240 postkasser - byggeregnskab På bestyrelsesmødet den 29. september 2008 blev projektet og finansiering godkendt. Arbejdet er færdigt, og der er udarbejdet byggeregnskab, som ser således ud: Regnskab Budget Håndværkerudgifter 391.920,01 kr. 400.000 kr. Øvrige omkostninger 7.365,00 kr. 0 kr. I alt 399.285,01 kr. 400.000 kr. 6/12
Finansiering Egen trækningsret 266.190,00 kr. 266.666 kr. Lån i egne midler (løbetid 10 år) 133.095,01 kr. 133.334 kr. I alt 399.285,01 kr. 400.000 kr. Det indstilles, at bestyrelsen godkender byggeregnskab og finansiering. Byggeregnskabet er godkendt på afdelingsbestyrelsesmødet den. 6. oktober 2011. Bilag 2: Byggeregnskab - Afdeling 1024, Jagtvej, karré A og B Opsætning af postkasser 11. Afdeling 1041, Øbrohus Metroselskabet fordeling af erstatning På bestyrelsesmødet den 28. september 2011 godkendte bestyrelsen erstatningsforslag fremsendt af Kommissarius ved Statens Ekspropriationer på Øerne på i alt 2.900.210 kr. Det blev endvidere oplyst, at Øbrohus er opført med offentlig støtte, hvorfor en del af erstatningen skal betales som ekstraordinært afdrag på lånet, der er taget i forbindelse med opførelsen. Administrationen er ved at undersøge, hvor stor en del af erstatningen der skal indbetales som ekstraordinært afdrag på lånet, og vil på mødet fremkomme med forslag til fordeling af den resterende del af erstatningen. Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om fordeling af erstatningen mellem Boligselskabet AKB, København og afdeling 1041, Øbrohus. 12. Afdeling 1062, Sankt Pauls Plads Ændring af langtidsplan På afdelingens langtidsplan er der i 2011 på konto 116.3101 afsat 200.000 kr. til maling af afdelingens vinduer. Forud for iværksættelsen af arbejdet besigtigede Teknologisk Institut vinduerne og udarbejdede 30. marts 2011 et notat, der fastslog, at den eksisterende overfladebehandling var afsmittende og ikke bæredygtig for videre behandling. Da malerarbejdet således er mere omfattende end planlagt, er aktiviteten udskudt til budgetår 2012, hvor der afsættes yderligere 300.000 kr. Det samlede budget udgør herefter 500.000 kr. 7/12
Ændringerne i langtidsplanen er indeholdt i det på afdelingsmødet den 22. september 2011 vedtagne budget: Konto 116.3101 maling af vinduer afsat i 2011 Afsættes yderligere i 2012 Samlet budget for vinduesmaling i 2012 200.000 kr. 300.000 kr. 500.000 kr. Ændringerne medfører ikke bygningsmæssige eller likviditetsmæssige problemer. Det indstilles, at bestyrelsen godkender den ændrede langtidsplan. 13. Afdeling 1067, Guldbergs Have Opsætning af 298 postkasser byggeregnskab Afdelingen fik monteret postkasser ved indgangsdøren som følge af den ændrede Postlov. Der blev leveret og monteret 298 postkasser, og afleveringsforretning blev foretaget. Postkasserne blev købt hos firmaet BoxA, som efterfølgende gik fallit, hvorfor efterfølgende indkøb af reservedele ikke er muligt. Byggeregnskabet er overskredet med 12.482 kr. i forhold til vedtagne budget. Overskridelsen skyldes uforudset tømrearbejde i forhold til opsætning af postkasserne i opgange, samt at budgettet manglede en afsætning til byggesagsomkostninger og revision. Byggeregnskab Regnskab Budget Indkøb og montering af postkasser fra Box-A 246.907,26 kr. 241.790 kr. Byggesagshonorar 1.865,00 kr. 0 kr. Revision 5.500,00 kr. 0 kr. I alt 254.272,26 kr. 241.790 kr. Finansiering Regnskab Budget Egen trækningsret 161.193,00 kr. 161.193 kr. Lån i egne midler 93.079,26 kr. 80.597 kr. Det indstilles, at bestyrelsen godkender byggeregnskabet. Bilag 3: Byggeregnskab Afdeling 1067, Guldbergs Have Opsætning af postkasser 8/12
