l.a: Nyt fra Biblioteksmedier - juni 2014 Behold+ på tidsskrifter lige om hjørnet Introduktion til bogsæsonen 2014 i nye klæder Automatiske statusmeddelelser fjerner rykkerbesvær
02 LEDER Biblioteksmedier har i en del år arbejdet målrettet på at blive mere end bare en materialeleverandør. Det at levere materialer til bibliotekerne er stadig vores kerneydelse, men vi har investeret meget i at udvikle services, der kan lette bibliotekspersonalets arbejdsgange fra materialevalg til betaling af fakturaen. Flere af disse tiltag er efterhånden blevet til noget, der ligner nationale standarder, og vi er stolte over, at vi har været medvirkende til at bidrage til et mere effektivt biblioteksvæsen, som har et fantastisk højt niveau. Det mest klare eksempel på en service, der har ført til en markant nemmere hverdag på bibliotekerne er Behold+. Stort set samtlige biblioteker modtager i dag deres materialer automatisk, og vi er rigtig glade for, at vi i løbet af efteråret kan sætte flueben ud for endnu en materialetype med Behold+, når vi lancerer servicen på tidsskrifter. En anden service, vi netop har lanceret, er muligheden for at få sendt automatiske statusmeddelelser direkte ind i DDELibra. Dermed bliver arbejdet med at rykke for forsinkede og udsolgte materialer meget lettere. Vi vil gøre det nemt Jeg vil også gerne slå et slag for vores materialevalgsservice, Valg+. Vi har nu i et par år stået for materialevalget på en stribe biblioteker, og erfaringen har vist 2 ting: Materialevalget kan langt overvejende sættes på formel, uden at det går ud over kvaliteten, og så frigør det en del administrativ tid, som kan bruges på borger-rettede aktiviteter. Du kan her i bladet læse om, hvad det konkret har betydet på Norddjurs Biblioteker. Redaktion: Steen Lund, sl@bibmed.dk Jeppe Nyrup, jeppe@katkom.dk Alle disse tiltag kunne ikke blive til realitet uden input og sparring med bibliotekerne. Vi vil fra Biblioteksmediers side derfor gerne takke for de mange værdifulde input, vi får gennem henvendelser i kundeservice, og i særdeleshed via vores kundetilfredshedsundersøgelser. Vi håber, I vil blive ved med at komme med ærlige og konstruktive indspark, som kan hjælpe os til nye idéer og til at blive endnu bedre. Layout: Hanne Støvring, hst@bibmed.dk Med venlig hilsen Hans Ole Poulsen Adm. direktør Energivej 9 2750 Ballerup Tel 44 86 78 88 www.biblioteksmedier.dk
Indhold: Automatiske statusmeddelelser...03-04 Valg+ har givet mere tid til borgerne...05 Behold+ udvides til tidsskrifter og årbøger...06-07 Biblioteksmedier præsenterer årets bogsæson...08-09 Jeres mening er uundværlig...10-11 Slut med rykkerbesvær Af Jeppe Nyrup jeppe@katkom.dk Biblioteksmedier har i samarbejde med Axiell udviklet en ny service, der sparer det manuelle arbejde med at opdatere bibliotekssystemet med forsinkede og udsolgte materialer. Det er nu muligt at få sendt statusmeddelelser direkte ind i bibliotekssystemet, som bliver opdateret med den nye forventede leveringsdato eller annulleret, hvis materialet er udsolgt. Muligheden er blevet til efter et samarbejde mellem Biblioteksmedier og Axiell om at udvikle en ny service, der har til formål at mindske administrationsarbejdet ved opfølgningen på bestillinger. Og servicen kommer til at lette en del. Blandt andet på Frederiksberg Bibliotek, der har været med til at teste servicen de seneste uger.
