Referat organisationsbestyrelsesmøde Tirsdag den 22. oktober kl. 17.00, K14, Frokoststuen Deltagere: Bestyrelsen, Bent Frederiksen, Peter Juul Andersen, Anette Hertz, Rikke Linnemann (Ref.) Afbud: Henrik Borre, Lars Emanuel, Jan Kjello Andersen Mødeleder: Anders Brøgger Indstillings- og drøftelsespunkter 0. Orientering og indstilling vedr. Egedalsvænge Anders Brøgger forlod lokalet under behandling af punktet. Bent Frederiksen informerede kort om afgørelsen fra beboerklagenævnet, som giver 3B medhold. Siden sidst har administrationen haft mange snakke med afdelingsbestyrelsen i Egedalsvænge og det har været svært at finde fælles fodslag. Fremadrettet vil 3B fortsat forsøge at holde fast i dialogen og holde fokus på mulige samarbejder fx i forhold til bandeindsats i området, huslejeniveau, Kokkedal på vej, anvisningspolitikken samt kompetencefordeling og de beboerdemokratiske spilleregler. Der er nu igen opmærksomhed fra pressen, hvilket håndteres i samarbejde med Jøp, Ove og Myrthue. 3B s fokus er, at reglerne skal følges samt at beboerdemokratiet og mindretallet skal respekteres. Derudover forholder både administration, drift samt organisationsbestyrelse sig neutrale herunder ingen udtalelser i pressen, på Facebook e.a. I forhold til udskydelsen af afdelingsmødet og manglende indkaldelse til nyt har dette en praktisk forkla- 1
ring der bunder i renovering af lyset i Egedalshallen. Der er intet i loven, der hindrer, at afdelingsbestyrelsen kan disponere som hidtil indtil afdelingsmødet afholdes, aktiviteten skal dog være godkendt af et afdelingsmøde. Bestyrelsen tog den samlede orientering til efterretning samt godkendte at FU og administrationen udarbejder et brev til afdelingsbestyrelsen med fokus på det fremadrettede samarbejde under hensyntagen til igangværende udfordringer, der skal afstemmes. Bestyrelsen besluttede derudover, at Iris Gausbo, Steffen Morild og Jens Wenzel Andreasen deltager fra beboerdemokratiet og fra administrationen deltager bl.a. Bent Frederiksen sammen med driften. 1. Referater Referat af bestyrelsesmøde den 6. september 2013 er vedlagt til godkendelse (inkl. aktionsliste) Referatet af bestyrelsesmødet den 6. september 2013 blev godkendt uden kommentarer. Referat af forretningsudvalgsmøde den 26. september er vedlagt til orientering. Referat af forretningsudvalgsmøde den 14. oktober eftersendes. Referatet af forretningsudvalgsmøde den 26. september 2013 blev taget til efterretning. Referatet af forretningsudvalgsmøde dem 14. oktober vil blive vedlagt til orientering på bestyrelsesmødet den 17. december 2013. 2. Revisionsprotokol Der er ikke indskrevet nyt siden seneste bestyrelsesmøde den 6. september 2013. 3. Opfølgning bestyrelsesseminar 7. september 2013 Vedlagt notat fra bestyrelsesseminaret den 7. september 2013. 2
Bestyrelsen drøftede på mødet bestyrelsens rolle, herunder at det er bestyrelsen der sætter kursen og har ansvaret for løbende at justere kursen, hvis der er behov herfor. I den forbindelse gav bestyrelsen udtryk for, at den ønsker et udviklingsforløb, hvor der sættes fokus på bestyrelsens arbejde, rolle og samspillet med direktion / ledergruppe. Forretningsudvalget har undersøgt et muligt forløb og har i den forbindelse taget kontakt til Center for ledelse (CFL), som på baggrund af samtale med formand / næstformand har fremsendt vedlagte forløb. Vælger bestyrelsen at tage hele forløbet udgør den samlede udgift 250 300 t.kr. Forretningsudvalget indstiller, at bestyrelsen drøfter oplæg fra CFL. Bestyrelsen drøftede oplægget fra CfL og ønsker at gå videre. Dog med den klausul, at bestyrelsen kan træde ud af forløbet, hvis den ikke er tilfreds med indhold og form. 4. Evaluering studietur Amsterdam 2. 5. oktober 2013 Forretningsudvalget ønsker en kort evaluering af den netop afsluttede studietur til Amsterdam den 2. 5. oktober 2013. Bestyrelsen var overordnet enig om, at turen overordnet var en succes og specielt besøget hos boligselskabet de Key var værdifuldt. Fremhævet blev også brugen af lokale indlægsholdere, mens meningerne om turplanlæggeren var mere delte. Derudover blev der udtrykt ønske om bedre tid til opsamling på indtryk og information. 5. Drøftelse, beboerundersøgelse gennemført i juni 2013 samt indstilling vedrørende mål for beboertilfredshed Besvarelserne er indsamlet i perioden 17. maj 17. juni 2013. Der er sendt breve til 1.250 tilfældigt udvalgte beboere med invitation til elektronisk spørgeskema. De beboere, der ikke besvarede spørgeskemaet, blev forsøgt kontaktet telefonisk og tilbudt et telefoninterview. Der var også mulighed for at få tilsendt et spørgeskema med posten, hvilket 10 beboere ønskede. 3
