Rettelsesblad/ Supplerende meddelelse nr. 3 Dato 18. september 2018 Sagsbehandler Per Krogsgaard Mail pkro@vd.dk Telefon 4272 3359 Dokument 18/10740-4 Side 1/9
Til de bydende på Udbud af s IT-drift Herved meddeles følgende rettelser og tilføjelser til udbudsmaterialet for ovennævnte udbud: Nye versioner af Udbudsdokumenter (v2)... 3 Betingelser for Udbud og Tilbud... 3 Udkast til kontrakt... 3 Indholdsfortegnelse... 3 Bilagsfortegnelse... 3 1.1 Baggrund... 3 4.1 Afklaringsfase... 4 5 Transition... 4 6 Aktiver... 4 14.1.1 Generelt... 5 21 Operationelle processer... 5 27 Audit... 6 28.1 Generelt... 6 28.3 Leveringstid... 7 28.3.1 Udskydelsesret... 7 30.2.3 Vederlag for Transition... 7 33.2.3 Bod for forsinkelse af Delleverancer... 8 Bilag 01 Definitioner... 9 Delleverance... 9 Bilag 05 Drift... 9 K-05.20 (K) Koordinering med tredjeparts leverandør... 9 K-05.167 (K) Koordinering med tredjeparts leverandør... 9
Nye versioner af Udbudsdokumenter (v2) Der er sammen med dette rettelsesblad uploaded fejlrettede versioner (v2) af følgende bilag: Betingelser for Udbud og Tilbud (BUT) Udkast til Kontrakt vedrørende s IT-drift (vs2) Betingelser for Udbud og Tilbud Bilag I: Evalueringskrav, Underkriterium B, K-04.19: I kolonnen Vægtning (a, b eller c) tilføjes: b BUT, Bilag I: Evalueringskrav, Underkriterium c, K-14.27: I kolonnen Vægtning (a, b eller c) tilføjes: a Udkast til kontrakt Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelsen er rettet således at den også viser kapitel navne. Bilagsfortegnelse Bilag 04, Afklaring og Transition Bilag 04, Afklaring, Transition og Transformation 1.1 Baggrund Det er alle Kundens - og i det omfang Optionerne kaldes Medordregivers - Systemer og Slutbrugerenheder, jf. Bilag 20, Kundens it-miljø og situationsbeskrivelse, der er genstand for Kontraktens Ydelser. Det er alle Kundens - og i det omfang Optionerne kaldes Medordregivers - Systemer og Slutbrugerenheder, jf. Bilag 02, Kundens it-miljø og situationsbeskrivelse, der er genstand for Kontraktens Ydelser.
4.1 Afklaringsfase Afklaringsfase omfatter dels den overordnede planlægning af Leverancen som helhed, dels den delleverancespecifikke planlægning af de enkelte Delleverancer. Afklaringsfase omfatter dels den overordnede planlægning af Leverancen som helhed, dels den delleverancespecifikke planlægning af Transition af de to Delleverancer. 5 Transition Transitionen er opdelt i henholdsvis Delleverance 1 og Delleverance 2, som gennemføres i overensstemmelse med Bilag 04, Afklaring og Transition og tidsplanen i Bilag 03, Tidsplan. Leverandøren skal således i Transitionen opfylde de krav, der fremgår af Bilag 4, Afklaring og Transition. Transitionen er opdelt i en Transition af henholdsvis Delleverance 1 og Delleverance 2, som gennemføres i overensstemmelse med Bilag 04, Afklaring, Transition og Transformation og tidsplanen i Bilag 03, Tidsplan. Leverandøren skal således i Transitionen opfylde de krav, der fremgår af Bilag 4, Afklaring, Transition og Transformation. 