FSU møde den 7. januar referat

Aalborg Universitet Postboks 159 9220 Aalborg Dato: 07-01-2019 Sagsnr.: 2018-234-00106 FSU møde den 7. januar 2019 - referat Deltagere: dekan Rasmus Antoft, sekretariatschef Jette Kollerup Bangsø, institutleder Anette Borchorst, lektor Jørgen Stamhus, lektor Jesper Lindgaard Christensen, seniorforsker Kelvin Baadsgaard, lektor Preben Horsholt Rasmussen, specialkonsulent Palle Steen Hansen, afdelingsleder Lis Carlsen, lektor Søren Rudbæk Juul (videolink) samt Otto Simonsen, referent. Fra HR afdelingen deltog endvidere Camilla Skjødt Jakobsen, Magnus Bach Andreasen og Lisbeth Palmelund Dekanen bød indledningsvist velkommen til arbejdet i det nye år, og gik herefter over til at orientere om den økonomiske situation på fakultetet. Dekanen pointerede, at mødet ligesom FSU-mødet den 14. november 2018 anses som en forhandling i henhold til lov om varsling mv. i forbindelse med afskedigelser af større omfang (varslingsloven) 5. Referatet er fortroligt indtil videre i henhold til varslingslovens 10. Dekanen henviste til den fremlagte redegørelse fra dekanen som baggrund for drøftelserne. I den sammenhæng pegede han på oplysningerne i redegørelsen om opsplitningen af de tværfakultære institutter. Da der ikke som sådan er økonomi involveret i den konkrete beslutning, udtrykte dekanen ønske om at vente med drøftelsen om dette forhold. 1. Godkendelse af dagsordenen. Der var ingen bemærkninger til dagsordenen 2. Orientering om status på afværgeforanstaltningerne, den aktuelle økonomiske situation efter afværgeforanstaltninger samt omfanget af besparelser og nødvendige afskedigelser. Efterfølgende drøftelse i forhold til eventuelle foranstaltninger for at imødekomme besparelseskravet eller eventuelle strukturelle tiltag, således at medarbejdernes synspunkter og forslag kan indgå i grundlaget for ledelsens endelige beslutning. Dekanen efterlyste eventuelle sidste øjebliks forslag til afværgeforanstaltninger, men sådanne blev ikke fremført. Dekanen åbnede herefter for eventuelle spørgsmål til dekanens skriftlige redegørelse. Søren Juul spurgte til omfanget af besparelser, idet han fandt det vanskeligt at komme fra de 37 mio. kr., der tidligere har været fremført, til de mindst 10 mio. kr., som der nu forventes afskedigelser for. 1

Dekanens svarede hertil, at driftsomkostningerne er reduceret, der er opnået huslejereduktioner, stillingsplanerne er reduceret, dekanatets aktiviteter er reduceret, talentprogrammet er nedlagt, rådighedsbeløb fjernet. Hertil kommer at ph. d. vejledning reduceres. Der frigøres herved timer til undervisning, men de skal konverteres til undervisning for at realisere besparelsen. Hertil kommer omlægning af undervisningen, som dog først får effekt i 2020. Endelig har afværgeforanstaltningerne en økonomisk effekt i 2019. På denne måde har afværgeforanstaltningerne nedskrevet mankoen på budgettet til de skitserede mindst 10 mio. kr. i forhold til de oprindelige 37 mio. kr. For øjeblikket er det svært at komme det nærmere, idet det eksempelvis skal undersøges, hvor mange af de frigivne timer fra ph.d. vejledningen, der reducerer behovet for D-Vip. Efterfølgende tilføjet nærværende referat den 22. januar 2019: I forlængelse af FSU mødet den 7. januar er der arbejdet videre på at finde nye besparelser og kvalificere de beregninger, der lå bag de afgivne tal til mødet den 7. januar. Dette arbejde har betydet, at termen mindst 10 mio. kr. er ændret til 6,5 mio. kr., sådan som dekanen orienterede om på medarbejdermødet i Aalborg den 21. januar og det efterfølgende møde i København den 22. januar. Søren Juul spurgte også til, hvorfor beslutningen om de tværfakultære institutter er truffet nu. Rasmus Antoft svarede, at det spørgsmål igennem længere tid har været genstand for drøftelse mellem de to dekaner. Læring var tidligere tværfakultært på hele AAU. De våde fakulteter trak sig ud for nogle år siden, og spørgsmålet er, om det på nuværende tidspunkt giver en særlig faglig værdi for nogen, at det er tværfakultært. Instituttet er velkørende med