Sekretærkurset 2019 v/asbjørn Isaksen, Landssekretær
Hvem er jeg? Asbjørn Isaksen, Landssekretær 69 år, uddannet svagstrømsteknikker, Merkonom i Markedsføring og Civiløkonom i afsætning Arbejdsliv som Adm. Direktør, IT-direktør og webchef, samt deltaget i en del bestyrelsesarbejde med speciale i IT-netværk og fusioner, er nu Landssekretær. Civilstand: gift med Margit og har 2 børn, Mette & Christian, begge bosiddende i Københavnsområdet. Rotary CV: Optaget 1980 i Sæby RK, været præsident 2 gange, sekretær i 7 år, Counsellor i 5 år, CICO i 15 år, samt beklædt alle øvrige bestyrelsesposter i klubben. Deltaget i Distriktsarbejdet og var Guvernør for D1440 i 2011-12 Blev ansat som Landssekretær pr. 1. okt. 2012 Asbjørn Isaksen 2
Landssekretariatet Rotary Danmarks Sekretariat v/asbjørn Isaksen Sønderstrand 11, 1.tv 9300 Sæby Tlf.: (+45) 3880 4008 Tlf.: (+45) 40 456 456 E-mail: rds@rotary.dk Asbjørn Isaksen Margit Isaksen Ingen spørgsmål er dumme, det er dumt ikke at spørge! HUSK: I er altid velkommen til at ringe til os Asbjørn Isaksen 3
Dataudvekslingen mellem RI og RD 262 af 263 Rotary klubber i DK er med i dataudvekslingen mellem Rotary International og Rotary Danmarks databaser. Det betyder: At alle medlemsdata, klubdata og bestyrelsesdata der skal afleveres til RI, automatisk bliver sendt fra RD databasen til RI hver nat! Derfor skal den danske database bare altid være ajourført, så fungerer det hele perfekt :0) Asbjørn Isaksen 4
Hvad skal en sekretær huske? Asbjørn Isaksen 5
Hvad skal en sekretær huske 1. juli & 1. januar SKAL medlemslisten på Rotary.dk være ajourført. Den bruges til at trække antal medlemmer til fakturering både for RI og RD BEMÆRK: det er jeres ansvar at klubben bliver faktureret for det korrekte antal medlemmer. 1. februar SKAL som min. Præsident, Sekretær & Kasserer være oprettet for det kommende års bestyrelse på rotary.dk Asbjørn Isaksen 6
Hvad skal en sekretær huske Ca. 15. april: Bestilling af den nye medlemsbog. Gøres på hjemmesiden under servicefunktioner og SHOP. Bliver faktureret til kassereren, når de udsendes ca. 25. juni. (på nyt Rotary år) 15. maj SKAL den kommende bestyrelse være oprettet på rotary.dk og alle rettelser vedrørende klubdata og medlemsdata foretaget da vi denne dato laver udtræk til medlemsbogen. Det er det eneste vi i RD beder dig om at gøre! Asbjørn Isaksen 7
Hvad skal Præsidenten huske? Asbjørn Isaksen 8
Præsidenten I forhold til Rotary Danmark Sørge for at Sekretær og Kasserer overholder deres deadlines. Sørge for at klubbens målsætninger bliver indtastet i Rotary Club Central på Rotary.org Sørge for klubbens ve og vel Ellers intet Asbjørn Isaksen 9
Hvad skal en kasserer huske? Asbjørn Isaksen 10
Hvad skal en kasserer huske Betale faktura der udsendes fra Rotary Danmark inden 10. juli og 10. januar. Skal betales fakturadato + 8 dage. * Præsident og kasserer får fakturaen fra Rotary Danmark pr. e-mail. Betale faktura udsendes fra Rotary International til Præsident, sekretær og Kasserer ultimo juli & ultimo januar. Skal betales inden 120 dage fra fakturadato. * Formand for medlemsudvalget, Formand for Foundation udvalget og Excecutive secretary får også RI fakturaen pr. e-mail, hvis de er oprettet under ledelsen på rotary.dk. Asbjørn Isaksen 11