6 Aktiver Uanset Delleverance 1 Infrastrukturen stilles til rådighed for Leverandøren, bærer Leverandøren fortsat risikoen for, at Delleverance 1 Infrastrukturen til brug for opfyldelsen af Kontrakten er fuldt tilstrækkelig til at kunne opfylde Servicemålene, jf. punkt 23. Leverandøren forpligter sig til at vedligeholde og reparere Delleverance 1 Infrastrukturen. Leverandørens ansvar gælder, uanset om Leverandøren faktisk benytter den pågældende Infrastruktur, medmindre Leverandøren endeligt har frasagt sig muligheden for at anvende Infrastrukturen, eller medmindre Kunden har godkendt Overtagelsesprøven. Leverandøren forpligtes til løbende at dokumentere reparationer og vedligeholdelsesstand, jf. punkt 15. På trods af, at Delleverance 1 Infrastrukturen er stillet til rådighed for Leverandøren af Kunden, bærer Leverandøren risikoen for, at Delleverance 1 Infrastrukturen til brug for opfyldelsen af Kontrakten er fuldt tilstrækkelig til at kunne opfylde Servicemålene, jf. punkt 23. Leverandøren forpligter sig til at vedligeholde og sikre rettidig service af Delleverance 1 Infrastrukturen, jf. Bilag 5, Drift. Leverandørens ansvar gælder, uanset om Leverandøren faktisk benytter den pågældende Infrastruktur, medmindre Leverandøren endeligt har frasagt sig muligheden for at anvende Infrastrukturen. Leverandøren forpligtes til løbende at dokumentere vedligeholdelsesstand, jf. punkt 15.
14.1.1 Generelt Fejl opdaget under en Prøve anføres i Fejllisten af Leverandøren, jf. Bilag 14, Afprøvning og test. Manglende optagelse i Fejllisten indebærer intet afkald fra Kundens side på at kræve en Fejl afhjulpet. Dette gælder dog ikke, såfremt Kunden ved udstedelse af godkendelse af en Prøve er gjort udtrykkeligt opmærksom på Fejlen, og Kunden godkender Fejllisten udtrykkeligt, herunder den manglende optagelse af de her omhandlede Fejl. Det påhviler Leverandøren efterfølgende at rette de i Fejllisten indeholdte Fejl, jf. Bilag 14, Afprøvning og test. Er der ikke aftalt en tidsplan herfor i forbindelse med godkendelse af Prøven, rettes Fejl i overensstemmelse med de i Bilag 14, Afprøvning og test angivne retningslinjer. Leverandøren skal i fornødent omfang over for Kunden dokumentere, at afhjælpning er sket. Gennemgang, kommentering eller godkendelse fra Kundens side af en Prøve kan ikke tages som udtryk for en ændring af de krav, der kan stilles efter Kontrakten, medmindre der samtidig i overensstemmelse med proceduren for Ændringshåndtering er sket en ændring af Kontrakten, jf. punkt 22. Ingen gennemgang, kommentering eller godkendelse fra Kundens side af en Prøve kan tages som udtryk for en ændring af de krav og KPI er, der følger af Kontrakten, medmindre der samtidig i overensstemmelse med proceduren for Ændringshåndtering er sket en ændring af Kontrakten, jf. punkt 22. Dette gælder dog ikke, såfremt Kunden ved udstedelse af godkendelse af en Prøve er gjort udtrykkeligt opmærksom på ændringen, og Kunden godkender denne udtrykkeligt. 21 Operationelle processer Leverandøren skal levere Løbende Ydelser i overensstemmelse med de i Bilag 05.b, Basisydelser og Bilag 04, Afklaring og Transition beskrevne Processer. Leverandøren skal levere Løbende Ydelser i overensstemmelse med de i Bilag 05, Drift, Bilag 6, Support og Enhedsadministration.