04 Vi har hidtil løbende tjekket ikke leverede materialer, udskrevet rykkere og sendt dem på print til materialeleverandørerne og opdateret det i DDElibra. Den manuelle opgave er med den nye funktionalitet ikke længere nødvendig at udføre, siger Lene Meldhede, der er koordinator i materialehåndteringen på Frederiksberg Bibliotek. Årsag til ændring følger med Hver gang der sker ændringer i leveringsdato eller kommer udsolgt-meldinger for et materiale hos Biblioteksmedier, vil der med den nye ordrestatusservice blive sendt en meddelelse til DDELibra med ændringen og ikke mindst årsagen. Det vil fremgå af posten i bestillingssystemet, hvad grunden til forsinkelsen eller annulleringen er, så bibliotekspersonalet har noget konkret at forholde sig til og formidle videre, hvis en låner spørger efter materialet, forklarer Steen Lund, der er markedschef hos Biblioteksmedier. Selvom vi ikke længere skal løse den administrative opgave omkring opfølgning og registrering, så har vi stadig en informationsopgave i forhold til bibliotekarerne, der skal have besked om ændringerne, siger Lene Meldhede. Derfor vil biblioteket stadig modtage en mail med den ændrede status, men hvis man vælger at få servicen vil denne kun være ren information opdateringerne i systemet sker som nævnt automatisk. Sådan kommer du i gang Det er nødvendigt at kontakte både Biblioteksmedier og Axiell, så begge virksomheder kan få det igangsat rigtigt i systemerne. Servicen er gratis for Biblioteksmediers kunder. Det ser Frederiksberg Bibliotek som en stor fordel. Statusbegrundelser: Forsinkelse: A Varen ligger i restordre hos leverandøren B Varen er endnu ikke udkommet C Leverandøren har hold-back på titlen Udsolgtmeldinger: A Varen er udsolgt B Varen er udsolgt i den bestilte udgave, men fås i alternativ udgave C Varen er en bogklubudgave kun for medlemmer D Varen ikke er fremstillet med henblik på videresalg E Varen ikke kan leveres via Biblioteksmedier - henvendelse direkte til leverandøren F Varen nu kun findes i PDF udgave, som kan bestilles i trykt udgave på andet varenummer G Varen er en særudgave H Varen er en særudgave, ordinærudgaven fås på andet varenummer I Varen ikke kan skaffes med udlånsret J Varen kan ikke leveres, da vi ikke kan få kontakt til leverandøren. www.biblioteksmedier.dk
Kvalitetstid med Valg+ Norddjurs kommune har i to år fået foretaget materialevalget af Biblioteksmedier, og Valg+ har givet masser af kvalitetstid med borgerne på kommunens biblioteker. Der er jo så mange andre kanaler, hvor folk kan og hellere vil tilgå materialerne, end biblioteket, så i stedet for at bruge vores tid på administration og indkøb, giver det mere mening, at vi hjælper borgerne i den retning, de ønsker at gå. Og vi er glade for den tid, vi har fået foræret, ved at materialevalget er blevet outsourcet, mener han. Af Jeppe Nyrup jeppe@katkom.dk I 2012 valgte Norddjurs kommune som en af de første i landet at outsource al materialevalg til Biblioteksmedier. Ikke for at spare penge, men fordi man ønskede at bruge tiden anderledes i en tid, hvor bibliotekets rolle er under forandring. Vi havde en forventning om, at udlånstallene ville falde, og man behøver ikke kigge ret meget på udlånsstatistikkerne for at finde ud af, at det også er gået den vej. Så vi forsøger at udfylde den ramme, der er udstukket for os, på en anden måde. Vi er stille og roligt på vej væk fra at være en udlånscentral hen mod en form for kultur- og oplysningshus, siger Lars Jørn Larsen, der er afdelingsleder på Auning, Ørsted og Ørum Bibliotek. Mange flere arrangementer I stedet for at bruge personaleressourcerne på administrative opgaver ønskede Norddjurs Biblioteker derfor at frigøre så meget tid som muligt til borgerrettede opgaver