både HUM- og SAMF-faglige miljøer. Der er dog ikke nogen isoleret faglig værdi af, at det skal have tværfakultært tilhørsforhold, så længe faglighederne bevares i instituttet. Cirka 15% af instituttet er SAMF. Det overdrages til HUM. I forhold til CGS er cirka 1/3 SAMF. Instituttet er langt mere heterogent ift Læring. Der er behov for, at SAMF får en skarpere profil end tilfældet er i dag. Der er heller ikke nogen faglige argumenter for at have et tværfakultært institut. Vi tror, vi bedre kan profilere SAMF ved en opsplitning. Lis Carlsen spurgte, om der er taget stilling til den fysiske placering af de medarbejdere, der skal ud af de tværfakultære institutter, og om der er taget stilling til deres fremtidige instituttilhørsforhold, herunder hvordan det ser ud med de administrative medarbejdere. Rasmus Antoft svarede, at det ikke er afklaret endnu, hvorledes de fysiske forhold bliver, men administrationen på CGS skal integreres i det/de administrative fællesskaber, som servicerer de institutter, hvor uddannelserne og forskningsmiljøerne fra CGS placeres. Søren Juul supplerede med at pege på, at når der skal afskediges medarbejdere, og de strategiske udviklingsområder er et kriterie for, hvem der bliver tilbage, så betyder opsplitningen noget. Palle Steen Hansen spurgte til, om Historie fortsat er på SAMF fremadrettet. Rasmus Antoft oplyser, at det endnu er for tidligt at fastslå. Lis Carlsen problematiserer tidsplanen, som opleves som meget stram. Afskedigelser varsles i uge 5, men der er endnu ikke helt styr på omfanget. Rasmus Antoft svarer, at dekanerne har været i gang længe. Derfor bliver processen ikke forhastet. Preben Horsholt Rasmussen anmoder om at få flere konkrete tal på bordet. Rasmus Antoft oplyser, at der arbejdes på at få de nødvendige tal på plads. Der er ting, der skal falde på plads. Vi er dog sikre på, at der kommer afskedigelser, og også at omfanget beløbsmæssigt bliver som oplyst i redegørelsen. Tingene rykker sig hele tiden, så derfor er det svært at vide, hvor vi havner. Det må imødeses, at nogle institutter vil blive hårdere ramt end andre. Der kommer en skarpere redegørelse for, hvilke beløb der knytter sig til de forskellige besparelsestiltag. Jette Kollerup Bangsø supplerede med at oplyse, at institutterne har de samme resultatmål som hidtil gældende for 2019. Vi kan imidlertid se, at vi også vil have indtægtsfald i 2020. Derfor må der arbejdes langsigtet. 2

Preben Horsholt Rasmussen efterlyser, at der trækkes en streg i sandet. Der kan ikke afskediges medarbejdere på forventninger om en økonomisk udvikling. Skal der afskediges, må det være på baggrund af fakta. Rasmus Antoft erklærede sig enig, men peger på, at der allerede nu må tages højde for situationen i 2020, og derfor bliver det yderligere kompliceret. Vi konkretiserer tallene så hurtigt som muligt. 3. Drøftelse vedrørende orientering af medarbejderne om resultatet og orientering om tidsplan. - Bilag 3.1: Overordnet tidsplan. Rasmus Antoft konkluderede indledningsvist, at der skal afvikles en række møder, og det vil blive mødetungt for tillidsrepræsentanterne i uge 5. Vi kigger pt. på eksaminer i uge 5, som eventuelt skal flyttes, for ikke at lægge et unødigt pres på medarbejderne. Der afholdes tirsdag den 8. januar SU møder på institutterne (dog mandag den 7. på Statskundskab). Også her ligger dekanens redegørelse til grund for drøftelserne. Der sendes en særlig mail ud til medarbejderne på de tværfakultære institutter. Når de er orienteret, orienteres resten af institutterne om opsplitningen sammen med den samlede økonomiredegørelse. Der er planlagt medarbejdermøder fredag i København, og mandag Aalborg, hvor der også orienteres. (Efterskrift: Disse møder er efterfølgende udskudt til den 21. i Aalborg og den 22. i København). Der var ikke yderligere bemærkninger til tidsplanen. 