Vejledning til ansøgning til Arbejdsmiljøpuljen i 2016 Baggrund Region Sjælland har afsat puljemidler i 2016 til finansiering af de prioriterede indsatsområder på arbejdsmiljøområdet. Ansøgninger til puljen tager afsæt i arbejdsmiljøgruppernes arbejde med arbejdsmiljøet. Puljen udmøntes som udgangspunkt én gang årligt. Temaer der kan søges puljemidler til I 2016 er indsatsområderne som følger: Planlægning af nye arbejdspladser Social kapital tillid, retfærdighed og samarbejde Se yderligere information om indsatsområderne her. Ekstraordinært har MED-Hovedudvalget besluttet, at der i 2016 kan ansøges om midler til: Aktiviteter, der kan medvirke til at nedbringe antallet af arbejdsulykker, som følge af fysisk og psykisk vold. Ansøgninger inden for dette tema skal supplere kurserne i forebyggelse af vold og konflikter, der udbydes i regi af CUK. Hvilke aktiviteter kan der søges midler til? Der kan søges om støtte til gennemførelse af udviklingsprojekter inden for rammene af de beskrevne temaer, herunder projektledelse og konsulenthjælp. I ansøgningen skal det særskilt begrundes, hvilken konkret anledning, der er til, at indsatsen er vigtig for at sikre arbejdsmiljøet i enheden. Samtidig skal der fokus på beskrivelse af mål og forventet udbytte af projekt, der ønskes finansieret af arbejdsmiljøpuljen. Der gives kun i særlige tilfælde midler til ombygninger, inventar, udstyr, vikardækning og kørsel. Såfremt der søges om tilskud til dette, skal det særskilt begrundes i ansøgningen, hvorfor dette anses for nødvendigt for projektets gennemførelse. Det er ikke muligt at søge midler til forplejning i arbejdsmiljøpuljeansøgninger. Der skal følge et skriftligt tilbud fra konsulent med arbejdsmiljøpuljeansøgningen, såfremt der søges midler til konsulentbistand. Der er et fastsat beløb pr. konsulentdag. Såfremt dette beløb overskrides i ansøgningen/business casen vil beløbet blive justeret ned ved et eventuelt tilsagn om støtte. Det er en forudsætning for bevilling af projektet, at der er en vis grad af egenfinansiering. Hvordan prioriteres midlerne? Der bevilges udelukkende midler til projekter, der omhandler de beskrevne temaer og i øvrigt lever op til de beskrevne formkrav til ansøgning/business case. Se nærmere om formkrav til ansøgning/business case for projektet i bilag 1. Såfremt der herefter er flere ansøgninger, end der er midler til prioriteres efter følgende principper: Det tilstræbes, at der gives midler til projekter inden for alle temaer Det tilstræbes, at projekterne er rimeligt fordelt til alle virksomhedsområder /tværgående centre Hvordan søges midler fra Arbejdsmiljøpuljen? Koncern HR stiller sig til rådighed for en dialog om projektet/opgaven inden ansøgning udformes
og afsendes. Skriv til mail arbejdsmiljoepuljen@regionsjaelland.dk eller telefon 21 32 09 30. Det foreslås desuden, at enhederne overvejer, hvordan de kan understøtte processen, således at ideer til udvikling på arbejdsmiljøområdet omsættes til gennembearbejdede projektansøgninger. Det forudsættes, at ansøgningerne er behandlet i relevante MED-Udvalg, at Område-MED er orienteret og at ansøgningen er godkendt af koncernledelsen 1. Virksomhedsområderne og de tværgående centre opfordres til at fastsætte procedurer for, hvorledes ansøgninger til puljen skal håndteres, herunder hvorledes drøftelser/orientering/godkendelse i de respektive MED-udvalg skal gennemføres. Ansøgningerne sendes fra Område-MED elektronisk til Koncern HR, mail arbejdsmiljoepuljen@regionsjaelland.dk Ansøgningsfristen er den 9. oktober 2015. Ansøgerens øvrige forpligtigelser Modtageren af puljemidler skal senest ved årets udgang redegøre over for Koncern HR, hvorvidt hele det bevilgede beløb er anvendt og synliggøre, at det er anvendt i overensstemmelse med kriterierne for bevillingen. Støtte til projekter skal være relateret til faktiske udgifter, der er forbundet med gennemførelsen af selve projektet. Projekterne skal senest afregnes i regnskabsåret 2016. Evt. restbudget ved projektafslutning tilbageføres til Arbejdsmiljøpuljen. Tilskudsmodtager sørger