Regler for betaling til RI RI vil selvfølgelig gerne have pengene så hurtigt som muligt, men betalingsfristen er 1. januar 120 dage eller 1. juli 120 dage. Hvorefter der sker eksklusion! Hvis en klub bliver ekskluderet skal der for at blive genåbnet betales et fee på 10 US$ for åbningen, samt 15 US$ i nyt medlemsgebyr. Herudover skal der laves nye åbningsdokumenter som ved ny klub Fakturaen skal bare betales som en ganske almindelig bankoverførsel til en dansk bank. Nordea Bank Reg.nr.: 2040 Konto 5367215307 HUSK: skriv klubnummer og klubnavn samt fakturanummer som eks.: 10098 Sæby RC Inv 8443 Asbjørn Isaksen 12
Årshjulet for sekretæren Asbjørn Isaksen 13
Årets gang hvad der er tilbage for din forgænger Marts: Instruktionsmødet (det er lige nu) Primo april: Sekretæren skal bestille medlemsbogen, faktura sendes til Præsident og kassereren når bøgerne udsendes ca. 25. juni. (Bestilles på SHOP på rotary.dk) 15. maj: Medlemsdata ajourføres før data udtræk til medlemsbogen Juni: Få overdraget fra forgænger Det er altså din forgængers ansvar! Asbjørn Isaksen 14
Årets gang for jer! 1. juli: Medlemsantal trækkes på databasen til fakturering for første halvår 2019-20 både i Rotary Danmark og Rotary International. Du er ansvarlig for at antallet passer August: Send sidste års regnskab og beretninger mv. til klubbens arkivar og til byhistorisk arkiv. September: Deltage i Distriktskonferencen Asbjørn Isaksen 15
Årets gang for jer! 1. januar: Medlemsantal trækkes på databasen til fakturering for andet halvår 2019-20 både i Rotary Danmark og Rotary International. Du er ansvarlig for at antallet passer 1. februar: Indberette bestyrelsen på rotary.dk 15. februar oprette Sekretær elect i ledelsen for indeværende rotaryår med adm. rettighed, så de kan deltage i Sekretærkurset på PETS- og instruktionsmødet i marts/april måned. Asbjørn Isaksen 16
Årets gang for jer! Primo april: Sekretæren skal bestille medlemsbogen, faktura sendes til Præsident og kassereren når bøgerne udsendes ca. 25. juni. (Bestilles på SHOP på rotary.dk) 15. maj: Medlemsdata ajourføres før udtræk til medlemsbogen Juni: Sørg for at overdrage til efterfølgeren på en god måde Så er du færdig med dit år Asbjørn Isaksen 17
Hvad spørger sekretærer meget om? Asbjørn Isaksen 18
Hvad er godt at vide? Hvordan anskaffer jeg en PHF Har man et medlemskort Behandling af lister fra hjemmesiden Rotary International`s Club Central Rotary International`s Brand Center Rotary International`s Show Case Asbjørn Isaksen 19
Hvordan anskaffer man en PHF? Asbjørn Isaksen 20
Download Asbjørn Isaksen 21
Download Asbjørn Isaksen 22
Download - Her står de løbende informationer vi laver til jer Asbjørn Isaksen 23
Kontingent Rotary Norden - Medlemsstatistik Asbjørn Isaksen 24
PHF Asbjørn Isaksen 25
PHF - bestilling 1. Kontaktpersoner i Zürich 2. Vejledning i udfyldelse af PHF skema 3. PHF ansøgningsformular 4. Bestilling af PHF medallion Asbjørn Isaksen 26
PHF skema sendes til Asbjørn Isaksen 27
Vejledning Asbjørn Isaksen 28
PHF skema Asbjørn Isaksen 29
PHF skema Asbjørn Isaksen 30
Sekretærens opgaver Asbjørn Isaksen 31
