Ekstern Referat Onsdag den 22.04.2015, kl. 16.30 Humlehaven 4 - Aabenraa Side 1 af 18
Indholdsfortegnelse 1 1 Godkendelse af protokol...4 1.1 Bestyrelsesmøde den 18.02.2015...4 1.2 Fremlæggelse af revisionsprotokol...4 1.3 Godkendelse af årsregnskaber 2014...4 2 2 Efterretningssager...5 2.1 Råbalance...5 2.2 Restancelister...5 2.3 Huslejerykkere...5 2.4 Total anvist husleje...5 2.5 Oversigt venteliste...5 2.6 Orientering om ledige lejemål...5 2.7 Intrum justitia...5 2.8 Orientering om PM-aftale...5 2.9 Status igangværende sager Teknisk afdeling...5 3 3 Landsbyggefondsmidler m.v...6 3.1 Landsbyggefondsmidler - trækningsret...6 3.2 Dispositionsfonden...6 4 4 Renoverings-/Byggeskadesager...6 4.1 Renoveringsprojekt afdeling 1...6 4.2 Renoveringsprojekt afdeling 15...7 4.3 Renoveringsprojekt afdeling 20...7 5 5 Nybyggeri...7 5.1 Seniorboliger Løjt afdeling 28...7...7 5.2 Ældreboliger ved ældrecenter, Lergaard afdeling 29...8 6 6 Høje Kolstrup...8 6.1 Helhedsplan Høje Kolstrup, styregruppe...8 7 7 Foreningsanliggender...8 7.1 Salus Boligadministration...8 7.2 8. kreds...9 8 8 Bestyrelsesanliggender...9 8.1 Generalforsamling 2015...9 8.2 Forkert behandling af moderniseringsleje i KB/huslejeudligning...9 8.3 Vurderingsrapport Præsteskoven 2 og 6 (børnehave), Aabenraa...10 8.4 Aabenraa Fjernvarme...10 9 9 Love og cirkulærer...10 9.1 BL-Informerer...10 9.2 Landsbyggefonden...11 10 10 Orientering fra nedsatte udvalg...11 10.1 Bladudvalg Almen Nyt...11 10.2 Bladudvalg Nyt fælles beboerblad...12 11 11 Beboeranliggender...12 12 12 Personaleforhold lukket punkt...13 12.1 Administration...13 12.2 Teknisk afdeling...13 12.3 Ejendomsfunktionærer...13 Side 2 af 18
12.4 Arbejdsmiljøgruppe- og samarbejdsudvalg...13 12.5 Hovedsamarbejdsudvalget - HSU...14 13 13 Håndværkergården...14 13.1 Administration...14 13.2 Forretningsudvalg FU...15 14 14 Afdelingsanliggender...15 14.1 Vedligeholdelse af 2 stiforbindelser, Høje Kolstrup...15 15 15 Fælleskurser...15 16 16 Eventuelt...16 17 17 Andet...16 17.1 Kalender...16 17.2 Næste møde(r)...16 Indkaldt: Ove Stahl Schmidt, Kaj Matthiesen, Fritz Jørgensen, Tove Christensen, Inga Fohlmann, Ritha Helweg, Søren Rost Pedersen Ansatte: Revisor: Afbud: Jimmy Povlsen (ref) Deloitte, Jan Thietje Ingen Side 3 af 18
1 Godkendelse af protokol 1.1 Bestyrelsesmøde den 18.02.2015 Forhandlingsprotokol for bestyrelsesmøder godkendes og underskrives på næstfølgende bestyrelsesmøde. Godkendelse af referat fra den 18.02.2015 Godkendt og underskrevet. 1.2 Fremlæggelse af revisionsprotokol Stastautoriseret revisor Jan Thietje gennemgår revisionsprotokol for regnskabsåret 2014. BILAG Revisionsprotokol - udkast Til godkendelse. Revisor gennemgik protokolat. Årsprotokol for 2014, blev godkendt og underskrevet. 1.3 Godkendelse af årsregnskaber 2014 Bestyrelsens godkendelse af årsregnskaber for 2014 - Hovedforeningen og afdelingerne. BILAG Årsregnskab hovedforeningen BILAG Årsregnskab for afdelingerne Til orientering Godkendt og underskrevet. Side 4 af 18
