rs BESKRIVELSE AF RELEASE 1.8.1 KMD NOVA ESDH Side 1 af 14
Forord KMD frigiver release 1.8.1 af KMD Nova ESDH den 16.02.2018. Denne release håndterer primært en uhensigtsmæssighed med Outlook-integrationen, når brugeren anvender Google Chrome browseren. Samtidig er der også rettet nogle fejl, primært omkring Outlook, men også et problem med TIF-dokumenter, som ikke kunne konverteres til PDFformat. NB. Vær opmærksom på, at der SKAL installeres en ny Office Add-in i forbindelse med ibrugtagning af den nye release for at ny funktionalitet og fejrettelser kan slå igennem. Se nærmere i afsnit Fejl! Henvisningskilde ikke fundet.. Ønsker du en beskrivelse af tidligere releaset funktionalitet, skal du finde releasebeskrivelsen for den relevante release på kundenettet eller via hjælpe-knappen (? ) i Nova ESDH. Indhold 1 Ny version af Nova Office Add-In... 3 2 Outlook integration... 3 2.1 Outlook import via højremenu... 3 2.2 Advarsel, hvis mail indeholder bilag med filtype, som ikke er tilladt... 8 3 Tips til brug af Outlook... 8 3.1 Gem vedhæftet dokument fra en e-mail uden at gemme selve e-mailen... 9 Metode - Drag and drop (træk og slip)... 9 Metode - Dialog Importer e-mails/kalenderaftaler fra Outlook... 9 3.2 Ændre overskrift på de enkelte e-mails og vedhæftninger... 12 4 Behandling af fejl og uhensigtsmæssigheder... 13 Side 2 af 14
1 Ny version af Nova Office Add-In Version 1.8.1 af KMD Nova ESDH indeholder primært ændret funktionalitet til Outlook-integration. Sammen med versionen er der en ny version af Office Add-in, som skal installeres før Nova ESDH tages i brug. Installationen kan foretages af den enkelte bruger, direkte fra KMD Nova ESDH via burger - menuen eller af Kommunens IT-afdeling, f.eks. hvis I anvender Citrix. Add-in en vil være tilgængelig fra nedenstående link fra onsdag den 13.2.2019 kl. 9.00, så administratorer kan gøre installationen klar til central udrulning. Versionen skal installeres efter Nova releasen d. 16. februar - og inden den tages i brug af brugerne mandag d. 18. februar. Link: KMD Nova ESDH Office Add-in Den nye version skal installeres. Dette sikrer, at KMD Nova ESDH fungerer korrekt, og at brugerne får det fulde udbytte af både ny funktionalitet og fejlrettelser i den nye version af KMD Nova ESDH. Husk at I enten skal orientere brugerne eller bede jeres IT-afdeling om installation. 2 Outlook integration Der har gennem længere tid været uhensigtsmæssigheder med drag and drop (træk og slip) funktionaliteten i Google Chrome browseren, hvor konvolutten, der vises, mens e-mail(s) trækkes til Nova ESDH fryser, hvorfor drag and drop-processen må gentages for at importere e- mails. Det har desværre vist sig umuligt at løse denne uhensigtsmæssighed. Derfor er der lavet en ny metode til at importere mails og kalenderaftaler til Nova ESDH. Efter installation af ny Office-Add-in er der indført et nyt menupunkt Gem i Nova ESDH nederst i den kontekstmenu, der findes, hvis du i Outlook markerer en eller flere e-mail(s) og højreklikker. Den nye funktionalitet kan anvendes både i Chrome og i Internet Explorer. Den hidtidige drag and drop funktionalitet kan fortsat anvendes, dog stadig med risiko for at den fryser i Chrome. 2.1 Outlook import via højremenu I stedet for drag and drop, kan du nu anvende en kontekstmenu og derfra vælge at importere fra Outlook. Du starter med at markere den/de e-mails eller kalenderaftaler, som du ønsker gemt i Nova ESDH på en sag. Dernæst højreklikker du med musen og vælger Gem i Nova ESDH nederst i kontekstmenuen. Side 3 af 14
Figur 1 Gem i Nova ESDH ligger i kontekstmenuen (højreklik) i Outlook Du bliver herefter præsenteret for en lille informationsboks, der fortæller, at du skal åbne den relevante sag, som de udvalgte e-mails skal tilknyttes. Hvis du har flere sager åbne på hver sin browserfane, skal du åbne browserfanen med den relevante sag. Det er med denne metode ikke nødvendigt at åbne dokumentpanelet på sagen, du skal blot have sagen åben. Når du har vænnet dig til funktionaliteten, kan du med fordel sætte hak i feltet Vis ikke denne information igen. Så vil dette informationsbillede ikke længere blive vist. Figur 2 Informationsboks, kan fravælges, når du er bekendt med processen Nu sker der en behandling og kopiering af oplysninger. Dette illustreres i flg. billede Figur 3 Progress-bar, der viser hvor langt systemet er kommet i behandlingen af de valgte Outlook-elementer Side 4 af 14
