Bestyrelsesmøde den 16. August 2016

Bestyrelsesmøde den 16. August 2016 Tidspunkt: 16/8 2016 kl. 09:00-11:00. Mødested: Google Hangout. Til stede: Michel, Jens, Leon, Lars, Henrik (første halvdel), Bo (anden halvdel). Dagsordenpunkt 1, Godkendelse af sidste referat Beslutning [5 min.] Sidste møde blev afholdt den 1/7 2016 på Skype. Referat er vedhæftet som bilag. Referatet godkendes. Dagsordenpunkt 2, Lars Sommer udtræder af bestyrelsen Orientering og beslutning [10 min.] Vi siger farvel til Lars Sommer og det lægges op til at bestyrelsen drøfter samt tager en beslutning vedr. et eventuelt nyt medlem af bestyrelsen. Bestyrelsen takker Lars mange gange for hans indsats. Det besluttes at det er vigtigt også at takke Lars arbejdsplads Odense Kommune. Bestyrelsen er enige om at denne skal suppleres og en erstatning for Lars skal findes. Suppleanter er Jon Badstue Pedersen og Bente Neerup. Formanden kontakter suppleanterne. Forretningslederen sørger for at en nyhed publiceres på hjemmesiden, https://os2.eu/nyhed/larssommer-udtraeder-af-bestyrelsen. Dagsordenpunkt 3, OS2s deltagelse på konference i England Orientering [10 min.] Jens giver en kort status på konference deltagelsen i England. Jens afgiver beretning fra turen til England, denne kan læses i nyheden på os2 hjemmeside. https://os2.eu/nyhed/os2-til-lgas-aarlige-konference-og-messe-i-bournemouth Det konkluderes at OS2 ikke får noget direkte ud af at deltage i sådanne events men hvis vi inviteres igen kan vi over tid påvirke og måske eksportere OS2 ideen. Side: 1

Dagsordenpunkt 4, MO projektet drøftelse [15 min.] Kort status fra projektet og drøftelse af eventuelle fokus punkter frem mod mødet den 2/9. Der er ikke sket nyt hen over sommer, forskudte ferier har skabt dødvande. Forhandlinger med KOMBIT er fortsat igangværende og målsætning er fortsat et samarbejde imellem to ligeværdige parter. Den konkrete samarbejdsmodel er endnu ikke udarbejdet. Information fra MO udsendes løbende til kommunerne. Kommunikationen er fælles. Det besluttes at der som minimum en gang om måneden skal information ud til kommunerne for at de holdes notificeret. Det besluttes eventuelt at Invitere KOMBIT til det kommende fysiske møde imellem bestyrelsen og MO. Forretningsleder koordiner med formanden. Dagsordenpunkt 5, KITOS, flytning af sekretariat Orientering og drøftelse [15 min.] Orientering om flytning af KITOS projektet til Ballerup Kommune. Det lægges op til at bestyrelsen drøfter eventuelle fokus punkter i relation til dette. Flytning er en konsekvens af Brians opsigelse i Roskilde Kommune. Roskilde Kommune havde dermed ikke bedre forudsætninger for at føre OS2KITOS sekretariatet videre end andre kommuner. Derfor blev der rakt ud efter en anden kommune, som kunne overtage varetagelsen af OS2KITOS sekretariatet. Med et ønske om at flytningen ikke skulle have konsekvenser for medarbejdere var Ballerup et oplagt valg. Ballerup kommune har muligheden og overtager derfor OS2kitos sekretariatet. Overdragelsen er i fuld gang hos Ballerup kommune. Fremtiden giver derfor også en tættere kobling af KITOS til bestyrelsen. I kraft af at posten som styregruppeformand overdrages til Jens Kjellerup. Det besluttes at OS2kitos skal med på et fremtidigt bestyrelsesmøde for at præsentere planerne for fremtiden. Forretningsleder koordiner med Jens om et tidspunkt hvor KITOS. Slutteligt bemærkes det at vi her har et glimrende eksempel på hvad der sker når ildsjælen forsvinder Nemlig at projektet bringes videre af fællesskabet. Dagsordenpunkt 6, Status fra forretningsledelsen Orientering [10 min.] Forretningslederen afgiver status på igangværende opgaver og de første 5 måneder. Side: 2