27 Audit Leverandøren skal bistå auditøren og/eller Kunden i fornødent omfang. Leverandøren modtager vederlag herfor efter medgået tid i overensstemmelse med det i for konsulentydelser gældende, jf. dog Bilag 7. Leverandøren skal bistå auditøren og/eller Kunden i fornødent omfang. Leverandøren modtager vederlag herfor efter medgået tid i overensstemmelse med det i Bilag 16, Vederlag anført for konsulentydelser gældende. Vedrørende Licensadministration se dog Bilag 7, Licensadministration. 28.1 Generelt Delleverancerne anses for leveret på dagen, hvor Kunden skriftligt overfor Leverandøren har godkendt Driftsprøven for den pågældende Delleverance, jf. dog punkt 29.2 Transitionen anses for gennemført, når begge Delleverancer er leveret. Løbende Ydelser leveres kontinuerligt og forbruges af Kunden samtidig med, at de præsteres af Leverandøren. Løbende Ydelser anses for leveret, når Kunden har rådighed over den pågældende Ydelse. Bestillingsydelser anses for leveret på den respektive Overtagelsesdag for den pågældende Bestillingsydelse. Bestillingsydelser, hvor der er inkluderet en Driftsprøve, anses leveret på dagen, hvor Kunden skriftligt overfor Leverandøren har godkendt Driftsprøven for den pågældende Bestillingsydelse. Transition af Delleverancerne anses for leveret på dagen, hvor Kunden skriftligt overfor Leverandøren har godkendt Driftsprøven for den pågældende Transition, jf. dog punkt 29.2. Transitionen anses for gennemført, når Transition af begge Delleverancer er leveret. Transformation af Delleverance 1 og Transformation i forbindelse med aktivering af Optioner anses for leveret på dagen, hvor Kunden skriftligt overfor Leverandøren har godkendt Driftsprøven for den pågældende Transformation, jf. dog punkt 29.. Løbende Ydelser og Tværgående ydelser leveres kontinuerligt og forbruges af Kunden samtidig med, at de præsteres af Leverandøren, og anses for leveret, når Kunden har rådighed over den pågældende Ydelse. Standardydelser jf. Bilag 08.b, Standardydelser anses for leveret, når den pågældende Ydelse er etableret og dermed overgår til kontinuerlig leverance. Særligt for konsulentydelser gælder dog, at de anses for leveret, når de er præsteret i overensstemmelse med den konkrete rekvisition jf. Bilag 15.c, Leverandørens bemanding.
28.3 Leveringstid Leverandøren skal levere Delleverancerne i overensstemmelse med tidsplanerne i Bilag 03, Tidsplan som detaljeret i forbindelse med Afklaringsfasen, jf. punkt 4. Leverandøren skal levere Transition af Delleverancerne i overensstemmelse med tidsplanerne i Bilag 03, Tidsplan som detaljeret i forbindelse med Afklaringsfasen, jf. punkt 4. 28.3.1 Udskydelsesret Ved Meddelelse med et varsel på mindst 20 Arbejdsdage har Kunden ret til efter drøftelse med Leverandøren at udskyde leveringen af en Delleverance eller Bestillingsydelse og som følge heraf de aftalte leveringstidspunkter tilsvarende. Kundens udskydelsesret i forhold til den relevante Delleverance eller Bestillingsydelse kan ikke overstige 40 Arbejdsdage. Ved Meddelelse med et varsel på mindst 20 Arbejdsdage har Kunden ret til efter drøftelse med Leverandøren at udskyde leveringen af Transition af en Delleverance eller Bestillingsydelse og som følge heraf de aftalte leveringstidspunkter tilsvarende. Kundens udskydelsesret i forhold til den relevante Transition eller Bestillingsydelse kan ikke overstige 40 Arbejdsdage. 30.2.3 Vederlag for Transition Punktet ændrer overskrift til Vederlag for Transition og Transformation Tekstafsnit rettes fra: Leverandøren vederlægges i Transition for Delleverancerne i overensstemmelse med Bilag 16, Vederlag. Tekstafsnit rettes til: Leverandøren vederlægges i Transition og eventuel Transformation for Delleverancerne i overensstemmelse med Bilag 16, Vederlag.