. 599 af de 1.250 har besvaret alle spørgsmål. Det giver en svarprocent på 48 %. Selvom det er en høj svarprocent, skal resultaterne læses med det forbehold, at vi udover adresse ikke ved, hvad der kendetegner de 52 %, der ikke har svaret. Det vil sige, at vi ikke kan lave deciderede bortfaldsanalyser. Svarene er for 3B samlet. FU blev på møde den 27. august orienteret om undersøgelsen og den videre proces, opfølgning m.m. blev kort drøftet. Bestyrelsen bedes nu fortsætte denne drøftelse på baggrund af vedlagte materiale. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender, at 3B s konkrete mål for beboertilfredshed 2013-2015 bliver a) 3B opnår en ambassadørvillighed (NPS) på mindst 20. Tallet angiver, hvor stor en andel af beboerne, der vil anbefale 3B ud fra formlen: Andel ambassadører minus andel kritikere. I 2013 opnåede 3B en score på 18. b) Mindst 90 % af beboerne føler sig hjemme i deres boligområde. I 2013-undersøgelsen var tallet 91 %. Bestyrelsen er enig om, at måleparametrene er relevante, dog blev der udtrykt ønske om at dataene fremadrettet skal kunne segmentopdeles. Dette vil administrationen arbejde videre med under hensyntagen til eventuelle metodiske udfordringer og vil give en tilbagemelding til bestyrelsen. Ligeledes ønsker bestyrelsen at undersøge fra/indflytteres mening, hvilket der er taget skridt til af administrationen, således alle spørges fremadrettet. Bestyrelsen godkendte, at målene for beboertilfredshed 2013-2013 bliver de angivne. Der vedlægges en ubearbejdet oversigt over besvarelser samt en bearbejdet oversigt, en rapport med præsentation af resultater samt oversigten over de konkrete mål for 3B, som bestyrelsen vedtog i maj 2013, inkl. de to nye mål, jf. ovenfor. 6. Indstilling, foreningens medfinansiering af Boligsocial helhedsplan i Urbanplanen 3B har tidligere på året fra LBF modtaget forhåndstilsagn om støtte til en boligsocial helhedsplan for perioden 2014-2017. 3B har herefter samarbejdet med Københavns kommune og LBF om en endelig ansøgning, som nu er afleveret (vedlægges). Temaerne for den kommende periode er følgende: Susan Sagnsby, Flemming Løvenhardt og Bilal Turan forlod lokalet under behandling af punktet. Peter Juul Andersen orienterede kort om, at forslag til styregruppens sammensætning vil komme på bestyrelsesmødet den 17. december. 4
1) Børn, unge og familier 2) Uddannelse, beskæftigelse og erhverv 3) Kultur og fritid 4) Udsatte grupper 5) Beboernetværk, inddragelse og demokrati Det samlede, forventede beløb for indsatsen er på 16 mio. kr. ekskl. medfinansiering. Hertil kommer 3Bs og kommunens medfinansiering på hver 2,67 mio. kr. Beløbet er således mindre pr. år end indsatsen i de seneste år. Det indebærer en vis indskrænkning af aktiviteterne og dermed personalereduktioner. Landsbyggefonden ønsker, at 3B og Vibo i fællesskab ansætter en medarbejder med den specifikke opgave at koordinere indsatser imellem de to helhedsplaner i Urbanplanen og Sundholmsvej/Holmbladsgade, og der er indeholdt penge til dette formål i ansøgningen. Der har i styregruppen for helhedsplanen været drøftelser af den fremtidige sammensætning af styregruppen. Drøftelserne fortsætter på et styregruppemøde d. 9. december 2013, og organisationsbestyrelsen kan herefter på sit møde d. 17. december fastsætte sammensætningen af styregruppen for den boligsociale helhedsplan i Urbanplanen. Det ansøgte aktivitetsniveau nødvendiggør en kontant, årlig medfinansiering på 118.000 kr. i fire år. Afdelingerne i området bidrager med i alt kr. 200.000 i kontant medfinansiering pr. år i perioden.. Administrationen indstiller, at organisationsbestyrelsen godkender en kontant, årlig medfinansiering på 118.000 kr., som finansieres af selskabets drift. Bilag: Ansøgningen om helhedsplan 2014-2017 Budget for helhedsplan Bestyrelsen godkendte, at 3B yder en kontant, årlig medfinansiering på kr. 118.000, som finansieres af selskabets drift. 7. Indstilling, Strategi 2015 status samt prioriteringer kommende periode Strategi 2015 blev udviklet i første halvår 2011. Oplevelsen blandt flere af bestyrelsesmedlemmerne er, at flere og flere opgaver skubbes ud i driften. 5
