Markedsdialog om Ny Sagsbehandlingsløsning Afrapportering fra 2. etape
Resumé Som et led i forberedelsen af udbuddet af en ny sagsbehandlingsløsning til Arbejdsmarkedets Erhvervssikring(AES) har ANS-projektet valgt at gennemføre en markedsdialog. AES indledte markedsdialogen med et fælles møde den 1. februar 2017, hvor alle interess erede havde mulighed for at deltage. Den første etape af markedsdialogens individuelle møder blev gennemført i februar 2017, hvor AES ønskede at afdække, hvorvidt der ville kunne findes en markedskonform løsning, som understøtter organisationens processer og forretningsmæssige behov. Efter den første etape af markedsdialogen kunne AES konkludere, at der findes løsninger på markedet, som kan bringes til at understøtte de forretningsmæssige processer i Arbejdsmarkedets Erhvervssikring. AES har nu gennemført den anden etape af markedsdialogens individuelle møder. Formålet med disse møder var et opnå en dialog med markedet om konkrete spørgsmål og produkter fra projektet. Samtidig ønskede AES at drøfte markedsaktørernes eventuelle råd og anbefalinger i forhold til konkrete og foreløbige rammesættende dokumenter, som beskriver den nye sagsbehandlingsløsning. På baggrund af den anden etape af markedsdialogen kan AES konkludere, at der findes standardiserede løsninger på markedet, som i kombination med andre standardiserede og/eller tilpassede eller specielt udviklede komponenter vil kunne bringes til at understøtte AES s forretningsmæssige processer. Samtidig kan AES konkludere, at der er behov for at runde markedsdialogen af med en tredje etape, som gennemføres skriftligt. Det samlede materiale fra markedsdialogen kan se på AES s hjemmeside: www.aes.dk/om AES/ny selvbetjeningsløsning. På baggrund af markedsdialogen fase to konkluderer AES, at de præsenterede produkter fremstår sammensatte, hvilket betyder, at AES skal forberede sig på et betydeligt udviklingsarbejde sammen med den kommende leverandør. Udviklingsarbejdet vil omfatte såvel delapplikationer samt integrationer mellem disse. AES kan derfor konkludere, at begrebet standard er skalerbart, og at det forestående udviklingsarbejde vil blive en delt opgave mellem AES og en kommende leverandør. Side 2 af 13
Indholdsfortegnelse 1. Indledning...4 2. Demonstration af én brugerhistorie...5 2.1 Driftsstyring...5 2.2 Overblik...5 2.3 Sporbarhed...5 2.4 Sagsbehandling...6 3. Gennemgang af spørgsmål...7 3.1 Central funktionalitet...7 3.2 Brugerhistorie...8 3.3 Migrerings- og idriftsættelsesstrategier...8 3.4 Arbejdsmarkedets Erhvervssikrings medvirken...8 3.5 Integrationslandskab...9 3.6 Roller og rettigheder i ny løsning...9 3.7 Prismodeller/licensstruktur...9 3.8 Persondata... 10 3.9 Sikkerhed... 10 3.10 Tilbudsgiver nr. 2 er bundet af sit tilbud i en afgrænset periode... 10 3.11 Minisprint... 11 4. Konklusion... 12 5. Næste skridt... 13 Side 3 af 13
1. Indledning AES valgte at indkalde seks leverandører til de individuelle møder i etape 2, hvor de blev bedt om at demonstrere, hvordan AES s processer, beskrevet i en konkret brugerhistorie, vil kunne understøttes af deres løsning. Ved udvælgelsen har projektet lagt vægt på at få præsenteret forskellige typer af standardsystemer, som hver i sær vurderedes at kunne understøtte AES anvendelsesområde. Udvælgelsen afspejler således et ønske om at identificere de mest anvendelige system typer. Stadig blev de bedt om at give AES feedback på 10 spørgsmål, hvor der var knyttet konkrete dokumenter til nogle af spørgsmålene. Udvælgelsen af de virksomheder, som blev inviteret til at deltage i anden runde af markedsdialogen, er sket med udgangspunkt i de virksomheder, som viste interesse for at deltage i første runde af markedsdialogen. Alle møder i anden runde blev gennemført med følgende dagsorden: 1. Indledning 2. Demonstration af én brugerhistorie 3. Gennemgang af spørgsmål. De indbudte leverandører var DXC cbrain KMD Visma Netcompany Tieto/Knowledgecube Alle de indbudte leverandører takkede ja til invitationen, men Visma valgte efterfølgende at trække sig, da de vurderede, at den løsning, de tilbyder på nuværende tidspunkt, ikke vil kunne matche AES s forretningsmæssige behov. Side 4 af 13