herunder i særdeleshed formidling. Da målet har været at skære ned på de administrative opgaver, har Lars Jørn Larsen heller ikke et præcis billede af, hvor meget tid, der faktuelt er blevet frigjort. Vi har jo ikke brugt tiden på at lave beregninger på, hvor meget ekstra tid det har givet os. Men det har betydet, at vi har været i stand til at opprioritere vores arrangementsvirksomhed ganske betydeligt, og it-undervisningen har vi også fået mulighed for at skrue voldsomt i vejret. Det er hele paletten af biblioteksarrangementer, vi har kunnet opruste på. Så vi kaster nu væsentlig flere kræfter i alt fra litterære foredrag til hobbyaktiviteter for både børn og voksne, siger han. Norddjurs udlånsstatistik 2009 2010 2011 2012 2013 Udlån i alt 314.934 327.690 337.843 308.353 282.965 Kilde: Danmarks Statistik og Norddjurs Biblioteker
06 Behold+ på tidsskrifter og årbøger www.biblioteksmedier.dk
materialer med merværdi Tidsskrifter og årbøger bliver de næste materialetyper med Behold+. Løsningen bliver i første omgang udviklet i samarbejde med Axiell, og der arbejdes intenst på at færdiggøre setuppet. Af Jeppe Nyrup jeppe@katkom.dk De seneste 4 år har Behold+ med sin nemme og smidige indgåelse af materialer lettet modtagelsen af materialer på næsten samtlige danske biblioteker. Enkelte materialetyper har dog ladet vente på sig på grund af tekniske og logistiske udfordringer, men snart er paletten komplet. Efter Biblioteksmedier sidste år overtog Bierman og Bierman er tidsskrifter for alvor blevet en del af produktsortimentet, og siden overtagelsen er der blevet arbejdet målrettet på at kunne tilbyde Behold+ på tidsskrifter. Det bliver en betydelig lettelse for modtagelsen på bibliotekerne, når tidsskrifterne kommer med Behold+etiketter på, fordi det manuelle arbejde med at registrere og klargøre materialerne derved stort set bliver elimineret. Udviklingsarbejdet er nu inde i sin sidste fase, hvor der bliver lavet aftaler med de forskellige forlag og udgivere. Det er nemlig nødvendigt, at det normale leveringsflow bliver ændret. Normalt bliver tidsskrifterne sendt, så bibliotekerne har dem på udgivelsesdagen, som alle andre typer abonnementer. Men når vi skal klargøre tidsskrifterne med Behold+etiketter, er det jo nødvendigt, at vi kan få dem tidligere end normalt, for at vi stadig kan yde den gode service. Derfor er vi i fuld gang med at lave aftaler med udgiverne, så vi får dem før tid, siger Torben Harder, der er projektleder hos Bilioteksmedier. Flere tekniske udfordringer Leveringsdatoen er den sidste af en række problematikker, som hidtil har gjort det vanskeligt at implementere Behold+ på tidsskrifter. Først og fremmest kunne det ikke lade sig gøre rent teknisk hverken i bibliotekssystemet eller i vores setup. Behold+ er afhængig af et bestillingsnummer på den enkelte udgivelse, men det bliver ikke på samme måde genereret på et abonnement. Derfor er Axiell i gang med at opdatere DDELibra, så tidsskrifter også fungerer med automodtagelse, og vi har desuden lavet nogle ændringer i vores system, forklarer Torben Harder. Dernæst var vores produktion slet ikke gearet til at klargøre tidsskrifter. De plejer jo at blive sendt direkte til det enkelte bibliotek fra forlagene, så vi får opbygget en ny produktionslinje, som kan tage sig af de mange tusinde tidsskrifter, der kommer ind hver uge, når vi er helt oppe at køre, siger han. De første succesfulde tests De første interne tests er nu kørt igennem med succes, alligevel er Torben Harder forsigtig med at åbne op for sluserne. Selvom vi har kørt eksemplarer igennem systemet uden problemer, skal vi være sikre på, at både kundeservice og produktion kan håndtere skaleringen. Der skal indarbejdes helt nye arbejdsgange, for at