Bestyrelsen har løbende gjort status på arbejdet med at føre Strategi 2015 ud i livet. Det er sket på oplæg og indstilling fra ledergruppens kvartalsvise strategiseminarer, hvor der er gjort status på de konkrete projekter. Der er også blevet føjet nye fokusområder til, da der meget naturligt også er sket en udvikling, siden strategiplanen blevet udarbejdet og vedtaget. Eksempelvis er der kommet øget fokus på den lokale service og kompetenceudvikling af særligt de direkte beboervendte funktioner. Status på den oprindelige Strategi 2015-plan I store træk har vi nået rigtigt meget de sidste par år. En række indsatsområder er afsluttet eller tæt på, andre er i fuld gang. Enkelte indsatser eller projekter afventer ressourcer, eller er efterfølgende blevet nedprioriteret eller irrelevante. Det gælder fx ønsket om vækst som i betydelig grad er afløst af et strategisk samarbejde og bofællesskab med Boligkontoret Danmark. Statusnotat vedlagt til orientering. Prioriteringer kommende år På lederseminaret i juni 2013 lavede ledergruppen den status på igangværende projekter, som blev taget til efterretning af bestyrelsen 6. september. Derudover drøftede ledergruppen, hvilke fokusområder administrationen mener, bør prioriteres i det kommende år. Hovedoverskrifterne er: - Kunde fokus (god service, god kommunikation, god standard på boliger) - Samdrift (særlig i den lokale drift) - Selvbetjening og tilgængelighed (digitalisering) - Medarbejderudvikling Denne oplevelse kan ifølge administrationen bl.a. hænger sammen med implementering af rekvisitionssystemet, som giver en del udfordringer i organisationen. Derudover er makkerordning belastet af ledige stillinger og syge kolleger, specielt når det drejer sig om stillinger, hvor en vikar ikke er løsningen. Desuden oplever driften i nogle tilfælde nye arbejdsgange som nye opgaver, hvilket ikke altid er tilfældet, ligesom det handler om at lægge opgaven, hvor den hører hjemme. Dette giver færre fejl, mindre tidsspilde samt generelt større tilfredshed med resultat for alle parter. Vigtigt at værktøjerne understøtter processen. Herunder hører, at server og net er optimalt dimensionerede samt at medarbejderne kompetenceudvikles tilstrækkeligt og hurtigt. Til orientering er målet om egen håndværksafdeling og egen legepladsinspektør sat på stand by indtil der er lavet tilbundsgående analyser af områderne. Det er vigtigt at holde en balance imellem forankring af igangsatte initiativer og igangsætning af nye initiativer, så administration og drift ikke presses for hårdt Udviklingsplaner På den baggrund har de enkelte administrative afdelinger i 3B samt den samlede drift igen i år lavet udviklingsplaner med konkrete indsatsområder, som vi vil udvikle os på. Det er såvel projekter som forbedringer 6
af eksisterende arbejdsgange. De vigtigste projekter er i år samlet i en fælles udviklingsplan for 3B, som er vedlagt til bestyrelsens godkendelse. Den skal fungere som køreplan for det kommende års arbejde med strategiplanen. Bestyrelsen vil derfor løbende blive orienteret om status på arbejdet med de konkrete indsatser. Opdateringen af strategi2015 frem mod 2020 vil være med fokus på inddragelse på alle niveauer her tænkes både på medarbejdere samt afdelingsbestyrelser. Populært sagt kan man sige, at udviklingsplanen beskriver det, vi skal lave udover den daglige drift. Det er den daglige service til og samarbejde med beboere og bestyrelser, som er vores hovedfokus. Udviklingsplanen og strategiarbejdet skal sørge for, at vi kan gøre det ligeså godt, og på nogle områder endnu bedre, i fremtiden. Efter 2015 Som det fremgår, er vi stadig fuldt beskæftiget med at indfri Strategi 2015 s vision om, at det skal være rart at komme hjem - med bedste service, bedste boliger og effektiv organisation. Men vi begynder allerede at skimte årene efter 2015. Direktionen og organisationsbestyrelsen skal derfor i det kommende år drøfte, hvordan og hvornår 3B skal lave en opdatering af strategiplanen med en version 2. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning samt godkender prioriteringerne for den kommende periode. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og godkendte prioriteringerne for den kommende periode. 8. Indstilling, vedligeholdelsesreglement Dorteavej Vedlagt vedligeholdelsesreglement for Dortheavej. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender vedligeholdelsesreglementet. Bestyrelsen godkendte vedligeholdelsesreglement for Dortheavej under forudsætning af, at administrationen tilretter dokumentet, således at ordet tapetsering udgår. 9.. Indstilling, husorden og vedligeholdelsesreglement Taastrup Torv Vedlagt husorden og vedligeholdelsesreglement for Taastrup Torv. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender husordenen og vedligeholdelsesreglementet. Bestyrelsen godkendte husorden samt vedligeholdelsesreglement for Taastrup Torv. 7