2 Efterretningssager 2.1 Råbalance Råbalance for de enkelte afdelinger og hovedforening kan ses på Salus-Netsuite 2.2 Restancelister BILAG - Husleje restanceliste KB, marts 2015 BILAG - Husleje restance KB % 2015 2.3 Huslejerykkere BILAG - Huslejerykker KB - marts 2015 2.4 Total anvist husleje BILAG - Anvist husleje KB - 2015 2.5 Oversigt venteliste BILAG - Statistik venteliste KB - april 2015 2.6 Orientering om ledige lejemål BILAG - Orientering om ledige lejemål KB - april 2015 2.7 Intrum justitia BILAG - Orientering om inkassosager KB - pr. 02.03.2015 2.8 Orientering om PM-aftale BILAG - PM aftale Sydbank, marts 2015 2.9 Status igangværende sager Teknisk afdeling BILAG - Status igangværende byggesager SALUS pr. 13.04.2015. Side 5 af 18
3 Landsbyggefondsmidler m.v. 3.1 Landsbyggefondsmidler - trækningsret BILAG Opgørelse over trækningsret i Landsbyggefonden. Til orientering 3.2 Dispositionsfonden BILAG- 10-årig udvikling Til orientering. 4 Renoverings-/Byggeskadesager 4.1 Renoveringsprojekt afdeling 1 Fremtidssikring Konsekvensberegning under udarbejdelse (CBC). Der er afholdt ekstraordinær afdelingmøde november måned (CBC). Se bilag. BILAG KB, afdeling 1 Referat ekstraordinært afdelingsmøde 26.11.2014 Opfølgning: Beregning igangværende (CBC) Punktet udsættes til næste møde. Definition af ønsker og ideer. Side 6 af 18
4.2 Renoveringsprojekt afdeling 15 Skema B forventes godkendt inden 01.03.2015. Herefter kan byggeriet sættes i gang. (LBS) BILAG: Beslutningsprotokol Aabenraa Kommune Punktet udsættes til næste møde. 4.3 Renoveringsprojekt afdeling 20 Landsbyggefonden har afsat 4,6 mill. kr. til sagen i 2017. Der er for nuværende således ikke givet tilsagn i sagen. (LBS). Punktet udsættes til næste møde. 5 Nybyggeri 5.1 Seniorboliger Løjt afdeling 28 Drøftelse af eventuel sammenlægning af afdelinger i Løjt - afdeling 18, 27 og 28. Afdeling 18 ialt 18 boliger, afdeling 27 ialt 16 boliger, afdeling 28 i alt 16 boliger. (Gentagelse) Byggeregnskab er udarbejdet og fremsendt til revisor. Der arbejdes med, at dele grund og tilhørende udgifter ud i forhold etape 1 og eventuel etape 2. (LBS) Punktet udsættes til næste møde. Side 7 af 18
5.2 Ældreboliger ved ældrecenter, Lergaard afdeling 29 Byggeriet pågår. Forventes afsluttet ultimo juni 2015. Navngivningskonkurrence er under forberedelse. (LBS) Byggeriet pågår - Forventes afsluttet ultimo juni 2015. Punktet udsættes til næste møde. 6 Høje Kolstrup 6.1 Helhedsplan Høje Kolstrup, styregruppe Politisk styregruppe møde den 19.02.2015. Dagsorden under udarbejdelse. Punktet udsættes til næste møde. 7 Foreningsanliggender 7.1 Salus Boligadministration Orientering vedrørende den aktuelle situation Sagen er alene til efterretning Side 8 af 18
7.2 8. kreds Kredsrepræsentanter, direktører og forretningsførere inviteret på ekskursion til Ålborg den 8. og 9 maj 2015. Der afholdes fælles kredsweekend konference med 3. kreds (fyn) i efteråret 2015. 8 Bestyrelsesanliggender 8.1 Generalforsamling 2015 Generalforsamling torsdag den 7. maj 2015, kl. 19.00, Guldbjergparkens festsal. BILAG Indkaldelse/dagsorden 8.2 Forkert behandling af moderniseringsleje i KB/huslejeudligning Alle lejemål i de berørte afdelinger - ca 450, er nu gennemgået og der er sendt brev ud til alle beboere, der skulle have penge tilbage. Der er indrykket proklama i statstidende med beskrivelse af sagen og kontaktoplysninger, såfremt der er fraflyttede beboere der mener, at de har krav mod boligforeningen. Bilag vedlagt med oversigt over det samlede beløb, fordelt på