2. Demonstration af én brugerhistorie Til brug for markedsdialogen havde AES udarbejdet en brugerhistorie, som illustrerer kompleksiteten i AES s sager. Brugerhistorien var skrevet med fire forskellige underhistorier: Driftsstyring, overblik, sporbarhed og sagsbehandling. Med udgangspunkt i brugerhistorien var de deltagende aktører blevet bedt om at udarbejde en demonstration af hvordan den standardløsning, som de tilbyder, vil kunne understøtte AES s forretningsmæssige behov. AES kan konkludere, at behovet for fleksibilitet i den kommende sagsbehandlingsløsning skal fremgå meget tydeligt af udbudsmaterialet. 2.1 Driftsstyring Med brugerhistorien om driftsstyring ønsker AES en demonstration af den viste løsnings mulighed for at understøtte de forretningsmæssige processer i forbindelse med driftsstyring. Det er AES s generelle indtryk, at de viste løsninger langt fra imødekommer AES s behov for et overblik over sagerne for både sagsbehandler og driftsansvarlig chef. Det er også AES s vurdering, at brugervenligheden ville kunne fremmes ved færre klik i de konkrete processer. Endeligt vurderer AES, at de demonstrerede løsninger generelt viser gode muligheder for at styre sagerne. Løsningerne var dynamiske og klik-bare, og de gav alle et godt overblik. 2.2 Overblik Med brugerhistorien vedrørende overblik ønsker AES at få demonstreret, hvorvidt de viste løsninger giver sagsbehandleren det fornødne overblik over den konkrete sag. Endvidere ønskes overblik over sammenhængen til andre sager, som har sammenhæng med den konkrete sag, som gør sagsbehandleren i stand til effektivt at træffe beslutning om de fornødne sagsbehandlingsskridt. Generelt kan AES konkludere, at de demonstrerede udkast til løsninger er i stand til at vise et overblik til sagsbehandleren, men at der er en vis variation i kvaliteten af overblikket. Samtidig vurderes det, at ikke alle løsninger viser en brugergrænseflade med et for AES acceptabelt antal klik. 2.3 Sporbarhed Med brugerhistorien om sporbarhed ønsker AES at få vist, hvordan de demonstrerede løsninger kan dokumentere sporbarhed i en grad, som AES efterspørger. AES vurderer, at de præsenterede løsninger alle viste mulighed for god sporbarhed mellem dokumenter, eksempelvis fra en sag til en anden. Muligheden for ekstrahering var til stede via alle løsninger, men ikke alle løsninger håndterede ekstraheringen inde i selve løsningen. I det videre arbejde skal AES være meget tydelig i vores behov for it-understøttelse til ekstrahering, når sagsbehandleren skal understøttes i at udvælge passager i konkrete dokumenter, som skal udelades, fx i Side 5 af 13
forbindelse med behandling af aktindsigt. Behovet for ekstrahering er en forretningskritisk funktionalitet for AES, som behandler mange personfølsomme data. 2.4 Sagsbehandling I den fjerde brugerhistorie var det vigtigt for ANS-projektet at få demonstreret, hvordan en sagsbehandler håndterer forskellige elementer af sagsbehandlingen, herunder intern kommunikation til en anden medarbejder, fx en intern lægekonsulent. Endvidere var det vigtigt at få demonstreret fleksibilitet i løsningen. Generelt kan AES konkludere, at alle løsninger kunne håndtere de ønskede funktionaliteter. Dog var der forskelligheder i udførelsen og i den umiddelbare brugervenlighed. AES konkluderede endvidere, at det er vigtigt at tydeliggøre behovet for fleksibilitet i løsningen i det endelige udbudsmateriale. Side 6 af 13