Download de gule sider Opdateret 3. august 2018 Asbjørn Isaksen 32
Øvrigt under Downloads ROTARY INTERNATIONAL MATERIALE FOUNDATION BLANKETTER COUNSIL ON LEGISLATION 2016 RI POWERPOINT TEMPLATE DOWNLOAD TRYKKLARE ROLL-UPS RETNINGSLINIER DOWNLOAD AG PJECEN ROTARY MEDLEMSKORT Asbjørn Isaksen 33
Har man et medlemskort Asbjørn Isaksen 34
Download - Det nye medlemskort Kan downloades og udskrives Er gratis at bruge Laminering koster ikke meget! Asbjørn Isaksen 35
Behandling af lister fra hjemmesiden Asbjørn Isaksen 36
Konvertering af csv til excel Gå ind på ex. medlemmer Tryk på de 3 lodrette prikker Tryk på hent medlemsdata Tryk på åbn Asbjørn Isaksen 37
Asbjørn Isaksen 38
Asbjørn Isaksen 39
Asbjørn Isaksen 40
Asbjørn Isaksen 41
Asbjørn Isaksen 42
Rotary International`s Hjemmeside Asbjørn Isaksen 43
RI webben Sørg for at få adgang til My Rotary på www.rotary.org Der findes en vejledning i Sekretærens værktøjskasse om hvordan man kommer ind. Når du har adgang kan du slå Club Recognition Summary op vedligeholde klubmål på Club Central Anvende Brand Centret Og meget mere! Asbjørn Isaksen 44
Når du er logget rigtig ind! Kan du se My Club Snapshot Kan du se Online Tools Vi skal se nærmere på de 3 øverste Asbjørn Isaksen 45
Rotary International`s Club Central Asbjørn Isaksen 46
Rotary Club Central Asbjørn Isaksen 47
Rotary International`s Brand Center Asbjørn Isaksen 48
Brand Center Asbjørn Isaksen 49
Brand Center Asbjørn Isaksen 50
Brand Center Asbjørn Isaksen 51
Brand Center Asbjørn Isaksen 52
Brand Center Asbjørn Isaksen 53
Rotary International`s Show Case Asbjørn Isaksen 54
Show Case Asbjørn Isaksen 55
Show Case Asbjørn Isaksen 56
Nu er det jeres tur til at arbejde Asbjørn Isaksen 57
Hands on på hjemmesiden Nu er det jeres tur til selv at prøve det! Asbjørn Isaksen 58
Hands on på hjemmesiden Gå til : https://www.rotary.dk Asbjørn Isaksen 59
Hands on på hjemmesiden Log ind med dit eget medlemsnummer og dit min. 8 karrakters password Asbjørn Isaksen 60
Hands on på hjemmesiden Så er du her! Din helt egen side For at arbejde i klubben skal du trykke på klubnavnet her. Asbjørn Isaksen 61
Hands on på hjemmesiden Så kommer du her på denne side! Tryk på de 3 lodrette prikker her Asbjørn Isaksen 62
Hands on på hjemmesiden Asbjørn Isaksen 63
Hands on den nye hjemmeside Asbjørn Isaksen 64
Hvordan opretter og administrerer jeg MINE FAVORITTER - 3.05 min. Se her Asbjørn Isaksen 65
Ny i Rotary: Hvordan opretter jeg en ny adgangskode - 1.52 min. Opret et medlem (gæste/aktivt medlem) Aktiver et gæstemedlem - 1:58 min. Udmeld et medlem - 1:01 min. Flyt medlem til anden klub - 2:41 min. Genindmeld et medlem - 1:32 min. Asbjørn Isaksen 66
Hands on den nye hjemmeside Videoerne er primært målrettet mod klubredaktører, der gerne vil lave mere interessante klubsider for medlemmerne og andre, men principperne er de samme uanset hvilket niveau man er redaktør på. Opret uge-/nyhedsbrev på klubniveau - 6:15 min.* Opret artikler, arrangementer og projekter - 3:57 min. Opret undersider - 3:50 min. Opret foto- og videogallerier - 2:32 Asbjørn Isaksen 67
Tak for opmærksomheden God arbejdslyst som sekretær for klubben! Asbjørn Isaksen 68