Forretningsleder giver en kort status på de første 5 måneder i OS2 som har været udfordrende og super spændende. Forretningslederen er faldt godt til og blevet godt modtaget både i OS2 og hos ITK, Aarhus Kommune hvor dagligdagen er. Der ses frem imod mange flere spændende og udfordrende måneder. Der afgives status på afsluttede og igangværende opgaver siden sidst: Varemærkebeskyttelse af OS2 ordmærke samt figurmære er indsendt til patent og varemærkestyrelsen. Der er ansøgt i Klasse 42 og 35 som dækker over henholdsvis design og udvikling af software samt forretningsledelse / forretningsadministration og annoncevirksomhed. OS2 skabeloner finder stille og roligt vej til hjemmesiden. Senest er projektmodel lagt online. Forberedelse til digitaliseringsmessen er igangsat og en lang to do liste ligger klar. Nyhedsbrev og nyheder på hjemmesiden ligger i pipeline. OS2 hjemmesiden har flere åbne opgaver som løbende løses. Synliggørelse af årshjul for OS2 aktiviteter er i pipeline. I nær fremtid deltages og holdes oplæg til, Opgavefordeler, Dagsorden dag, Display workshop og til Open Source gruppens møde. Ellers er der fokus på ny struktur og leverandørdialog. Dagsordenpunkt 7, Implementering ny struktur Orientering [5 min.] Kort status fra forretningsledelsen på arbejdet med at implementere ny struktur. Der afgives status på implementering af ny struktur. Overordnet tidsplan blev præsenteret på bestyrelsesmøde d. 6/4 og jeg fik opgaven at udfærdige en detaljeret handlingsplan for arbejdet. En detaljeret plan foreligger endnu ikke i skreven/illustrativ form, forretningslederen er de sidste måneder blevet meget klogere på omfanget af opgaven og beder derfor på bestyrelsens forståelse herfor. Opmærksomhedspunkter: Det er en større kulturforandring. Alle har været vant til at gøre tingen anderledes og på egen måde. Forretningslederen er eneste med 100% fokus på OS2, alle andre har primære fokus på andre opgaver. Det er vigtigt at forretningsledelsen ikke er for ambitiøs på andres vegne og dermed forskrækker eller dræber initiativet. Implementering skal ske i faser og ved brug af meget enkel skabeloner som er nemme at forholde sig til. Handlingsplanen skal være 2-3 årig, fuld implementering på kortere tid er ikke realistisk. Nye projekter som kommer ind i OS2 eller produkter som vokser er gode udgangspunkter for at skabe eksempler. Status på nuværende tidspunkt: Projekter og produkter er indplaceret på foreløbigt niveau. Koordinationsgrupper er nedsat enkelte produkter. Forretningslederen koordinere løbende med disse. Skabelon til indsamling af data i henhold til governance på projekter/ produkter er udarbejdet og udsendt til 2 projektejere for feedback. Side: 3

Hjemmesiden som er et vigtigt element er blevet og bliver fortsat forbedret meget. Det er et vigtigt redskab og skal fungere så projektdeltagere ikke opgiver den. Porteføljestyringen er under udarbejdelse. Regnearket skal forfines da det i dag er alt for kompliceret. Målet er at kunne give bestyrelsen en kort og præcis status på alle projekter og produkter i OS2. Forretningsleder har haft et enkelt møde med Flemming Hartwich vedr. den ny organisering og fået en god indsigt i historik og det arbejde som ligger til grund. Forretningsleder vil benytte Flemming til at give feedback på handlingsplan og skabeloner. Det bemærkes at det er meget vigtigt at bestyrelsen også går forrest og sikre at OS2 governance og model følges i projekter hvor bestyrelsesmedlemmer er involveret. Dagsordenpunkt 8, Leverandørdialog Orientering [5 min.] Kort status fra forretningsledelsen på leverandørfokus og dialog. Forretningslederen beretter at der indtil nu ikke er blevet arbejdet målrette med leverandørfokus. Det har holdt sig til løbende kommunikation over mail og telefon med enkelte leverandører. Der er dog planlagt at udsende en spørgeundersøgelse for at finde ind til kerne af hvad OS2 leverandørerne forventer. Efterfølgende følges op med interview samtaler. Det bemærkes fra bestyrelsen at et mål må være at opsætte et leverandørfora på os2.eu og lave oplæg til etablering af et leverandør ERFA netværk i regi af OS2. Forretningslederen tager til efterretning og prioritere dette. Dagsordenpunkt 9, SBSYS samarbejdsaftale Beslutning [10 min.] Oplæg til samarbejdsaftale med SBSYS er vedhæftet. Der lægges op til at bestyrelsen drøfter eventuelle rettelser samt godkender oplægget. Bestyrelsen drøfte oplægget til samarbejdsaftale med SBSYS. Det bemærkes at det er vigtigt at vi forholder os til: Hvordan vi sikre at de gode hensigter efterleves. Hvordan løses konflikter. Hvad er det overordnede mål. Efter en kort afklaring er der enighed om at oplægget i sin nuværende form godkendes under forudsætning at SBSYS forretningsledelse også godkender. Dagsordenpunkt 10, KOMBIT samarbejdsaftale Orientering [10 min.] Kort status på fremdriften med KOMBIT. Side: 4