3. Gennemgang af spørgsmål 3.1 Central funktionalitet Som et led i markedsdialogen har AES beskrevet sine ønsker og behov til centrale funktionaliteter, som frasebibliotek, beregningsfunktionalitet, regelmotor og selvbetjeningssystem. På baggrund af dialogen med de inviterede aktører kan AES konkludere, at: De præsenterede produkter fremstår sammensatte, hvilket betyder, at AES skal forberede sig på et betydeligt udviklingsarbejde sammen med den kommende leverandør. Udviklingsarbejdet vil omfatte såvel delapplikationer samt integrationer mellem disse. AES kan derfor også konkludere, at begrebet standard er skalerbart, og at det forestående udviklingsarbejde vil blive en delt opgave mellem AES og en kommende leverandør. Side 7 af 13
3.2 Brugerhistorie Med den udarbejdede brugerhistorie ønskede AES feedback på opbygning og indhold af brugerhistorien og spørgsmålet om den vil kunne anvendes som et væsentligt evalueringselement. Samtidig bad AES om markedets vurdering af, om det vil være værdiskabende at underbygge brugerhistorierne med visuelle elementer som fx brugerrejser eller wireframes. AES kan konkludere, at brugerhistorierne skal være mere detaljerede og præcise og med et bredere perspektiv for at fremme og sikre forståelse hos leverandørerne, som ikke kender AES's opgaver og processer i detaljer. Samtidig skal brugerhistorierne beskrive funktionaliteten tydeligere, og det skal undgås, at løsningen beskrives alt for konkret. Visuelle beskrivelser bør bruges med omtanke, da de kan begrænse udviklingsarbejdet, fordi løsningmulighederne indsnævres. AES skal være åben for fortolkninger fra leverandørens side. Der efterlyses en oversigt over definitioner/terminologiliste. Leverandørerne opfordrer til, at antallet af roller i brugerhistorierne holdes på et mere beskedent niveau, så kun de mest nødvendige er beskrevet. 3.3 Migrerings- og idriftsættelsesstrategier Som et led i etape 2 af markedsdialogen bad AES om feedback på den udarbejdede migrerings- og idriftsættelsesplan. På baggrund af dialogen kan AES generelt konkludere, at der skal være et betydeligt fokus på den organisatoriske implementering, da ANS er et kompleks projekt med betydeligt impact på forretningsprocesser og arbejdsgange. Dette stiller store krav til forandringsledelsen i AES som organisation. 3.4 Arbejdsmarkedets Erhvervssikrings medvirken Som et led i markedsdialogen ønskede AES, med udgangspunkt i dokument 4 Arbejdsmarkedets Erhvervssikrings medvirken, at få leverandørernes vurdering af, hvordan AES s setup vil kunne fungere, når AES skal møde leverandøren og samarbejde med vedkommende, efter at aftalen er indgået. Samtidig ønskede AES en drøftelse af, hvordan der opnås en optimal bemanding, som matcher det set up som leverandøren typisk vil stille med, herunder om ønsket om en agil tilgang til udviklingsarbejdet kan imødekommes med det skitserede set up. Leverandørerne opfordrer AES til at overveje brugen af en ekstern agil coach, som kan bistå med at sikre den agile udvikling og sikre klarhed over, hvad det konkret indebærer at arbejde agilt. Side 8 af 13