Når kopieringen er afsluttet, bliver du præsenteret for sagen, hvor du skal bekræfte at det er denne sag, e-mailen skal gemmes på (Figur 4). Hvis du forud for importen, allerede har åbnet den korrekte sag, skal du blot klikke Tilknyt (eller trykke Enter). Hvis Outlook-billedet har fyldt hele skærmen, er du nødt til at aktivere den rigtige browserfane for at få billedet i Figur 4 frem. Du har mulighed for at skifte til en anden fane, hvis det ikke er den rigtige sag, der vises. Vælg Tilknyt, når du har fundet den korrekte sag. Trykker du Annuller fortrydes importen, men de valgte e-mails er fortsat markeret i Outlook, så du ikke skal have besvær med at udvælge dem på ny. Figur 4 Dialog, hvor du skal vælge om det er den korrekte sag, som e-mails skal tilknyttes. Hvis du har flere sager åbne på forskellige faner, kan du skifte til anden fane og dér vælge Tilknyt. Nu er processen for import at e-mails nøjagtig som den også tidligere har været, idet billedet Importer e-mails/kalenderaftaler fra Outlook vises. Her skal du i princippet blot vælge Gem eller trykke Enter. Side 5 af 14
Figur 5 - Valgmuligheder for hvilke vedhæftninger, der skal importeres Du har dog mulighed for at fjerne fx en af de vedhæftede filer, hvis du ikke ønsker denne gemt. Bemærk, at det er muligt at omdøbe overskrifterne både på selve e-mailen og på de vedhæftede filer, direkte fra dette billede. Når du trykker GEM eller GEM DENNE, vises det sædvanlige Opret dokument-billede, hvor du skal tilføje/korrigere oplysninger, hvis der er behov for det. Normalt vil det herefter være tilstrækkeligt at trykke Næste, hvorefter e-mails incl. vedhæftninger gemmes. NB: For hver af de mails du har valgt at importere til KMD Nova ESDH, kan du vælge at danne separate under- og standard dokumenter af vedhæftede dokumenter ved at markere dokumentet i afkrydsningsfeltet og vælge dokumenttypen med valgknappen til højre. Hvis alle de resterende mails i din overførsel skal gemmes uden dannelse af separate underog standard dokumenter, kan du ved at trykke på knappen Gem resterende få gemt alle de resterende mails med deres vedhæftede filer indlejret i mail-dokumentet, og der dannes således ikke separate dokumenter af de vedhæftede dokumenter. Side 6 af 14
Figur 6 - Dokumentoplysningsbilledet her kan du ændre i nogle af oplysningerne, som så vil gælde for alle de e-mails incl. vedhæftninger, som du har markeret. Felterne Overskrift,Beskrivelse og Dato kan ikke ændres, da der er valgt flere mails/vedhæftninger, hvorfor data som udgangspunkt tages fra de forskellige e-mails, dog med de evt. ændringer af overskrifter, som du har valgt i forrige figur. Har du valgt at gemme vedhæftede filer som underdokumenter, vil det fremgå af dokumentpanelet. Ikonet viser kun hoveddokumentet (E-mailen), mens underdokumenterne kan ses, når du klikker på pilen, så den vises med. Figur 7 Visning af hoveddokumenter/underdokumenter med ikonerne Side 7 af 14
2.2 Advarsel, hvis mail indeholder bilag med filtype, som ikke er tilladt Hvis der er vedhæftede filer, som ikke er tilladte filtyper, vil der komme en fejl, men det er muligt at fravælge det ikke tilladte dokument og fortsætte importen af e-mailen og de øvrige vedhæftninger. Figur 8 Fejl ved forsøg på import af dokument med en ikke tilladt filtype 3 Tips til brug af Outlook Vi har fundet det nyttigt at give en række tips til, hvordan du bedre kan arbejde med at importere dine mails til KMD Nova ESDH. Der er ikke tale om ny funktionalitet, men en forklaring på hvordan du kan anvende Outlook-integrationen mere optimalt. Side 8 af 14