4. Drøftelse af eventuel lokal tilpasning af udvælgelseskriterierne for VIP og TAP. - Bilag 4.1: Udvælgelseskriterier godkendt af HSU. Dekanen indledte med at resumere, at HSUs kriterier er udmeldt. På seneste møde lovede dekanen at se på eventuelle supplerende kriterier, men er nået frem til, at det ikke er hensigtsmæssigt at supplere HSUs. Vi skal afskedige dem, vi bedst kan undvære set ud fra en helhedsvurdering. Vi afskediger, fordi vi ikke har råd til at fastholde, de medarbejdere vi har. På Statskundskab, hvor der for nogle år siden skulle afskediges, blev der brugt relativt stramme kriterier, og det fungerede ikke hensigtsmæssigt. Derfor holder vi fast ved dem, ledelsen har forelagt HSU. Vi kommer til at afskedige velfungerende medarbejdere. Vi må skære de mindst vigtige områder væk set i relation til vores strategi. TAP erne kan formentlig i en vis grad omskoles. Det er langt sværere for VIP ere at blive omskolet. Palle Steen Hansen refererede til de nævnte afskedigelser på Statskundskab. Det var svært dengang, for folk oplevede ikke at få en ordentlig begrundelse. Folk oplevede ikke altid saglighed i afskedigelser. Folk bliver formentlig ikke klogere af en begrundelse, der hedder, at fakultetet ikke har råd. Rasmus Antoft svarede, at det naturligvis virker urimeligt, når velfungerende medarbejdere afskediges, men der er ikke andet at sige, end at visse områder er mindre væsentlige end andre områder i transformeringen til et nyt og mindre SAMF. Camilla Skjødt Jakobsen oplyste, at der ikke gives individuelle begrundelser. Begrundelsen for afskedigelse er besparelser. Preben Horsholt Rasmussen pegede på, at tillidsrepræsentanterne skal sikre, at afskedigelser sker på baggrund af objektive årsager. Vi skal være klædt på til at argumentere for, at der er ordentlighed i udvælgelsen. Søren Juul fandt, at det er vanskeligt, når medarbejdere pludselig afskediges, selv om de hidtil har performet. Rasmus Antoft pointerede, at udvælgelsen vil ske ud fra en helhedsvurdering på baggrund af samtlige kriterier. I sidste ende vil det betyde, at ledelsen foretager et skøn. Preben Horsholt Rasmussen nævnte, at kriterierne også skal diskuteres på institutniveau. Rasmus Antoft svarede, at drøftelsen for så vidt angår VIP lukkes nu, idet det er dekanen der ansætter og afskediger VIP. TAP kan drøftes på institutniveau, hvor det er institutlederen, der ansætter og afskediger. Jørgen Stamhus oplyste, at han ikke ønsker at legitimere processen. Derimod vil han sikre, at tingene sker efter reglerne. 3

Jesper Lindgaard Christensen nævnte, at der nok implicit vil ligge supplerende udvælgelseskriterier på institutniveau. Han nævnte eksempel med institutleder, der havde nævnt hjemtag af eksterne forskningsmidler som kriterium, og at det ikke er i orden. Rasmus Antoft erklærede sig enig med Jesper Lindgaard Christensen og vil overfor institutlederne sikre, at udvælgelsen sker efter de aftalte kriterier. Lis Carlsen erklærede sig enig i, at tillidsrepræsentanterne ikke skal legitimere noget som helst. Tillidsrepræsentanterne skal sikre at det, der sker, sker ordentligt. 5. Drøftelse af proces for udlevering af breve om påtænkt afskedigelse. - Bilag 5.1: HR s anbefaling til tilrettelæggelse af proces. Rasmus Antoft oplyste indledningsvist, at det er vigtigt, at overdragelse af breve med oplysning om den påtænkte afskedigelse fungerer ordentligt for de, der skal modtage brevene og de, der ikke skal. I den sammenhæng kompliceres tingene, idet tillidsrepræsentanterne i visse tilfælde også er repræsentanter på HUM: Derfor skal tingene koordineres. Hertil kommer, at der skal tages hensyn til, at medarbejdere kan være syge, på ferie, på barsel på tjenesterejse eller lignende på dagen, hvor brevene skal udleveres. Rasmus Antoft stillede følgende forslag: Kl. 8.00-8.15 mail udsendes fra institutlederen til de berørte medarbejdere. Kl. 8.30 er seneste tidspunkt, hvor medarbejderne skal bekræfte modtagelsen af mailen. Hvis der ikke gives bekræftelse på modtagelse af mail tilbage til institutlederen, skal institutlederen ringe til den pågældende. Kl. 8.30-8.45 alle institutlederne melder til dekansekretæren, at de har fået bekræftelse eller evt. udfordringer hermed. Dekansekretæren sender herefter besked til