3.5 Integrationslandskab Med udgangspunkt i det udsendte materiale om AES s Integrationslandskab ønskede AES leverandørernes vurdering af, hvorvidt og hvordan deres ESDH-software kan håndtere de specifikke integrationer og kompleksiteten af AES landskab. På baggrund af markedsdialogen kan AES konkludere, at leverandørerne er bekendt med at bygge integrationer. I ANS-kontekst er opgaven pt. ubeskrevet, og det er derfor umuligt at vurdere, hvor omfattende arbejdet bliver. Ud fra projektets løsningsbeskrivelser kan det konkluderes, at uanset valget af leverandør vil der skulle udvikles en række komplekse integrationer og snit mellem de enkelte delelementer i løsningen. Disse snit fordrer kendskab til interne forretningsprocesser samt stærke kompetencer i forhold til integrationsdesign hos leverandøren. 3.6 Roller og rettigheder i ny løsning Med udgangspunkt i dokumentet "6 - ANS Rolle- og rettigheder" ønskede AES, at leverandørerne synliggjorde, at AES s ønsker kan opfyldes af det tilbudte ESDH-System. På baggrund af markedsdialogen kan AES konkludere, at: Det skal afklares, hvordan kravet om pseudonymisering, som kommer i takt med databeskyttelsesforordningen kan indarbejdes i den nye sagsbehandlingsløsning. 3.7 Prismodeller/licensstruktur Med udgangspunkt i dokumentet "Oplæg til prisspecifikation" ønskede AES leverandørernes feedback på, om opbygningen er markedskonform og indeholder de rigtige elementer, og hvordan prisbilaget spiller sammen med idriftsættelsesplanen. Samtidig ønskede AES en drøftelse af, om der findes andre gode anvendelige standardserviceydelser. På baggrund af markedsdialogen kan AES konkludere, at udkastet på nogle områder er markedskonformt, men at der er behov for yderligere dialog om det endelig indhold. Side 9 af 13
3.8 Persondata Som et led i markedsdialogen havde AES bedt om, at leverandørerne synliggør og beskriver, hvorledes det anbefalede ESDH-System overholder den persondataretlige regulering, herunder den nuværende persondatalov samt databeskyttelsesforordningen, når denne finder anvendelse efter den 25. maj 2018. På baggrund af dialogen med leverandørerne kan AES konkludere, at leverandørerne er godt forberedte på det arbejde og de krav, som databeskyttelsesforordningen vil føre med sig. Markedsdialogen om dette spørgsmål giver ikke AES anledning til særlige overvejelser. 3.9 Sikkerhed Da AES behandler en stor mængde fortrolige og følsomme personoplysninger, er det afgørende, at informationssikkerheden er en del af det grundlæggende design i det fremtidige ANS- system. Det er derfor vigtigt for AES at få et indtryk af sikkerhedsniveauet, herunder hvilke designs og arkitekturer, der anvendes til at beskytte de følsomme informationer i standardprodukterne. Et andet aspekt af sikkerhed er de elementer i systemet, som beskytter imod angrebsforsøg, der har til hensigt at forhindre systemets funktion herunder forskellige vira. Med dette udgangspunkt ønskede AES en beskrivelse af standardproduktets sikkerhedsarkitektur, herunder hvilke sikkerhedszoner, netværksstruktur og adskillelsesmekanismer der er tænkt ind i produktet, og er del af en typisk installation. Yderligere ønskes det belyst: a) Hvordan er systemets Autentifikation og Autorisations mekanismer opbygget? b) Hvilke roller eller adgangsniveauer med hvilke rettigheder er defineret i systemet? På baggrund af markedsdialogen kan AES konkludere, at der iblandt de forskellige leverandører er variation i niveauet og prioriteringen af sikkerhed i løsningerne. Der er på den baggrund behov for at kravene til sikkerhed formuleres omhyggeligt i lyset af at AES håndterer meget personfølsomme data. 3.10 Tilbudsgiver nr. 2 er bundet af sit tilbud i en afgrænset periode AES overvejer en kontraktuel konstruktion, hvor det er muligt at indgå aftale med både det vindende tilbud og det tilbud, som blev nr. 2 ved evalueringen af de indkomne tilbud. Hensigten er, at aftalen med nr. 2 kun træder i kraft, hvis aftalen med nr. 1 opsiges. På markedsdialogen ønskede AES en dialog om, hvorvidt man Side 10 af 13