vi kan levere den bedste service. Der kommer altid nogle udfordringer, der skal tages hånd om, så vi skruer stille og roligt op for antallet af magasiner og biblioteker, fortæller han. Rent håndteringsmæssigt vil bibliotekernes tidsskriftsabonnementer stadig blive administreret via Bierman og Biermans onlinesystem, hvor det er muligt at søge efter andre udgivelser, opsige abonnementerne, sende reklamationer med mere. Leveringen med Behold+ vil ske fra Biblioteksmedier i Ballerup frem for fra de forskellige forlag. På den måde kan tidsskrifter registreres i bibliotekssystemet på samme måde som alle andre materialer med Behold+. Kontakt markedschef hos Biblioteksmedier, Steen Lund, på tlf. 51 27 25 49 for at høre mere om Behold+ på tidsskrifter. Tidsskrifter og årbøger Få frie hænder med Behold+ Nu også Behold+ på tidsskrifter og årbøger Der bruges meget tid i bibliotekerne på at håndtere modtagelse af tidsskrifter og subskriptioner. For hvert materiale skal accessionsposten søges frem, nummeroplysninger skal kontrolleres og tidsskriftets materialenummer/chip skal registreres. Bestillingerne sendes til Biblioteksmedier i form af en EDitX Library Order-bestilling. Bestillingen indeholder A-numre, tilhørende profiloplysninger samt oplysning om år, vol. og nr. Der dannes 3 nye Collection Codes til år, vol. og nummer f.eks. 60, 70 og 80. Biblioteksmedier kontrollerer ved modtagelse fra forlagene om de modtagne numre svarer til det forventede og rykker om nødvendigt for manglende numre. I forbindelse med levering af tidsskrifterne fremsender Biblioteksmedier en ship notice, der indeholder det endelige materialenummer, samt oplysninger om år, vol. og nummer, som opdateres i bibliotekssystemet. Ved at accessionen har status for automodtagelse, vil systemet opdatere materialesamlingen på forrige tidsskrift/subskription og samtidig foretage en fremskrivning til næste forventede tidsskrift/subskription og automatisk danne en ny bestilling.
08 Årets bogsæson rykker ind på bibliotekerne Biblioteksmedier har overtaget depechen med at arrangere Introduktion af årets bogsæson fra Bibliotekarforbundet. Det er ambitionen at udvikle konceptet til at blive endnu bedre i de kommende år. Første træk er at rykke arrangementerne hjem på bibliotekerne, hvilket skærer en ordentlig luns af deltagerprisen. at give bibliotekarerne en faglig saltvandsindsprøjtning, forklarer Steen Lund. Centralbibliotekerne har de fysiske rammer til at huse sådan et arrangement, og så er det alt andet lige mere relevant at holde det på bibliotekerne som jo er en institution for formidling af litteratur, siger han. Af Jeppe Nyrup jeppe@katkom.dk Introduktion til bogsæsonen er efterhånden blevet en institution i det litterære Danmark, hvor fagfolk fra biblioteker kan få en bred orientering om årets vigtige bogudgivelser. 2014-udgaven bliver ingen undtagelse, men til forskel fra tidligere år er det denne gang Biblioteksmedier og 5 centralbiblioteker - og ikke Biblioterkarforbundet - der står bag arrangementerne. Vi blev spurgt af Bibliotekarforbundet, om vi kunne tænke os at overtage arrangementerne, og beslutningen om at takke ja var egentlig ikke svær. Indholdet spiller meget godt sammen med vores forretning som landets førende materialeleverandør og vores service omkring materialevalg, hvor vi kan hjælpe bibliotekerne med værdifulde input om de materialer, der er tilgængelige, siger Steen Lund, der er markedschef i Biblioteksmedier. Prisen er sat ned Introduktion til årets bogsæson har i årevis været et populært arrangement, men de seneste sæsoner har deltagerantallet været faldende. Et væsentlig parameter har været deltagerprisen. Samarbejde med Centralbibliotekerne Afholdelse af seminarerne sker i samarbejde med