10. Forsikringsudbud status samt indstilling om bemyndigelse til FU Som bestyrelsen tidligere er orienteret om, har Alka varslet en præmiestigning på 20 pct. på 3B s forsikringer, hvorefter vi på Willis anbefaling har sendt forsikringsporteføljen i udbud. Vi er nu i fuld gang med udbudsfasen. Desværre har flere bydere valgt ikke at byde, og vi er 10. oktober nede på tre bydere. Willis oplever desværre lige nu i forsikringsmiljøet en manglende risikoappetit på den almene sektor og nogen skepsis i relation til forekomsten af skader og herunder ikke mindst storskader og brande i den almene sektor. Der er således en risiko for, at evt. indkomne bud ikke vil være attraktive ift. den allerede varslede præmiestigning. Der vil på mødet blive givet en mundtlig, aktuel orientering herom. Uanset forløbet af udbuddet vil 3B gå i dialog med den fremtidige leverandør om optioner på fx rør og stikledninger samt fordelagtige indboforsikringer for beboerne, jf. tidligere orientering. Bfr redegjorde overordnet for de indkomne tilbud. 3B vil i samarbejde med Willis i den videre vurdering have fokus på optioner og selvrisiko. Derudover er det vigtigt at være opmærksom på servicekoncepter, servicemål, vægtning og detaljer i tilbuddet. Prisen må ikke være endeligt afgørende. Administrationen indstiller, at bestyrelsen bemyndiger FU til at træffe beslutning om valg af forsikringsleverandør fra 1. januar 2014. Bestyrelsen godkendte, at FU træffer beslutning på baggrund af oplæg fra Willis. 11. Indstilling, Politik for forsyning med tv-signal, bredbånd og IP-telefoni mv. samt lednings- og kabelanlæg til brug herfor 3B har ikke nedskrevne overordnede rammer for det lokale samarbejde om at finde leverandører af tvsignal, bredbånd og IP-telefoni mv. Administrationen foreslår, at rammerne sættes i en politik, der mest handler om 1) ejerforholdet til 3B s kabelnet, 2) nødvendig rådgivning samt 3) det gode samarbejde mellem drift, beboerdemokrati mv. I forhold til konsulentbistand er det i hovedreglen påkrævet, da det er et meget komplekst område, men der tages stilling fra sag til sag. Omfanget tages der ikke stilling til i politikken kun en minimumsmodel. Ved at have fokus på erfaringsopsamling kan det evt. også lykkes med en reducering af behovet for ekstern rådgivningsassistance fremadrettet. Politikken skal løbende ajourføres 8
Administrationen indstiller, at bestyrelsen drøfter og godkender vedlagte udkast til en politik for arbejdet. ift. ændringer i lovgivning, når det er relevant fx med nye krav til ledningsnettet m.m. Bilag: Udkast til politik. Bestyrelsen godkendte vedlagte udkast til politik under hensyntagen til de faldne bemærkninger. 12. Indstilling, afdelingsbudgetter 2014 for foreningens boligafdelinger samt evaluering af afdelingsmøderne Indstilling vedr. afdelingsbudgetter Drifts- og serviceudvalget behandlede afdelingsbudgetterne på sit møde den 7. oktober og indstiller dem til bestyrelsens godkendelse, jf. vedlagte uddrag af referat. Iris Gausbo og Daniel Majgren forlod lokalet under behandling af punktet. Oversigt afdelingsbudgetter 2014 Vedlagte oversigt viser alle lejereguleringer i 2014. Oversigten er opdelt på boligafdelinger, ældreboliger, almen bolig+ boliger, institutioner og særboliger samt oversigt over afdelinger hvor budget er blevet nedstemt. Institutioner og særboliger behandles ikke på afdelingsmøder, men drøftes med de respektive kommuner. Disse budgetter godkendes af organisationsbestyrelsen. 4 boligafdelinger har ikke godkendt budgettet på deres afdelingsmøde. Det drejer sig om Hjortegården Herlevgårdsvej Sangergården 2 Bogfinkevej Vedlagt bilag med indstillinger af ikke godkendte afdelingsbudgetter indeholder sagsfremstilling af det enkelte budget. Disse indstillinger fremsendes ligeledes til de respektive kommuner. Herudover mangler afdeling Egedalsvænge at behandle budgettet, idet der endnu ikke har været af- 9