som "nr.2" vil være interesseret i at indgå en aftale, hvor man er standby, og hvilke udfordringer der i givet fald vil være forbundet ved et sådant set up. På baggrund af markedsdialogen kan AES konkludere, at der er behov for yderligere dialog for at afklare væsentlige spørgsmål vedrørende fee struktur og tidsplan. AES arbejder derfor videre med et forsøg på at konkretisere de muligheder, der måtte være for at indføre nr.2-set-uppet i den kommende kontrakt. 3.11 Minisprint AES havde tilføjet endnu et spørgsmål, som man gerne ville drøfte med leverandørerne, nemlig muligheden for at operere med minisprint. AES forestiller sig et minisprint efter demoen, i udbudsfasen, af en varighed på 2-3 dage i lille skala, og uden betaling til leverandøren. Målet er at få en fornemmelse af samarbejdet, som en simuleret samarbejdsrelation. Efter markedsdialogen kan AES konkludere, at leverandørerne tog godt imod ideen, som et forsøg på at holde fokus på at etablere det gode samarbejde. Markedsdialogen giver AES anledning til at arbejde videre med ideen om minisprints. Side 11 af 13
4. Konklusion Efter gennemførelsen af markedsdialogens etape 2 kan AES konkludere, at dialogen har givet ANS-projektet værdifulde input og anbefalinger. AES arbejder nu videre med at indarbejde anbefalingerne i ANSprojektets fortsatte arbejde med forberedelsen af udbuddet. På baggrund af markedsdialogen kan AES samtidig konkludere, at der er brug for at få visse specifikke spørgsmål belyst yderligere, da markedsdialogens 2. etape har afsløret et behov for, at ANS-projektet afklarer nogle væsentlige forhold, som har stor indflydelse på tilrettelæggelsen af det videre arbejde. AES sætter stor pris på, at alle de involverede leverandører har tilkendegivet, at de gerne vil medvirke til endnu en etape af markedsdialogen. Den næste etape gennemføres efter sommerferien 2017, og vil omfatte følgende spørgsmål: Minisprint, da AES ser et potentiale i at simulere et samarbejdsforløb, førend det egentlige samarbejde med leverandøren påbegyndes Standard serviceydelser, fordi AES vurderer, at de kan være et konstruktivt element i den kontraktuelle prisfastsættelse af den kommende leverandørs ydelser Dokumentskabelse, da AES gerne vil have afklaret, hvordan leverandørernes løsninger evt. matcher AES s behov Organisatorisk forberedelse, da AES har erfaret, at denne opgave stiller en række omfattende krav til AES som organisation, fordi implementeringen af en ny sagsbehandlingsløsning vil medføre en omfattende forandring i hele organisationen Prøvekonverteringer, fordi leverandørerne anbefaler at AES løbende tester det planlagte set up for konverteringen for at få afklaret om der er behov for at justere det planlagte arbejde Side 12 af 13
5. Næste skridt Konklusionerne (dette dokument) fra markedsdialogen offentliggøres på AES.dk og uploades på udbudsportalen Mercell. Alle leverandørerne har tilkendegivet, at de ønsker at medvirke i endnu en etape af markedsdialogen, og ANS vil gennemføre denne efter sommerferien 2017. Formålet med næste etape af markedsdialogen er at afklare specifikke spørgsmål og forhold, som er af væsentlig betydning for den videre tilrettelæggelse af ANS-projektets arbejde. Rent praktisk forventer AES at relevante elementer til det kommende udbudsmateriale vil blive sendt til skriftlig kommentering. Denne proces forventes at blive gennemført op til flere gange frem til offentliggørelsestidspunktet. Notifikation om det fremadrettede forløb vil ligeledes ske via Mercell og AES.dk. Side 13 af 13