centralbibliotekerne i Odense, Vejle, Herning, Roskilde og Gentofte, som også kommer til at huse arrangementerne i år. Sidstnævnte byder Biblioteksmediers initiativ med at overtage arrangementerne velkommen. Der er rift om pladserne, når de bliver udbudt, for det giver et rigtig godt overblik over sæsonen og giver bibliotekarerne nogle unikke faglige input, de virkelig kan bruge i deres daglige formidling, forklarer Thomas Angermann, der er vicebibliotekschef på Gentofte Bibliotekerne. Han ser positivt på mulighederne for at forbedre arrangementerne i fremtiden. Det kunne være interessant at udvikle konceptet yderligere. Vi har en strategi om at bygge vores kompetenceudvikling på partnerskaber med andre, så i det lys kunne dette være en unik mulighed for at skabe noget virkelig godt. Vi kan byde ind med en stor viden om hverdagen på bibliotekerne, så i samspil med Biblioteksmediers netværk i forlagsverdenen er der virkelig potentiale for at gøre arrangementerne endnu bedre, end de har været hidtil, siger han. Økonomisk prioritering er blevet en væsentligere opgave i hverdagen på landets biblioteker, så det er klart, at nogle har været nødsaget til at vælge det fra. Vi har derfor haft fokus på at reducere prisen uden at gå på kompromis med det faglige udbytte. Det sker blandt andet ved at afholde arrangementerne på landets centralbiblioteker frem for på et hotel. På den måde håber vi, at det bliver nemmere at finde midlerne i budgettet til Introduktion til bogsæsonen 2014 afholdes i: Odense 11/11-2014 Vejle 12/11-2014 Herning 13/11-2014 Gentofte 18/11-2014 Roskilde 19/11-2014 www.biblioteksmedier.dk
Programmet til alle arrangementerne ser således ud: 09.00 Indtjekning og morgenkaffe 09.30 Billedbøger, børnebøger, ungdomsbøger og tegneserier 10.30 Pause - ved Steffen Larsen, anmelder ved Politiken 10.45 Dansk og nordisk skønlitteratur 11.45 Frokost - ved Liselotte Wiemer, anmelder ved Kristeligt Dagblad 12.30 Oversat skønlitteratur - ved Carsten Berthelsen, 13.30 Pause foredragsholder, forlagskonsulent og forfatter 13.45 Krimier og klassikere 14.45 Pause - ved Bo Tao Michäelis, anmelder ved Politiken 15.00 Biografier, debat og kultur - ved Lone Kühlmann, journalist og forfatter 16.00 Tak for i dag
10 Når små ting betyder meget Biblioteksmedier har indført en ny metode for at måle kundetilfredsheden. Det har åbenbaret en masse små konkrete problematikker på bibliotekerne, som der nu bliver taget hånd om. www.biblioteksmedier.dk
Af Jeppe Nyrup jeppe@katkom.dk. Foto: Lasse Nyrup Biblioteksmedier begyndte sidste år at måle kundetilfredsheden på en ny måde, som gør det nemmere løbende at få konkrete tilbagemeldinger fra bibliotekerne. Erfaringerne viser måske ikke overaskende - at djævelen virkelig ligger i detaljen. Således er der dukket en del problemstillinger op, som kan give bibliotekerne forbedringer i daglige arbejde, når de bliver løst. Det har vist sig, at flere biblioteker har haft øje på nogle ting, der var uhensigtsmæssige for dem, men som både de selv og Biblioteksmedier opfattede som en individuel problemstilling, der ikke var aktuel for andre kunder. Men det har det i flere tilfælde været. Et eksempel dukkede op i Middelfart, der flere gange havde oplevet problemer med bøger med bilagsmateriale, hvor bilagene i form af hæfter, kort eller cd-skiver faldt ud og blev væk. Hvis bogen vendte på hovedet var der risiko for, at det faldt ud. Det er jo en lille ting, som godt kan fylde meget for flere kunder. Vi oplever det bare ikke, fordi den slags problemstillinger først viser sig ude i det virkelige liv ikke hos os, hvor bogen bare bliver klargjort og lagt ned i en kasse, forklarer Henrik Dupont, der er produktionsleder ved Biblioteksmedier. slet ikke alt, siger