afdelinger og med opdeling af hvad dispositionsfonden skal dække og hvad afdelingen skal dække. Dette jævnfør tidligere bestyrelsesbeslutning. Liste over de beboere der er omfattet af reguleringen vil blive sendt til kommunen. Opgørelsen er opgjort pr. 15.4.2015 indeholdende det vi har kendskab til. Skulle der være nuværende beboere, der har krav fra tidligere lejemål i foreningen eller fraflyttere, kan der komme yderligere til sagen, men ellers betragtes den som afsluttet. BILAG Oversigt over beløb pr. afdeling. Til orientering Punktet udgår af dagsorden Side 9 af 18
8.3 Vurderingsrapport Præsteskoven 2 og 6 (børnehave), Aabenraa Bestyrelsen godkendte at vi søger at afhænde børnehaven, for højest bud - forventet salgspris ca. 1.5 mio. kroner. Det er tilbudt Kommunen, at overtage ejendommen til brug for fremtidig børneinstitution i kommunalt regi. Kommunen er ved at se på deres behov for fremtidige børnehavepladser. Opfølgning: Kommunen er rykket for svar - afventer (JPW). Til orientering. 8.4 Aabenraa Fjernvarme Nyt fra Aabenraa fjernvarme 9 Love og cirkulærer 9.1 BL-Informerer Der er fremsendt følgende cirkulærer: 1915 BSF undersøger problem med fugtsugende vindspærreplader Til orientering. Side 10 af 18
9.2 Landsbyggefonden Der er fremsendt følgende cirkulærer: 670 Indberetning af ledige boliger pr. 1. april 2015 Til orientering. 10 Orientering fra nedsatte udvalg 10.1 Bladudvalg Almen Nyt Almen Nyt - redaktionsudvalg: Kristian Pallesen (journ.) Ove Stahl Schmidt (KB) Ritha Helweg (KB) Anne Grete Madsen (AAAB) Poul Jensen (AAAB) Jacob P. Wind (SALUS) Lillian C. Wind (SALUS) Udgivelsesdatoer: 2015: 12.06.2015 - Sidste udgave af Almen Nyt. Side 11 af 18
10.2 Redaktionsudvalg: Kristian Pallesen (journ.) Lone Lønholm (SAB) Børge Rossen (TAB) Jan Feddersen (SB) Eva E. Rasmussen (TB) Ove Stahl Schmidt (KB) Poul Jensen (AAAB) Jacob P. Wind (SALUS) Lillian C. Wind (SALUS) Bladudvalg Nyt fælles beboerblad Forventet udgivelsesdatoer: 2015: 09.2015 - elektronisk udgave 10.2015 - elektronisk udgave 12.2015 - elektronisk udgave 2016: 02.2016 - papir, varsling AAAB, SAB og SB 04.2016 - elektronisk udgave 06.2016 - papir, varsling KB, TB og TAB 09.2016 - elektronisk udgave 10.2016 - elektronisk udgave 12.2016 - elektronisk udgave 11 Beboeranliggender Intet nyt. Intet at referere. Side 12 af 18
12 Personaleforhold lukket punkt 12.1 Administration Sagsfremstilling: 12.2 Teknisk afdeling 12.3 Ejendomsfunktionærer Lokalaftaler er opsagt og forhandlinger om nye pågår. Ny elev, ejendomsserviceteknikerelev Christoffer Schneider er startet den 01.01.2015. Til orientering. 12.4 Arbejdsmiljøgruppe- og samarbejdsudvalg Side 13 af 18
12.5 Hovedsamarbejdsudvalget - HSU HSU - udvalget: Formand KB, Ove Stal Schmidt Formand AAAB, Søren Duus Direktør, Jimmy Povlsen Teknisk chef, Bjarne Baun Madsen Administrativ chef, Lars Petersen Driftschef, Morten Boe Sørensen Håndværkergården, Kurt Jensen (B) Administrationen KB, Christian B Christensen (B) Administration AAAB, Jens Peter Davidsen (B) Ejendomsfunktionær området KB, Poul Erik Outzen (B) Ejendomsfunktionær området AAAB, Mogens Jensn (B) 13 Håndværkergården 13.1 Administration Side 14 af 18