samtlige institutter, at mail til samtlige medarbejdere kan sendes. Kl. 8.45 hvis alt ok sendes mail til samtlige medarbejdere på hvert institut, at de berørte medarbejdere nu er orienteret, og arbejdet kan genoptages. Møderne for de påtænkt afskedigede, der ønsker møde med dekanen, starter kl. 9.00 og medarbejdere der ikke ønsker møde, får påtænkt opsigelse i e-boks hvis medarbejdere på grund af udlændighed eller lignende er forhindret i fremmøde, får påtænkt opsigelse i e-boks samt tilbud om opfølgende samtale med institutlederen Jesper Lindgaard Christensen foreslår, at møderne lægges udenfor institutterne, sådan at anonymitet sikres til de, der skal afskediges. Rasmus Antoft bekræfter dette og oplyser, at møderne lægges i Fibigerstræde 5 for at sikre anonymiteten. Camilla Skjødt Jakobsen oplyser, at HR afdelingen lægger planer for møderne, og sikrer i videst muligt omfang, at tillidsrepræsentanterne kan deltage men at det kan blive nødvendigt at inddrage suppleanter eller for eksempel fællestillidsrepræsentanter. Lis Carlsen oplyste, at HK i tidligere tilfælde har haft en forbundsrepræsentant på plads på campus til at tage hånd om de, der afskediges og de øvrige som også vil kunne have behov for at tale med en udenforstående FSU tilsluttede sig den af dekanen foreslåede proces. 6. Drøftelse af håndteringen af afskedigede medarbejdere. - Bilag 6.1: Tilbud til afskedigede medarbejdere. - Bilag 6.2: Tilbud om outplacement 4

Rasmus Antoft orienterer om, at der er mulighed for - og ret til at komme til samtale på stillinger internt indenfor fakultetet, hvis man er kvalificeret, men den enkelte medarbejder skal selv gøre opmærksom på sin situation i sin ansøgning. Ansøgningsprocessen foregår på samme måde som ordinært. Ledelsen afgør selvsagt, hvilke ansøgere der er kvalificerede både til samtale og ansættelse. Der peges ligeledes på muligheden for outplacement forløb. 7. Drøftelse af håndteringen af ikke afskedigede medarbejdere. Rasmus Antoft indleder med at gøre opmærksom på, at de, der er tilbage, også har nogle behov. De skal i en periode samarbejde med afskedigede medarbejdere. Er der noget, det er vigtigt for medarbejderne, vi skal gøre? Jørgen Stamhus nævner, at medarbejderne skal orienteres om, at de afskedigede ikke fritstilles, og at de skal arbejde på lige fod med medarbejdere, der ikke er afskediget. Det er ikke en nem situation. Preben Horsholt Rasmussen forudser, at mange af de, der nu bliver tilbage, vil være usikre på fremtiden. Er der mulighed for en tidlig udmelding om fremtiden? Rasmus Antoft svarer, at det forventes at der er balance i regnskabet i 2021. Vi skal nok være klare på at informere om, at nogle af besparelserne i 2019 først får fuld effekt i 2020, og derfor er vi først i balance 2021. Jesper Lindgaard Christensen foreslår, at den årlige drøftelse i FSU om beskæftigelsesudsigterne fremadrettet gøres til en halvårlig drøftelse. Rasmus Antoft bekræfter, at det vil være en god ide. Søren Juul udtrykker bekymring for arbejdsmiljøet. Det hele er kommet meget pludseligt. Kommunikationen skal være bedre. Rasmus Antoft medgiver, at forholdene for mange er overraskende, men at der trods alt er orienteret om forventede indtægtsnedgange i forbindelse med dimensionering, ny budgetmodel etc. men at disse informationer åbenbart ikke har haft en form, så konsekvenserne har stået klokkeklare. Endvidere står det klart, at processen med stillingsplaner må ændres, for den har givet bagslag. Forventningerne ude på institutterne har været, at man ville få det, stillingsplanerne har indeholdt. Men sådan har det ikke været. Det har som sådan affødt falske forventninger. Afslutningsvist henviser Jesper Lindgaard Christensen til spørgsmålet om fortrolighed fra dagens møde. Camilla Skjødt Jakobsen oplyser, at der ikke går lang tid, før referater mv. kan offentliggøres. Men det hele skal koordineres ift. processen på de øvrige fakulteter. Dekanen vil melde tilbage, når der er fuld offentlighed. Dog udgår der en generel medarbejderorientering fra dekanen onsdag i denne uge. 5