14. Afdeling 1073, Ørestad Syd, Plejeboliger Vedtægter I Ørestaden planlægges der at etablere i alt 7 grundejerforeninger. Enhver ejer af en ejendom Ørestaden har ret og pligt til at være medlem af Grundejerforeningen. Vi har tidligere modtaget vedtægter for Grundejerforeningen Ørestad Syd. Vedtægterne er udarbejdet af Ørestadsselskabet I/S, der er forpligtet til at stifte en grundejerforening, når et grundejerforeningsområde er klargjort til salg, og når kanal- og vandanlæg i området er færdigetableret og ibrugtaget. Hvert medlem tillægges rettigheder og forpligtelser på baggrund af en fordelingsnøgle svarende til det samlede antal etagemeter, der kan opføres på grunden set i forhold til det samlede maksimale antal etagemeter, der kan opføres inden for Grundejerforeningens område. Ørestadsselskabet I/S har på baggrund af de ved stiftelsen gældende lokalplaner beregnet det samlede antal etagemeter, der kan opføres, til 850.000 etagemeter. Grundejerforeningens formål fremgår af stk. 5 Formål. Generalforsamlingen fastsætter på baggrund af Grundejerforeningens bestyrelse medlemsbidraget. Generalforsamlingen kan ikke vedtage et lavere bidrag end foreslået eller tiltrådt af en siddende bestyrelse. Generalforsamlingen kan med kvalificeret flertal beslutte etablering af en grundfond til betaling af større anlægs- og vedligeholdelsesopgaver samt betaling af uforudsete udgifter til nødvendige og påkrævede arbejder. Bidraget fastsættes af generalforsamlingen. Grundejerforeningens øverste myndighed er generalforsamlingen. Denne afholdes hvert år inden udgangen af maj måned. Et medlem er berettiget til at give møde sammen med en rådgiver. Hvert medlem, der ejer en bidragspligtig ejendom, har et antal stemmer, der svarer til det til enhver tid værende antal etagemeter, der kan opføres på grunden. Grundejerforeningen ledes af en bestyrelse, der er valgt på generalforsamlingen. Bestyrelsen består af 3 5 medlemmer, der vælges for en 1-årig periode. Af vedtægterne fremgår det, at bestyrelsen skal udpege et medlem til bestyrelsen for Vandlauget i Ørestaden. Vi har ikke modtaget vedtægter for dette Vandlaug. 9/12
Derudover er der modtaget vedtægter for Gårdlauget Byggefelt 9. Gårdlauget har ansvar for at drive, herunder renholde, vedligeholde og forny det til ejendommen hørende fælles gårdanlæg. Administrationen har ikke været involveret i udarbejdelse af vedtægter for Grundejerforeningen, Gårdlaug og evt. Vandlauget og mangler overblik over økonomien i forbindelse med de forskellige foreninger og laug. Vi vil tage kontakt til bestyrelsen for Grundejerforeningen og anmode om et møde for afklaring af medlemsbidrag m.v. til de forskellige foreninger og laug. Det indstilles, at bestyrelsen godkender vedtægter for Grundejerforeningen og Gårdlauget Byggefelt 9 og beslutter, hvem der skal deltage i møder og generalforsamlingen. Bilag 4: Vedtægter for Grundejerforeningen Ørestad Syd Bilag 5: Vedtægter for Gårdlauget Byggefelt 9 15. Udlejning Bolignøglen Bestyrelsen har på møde den 26. maj 2011 vedtaget, at boligorganisationen skal være en del af den fælles venteliste og valgte at beboerfortrinsretten skulle følge model A stort set som i dag. Samtidig blev administrationen anmodet om at fremkomme med forslag til afdelinger, hvor der med fordel kunne vælges model B eller model C. Vi vedlægger udlejningsafdelingens forslag til beboerfortrinsret. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter forslag til valg af beboerfortrinsret og beslutter, hvilke modeller der ønskes for de enkelte afdelinger. Bilag 6: Anbefaling af valg til beboerfortrinsret fra 1. januar 2012 Bilag 7: Brochure KAB//Bolignøglen 16. Styringsdialog med Københavns Kommune På mødet den 28. september 2011 blev det vedtaget, at bestyrelsen skulle gennemgå administrationens udkast til styringsdialog for med bestyrelsen. 10/12
Udkastet er udarbejdet i det elektroniske koncept, der er udarbejdet af Boligselskabernes Landsforening i samarbejde med kommunerne. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter udkastet og godkender, at dette fremsendes til Københavns Kommune for behandling på møde den 1. december 2011. Bilag 8: Styringsrapport for almen boligorganisation med egne boligafdelinger 17. Aftale om paradigme for lejekontrakter vedrørende kommunale servicearealer Efter ønske fra Københavns Kommune er der udformet et paradigme for udlejning af servicearealer mellem en Almen Boligorganisation og Københavns Kommune, der skal benyttes til alle fremtidige udlejninger af servicearealer, samt de steder hvor der aldrig er blevet underskrevet en lejekontrakt. Paradigmet har været undervejs siden januar 2011 og er senest blevet behandlet på Samarbejdsforum den 5. oktober 2011. Gruppen, der har stået for udarbejdelsen af paradigmet, har fra de almene boligorganisationers side bestået af repræsentanter for KAB, 3B og FSB samt fra Københavns Kommune bestået af repræsentanter for Teknik- og Miljøforvaltningen, Kulturog Fritidsforvaltningen v/ Københavns Ejendomme, Økonomiforvaltningen, Sundheds- og Omsorgsforvaltningen og Socialforvaltningen. I hovedtræk indeholder paradigmet følgende nyt: Ved indflytningen skal der udarbejdes en indflytningsrapport inkl. fotodokumentation. Mangelafhjælpning skal være gennemført inden ikrafttrædelsestidspunkt for lejekontrakten. Har lejer meddelt indsigelser inden 6 uger fra modtagelse af indflytningsrapporten, skal udlejer indenfor 10 uger efter modtagelse af indsigelser udbedre fejl og mangler pointeret af lejer. Lejer skal skriftligt godkende finansieringen af lån dvs. løbetid og lånetype. Lejekontrakten er uopsigelig i lånets løbetid. Bliver der oprettet tillægslån eller foretaget låneomlægning, der ændrer løbetiden, tilpasses uopsigelighedsperioden i overensstemmelse med dette. Ønsker lejer at opsige lejemålet, inden lånet (og eventuelle tillægslån) udløber, skal denne betale hele restgælden. Fastsættelse af leje skal foregå således, at afdelingen hverken taber eller tjener på udlejningen. Lejen fastsættes således på baggrund afdelingens udgifter til renter, afdrag og bidrag vedrørende finansieringen af lejemålet samt henlæggelser til vedligeholdelse og fornyelse og henlæggelser til DV-plan. Dertil kommer et a conto beløb for forbrugsudgifter og et a conto beløb for driftsudgifter. Når lånet er udløbet, sættes lejen ned med 2/3 af den hidtidige ydelse på lånet, og den resterende 1/3 af den hidtidige ydelse på lånet indbetales til dispositionsfonden. 11/12
Der opereres med en indvendig vedligeholdelseskonto, som udlejer skal benytte til vedligeholdelse og fornyelse af inventar og installationer. Der udarbejdes sammen med lejekontrakten en oversigt over det inventar og de installationer, som udlejer skal vedligeholde, og der afholdes hvert år et møde med lejer om, hvor meget der skal indbetales til vedligeholdelseskontoen. Vedligeholdelseskontoen kan aldrig gå i minus. Det skal desuden godkendes af lejer, hvis den almindelige vedligeholdelse eller administrationsbidraget stiger med end 5 % p.a. i forhold til året før. I forbindelse med drøftelserne om paradigmet for lejekontrakter blev det undersøgt, om der skal oprettes ejerforeninger i de tilfælde, hvor det er samme boligselskab, der ejer alle afdelinger. Det blev slået fast af Erhvervs- og Byggestyrelsen, at der altid skal oprettes en ejerforening, hvis afdelingerne er opdelt i ejerlejligheder, dvs. også selv om eksempelvis Boligselskabet AKB, København ejer alle afdelingerne i ejerforeningen. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 18. Mødekalender 2012 På organisationsbestyrelsesmødet den 28. september 2011 behandledes et forslag om mødedatoer i 2012. Der blev på mødet ønsket visse ændringer, idet møder på torsdage ønskedes flyttet til tirsdage eller onsdage. Bestyrelsen ønskede derudover, at der afholdes et udvidet møde i februar 2012. Forslag til mødekalender 2012 ser herefter således ud: Udvidet organisationsbestyrelsesmøde fredag den 24. februar 2012 kl. 16.00 - lørdag den 25. februar 2012 kl. 13.00 Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 27. marts 2012 kl. 16.00 Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 29. maj 2012 kl. 16.00 Repræsentantskabsmøde tirsdag den 29. maj 2012 kl. 19.00 Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 27. september 2012 kl. 16.00 Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 4. december 2012 kl. 16.00 Det indstilles, at bestyrelsen drøfter det ændrede forslag til mødedatoer for 2012. 12/12