13.2 Forretningsudvalg FU Forretningsudvalg: Ove Stahl Schmidt (KB), Søren Duus (AAAB), Morten Boe Sørensen (Hvg.), Jimmy Povlsen (SALUS) Næste møde i FU-udvalget er den 08.06.2015 BILAG Referat FU-udvalget den 16.03.2015 Til orientering. 14 Afdelingsanliggender 14.1 Vedligeholdelse af 2 stiforbindelser, Høje Kolstrup Svarbrev fra Aabenraa Kommune vedrørende drift af stier gennem boligforenings områder på Høje Kolstrup. Se bilag. (LBS) BILAG Svarskrivelse fra Aabenraa Kommune dateret 15.01.2015. Sagen afventer et juridisk responsum. 15 Fælleskurser Vedligholdelse og fraflytning Torsdag den 17.09.2015 Folkehjem, Aabenraa (afholdes hver 2. år) Introduktion for nyvalgte Torsdag den 01.10.2015 - Scandic Sønderborg Budgetkursus Torsdag den xx.xx.2016 xxxx Side 15 af 18
16 Eventuelt 17 Andet Lasse Meldgaard, Meldgaard har sendt takkekort i forbindelse med LM 25 års jubilæum. Kurt Bech, Kuben Management 60 år. Reception afholdtes 17. april 2015. Der er sendt gavekurv (OSS afleveret) fra alle selskaber incl. SALUS. 17.1 Kalender 24.04.2015 Ejendomsfunktionær Poul Erik Outzen - 20 års jubilæum. Søren Duus, AAAB - 25 års jubilæum som formand i AAAB. Reception afholdes den 28.05.2015. 11.06.2015 Ejendomsfunktionær Mikael Schlaikjer - 50 år 01.10.2015 Assistent Irene Rasmussen - 40 års jubilæum. Reception fredag den 09.10.2015, kl. 13.00, Folkehjem. 01.10.2015 Org.best.mdl. Tove Christensen - 20 års jubilæum. AAAB 75 års jubilæum 2016 Til orientering. 17.2 Næste møde(r) Møderække 2015: Onsdag den 22.04.2015 kl. 16.30 årsregnskab Mandag den 15.06.2015 kl. 16.30 Torsdag den 03.09.2015 kl. 16.30 Mandag den 02.11.2015 kl. 16.30 Lørdag den 05.12.2015 Sted? Kl.? - fælles juleafslutning KB og AAAB AAAB arrangør 2015 Mandag den 14.12.2015 kl. 16.30 - fælles med AAAB Side 16 af 18
Forslag til møderække 1. halvår 2016 Onsdag den 17.02.2016 kl. 16.30 Onsdag den 13.04.2016 kl. 16.30 fælles KB og AAAB Onsdag den 20.04.2016 kl. 16.30 revisor/årsregnskab Onsdag den 15.06.2016 kl. 16.30 Forslag til møderække 1. halvår 2016 indstilles til godkendelse. Godkendt - møderne i september og november ændres møde tidspunkt til kl. 0800. Hvis intet andet er nævnt afholdes mødet på adressen Humlehaven 4 - Aabenraa Generalforsamling 2015: Torsdag den 7. maj 2015 kl.19.00 Guldbjergparkens Festsal Forslag til generalforsamling 2016 Torsdag den 12. maj 2016, kl. 19.00, Guldbjergparkens Festsal Mødeforslag indstilles til godkendelse. Godkendt Andre arrangementer Afdelingsbestyrelsesseminar fælles KB og AAAB: Lørdag den 12.03.2016, kl. 09.00 Folkehjem Aabenraa Afdelingsgennemgang afdelinger uden afdelingsbestyrelser Onsdag den 30.09.2015, kl. 16.30, med start fra Humlehaven 4. Afslutning med middag på Restaurant Nelson. Referat ved inspektør Jens Peter Davidsen. KB og AAAB fælles juleafslutning medarbejdere m.fl. Tirsdag den 15.12.2015, kl. 14.15, Guldbjergparkens festsal Invitation til: Organisationsbestyrelsen Medarbejder i KB og AAAB (ejendomsfunktionærer, personale Humlehaven), Marlene M. Wullf, Sanne L. Pedersen, Jutta Carstensen Æresmedlemmer Ledergruppen i SALUS. Side 17 af 18
Salus repræsentantskabsmøde Lørdag den 23. maj 2015 Aabenraa, den. 2015 Ove Stahl Schmidt formand Kaj Matthiesen næstformand Tove Christensen Fritz Jørgensen Ritha Helweg Inga Fohlmann Søren Rost Pedersen medarbejderrepræsentant http://webzone.salus-bolig.dk Side 18 af 18