Forretningsleder og formanden afgiver en kort status på drøftelserne med KOMBIT omkring en formel samarbejdsaftale. Bestyrelsen bemærker at det vil være hensigtsmæssigt at inddrage KL og eventuelt tænke i en 3-kants model. Med udgangspunkt i den fælleskommunale strategi bør vi tage kontakt til KL med oplæg til at indgå i et formelt samarbejde. Det besluttes at OS2 skal rette henvendelse til KL. Formanden og forretningsleder koordinere. Dagsordenpunkt 11, Betalingsmodeller for bidrag i forbindelse med projekt funding Drøftelse og evt. beslutning [15 min.] Der lægges op til at bestyrelsen drøfter og kommer frem til et oplæg for OS2s officielle holdning til betalingsmodeller og eventuelle rabatter på tilslutning til OS2 projekter. Hvordan forholder vi os f.eks. når andre fællesskaber ønsker rabat på tilslutningen. Emnet er aktuelt i forbindelse med MO projektet. Punktet udsættes til senere bestyrelsesmøde grundet tidsnød. Det bemærkes at bestyrelsen ikke kan forhaste en drøftelse og efterfølgende beslutning. Dagsordenpunkt 12, OS2 APP Store Drøftelse og beslutning [15 min.] Vedhæftet er oplæg fra Origo til oprettelsen af en OS2 APP Store. Der lægges op til at bestyrelsen drøfter om OS2 kan og skal afsætte økonomi til etablering af en OS2 APP Store. Notat fra forretningsledelsen er vedhæftet i slutningen af bilag. Bestyrelsen drøfter oplæg samt OS2 APP store ideen. Der er bred enighed om at etablering af en OS2 APP store er ønskelig og vil være en stor hjælp til at sænke barrieren for at komme i gang med OS2 produkter. For bestyrelsen er det meget vigtigt at vi er ekstra opmærksomme på: Ikke at skabe monopol på hostingen. Vi må ikke fjerne incitamentet hos andre leverandører til at lave vedligehold, hosting og drift på OS2 produkter. At OS2 bevarer ejerskabet til deploy kode / installationsscripts / vejledninger som ligger til grund for one click installation af OS2 produkter. Det besluttes at arbejde videre med Model 3 fra Origos oplæg hvor OS2 får sin hel egen server og dermed er principiel leverandør på OS2 APP Store og hostingen. Bestyrelsen beslutter endvidere at tage udgangspunkt i ny og udvalgte produkter så ikke alle produkter skal på hylden i første omgang. Det besluttes at finansiering kan løftes af OS2. Dagsordenpunkt 13, Eventuelt [5 min.] 1. DrupalCon deltagelsen i konflikt med Digitaliseringsmessen, orientering fra forretningsledelsen. 2. Lokation til mødet d. 2/9. MO har foreslået Odense. Side: 5

3. EU konkurrence: Sharing and Reuse IT solutions (open source): EU kommisionen inviterer den offentlige sektor i Europa til at deltage i konkurrencen Share and Reuse awards contest, hvor man vil præmiere (open source) IT-løsninger, som er blevet udviklet af offentlige institutioner i fællesskab, og som er delt med andre. Formålet er at gøre opmærksom på fordelene ved at dele og genbruge IT løsninger i den offentlige sektor. https://joinup.ec.europa.eu/community/sharingandreuse/og_page/awards-contest 4. 2 fysiske møder i kalenderen, 2. og 20/9 Punkt 1: Forretningsleder orientere bestyrelsen om et koks i kalenderstyringen som har medført dobbeltbooking i uge 39 hvor der både er DrupalCon Open Source konference i Dublin samt Digitaliseringsmessen i Odense. Forretningslederen orientere om at digitaliseringsmessen prioriteres så ændring i rejseplanerne foretages eller ultimativt findes en aftager til den købte konferencebillet i Dublin. Punkt 2: Det besluttes at møde den 2/9 afholdes i Odense. Punkt 3: Bestyrelsen er enige om at konkurrencen er som skabt til OS2 så selvfølgelig skal vi deltage. Punkt 4: Formanden rejser problemstillingen at to fysiske møder er planlagt i september og med meget kort mellemrum. Dette skyldes at det ene er ekstraordinært indkaldt. Det besluttes at aflyse mødet den 2/9 og udvide mødet den 20/9 så det eflterlader plads til både MO møde og bestyrelsesmøde. Side: 6