for tilbageførelsen. Tilskudsmodtager forpligter sig til at foretage en skriftlig evaluering ved projektafslutning. Der evalueres på mål og forventet udbytte. Skabelon til evaluering medsendes brev om tilsagn om støtte fra Arbejdsmiljøpuljen. Evalueringen sendes til Koncern HR, og evalueringsresultater forelægges Personalepolitisk Underudvalg og MED-Hovedudvalget. Tilskudsmodtager forventes desuden i et passende omfang at stille sig til rådighed for erfaringsudveksling, som kontaktperson til interviews eller andre lignende aktiviteter. Projekterne vil ligeledes indgå som gode historier. Projekterne offentliggøres i en folder på intranettet. Hvornår kan svar forventes på ansøgningen? Personalepolitisk Underudvalg prioriterer ansøgningerne og tilskudsandel. Personalepolitisk Underudvalg vurderer om ansøgningen ligger inden for puljens formål og lever op til formkrav og øvrige kriterier. Ansøgningen forelægges til endelig godkendelse i MED-Hovedudvalget. Koncern HR giver ansøger besked om, hvorvidt der er givet tilsagn eller afslag på ansøgning. Tilbagemeldingen kan forventes i december 2015. Når der er bevilget puljemidler til et projekt, vil pengene blive overført i form af tillægsbevilling til koncernenheden via de Politiske koder i Oracle. Koncernenheden skal selv sørge for omplacering af beløbet til relevant konto. Beløbet vil først være at finde på kontoen efter den førstkommende budgetopfølgning. Der kan dog disponeres over beløbet så snart dette tilsagn er modtaget.
1 Koncernledelse; direktører for virksomhedsområder og tværgående centre.
Bilag 1: Business Case Projektnavn Udfyldes Dokumentversion Dokumentplacering Oprettet Af Sidst redigeret Af Udfyldes 1. Årsager Projektets anledning/baggrund Interessenter Andre projekter 2. Muligheder Muligheder/alternativer, der har været overvejet i forbindelse med indførsel 3. af Mål projektet og forventet udbytte Projektformål Mål (Leverancemål) Andre afledte resultater Forventet udbytte (succeskriterier nu og på sigt) 4. Risici Risikolog 5. Tidshorisont Faser med produkter Yderligere opgaver Tidsplan 6. Økonomi (omkostning er) Projektøkonomi Driftsøkonomi Investeringsvurdering Beskriv baggrunden for projektet, herunder hvilken konkret anledning, der er til, at indsatsen er vigtig for arbejdsmiljøet i enheden., ellers: Beskriv eventuelle andre muligheder/løsninger, der har været overvejet/gennemført for at imødekomme udfordringen Beskriv det overordnede formål med at gennemføre projektet Beskriv projektets konkrete leverancer (eksempel: Afholdelse af temadag) Angiv hvilke succeskriterier der skal være opfyldt for at projektet har været en succes - og husk at være konkret og målbar. (eksempel: Enhedens sygefravær er reduceret med NN % pr. 31. december 2016) Angiv projektets tidsplan Angiv projektets økonomi, så de faktisk forventede udgifter fremgår. Her tænkes fx på løn, kørselsgodtgørelse, opholdsog forplejningsudgifter, udgifter til konsulent mv. Såvel projektøkonomi som driftsøkonomi tydeliggøres. Det er ikke muligt at søge midler til forplejning i arbejdsmiljøpuljeansøgninger. Der skal følge et skriftligt tilbud fra konsulent i med arbejdsmiljøpuljeansøgningen, såfremt der søges midler til konsulentbistand. Driftsøkonomi tydeliggøres, hvis ikke beskrevet under projektøkonomi
Finansiering 7. Kvalitetskriterier Begrund udbyttet (hvad skal der til for at selve leverancen kan godkendes) Er årsagerne til projektet forenelige med 8. programstrate Organisationsform gi? Organisationsform Deltagere Rolle og opgavefordeling Ressourceindsats Angiv hvilke udgifter der søges dækket af arbejdsmiljøpuljen og hvilke udgifter der finansieres af egen enhed. Angiv rollefordelingen i projektet: Styregruppeformand: (overordnet ansvarlig) Projektleder: Evt. projektadministration: Projektdeltagere: Dato: Formand i lokal MED-Udvalg Næstformand i lokal MED-udvalg Dato: Koncernledelsens underskrift Business casen indskannes med underskrifter og sendes (i bundt med øvrige ansøgninger) fra Område-MED elektronisk til, Koncern HR, arbejdsmiljoepuljen@regionsjaelland.dk