Steen Lund, som er markedschef i Biblioteksmedier. Med den nye målemetode får vi en status hver måned fra en del af vores kunder. Til gengæld får vi rigtig mange konkrete problematikker, vi kan arbejde videre med, og det har rykket vores serviceopfølgning meget, siger han. Individuel løsning til blu-ray Hvert bibliotek har udviklet sine egne arbejdsgange og måder at opstille materialerne på. Det betyder også, at nogle udfordringer er individuelle, men dem bliver der også taget hånd om, efter den nye målemetode blev indført. Løsningen var til gengæld ret enkel. Vi har simpelthen vendt lommen til bilagsmaterialet 90 grader, så toppen, hvor materialet bliver puttet ned, nu ikke længere vender opad, men ind mod ryggen på bogen. Dermed er bilagsmaterialet låst, når bogen er lukket og kan ikke falde ud. Hvis bilaget er for højt til at ligge ned bliver der sat en ekstra trekantslomme i toppen af bogen, så det sikrer bilaget mod at falde ud. Den henvendelse har betydet, at vi ændrer procedurer for alle biblioteker, siger Henrik Dupont. Hyppigere tilfredshedsmålinger Tidligere målte Biblioteksmedier på kundetilfredsheden to gange årligt. Det gav en masse data, men metoden gjorde, at der ikke i samme grad kom konkrete problemstillinger frem i lyset. Vi kunne bare se, at kunderne overordnet set var tilfredse på en lang række områder. Enkelte steder for eksempel på klargøringskvaliteten - scorede vi lidt lavere, og her var der så plads til forbedring. Vi kunne bare ikke se præcis, hvad vi skulle gøre, så vi agerede i praksis lidt i blinde og fangede På Varde Bibliotek skelner de ikke i opstillingen mellem dvd og blu-ray formatet på film. Det har voldt problemer, når en serie er katalogiseret som enkelte udgivelser, og en boks med 4 blu-ray-skiver derfor bliver klargjort i 4 nye bokse frem for originalæsken. De er sorte og ikke blå, som normale blu-rayæsker, og det kan lånerne ikke finde ud af at skelne mellem. Dermed kommer nogle lånere hjem med en blu-ray i den tro, at det er en dvd, og skiven virker derfor ikke i afspilleren. Det er et godt eksempel på noget, der har betydning for ganske få lånere, men de får en dårlig oplevelse og vi var sandsynligvis ikke blevet klar over den problematik, hvis vi ikke havde fået tilbagemeldingen fra Varde, som vi prompte agerede på. Vi håber derfor at få endnu flere tilbagemeldinger om stort og småt, for det er den eneste måde, vi kan forbedre servicen på, siger Steen Lund. For at løse problematikken med forveksling af dvd og blu-ray på Varde Bibliotek har Biblioteksmedier nu tilbudt at montere blu-ray etiketter på boksene, så det er nemmere at identificere formatet.
valg+.indd 1 05-03-2012 09:48:52 Valgfrihed Frigør tid med Valg+ 90-95% af materialevalget kan forudsiges ved hjælp af en detaljeret indkøbsprofil for det enkelte bibliotek. Ved at outsource materialevalget kan I bibliotekerne i større grad fokusere på formidling. Kontakt markedschef Steen Lund på tlf: 5127 2549 eller sl@bibmed.dk Valg+ Formål med Valg+ Fordele for biblioteket Materialetyper og sortiment At tilbyde danske folke- og skolebiblioteker en mulighed for at overlade materialevalget til en ekstern samarbejdspartner At udnytte stordriftsfordele og sikre et kvalitativt materialevalg i bibliotekerne Biblioteket opnår: Et højt fagligt niveau i materialevalget En mulighed for at effektivisere materialevalgsprocessen En endnu hurtigere modtagelse af materialer - fra katalogisering til færdigt udlånsklart materiale Der vil være materialevalgskonsulenter inden for følgende materialetyper: Danske bøger, opdelt efter skøn- og faglitteratur til voksne og børn Musik Film Multimedier Lydbøger DBC s mediefortegnelse vil være udgangspunkt for materialevalget materialer med merværdi