33.2.3 Bod for forsinkelse af Delleverancer Punktet ændrer overskrift til Bod for forsinkelse af Transition og Transformation af Delleverancer Såfremt en af de i Bilag 03, Tidsplan anførte frister for Overtagelsesprøve eller Driftsprøve for en Delleverance overskrides, betaler Leverandøren en bod for hver påbegyndt Arbejdsdag, som den aftalte frist overskrides, medmindre forsinkelsen skyldes forhold som Kunden er ansvarlig for. Ved bortfald af betinget overtagelse, jf. punkt 29.2, ifaldes bod for både Delleverance 1 og Delleverace 2 fra tidspunktet for overskridelse af fristen for overtagelse af den seneste af de pågældende to Delleverancer. Boden udgør 0,2 % af vederlaget for Leverancen pr. påbegyndt Arbejdsdag i de første 10 Arbejdsdage, hvor forsinkelsen består. Boden udgør 0,3 % af vederlaget for Leverancen, pr. påbegyndt Arbejdsdag fra og med den 11. Arbejdsdag, og derefter 0,5% pr påbegyndt Arbejdsdag, hvor forsinkelsen består. Ved overskridelse af en bodsudløsende milepæl udskydes alle efterfølgende bodsudløsende milepæle tilsvarende, således at Leverandøren alene ifalder bod for samme bodsudløsende forhold én gang. Boden for forsinkelse vedrørende en Delleverance kan ikke overstige 20 % af vederlaget for den pågældende Delleverance. Den samlede bod for forsinkelse kan dog ikke overstige 10 % af vederlaget for Leverancen. Påløbet bod betales efter påkrav fremsat i Meddelelse fra Kunden. Såfremt en af de i Bilag 03, Tidsplan anførte frister for Overtagelsesprøve eller Driftsprøve for en Transition eller Transformation af Delleverance overskrides, betaler Leverandøren en bod for hver påbegyndt Arbejdsdag, som den aftalte frist overskrides, medmindre forsinkelsen skyldes forhold som Kunden er ansvarlig for. Ved bortfald af betinget overtagelse, jf. punkt 29.2, ifaldes bod for Transition og/eller Transformation af både Delleverance 1 og Transition af Delleverace 2 fra tidspunktet for overskridelse af fristen for overtagelse af den seneste af de pågældende Delleverancer. Boden udgør 0,6 % af vederlaget for det samlede vederlag for Transition og Transformation af Delleverancerne pr. påbegyndt Arbejdsdag i de første 10 Arbejdsdage, hvor forsinkelsen består. Boden udgør 1 % af vederlaget for det samlede vederlag for Transition og Transformation af Delleverancerne, pr. påbegyndt Arbejdsdag fra og med den 11. Arbejdsdag. Ved overskridelse af en bodsudløsende milepæl udskydes alle efterfølgende bodsudløsende milepæle tilsvarende, således at Leverandøren alene ifalder bod for samme bodsudløsende forhold én gang. Boden for forsinkelse vedrørende en Transition og/eller Transformation af en Delleverance kan ikke overstige 30 % af det samlede faste årlige vederlag for år 1, jf. Bilag 16.a, Specifikation af priser, ark Drift. Påløbet bod betales efter påkrav fremsat i Meddelelse fra Kunden.
Bilag 01 Definitioner Delleverance Udgår en del af leverancen, som både indeholder Delleverance 1 og 2. Udgør en del af leverancen, som både indeholder Delleverance 1 og 2. Bilag 05 Drift K-05.20 (K) Koordinering med tredjeparts leverandør Kravet udgår idet det erstattes af generelt krav, Se afsnit 2.1.1. Generelle krav K-05.167 (K) Koordinering med tredjeparts leverandør Leverandøren skal koordinere arbejdet i forbindelse med fx fejlfinding med tredjeparts leverandører. Venlig hilsen Per Krogsgaard Senior projektleder