holdt afdelingsmøde. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingsbudgetterne samt at de ikke godkendte budgetter fremsendes til godkendelse i de respektive kommuner at budgettet for Egedalsvænge godkendes under forudsætning af afdelingsmødets godkendelse. Evaluering af afdelingsmøderne Der er generelt en god oplevelse af samarbejdet mellem afdelingsbestyrelser og administration/drift om tilblivelsen af budgettet. Kun i ganske få tilfælde har der været unøjagtigheder eller uoverensstemmelser i kommunikationen mellem afdelingsbestyrelse, drift og administration. Der har været et godt samarbejde om budgetfolder, overholdelse af diverse deadlines m.m. Dette har fra driften og administrationen set resulteret i et kvalitetsløft af arbejdet om planlægning og udførelse af budgetafdelingsmøderne Bilag: Notat om Kort opsummering af driftens indtryk Bestyrelsen godkendte at: bestyrelsen godkender afdelingsbudgetterne samt de ikke godkendte budgetter fremsendes til godkendelse i de respektive kommuner budgettet for Egedalsvænge godkendes under forudsætning af afdelingsmødets godkendelse. Evaluering af afdelingsmøderne blev taget til efterretning. Fremadrettet vil administrationen arbejde hen i mod, at afviklingsplanen tager hensyn til, at så mange organisationsbestyrelsesmedlemmer som muligt kan deltage i møderne gerne flere sammen. I den forbindelse er det dog en udfordring, at afdelingerne i udgangspunktet selv vælger datoen for afdelingsmødet. Bestyrelsen gav i øvrigt udtryk for stor tilfredshed med hele budgetforløbet / budgetprocessen. Byggesager 13. Igangværende nybyggeri Der vil på mødet blive orienteret om nybyggerierne Toftegård Tag og Taastrup Torv. Administrationen indstiller, at orienteringen tages til efterretning. Bent Frederiksen gav en kort mundtlig status på de to nybyggerier. Der vil komme en detaljeret gennemgang på næste bestyrelsesmøde. Toftegård Tag forventes at kunne holdes indenfor budgettet (skema B). Taastrup Torv derimod forventes at overskride skema B rammen, men der pågår for nærværende forhandlinger med både Jønsson og 10
Sofienberggruppen. 14. Indstilling, helhedsplan for afdeling Stubmøllevej, herunder driftsstøtte og kapitaltilførsel Bebyggelsen består af 2 blokke i en L-form forbundet af en mellembygning. Bebyggelsen er opført i 1971 i gule teglsten med røde vingetegl på taget. Vinduer er træ/alu med termoruder. Bebyggelsen er i 3 etager med fuld kælder og udnyttet tagetage. Boligerne består af 1 og 2 værelses lejligheder, i alt 56 stk. Stubmøllevej 13 og mellembygningen indeholder en bosteds institution. Installationer og toilet/bad er nedslidte. Tag, kviste og udluftningshætter er udtjente. Boligerne i tagetagen føles meget små pga. de skrå vægge. Boligerne i tagetagen sammenlægges. 8 boliger sammenlægges til 6 større 3 værelses lejligheder og 1 bolig på 4 vær. I opgangen Stubmøllevej nr. 5 sammenlægges yderligere 6 boliger til 3 boliger med 3 vær. Alle sammenlagte lejligheder får nye toiletter/bad og køkkener. Der opnås samlet set et bedre forhold mellem antallet af mindre og større lejligheder i afdelingen. Antallet af lejligheder ændres fra 56 til 46. Tage, kviste og tagvinduer udskiftes. Eksisterende toiletter og badeværelser renoveres. Der etableres mekanisk ventilation fra køkkener og badeværelser. Faldstammer og vandrør udskiftes. Der etableres individuelle målere til aflæsning af vandforbrug. Der monteres nye altaner til alle lejligheder. Ved indgange til trapper monteres halvtage. Gård, parkering og affaldsplads omlægges. Gården indrettes og beplantes efter beboernes ønsker. 11
Projektet var til afstemning i efteråret 2012 og blev stemt ned med et meget snævert flertal. På grund af det snævre flertal imod projektet blev det aftalt med Afdelingsbestyrelsen at administrationen arbejdede videre med projektet med henblik på en fornyet forelæggelse for et afdelingsmøde i 2013. I februar 2013 meddelte Landsbyggefonden, at afdelingen havde fået tilsagn om støtte i 2013. Kapitaltilførselssagen er skitseret af Landsbyggefonden. Den indebærer bl.a. huslejestøtte/supplerende driftslån på ca. 700 t.kr./år. Det samlede budget er på 32.200 t.kr. Sagen finansieres primært med støttede lån, hvor støtten kommer dels fra LBF, dels fritagelse for indbetaling af udamortiserede lån (svarende til manglende indbetaling til 3B s dispositionsfond på 4,32 mio. kr. i perioden 2013 til 2040). De ustøttede lån finansieres med kapitaltilførsel på 1 mio. kr., hvoraf 0,2 mio. kr. kommer fra 3B s dispositionsfond. Desuden tildeles afdelingen trækningsret på 2,24 mio. kr. Ovenstående finansiering betyder, at den fremtidige husleje kan opgøres til kr. 850 pr. år/m2 for renoverede lejligheder og kr. 876 pr. år/m2 for nye sammenlagte lejligheder. Et stort flertal af beboerne stemte ja til projektet på et ekstraordinært afdelingsmøde torsdag den 19. september 2013; 36 stemmer for og 10 stemmer imod. Københavns Kommune er ansøgt om lånegaranti og Borgerrepræsentationen forventes at godkende projektet den 12. december 2013. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender projekt inkl. ovennævnte økonomi samt at beboere i lejligheder der sammenlægges, genhuses i andre af 3B s afdelinger. Bestyrelsen godkendte projektet inkl. økonomi samt at beboere i lejligheder der sammenlægges, genhuses i andre af 3B s afdelinger. Til orientering er vedlagt en ajourført dispositionsfondsopgørelse, hvor konsekvenserne af ovenstående indstilling er indarbejdet. 12
15. Lampestedet (Glødelampen) - fastholdelse af krav mod Nordea Ejendomme I forbindelse med grundkøbsaftalen på Glødelampen (grunden er købt af Nordea Ejendomme og - for en mindre dels vedkommende - af Wihlborgs) er der opstået en tvist mellem køberne og Nordea Ejendomme. Uenigheden skyldes, at der ifm. grundmodningen er konstateret forurening og blød bund, som har medført nogle ekstraomkostninger for bygherrerne (DAB, KAB og 3B). Disse ekstraomkostninger skal i et vist omfang dækkes af Nordea Ejendomme iflg. købsaftalen, men Nordea Ejendomme henholder sig til procedurefejl hos bygherrerne ifm. diverse oplysninger, der løbende skulle tilgå Nordea Ejendomme inden og under udførelsen af grundmodningen. Bygherrernes advokat (Viltoft) mener ikke, Nordea Ejendomme kan frigøre sig for deres betalingsforpligtelse ved at henvise til procedurefejl. Sagen har trukket i langdrag og det er derfor nu nødvendigt, at bygherrerne (v/viltoft) iværksætter de nødvendige tiltag for at undgå, at bygherrernes krav mod Nordea Ejendomme forældes. Bygherrerne kan ikke forvente, at sagen ender med, at Nordea Ejendomme betaler det fulde krav (ca. 7,4 mio. kr. inkl. moms), men såfremt der ikke iværksættes et sagsanlæg inden forældelsesfristen 23. november 2013 vil bygherrerne risikere at miste hele beløbet. MGN har atter 20. september 2013 rykket modparten for svar og samtidig anmodet om modpartens accept af en suspension af den forældelsesfrist for bygherrernes krav, som bliver aktuel 23. november 2013. Da det endnu er uvist, hvorvidt modparten vil acceptere en sådan suspension, er der behov for bygherrernes stillingtagen til anlæg af en retssag, som kan afbryde forældelsen, og dermed et meget snarligt sagsanlæg. 13
Bygherrernes krav imod Nordea er nu endeligt opgjort til kr. 7.443.118,50 inkl. moms, baseret på den meget omfangsrige dokumentation, som er fremsendt til Nordeas advokat. Ved det d. 26. februar 2013 afholdte møde mellem bygherrernes advokat, Michael Gjedde-Nielsen (MGN) og Nordeas advokat, Niels Balslev, hvor tillige bygherrerne og Nordea var repræsenteret, blev der truffet aftale om udveksling af en række dokumenter med henblik på en fornyet drøftelse om eventuelle forligsmuligheder i sagen. Bygherrerne har via advokaten leveret al den dokumentation, der blev truffet aftale om, medens Nordea fortsat ikke har leveret nogen del af deres dokumentation. Det kan efterfølgende (se bilag) konstateres, at Nordea Ejendomme ikke har reageret på MGN s rykker, og MGN mener således ikke, Nordea er interesseret i et forlig på nuværende tidspunkt. Administrationen indstiller, at organisationsbestyrelsen godkender, at der iværksættes et sagsanlæg med henblik på afbrydelse af forældelsesfristen for bygherrernes krav imod Nordea. Dette vil ikke afskære bygherrerne og Nordea Ejendomme fra et eventuelt forlig på et senere tidspunkt, jf. bilag 1. Bestyrelsen godkendte, at der iværksættes et sagsanlæg. Temadrøftelser 16. Digitalisering selvbetjening og tilgængelighed En række projekter, som 3B enten har igangsat eller kan vælge at igangsætte, kan medføre, at 1) ekspedition, kommunikation og dokumentation vedr. 3B s sager bliver elektronisk og dermed i princippet tilgængelig for alle uafhængig af tid og sted 2) drift og administration kan modtage henvendelser altid 3) beboere kan selv logge på 3B og ordne forskellige ærinder Dette punkt udsættes til et senere møde. 14