3.1 Gem vedhæftet dokument fra en e-mail uden at gemme selve e-mailen Der er to metoder til at markere en vedhæftet fil og få denne gemt på en sag i KMD Nova ESDH. Metode - Drag and drop (træk og slip) Du markerer en af de vedhæftede filer og trækker den ud af mailen, hen over Drag-panelet, der kvitterer med at blive grønt, hvorefter du stadig med musen holdt nede fører den over til dokumentpanelet på sagen. Figur 9 Drag and drop metode. E-mail skal trækkes ud over Drag-panelet, der bliver grønt, før dokument dernæst droppes på en sags dokumentpanel Dernæst vises dokumentoplysningsbilledet Opret dokument og du udfylder eller kontrollerer de nødvendige oplysninger og trykker Opret. Herved bliver dokumentet importeret til sagen, som et helt almindeligt dokument, som også kunne være importeret fra fx filsystemet. Med denne metode kan du kun importere 1 vedhæftet fil ad gangen. Metode - Dialog Importer e-mails/kalenderaftaler fra Outlook Hvis du markerer hele mailen og på samme måde trækker den hen over Drag-panelet, så det bliver grønt, får du vist nedenstående billede, som opsummerer alt, hvad der ligger i e-mailen. For at kunne forklare de enkelte sektioner af billedet, er det nedenfor illustreret med 3 farvede områder: BLÅ: GRØN: RØD: Øverst vises selve mailen med den overskrift, som står i mailens emnefelt I midten de vedhæftede filer med deres titel og med mulighed for at vælge om vedhæftningerne skal gemmes som underdokumenter eller helt almindelige standarddokumenter og om de skal have en anden overskrift Nederst vises de grafik-filer, som typisk er autosignaturer med fx kommunens logo etc. Sidstnævnte er sjældent interessante at gemme i ESDH-systemet, men der kan bevidst være vedhæftet vigtige grafikfiler, som du i givet fald skal vælge at medtage. Side 9 af 14
Figur 10 - Forklaring på de forskellige elementer i billedet Importer e-mails/kalenderaftaler fra Outlook Side 10 af 14
Hvis du kun ønsker at få nogle af de vedhæftede filer gemt i Nova, fx de to nederste, så skal du fjerne hakket ud for den øverste overskrift, svarende til e-mailen, samt den uønskede vedhæftede fil, som vist i eksemplet nedenfor: Figur 11 - Fravalg af hovedmail samt vedhæftninger er mulig. Fjernes hovedmail, vil vedhæftede filer kun kunne gemmes som standarddokumenter Hvis hovedmail fravælges, vil de øvrige vedhæftede filer blive gemt som standarddokumenter, mens det - hvis man importerer hele e-mailen - er muligt at få gemt de vedhæftede filer som underdokumenter. Se evt. Figur 7. Side 11 af 14
Figur 12 Opret dokument her er der kun import af en enkelt e-mail uden vedhæftninger. Derfor er alle felter udfyldt med oplysninger fra mailen og afsender, modtager mv. er indsat i beskrivelsesfeltet. Se evt. Figur 6 Fejl! Henvisningskilde ikke fundet., hvor billedet ser anderledes ud, hvis der er flere mails eller flere vedhæftninger involveret. Fordelen ved sidstnævnte metode, er at man kan importere flere bilag på én gang og stadig undgå at få en uinteressant, evt. tom ledsagemail med. 3.2 Ændre overskrift på de enkelte e-mails og vedhæftninger Hvis du importerer flere mails med flere vedhæftninger, har du mulighed for at ændre overskriften på de enkelte filer direkte fra billedet. Du anbringer blot markøren i det relevante hvide overskriftsfelt og ændrer teksten. Side 12 af 14
Figur 13 - Ændring af overskrift på de enkelte mails/vedhæftninger 4 Behandling af fejl og uhensigtsmæssigheder I denne release er nedenstående fejl og uhensigtsmæssigheder blevet håndteret: 1 En e-mail trukket ind fra Sendt post, bliver nu korrekt sat med dokumenttype Udgående. 2 Dato fra ældre e-mails bliver overført korrekt med oprindelige mail-dato til Dokumentdato ved import af e-mails. 3 Indstillinger vedr. dokumenter bliver overført korrekt til dokumentoplysningsbilledet i forbindelse med import af e-mails, herunder hvorvidt flaget for Accept af modtagelse er sat eller ej. 4 Hvis der er enkelte vedhæftninger tilknyttet en e-mail, som ikke er tilladte filtyper, tillades nu import af hovedmail og resterende vedhæftninger. 5 TIF-dokumenter kan nu konverteres korrekt til PDF i forbindelse med funktionen Dan PDFdokument eller ved Opret aktindsigt i denne sag. 6 Ikon for Tjek ud bliver nu automatisk fjernet fra listen, når der vælges Tjek ind eller Ophæv tjek ud uden at du selv skal opfriske dokumentlisten. 7 Der har af og til været et problem med massebrevfletningen, hvor du selv skulle vælge Genoptag massebrevfletning for at fortsætte brevfletningen. Det er nu løst, så funktionen fortsætter automatisk. Læs nærmere om Massebrevfletning i releasebeskrivelse til version 1.6.0. Side 13 af 14
8 Ved søgning efter ejendomsnummer ved indskrivning af adresse, bliver der nu sorteret på husnummer. Oplysningerne der vises i listen, er følgende: Vejkode Vejnavn husnr (postnr by) (ejendomsnr) Side 14 af 14