4) leverandører fx vedr. flyttelejligheder kan give bedre priser på et mere præcist grundlag om lejemåls størrelse mv. 5) og meget mere. Under punktet giver administrationen et overordnet billede af de aktuelle muligheder og udfordringer. Endvidere vil administrationen sætte fokus på temaet digitalt tegningsmateriale, hvor 3B gennem en større investering dels kan opgradere præsentationen af foreningens lejemål, dels kan spare penge i afdelingernes udgifter til istandsættelse af lejemål (i sammenhæng med isyn).. Der ønskes en drøftelse af visionerne for temaerne tilgængelighed, selvbetjening og digitalisering med henblik på en afstemning af forventningerne til, hvor 3B lægger sine kræfter. Bilag: Skitse over digitaliseringsprojekter Liste over digitaliseringsprojekter Notat om digitalisering Orientering fra udvalgene 17. Boligsocialt udvalg 18. Byggeudvalg 19. Demokrati- og kommunikationsudvalget 20. Drifts- og serviceudvalget 21. Klima- og miljøudvalget Orienteringspunkter 22. Budgetforlig KK nybyggeri og udviklingsplaner, herunder Solvangcentret Der vil på mødet blive givet en mundtlig orientering om budgetforlig i Københavns Kommune, herunder konsekvenserne for de udviklingsplaner 3B er involveret i. 15
Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 23. isyn besparelser kontra investeringer samt status Besparelser Bestyrelsen besluttede på sit møde d. 6. september 2013, at Administrationen vender tilbage på et snarligt bestyrelsesmøde med et skøn over, hvilke besparelser der konkret er tale om. Drift og administration vurderer, at i hvert fald følgende årlige besparelser kan opnås efter en fuld implementering af isyn: 1. Min. en times besparelse i administration af synet hos varmemesteren mv., pga.: a. hurtigere tilbudsindhentning hos håndværkere b. forenklet rekvisitionsmodul i isyn. c. mindre arbejdstid på fremsendelse af tillæg til synsrapport mv. Denne ene time giver ca. 1200 timer i alt i 3B, som svarer til ca. 0,3 mio. kr. i lønomkostninger. 2. Der skal ikke bruges penge på porto til fremsendelse af tillæg til synsrapport, hvilket giver en besparelse på ca. 22.000 kr. årligt. 3. isyn indeholder en funktionalitet, der muliggør indhentning af tilbud fra flere håndværkere på den samme istandsættelsesopgave. Det vil skønsmæssigt give en besparelser på min. 500.000 kr. Denne besparelse skal dog ses i sammenhæng med projektet om digitale stamdata, der muliggør endnu større besparelser. Status i øvrigt Projektet er lige nu løbet ind i mindre vanskeligheder, der muligvis skyldes 3B s opsætning af administrationssystemet Unik. Det bliver evt. nødvendigt for 3B at ændre i opsætningen af Unik. Det kan i givet fald være en større opgave, men endnu er tidsplanen ikke truet. 16
Administration har analyseret muligheder for, hvordan man kan organisere syn i 3B i forbindelse med implementering af digitalt syn. Varmemestrene i et geografisk område udfører fortsat syn i egne afdelinger; men fordi det digitale syn kræver en vis rutine, vil varmemestrene afløse hinanden ved fravær eller i særligt krævende perioder, hvor det hidtil har været varmemesterafløsernes opgave. Afdelingerne kompenserer hinanden herfor via et synsbidrag efter tidsforbrug. Der kan være udfordringer i at syne i "andres" afdelinger, når varmemestrene ikke kender de lokale standarder mv., men det kan imødekommes ved forudgående besøg og udveksling. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 24. Medfinansiering boligsociale projekter 2016 Til bestyrelsens orientering vedlægges en oversigt over selskabets kontante medfinansiering af boligsociale projekter i 2013 og de kommende år. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bilag: Oversigt over selskabets kontante medfinansiering i boligsociale helhedsplaner 25. Boligsociale helhedsplaner: Beboerprojekt PULS i Fuglekvarteret og helhedsplan for Mimersgadekvarteret To boligsociale helhedsplaner er nu godkendt på afdelingsmøder og sendt til Københavns Kommune til politisk behandling. Det drejer sig om Beboerprojekt PULS i Fuglekvarteret (AAB) og Helhedsplan for Mimersgadekvarteret (VIBO). I Beboerprojekt PULS er Vestergårdsvej og Sangergården 1 & 2 fortsat med i AABs helhedsplan sammen 17
med SAB. I den nye periode fra 2014 skal der arbejdes med temaerne: Udsatte beboere, Børn, unge & familie samt Sundhed. 3B har godkendt en årlig medfinansiering på 50.000 kr. Helhedsplanen har et samlet budget på 14,9 mio. kr. I Mimersgadekvarteret er det 5 Vibo afdelinger og Rådmandsbo (3B), der nu har indsendt en ansøgning til Københavns Kommune. KABs afdelinger ved Jagtvejen var også inviteret med, men valgte i sommer ikke at være del af den nye helhedsplan. I den nye periode fra 2014 er temaerne: Børn, unge og familie, Uddannelse, beskæftigelse og erhverv, Udsatte grupper samt Beboernetværk, inddragelse og demokrati. 3B har godkendt en medfinansiering på 20.000 kr. årligt. Helhedsplanen har et samlet budget på 10,4 mio. kr. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 26. Samdrift Herlev Vedlagt notat om igangsætning af etape 1 for etablering af samdrift i Herlev Bymidte. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 27. Ændring af takster på inkassosager BDK Boligkontoret Danmark (BDK) har varslet ændring i deres prisblad fra 2014. Takstændringen ændrer ikke på, at BDK s priser stadig er lavere end et advokatfirma. BDK har fra 1. juni 2013 fået alle nye inkassosager på fraflyttere. Der er endnu ikke et tilstrækkelig statistisk grundlag for at lave en økonomisk beregning på besparelsen. Priserne er inkl. moms og i det omfang ydelsen ikke konkret er anført, beregnes prisen som udgangspunkt efter medgået tid med følgende timesatser på: Fraflytningsrestancer hvor kravet er under 100.000 kr. 18
Anlæggelse af sag ved fogedretten, denne ydelse omhandler sagsfremstilling den indledende forberedelse af sagen proces ved fogedretten Fra 2014 vil udgiften være kr. 2.055,00 eksklusiv udgiften til fogedretsgebyr, moms og kørsel. Prisen ser ud til at være blevet reduceret, men det er den ikke pga. ekstraudgift til kørsel. Administrationen vil undersøge og præcisere, i hvilket omfang prisen på kr. 2.055,00 dækker hele omkostningen til sagen. Fraflytningsrestancer hvor kravet er over 100.000 kr. Hvis sagen ikke kan afsluttes i fogedretten, skal 3B betale ekstra sagsbehandling for: processkrifter duplikker retsmøder m.v. I disse sager afregnes pr. time eksklusiv moms som fx kan være som følger: 292 kr. for studentertimer 470 kr. for sagsbehandling m.v. 776 kr. for konsulent m.v. 1.125 kr. for advokattimer 3B påligner i disse sager 3B s afdelinger et administrationsgebyr på 25 %. Autorisation til inkassovirksomhed Det er tidligere oplyst bestyrelsen, at der måske skulle stilles en bankgaranti på kr. 150.000 kr. over for Rigspolitichefen for at være autoriseret til inkassovirksomhed, hvis 3B og BDK skulle dele opgaverne ved splitansættelser. Vedefterfølgende undersøgelse er det konstateret, at det ikke er nødvendigt at lave splitansættelser. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 28. Evaluering af udlejningsaftalen KK Aftalen mellem Boligselskabernes Landsforenings 1. kreds og Københavns Kommune er indgået indtil ud- 19
gangen af 2014. Der skal senest ved udgangen af 2014 tages stilling til en forlængelse eller en ny form for hovedaftale alt afhængig af, hvad parterne ønsker. Der er p.t. ikke startet op på processen for evalueringen af den nuværende aftale. For at kvalificere både processen og aftalens faglige indhold vil der være en intern proces i 3B, hvor der i løbet af 4. kvartal i 2013 bliver holdt fire til fem evalueringsmøder i områder med de respektive afdelingsbestyrelser og administrationen. Der vil ligeledes være en proces for evaluering i regi af BL s 1. kreds, som også har til formål, at bringe overensstemmelse mellem krav og ønsker til aftalens forlængelse. Der arbejdes derfor med en vekselvirkning mellem konkrete drøftelser og fællesdrøftelser for at sikre fælles opfattelser. 3B har indstillet Solvejg von Barm til at deltage i processen for evaluering i regi af BL s 1. kreds. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 29. Udlejningssituationen Oversigt over ledige boliger samt erhvervsboliger og institutioner pr. 30. september, hvor det samlede lejetab udgør kr. 3.506.956,66. Udlejningsbesvær Der er ledige boliger i Egedalsvænge, Folehaven, Grønhøj, Toftegård Tag. I Egedalsvænge er tre ungdomsboliger ledige. En bolig er i tilbud via CIU. To boliger er lejet ud fra 1. oktober, de har været sendt i tilbud via CIU I Folehaven er to boliger ledige. En hybel fra 15. april, som er i tilbud via CIU. Boligen har været meget svært at leje ud, da den er utidssvarende at indrette. Den er lejet ud fra den 1. oktober. En familiebolig er ommær- 20